1. LATAR BELAKANG

Pesatnya perkembangan teknologi pada era sekarang ini sangat menarik

untuk mengembangkan teknologi yang sifatnya flexibel. Harapan tersebut

muncul karena dari banyaknya pengguna teknologi, dimana salah satunya

menggunakan layanan fasilitas internet untuk menyampaikan informasi yang

siap dalam penyajiannya. Selain itu memiliki keunggulan yang telah

disebutkan, penggunaan fasilitas internet seperti email, chatting, informasi,

social network, berita dsb juga tergolong murah untuk dinikmati oleh setiap

penggunaanya. Dapat kita bayangkan hanya dengan mengikuti satu situs

berorientasi informasi-informasi global, kita dapat menyimak berita-berita

terbaru mengenai perkembangan dunia yang terus berkembang. Faktor

tersebut disebabkan karena internet dapat berpendapat terhadap perubahan

data yang dimasukkan oleh penggunanya.

Teknologi informasi telah memberikan kontribusi yang cukup berarti

dalam meningkatkan kegiatan usaha khususnya dalam hal pengolahan data

yang memberi dukungan terhadap pengambilan keputusan-keputusan bisnis

serta Perkembangan teknologi informasi telah memberikan kontribusi yang

cukup berarti dalam meningkatkan kegiatan pelayanan. Berdasarkan pada

uraian diatas pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu aktivitas bisnis

merupakan hal yang cukup penting. Begitu pentingnya hampir setiap

perusahaan yang serupa menggunakan sistem pelayanan bisinis secara

online.

Oleh karena itu , Kami mengucapkan terimakasih yang telah diberikanya

kesempatan guna membuat sebuah sistem informasi Penjualan pada suatu

Distro secara Online. Dengan adanya system ini kami berharap bisa

membantu dalam penyampaian informasi barang yang terdapat di distro

tersebut yang mengikuti sistem informasi global guna mendukungan aktif

kelancaran usaha penjualan barang. Selain itu dalam pembuatan sistem ini

Kami menggunakan Microsoft Windows XP professional dengan software

pembuatan laporan masih menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel.

Sedangkan untuk pembuatan coding program menggunakan Dreamweaver

dan Mysql untuk database.

2. IDENTIFIKASI MASALAH

Berdasarkan observasi yang dilakukan di suatu Distro terhadap sistem

informasi penjualan barang, dikemukakan hal-hal yang menjadi

permasalahan antara lain :

a. Masih ditemukannya kelemahan dalam penyampaian informasi

barang yang terdapat di distro tersebut. 

b. Transaksi penjualan barang masih bersifat manual, dalam artian

harus dating ketempat tersebut untuk membeli sesuatu.

c. Mengikuti sistem informasi global sehingga bukan hanya untuk

sarana transaksi tetapi lebih ditekankan pada sarana promosi yang

dirasakan masih kurang bagus.

3. RUANG LINGKUP 

Adapun metode yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah :

1. Metode Penelitian, yaitu :

a. Observasi yaitu merupakan sutau teknik pengumpulan data yang

efektif untuk mempelajari sistem, dengan cara mengamati

langsung objek penelitian yaitu di suatu distro di kota bandung.

b. Wawancara yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara

tanya jawab langsung mengenai data yang diperlukan dari

masalah yang akan diangkat.

c. Studi Literatur yaitu teknik pengumpulan data dengan membaca

buku-buku pustaka yang merupakan penunjang dalam

memperoleh data untuk melengkapi dalam penyusunan laporan

yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.

2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode yang digunakan yaitu paradigma Waterfall (Classic Life Cycle),

untuk lebih jelasnya tahapan dari paradigma Waterfall ini adalah :

a. System Engineering (Rekayasa Sistem), merupakan kegiatan untuk

menentukan informasi apa yang dibutuhkan oleh sistem atau

menentukan kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan dibuat.

b. Analisys System (Analisis Sistem), dilakukan untuk memperoleh

informasi tentang sistem, menganalisis data – data yang ada dalam

sistem yang berhubungan dengan kegiatan pencurian kendaraan

bermotor. Informasi yang dikumpulkan terutama mengenai

kelebihan dan kekurangan sistem.

c. Design (Perancangan), merupakan perancangan sistem baru

berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap

sebelumnya dengan cara merancang perangkat lunak diantaranya

Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship

Diagram (ERD), Data Dictionary (Kamus Data), Struktur File,

Struktur Menu, Merancang input dan rancangan Output.

d. Coding (Pengkodean), yaitu suatu kegiatan untuk membuat

program atau mengimplementasikan hasil rancangan program

aplikasi yang didalamnya memuat pengkonversian data kedalam

sistem yang baru dan pengkonversian sistem secara berkala

termasuk dalam hal pemeliharaan sistem itu sendiri.

e. Testing (Pengujian), yaitu kegiatan untuk melakukan pengetasan

program yang sudah dibuat, apakah sudah benar atau belum,

sudah sesuai atau belum diuji dengan cara manual jika testing

sudah benar maka program boleh digunakan. 

f. Maintenance (Perawatan), yaitu merupakan suatu kegiatan untuk

memelihara program aplikasi yang telah dibuat, agar keutuhan

program dapat terjaga seperti validasi data, updating data, dan

menjaga program dari serangan virus, orang yang tidak berhak

yang dapat merusak program.

4. RUMUSAN MASALAH 

Masalah yang ada dalam sistem informasi penjualan barang suatu distro

ini dibatasi pada ruang lingkup seperti :

a. Data yang diolah hanya data barang dan data Pengguna Sistem

Informasi (Pengguna transaksi secara online)

b. Sistem hanya memberikan informasi barang yang tersedia dan

proses pembelian barang tersebut .

c. Sistem Informasi yang dibangun tidak menggunakan Topologi

jaringan.

d. Sistem ini tidak membahas mengenai masalah persediaan barang.

e. Pembayaran transaksi dilakukan secara offline, dimana pembeli

melakukan transfer uang secara manual pada rekening yang

ditetapkan.

5. KEUNTUNGAN SYSTEM 

a. Konsumen dapat secara langsung berkonsultasi tentang barang

yang akan di beli kepada kasir.

b. Pelanggan dapat melakukan tawar menawar harga sebelum

membeli barang yang diinginkan.

c. Terjadinya penipuan pembelian barang yang dilakukan oleh

konsumen sangat jarang terjadi.

6. JADWAL PROYEK PEMBUATAN 

Untuk merealisasikan pekerjaan Pengembangan Sistem Informasi

Penjualan pada suatu Distro secara Online dengan pengaturan waktu berikut

ini :

Catatan : 

· Pada setiap awal kegiatan, jadwal yang lebih rinci akan didiskusikan di

antara para anggota tim.

· Pada setiap akhir kegiatan, laporan kemajuan akan disiapkan oleh

pimpinan tim untuk memberikan gambaran tentang status proyek

kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Biaya untuk implementasi “Pengembangan Sistem Informasi Penjualan

pada suatu Distro secara Online ” diperkirakan sebagai berikut: 

7. RENCANA KERJA

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam pembuatan sistem ini,

maka disusun langkah-langkah yaitu :

7.1 Analisis Struktur Organisasi

Adapun tugas atau wewenang dari masing – masing bagian dari

struktur organisasi diatas sebagai berikut :

1. Manajer

a. Mengkoordinasikan semua kegiatan perusahaan dan

mengawasi secara tidak langsung pelaksanaan kegiatan

perusahaan apakah sesuai dengan apa yang ditetapkan.

b. Memberikan pembinaan serta pengarahan kepada para

bawahannya dalam pelaksanaan ketentuan pokok perusahaan

serta berusaha menjaga terciptanya hubungan kerja yang

harmonis diantara sesama karyawan. 

c. Manajer merupakan seseorang pembuat kebijaksanaan (polici

maker) dan pengambil keputusan (deciosen maker) secara

cepat dan tepat dalam mengendalikan perusahaan.

2. Bagian Persediaan Barang (Gudang)

a. Mengadakan Pemeriksaan dan melakukan pengawasan

terhadap gudang-gudang, diantaranya :

Stock T – Shirt

Stock Cd music

Stock Jacket (Sweater)

Stock Poster, Stock Topi

b. Melakukan pengawasan terhadap barang yang masuk dan

barang yang keluar dari gudang, sehingga stock barang dapat diketahui

dengan jelas.

3. Bagian Penjualan

a. Melakukan transaksi penjualan terhadap konsumen secara

langsung.

b. Menerima pemesanan barang yang dilakukan oleh konsumen.

c. Bertanggung jawab terhadap keluarnya barang hasil penjualan

yang telah dilakukan.

d. Membuat faktur pembelian dari konsumen untuk diberikan

kepada bagian administrasi sebagai acuan pembuatan laporan

penjualan. 

4. Bagian Administrasi

a. Menyelenggarakan aktifitas administrasii keuangan secara

tertib dan dapat dipertanggung jawabkan, memberikan pembinaan dan

pengarahan kepada bawahannya mengenai pelaksanaan tehnik dalam

bidang administrasi dan keuangan.

b. Membantu manajer dalam mengawasi pelaksanaan anggaran

yang telah ditetapkan serta membuat laporan atas penyimpangan-

penyimpangan.

c. Secara periodik membuat laporan biaya-biaya yang didukung

oleh bukti yang sah tentang posisi keuangan, menyelenggarakan

pengarsipan dokumen-dokumen pembukuan dengan tertib dan teratur,

mengatur pembagian tugas para bawahan, mengkoordinir, serta mengawasi

pelaksanaannya.

5. Bagian Produksi

a. Melakukan pengawasan terhadap produksi barang yang

dilakukan secara teratur dan tertib.

b. Melaksanakan kegiatan produksi yang telah ditentukan oleh

manajer.

c. Bertanggung jawab terhadap barang yang diproduksi

sepenuhnya apbila terdapat kesalahan – kesalahan produksi.

d. Melakukan pencatatan terhadap barang – barang yang

diproduksi setiap bulannya untuk diberikan kepada manajer sebagai acuan

pengambilan keputusan.

7.2 Analisis Prosedur

Prosedur system penjualan berjalan tersebut, dapat dijelaskan

melalui alur kerja berdasarkan entitas yang terdapat pada prosedur di atas

sebagai berikut :

1. Konsumen

Dengan aktivitas sebagai berikut :

a. Memberikan data pemesanan barang yang diinginkan secara

langsung ke bagian penjualan

b. Jika barang yang di pesan tersedia maka pelanggan langsung

membayar barang tersebut dan akan mendapatkan barang

pesanannya beserta bukti pembelian

c. Apabila barang yang dipesan tidak tersedia maka konsumen

akan mendapat komfirmasi atau pemberitahuan bahwa barang

yang dipesan tidak tersedia di took tersebut.

2. Bagian Penjualan

Dengan aktivitas sebagai berikut :

a. Mendapat dokumen berupa data pemesanan dari konsumen

b. Memberikan konfirmasi kepada konsumen tentang barang

yang dipesanJ

c. Jika barang yang dipesan tersedia dan telah melakukan

transaksi penjualan, maka bagian penjualan membuat faktur

penjualan untuk diberikan pada bagian administrasi.

3. Bagian Administrasi

Dengan aktivitas sebagai berikut :

a. Memvalidasi faktur penjualan yang diajukan oleh bagian

penjualan

b. Menginput data penjualan yang kemudian disimpan kedalam

database penjualan

c. Membuat laporan penjualan yang akan diberikan kepada

manajer.

4. Manajer

Dengan aktivitas sebagai berikut :

a. Menerima laporan penjualan yang telah dibuat oleh bagian

administrasi

b. Menandatangani laporan penjualan tersebut yang kemudian

dijadikan arsip.

7.3. Analisis Dokumen

Analisis dokumen adalah analisis yang dilakukan terhadap dokumen

yang ada pada system yang berjalan, hal ini dilakukan untuk mengetahui isi

tentang informasi yang akan disampaikan oleh dokumen tersebut, yaitu :

1. Data Pemesanan

Sumber : Bagian Penjualan 

Tujuan : Bagian Administrasi

Fungsi : Mencatat transaksi penjualan barang

Isi : No_faktur, Nama, Alamat, Telp, Tanggal, kd_barang,

Nama_barang, Jumlah,

Harga_satuan, Total.

Copy : 1 Rangkap

2. Data Barang

Sumber : Bagian Gudang (Persediaan Barang)

Tujuan : Bagian Penjualan

Fungsi : Pencatatan data barang yang terjual

Isi : Kode_barang, Nama_barang, Tipe_barang, Stock_barang,

Harga_barang

3. Faktur Penjualan

Sumber : Bagian Penjualan 

Tujuan : Bagian Administrasi

Fungsi : Bukti / Nota Penjualan barang

Isi : No_faktur, Nama_pembeli, Alamat_pembeli, Kode_barang,

Nama_barang, Tanggal_pembelian, Jumlaha_barang,

Harga_total, Copy : 2 Rangkap

4. Laporan Penjualan 

Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Manajer Perusahaan

Fungsi : Memeriksa semua transaksi penjualan yang telah

dilakukan untuk dijadikan bahan pembuat keputusan

manajer.

Isi : No_faktur, Nama_pembeli, Alamat_pembeli, Kode_barang,

Nama_barang, tanggal_pembelian, jumlah_barang,

Harga_satuan, Harga_total. 

Copy : 2 Rangkap

7.4 Analisis Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan oleh suatu sistem informasi belum

dapat digunakan secara optimal, apabila software itu tidak mampu secara

khusus melayani kebutuhan sistem. Sistem operasi yang digunakan pada

tempat tersebut yaitu : Microsoft Windows XP professional dengan software

pembuatan laporan masih menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel.

Sedangkan untuk pembuatan coding program menggunakan Dreamweaver

dan Mysql untuk database.

7.5 Analisis Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan pada suatu instansi atau

perusahaan yang digunakan sebagai media untuk menerapkan sistem

sangat berpengaruh pada efisiensi dan efektivitas kinerja suatu sistem

tersebut, adapun pada sistem yang berjalan hardware Dengan spesifikasi

sebgai berikut :

1. Processor Pentium III 500 Hz

2. Memory (RAM) 64 MB

3. Harddisk 10 GB

4. 3 ½ Floppy Disk 

5. CD Room 52x 

6. Monitor 15’’ 

7. Printer 

7.6 Analisis Pembayaran

Proses pembayaran pada umumnya dilakukan dengan beberapa

cara, antara lain :

1. Tunai; yaitu pembayaran dilakukan secara langsung di tempat

pembelian (transaksi), dimana ketika pembeli mendapatkan

barang yang diinginkan maka pembeli langsung membayar

barang tersebut.

2. Transfer; yaitu pembayaran dilakukan sengan cara pentransferan

uang ke bank yang telah ditentukan, diaman pembelian biasanya

dilakukan melalui pemesanan via telepon. Setelah pihak toko

menerima bukti transfer yang dikirim lewat fax maka barng yang

telah dipesan akan segera dikirim ke alamat yang telah

ditentukan.

8. KELAYAKAN HUKUM 

Secara hukum, sistem yang kami buat seluruh perangkat baik software

maupun hardware dan analisa yang termasuk prosedur-prosedur yang akan

digunakan tidak menyalahi ketentuan yang berlaku di negara Indonesia

serta ketentuan perusahaan. 

10. KESIMPULAN 

Setelah melakukan analisis terhadap system yang sedang berjalan

tersebut, ditemukan beberapa kelebihan dan kekurangan yang akan

dijadikan sebagai bahan evaluasi sistem didalam perancangan sistem

tersebut, yaitu :

1. Kelebihan :

a. Konsumen dapat secara langsung berkonsultasi tentang barang

yang akan di beli kepada kasir.

b. Pelanggan dapat melakukan tawar menawar harga sebelum

membeli barang yang diinginkan.

c. Terjadinya penipuan pembelian barang yang dilakukan oleh

konsumen sangat jarangterjadi.

2. Kekurangan :

a. Belum tersedianya suatu pelayanan kepada pelanggan yang

memberikan kemudahan untuk mengetahui produk – produk

terbaru yang dikeluarkan.

b. Belum tersedianya pemesanan barang secara online melalui

internet, sehingga memudahkan konsumen dalam melakukan

transaksi pembelian.

c. Sarana promosi barang masih dilakukan melalui media tulis seperti

brosur dan iklan mini pada koran.

d. Pemesanan produk yang dilayani hanya pada jam kantor saja. 

Dari permasalahan tersebut maka harus dibuat suatu sistem yang dapat

memberikan layanan transaksi secara nyaman bagi konsumen, dalam

memberikan informasi tentang harga maupun produk terbaru yang tersedia

lebih cepat dan mudah untuk didapat. Sistem tersebut pun harus

memberikan kemudahan kepada konsumen untuk melakukan transaksi

pembelian dimana saja dan kapan saja secara online, sehingga diharapkan

dapat meningkatkan penjualan dengan efisiensi dan cakupan pasar yang

lebih luas.