1

Modul

Administrasi

keuangan

Sadya Andani Wicitra

NIM : 150412603906

Mempersiapkan Dokumen

Pengajuan Uang Tunai

1

Kata Pengantar Puji dan syukur senantiasa terpanjatkan ke Hadirat-Nya, atas limpahan berkat,

rahmat, dan bimbingan-Nya, penulis telah dapat menyelesaikan modul ini.

Penulis menyadari bahwa selama dalam penyusunan tugas ini penulis banyak

mendapatkan bantuan dan dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, semoga

Tuhan melipat gandakan kebaikannya. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih

sedalam-dalamnya dan sekaligus penghargaan kepada semua pihak yang telah membantu

terselesaikannya modul ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan modul masih banyak kekurangan baik

dari segi cara penulisan maupun materi kajiannya. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan

kritik ataupun masukan yang bersifat membangun untuk perbaikan modul kedepan.

Akhir kata, semoga modul ini dapat bermanfaat bagi para guru SMK dibidang

keahlian Administrasi Perkantoran dan para peserta didik. Harapan penulis modul ini dapat

memenuhi kebutuhan guru dan peserta didik dalam meningkatkan prestasi dan kualitas peserta

didiknya sehingga memiliki keterampilan dan keahlian dalam bidang administrasi perkantoran

yang professional, bermartabat, unggul dan mulia. Semoga Allah Yang Maha Esa senantiasa

memberikan petunjuk, ilmu yang bermanfaat, serta memberkati kita semua. Amin.

Malang, November 2017

Penulis

2

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ........................................................................................................ 1

Daftar Isi ................................................................................................................ 2

BAB 1 : Pendahuluan ....................................................................................... 3

A. Latar Belakang ................................................................................ 3

B. Deskripsi ......................................................................................... 3

C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar ........................................ 4

D. Manfaat ............................................................................................ 4

E. Tujuan Belajar .................................................................................. 4

F. Petunjuk Penggunaan Modul ......................................................... 5

BAB 2 : Kegiatan Pembelajaran ....................................................................... 6

A. Kompentensi Dasar ......................................................................... 6

B. Materi Pokok .................................................................................... 6

C. Uraian Materi ................................................................................... 6

D. Rangkuman ...................................................................................... 11

BAB 3 : Evaluasi ................................................................................................ 12

A. Latihan ............................................................................................. 12

B. Kunci ................................................................................................ 14

C. Pedoman Penilaian ......................................................................... 16

BAB 4 : Penutup ................................................................................................ 17

A. Kesimpulan .................................................................................... 17

B. Kritik dan Saran ............................................................................. 17

Daftar Pustaka ......................................................................................................... 18

3

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Modul ini merupakan modul yang dibuat untuk menunjang guru dan peserta didik

dalam menunjang pembelajaran dari mata pelajaran Administrasi Keuangan. Dalam modul ini

akan diuraikan tentang dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, cara mengelola dokumen

pengajuan uang tunai/dana kas kecil, peralatan dan perlengkapan yang dibituhkan dalam

pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil dan praktik pengelolaan dokumen

pengajuan uang tunai/kas kecil.

Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas.

Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir

pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang tunai.

Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran

utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil. Uang

tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan

untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila

dibayar dengan cek.

Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil adalah yang pertama untuk menangani

masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor. Yang

kedua adalah untuk menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas

pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. Yang ketiga adalah untuk meringankan

beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga

termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. Dan tujuan dibentuknya kas kecil yang terakhir adalah

untuk mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak

terencana sebelumnya.

B. Deskripsi

Kompetensi mendiskripsikan tentang ruang lingkup administrasi keuangan yang

meliputi prosedur mempersiapkan pengajuan uang tunai, yang mana dalam kopetens dasar mata

pelajaran administrasi keuangan harus dapat dicapai oleh semua siswa.

Dalam kompetensi ini akan dibahas mengenai apa pengertian dari administrasi

keuangan, prinsip-prinsip, manfaat, petugas-petugas yang menangani keuangan di suatu

perusahaan atau kantor, cara atau prosedur pengajuan uang tunai, prosedur penerimaan uang tunai

hingga pengeluaran uang tunai.

Modul ini diharapkan dapat memberikan konstribusi yang bermanfaat bagi para peserta

didik atau siapa saja yang ingin mempelajari tentang administrasi keuangan uyang lebih

mendalam.

4

C. Kompetensi Inti & Kompetensi Dasar

Kompetensi Inti :

KI 1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli

(gotong-royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif, dan pro -aktif dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam

berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,

seni, budaya,dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,

kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang

kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

KI 4. Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar :

KD 3.5 : Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai

KD 4.5 : Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai

D. Manfaat Pembelajaran

1. Siswa dapat memahami dengan mudah tentang materi dokumen pengajuan uang tunai.

2. Kesempatan untuk belajar secara mandiri dan mengurangi ketergantungan terhadap kehadiran

guru.

3. Mendapatkan kemudahan dalam mempelajari setiap kompetensi yang harus dikuasainya.

E. Tujuan Pembelajaran

Setelah proses pembelajaran berakhir siswa diharapkan :

1. Mengetahui dan memahami dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil

2. Memahami cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil

3. Mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan

dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil

4. Mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil

5

F. Petunjuk Penggunaan Modul

Bacalah dan pahami isi bahan ajar ini untuk memudahkan dalam proses kegiatan belajar.

a) Bagi fasilitator / guru

1) Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari materi

sebelumnya secara tuntas.

2) Bantulah peserta didik dalam mempelajari bahan ajar ini agar pembelajaran dapat

berlangsung secara efektif dan efisin.

3) Identifikasi dan analisislah sarana-prasarana kegiatan belajar yang ada di Sekolah serta

dunia usaha dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran.

4) Berikan motivasi, bimbingan dan pendampingan agar peserta didik memiliki gairah

belajarnya meningkat.

b) Bagi Peserta Didik

1) Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini. Tujuan tersebut

memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam

rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan ajar ini

2) Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah peserta didik cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin

dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu maka bertanyalah pada fasilitator sampai

Peserta didik paham

3) Bacalah dengan cermat peta kedudukan bahan ajar, prasyarat, dan pengertian istilah

istilah sulit dan penting dalam bahan ajar ini

4) Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah

pertanyaan tes kemudian cocokkan jawaban peserta didik dengan kunci jawaban.

Lakukan kegiatan ini sampai peserta didik tuntas menguasai hasil belajar yang

diharapkan.

Persediaan yang harus disiapkan :

1) LCD

2) Peralatan dan perlengkapan yang berkaitan dengan dokumen pengajuan uang tunai (baik

assli maupun gambar)

3) Buku-buku yang berkaitan dengan administrasi keuangan

6

BAB 2

KEGIATAN PEMBELAJARAN

A. Kompetensi Dasar

3.5 : Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai

4.5 : Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai

B. Materi Pembelajaran

a) Pengertian Administrasi Keuangan

b) Pengertian Pengajuan Uang Tunai

c) Prinsip-prinsip Administrasi Keuangan

d) Fungsi Administrasi Keuangan

e) Petugas Administrasi Keuangan

f) Dokumen-dokumen pengajuan uang tunai

C. Uraian Materi

MATERI

a) Definisi Administrasi Keuangan

Secara umum Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan

penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit

adalah kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-

mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan.Administrasi dalam

arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan

dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan hasil guna. Definisi

Administrasi menurut beberapa ahli :

- George Terry adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan

perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan

yang telah ditetapkan.

- Arthur Grager adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan

warkat suatu organisasi.

- Dalam Wikipedia bahasa indonesia keuangan adalah mempelajari bagaimana individu,

bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya

moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung risiko dalam menjalankan proyek

mereka.

- Menurut Ridwan dan Inge (2003) keuangan merupakan ilmu dan seni dalam mengelola

uang yang mempengaruhi kehidupan setiap orang dan setiap organisasi. Keuangan

berhubungan dengan proses, lembaga, pasar, dan instrumen yang terlibat dalam transfer

uang diantsra individu maupun antara bisnis dan pemerintah.

Sehingga Administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan

yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan

untuk kepentingan bersama.

7

b) Definisi Pengajuan Uang Tunai

Pengajuan uang tunai/dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang

disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative

kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya: pembelian materai, perangko,

rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan

biaya kebersihan. Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-

pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.

Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan

bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan

untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk

penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang

dana kas kecilsudah menipis atau dapat pula dilakukan secara periodik.

Pengertian yang lainnya tentang pengajuan uang tunai/das kecil atau yang sering

disebut dengan istilah petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis atau

perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah

nominalnya relatife kecil, serta tidak material. Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik

yaitu :

- Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal

tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing -

masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan

kebijakan dan skala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai

dengan Rp 5,000,000,- ).

- Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap

hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang

jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil

uang harus berprosedur prosedur dulu.

- Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan

petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

- Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

c) Prinsip-prinsip administrasi keuangan

1) Hemat, tidak mewah, efisien dan sesuai dengan kebutuhan yang diisyaratkan

2) Terarah dan terkendali sesuai dengan rencana

3) Penggunaan kemampuan atau hasil produksi

d) Fungsi administrasi keuangan

1) Fungsi Investasi

Investasi dapat dikelompokkan ke dalam investasi jangka pendek dan investasi jangka

panjang. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan

lain-lain. Sedangkan investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi,

kendaraan dan lain-lain.

2) Fungsi Mencari Dana

Meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang

dijalankan . disamping itu juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat

terhadap berbagai jenis kebutuhan.

3) Fungsi Pembelanjaan

8

Meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik

sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan.

4) Fungsi Pembagian Laba

Yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha fungsi mencari dana.

Maksudnya yaitu diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri

untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.

e) Petugas Administrasi Keuangan :

1) Staf Administrasi Keuangan atau sekretaris

Menangani administrasi keuangan membuat permohonan pengisian dana kas kecil yang

diajukan kepada bagian keuangan atau bendahara dengan melampirkan pembukuan kas

kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan atau manager keuangan.

2) Bendahara atau kasir yang bertugas

Menerima permohonan pengajuan dana kas kecil dan laporan pembukuan kas kecil

dari staf administrasi keuangan atau sekretaris yang telah disetujui oleh pimpinan

atau manager keuangan.

Melakukan pengisian kembali kas kecil berupa uang tunai atau cek.

3) Manager keuangan yang bertugas

Menerima dan memeriksa laporan keuangan kas kecil

Menandatangani dan menyetujui pengisian kas kecil

f) Dokumen-dokumen Pengajuan Uang tunai

Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan

uang tunai biasanya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) memiliki form sebagai berikut :

1) Formulir pengajuan uang tunai

Penggunaan formulir pengajuan uang tunai digunakan jika uang tunai yang ada di dalam

kas kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah menipis. Pengajuan uang tunai

dilakukan oleh unit kerja tertentu yang selanjut formulir ini diajukan atau diserahkan

kebagian petugas administrasi keuangan.

Form atau formulir pengajuan uang tunai atau pengajuan uang/dana kas kecil memiliki

bentuk sebagai berikut :

9

Formulir pengajuan dana kas kecil berisikan :

Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang untuk unit kerja tertentu

Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu

Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan

Saldo : jika memang ada uang yang tersisa periode yang lalu masih tersisa maka diisi

jika tidak ada ssaldo yang tersisa maka dikosongkan

Kolom keterangan : diisi pengajuan uang tunai digunakan untuk apa

Jumlah : diisi dengan jumlah uang tunai yang diajukan

Total : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan

Disetujui oleh : petugas di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau mengeluarkan

pengajuan uang tunai

Diterima oleh : petugas administrasi keuangan yang mengajukan pengajuan uang tunai

2) Formulir penerimaan uang tunai

Bukti penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti penerimaan uang tunai yang

diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan.

Bentuk Fomulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut :

Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :

Telah diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai diterima biasanya

ditulis dari bagian keuangan.

No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam

bentuk romawi dan tahun contoh 001/KM/ADM.KEU/V/2015.

Tanggal diisi dengan tanggal transaksi

Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai

Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima

Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai

yang dterima

Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan

sejumlah uang yang telah disetujui

Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai

10

3) Formulir bukti pengeluaran uang tunai

Bukti pengeluaran uang tunai digunakan untuk sebagai bukti pengeluaran uang tunai

atau kas yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan.

Bentuk pengeluaran uang tunai sebagai berikut :

Formulir bukti pengeluaran uang tunai berisikan :

Dibayarkan kepada : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai dibayarkan

No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam

bentuk romawi dan tahun contoh 001/KK/ADM.KEU/V/2015

Tanggal diisi dengan tanggal transaksi

Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai

Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima

Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai

yang dibayarkan

Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan

sejumlah uang yang telah disetujui

Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai

g) Prosedur Pengajuan Uang Tunai

Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor

bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang

digunakan untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran

tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil. Staf administrasi kantor atau sekretaris

mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan.

Kas Kecil ini diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggung

jawabkan setiap pengeluaran. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan

permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dapat pula dilakukan

secara periodic (seminggu atau setengah bulan sekali).

Persiapan Pengelolaan administrasi dana kas kecil. Yang harus dipersiapkan dalam

pengelolaan administrasi dana kas kecil adalah menyiapkan form-form/format-format/bukti-

bukti transaksi (antara lain petty cash voucher, bukti pengeluaran kas kecil, bukti penerimaan

11

kas kecil, form pengajuan dana kas kecil), jurnal kas kecil (buku kas kecil), akun kas kecil

(dalam buku besar), jurnal umum.

D. Rangkuman

Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas.

Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir

pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang tunai.

Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran

utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil. Uang

tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan

untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila

dibayar dengan cek.

Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas.

Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash). Ada tiga macam

dokumen pengajuan uang tunai yakni yang pertama adalah formulir pengajuan uang tunai. Lalu

yang kedua ada furmulir penerimaan uang tunai, dan yang ketiga ada formulir bukti pengeluaran

uang tunai.

Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor

bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar,melainkan keuangan terbatas yang digunakan

untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran tugas-tugas atasan

dalam jumlah relatif kecil. Staf administrasi kantor atau sekretaris mendapat dana tersebut dari

kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan.

Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang petugas

keuangan (junior cashier) memerlukan beberapa perlengkapan seperti bukti transaksi penerimaan

atau pengisian dana kas kecil (misalnya: cek), bukti transaksi dana yang dikeluarkan

(dibelanjakan), peralatan menulis, alat hitung, formulir jurnal, dan formulir penerimaan serta

pengeluaran atau mutasi dana kas kecil. Sedangkan dokumen yang dibutuhkan antara lain seperti

bukti kas keluar, cek, permintaan atau pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan

permintaan pengisian kembali kas kecil.Administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang

melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan,

dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. Dalam mempersiapkan pengajuan uang tunai

seorang sekretaris harus melampirkan bukti pembentukan kas kecil beserta pengeluaran uang

tunai bulan sebelumnya.

12

BAB 3

EVALUASI

A. Latihan

Pilihan Ganda

Pilihlah jawaban yang paling benar dari pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X)

jawaban yang dianggap benar !

1. Pengajuan uang tunai/dana kas kecil sering juga disebut dengan istilah.....

a. Cash

b. Uang tunai

c. Petty cash

d. Kas kecil

e. Jurnal

2. Yang termasuk dalam dokumen-dokumen uang tunai/dana kas kecil adalah nomor.....

1) Formulir pengajuan uang tunai/dana kas kecil

2) Formulir pengelolaan uang tunai

3) Formulir penerimaan uang tunai/dana kas kecil

4) Formulir bukti pengeluaran uang tunai/dana kas kecil

5) Formulir pengisian kembali uang tunai/dana kas kecil

a. 1, 3, 4

b. 1, 2, 3

c. 3, 4, 5

d. 2, 3, 4

e. 1, 2, 5

3. Formulir pengajuan uang tunai dapat digunakan apabila.....

a. Telah membeli barang secara tunai

b. Uang tunai yang ada dalam kas kecil masih banyak

c. Saldo yang ada masih banyak

d. Uang tunai yang ada dalam kas kecil sudah habis

e. Terjadi transaksi yang dilakuakan secara kredit

4. Digunakan sebagai alat bukti penerimaan uang tunai yang diajukan sebagai bukti bahwa

sejumlah uang tunai telah dikeluarkan, merupakan fungsi dari.....

a. Formulir pengajuan uang tunai

b. Formulir penerimaan uang tunai

c. Formulir bukti pengeluaran uang tunai

d. d. Formulir mutasi uang tunai/dana kas kecil

e. e. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil

5. Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor bukanlah

keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang digunakan untuk

keperluan.....

a. Bagian keuangan

b. Bagian administrasi

c. Bagian personalia

d. Bagian produksi

e. Pimpinan

13

6. Dokumen yang dilampirkan oleh staf administrasi untuk membuat permohonan pengisian dana

kas kecil kepada bagian keuangan adalah.....

a. Jurnal khusus

b. Laporan laba/rugi

c. Neraca

d. Pembukuan kas kecil

e. Laporan keuangan

7. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah

ditentukan oleh manajemen perusahaan, merupakan salah satu dari.....

a. Fungsi kas kecil

b. Jenis-jenis kas kecil

c. Pengertian kas kecil

d. Batas maksimal dan minimal kas kecil

e. Karakteristik kas kecil

8. Dalam sebuah perusahaan sebaiknya terdapat ..... petugas pelaksana kas kecil (kasir kas kecil).

a. 2

b. 1

c. 3

d. 4

e. 5

9. Dalam pencatatan kas kecil terdapat dua metode pencatatan. Dua metode pencatatan tersebut

adalah.....

a. Metode stagnan dan metode progress

b. Metode imprest dan metode fluktuasi

c. Metode aktif dan metode pasif

d. Metode statis dan metode dinamis

e. Metode progress dan metode imprest

10. Formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai, dan formulir bukti

pengeluaran uang tunai merupakan contoh dari.....

a. Perlengkapan

b. Peralatan

c. Alat hitung

d. Alat bukti

e. Bukti transaksi

Uraian

Jawab pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang jelas dan singkat !

1. Sebut dan jelaskan beberapa karakteristik dari petty cash !

2. Coba gambarkan format dari :

a) Formulir pengajuan uang tunai/dana kas kecil

b) Formulir penerimaan uang tunai/dana kas kecil

c) Formulir bukti pengeluaran uang tunai/dana kas kecil

3. Sebutkan secara rinci mengenai prosedur penanganan kas kecil pada suatu perusahaan!

14

4. Sebut dan jelaskan transaksi apa saja yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil !

5. Jelaskan apa yang anda ketahui tentang metode inprest dan metode fluktuasi !

B. Kunci Jawaban

Pilihan ganda :

1. C 6. D

2. E 7. A

3. A 8. D

4. B 9. E

5. A 10. E

Uraian :

1. Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal

tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing -masing

perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan

skala operasional perusahaan.

Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari,

ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak

seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil uang harus

berprosedur prosedur dulu.

2.

15

3. Prosedur penanganan dana kas kecil :

Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil

(mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara

perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah

disetujui oleh pimpinan.

Jika permohonan disetujui, pegawai administrasi kantor atau sekretaris menerima dana

pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.

Staf administrasi kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk,

ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta

diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut,

serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor Bukti Kas

Masuk secara urut berdasarkan tanggal.

Catat pemasukan kedalam buku kas.

Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran

kecil, kemudian disimpan pada lemari yang dikunci.

Bukti Kas Masuk disimpan pada map ordner.

Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan

keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat

mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran

16

harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut

hukum.

Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran

tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti

transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara

urut berdasarkan tanggal.

Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar.

Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem

yang digunakan.

Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner.

Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti

transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan

dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil

berikutnya, begitu seterusnya.

C. Pedoman Penilaian

1) Nilai maksimal untuk pilihan ganda :

Soal No. 1 : 5

Soal No. 2 : 5

Soal No. 3 : 5

Soal No. 4 : 5

Soal No. 5 : 5

Soal No. 6 : 5

Soal No. 7 : 5

Soal No. 8 : 5

Soal No. 9 : 5

Soal No. 10 : 5

2) Nilai maksimal untuk uraian :

Soal No. 1 : 10

Soal No. 2 : 10

Soal No. 3 : 10

Soal No. 4 : 10

Soal No. 5 : 10

Total skor maksimal = 100

𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 = 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑝𝑒𝑟𝑜𝑙𝑒ℎ

𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑎𝑙 × 100

17

BAB 4

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas. Pengajuan uang

tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir pengajuan uang tunai,

formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang tunai. Pengeluaran kas yang

dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran utang, dan operasional

lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil. Uang tunai atau dana kas kecil

adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar

pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan

cek.

B. Kritik dan Saran

Penulis sangat menyadari bahwa penulisan modul ini masih sangat jauh dari kesempurnaan yang

telah dibaca oleh pembaca. Dari itu penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran dari

pembaca guna untuk memperbaiki modul ini dimasa yang akan datang.

18

DAFTAR PUSTAKA

Bhavati, Augerah. 2015. Prosedur Penanganan Kas Kecil,

(online),(http://www.anugerahdino.com/2015/10/prosedur-penanganan-kas-kecil.html) ,

diakses pada tanggal 17 November 2017.

Umala, Vanny. 2012. Perlengkapan dan Peralatan yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen

Pengajuan Uang Tunai, (online), (http://vannyumal.blogspot.co.id/) , diakses pada tanggal 17

November 2017.

Nopianti, Wati. 2015. Praktik Mengelola Dana Kas Kecil, (online),

(http://watinopianti.blogspot.co.id/2015/01/praktik-mengelola-dana-kas-kecil.html) ,diakses

pada tanggal 9 November 2017.