modul 7 manajemen investasi ti sektor pemerintah

Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan

Institut Teknologi BandungInstitut Teknologi Sepuluh November

Universitas Gajah MadaUniversitas Indonesia KEMKOMINFO

SERTIFIKASI KOMPETENSI DASAR - CHIEF INFORMATION OFFICER

“OPTIMALISASI STRATEGI SUMBER DAYA INFORMASI SERA TEKNOLOGI INFORMASI”

Nama Pembicara

Asal Kelompok KeilmuanAsal FakultasAsal Institusi

Alamat email pembicara

Manajemen Investasi TISektor Pemerintahan

KEMKOMINFO

SKKNI v.1.0.3 !!!!!

Merencanakan dan Mengendalikan Investasi Teknologi Informasi (Clinger-Cohen 7.0) CIO memahami pentingnya

perencanaan dan analisis investasi sehingga setiap investasi yang dikeluarkan selalu terjustifikasi dengan baik.

KEMKOMINFO

SKKNI v.1.0.3 !!!!!

Mengidentifikasi dan mengevaluasi praktek terbaik yang ada terkait dengan Manajemen Investasi Teknologi Informasi.

Memahami metodologi untuk melakukan analisis risiko, ekonomi, dan biaya-manfaat.

Memahami model dan metode manajemen risiko.

Memahami konsep pembobotan manfaat dari alternatif investasi TI.

Mengkaji dampak proyek-proyek pemerintah yang bersifat lintas sektor.

Memahami model dan metode investasi.

Memahami metode analisis kasus bisnis.

Memahami proses evaluasi investasi

Memahami manajemen portofolio TI

KEMKOMINFO

Agenda

Alasan berinvestasi TIK

Bentuk-bentuk pendanaan TIK Pemerintah

Pihak-pihak dalam perencanaan anggaran TIK

Pengelompokan jenis investasi TIK (dalam model portofolio)

Pengelolaan resiko dalam investasi TIK

Pembuatan business case berikut ukuran keberhasilannya

Teknik pemilihan dan prioritisasi kandidat proyek-proyek investasi TI sektor pemerintahan

Monitoring & evaluasi investasi TI

KEMKOMINFO

Apakah Alasan Berinvestasi di Proyek dan Kegiatan TI?

KEMKOMINFO

Jenis Manfaat TI bagi Tiap Jenjang Organisasi

• Ketersediaan infrastruktur (mis: email, browsing)• Biaya per transaksi yang lebih nurah• Waktu pemrosesan transaksi yang lebih cepat

• Biaya implementasi fitur baru akan lebih murah dan lebih cepat

• Biaya perawatan yang lebih murah

• Pengambilan keputusan oleh Menteri / Kepala Lembaga lebih cepat dan well-informed

• Dukungan terhadap sasaran strategis organisasi atau program kerja pemerintah

• Peningkatan pendapatan (Pajak & PNBP)

• Peningkatan efisiensi dan efektifitas sumber daya organisasi (mis: SDM, uang, waktu, ruangan/space)d

• Penyediaan layanan kepada publik atau stakeholder yang inovatif dan tepat guna

• Peningkatan kerjasama dengan mitra kerja pemerintah lainnya, asosiasi, penyedian jasa atau swasta lainnya,

• Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku (UU, PP, Kepres, Kepmen, dst.)

Jenjang di bawah:• Perubahan bersifat

evolutif• Lebih mudah

mendapatkannya• Orientasinya pada

penghematan

Jenjang di atas:• Perubahan

bersifat revolutif• Lebih sulit

mendapatkannya• Orientasinya

pada peningkatan kinerja atau pencapaian sasaran strategis

KEMKOMINFO

Investasi TIK di Tingkat Nasional

Dari perspektif nasional: Sebagian besar untuk keunggulan bersaing dan

komparatif pembangunan ekonomi, pendidikan, layanan sosial

Dari perspektif donor:

Pengentasan Kemiskinan dan Tujuan Pembangunan Milenium (MDG)

Konsensus:

Pembangunan Ekonomi dan Pengentasan Kemiskinan + MDG

KEMKOMINFO

Difusi TIK dan Pertumbuhan Ekonomi Global (1)

Pertumbuhan pesat TIK dimana-mana

Mengarah ke ‘ubiquitous computing’

Perubahan dalam melakukan berbagai hal

Teknologi untuk semua orang dan segalanya

Dua teknologi yang luar biasa: Wireless

Broadband

KEMKOMINFO

Difusi TIK dan Pertumbuhan Ekonomi Global (2)

Infrastruktur TIK

Aplikasi TIK Aplikasi yang tergolong luar biasa:

e-Commerce

e-Government

Akses lokal dan komunitas

Sejauh ini yang paling penting adalah untuk e-commerce dan e-government

Hukum dan peraturan yang mendukung

E-business

KEMKOMINFO

Dampak TIK Pada Ekonomi

KEMKOMINFO

Berbagai Bentuk Pendanaan TIK

KEMKOMINFO

Bentuk Pendanaan Proyek TIK

1. Pemerintah membiayai proyek-proyek TIK

Pemerintah menyusun rencana dan proyek Dana Pemerintah: bergantung pada anggaran dan

kas negara Dana diraih melalui pajak, retribusi, biaya, dll. Atau

dari bantuan pembangunan yang disampaikan melalui pemerintah.

Negara-negara OECD: Deklarasi Paris – dana bantuan dikelola langsung oleh penerima

Pemerintah melakukan semuanya Menanggung semua risiko proyek Bertanggung jawab untuk semua pekerjaan Memiliki dan mengoperasikan

KEMKOMINFO


2. Model pendanaan campuran : alih-daya, kontrak, dana bersama, dll.

Dana Pemerintah: bergantung pada anggaran dan kas negara

Sektor swasta dapat berperan dalam implementasi dan operasi

Contoh: Alih daya layanan TI atau pelatihan di departemen

KEMKOMINFO


3. Sektor publik memberikan konsesi ke swasta untuk penyediaan layanan publik

Public private partnerships (PPP) Dapat melibatkan 1 atau lebih operator swasta Variasi membangun, memiliki, mengoperasikan, dan

memindahkan Kontrak Tender:

Menilai dan memperhitungkan hal teknis Tender terbuka

Sektor swasta menanggung sebagian besar/seluruh keuangan

Pembagian risiko

KEMKOMINFO


4. PPP multi-stakeholder (1) Beberapa mitra terlibat: sektor publik dan

swasta, masyarakat sipil, donor, dan LSM

Berbagai tujuan pembangunan

Pengembalian finansial yang dapat berjalan

Penguatan institusi dan keberlanjutan pembelanjaan dan hasil pembangunan

KEMKOMINFO


4. PPP multi-stakeholder (2) Fokus yang kuat pada pengentasan

kemiskinan dan pertumbuhan yang pro miskin

Dukungan publik dan politik yang luas

Mendorong terciptanya struktur dan metrik manajemen proyek yang berbasis kinerja, dan juga efisiensi dalam manajemen proyek. PPP mendorong manajemen berbasis hasil (RBM)

KEMKOMINFO


4. PPP multi-stakeholder (3) Contoh:

Proyek yang membutuhkan banyak konsultasi Akses lokal dan komunitas/proyek telecentre Proyek Akses Universal: untuk mengurangi dana

publik akan layanan TIK di area yang tidak ekonomis dengan mendorong dana subsidi rendah untuk fasilitas akses

Sumber pendanaan potensial Swasta Pemerintah FDI Bantuan Subsidi (dana akses universal)

KEMKOMINFO


5. Kontribusi filantrofi oleh sektor swasta (1)

Ford Foundation Rockefeller Foundation The Bill and Melinda Gates Foundation (25 triliun

USD untuk pendanaan kesehatan dan pendidikan)

Hariri Foundation (Libanon) Sebanyak 100-an dari berbagai belahan dunia

Hibah dari lembaga dan organisasi sukarela negara-negara anggota OECD meningkat dari 8,8 triliun USD pada tahun 2002 menjadi 14,6 triliun USD pada tahun 2006

KEMKOMINFO



Sumbangan tunai perusahaan

Perusahaan Global Fortune 500: ~ 12 miliar USD tunai dan sekitar 10-15 miliar USD donasi in-kind setiap tahunnya

10-15% total kontribusi global oleh perusahaan- perusahaan global Fortune 500 juga menjangkau negara-negara bependapatan rendah

Banyak pendanaan datang melalui donasi ke proyek-proyek sosial pada level lokal dan komunitas

KEMKOMINFO



Tata di India memberikan 2,7% total pendapatannya

Pakistan Telecom memberikan 0,074 %

Cisco berkontribusi melalui Cisco Academy

HP bekerja sama dengan UNDP (SDNP)

BP berencana menginvestasikan lebih dari 500 juta USD pada tahun-tahun berikutnya

Barrick Gold, salah satu produsen emas terbesar di dunia, menginvestasikan 3,4 juta USD untuk jalur pipa air sepanjang 47 km di Tanzania

KEMKOMINFO


6. Variasi dari berbagai pilihan tersebut adalah ‘sumber terbaik’ berdasarkan uji pasar

Singapura Jika sebuah perusahaan swasta dapat

memberikan layanan dengan lebih murah dan lebih efektif dibandingkan entitas sektor publik, maka mereka akan disewa untuk melakukan pekerjaan tersebut

Departemen pemerintah mungkin perlu menjustifikasi keberadaan mereka mendorong PPP di e-government

Pendekatan telah diujicoba. Manfaat belum konklusif.

KEMKOMINFO

Pihak-pihak dan Proses dalam Perencanaan & Evaluasi Penganggaran Pemerintah

Satuan kerja teknologi informasi

Sekretariat direktorat jendral

Sekretariat jendral

Kementrian / Lembaga (DJ Anggaran)

Dewan Perwakilan Rakyat

Kementrian / Lembaga (DJ Perbendaharaan)

Inspektorat Jendral

Badan Pemeriksa Keuangan

Idealnya ada Komite Pengarah TI pada level Kementrian / Lembaga, yang terdiri dari business manager (pejabat) dari setiap eselon II (atau wakilnya), termasuk wakil pengguna, yang juga menetapkan kesepakatan investasi bersama.

KEMKOMINFO

Manajemen PortofolioInvestasi TI

KEMKOMINFO

Teknik Prioritisasi & Penjadwalan Investasi TI

Untuk Strategi Implementasi IT Plan xyz, dalam menentukan urutan kegiatan yang akan dilakukan beberapa tahun kedepan, tim konsultan akan mengawalinya dengan merekomendasikan seluruh kegiatan terkait infrastruktur dan prasysarat yang memungkinkan XYZ memiliki strategic flexibility yang harus dibangun terlebih dahulu. (disini akan digunakan Project Requisite Method)

Pada saat yang sama saat sedang membangun infrastruktur (prasyarat) tersebut, jika memungkinkan, bangun satu saja dahulu aplikasi yang resikonya paling rendah dan kalau bisa paling banyak manfaatnya. Inilah yang dimaksud dengan ‘Quick Win’. Namun harus diperhatikan bahwa membangun quick win dengan infrastruktur yang sembarangan justru akan mengacaukan investasi jangka panjang.

Sesudah itu, mulai dikerjakan proyek-proyek dengan prioritas tinggi dengan business milestone yang telah ditetapkan terutama yang terkait erat dengan isu deadline compliance.

KEMKOMINFO

Kemudian dilakukan perkerjaan yang high value dengan resiko yang rendah (disini akan digunakan teknik IT Portfolio Management, Leliveld, 2005)

Jika diperlukan, dalam menentukan proyek mana yang memiliki value paling tinggi, relatif terhadap Balanced Scorecard XYZ. (dapat dipergunakan BSC/CSF Alignment Method)

KEMKOMINFO

Manajemen Portofolio(berdasarkan contoh dari Val IT 2.0)

Pembagian atas kelompok proyek yang investasinya sudah disetujui dan yang belum disetujui

Berdasarkan wajib atau tidak. Dalam konteks pemerintahan, biasanya kepatuhan terhadap seluruh jenjang peraturan perundangan menjadi hal yang utama/wajab (mandatory).

KEMKOMINFO

Business Case

(Kasus Bisnis Untuk Setiap Investasi)

KEMKOMINFO

Penyusunan Business Case

Bermanfaat untuk meyakinkan pihak-pihak penentu kebijakan penganggaran, bahwa investasi TI akan membawa manfaat optimal dengan resiko yang terkendali

Manfaat biasanya dapat dicocokkan dengan IT BSC atau BSC organisasi

Satu proyek TI biasanya ada satu business case.

KEMKOMINFO

Business Case, Isi & Evaluasinya

Sumber: Val IT 2.0

KEMKOMINFO

Kisi-kisi dari Business Case

Nama proyek TI

Ringkasan eksekutif

Manfaat (bisnis) yang pada akhirnya diharapkan bagi stakeholder

Kemampuan/kapabilitas/kegiatan satuan kerja yang ingin dibuat/diadakan/diciptakan, baik dari kacamata bisnis, atau secara teknis

Ukuran keberhasilan (harus terukur)

Pilihan-pilihan solusi implementasi TI-nya

Biaya investasi (dan pemeliharaan tahunannya)

Asumsi-asumsi (jika ada)

Skor antar kandidat proyek-proyek TI

Deskripsi rencana implementasi proyek

Resiko yang mungkin muncul dan pengendaliannya

Rekomendasi

KEMKOMINFO

Business case dalam KAK

Untuk alasan kepraktisan, daripada membuat business case, dapat disarankan agar membuat “Kerangka Acuan Kerja” dengan kisi-kisi yang mencakup kisi-kisi business case.

Tentu, kisi-kisi yang umum pada KAK lainnya seperti kebutuhan jumlah dan kualifikasi tenaga ahli, jadwal dan laporan-laporan akhir, juga tetap ada dalam KAK.

KEMKOMINFO

Model Investasi TI Pemerintahan

KEMKOMINFO

Pendekatan CBA dalam Institusi Pemerintahan

Dalam institusi pemerintahan, tidak mengenal adanya ROI dalam investasi proyek

Proyek dikerjakan karena pada dasarnya sesuai dengan arahan strategis institusi itu

Pendekatan CBA (cost benefit analysis) yang akan kami jelaskan selanjutnya ini diturunkan dari model Information Economics (Parker, et.al., 1988)

Namun model disederhanakan dan disesuaikan dengan kebutuhan institusi pemerintahan seperti Kementrian / Lembaga, dengan memfokuskan pada analisa non-finansial.

Analisa CBA finansial dihilangkan dari model karena dalam institusi pemerintahan yang diperhatikan adalah masalah ketersediaan anggaran.

Selanjutnya model CBA non-finansial ini akan dirujuk dengan nama Model Investas TI Pemerintahan (MITIP)

KEMKOMINFO

Penggunaan MITIP

MITIP dipergunakan dalam memilih proyek-proyek mana yang diprioritaskan akan di jalankan.

Jadi, sebelum menggunakan MITIP, harus sudah ada daftar kandidat proyek-proyek, misalnya daftar kandidat proyek-proyek dari tabel analisa kesenjangan

Urutan prioritas proyek yang dihasilkan MITIP tidak bersifat mutlak, tetapi bisa menjadi salah satu dasar utama dalam pemrioritasan proyek

Dari daftar prioritas proyek-proyek itu, kemudian bisa disusun lebih rapi kembali dengan metode project prerequisite method dan business alignment method.

Sekedar untuk catatan, MITIP dibuat dengan tujuan kemudahan penggunaan, jadi memang terjadi simplifikasi yang signifikan dari model asal.

KEMKOMINFO

Komponen Model Investas TI Pemerintahan (MITIP)

• Strategic Alignment (SA)• Management Information (MI)• Organizational Risk (OR)• Customer Response (CuR)• Compliance Response (CoR)

Businees Domain

• IS Architecture (ISA)• IT Infrastucture Architecture

(ITA)• Technical Availability (TA) • Definitional Certainity (DC)

Technology Domain

KEMKOMINFO

Kalkulasi Business Domain

Kode Pertanyaaan Skala Sikap Skor

SA Proyek ini selaras dengan sasaran strategis Kementrian / Lembaga

Sangat Setuju (5)

Setuju (4)

Netral (3)

Tidak Setuju (2)

Sangat Tidak Setuju (1)

MI Proyek ini dapat membantu pengambilan keputusan lebih baik

Sangat Setuju (5)

Setuju (4)

Netral (3)

Tidak Setuju (2)


OR Proyek diperkirakan memiliki masalah /resiko dalam pengoranisasian proyek

Sangat Setuju (1)

Setuju (2)

Netral (3)

Tidak Setuju (4)


CuR Proyek dapat merespon kebutuhan pelayanan masyarakat

Sangat Setuju (5)

Setuju (4)

Netral (3)

Tidak Setuju (2)


CoR Proyek dapat merespon kebutuhan peraturan perundangan

Sangat Setuju (5)

Setuju (4)

Netral (3)

Tidak Setuju (2)


KEMKOMINFO

Kalkulasi Technology Domain

Kode Pertanyaaan Skala Sikap Skor

ISA Proyek ini selaras dengan cetak biru arsitektur sistem informasi Kementrian / Lembaga

Sangat Setuju (5)

Setuju (4)

Netral (3)

Tidak Setuju (2)


ITA Proyek ini selaras dengan cetak biru arsitektur infrastruktur teknologi informasi Kementrian / Lembaga

Sangat Setuju (5)

Setuju (4)

Netral (3)

Tidak Setuju (2)


TA Proyek ini cukup memanfaatkan infrastruktur (hw, sw dan skill) yang sudah tersedia di Kementrian / Lembaga

Sangat Setuju (5)

Setuju (4)

Netral (3)

Tidak Setuju (2)


DC Kebutuhan (requirement) proyek ini sudah terdefinisi dengan jelas dan disepakati

Sangat Setuju (5)

Setuju (4)

Netral (3)

Tidak Setuju (2)


KEMKOMINFO

Cara Melakukan Kalkulasi

Untuk setiap proyek, tentukan skala sikapnya dalam setiap barus (row), tuliskan pada kolom ‘Skor’

Lalu, pada rata-ratakan kolom ‘Skor’

Rata-rata tersebut menjadi skor tiap proyek

Semakin tinggi skor proyek, semakin tinggi prioritas proyek itu

Contoh:Prioritas Kandidat Proyek Skor

1 Proyek perencanaan aplikasi XYZ tahap 1 4,8

2 Proyek pengadaan WAN dan VPN bersama antar eselon I

4,1

3 Proyek pengadaan dan componentware tahap 1 3,5

4 Proyek pembuat aplikasi kebersihan fasilitas gedung

2,2

KEMKOMINFO

Catatan khusus penggunaan MITIP

MITIP sebaiknya dipergunakan manakala organisasi sudah berada dalam keadaan IT yang relatif stabil lingkungannya.

Bagi organisasi yang TI-nya baru dikembangkan, sebaiknya pengembangan difokuskan pada pengembangan infrastuktur / pra-sarana prasyarat dahulu

Kalau infrastruktur sudah cukup stabil, maka MITIP dapat dipakai

MITIP berbeda penggunaannya dengan business case. MITIP dipergunakan antar banyak kandidat investasi proyek, sedangkan business case untuk menganalisa setiap proyek (satu per satu)

KEMKOMINFO

Pemantauan pasca investasi / pasca implementasi

KEMKOMINFO

Post implementation review

Proyek berakhir setelah user acceptance test dan pendatanganan berita acara serah terima

Namun post implementation review, salah satuya berguna untuk mengukur apakah manfaat yang dijanjikan di business case tercapai apa tidak

Itulah mengapa diperlukan ukuran keberhasilan yang mudah mengukurnya saat pembuatan business case, agar nanti saat post implementation review, akan mudah melakukan penilaiannya

Jadi pada dasarnya, post implementatioin review dilakukan dengan dasar business case

Sebaiknya, organisasi harus bisa menarik pelajaran dari seluruh kesalahan yang dilakukan dalam proyek

KEMKOMINFO

Pitfalls saat evaluasi

Evaluasi dan audit yang dilakukan oleh Inspektorat Jendral dan/atau BPK, meskipun saat ini ada beberapa yang sudah masuk ke audit TI, namun secara umum evaluasi investasi proyek-proyek TI masih dititikberatkan pada kepatuhan dan tertib administrasi

Sedangkan masalah apakah manfaat yang diharapkan (oleh business case) tercapai apa tidak, belum menjadi patokan dalam audit/evaluasi,

modul 7 manajemen investasi ti sektor pemerintah

Documents