PETUNJUK PENGOPERASIAN POINT OF SALES MODULE DI ND95

Modul Point Of Sales hanya menyediakan sarana front-end supaya data penjualan dapat diinput ke ND95 dengan tampilan layaknya program Retail (Minimarket,Supermarket), yang selanjutnya akan tersimpan di ND95 sebagai data penjualan sama seperti penjualan canvas maupun TO. Sehingga untuk laporan-laporan penjualan dan lainnya akan sama persis seperti laporan penjualan distributor.Modul POS ini hanya terbuka di menu utama khusus untuk user yang company code nya terdaftar sebagai POSMODE. Jadi ND95 yang untuk distributor tidak akan terdapat modul POS ini.

1. SETUP KASIR Setiap Kasir dianggap sebagai seorang salesman, jadi harus diinput di Master Salesman, sehingga kita dapat memperoleh laporan penjualan setiap kasir sama seperti kita melihat laporan penjualan setiap salesman.Cara kerja dianggap sebagai TO saja.

2. CREATE USER UNTUK KASIRLogin ke SYSADM lalu buatlah USERID untuk setiap Kasir.

User Level untuk kasir sebaiknya jangan 1, supaya dia tidak bisa mengedit transaksi kasir lain. Startup Module dapat diisi ‘CV’ supaya begitu kasir login, maka langsung masuk ke modul Point of Sales, jadi tidak masuk ke MENU UTAMA. Kode Salesman diisi sesuai dengan kode salesman yang sudah dibuat di Master Salesman untuk kasir ybs.

3. SETUP PARAMETER POSBeberapa parameter sistem yang berhubungan dengan pengoperasion modul POS adalah seperti pada gambar berikut ini:

Default Salesman u/ transaksiND95 menyediakan 2 alternatif, setiap kasir akan dianggap sebagai salesman tersendiri sehingga di Laporan Sales Analysis bisa terlihat laporan masing2 kasir karena dianggap sebagai salesman sendiri2; atau penjualan semua kasir masuk sebagai penjualan seorang salesman saja.Untuk opsi pertama maka seperti pada langkah 1 & 2 di atas, setiap kasir dibuat sebagai salesman tersendiri. Bila ingin menggunakan opsi ke 2 maka cukup membuat satu salesman di Master Salesman (misalnya dengan kode 000000), lalu kode salesman tersebut diisi di parameter ini. Pada saat membuat userid setiap kasir, kode salesman bisa dikosongkan atau diisi dengan kode salesman yang sama untuk semua kasir.

Default Customer u/ transaksiKarena semua penjualan POS akan masuk ke Back-End ND95 sama seperti penjualan TO/Canvas, maka diperlukan kode customer untuk setiap transaksi. Buatlah satu kode customer generic, misalnya ‘000000’ dengan nama ‘CASH’, lalu isilah kode tsb di parameter ini, maka semua penjualan kasir akan dianggap sbg penjualan ke customer 000000.

POS Printer menggunakan port

Parameter ini diisi dengan kode port printer. Jika printer menggunakan paralel printer di port 1, maka diisi dengan LPT1, jika menggunakan serial printer di port 1 maka diisi COM1ND95 tidak mengenal port USB, jadi jika anda menggunakan printer USB, maka lakukan mapping LPT1 ke printer tersebut ( lihat petunjuk setup network printer di website www.nexus-distribution.com )

Gudang untuk Penjualan POSND95 memiliki dua buah gudang barang baik, yaitu STANDARD dan ALOKASI. Anda dapat memilih pemotongan stock atas penjualan kasir akan dikurangi dari gudang Standard atau Gudang Alokasi.

Pakai Electronic DrawerParameter ini untuk memberitahukan ND95 apakah anda menggunakan Electronic Drawer atau tidak; jika Ya, maka setelah input pembayaran, ND95 akan langsung mengirim kode untuk menendang drawer tersebut (pastikan drawer dalam posisi stand-by).

Model POS PrinterSesuaikan pilihan parameter ini dengan printer yang anda pergunakan, apakah Slip Printer (printer dengan kertas roll ) atau Normal/Std Printer seperti LX300.

Character/Inch POS PrinterPilihan ukuran karakter per inch ( 12,15,17,20 ) pada saat cetak strook penjualan. Setiap strook akan tercetak dengan lebar 40 karakter; jadi bila anda memilih 12, maka kertas roll yang dipergunakan minimal 40/12 = 3.33 inch lebarnya.

Model DrawerPilihan jenis drawer yang dipergunakan, apakah terconnect ke Printer atau terconnect ke serial port ( COM1/COM2 )

Cetak Slip minta konfirmasi?Pilihan apakah setiap transaksi akan otomatis langsung dicetak strook-nya atau akan muncul pertanyaan untuk mencetak strook atau tidak.

Auto-Cutter ModeParameter ini untuk memberitahukan ND95 apakah printer yang dipergunakan memiliki fitur auto-cutter, sehingga ND95 akan mengirim kode ke printer untuk memotong kertas strook, jika tidak maka kasir harus menarik sendiri kertasnya.

Maksimum Uang KembalianParameter ini diisi dengan angka kembalian tunai yang mungkin terjadi. Saat ini lembaran uang terbesar di Indonesia adalah lembaran 100.000 maka tidak mungkin ada kembalian di atas ini. Parameter ini dimaksudkan untuk proteksi terhadap angka yang dimasukkan oleh kasir, jika sampai terjadi kembalian di atas 100.000 maka sudah dapat dipastikan si kasir salah input uang yang dibayar oleh konsumen.

Default Modal Awal KasirBiasanya setiap kasir pada saat memulai tugas akan dimodali sejumlah uang recehan untuk kembalian konsumen. Pada saat kasir di-SignIn untuk memulai tugas, maka modal yang dibawa kasir akan diinput.

Quantity Boleh Minus?Salah satu trik yang dipergunakan jika konsumen melakukan retur adalah dengan menginput QUANTITY minus. Parameter ini menentukan apakah si kasir boleh menginput retur dengan cara mengisi QUANTITY MINUS.

Stock POS boleh minus?Parameter ini menentukan apakah stock gudang boleh minus atau apakah sistem akan menolak menjual barang yang stock komputernya tidak mencukupi ( walau secara fisik barang tersebut ada karena konsumen sudah memegang barang yang mau dibeli )

4. SIGN-IN KASIRKasir hanya dapat melakukan transaksi bila Atasannya telah melakukan proses Sign-In terhadapnya. Hal ini untuk memproteksi supaya kasir yang tidak sedang dalam tugas tidak dapat melakukan transaksi walaupun dia login ke ND95.

Cara SIGN-IN kasir adalah lewat menu Point of Sales -> Sistem -> Sign-In/Sign-Out Kasir.Tekan Insert lalu masukkan nama Kasir dan modal awal.Setelah di-SignIn maka kasir tersebut dapat login ke ND95 dan dapat menginput transaksi melalui menu Penjualan di modul Point-of-Sales.

5. SIGN-OUT KASIRKasir yang sudah selesai tugas harus SignOut dari Sistem. Sebelum signout dia harus memasukkan fisik hasil penerimaan-nya ( Tunai dan Credit Card ) melalui menu F12 di layar Penjualan => Input Setoran.Setelah setoran fisik di-input, kasir dapat mencetak Rekap Penerimaan dan Rekap Penjualan per Dept.Setelah itu melalui menu F12 dia harus memilih Sign-Out. Jika kasir lupa signout sendiri maka atasannya dapat melakukan signout juga lewat menu Sign-In/Sign-Out Kasir (F12 signout )

6. TABEL CREDIT CARDJika kita menerima pembayaran dengan kartu kredit maupun kartu debet, maka daftarkan kartu2 yang dapat diterima oleh kasir di Tabel Credit Card.

7. EDIT HARGA MASTER/BARCODEPerubahan Harga Barang dapat dilakukan melalui menu Edit Harga Master/Barcode.Pengisian barcode barang dapat dilakukan juga melalui menu ini, setiap barang dapat memiliki maksimal 7 barcode yang berbeda karena kadang ada barang yang sama tetapi datang dengan barcode yang baru, sementara barang yang sama dengan barcode lama masih ada stocknya di toko.

8. MEMBERND95 menyediakan fitur untuk merekam data belanja setiap Member yaitu dengan cara member tersebut di data sebagai customer. Kode Kartu Member dengan Kode Customer dibedakan sehingga bila customer memperpanjang keanggotaan dan mendapat kartu baru dengan nomor baru, histori transaksinya masih ada karena kode customer tidak berubah.

Kode Member diinput pada saat input transaksi di Point-of-Sales.ND95 akan menolak bila kartu anggota telah habis masa berlakunya.

9. PENJUALAN KREDITBila Toko melayani juga konsumen kredit, maka jangan pergunakan menu Penjualan Point-Of-Sales tetapi pergunakan menu Nota Penjualan Langsung di modul Penjualan.Ubah di Parameter Sistem “Aktifkan Nota Penjualan Langsung” menjadi YES.Buat salesman KREDIT dan ubah field POSMODE? pada screen ke-2 ( Ctrl PgDn ) menjadi YES

Maka pada saat masuk ke modul penjualan akan terdapat pilihan menu NOTA PENJUALAN LANGSUNG di paling bawah.

Pilih NOTA PENJUALAN LANGSUNG, pilih salesman yang dipergunakan, misalnya KREDIT, lalu pilih POS MODE, maka tampilan layar penjualan akan muncul sebagai berikut:

Jika konsumen kredit (piutang), maka field TUNAI dan GIRO dinolkan, total transaksi diisi di field KREDIT supaya masuk sebagai Piutang Dagang, yang selanjutnya dilunaskan melalui modul Piutang Dagang.

Tangerang, 19 Desember 2010Albert