nambah ilmu tentang dasar teori organisasi

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

MAKALAH

DASAR – DASAR ORGANISASI

DISUSUN OLEH :

Dr. SUTOPO PATRIA JATI, MM

PELATIHAN MANAJEMEN KEMAHASISWAANBAGI MAHASISWA BARU

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG 15 – 17 SEPETEMBER 2000

DASAR –DASAR ORGANISASI

I. PENDAHULUAN

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000


Sering kita mendengar kata “ organisasi” dalam kehidupan dilingkungan

masyarakat maupun dunia pekerjaan atau kampus, namun terkadang kita sering

dibingungkan oleh definisi dari organisasi dengan segala aspek dan istilah yang

menyertainya. Banyak referensi dan pendapat dari para pakar manajemen dan

organisasi di dunia , namun secara umum dapat didefinisikan pengertian

organisasi sebagai suatu kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar,

dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar

yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama ( sekelompok

tujuan ).

Istilah Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa

melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi

yang akan diikuti. Struktur organisasi memiliki tiga komponen berupa :

Kompleksitas : mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada , termasuk

tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan dalam

hirarki, serta tingkat penyebaran secara geografis

Formalisasi : menunjukkan tingkat sejauh mana organisai menyandarkan diri

pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku anggotanya.

Sentralisasi : mempertimbangkan dimana letak dari pusat pengambilan

keputusan.

Sedangkan pengertian “Disain Organisasi “ lebih menekankan sisi

manajemennya dengan mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur

untuk mencapai tujuan organisasi.

Perspektif Sistem menggambarkan bagaimana cara kerja sebuah organisasi,

sedangkan karakteristik dari sistem terbuka meliputi :

- Kepekaan terhadap lingkungan; ketergantungan antara sistem dengan

lingkungannya

- Umpan balik

- Cyclical character

- Negatif enthropy; menunjukkan kemampuan memperbaiki diri untuk

menghindari kehancuran

Perspektif Daur Hidup menunjukkan pola perubahan organisasi yang dapat

diramalkan dengan mengikuti tahapan perkembangan yang konsisten dan bukan

kejadian yang random. Secara jelas tiap tahapan daur hidup dapat dilihat dalam

gambar 1.1 dibawah ini :



Gambar 1.1 : Daur Hidup Organisasi

Formasi Pertumbuhan Kedewasaan Kemunduran

Sumber : Stephen P. Robbins, Teori Organisasi, tahun 1990, hal. 24

II. PERKEMBANGAN TEORI ORGANISASI

Pendekatan awal terhadap teori organisasi pada permulaan abad 19

menganggap organisasi sebagai alat mekanis untuk mencapai tujuan , dengan

perhatian difokuskan pada pencapaian efisiensi di dalam fungsi-fungsi intern

organisasi ( Teoritikus Tipe 1 ).

Pada teoritikus Tipe 2 yang melaksanakan dibawah asumsi system tertutup

namun menekankan hubungan informasl dan motivasi –motivasi non-ekonomis

yang beroperasi didalam organisasi. Organisasi tidak selalu berjalan secara mulus

dan bukan merupakan mesin yang sempurna. Manajemen dapat merancang

hubungan dan aturan formal , namun disciptakan juga persahabat informal untuk

memenuhi kebutuhan social anggotanya.

Kerasionalan kembali menjadi tema sentral pada teoritikus Tipe 3,

diperkirakan sejak 1960 sampai awal 1970-an para teoritikus melihat organisasi

menjadi alat untuk mencapai tujuan. Mereka memfokuskan pada sasaran,

teknologi, dan ketidak pastian lingkungan sebagai variable-variabel kontingensi

utama yang menentukan struktur yang tepat dan seharusnya berlaku dalam


Tahap Kewiraswastaan:- Tujua

n tidak jelas

- Kreativitas tinggi

Tahap Kebersamaan:- Komu

nikasi & struktur informal

- Komitmen tinggi

Tahap formalisasi & kontrol:- Forma

lisasi aturan

- Struktur stabil

- Focus efisiensi

Tahap perluasan struktur:- Lebih

komplek- Desentra

lisasi- Variasi

pasar

Tahap kemunduran :- Turn over

SDM tinggi- Konflik

tinggi- sentralisasi


organisasi., dengan kata lain struktur yang sesuai dengan variable-variabel

kontingensi tersebut akan membantu pencapaian tujuan organisasi, sebaliknya

penerapan struktur yang salah akan mengancam kelangsungan hidup organisasi.

Akhirnya pendekatan mutakhir untuk memahami organisasi sangat

dipengaruhi oleh para teoritikus Tipe 4. Perspekstif social digunakan kembali,

namun dalam kerangka kerja system terbuka. Hasilnya adalah pandangan bahwa

struktur bukanlah merupakan usaha yang rasional dari para manajer untuk

menciptakan struktur paling efektif, namun merupakan hasil dari suatu

pertarungan politis diantar koalisi-koalisi didalam organisasi untuk

memperebutkan kendali / kekuasaan.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pembagian masing-masing tipe dari teoritikus

organisasi dalam gambar 2.1 berikut ini:

Gambar 2.1. Evolusi Teori Organisasi Kontemporer

Kerangka waktu 1900-1930 1930-1960 1960-1975 1975- ?

Perspektif system Tertutup Tertutup Terbuka Terbuka

Perspektif tujuan Rasional Social Rasional Sosial

Tema utama Efisiensi

mekanis

Orang dan

hubungan

manusia

Desain – desain

kontingensi

Kekuasaan dan

politis

Klasifikasi

Teoritis

Tipe 1 Tipe 2 Tipe 3 Tipe 4

Sumber : W. Richard Scott “Theoritical Perspectives”, dalam Buku Teori Organisasi oleh Stephen P.

Robbinson , 1990 hal.34

III. PRINSIP DAN DISAIN ORGANISASI

Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik perlu diperhatikan

beberapa prisip organisasi , meliputi antara lain :

a. Perumusan tujuan secara jelas, sebab tujuan bagi organisasi berfungsi untuk :

Pedoman kearah mana organisasi akan dibawa

Landasan bagi organisasi tersebut

Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

Menentukan program, prosedur dan kiss me ( koordinasi, integrasi,

simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisme )

b. Pembagian tugas dan pekerjaan, yang dapat dibedakan menjadi :



Pembagian atas dasa r wilayah atau teritorial

Pembagian atas dasar jenis produk yang dihasilkan

Pembagian atas dasar sasaran / obyek kegiatan

Pembagian atas dasar fungsi

Pembagian atas dasar waktu

c. Delegasi kekuasaan, agar dapat efektif maka perlu diperhatikan hal sebagai

berikut :

- Harus diikuti adanya pertanggung jawaban

- Diberikan kepada orang yang tepat

- Dibarengi pemberian motivasi

d. Rentangan kekuasaan, menurut seorang pakar dikatakaan bahwa batas jumlah

maksimum yang dapat dikendalikan secara efektif seorang pimpinan adalah

berkisar antara lima sampai delapan orang bawahan. Faktor lain yang

berpengaruh adalah : kejelasan tugas, wewnang dan tanggung jawab tiap

orang; kompleksitas jalinan hubungan kerja; kemampuan dari tiap orang;

corak pekerjaan; stabilitas organisai dan tenaga kerja; serta jarak dan waktu.

e. Tingkatan pengawasan, diusahakan agar tercipta “ flat –top organization”

yaitu yang berbentuk pipih dan tidak menjulang tinggi.

f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab, dengan prisnip “ an employee should

recieve orders from one superior only”

g. Koordinasi, dengan menciptakan efek siinergis dari segala komponen utnuk

mencapai tujuan organisasi

Menurut pola hubungan kerja, serta alur wewenang dan tanggung jawab,

maka disain bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi :

1. Organisasi Garis

Ciri – cirinya adalah organisasi masih kecil, jumlah anggota sedikit, pimpinan

dan bawahan semua saling kenal dan spesialisai kerja sedikit.

Kelemahannya yaitu seluruh organisasi bergantung kepada satu orang,

kecenderungan bersikap otoriter dan kesempatan berkembang anggota terbatas

Kelebihannya adalah kesatuan perintah terjamin baik, proses pembuatan

keputusan cepat dan rasa solidaritas antar anggota tinggi.

Contoh skema organisasi garis terlihat pada gambar 4.1 berikut ini :



Gambar 4.1 Organisasi Garis

2. Organisasi Fungsional

Cirinya beberapa atasan tidak memiliki bawahan yang jelas sebab setiap

atasan berwenang memeberi perintah bawahan sepanjang ada hubungannya

dengan fungsi atasan tersebut.

Kelemahannya adalah karena ada spesialisasi maka kesulitan melakukan tour

of duty dan bawahan lebih mementingkan bidangnya sendiri sehingga sulit

melakukan koordinasi.

Kelebihannya yaitu pembidangan tugas jelas, spesialisasi tenaga dapat

berkembang dan dimanfaatkan maksimal dan telah dipakai tenaga ahli yang

sesuai bidangnya.

Contoh bentuk organisasi ini adalah sebagai berikut:

Gambar 4.2 Organisasi Fungsional

3. Organisasi Garis dan Staff

Cirinya terdapat satu atau beberapa orang staff yaitu orang yang ahli dalam

bidang tertentu yang bertugas memberi nasehat kepa pimpinan.

Kelemahannya adalah anggota tidak saling mengenal sehingga solidaritasnya

rendah, karena rumit / kompleksnya organisasi maka kesulitan dalam

koordinasi.



Kelebihannya yaitu dapat digunakan oleh stiap organisasi besar, pengambilan

keputusan lebih berbobot karena adanya staff, dan konsep “ the rigth man on

the rigth place” dapat lebih terjamin.

Contoh bentuk organisasi garis dan staff seperti terlihat berikut ini :

Gambar 4.3 Organisai Garis dan Staff

4. Organisasi Fungsional dan Staff

Merupakan kombinasi dari bentuk organisai fungsional dan bentuk organisai

garis dan staff. Kelebihan dan kelemahannya seperti dalam masing-masing

bentuk organisasi yang dikombinasikan tersebut.

IV. KEEFEKTIFAN ORGANISASI

Pada tahun 1950-an efektivitas organisasi diartikan sebagai sejauh mana

sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya, namun hal ini masih

mempunyai makna ganda yang kadang sulit dimengerti oleh para manajer.

Sehingga perlu didefinisikan tentang kefektifan tersebut menjadi sejauh mana

organisasi tersebut mampu mempertahankan kelangsungan hidup-nya Namun

dalam perkembangannya ternyata timbul kompleksitas mengingat semakin

bervariasinya tujuan dan jenis organisasi yang memiliki kespesfikan masing-

masing . Oleh karena itu dibutuhkan beberapa pendekatan untuk menilai

kefektifan organisasi, yaitu antara lain meliputi :

1. Pendekatan Pencapaian Tujuan (goal attainment approach) yang menyatakan

bahwa kefektifan organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian

tujuan ( ends ) ketimbang caranya ( means ) yang perlu diperhitungkan adalah

bottom line-nya. Ada beberapa asumsi yang dibutuhkan, yaitu : Pertama,

organisai harus mempunyai tujuan akhir; Kedua, tujuan tersebut harus

diidentifkasi dan ditetapkan dengan baik agar dapat dimengerti; Ketiga, tujuan

tersebut harus dedikit agar mudah dikelola; Keempat, harus ada konsesus atau

kesepakatan umum mengenai tujuan tersebut; Kelima, kemajuan kearah tujuan



tersebut harus dapat diukur. Masalah potensial yang ada antara lain berasal

dari asumsi awal tersebut diatas; adanya tujuan yang majeemuk maupun

perbedaan antara jangka pendek dengan jangka panjang menyebabkan ketidak

cocokan dan saling bersaing, atau standar ukuran yang ditetapkan berorientasi

pada performa masa lalu bukan dalam ukuran yang ideal / obyektif.

2. Pendekatan Sistem menyatakan sebuah organisasi juga harus dinilai

berdasarkan kemampunnya memperoleh masukan, memprosesnya,

menyalurkan keluarannya, dan memepertahankan stabilitas dan

keseimbangan. Model-model system menekankan criteria yang akan

meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi – seperti

kemampuan memperoleh sumber daya, mempertahankan dirinya secara

internal sebagai organisme social, dan berintegrasi secara berhasil dengan

lingkungan. Jadi pendekatan system berfokus bukan pada tujuan akhir

tertentu, tetapi pada cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan tersebut.

Asumsi yang mendukung pendektan system antara lain, organisasi terdiri atas

sub bagian yang saling berhubungan; harus ada kesadaran dan interaksi yang

baik dengan konstituen lingkungannya; kelangsungan hidup membutuhkan

penggantian yang terus menerus pada sumber daya yang digunakan.

Sedangkan beberapa masalah potensialnya antara lain berkaitan dengan

kesulitan dalam pengukuran dari variable proses dan apakah cara / metode

yang diterapkan memang sudah sesuai atau optimal, serta kadang terjebak

dalam sikap yang lebih mementingkan proses daripada hasil atau tercapainya

tujuan akhir.

3. Pendekatan Konstituen –Strategis, yaitu apabila organisasi dapat memenuhi

kebutuhan / tuntutan dari konstituen kritisnya yang terdapat dalam lingkungan

organisasi dan menjadi pendukung kelanjutan eksistensi organisasi tersebut.

Asumsi yang berlaku antar lain bahwa organisasi dianggap sebagai arena

politik tempat kelompok yang berkepentingan saling bersaing menguasai

sumber daya agar dapat memenuhi tuntutan konstituen kritisnya. Pihak

manajemen dalam memilih tujuan menjadi tidak bebas nilai , tergantung jenis

konstituen yang akan dipenuhi tuntutannya. Sedangkan permasalahan

potensial yang dapat timbul antara lain kesulitan dalam identifkasi konstituen

strategis karena perubahan lingkungan yang cepat termasuk mendapatkan

informasi yang valid tentang harapan dari konstituen tersebut.



4. Pendekatan Nilai-nilai Bersaing, melaui identfikasi seluruh empat variabel

utama ( laba atas investasi; pangsa pasar; pembaharuan produk dan keamanan

kerja ) dan menentukan bagaimana variabel – variabel tersebut saling

berhubungan. Hal ini tergantung dari siapa sebenarnya anda dan siapa yang

anda wakili. Asumsi yang barlaku bahwa tidak ada tujuan tunggal yang dapat

disetujui semua pihak atau tidak ada konsesus yang memutuskan tujuan mana

yang harus didahulukan , karena tergantung subyektivitas para pelaku dengan

nilai pribadi , prefernsi dan minat mereka masing-masing. Selain pengakuan

adanya pilihan tujuan yang berbeda, maka diasumsikan seluruh pilihan

tersebut dapat dikonsolidasikan melalui kesamaan dari elemen umum yang

mendasari kriteria penilaian semua pilihan.

Berikut ini disusun perbandingan dari ke-empat pendekatan tentang

keefektifan organisasi seperti yang terlihat dalam Gambar 3.1. dibawah ini :

Gambar 3.1. Perbandingan dari Pendekatan Keefektifan Organisasi

PENDEKATAN

DEFINISI BERGUNA SAAT

Organisai efektif sampai sejauh

………

Pendekatan lebih disukai

pada saat ……

Pencapaian Tujuan Organisasi dpt mencapai tujuan

yg ditetapkan

Tujuan jelas, dibatasi waktu

dan dpt diukur

Sistem Orgns memperoleh sumber

yang dibutuhkan

Ada hubungan yg jelas antar

masukan dgn keluaran

Kosntituensi-Strategis Semua konstituen strategis

paling tidak dipenuhi

Konstituen punya pengaruh

kuat dan harus dipenuhi

tuntutannya

Nilai-nilai Bersaing Fokus pada empat variabel

utama sesuai preferensi dari

konstituen

Organisasi tidak punya

prioritas yang jelas atau

perubahan minat dalam

jangka waktu tertentu

V. MODEL PERTUMBUHAN ORGANISASI

Model pertumbuhan yang paling dikenal dan dikembangkan pada tahun

1970-an oleh Larry Greiner yang menyatakan bahwa karakteristik tahap

pertumbuhan yang panjang dan tenang (disebut evolusi ) akan diikuti oleh

periode-periode kekacauan internal (disebut revolusi). Setiap tahap evolusi



menciptakan krisis tersendiri, dan pemecahan suatu krisis akan melahirkan suatu

tahap evolusi baru.

Proses evolusi – krisis – evolusi tersebut akan memenciptakan lima tahap

seperti yang terlihat dalam gambar dibawah ini :

Gambar 5.1. Lima Tahap Pertumbuhan Organisasi

TAHAP 1 TAHAP 2 TAHAP 3 TAHAP 4 TAHAP 5

BESAR

1.KrisisKEPEMIMPINAN

1.Pertumbuhan mllKREATIVITAS

2.KrisisOTONOMI

2.Pertumbuhan mllPENGARAHAN

3.KrisisKONTROL

3.Pertumbuhan mllPENDELEGASI

AN

4.KrisisBIROKRASI

4.Pertumbuhan mllKOORDINASI

5.Krisis ??

5.Pertumbuhan mllKOLABORASI

BES

AR

AN

OR

GA

NIS

AS

I

KECIL

MUDA USIA ORGANISASI MATANG

DAFTAR PUSTAKA

Robbin P. Stephen. 1994. Teori Organisasi. Struktur. Desain & Apliklasi. Edisi 3. Terjemahan Jusuf Udaya. Jakarta: Penerbit Arcan.


nambah ilmu tentang dasar teori organisasi

Documents