Capaian Implementasi Proyek Perubahan Diklat PIM IV BMKG 2014

Antara Harapan dan Tantangan

Oleh : DR. Hendar Gunawan MSc Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan BMKG

1. Pendahuluan

Implementasi Proyek Perubahan merupakan bagian akhir dalam tahap pembelajaran dalam Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV (DIKLAT PIM IV), merupakan aktualisasi atas inovasi yang diinisiasi peserta, dan harus dilalui peserta DIKLAT dalam transformasinya menjadi Pemimpin Perubahan. Dalam tahap implementasi tersebut, peserta DIKLAT melaksanakan kegiatan inovasi yang sebelumnya telah dipilih secara terstruktur dan sistimatis, yang perencanaannya kemudian dituangkan dalam milestone Rancangan Proyek Perubahan. Dalam pelaksanaan proyek perubahan tersebut, peserta DIKLATmengaplikasikan secara konkrit 5 (lima) pilar pembelajaran utama yang diperolehnya dalam masa on-campuss, yaitu Penguasaan Diri (Self-Mastery), Diagnosa Perubahan (Diagnosis Reading), Inovasi, Tim Efektif dan Proyek Perubahan.

Proses pembelajaran DIKLAT PIM IV seluruhnya memerlukan proses pentahapan selama 98 hari, termasuk di dalamnya 60 hari tahap aktualisasi dalam bentuk implementasi proyek perubahan dalam jangka pendek, untuk membentuk peserta DIKLAT sehingga memiliki kompetensi akhir yang diperlukannya untuk menjadi seorang Pemimpin Perubahan. Kompetensi tersebut meletakkan dasar yang dibutuhkan bagi performa seorang Pemimpin perubahan, namun untuk dapat menjadi handal dan mumpuni, agen perubahan masih memerlukan pematangan dalam proses kinerjanya melalui dukungan lingkup bidang tugas masing-masing. Jalan panjang harus terus dikembangkan untuk menjaga kontinuitas kompetensi, inovasi dan mindset Pemimpin Perubahan melalui aktualisasi proyek perubahan pada jangka menengah dan panjang.

Peserta DIKLAT PIM IV mampu mengaplikasikan lima pilar pembelajaran yaitu Penguasaan Diri, Diagnosa Perubahan, Inovasi, Tim Effektif dan Proyek Perubahan.

Capaian implementasi proyek perubahan merupakan hasil terapan atau output dari tahapan Laboratorium Kepemimpinan yang dijalani para peserta DIKLAT PIM IV selama melakukan pendalaman di tempat tugas masing-masing. Peserta DIKLAT mengaktualisasikan tahapan yang telah ditetapkan dalam milestone dan sudah dijabarkan dalam bentuk jadwal kegiatan dalam kerangka POAC (Planning - Organizing - Actualizing - Controling). Peserta DIKLAT melaksanakan aktualisasi lima pilar pembelajaran mulai dari persiapan pelaksanaan, pemetaan

seluruh stakeholder eksternal maupun internal (baik yang memiliki kepentingan besar terhadap program, menyuarakan dukungan yang besar atau kecil termasuk yang kurang memiliki kepentingan), menyusun strategi komunikasi (menyangkut cara komunikasi, pengembangan strategi komunikasi, media yang digunakan untuk kesuksesan dalam membawa tim perubahan ke tujuan dan sasaran yang sudah ditentukan), termasuk mengidentifikasi potensi masalah dan kendala yang mungkin muncul dan strategi mengatasi kendala. Target dan indikator sukses ditentukan secara jelas, untuk dapat membuat proyek perubahan menjadi akuntabel dapat dipantau perkembangannya oleh mentor (atasan langsung peserta) dan coach (anggota tim ahli yang berasal dari pejabat/ Widyaiswara/ pengelola DIKLAT), maupun oleh peserta.

2. Capaian Implementasi Proyek Perubahan

Inovasi operasional proyek perubahan peserta DIKLAT PIM IV BMKG Tahun 2014 meliputi 5 area perubahan yang menjadi sasaran peserta yaitu penerapan inovasi baru, peningkatan kinerja operasional, modifikasi /layanan/output dan penggabungan ide (termasuk kecepatan dan ketepatan layanan informasi melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi)

Capaian implementasi proyek perubahan menghasilkan berbagai inovasi operasional yang cukup menggembirakan. Penerapan inovasi baru, peningkatan kinerja operasional, modifikasi kinerja/layanan/output dan penggabungan ide (termasuk kecepatan dan ketepatan layanan informasi melalui teknologi informasi) telah dihasilkan oleh para agen perubahan di BMKG tahun 2014. Para pimpinan dan atasan langsung dari peserta DIKLAt mulai merasakan kehadiran para agen perubahan. Para pemimpin perubahan ini mendorong terbentuknya percepatan peningkatan dalam kemudahan layanan, adanya kemudahan dan kepraktisan dalam sistem operasional, munculnya kegiatan baru yang meningkatkan kualitas layanan tanpa harus mengeluarkan biaya, serta meningkatnya kompetensi pejabat Eselon IV sebagai pelaksana di level operasional, termasuk perubahan positif mind-set mereka dalam mengelola kegiatan yang berada di lingkup tugas dan tanggung jawabnya. Bahkan beberapa pekerjaan operasional yang sebelumnya dirasa cukup besar dan memerlukan waktu lama, dapat diselesaikan dalam waktu yang relatif singkat.

Berdasarkan observasi Pusdiklat BMKG sebagai unit kerja yang menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan, implementasi proyek perubahan DIKLAT PIM IV Tahun 2014 berdasarkan temanya secara umum terbagi menjadi 5 (lima) area perubahan. Lima capaian area perubahan dimaksud menyangkut :

1)Penerapan ide atau inovasi baru,

Penerapan ide atau reka baru (innovation) yang dapat diartikan sebagai proses dan/atau hasil pengembangan pemanfaatan/mobilisasi pengetahuan, keterampilan (termasuk keterampilan teknologi) dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki produk (barang dan/atau jasa), proses, dan/atau sistem yang baru, yang memberikan nilai yang berarti atau secara signifikan (terutama ekonomi dan sosial).

Reka baru sebagai suatu "objek" juga memiliki arti sebagai suatu produk atau praktik baru yang tersedia bagi aplikasi, umumnya dalam suatu konteks komersial. Biasanya, beragam tingkat kebaruannya dapat dibedakan, bergantung pada konteksnya: suatu inovasi dapat bersifat baru bagi suatu perusahaan (atau agen/aktor), baru bagi pasar tertentu, atau negara atau daerah, atau baru dalam skala regional atau internasional. Sementara itu, reka baru sebagai suatu "kegiatan" merupakan proses penciptaan reka baru, seringkali diidentifikasi dengan komersialisasi suatu reka cipta.

Dalam konteks proyek perubahan, hal ini terlihat pada implementasi suatu aplikasi baru atau konsep baru. Implementasi aplikasi seperti misalnya terlihat pada proyek perubahan yang diinisiasi DR. Ardhasena Sopaheluwakan (Pusat Iklim, Agroklimat dan Iklim Maritim) dalam proyek perubahan yang diberi judul "Peningkatan Kualitas Informasi El-Nino sebagai Peringatan Dini untuk Kekeringan dengan Menggunakan Suhu Bawah Laut dari Data Buoy Pasifik'. Kemanfaatan dari proyek perubahan ini dalam pengembangannya di jangka menengah dan jangka panjang tentunya dapat meluas pemanfaatannya secara regional untuk prakiraan iklim di negara-negara yang terletak di sekitar Samudera Pasifik. Sedangkan implementasi suatu konsep baru, antara lain diperkenalkan dalam proyek perubahan "Penguatan Layanan Informasi Cuaca Ekstrim melalui Penerapan Konsep Senior Forecaster" yang diinisiasi oleh A. Fachri Radjab., Msi (Pusat Meteorologi Publik) untuk diimplementasikan dalam kegiatan operasional meteorologi di BMKG. Dengan implementasi konsep ini, maka manajemen operasional bidang cuaca tidak saja mengelola fasilitas dan aplikasi yang digunakan dalam proses produksi, namun juga mempertimbangkan pengelolaan resources, transfer pengetahuan dan keterampilan dari SDM senior, dan integrasi seluruh komponen untuk penguatanlayanan informasi cuaca ekstrim.

2) Peningkatan kinerja operasional,

Beberapa alternatif yang diusulkan untuk perbaikan kinerja (Delivery in Fully On Time dan On Time Delivery) yaitu optimalisasi pengelolaan kompetensi SDM yang berada di bawah tanggung jawab pemimpin perubahan melalui briefing dan training sehingga SDM dapat meningkat pengetahuan dan keterampilannya, memiliki perilaku/attitude positif yang mendukung sehingga dapat melakukan kegiatan operasional dengan benar sesuai SOP. Misalnya seperti dalam proyek perubahan Karnisih., S. Kom "Optimalisasi Kemampuan Teknis SDM pada Subid Pemeliharaan Database MKKuG melalui Bimbingan Teknis secara Mandiri" atau proyek perubahan Slamet Riyadi., SP., Msi (Stasiun Meteorologi Kelas I Pekanbaru) "Optimalisasi SDM bidang Analisa Stasiun Meteorologi Pekanbaru melalui Kegiatan In-House Training" Komunikasi dilakukan pihak yang terlibat (SDM/staf sebagai anggota tim kelompok kerja dan pemimpin perubahan, pemimpin perubahan dengan atasannya) akan dapat memberi gambaran tentang informasi yang tepat dan benar, juga sistem reward dan punishment antar tim, termasuk diantaranya pelibatan komponen Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) seperti halnya proyek perubahan Maria Evy Trianasari., MSi (Pusat Jaringan dan Komunikasi " Peningkatan Fungsi Kinerja melalui SOP dan SKP". Begitu juga Hary Tirto Djatmiko., ST (Pusat Meteorologi Publik) "Optimalisasi Peningkatan Kinerja Operasional Bidang Informasi BMKG melalui SKP dan Peran Atasan Langsung". Pengembangan SDM merupakan usaha menghilangkan terjadinya kesenjangan (gap) antara kemampuan yang dimiliki SDM organisasi dengan target kerja yang dikehendaki. Hal ini terlihat pada proyek perubahan Tenike Nanza Apria., Msi (Pusdiklat

BMKG) yaitu "Peningkatan Kompetensi Petugas Keuangan dalam Rangka Percepatan Pelaporan Rekonsiliasi Keuangan melalui Bimbingan Teknis di Pusdiklat BMKG".

3. Modifikasi kinerja output :

Yang dimaksud modifikasi kinerja output yaitu kegiatan proyek perubahan yang difokuskan pada merubah, menambah atau mencari bentuk lain kinerja output dari bidang tugasnya secara lebih efektif, efisien dan ekonomis.Ini dapat terlihat pada proyek perubahan Elsye Hervianti SE (Stasiun Meteorologi Kelas I Pangkalpinang) yang berjudul "Optimalisasi Inventarisasi Surat-menyurat di Stasiun Meteorologi Kelas I Pangkalpinang melalui SOP dan Aplikasi Persuratan" yang memastikan bahwa layanan administrasi persuratan menjadi lebih cepat dan efisien dengan adanya SOP dan aplikasi persuratan. Modifikasi kinerja output juga terlihat pada proyek Perubahan M. Agus Fitrianto., ST (Stasiun Meteorologi Kelas I Soekarno-Hatta Cengkareng) yang berjudul "Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian File Perorangan di Stasiun Meteorologi Soekarno-Hatta secara Elekstronik/ Paperless" dan proyek perubahan Tedi Hendri., Msi (Pusdiklat BMKG) dengan judul "Pengelolaan Dokumen Kepegawaian melalui Penyimpanan Dokumen Administrasi Kepegawaian secara Elektronik pada Subag TU Pusdiklat BMKG".

4) Penggabungan ide termasuk kecepatan dan ketepatan informasi melalui teknologi informasi.

Penggabungan ide dimaksudkan untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan informasi suatu produk MKKuG yang dinilai belum optimal. Penggabungan ide dilakukan melalui ide /kinerja yang sudah ada ditambah ide baru atau dikombinasikan sehingga output kinerja lebih cepat dan tepat dengan menggunakan teknologi informasi. Ini terlihat dari proyek perubahan yang dilakukan oleh Titi Handayani., MSc (Pusat Gempabumi dan Tsunami) yang berjudul "Peningkatan Kualitas Website Pelayanan Dini Tsunami Indonesia dengan Menampilkan Informasi Gempabumi Luar Negeri yang berdampak Tsunami di Indonesia". Dengan proyek perubahan ini, layanan informasi ditambah variannya, sehingga tampilan Website BMKG menjadi lebih optimal.

Di unit kerja Pusdiklat, Sdri Rr Yuliana Purwanti., Msi juga melakukan penggabungan ide, pemanfaatan TIK untuk optimalisasi pengarsipan dan pembinaan perlengkapan/fasilitas pendukung aktivitas pembelajaran, sekaligus membantu terselenggaranya evaluasi diklat berbasis online dengan inisiasi proyek perubahan "Peningkatan Kualitas Pengelolaan Administrasi dan Dokumentasi Penyelenggaraan Diklat melalui Optimalisasi Fasilitas Sistem E-Learning BMKG".

Hal yang sama terlihat pada proyek perubahan Akbar., M.Kom (Pusat Jaringan Komunikasi) "Optimalisasi Kinerja Layanan Website dan Internet guna Meningkatkan Standar Kualitas Layanan melalui Aplikasi Pelaporan Layanan", yang terbukti signifikan meningkatkan kinerja di unit kerjanya seperti testimoni Hanif Andi Nugraha., M.Si, mentor proyek perubahan :

Ternyata kegiatan PIM4 dengan proposal perubahannya yang dikoordinasikan dengan atasan langsung menjadi sarana untuk bisa menghasilkan suatu outcome yang signifikan

untuk peningkatan kinerja di unit kerja peserta DIKLAT. Sebagai contoh di unit kerja WBI saat ini dengan keterbatasan jumlah SDM dan dengan diarahkannya program perubahannya dengan membangun sistem aplikasi berbasis TIK maka sejatinya terdapat peluang kita bisa membangun aplikasi tanpa harus menunggu ketersediaan anggaran khusus. Sekali lagi kami menyampaikan terima kasih atas dukungan kawan-kawan Pusdiklat khususnya coach yang mensupport program kami.

5) Optimalisasi efisiensi kinerja operasional

Optimalisasi efisiensi kinerja operasional diimplementasikan dalam bentuk mencari terobosan pendekatan output produk yang sudah ada, (baik produk MKKuG maupun layanan administrasi/perkantoran) yang dikembangkan, dioptimalisasikan agar pelayanan publik dapat terjangkau secara cepat, dapat diterima secara tepat dan efisien. Seperti misalnyapada proyek perubahan dari Suradiyanto., Msi (Biro Umum) "Peningkatan Efektifitas Perawatan dan Pemeliharaan Kendaraan Dinas terhadap Efisiensi di Satker Skretariat Utama BMKG" yang telah memperluas dan mempercepat jangkauan layanan Subid Pemeliharaan kepada penggunanya. Ada pula yang mementingkan landasan operasional yang kuat dengan pemantapan dan penyempurnaan standar seperti halnya Rakhindro Pandhu Mahesworo., MT yang menyiapkan "Standarisasi Sistem Penyiapan Database Getaran Tanah BMKG dalam Program Pembangunan Sistem Pelayanan Interaktif Data Getaran Tanah BMKG guna Mendukung Perencanaan Pembangunan Berbasis Kebencanaan Gempabumi". Meskipun tidak langsung nyata dampaknya, namun dengan adanya proyek perubahan ini, diletakkan pondasi yang mantap bagi layanan informasi terkait kegempaan kedepannya terutama terkait perluasan varian produknya.

Di unit kerja lain, Enrico Suseno Octianto. SH (Biro Hukum dan Organisasi) juga melakukan efisiensi dalam penyelenggaraan tugasnya yaitu melalui proyek perubahan "Peningkatan Penyebarluasan Informasi Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan BMKG melalui Email dan SMS kepada Pejabat BMKG Pusat dan Kepala UPT di Lingkungan BMKG". Dengan adanya proyek perubahan ini, informasi tentang produk hukum BMKG yang semula memerlukan waktu lama dan biaya besar untuk dapat tersosialisasikan secara on-site ke seluruh pengguna layanan seluruh wilayah Indonesia, dapat dilakukan efisiensi dengan mengoptimalisasi fasilitas yang ada dalam website BMKG untuk diseminasinya. Informasi dapat lebih cepat menjangkau pengguna produk hukum, lebih luas jangkauannya, dan lebih tepat sasaran. Kemanfaatannya pun dapat dirasakan pengguna, seperti testimoni Drs. A. Zakir yang menyampaikan :

"Terimakasih atas info produk hukum terbaru di lingkungan BMKG, saya tidak perlu lagi mencari-cari. Infonya sangat cepat. Saran saja kalau bisa produk hukum lainnya yang terkait dengan MKG dan kepegawaian juga secepatnya diinfokan"

3. Harapan dan Tantangan ke Depan

Untuk keberlanjutan proyek perubahan di jangka menengah dan panjang perlu dukungan kuat mentor atau atasan langsung, sehingga kegiatan menjadi permanen sekaligus

mendorong timbulnya inovasi baru.

Proyek perubahan telah dilalui pada tahap awal atau tahap jangka pendek, untuk selanjutnya harus berkelanjutan dan terus dikembangkan pada tahap jangka menengah. Diharapkan para mentor yang merupakan pimpinan/atasan langsung dari pemimpin perubahan dapat terus mendorong dan memanfaatkan kesempatan untuk terus menggalang ide-ide baru, melahirkan inovasi operasional yang lebih baik, sesuai perkembangan teknologi dan ilmu MKG. Namun terdapat kegamangan dan keraguan apakah iklim lingkungan organisasi dapat mendukung segala perubahan yang diinisiasi oleh para pemimpin perubahan tersebut. Tantangan implementasi yang banyak dijumpai adalah adanya sebagian pimpinan dari pemimpin perubahan yang masih meragukan dinamika perubahan dan belum memahami sepenuhnya tentang konsep managemen perubahan secara mendalam, belum mengetahui sejauh mana perubahan tersebut mempengaruhi kinerja organisasi di berbagai tingkatan unit kerja. Keraguan, kegamangan pimpinan/ atasan langsung peserta tersebut menjadi tantangan kedepan untuk menyempurnakan strategi sosialisasi sehingga para pimpinan tersebut dapat memahami dengan lebih spesifik tentang tugas, fungsi dan peran strategis Mentor bagi keberhasilan suatu proyek perubahan.

4. Simpulan

Dari uraian diatas dapat disimpulkan :

Implementasi Proyek Perubahan merupakan bagian akhir dalam tahap pembelajaran dalam DIKLAT PIM IV, merupakan aktualisasi atas inovasi yang diinisiasi peserta, dan harus dilalui peserta DIKLAT dalam transformasinya menjadi Pemimpin Perubahan.

Capaian implementasi proyek perubahan peserta DIKLAT PIM IV BMKG Tahun 2014 menghasilkan berbagai inovasi operasional yang cukup menggembirakan. Terdapat beberapa area perubahan yang menjadi sasaran peserta diantaranya penerapan inovasi baru, peningkatan kinerja operasional, modifikasi /layanan/output dan penggabungan ide (termasuk kecepatan dan ketepatan layanan informasi melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi), dengan tren pemilihan judul pada pembuatan dan penyempurnaan standar operasional di lingkungan kerja dan tugasnya (SOP).

ntuk keberlanjutan proyek perubahan di jangka menengah dan panjang perlu dukungan kuat mentor atau atasan langsung, sehingga kegiatan menjadi permanen sekaligus mendorong timbulnya inovasi baru. Bagi fasilitator perlu pemantapan pemahaman mentor dan coach yang antara lain dapat dengan melakukan penyempurnaan strategi sosialisasi di awal pelaksanaan Diklat Kepemimpinan atau mengoptimalkan sistem e-learning BMKG.

Daftar Pustaka

1. Bahan Ajar TOF DIKLAT PIM IV dan PIM III, LAN-RI tahun 2014.2. Prof. Ir. Syamsir Abduh, MM, PhD. "Pengantar Manajemen Kualitas Dosen ", Magister

Management Universitas Trisakti 2014.

3. PUSDIKLAT BMKG, 2014 : Laporan Evaluasi DIKLAT PIM IV tahun 2014.

  » Informasi lainnya...

Read more: http://www.bmkg.go.id/bmkg_Pusat/Publikasi/Artikel/Capaian_Implementasi_Proyek_Perubahan_DIKLAT_PIM_IV_BMKG_2014_Antara_Harapan_dan_Tantangan.bmkg#ixzz3iJGPXm00