http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/2009/05/55-langkah-langkah-mengembangkan-komunikasi-yang-efektif.pdf

KOMUNIKASI EFEKTIF

Istilah komunikasi menunjukan kepada komunikasi yang dilakukan antar manusia. Manusia sendiri oleh para ilmuwan disebut sebagai sesuatu homo socius, artinya mahluk ciptaan tuhan yang tidak bisa berdiri sendiri dalam hidupnya dan selalu bergantung pada orang lain, dan kegiatan untuk berkomunikasi itulah disebut komunikasi. Disamping itu perlu pula dilakukan penegasan terhadap masalah komunikasi dari segi lain karena komunikasi juga bisa berarti hubungan, misalnya:1. Phisical communication, yang berarti komunikasi dengan menggunakan kendaraan, baik kendaraan laut, darat, maupun udara atau antariksa.2. Tlecomunication, yaitu komunikasi dengan menggunakan sarana telepon, telex dan kawat. Sekarang sudah pula terdapat gabungan antara telepon dan televise.3. Signal Comunication, yaitu komunikasi dengan menggunakan tanda-tanda seperti tanda-tanda Morse dan sebagainya.

Diluar negeri ilmu komunikasi disebut comunicology dan di masyarrakat, baik di dalam maupun di luar negeri, dipergunakan istilah “komunikasi social” atau “komunikasi antar manusia”.Dalam kaitan dengan uraian diatas, tulisan ini akan pula menggunakan sistem pembahasan sebagai berikut:A. Pengertian komunikasiB. Bentuk Dasar KomunikasC. Proses Komunikasi yang efektifD. Komponen KomunikasiE. Komunikasi yang efektifF. Asas komunikasiG. Ciri-Ciri Pesan Yang EfektifH. Pengukuran efek komunikasiUntuk lebih jelasnya berikut penjelasan dari masin-masing bab. Berikut penjelasa dari tiap-tiap bab.

A. PENGERTIAN KOMUNIKASIKomunikasi yaitu mengeluarkan pikiram, yang berarti memindahkan gagasan melalui lambang-lambang yang di mengerti kepada orang lain, dengan tujuan agar orang lain itu memahami apa yang dimaksudkan.dengan kata lain komunikasi adalah suatu pernyataan antar manusia yang bersifat umum dengan menggunakan lembaga-lembaga yang berarti. Yang dimaksud dengan lembaga-lembaga yang berarti yang berkaitan dengan komunikasi antar manusia adalah :1. Bahasa, baik yang bersifar lisan maupun tulisan. Seperti dikatakan dimuka, yang dipergunakan adalah bahasa yang domengerti oleh pihak-pihak yang berkomunikasi. Demikian pula tentang tulisan juga menyangkut tulisan yang dapat dipahami oleh para pihak yang bersangkutan.2. Isyarat-isyara yang dipergunakan, misalnya dengan menggerakkan suatu bagian badan,yaitu kerlingan mata, mengangkat bahu dan sebagainya. Mengangkat bahu dapat diartikan tidak mengerrti sedangkan menganggukkan kepala berarti suatu persetujuan, sedangkan menggelengkan kepala berarti suatu penolakan atau suatu ketidaksettujuan.3. Tanda-tanda, misalnya sandi Morse,bendera, bahasa bendera, seperti yang dipergunakan

oleh para awak kapal laut, rambu-rambu lalu lintas, traffic light dan sebagainya.4. Gambar-gambar, misalnya peta geografi, peta topografi, grafik-grafik dalam gambar statistik, skema organisasi, table-tabel dan sebagainya.Yang dimaksud dengan pernyataan pesan yang bersifat umum adalah pesan yang tidak bersifat rahasia dan dapat diketahui oleh siapapun yang memiliki minat terhadap pesan demikiann. Tiap kali orang berkomunikasi, maka kegiatan itu sendiri memiliki unsure-unsur atau komponen-komponen serta juga melalui suatu proses.

B. BENTUK DASAR KOMUNIKASIBentuk paling dasar dari komunikasi adalah komunikasi nonverbal, yang merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa bentuk isyarat, gerak tubuh, exspresi wajah, hubungan yang runggang dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata, dengan kata lain aksi lebih penting disbanding kata-kata.Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata-kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakan kata-kata tentunya dibutuhkan aturan-aturan gramer dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang sesuai pada tempatnya. Setelah itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan. Biasanya orang lebih suka berkata satu sama lain dibandingkan menulis surat, karena berbicara membutuhkan waktu yang sedikit dan tidak membutuhkan penyusunan, pengetikan, menilis ulang, menggandakan, dan mendistribusikanya.Komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal, yang tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya kebudaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya. Sedangkan komunikasi nonverbal berlangsung spontan dan tanpa ungkapan, misalnya jika kita marah, maka alis kita akan segera tertarik keatas untuk menyediakan ruang bagi bola mata untuk membelalak.Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Komunikasi ini dapat berupa memo,surat, e-mail, faksimele, bulletin dan lain sebagainya yang ditransfer melalui tulisan atau simbil pada sebuah media. Menurut Robbins (2003) jenis komunikasi itu digunakan karena berwujud dan dapat diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti administrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu. Adapun kekuranggannya adalah menghabiskan banyak waktu, baik ketika menulis pesan maupun mendapatkan feedback sebuah surat. Biasanya untuk mendapatkan balasan dari pihak yang bersangkutan dibutuhkan waktu lebih dari dua hari untuk mendapatkan balasan dari pihak yang bersangkutan.C. PROSES KOMUNIKASI YANG EFEKTIFAdapun proses suatu komunikasi berjalan melalui siklus, komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan, din selanjutnya si komunikan beralih menjadikomunikator dan seterusnya, sehinhha kegiatan komunikasi dapat berlangsung:

Dalam proses komunikasi akan timbul umpan balik atau feedback. Menurut Bovee Thill (2003) komunikasi sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan bisa dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimuli tindakan atau mendorong orang lain untuk mulakukan tindakan sesuai dengan pesan yang disampaikan tersebit. Model komunikasi menurut Boove dan Thill :

D. KOMPONEN KOMUNIKASIKomponen komunikasi yang terpokok diantaranya yaitu :1. Komunikator, yaitu orang yang mengkomunikasikan atau menghubungkan suatu pesan kepada orang lain.2. Komunikan, yaitu orang yang menerima pesan.3. Pesan, yaitu berupa gagasan, pendapat dan sebagainya yang sudah dituangkan dalam suatu

bentuk, dan melalui lembaga komunikasi diteruskan kepada orang lain atau komunikan.Di samping komponen-komponon pokok tersebut dapat ditambahkan komponen lainnya seperti :a) Sumber, asal suatu gagasanatau pendapat yang menjadi suatu pesan. Sumber bisa berupa lembaga, kejadian, atau diri kita sendiri.b) Media komunikasi, yang merupakan sarana atau alat-alat atau saluran-saluran yang dipergunakan untuk menyalurkan pesan yang akan dikomunikasikan.c) Kegiatan encoding, artinya menuangkan gagasan atau pendapat dalam suatu bentuk pesan yang dinyatakan oleh komunikator kepada komunikan.d) Kegiatan decoding, artinya kegiatan untuk memahami suatu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator.e) Tujuan yang berupa komunikan, bisa merupakan hadirin, massa, atau kelompok, atau pula perseorangan.

E. KOMUNIKASI YANG EFEKTIFBerkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan.Syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain :1. Menciptakan suasana yang menguntungkan.2. menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.3. pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.4. Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.5. Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihk komunikan.Berbicara tentag minat atau awareness di pihak komunikan, dapat dikemukakan bahwa minat akan timbul bilamana ada unsure-unsur sebagai berikut :a) Tersedianya suatu hal yang menarik minat.b) Terdapat kontras, yaitu perbedaan antara hal yang satu dengan lainnya, sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian.c) Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin gangguan dari hal yang dimaksudkan.Itulah beberapa hal saja yang dapat menimbulkan sesuatu komunikasi yang efektif. Sudah barang tentu untuk menciptakan keefektifan tidaklah semudah yang dipaparkan dalam tulisan diatas, karena factor-faktor lain seperti kejiwaan, lingkungan dan budaya turut memainkan peranannya.

F. ASAS KOMUNIKASISelanjutnya menurut Boove (2003) memaparkan beberapa asas komunikasi agar dapat berkomunikasi secara efektif, antara lain yaitu:1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.2. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkanya dengan hal lain yang telah dimengerti.3. Orang yang melakukan komunikasi menpunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.

G. CIRI-CIRI PESAN YANG EFEKTIFAdapun cirri-ciri pesan yang efektif antara lain yaitu :1. menyediakan informasi yang praktisDengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan

dilakukan, menberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.2. Memberikan fakta dibandingkan kesanDengan menggunakan bahasa yang konkrit dan menjelaskan secara detailyang dimaksud. Informasi harus jeelas, meyakinkan, akurat, dan etis.3. Mengklarifikasi dan menyingkat beberapa informasiDengan menggunakan table, bagan, foto maupun diagram yang menjelaskan tentang pesan yang dimaksud.4. Masyarakat tanggung jawab secara jelasDengan menjelaskan apa yang kita harapkan atas apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentunsaja.5. Membujuk dan menyedikaitan rekomendasiBiasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk para pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.H. PENGUKURAN EFEK KOMUNIKASISepperti halnya dengan ilmu-ilmu yang lain,ilmu komunikasi juga dapat mengadakan pengukuran terhadap berbagai keefektifannya. Ada beberapa parameter yang dapat digunakannya, yaitu:1. Audience coverage, artinya berapa besar jumlah hadirin atau komunikan dalam suatu kesempatan yang dicapai oleh suatu pesan.2. Audience respons, artinya apa pendapat-pendapat dari komunikasi terhadap masalah atau pesan yang telah disampaikan.3. Comunication inpact, artinya apakah yang berbekas di pihak komunikan.4. Process of influence, artinya metode dan teknik komunikasi yang manakah yang paling efektif untuk menyampaikan pesan.Melalui berbagai parameter seperti dikemukakan diatas, orang dapat mengadakan penilaian tentang efek komunikasi yang dilakukan sehingga kemudian dapat menentukan berbagai kebijaksanaan, baik untuk memperbaiki maupun untuk meluaskan komunikasi.Buku ReferensiDra. Mc. Maryati, M.M. (2008). Manajemen Perkantoran Efektif. Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Unit Penerbit dan Percetakan.Drs. Riyono Pratikno (1987). Berbagai Aspek Ilmu Komunikasi. Bandung. Remamadja Karya CV.Dr. Astrid, S. Susanto (1974). Komunikasi Dalam Teori dan Praktik. Universitas Pajajaran. Bina Cipta.Sukoco, Badri munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta. Erlangga.

http://tizna.student.fkip.uns.ac.id/2009/10/08/komunikasi-efektif/

http://eprints.uny.ac.id/9686/3/bab%202.pdf

http://lontar.ui.ac.id/file?file=digital/125471-S-5706-Gambaran%20persepsi-Literatur.pdf

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/22168/3/Chapter%20II.pdf (komunikasi)

Cara Mengatasi Hambatan dan Memperbaiki Komunikasi

 Cara mengatasi Hambatan dan Memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22)adalah :1. Memelihara ikliim komunikasi terbukaIklim komunikasi

merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorongketerusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.2. Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi3. Memahami kesulitan komunikasi antarbudayaMajunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalamlingkup regional, nasional, maupun internasional.4. Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerimaMenggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedangberkomunikasi.5. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi.Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yangbertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara :a. Memahami penerima pesanb. Menyesuaikan pesan dengan penerimac. Mengurangi jumlah pesand. Memilih saluran atau media yang tepate. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

Sumber : Buku Komunikasi Bisnis, “Sutrisna Dewi”.

 Sumber:  http://id.shvoong .com/writing-and-speaking/2100725-cara-mengatasi-hambatan- dan-

 

memperbaiki/#ixzz1fIFepdaS  

Mengapa komunikasi gagal?” komunikasi gagal karena ada faktor 

-faktor penghambat, diantaranya adalah sebagaiberikut:

1. Perbedaan Persepsi

 Ini adalah salah satu hambatan komunikasi yang umum dijumpai. Perbedaan bahasasreing kali berkaitan erat dengan perbedaan dalam persepsi individu. Cara mengatasi perbedaan persepsi dan bahasapesan harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan berbeda.

2. Reaksi Emosional

 Reaksi emosional mempengaruhi cara kita memahami pesan orang lain dan cara kitamempengaruhi orang lain dengan pesan kita sendiri. Jika kita berada pada lingkungan yang mengancam kekuasaankita, maka kita akan memberikan reaksi dengan mempertahankan diri atau agresif. Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba untuk memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah.

3. Ketidakkonsistenan Komunikasi Verbal dan Nonverbal

 Kita sering berpendapat bahasa lisan dan tulisan sebagai medium utama komunikasi,