new 2019ptpn2.com/wp-content/uploads/2020/03/4.-buku-sekper-edit... · 2020. 3. 12. · (1.6)...

PT PERKEBUNAN

NUSANTARA II

CORPORATE SECRETARY

PEDOMAN SEKRETARIS PERUSAHAAN

2019

PT Perkebunan Nusantara II Corporate Secretary 2019

Sinergi – Integritas - Profesional

2

DAFTAR ISI

PESAN EKSEKUTIF

DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN

BAB 2 ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

A. Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan

B. Uraian Tugas Bagian Sekretariat Perusahaan

1. Uraian Tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

2. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Tata Usaha

3. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Hubungan

Masyarakat

4. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian PKBL

5. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian PPBJ

6. Uraian Tugas Kepala LO Jakarta

BAB 3 HUBUNGAN SEKRETARIS PERUSAHAAN DENGAN

BEBERAPA PIHAK

1. Penyampaian Informasi

2. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Pemegang

Saham

3. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Dewan

Komisaris

4. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Direksi

5. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Bagian Lain

6. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan

Publik/Stakeholders lainnya

BAB 4 PELAPORAN

1

2

3

5

5

6

6

9

11

13

15

16

18

18

19

20

20

22

22

23



3

BAB 1

PENDAHULUAN

Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap suatu perusahaan yang biasa disebut

stakeholders selalu menginginkan informasi yang tepat, akurat dan objektif. Bagi

manajemen perusahaan, informasi yang tepat, akurat dan objektif sangat diperlukan agar

dapat menghindari kesalahan dalam mengembil keputusan sedangkan bagi pihak-pihak

di luar perusahaan informasi yang demikian berguna untuk menghindari image yang buruk

terhadap perusahaan.

Keinginan untuk memperoleh informasi yang tepat, akurat dan objektif oleh berbagai pihak

menjadi perhatian manajemen perusahaan, sehingga berkesimpulan bahwa diperlukan

suatu unit kerja tersendiri mengelola informasi dan penghubung antara perusahaan

dengan pihak-pihak yang berkepentingan tersebut. Untuk melaksanakan fungsi itu di

dalam perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut Bagian

Sekretariat Perusahaan dengan nama yang lainnya yaitu Sekretaris Perusahaan

(Corporate Secretary).

Demikian pentingnya pengelolaan informasi, maka terbit beberapa peraturan yang

memberikan kewenangan bagi manajemen perusahaan untuk membentuk unit kerja dalm

rangka melaksanakan fungsi pengelolaan informasi tersebut.

Pasal 29 ayat(1) Peraturan Menteri BUMN No. PER-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011

yang menyebutkan bahwa : “Direksi wajib menyelenggarakan fungsi Sekretaris

Perusahaan, selanjutnya ayat (4) Peraturan Menteri tersebut menyatakan : “Fungsi

Sekretaris Perusahaan sebagaimana disebut pada ayat (1), adalah :

a. Memastikan bahwa BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan terbukaan

sejalan dengan prinsip-prinsip GCG.

b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris secara

berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.

c. Sebagai penghubung (Liaison Officer).

d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen Perusahaan, termasuk tetapi tidak

terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan Risalah Rapat Direksi,

Rapat Dewan Komisaris dan RUPS.

Ketentuan tersebut dipertegas kembali dalam pasal 20 Undang-Undang Nomor : 19 Tahun

2003 tanggal 19 Juni 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara yang mengandung makna



4

bahwa BUMN yang berbentuk Persero dianjurkan untuk mengangkat Corporate Secretary

jika dianggap perlu.

Pada dasarnya ruang lingkup tugas Sekretaris Perusahaan adalah memperoleh,

mengolah, menatausahakan, menyediakan data/informasi dan menjadi juru bicara/

penghubung atas nama korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan memberikan

informasi yang relevan kepada pihak-pihak terkait (stakeholders). Pengelolaan informasi

oleh Sekretaris Perusahaan harus secara profesional agar dapat menyediakan informasi

yang tepat waktu, akurat dan objektif kepada stakeholders.

Di samping mengelola informasi, Sekretaris Perusahaan juga membantu Direksi untuk

mendorong kepatuhan korporasi terhadap peraturan perundang-undangan serta

mendorong penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG).Tugas lainnya

adalah menghadiri rapat Direksi dan membuat Risalah Rapat serta bertanggungjawab

dalam penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).



5

BAB 2

ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

A. Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan

Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan atau Sekretaris Perusahaan ditunjuk dan diangkat oleh

Direksi dengan tujuan utama untuk membantu Direksi mengelola informasi yang akan

dikomunikasikan kepada pihak intern dan ekstern perusahaan.

Sekretaris Perusahaan dijabat oleh seorang Kepala Bagian yang disebut Kepala Bagian

Sekretariat Perusahaan, yang berkedudukan dan berada langsung di bawah dan bertanggung

jawab kepada Direktur Utama

Melihat bidang tugasnya yang sangat kompleks, maka untuk dapat diangkat menjadi Kepala

Bagian Sekretariat Perusahaan harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

1) Serendah-rendahnya berijazah S-1 (Sarjana) yang memahami bidang usaha perusahaan

dan berpengatahuan luas seperti bidang hukum, peraturan perundang-undangan,

ekonomi, manajerial, keuangan serta pengetahuan komunikasi lainnya yang cukup

memadai untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya

2) Telah pernah menduduki jabatan Kepala Bagian atau Manajer secara berturut-turut pada

2 (dua) Bagian/Distrik/Kebun yang berbeda pada perusahaan atau berdasarkan hasil

persetujuan/rekomendasi dari Dewan Komisaris. Posisi Sekretaris Perusahaan dalam

struktur organisasi di bawah Direktur Utama, diangkat dan diberhentikan oleh Direktur

Utama berdasarkan mekanisme internal perusahaan dengan persetujuan Dewan

Komisaris/Dewan Pengawas.

3) Memiliki kemampuan sebagai gerbang penghubung pertama antar Direksi, Komisaris,

Kepala Bagian, General Manajer dan Manajer lain pada perusahaan.

4) Memiliki kemampuan sabagai komunikator atau interpersonal skill yang baik, seorang

pendengar yang baik, mudah didekati, andal dan mampu menjaga kerahasian perusahaan.



6

Struktur organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan yang ditetapkan Direksi PT Perkebunan

Nusantara II adalah sebagai berikut :

Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

Kasubbag Tata Usaha

Kasubbag

Rumah Tangga/ Aset

Kasubbag Humas

Kasubbag PKBL

Kasubbag

Sosial Agama

Kasubbag PPBJ

Kepala LO

Jakarta

Staf Subbag Surat Menyurat/

Arsip & Monitoring Dokumen

Staf Subbag

Rumah Tangga/ Aset

Staf

Subbag Humas

Staf

Subbag PKBL

Staf Subbag

Sosial Agama

Staf

Subbag PPBJ

Catatan : Struktur Organisasi ini dapat berubah sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.

B. Uraian Tugas Bagian Sekretariat Perusahaan

1) Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

(1) Tugas

(1.1) Membuat Rencana Kerja Anggaran (RKAP) dan Rencana Kerja Operasional (RKO)

bagiannya.

(1.2) Menyusun dan mengevaluasi kebijakan di Bagiannya

(1.3) Membina kerja sama yang baik dengan yang baik dengan Bagian-Bagian atau unit

usaha dalam rangka memantau kepatuhan perusahaan terhadap peraturan

perundang-undangan.

(1.4) Membina dan menjalin hubungan dengan istansi luar, seperti pemerintah, BUMN,

Swasta, Media Massa dan masyarakat dalam rangka

mengumpul/mempublikasikan informasi.

(1.5) Membangun terbentuknya citra perusahaan (image) yang positif.

(1.6) Membuat jadwal dan agenda rapat.

(1.7) Menghadiri rapat Direksi dan membuat Berita Acara/Risalah Rapat serta proses

pengesahannya.

(1.8) Berkoordinasi dengan Bagian/Distrik/Kebun dan Unit dalam pengumpulan

data/informasi yag relevan untuk dipublikasikan.

(1.9) Menyediakan akomodasi rapat-rapat dinas dan tugas-tugas khusus diluar jam dinas

yang bersifat insedensial sesuai permintaan Bagian.

(1.10) Menyusun dan mempublikasikan tanggapan secara tepat waktu, akurat dan objektif

atas pertanyaan dari masyarakat, pemasok dan pekerja.

(1.11) Membuat konsep-konsep surat keputusan maupun surat edaran Direksi untuk

kepentingan internal korporasi

(1.12) Menyelengggaraan kegiatan ketatausahaan dan tugas-tugas protokoler

Direksi, menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi.



7

(1.13) Menyiapkan dan menyalurkan dana Program Kemitraan kepada Mitra Binaan dan

dana Program Bina Lingkungan kepada Masyarakat.

(1.14) Melakukan evaluasi dan seleksi atas proposal kelayakan usaha Program Kemitraan

dan proposal permohonan bantuan masyarakat untuk Program Bina Lingkungan.

(1.15) Melakukan survey dan identifikasi penyaluran bantuan dana Program Kemitraan

dan Program Bina Lingkungan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan disekitar

lingkungan perusahaan.

(1.16) Mengusulkan calon mitra binaan yang berpotensi untuk dibina / dikembangkan di

daerah / masyarakat yang perlu mendapat bantuan Program Bina Lingkungan.

(1.17) Mempersiapkan Draft Surat Perjanjian bantuan pinjaman modal untuk

pengembangan usaha mitra binaan.

(1.18) Melaksanakan pemantauan dan pembinaan untuk meningkatkan kemampuan

Managerial pengusaha kecil dan koperasi yang menjadi Mitra Binaan PTPN-II yang

berada di sekitar lingkungan perusahaan.

(1.19) Melakukan usaha-usaha pemulihan terhadap pinjaman kurang lancar, diragukan

dan macet.

(1.20) Melaksanakan administrasi / pembukuan atas kegiatan Program Kemitraan dan

Bina Lingkungan

(1.21) Menyampaikan laporan pelaksanaan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan

kepada Menteri BUMN.

(1.22) Menerima dokumen dari bagian terkait berupa PPAB / DPBB, spek teknis dan

gambar yang telah disetujui oleh Direksi.

(1.23) Merencanakan jadwal kegiatan pelelangan dan prosedur pelelangan.

(1.24) Menyelenggarakan tender atas penawaran dan barang-barang yang dibutuhkan

sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku.

(1.25) Memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan tentang persyaratan

keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG.

(1.26) Memantau/memonitor penerapan prinsip Good Corporate Governance (GCG) pada

perusahaan.

(1.27) Sebagai Penghubung (Liason officer) dan Mengelola/ memonitoring kegiatan

Kantor Penghubung (LO) Jakarta.

(2) Hak/Wewenang

(2.1) Berhak meminta data/informasi berupa informasi yang relevan untuk dipublikasikan

dari masing-masing Bagian/Distrik/Kebun/Unit.

(2.2) Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan dengan para

pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para stakeholder.

(2.3) Memberikan keterangan pers (pers release) mengenai kebijakan perusahaan

(2.4) Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan suatu

peraturan dan kebijakan.



8

(2.5) Berhak mendapat pendidikan dan pelatihan dalam rangka meningkatkan

kemampuan dalam pelaksanaan tugasnya.

(2.6) Mengajukan usulan dan gagasan dalam rangka penyusunan perencanaan

strategis Perusahaan.

(2.7) Melakukan pembinaan, penilaian, mengusulkan promosi, mutasi, demosi

serta pengiriman pelatihan intern maupun ekstern dan tindakan indisipliner

bagi karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana di Bagiannya.

(3) Kewajiban

(3.1) Memberikan masukan kepada Direksi dalam rangka mematuhi ketentuan

yang berhubungan dengan UU BUMN, UU Perseroan Terbatas, UU Pasar

Modal, peraturan pemerintah, peraturan menteri/ instansi terkait dan peraturan

pelaksanaannya.

(3.2) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris

secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta

(3.3) Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif,obyektif dan cermat

dalam melaksanakan tugasnya.

(3.4) Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.

(3.5) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur Utama.

(3.6) Berkewajiban untuk menyelenggarakan program pengenalan bagi anggota

Direksi dan anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat, dan membuat

laporan perkembangan program pengenalan yang telah dilaksanakanyang

disampaikan kepada Komisaris.

(3.7) Menyiapkan konsep laporan pengendalian intern yang harus diberikan Direksi

kepada Pemegang Saham.

(3.8) Mengingatkan Komisaris dan Direksi atas tanggung jawabnya terhadap

pelaksanaan GCG, pengendalian intern dan manajemen risiko.

(3.9) Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi

tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar khusus dan Risalah

Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris dan RUPS.

(4) Tanggung Jawab

(4.1) Bertanggungjawab atas tindakan yang dilakukan pejabat yang berada

dibawahnya.

(4.2) Bertanggungjawab atas tersedianya data/informasi mengenai perusahaan.

(4.3) Bertanggungjawab atas kelancaran penyelenggaraan rapat internal Direksi,

rapat koordinasi Direksi dan Komisaris dan RUPS, termasuk pembuatan

undangan, agenda dan materi serta pembuatan risalah rapat dan proses

pengesahannya.



9

(4.4) Bertanggungjawab menjaga kerahasiaan perusahaan secara keseluruhan.

(4.5) Bertanggungjawab untuk memastikan agar informasi mengenai perusahaan

diberikan kepada Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan stakeholders

lainnya secara tepat waktu dan lengkap apabila diminta.

(4.6) Menyimpan & mengamankan seluruh dokumen yang bersifat Penting dan

Rahasia.

(4.7) Menjamin kelancaran dan hasil kerja di Bagiannya dan mengambil keputusan

yang berhubungan dengan tugas utamanya, yg tidak menyimpang dari

kebijakan perusahaan.

2) Kepala Sub BagianTata Usaha

(1) Tugas

(1.1) Membantu Kepala Bagian dalam pelaksanaan tugas-tugas di bidang

Sekretariat Perusahaan dan tugas-tugas lainnya.

(1.2) Membantu menghimpun data-data maupun informasi penting lainnya dari

bagian-bagian dalam bentuk data base sebagai informasi bila dibutuhkan

untuk kepentingan perusahaan.

(1.3) Menjalankan seluruh SI, SE, kebijakan Direksi serta melaksanakan

monitoring, analisa, evaluasi, dan memberdayakan seluruh sumber daya

yang ada diurusannya.

(1.4) Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran (RKAP dan RKO)

Sub Bagian Tata Usaha dan Bagian Sekretariat Perusahaan secara

keseluruhan.

(1.5) Menyusun dan mengevaluasi kebijakan Urusan Tata Usaha & Bagian

Sekretariat Perusahaan secara keseluruhan.

(1.6) Membuat konsep surat Direksi, baik untuk kebutuhan intern maupun ekstern

untuk diteruskan ke Direktur yang bersangkutan.

(1.7) Mengagendakan surat masuk dan keluar sebelum dan sesudah diserahkan

ke Direktur yang bersangkutan.

(1.8) Meneruskan surat masuk ke bagian-bagian sesuai dengan disposisi Direksi

(1.9) Menata arsip copy seluruh surat menyurat perusahaan antara lain;

peraturan/ketentuan perundang-undanganyang berlaku dan terkait dengan

korporasi seperti Anggaran Dasar/ Akte Pendirian Perusahaan, Peraturan

Pemerintah, Keputusan Kementrian BUMN, Menteri Pertanian, UU BUMN,

UU Perseroan Terbatas, dan peraturan lainnya;Copy surat masuk dan surat

keluar dari dan ke Direksi, Surat Keputusan/Surat Edaran Direksi, Surat

masuk dan surat keluar atas surat Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.



10

(1.10) Menata arsip/dokumen curiculum vitae Komisaris dan Direksi dan Surat

Keputusan pengangkatannya, hasil RUPS serta notulen/ risalah rapat

internal Direksi dan Komisaris.

(1.11) Mengumpulkan dokumen dari bagian lain seperti Laporan Keuangan,

Laporan Tahunan, Laporan Audit Intern dan Ekstern, Photocopy Kerja Sama

Operasional (KSO).

(1.12) Membuat laporan Sub Bagian Tata Usaha dan Laporan Bagian Sekretariat

Perusahaan secara keseluruhan.

(1.13) Melayani permintaan Kantor Penghubung (LO) Jakarta dan memonitoring

kegiatannya.

(1.14) Memonitor pembuatan Surat Perintah Jalan (SPJ) dan mempersiapkan

akomodasi/ tiket dan penginapan untuk urusan Dinas/Sosial perusahan dan

tamu-tamu perusahaan atas persetujuan persetujuan Direksi serta

pembuatan lumpsum untuk komisaris, Direksi dan tamu Direksi.

(1.15) Mengelola Kas Kecil (imprest fund system) untuk kebutuhan Kantor Direksi.

(1.16) Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan oleh Kepala Bagian sesuai

dengan fungsinya.

(2) Hak/ Wewenang

(2.1) Melaksanakan pembinaan terhadap sumber daya manusia di urusannya.

(2.2) Membuat usulan dan gagasan dalam rangka penyusunan perencanaan

strategi perusahaan.

(2.3) Menilai, mengusulkan promosi, mutasi, demosi serta pengiriman pelatihan

intern maupun ekstern, dan tindakan indisipliner bagi karyawan pimpinan dan

karyawan pelaksana diurusannya.

(2.4) Melaksanakan pengawasan melekat di sub bagiannya.

(2.5) Menggunakan sumber daya di bagiannya sesuai dengan kegiatan dan

anggaran yang telah ditetapkan dalam RKAP.

(3) Kewajiban

(3.1) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.

(3.2) Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif, obyektif dan cermat dalam

melaksanakan tugasnya.

(3.3) Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.

(3.4) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan.



11

(4) Tanggungjawab

(4.1) Bertanggung jawab atas pengembangan/ pembinaan karyawan pada Sub

Bagian Ttata Usaha.

(4.2) Bertanggung jawab atas kerahasian dokumen/ informasi perusahaan sesuai

dokumen yang diarsipkan/ dimiliki.

(4.3) Bertanggung jawab atas kelengkapan data/ dokumen perusahaan pada

arsip/perpustakaan

(4.4) Melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate

Governance)

(4.5) Melaksanakan seluruh standar sistem manajemen yang berlaku

(4.6) Menjamin kelancaran dan hasil kerja di sub bagiannya

(4.7) Mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas utamanya, yang tidak

menyimpang dari kebijakan perusahaan

(4.8) Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat Penting dan

Rahasia.

3) Kepala Sub Bagian Hubungan Masyarakat

(1) Tugas

(1.1) Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran pada urusan

Humas/Media dan Protokoler.

(1.2) Menyusun dan mengevaluasi kebijakan pada urusan Humas/Media.

(1.3) Menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi dalam rangka tugas

keprotokoleran.

(1.4) Mengumpulkan informasi dari stakeholders dan media masa kemudian

diolah dalam rangka untuk memberikan masukan kepada Direksi atau untuk

dipublikasikan.

(1.5) Memberikan pelayanan informasi kepada pihak-pihak terkait sesuai

wewenangnya.

(1.6) Membangun citra perusahaan yang positif dengan jalan membina hubungan

yang baik dengan pihak luar perusahaan atau dengan mengikuti pameran

yang ada kaitannya dengan perusahaan.

(1.7) Menyelenggarakan dokumentasi dan laporan terhadap seluruh kegiatan

perusahaan untuk dipublikasikan kepada stakeholder melalui website dan

media massa.

(1.8) Mengumpulkan informasi terbatas mengenai kondisi perusahaan sebagai

bahan untuk memberikan penjelasan (Press release) setelah mendapat

persetujuan Direksi.

(1.9) Menyampaikan informasi baik dari luar maupun dari dalam perusahaan

kepada Direksi dan seluruh pihak dilingkungan perusahaan agar tercapai



12

kesamaan persepsi informasi serta penyampaian informasi data resmi ke

media massa/instansi lain.

(1.10) Mempersiapkan dokumen/informasi lainnya yang diperlukan dalam rangka

acara Direksi di luar kantor.

(1.11) Memberikanpelayanan terbaik sesuai kebijakan Direksi terhadap proposal

yang diajukan oleh publik/masyarakat.

(1.12) Membuat laporan atas pelaksanaan kegiatannya dan disampaikan kepada

Sub Bagian Tata Usaha untuk dikompilasi dan dilaporkan kepada Kepala

Bagian Sekretariat Perusahaan

(1.13) Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan Kepala Bagian sesuai

dengan fungsinya.

(2) Hak/Wewenang

(2.1) Melaksanakan pembinaan terhadap sumber daya manusia di sub bagiannya


strategi perusahaan



karyawan pelaksana di sub bagiannya

(2.4) Melaksanakan pengawasan melekat di sub bagiannya



(3) Kewajiban

(3.1) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Sekretaris Perusahaan secara

berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta

(3.2) Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif, obyektif dan cermat dalam

melaksanakan tugasnya

(3.3) Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan

(3.4) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan

(4) Tanggungjawab :

(4.1) Melaksanakan hubungan serta kerjasama dengan semua unsur media massa

serta mempersiapkan pemberian informasi.

(4.2) Bekerja Sama dengan bagian terkait dan pihak keamanan perusahaan untuk

melarang semua LSM, wartawan dari media cetak maupun elektronik yang

berkeinginan secara langsung untuk menemui pejabat di lingkungan

Perusahaan.



13

(4.3) Mengkoordinir semua berita, informasi, aspirasi dari media cetak dan

Elektonik, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), untuk segera dievaluasi

serta menyaringnya dalam bentuk berita, informasi, atau aspirasi yang bersifat

sangat penting, penting dan tidak penting bagi perusahaan serta membuat

resume untuk dilaporkan kepada Kepala Bagian.


Governance).

(4.5) Menjamin kelancaran dan hasil kerja dibidangnya.

(4.6) Mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas utamanya, yang tidak

menyimpang dari kebijakan perusahaan.

(4.7) Menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan Kepala Bagian.

(4.8) Melaksanakan seluruh standar sistem manajemen yang berlaku.

4) Kepala Sub Bagian PKBL

(1) Tugas

(1.1) Merumuskan program Pengembangan/Pembinaan Mitra Binaan dan

Program Bina Lingkungan (Community Development).

(1.2) Membuat data – data kurun lima tahun terakhir sebagai data referensi atau

historikal.

(1.3) Memberikan saran dan usul pelaksanaan jadwal pekerjaan urusan PKBL.

(1.4) Melaksanakan pengalokasian dana PKBL.

(1.5) Menyiapkan dan menyalurkan dana Program Kemitraan kepada Mitra

Binaan dan dana Program Bina Lingkungan kepada Masyarakat.

(1.6) Melakukan evaluasi, survey dan seleksi atas proposal kelayakan usaha dari

calon Mitra Binaan dan mengusulkan calon Mitra Binaan yang berpotensi

untuk dikembangkan.

(1.7) Mempersiapkan draft surat perjanjian bantuan pinjaman modal untuk

pengembangan usaha Mitra Binaan.

(1.8) Monitoring dana yang telah disalurkan kepada Mitra Binaan.

(1.9) Melaksanakan pemantauan dan pembinaan untuk meningkatkan

kemampuan manejerial pengusaha kecil dan koperasi yang menjadi Mitra

Binaan PTPN-II yang berada di sekitar lingkungan perusahaan.

(1.10) Menerima pengembalian cicilan pinjaman Mitra Binaan dan mengelola uang

kas urusan PKBL.

(1.11) Membuat laporan credit repayment.

(1.12) Melakukan usaha-usaha pemulihan terhadap pinjaman kurang lancar,

diragukan dan macet.



14

(1.13) Melakukan survey dan identifikasi penyaluran bantuan dana program bina

lingkungan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan di sekitar lingkungan

perusahaan.

(1.14) Melaksanakan administrasi / pembukuan atas kegiatan program kemitraan

dan Bina Lingkungan.

(2) Hak dan Wewenang

(2.1) Melaksanakan pembinaan terhadap sumber daya manusia di sub bagiannya.


strategi perusahaan.


intern maupun ekstern, dan tindakan indisipliner bagi karyawan pimpinan

dan karyawan pelaksana di sub bagiannya.

(2.4) Melaksanakan pengawasan melekat di bagiannya.



(3) Kewajiban

(3.1) Wajib berperilaku dan bersikap jujur, displin, komunikatif, objektif dan cermat


(3.2) Wajib memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.

(3.3) Berkewajiban untuk melaporkan tugasnya secara rutin kepada atasannya.

(3.4) Berkewajiban untuk melaporkan anggotanya yang melanggar ketentuan/

peraturan/ displin kerja kepada atasannya.

(3.5) Berkewajiban menciptakan dan menjaga image perusahaan yang baik.

(4) Tanggung Jawab

(4.1) Menyampaikan laporan pelaksanaan program kemitraan dan Bina

Lingkungan (bulanan, triwulan dan tahunan) kepada Menteri BUMN.

(4.2) Menyusun program pembinaan dan melaksanakan penilaian karyawan.

(4.3) Membina kerja sama yang baik dengan Bagian, Distrik, Kebun / Unit terkait

sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan dapat terlaksana

dengan baik.

(4.4) Melaksanakan koordinasi antar sesama bagian dan kerja sama dengan

Koordinator BUMN Pembina PKBL serta instansi dan lembaga terkait.

(4.5) Membuat laporan kepada Kepala Bagian tentang pelaksanaan tugas –tugas

rutin setiap bulan.



15

5) Kepala Sub Bagian PPBJ

(1) Tugas

(1.1) Membantu Kepala Bagian dalam melaksanakan tugas-tugas dibidang

Pengadaan Barang dan Jasa.

(1.2) Menerima dan mengevaluasi dokumen dari bagian terkait berupa

PPAB/DPBB, aspek teknis dan hal terkait lainnya yang telah disetujui oleh

Direksi.

(1.3) Memeriksa kelengkapan dokumen lelang.

(1.4) Merencanakan jadwal kegiatan pelelangan dan prosedur pelelangan.

(1.5) Menyelenggarakan tender atas penawaran dan barang-barang yang

dibutuhkan sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku.

(1.6) Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan Kepala Bagian sesuai dengan

fungsinya.

(1.7) Memelihara dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat penting dan

rahasia.

(2) Hak/Wewenang

(2.1) Melaksanakan pembinaan terhadap sumber daya manusia di sub bagiannya


strategi perusahaan



karyawan pelaksana di sub bagiannya

(2.4) Melaksanakan pengawasan melekat di sub bagiannya.

(2.5) Menggunakan sumber daya di sub bagiannya sesuai dengan kegiatan dan


(3) Kewajiban

(3.1) Wajib berperilaku dan bersikap jujur, displin, komunikatif, objektif dan cermat









16

(4) Tanggungjawab :

(4.1) Mendistribusikan hasil pelelangan ke Bagian terkait.


Governance).

(4.3) Melaksanakan pengawasan melekat di sub bagiannya

(4.4) Melaksanakan seluruh standar sistem manajemen yang berlaku.

(4.5) Membuat laporan kepada Kepala Bagian tentang pelaksanaan tugas bagian

serta memberikan saran-saran perbaikan sistem dan prosedur.

6) Kepala LO Jakarta

(1) Tugas

(1.1) Merumuskan/menyusun kebijakan dan program kerja tahunan bidang Liaison

Office (LO) di Jakarta.

(1.2) Menjadi spokeperson/ juru bicara perusahaan di Jakarta.

(1.3) Mewakili Perusahaan setelah mendapat penugasan dari Direksi, apabila

Direksi berhalangan hadir dengan pihak stakeholder.

(1.4) Mengelola dana LO seefisien mungkin dan bertanggung jawab terhadap

penggunaan dana LO.

(2) Hak Dan Wewenang

(2.1) Berhak memperoleh perlengkapan kerja dan fasilitas dari perusahaan sesuai

ketentuan perusahaan

(2.2) Berwenang mengatur pembagian tugas dari seluruh anggota LO di Jakarta

(2.3) Berwenang menciptakan/membuat suatu sistim dan prosedur pengelolaan LO

Jakarta

(2.4) Berwenang untuk mengusulkan mutasi/pergantian maupun pemberhentian

anggota/ karyawan LO Jakarta.

(3) Kewajiban

(3.1) Wajib berperilaku dan bersikap jujur, displin, komunikatif,objektif dan cermat









17

(4) Tanggungjawab

(4.1) Bertanggungjawab atas kelancaran kegiatan Direksi, Komisaris dan tamu

Direksi selama berada di Jakarta.

(4.2) Bertanggungjawab atas ketersediaan ticketing, akomodasi dan transportasi

Direksi, Komisaris dan tamu Direksi selama berada di Jakarta.

(4.3) Bertanggungjawab terhadap kondisi Mess Perusahaan di Jakarta.

(4.4) Bertanggungjawab atas terciptanya citra perusahan yang baik bagi

stakeholder



18

BAB 3

HUBUNGAN SEKRETARIS PERUSAHAAN

(KEPALA BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN) DENGAN

BEBERAPA PIHAK

1. Penyampaian Informasi

Pihak-pihak yang berkepentingan kepada perusahaan, membutuhkan informasi

secara lengkap, tepat dan akurat. Walaupun salah satu prinsip dalam penerapan Good

Corporate Governance (GCG) yaitu prinsip transparansi diwajibkan bagi perusahaan,

bukan berarti harus semua informasi mengenai perusahaan dapat dipublikasikan tetapi

sangat tergantung kepada tingkat kepentingan dan kerahasiaan.

Informasi yang disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan harus dipilah

sesuai dengan tingkat kepentingan dan kebutuhan informasinya, sehingga tidak

semua informasi dapat disampaikan kepada satu pihak tertentu. Untuk itu, Direksi

harus membuat suatu ketentuan mengenai informasi yang boleh dan yang tidak boleh

disampaikan kepada berbagai pihak, dan harus dengan jelas menyebutkan informasi

yang dapat disampaikan oleh Sekretaris Perusahaan dhi. Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan) dan informasi yang harus disampaikan oleh Direktur Utama dan

Komisaris Utama.

Para pejabat yang dapat menyampaikan ataupun mempublikasikan informasi pada

dasarnya adalah Komisaris Utama, Direktur Utama dan Sekretaris Perusahaan. Untuk

beberapa informasi tertentu atau karena telah diberikan wewenang oleh Direksi maka

Pimpinan Unit Kerja seperti Kepala Bagian/ General Manajer Distrik/ manajer Kebun/

Manajer Unit dapat mempublikasikan atau menyampaikan informasi tersebut.

Informasi yang berakibat menurunkan daya saing dan menyangkut benturan

kepentingan, dalam keadaan apapun tidak diperkenankan diungkapkan atau

dipublikasikan

Pelanggaran dapat dianggap sebagai tindakan indisipliner yang dalam tingkatan

tertentu dapat mengakibatkan pemberhentian hubungan kerja berdasarkan peraturan

perundangan.



19

2. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan)

dengan Pemegang Saham

Pemegang saham berhak untuk memperoleh informasi material mengenai perusahaan

secara tepat waktu dan teratur.Informasi yang diberikan haruslah lengkap dan akurat,

kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat

dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya.

Segala komunikasi dengan pemegang saham untuk informasi yang material

merupakan tanggung jawab Komisaris Utama dan Direktur Utama. Namun, komunikasi

tersebut dapat dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan melalui

pendelegasian/persetujuan dari Komisaris dan Direksi.

Data/ dokumen/ informasi/ laporan yang dapat diberikan kepada pemegang saham

oleh Sekretaris Perusahaan apabila diminta adalah:

1) Perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca akhir tahun buku yang baru lampau

dan perhitungan laba rugi dari tahun buku yang bersangkutan serta penjelasan atas

dokumen tersebut.

2) Laporan Keuangan Konsolidasi dalam hal perusahaan mempunyai anak perusahaan, di

samping neraca dari masing-masing perseroan tersebut serta laporan kinerja.

3) Laporan Hasil Audit oleh auditor eksternal.

4) Laporan Manajemen Triwulanan, Semesteran dan tahunan sesuai dengan

ketentuan.

5) Laporan mengenai penerapan Good Corporate Governance pada perusahaan

6) Kasus yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan perseroan dan

penyelesaiannya.

7) Nama anggota Direksi dan Komisaris; dan gaji dan tunjangan lain bagi anggota

Direksi dan komisaris serta kepemilikan sahamnya masing-masing pada

perusahaan lain.

8) Rencana Jangka Panjang (RJPP) dan Jangka Pendek (RKAP) yang telah

disahkan.

9) Anggaran Dasar Perusahaan dan perubahannya.

10) Dokumen/laporan lainnya setelah mendapat persetujuan Direksi.

Dokumen tersebut diatas sudah harus tersedia dalam arsip Sub Bagian Sekretariat

Perusahaan sebelum ada permintaan dari Pemegang Saham, dan penyampaiannya

dilakukan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan atau pejabat yang ditugaskan

olehnya.



20

Hubungan lainnya dengan Pemegang Saham adalah dalam hal penyelenggaraan

RUPS, bahwa Pemegang saham mendapat informasi mengenai RUPS secara tepat

waktu melalui Sekretaris Perusahaan.

Dalam hal pemegang saham ingin mengadakan RUPS Luar Biasa, maka informasi

tersebut disampaikan kepada Direksi, yang kemudian sesuai dengan prosedurnya

Direksi akan memerintahkan Sekretaris Perusahaan untuk melakukan persiapan

pelaksanaan RUPS Luar Biasa.

3. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan) dengan

Dewan Komisaris

Dewan Komisaris berhak memperoleh akses informasi perusahaan secara tepat waktu dan

lengkap melalui Sekretaris Perusahaan. Dokumen/informasi yang diperlukan oleh Komisaris

sudah harus tersedia pada arsip Sub Bagian Tata Usaha. Dengan demikian, sebelum ada

permintaan dari Dewan Komisaris, maka Staf Sub Bagian Tata Usaha Bagian Sekretariat

Perusahaan sudah mengumpulkan terlebih dahulu dokumen tersebut

Demikian juga sebaliknya bahwa risalah rapat rutin internal Dewan Komisaris tentang

operasional perusahaan yang hendak disampaikan kepada Direksi dikirimkan melalui

Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan meneruskannya kepada Direksi dan kemudian

Direksi mendisposisikan untuk ditindaklanjuti.

Dokumen/surat masuk dan keluar antar Direksi dan Komisaris, termasuk risalah rapat dicatat

dalam agenda surat menyurat dan copynya diarsipkan oleh Sub Bagian Tata Usaha.

Penyampaian dokumen kepada Komisaris dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan atau pejabat

yang ditunjuk untuk itu.

Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris Perusahaan dalam hubungan dengan Dewan

Kkomisaris dapat berkoordinasi dengan Sekretaris Dewan Komisaris.

4. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan) dengan

Direksi

1) Hubungan dalam rangka penyelenggaraan rapat-rapat Direksi serta rapat koordinasi

Direksi dan Komisaris.

Penyelenggaraan rapat Direksi (BOD), rapat Direksi dan Komisaris (BOD dan BOC)

merupakan tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.



21

Tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan dalam penyelenggaraan rapat

tersebut adalah:

(1) Menyusun jadwal dan agenda rapat rutin dalam satu tahun dan rapat insidentil

(2) Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat kepada peserta rapat yang

akan diundang sesuai jadwal atau permintaan

(3) Menyediakan tempat dan fasilitas rapat yang diperlukan untuk rapat.

(4) Menyediakan daftar hadir dan mengedarkannya kepada perserta rapat

(5) Membuat notulen rapat/risalah rapat pada setiap rapat dan dalam risalah rapat

harus dicantumkan pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan

dalam rapat (bila ada)

(6) Menyampaikan risalah rapat kepada Ketua Rapat dan salah seorang anggota

Direksi yang hadir dalam rapat untuk ditandatangani

(7) Menyampaikan risalah rapat kepada setiap anggota Direksi untuk rapat

internal Direksi dan kepada Komisaris jika rapat koordinasi Direksi dan

Komisaris terlepas apakah yang bersangkutan hadir atau tidak dalam rapat

(8) Dalam jangka waktu 14 hari terhitung mulai sejak tanggal pengiriman risalah

tersebut; setiap anggota Direksi/komisaris yang hadir tersebut menyampaikan

persetujuan atau usul perbaikan bila ada atas apa yang tercantum dalam

risalah rapat kepada pimpinan rapat melalui Sekretaris Perusahaan

(9) Jika dalam jangka waktu tersebut tidak ada keberatan atau usulan perbaikan

maka disimpulkan bahwa memang tidak terdapat keberatan/usulan perbaikan

terhadap risalah tersebut

(10) Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh Staf Sub Bagian Tata Usaha

pada Bagian Sekretariat Perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan

sehingga dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh Komisaris dan Direksi, jika

diperlukan.

2) Hubungan dalam penyelenggaraan surat menyurat Direksi

Sekretaris Perusahaan melalui Kepala Sub Bagian Tata Usaha membuat konsep

surat Direksi sesuai permintaan Direksi, dan diteruskan kepada Kepala Bagian

Sekretaris Perusahaan untuk direviu. Konsep tersebut diteruskan ke Direktur yang

bersangkutan melalui Sekretaris Direktur, selanjutnya setelah konsep disetujui

dikembalikan kepada Sub Bagian Tata Usaha untuk difinalkan dan kembali

ditandatangani Direktur yang bersangkutan. Copy surat yang diterbitkan

selanjutnya diarsipkan oleh Staf Sub Bagian Tata Usaha secara tertib dan rapi.

3) Hubungan dalam pembuatan Surat Keputusan/Surat Edaran Direksi

Sekretaris Perusahaan melalui Sub Bagian Tata Usaha, membuat konsep Surat

Keputusan atau Surat edaran atau surat lainnya berdasarkan permintaan Direksi.



22

Setelah diriviu oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan disampaikan kepada

Direktur yang bersangkutan, selanjutnya difinalkan dan ditandatangani kembali

oleh Direksi.

Copy dari Surat Keputusan dan Surat Edaran yang telah ditandatangani Direksi

juga harus diarsipkan dengan baik oleh Staf Sub Bagian Tata Usaha.

5. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Bagian Lain

Sekretaris Perusahaan mengumpulkan informasi/data penting dari masing-masing

bagian/unit kerja.Pengumpulan dokumen/informasi ini dilakukan oleh Sekretaris

Perusahaan melalui Kasubbag Tata Usaha dan masing-masing bagian/unit wajib

memberikannya

Dokumen/informasi yang diperoleh selanjutnya direkapitulasi dan diriviu sebelum

dipublikasikan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan. Copy dari hasil perumusan

final disampaikan kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk diarsipkan secara

tertib dan rapi

6. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Publik/Stakeholders Lainnya

Tanggungjawab untuk berkomunikasi dengan publik seperti masyarakat, pemasok dan

pekerja didelegasikan oleh Direktur Utama kepada Sekretaris Perusahaan atau melalui

Kepala Sub Bagian Humas bersama pejabat yang terlibat langsung atas informasi

yang akan dikomunikasikan.

Kepala Sub Bagian Humas bertanggungjawab menyusun informasi atas tanggapan

yang dimaksud dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu setelah

mendapatkan rekomendasi/ persetujuan dari Kepala bagian Sekretariat Perusahaan.

Dalam hal hubungan dengan Anak Perusahaan, Investor/Pemasok/Pelanggan,

Sekretaris Perusahaan berkoordinasi dengan Bagian terkait di Kantor Direksi untuk

dapat memberikan masukan kepada Direksi sebagai bahan pertimbangan dalam

mengambil keputusan yang berkaitan dengan Anak Perusahan, Hubungan kerjasama

dengan Investor/Pemasok/Pelanggan.



23

BAB 4

PELAPORAN

Dalam menjalankan tugasnya, Sekretaris Perusahaan membuat dan menyampaikan laporan

secara berkala kepada Direktur Utama, sesuai dengan permintaan Direksi. Laporan Bulanan

tersebut harus memuat:

a. Jumlah rapat Direksi dan kehadiran masing-masing direktur dalam rapat yang telah

dilaksanakan dalam bulan tersebut.

b. Jumlah surat masuk dan keluar dari dan ke pemegang saham, komisaris, instansi pemerintah,

Bapepam dan masyarakat lainnya.

c. Pelaksanaan RUPS.

d. Pelaksanaan Perjanjian KSO/Anak Perusahaan.

e. Dan lain-lain yang diperlukan.

Selain Laporan Berkala, Sekretaris Perusahaan juga membuat Laporan Tahunan Sekretaris

Perusahaan, dimana laporan-laporan tersebut menjadi salah satu bahan dalam pembuatan

Laporan Tahunan Perusahaan

PEDOMAN SEKRETARIS PERUSAHAANPT PERKEBUNAN NUSANTARA II

2019

new 2019ptpn2.com/wp-content/uploads/2020/03/4.-buku-sekper-edit... · 2020. 3. 12. · (1.6)...

Documents