i

MMoodduull

22

TTaattaa SSuurraatt DDiinnaass

DDiikkllaatt TTeekknniiss AAddmmiinniissttrraassii UUmmuumm ((GGeenneerraall AAddmmiinniissttrraatt iioonn))

EEsseelloonn

IIVV

i

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat.

Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya.

Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP).

Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer.

Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.

ii

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing.

Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan.

Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

iii

KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH

Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004, telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah, yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat, dan meningkatkan daya saing daerah.

Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara, salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. Dengan demikian, dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai.

Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah, pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem, kelembagaan, dan individu, yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang, menengah, dan pendek, serta mencakup multistakeholder, bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah, dan mengacu pada kebijakan nasional.

Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah, Departemen Dalam Negeri, dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda, Bank Pembangunan Asia (ADB), dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem, kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP).

iv

Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS.

Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah, dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test), juga melibatkan pejabat daerah, agar diperoleh kesesuaian/relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini, selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri, dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspek-aspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber.

Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat, maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah, khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah, telah siap untuk dilaksanakan. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula, yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi.

v

DAFTAR ISI

Sambutan Deputy IV - LAN ......................................................................................... i

Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah - Depdagri ............................................... iii

Daftar Isi ....................................................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 1

A. Deskripsi Singkat .................................................................................. 1

B. Hasil Belajar.......................................................................................... 2

C. Indikator Hasil Belajar .......................................................................... 2

D. Pokok Bahasan ...................................................................................... 2

BAB II PENGERTIAN, FUNGSI, PEDOMAN UMUM DAN ............................. 4

FORMAT SURAT DINAS........................................................................... 4

A. Pengerian, Tujuan, dan Fungsi Surat .................................................... 5

B. Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien, Syarat Dasar Penulis Surat, dan Langkah-langkah Penulisan Surat....................................... 7

C. Pedoman Umum.................................................................................... 9

D. Ketentuan Surat-menyurat................................................................... 11

E. Format Surat Dinas.............................................................................. 15

F. Latihan................................................................................................. 24

G. Rangkuman.......................................................................................... 24

BAB III BAGIAN-BAGIAN SURAT, PENGGUNAAN BAHASA, ..................... 25

DAN MEDIA SURAT DINAS ................................................................... 25

A. Bagian-bagian Surat ............................................................................ 25

B. Media/Sarana Surat Menyurat............................................................. 53

C. Penanganan Surat ................................................................................ 56

D. Latihan................................................................................................. 63

E. Rangkuman.......................................................................................... 63

vi

BAB IV PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LOGO, DAN CAP DINAS .......................................................................................................... 65

A. Penggunaan Lambang Negara............................................................. 65

B. Penggunaan Logo................................................................................ 66

C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama.............. 66

D. Penggunaan Cap Dinas ....................................................................... 66

E. Pengawasan ......................................................................................... 68

F. Latihan................................................................................................. 68

G. Rangkuman.......................................................................................... 68

Daftar Pustaka

Lampiran

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Deskripsi Singkat

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan instansi pemerintah, seperti sekretariat lembaga tinggi negara, kementerian, dan lembaga pemerintah nondepartemen serta lembaga pemerintah lainnya di pusat dan daerah.

Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum berdasarkan surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36/M.PAN/2/2002, tanggal 8 Februari 2002 tentang Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi Umum di Lingkungan Aparatur Negara, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, tata kearsipan, dan tata ruang perkantoran.

Tata persuratan dinas, yang merupakan bagian dari tata naskah dinas adalah sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, ralat.

Selama ini, penyelenggaraan tata naskah dinas, antara lain adalah tata persuratan dinas di lingkungan instansi pemerintah baik di pusat maupun di daerah belum memperoleh kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran. Keterpaduan tata naskah dinas di berbagai instansi pemerintah sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis instansi pemerintah pusat dan daeah dalam menyelenggarakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasil guna. Untuk itu, mengingat pentingnya peranan penyampaian informasi untuk meningkatkan kapasitas pemda, dalam rangka peningkatan efisiensi dan perwujudan administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, serta pelayanan publik inilah yang menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya Diklat Teknis Administrasi Umum sebagai bagian dari sejumlah Diklat lainnya dalam Paket C.1 (Curriculum Development, Training of Trainers, and Training of Training Managers). Paket C.1 merupakan salah satu kegiatan dari serangkaian kegiatan dengan menggunakan dana loan dari Asian Development Bank (ADB) dengan Loan No. 1964-IN, yang ditujukan guna membiayai proyek Membangun Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Projek Desentralisasi atau Sustainable Capacity Building for Decentralization Project (SCB-DP).

2

Diklat Administrasi Umum untuk Eselon III dan IV ini, dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap para pejabat Eselon IV tentang tata persuratan dinas, yang mencakup pengertian, fungsi, pedoman penulisan surat dinas, bentuk surat-menyurat, cara penyusunannya dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, media/sarana surat-menyurat, penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. Untuk melengkapi modul ini, dilampirkan pula Daftar Ejaan Kata dan Istilah Bahasa Indonesia.

B. Hasil Belajar

Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan mampu membuat berbagai bentuk surat-menyurat, dengan menggunakan media/sarana secara berdayaguna dan berhasilguna, dan menggunakan lambang, logo dan cap dinas secara tepat.

C. Indikator Hasil Belajar

Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan dapat:

1. Menjelaskan pengertian, fungsi, pedoman umum, dan ketentuan surat menyurat;

2. Menjelaskan berbagai bentuk surat-menyurat dengan baik dan benar; 3. Membuat surat dengan berbagai bentuknya dengan susunan bagian-

bagian surat secara tepat serta menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar;

4. Menggunakan sarana/media surat-menyurat secara berdaya guna dan berhasilguna;

5. Menggunakan logo, lambang, dan cap dinas secara tepat.

D. Pokok Bahasan

1. Pengertian, fungsi, pedoman umum dan ketentuan surat-menyurat; 2. Bentuk surat-menyurat dinas, media, susunan bagian-bagian surat, serta

menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar 3. Lambang negara, logo dan cap dinas.

3

Catatan: Petunjuk Belajar

Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran mata Diklat ”Tata Persuratan Dinas” dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai secara baik, Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab.

2. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab IV.

3. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab.

4. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda. Untuk itu, belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda dapat melakukan seorang diri, berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama, atau berbeda dengan Anda dalam hal pemeritah daerah.

5. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segan-segan bertanya kepada kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam pemerintahan daerah.

4

BAB II PENGERTIAN, FUNGSI, PEDOMAN UMUM DAN

FORMAT SURAT DINAS

Setelah mempelajari Bab II ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan pengertian, tujuan dan fungsi surat, pedoman umum, dan ketentuan-ketentuan surat-menyura, dan format surat dinas.

Dalam kehidupan sehari-hari, Anda sebagai pegawai pemerintah daerah baik di kabupaten maupun kota, pasti bergaul dengan siapa saja. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai, Anda bergaul dengan pegawai yang lain, dan dengan pemimpin Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat, Anda akan bergaul dengan tetangga Anda, dengan ketua RT, dengan ketua RW, lurah dan sebagainya. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga, Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orangtua Anda. Demikian pula, dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu instansi atau departemen akan berhubungnan atau berkomunikasi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya.

Komunikasi itu selain dapat dilakukan secara lisan, dapat pula dilakukan secara tertulis. Komunikasi yang dilakukan secara lisan menuntut adanya pembicara dan lawan bicara, pembicara dan lawan bicara hadir bersama pada suatu tempat, misalnya di ruang kerja, di rumah, kampus. Sementara itu, komunikasi yang dilakukan melalui telepon, radio, atau televisi merupakan jenis komunikasi lisan yang bersifat tidak langsung. Selanjutnya, komunikasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas.

Dewasa ini, dalam kehidupan yang penuh kesibukan, suatu komunikasi tidak selalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal ini, jika tidak dapat dilakukan secara lisan, komunikasi itu dapat secara tertulis. Salah satu sarana komunikasi tertulis yang umum dikenal adalah surat. Dengan demikian, surat pada dasarnya merupakan salah satu sarana komunikasi yang dilakukan secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.

Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu pihak pertama pengirim surat, dan pihak kedua, penerima surat. Pihak pertama atau pengirim surat dapat berupa perseorangan atau instansi dan demikian pula halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Dalam hubungan itu, surat dapat juga dipanding sebagai wakil dari penulisnya. Oleh karena itu, segala sesuatu yang ditulis di dalam surat dapat dinilai sebagai cermin pribadi, organisasi, atau instansi pengirimnya. Atas dasar itu, sebaiknya dibuat semenarik mungkin, baik

5

dalam segi bentuk maupun isinya, agar dapat memberikan citra yang baik kepada peribadi penulis atau instansinya.

A. Pengerian, Tujuan, dan Fungsi Surat

1. Pengertian Tata Persuaratan Dinas

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana Anda ketahui, bahwa komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada.

Dari uraian singkat di atas mudah Anda mengerti dan rumuskan apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin (1996: 2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).

Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai, misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain.

Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain.

Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapa pun yang mendalami korespondensi, karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. Namun demikian, kiranya perlu Anda cermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless office”. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.

Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Sesudah Anda memahami pengertian umum mengenai surat, baiklah Anda sekarang mempelajari tentang pengertian Tata Persuratan Dinas.

Tata Persuratan Dinas, mengacu pada Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang dimuat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur

6

Negara Nomor: 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Bab IVa menyatakan bahwa : Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

2. Surat Dinas

Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.

Surat-menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan memakan banyak waktu dan biaya. Tata Persuratan Dinas yang baik akan meningkatkan dayaguna dan hasilguna instansi pemerintah.

3. Tujuan Umum Surat

Dalam setiap proses komunikasi, pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.

4. Fungsi Surat Dinas

Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Informasi dapat berupa pemberitahuan, tugas, perintah, permintaan, teguran, penghargaan, panggilan, perjanjian, laporan, penawaran, pesanan, pengantar, putusan, dan sebagainya. Dalam kaitan itu, surat-antara lain-mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis/instansi pengirimnya untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya;

b. surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan;

7

c. surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi atau juklak;

d. surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, misalnya surat-surat perjanjian;

e. surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif;

f. Surat dinas sebagai jaminan keamanan, misalnya surat jalan.

Di samping itu, jika dibandingkan dengan sarana komunikasi yang lain, surat juga memiliki kelebihan, yaitu:

a. merupakan bukti tertulis yang sah secara hukum; b. biayanya relatif murah c. dapat menjangkau seluruh pelosok dunia; d. dapat disimpan dalam jangka waktu yang relatif lama; e. dapat menghindari terjadinya kesalahpahaman.

B. Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien, Syarat Dasar Penulis Surat, dan Langkah-langkah Penulisan Surat

1. Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien

Sebagai sarana komunikasi, surat harus dapat menyampaikan informasi secara tepat sesuai dengan maksud dikehendaki oleh penulis atau pengirim surat. Untuk itu, Anda seyogianya memperhatikan beberapa kriteria berikut ini yang dapat dipertimbangkan dalam penyusunan surat agar surat yang disusun dapat menjadi lebih efektif dan efisien.

a. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. Untuk itu, Anda sebagai pengonsep surat hendaknya mempunyai pengetahuan dasar tentang surat-menyurat, memahami prosedur surat menyurat, dan memiliki keterampilan tentang teknik penyusunan surat.

b. Surat sebaiknya Anda susun secara sederhana, dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. Oleh karen itu, pengonsep surat perlu memahami masalah-masalah yang menjadi pokok surat.

c. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Surat dikatakan jelas, jika isi atau informasi yang disampaikan di dalam surat mudah dipahami dan

8

unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit. Surat dikatakan lugas jika bahasa yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau basa-basi. Untuk itu, pengonsep surat harus mempunyai wawasan dan kemampuan berbahasa Indoesia dengan baik dan benar serta mampu menggunakannya secara tepat.

d. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Artinya, pernyataan yang digunakan sopan, simpatik, serta tidak menyinggung perasaan penerima surat.

e. Surat sebaiknya bersih dan rapi. Untuk itu, kertas yang digunakan harus pula bersih, diketik rapi. Selain itu surat harus bersih dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragaman pola bentuk

2. Syarat Dasar Penulis Surat

Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik, dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas, Anda sebagai penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut:

a. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat;

b. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan; c. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima; d. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis

dan pembaca; e. Pengetahuan tentang teknik korespondensi;

Tentu saja, akan lebih menguntungkan apabila Anda sebagai penulis surat dalam hal-hal tertentu; mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya.

3. Langkah-langkah Menulis Surat

Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat, tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat, maka langkah teknis yang berikutnya adalah:

9

a. Penegasan tujuan pokok penulisan surat; b. Pengumpulan data/informasi; c. Perkiraan tentang pembaca; d. Penyusunan draf atau konsep; e. Penyelesaian.

Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas, bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu.

Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali, biasanya dibuat formulir atau surat isian. Agar Anda dalam kegiatan menyelenggarakan surat-surat dinas secara berdayaguna dan berhasilguna, maka Anda perlu mengacu pada pedoman umum sebagaimana yang akan diuraikan dalam penjelasan berikut.

C. Pedoman Umum

Pedoman umum ini perlu Anda pegang teguh dalam menyelenggarakan tata persuratan dinas :

1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti, agar tidak menimbulkan salah penafsiran.

2. Koordinasi antarpejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalanya diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan surat dinas diperlukan koordinnasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai dengan penyusunan draf, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.

3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

4. Jawaban terhadap surat masuk

a. Instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima suarat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas.

b. Instansi penerima harus memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim

5. Batas waktu jawaban surat

10

Jawaban surat disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang bersangkutan:

a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;

b. Segera, dengan batas waktu 2x24 jam setelah surat diterima; c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari

6. Waktu penandatangan surat Waktu penandatanganan surat dinas harus memperhatikan jadwal pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing, dan segera dikirim setelah ditandatangani

7. Penggandaan/Kopi surat Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “tembusan”. Kopi surat dibuat terbatas, hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:

a. Kopi tembusan Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait;

b. Kopi laporan Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang; dan

c. Kopi untuk arsip Kopi surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip.

8. Lampiran Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.

9. Tingkat keamanan a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas

yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara

b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara.

c. Konfidensial disingat (K), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.

d. Biasa disingkat (B) tingkat keamanan suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti

11

bahwa ini surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

10. Kecepatan penyampaian a. Amat Segera/Kilat, surat dinas harus diselesaikan /dikirim

/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. b. Segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam

waktu 2x24 jam; dan c. Biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut

urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir, batas waktu 5 hari.

D. Ketentuan Surat-menyurat

1. Komunikasi Langsung

Surat dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal). Jika surat tersebut untuk pejabat yang bukan kepada instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi, tetapi dicantumkan ungkapan u.p. (untuk perhatian) pejabat yang berangkutan.

2. Alur Surat-menyurat

Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang, sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.

Surat-menyurat yang bersifat operasional teknis diatur lebih lanjut oleh masing-masing instansi.

3. Kewenangan Penandatanganan

a. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat-menyurat dinas antar/ke luar instansi pemerintah yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.

b. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangi surat-menyurat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpnan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani; dan

c. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatangan korespondensi kepada penjabat/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:

12

1) Sekretaris Jenderal/Sekretaris Menteri/Sekretaris Utama LPND/Pimpinan Sekretariat Lembaga Tinggi, Sekretaris Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota dan lembaga lainnya dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat-menyurat tentang supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh organsasi lini di instansi masing-masing.

2) Pimpinan Organisiasi Lini pada masing-masing jajaran instansi pemerintah, dapat memperoleh penyerahan/pelimaphan kewenangan dan penandatangan surat-menyurat yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.

4. Rujukan

a. Surat dinas yang memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.

b. Cara menulis rujukan 1) Rujukan berupa naskah

Penulisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat tentang naskkah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan dan subjek naskah dinas.

2) Rujukan berupa surat dinas

Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatanganan, nomor surat, tanggal penandatanganan.

3. Rujukan berupa rujukan elektronis

Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronis), diatur tersendiri.

c. Rujukan surat kepada instansi nonpemerintah

Rujukan tidak harus dicantumkan pada surat dinas yang diajukan kepada instansi nonpemerintah.

13

5. Disposisi

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah surat menyurat yang bersangkutan.

Format Disposisi, lihat Contoh 2.1.

6. Penanganan Surat dengan Tingkat Kemanan Tertentu

Surat-menyurat yang mengandung materi dengan tingkat pengamanan tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia, Konfidensial/Terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut dikopi, cap tingkat keamanan pada kopi harus dengan warna yang sama dengan warna pada surat asli.

14

Contoh 2.1.

Format Disposisi

NAMA INSTANSI

..............................................................................

................................Unit Kerja ............................

...................................alamat ..................................

LEMBAR DISPOSISI

Agno : Tkt. Keamanan : SR / R / K / B

Tanggal Penerimaan : Tgl. Penyelesian :

Tanggal dan Nomor Surat : .............................................................................

Dari : .............................................................................

Ringkasan Isi : .............................................................................

.............................................................................

.............................................................................

Lampiran : .............................................................................

DISPOSISI Diteruskan Kepada Paraf

1.........................................

2. .......................................

3. .......................................

4. .......................................

5. .......................................

6. .......................................

7. .......................................

8. .......................................

9. .......................................

15

E. Format Surat Dinas

Salah satu hal yang menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Termasuk di dalamnya penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan, dan lain-lain.

Dalam kegiatan surat-menyurat dalam masyarakat, Anda dapat mencermati bahwa adanya berbagai macam format surat dinas yang digunakan oleh instansi yang berbeda. Misalnya, instansi yang satu menempatkan alamat yang dituju di sebelah kanan, sedangkan instansi yang lain menempatkan alamat itu di sebelah kiri. Demikian juga, ada instansi yang surat-suratnya yang tidak menggunakan salam pembuka. Modul ini menggunakan format sebagaimana ditetapkan dalam Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 72/KEP/M.PAN/07/2003, Tentang Pedoman Umum Tata Naskah, sebagaimana dimuat dalam Contoh 3.1. Format ini disebut juga Format setengah lurus b atau Format Surat Resmi Indonesia Versi b. Namun demikian, guna menambah wawasan Anda, berikut akan disajikan beberapa format surat dinas yang lain selain sebagimana diputuskan dalam Kep MENPAN.

1. Format Lurus Penuh (Full Block Style) 2. Format Lurus (Block Style/Modified Block Style) 3. Format Sederhana (Simplified Style) 4. Format Surat Setengah Lurus/ Resmi Indonesia Versi Lama (Semi

Block Style) 5. Format Surat Setengah Lurus/ Resmi Indonesia Versi Baru (Semi Block

Style) 6. Format Takuk atau Format Bergerigi ( Idented Style ) 7. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph)

Untuk jelasnya, Anda dapat mengamati Gambar dari ketujuh format atau gaya (style) surat di bawah ini.

16

Gambar 2.1.

Gambar 2.1. Format LurusPenuh (Full Block Style)

Keterangan:

Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggir kiri.

Nomor : ...........

Tanggal dan tahun

Yth. ......................................... . ................................................. .................................................

Hal : ...........................................

Salam pembuka, ....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

. Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial

KEPALA SURAT

Alamat tujuan

Salam Pembuka

Paragraf Isi

Paragraf Penutup

Logo, dan nama instansi Tempat dan tanggal pembuatan

Hal

17

Gambar 2.1.

Gambar 2.2. Format Lurus ( Block Style/Modified Block Style)

Keterangan:

Semua bagian surat, kecuali tanggal dan salam penutup, diketik mulai dari pasak pinggir kiri yang sama. Tanggal dan salam penutup diketik di sebelah kanan. Pengetikan alinea, sama seperti bentuk lurus penuh.

Nomor : Tanggal, ............. Lampiran : Hal :

Yth. ......................................... .................................................

. ................................................

Salam pembuka, ....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

.

Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial

Alamat yang Dituju

ParagrafPembuka

Paragraf Isi

Paragraf Penutup

KEPALA SURAT

18

Gambar 2.1.

Gambar 2.3. Format Sederhana (Simplified Style)

Keterangan:

Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggi kiri.

Tanggal : Nomor : Lampiran : Hal :

Yth. ......................................... ................................................. .................................................

Salam pembuka, ....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

. Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial

Alamat yang Dituju

Salam Pembuka

Paragraf Isi

Paragraf Penutup

KEPALA SURAT

19

Gambar 2.1.

Gambar 2.4 Format Setengah Lurus Indonesia Versi Lama/Resmi Versi Lama (Semi Block Style/Official Style a.)

Tanggal Nomor : Lampiran : Hal :

Yth. ......................................... .... .......................................... ..............................................

Salam pembuka, ............................................................................................................. ....................................................................................................................

....................................................................................................................

..............................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

...............................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

.............................................................................................................

....................................................................................................................

. Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial

Alamat yang Dituju

Salam Pembuka

Paragraf Isi

Paragraf Penutup

KEPALA SURAT

20

Gambar 2.1.

Gambar 2.5 Format Setengah Lurus Indonesia Versi Baru/Resmi Versi Baru (Semi Block Style/Official Style. b)

Keterangan:

Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggir kiri

Nomor : Tanggal ,........ Lampiran : Hal :

Yth. ......................................... ................................................. .................................................

Salam pembuka, ....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

. Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial

Alamat yang Dituju

Salam Pembuka

Paragraf Isi

Paragraf Penutup

KEPALA SURAT

21

Gambar 2.6. Format Takuk (Idented Style)

. Keterangan:

Pengetikan semua bagian surat dimulai dengan menjorok ke dalam lima ketukan

Nomor : Tanggal

Lampiran : Hal :

Yth. ...................................... ....................................... ....................................

Salam pembuka, ...........................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

............................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

............................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

............................................................................................................

....................................................................................................................

. Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ ........................ ...................... Inisial

Alamat yang Dituju

Salam Pembuka

Paragraf Isi

Paragraf Penutup

Paragraf Pembuka

KEPALA SURAT

22

Gambar 2.7 Format Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Keterangan:

Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggir kiri, kemudian kalimat kedua dan selanjutnya, dimulai dari ketukan ke tujuah

Tanggal : Nomor : Lampiran : Hal :

Yth. ......................................... ............................................ . ..........................................

Salam pembuka, ....................................................................................................................

. .............................................................................................................

............................................................................................................

....................................................................................................................

............................................................................................................

. ............................................................................................................

............................................................................................................

....................................................................................................................

...........................................................................................................

..........................................................................................................

...........................................................................................................

....................................................................................................................

...........................................................................................................

. Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial

Alamat yang Dituju

Salam Pembuka

Paragraf Isi

Paragraf Penutup

KEPALA SURAT

Paragraf Pembuka

23

L

Gambar 2.1.

Gambar 2.8 Format Surat Dinas yang Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor. 72/KEP/M.PAN/07/2003 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.

Nomor : .........., tanggal ........... Lampiran : Hal :

Kepada ............................... .............................. ............................... ....................................(alinea pembuka)............................................. ....................................................................................................................

....................................................................................................................

.....................................(alinea Isi)....................................................... ....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

...............................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

.......................................(alinea penutup)............................................

....................................................................................................................

.

.............Nama jabatan ................ (Tanda tangan dan cap instansi) Nama Lengkap Tembusan 1. ........................ 2. ........................ 3. ......................

Logo NAMA INSTAANSI

................................................. Logo NAMA INSTAANSI

.................................................

Tempat dan tangal pembuatan surat

Nama Jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital

Logo dan nama instansi telah dicetak

Alamat tujuan ditulis di bagian kiri

Nomor : .........., tanggal ........... Lampiran : Hal :

Kepada ............................... .............................. ............................... ....................................(alinea pembuka)............................................. ....................................................................................................................

....................................................................................................................

.....................................(alinea Isi)....................................................... ....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

...............................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

.......................................(alinea penutup)............................................

....................................................................................................................

.

.............Nama jabatan ................ (Tanda tangan dan cap instansi) Nama Lengkap Tembusan 1. ........................ 2. ........................ 3. ......................

Logo NAMA INSTAANSI

.................................................

24

F. Latihan

1. Apa yang Anda ketahui tentang korespondensi? 2. Apa tujuan penulisan surat? 3. Jelaskan fungsi surat! 4. Uraikan secara singkat pedoman dan ketentuan-ketentuan dalam menulis

surat dinas! 5. Jelaskan persyaratan seorang penulis surat yang baik. 6. Buatlah format surat dinas sesuai dengan Keputusan Menpan No. 72

tahun 2003. 7. Apa saja persyaratan yang harus Anda penuhi dalam menulis surat dinas

agar efisien dan efektif? 8. Uraikan bagaimana langkah-langkah menulis sepucuk surat secara

efektif. 9. Ambil sepucuk surat, kemudian sebutkan bagian-bagian surat, kemudian

jelaskan masing-masing bagian surat tersebut. 10. Gambarkan format/gaya surat dari instansi Anda yang ditujukan ke

instansi lain! Dengan memperhatikan hal-hal yang telah Anda pelajari dalam Bab II, coba berikan Anda komentar tentang format surat yang Anda gambar tadi!

G. Rangkuman

1. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat.

2. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari, manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis.

3. Tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi

4. Penulis surat harus memenuhi syarat, baik dalam teknik penulisan, maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat.

5. Surat mempunyai bagian-bagian surat. Tata letak bagian-bagian surat disebut dengan format.

6. Menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format, style, gaya. 7. Berbagai macam format, gaya, style dalam menulis surat, yaitu full

block, modified block, semi block, simplified,official, idented dan hanging paragraph.

25

BAB III BAGIAN-BAGIAN SURAT, PENGGUNAAN BAHASA,

DAN MEDIA SURAT DINAS

Selamat! Anda telah berhasil mempelajari Bab II dengan berhasil. Baiklah kalau begitu Anda meneruskan mempeljari Bab III tentang bentuk, media/sarana, susunan bagian-bagian surat menyusuan suarat dinas dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Marilah mulai dengan mempelajari bentuk-bentuk surat dinas, susunan dan bahasa surat dinas. Anda sudah siap? Baiklah kalau sudah siap. Marilah pertama-tama mempelajari bentuk surat menyurat.

A. Bagian-bagian Surat

Bentuk surat-menyurat dinas instansi pemerintah sesuai dengan kegunaannya, ada beberapa bentuk, yaitu : Surat Dinas, Nota Dinas, Memorandum, Surat Pengantar, dan Surat Undangan.

1. Surat Dinas

a. Pengertian

Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.

b. Pembuatan

Surat Dinas dibuat oleh pejabat/pegawai sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan /Format Surat Dinas

Surat dinas dibuat oleh pejabat/pegawai sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. Salah satu hal

Indikator keberhasilan: setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan bagian-bagian surat, menyusun berbagai surat dinas dengan susunan

yang tepat dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, media dan menangani surat

dinas.

26

yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah susunan/formatnya. Yang dimaksud dengan susunan/format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala, bagian tubuh dan kaki surat. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagian-subbagian.

Bagian yang amat penting di dalam surat adalah pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada penerima surat. Dalam hubungan itu, agar pesan atau informasi tersebut mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengnan menggunakan bahasa efektif. Bahasa yang efektif adalah bahasa yang sederhana, lugas, dan dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin Anda kemukakan. Kesederhanaan itu ditandai dengan penggunaan kata-kata lazim, mudah dipahami, dan tidak berlebihan, sedangkan kelugasan yang dimaksud ditandai dengan penggunaan kata-kata yang tidak mengandung makna ganda atau makna tambahan. Sementara itu, ketepatan yang dimaksud berkaitan dengan penggunaan kata-kata yang dapat mewakili pikiran penulis secara tepat dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

Sehubungan dengan hal tersebut, penggunaan bahasa yang efektif di dalam surat dinas akan dibahas secara terintegrasi dengan pembicaraan tentang bagian-bagian surat. Hal itu dilakukan karena keefektifan penggunaan bahasa tersebut, antara lain, tampak pada bagian-bagian surat, seperti yang dapat Anda cermati lebih lanjut di bawah ini.

Susunan bagian-bagian surat adalah sebagai berikut:

1) Kepala surat a) Kepala surat lazim disebut kop surat. Di dalamnya

terdapat hal-hal sebagai berikut. (1) Nama instansi (2) Alamat instansi (3) Nomor telepon dan faksimil (4) Nomor Kotak pos (5) Nomor kode pos (6) Alamat pos-el (e-mail) dan alamat (web site, kalau ada) (7) Lambang atau logo instansi

Kepala surat semacam ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimil, dan keterangan lain yang

27

berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat. Nama instansi dan unsur alamat yang ditulis ke samping dipisahkan dengan tanda koma, bukan tanda penghubung. Selain itu, kata jalan tidak disingkat menjadi JL. Atau Jln., dan kata telepon pun ditulis lengkap tidak disingkat menjadi Telp. Atau Tlp.

Contoh:

DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Merdeka Timur No. 20, Jakarta, 10110

Telepon (021) 3519070 (Hunting), Faks (021) 3520351, Pos-el :setjen@dkp.go.id

Kotak Pos 4130 Jakarta, 10041

a) Jika kop surat surat menggunakan nama instansi, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, sedangkan jika menggunakan nama jabatan ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan

b) Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas

(1) Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. Dalam penulisannya, tanggal surat, bulan, dan tahun dicantumkan secara lengkap, tidak disingkat. Namun, kata tanggal, bulan, dan tahun tidak perlu dicantumkan.

(2) Tanggal ditulis dengan huruf Arab

(3) Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab

(4) Selain itu, dalam kepala surat dinas biasanya sudah tercantum nama kota tempat instansi itu berada. Oleh karena itu, nama kota tersebut tidak perlu lagi dicantumkan di depan tanggal.

Contoh yang tidak tepat:

Tanggal 25 Bulan Juni 2007

Semarang, 31-04-2007

24 Des ‘07

Contoh yang tepat:

25 Juni 2007

28

31 April 2007

24 Desember 2007

c) Nomor, sifat, lampiran, dan hal di sebelah kiri di bawah nama instansi/jabatan;

(1) Nomor Surat

Nomor surat selalu dicantumkan pada setiap surat dinas yang keluar. Dalam hubungan itu, nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Kecuali itu, nomor surat juga berfungsi sebagai:

alat petunjuk bagi petugas arsip;

alat untuk mengetahui unit asal surat;

alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-surat pada periode tertentu;

alat referensi;

Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik atau pun tanda titik dua dan tanda kurung.

Misalnya:

Nomor :3546/F8/C.11/2007

bukan

Nomor:3546/F8/C.11/2007.

Nomor:3546/F8/C.11/2007.-

(2) Lampiran

Kata lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Lampiran: 5 (lima) lembar

Lampiran: Satu (1) berkas

Lampiran: -

Contoh penulisan yang tepat

Lampiran: Lima lembar

Lampiran: Satu berkas

29

(3) Hal Surat

Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007

Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan

d) Alamat yang Dituju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat

Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa

Jl.Daksinapati Barat IV

Rawamangun

JAKARTA

Contoh penulisan yang tepat

Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69

Jakarta 12190

e) Penggunaan Untuk Perhatian ( u.p)

Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk perhatian) digunakan untuk keperluan berikut:

(1) Untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan Intansi Pemerintah;

(2) Untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat kepada pejabat yang dituju, dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; dan

30

(3) Untuk mempercepat penyelesaian surat, karena tidak harus menunggu kebijakan langsung pimpinan instansi

Contoh:

Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

u.p. Deputi Men.PAN Bidang Tatalaksana

Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69

Jakarta 12190

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh terdiri atas kalimat pembuka, isi dan penutup.

a) Kalimat Pembuka

Bagian isi surat ditulis sesuai dengan kaidah penulisan yang berlaku yakni dengan memakai huruf besar, huruf kecil, serta tanda-tanda baca sesuai dengan aturan yang berlaku. Biasanya ada kalimat-kalimat tertentu yang umum digunakan sebagai kalimat pembuka.

Yang perlu diperhatikan di sini ialah beberapa kalimat rancu yang sering dipakai orang dalam memulai suratnya, sehingga tidak lagi terasa kesalahannya.

Contoh:

(1) Bersama ini kami kabarkan kepada Ibu bahwa ……………………..

Ungkapan bersama ini artinya ‘bersama-sama dengan ini’ atau ‘seiring dengan ini’. Jadi, tidak dapat dikatakan seiring dengan surat ini kami kabarkan …….. sebab, kabar itu tidak diseiringkan dengan surat, melainkan dituliskan di dalam surat itu. Sebenarnya ungkapan bersama ini biasanya digunakan pada surat pengantar sebab dalam surat pengantar itu dituliskan apa yang dikirimkan seiring dengan surat pengantar itu.

Hendaknya dituliskan :

Dengan surat ini kami kabarkan ……………..

atau : kami beritahukan…………………..

31

1) Kalimat pertama surat biasanya kita mulai antarta lain dengan Surat Anda tanggal … telah saya terima; kadang-kadang orang menulis bukan tanggal melainkan bertanggal atau tertanggal, Tanggal biasanya disingkatnya menjadi tgl., dan tertanggal disingkatkan menjadi ttgl.

2) Menurut makna yang terkandung pada awalan ber dan ter, bentuk bertanggal dapat diterima sebab bertanggal artinya ‘memakai tanggal’, sedangkan tertanggal mengandung arti makna ‘sudah ditanggali’ atau ‘sudah diberi tanggal’

3) Surat Saudara bertanggal 10 Januari 2001, artinya ‘surat Saudara yang dibubuhi tanggal 10 Januari 2001’, sedangkan surat Saudara tertanggal 10 Mei 2001 artinya ‘surat Saudara sudah dibubuhi tanggal 10 Januari 2001’. Untuk apa ditekankan kata “sudah” karena itu memang sudah jelas berdasarkan situasinya. Bentuk tertanggal rupanya lahir karena pengaruh bahasa Belanda “gedatteerd” (bentuk kata lampau). Jadi, bentuk ini sebaiknya dilupakan saja. Boleh menggunakan bentuk tanggal… atau bertanggal … .

b) Isi Surat

Pemakaian alinea/paragraf harus diperhatikan. Ini sering dilupakan. Tidak setiap kalimat harus dimulai dengan alinea/baris baru; sebaiknya tiap alinea memuat satu hal supaya penerima surat dengan mudah menangkap isi surat. Harus pula dijaga agar alinea-alinea itu tidak menjadi terlalu panjang.

(1) Penyusunan Kalimat

Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca.

32

(2) Penyusunan Paragraf

Paragraf adalah sekelompok pernyataan yang berkaitan satu sama lain yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf untuk mempermudah pemahaman penerima, memisahkan atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.

Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Sebaliknya, beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama.

Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Selanjutnya, paragraf dikatakan memiliki kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan, dan saling berkaitan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat, seperti selanjutnya, selain itu, sebaliknya, namun, dan oleh sebab itu, diikat dengan kata ganti, seperti itu, ini, nya, dan tersebut, atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan

Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik.

Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik.

Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Laporan Hasil penelitian itu tertukar.

Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan,

33

yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.

Paragraf ini hanya berisi satu gagasan, yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman, yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan, pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. Jadi, semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimat-kalimat itu saling berkaitan, hendaklah digunakan pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat.

Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf, sebagai berikut.

Laporan tentang hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik. Namun, di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Sebaliknya, hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.

(3) Pilihan Kata

Surat-surat yang resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syarat baik dan baku, lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian ungkapan idiomik, ungkapan penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.

(4) Kata yang Baik dan Baku

Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, entar, kasih, bikin, betulin, kagak dan cuman termasuk tidak baik. Padanan kata-kata tersebut yang dianggap baku adalah bagaimana, mengapa,

34

nanti, beri, membuat, memperbaiki, tidak, dan hanya. Sebagian kata yang baku dapat dilihat di bawah ini.

KATA BAKU KATA TIDAK BAKU

Februari November Senin Jumat Mengubah Kuitansi Teladan Formal Persen Sistem Pertanggungjawaban Pikir Paham

Pebruari Nopember Senen Jum’at Merubah Kwitansi Tauladan Formil Prosen Sistim Pertanggung jawab Fikir Faham

Catatan :

Daftar Ejaan kata dan Istillah Bahasa Indonesia dapat dibaca pada Lampiran 1.

(5) Kata yang Lazim

Surat resmi hendaklah dipilihkan kata-kata yang lazim dalam masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Hidarkanlah perasaan ingin memperlihatkan keintelektualan atau kesarjanaan Anda dengan menggunakan kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya menggunakan istilah bahasa Indonesia. Gunakan kata masukan bukan input, peringkat bukan ranking, patau bukan monitor.

(6) Kata yang Cermat

Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surat itu lebih tinggi pangkat dan kedudukannya, ataukah penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan pengirim surat.

35

(7) Ungkapan Idiomatik

Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Oleh karena itu, unsur-unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik itu, antara lain,

Sesuai dengan Bertemu dengan Berhubung dengan Sehubungan dengan Bertalian dengan Bersamaan dengan Tidak ubahnya seperti Berbicara tentang Berkenaan dengan Disediakan untuk Terbuat dari Terjadi dari Luput dari Terdiri atas Tidak berbeda dengan Disebabkan oleh

(8) Ungkapan Penghubung Kata-kata yang Bermiripan

Ungkapan penguhubung dalam bahasa Indoensia ada dua, yaitu ungkapan penghubung intrakalimat dan ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur dalam suatu kalimat. Yang termasuk ungkapan penghubung intrakalimat adalah antara lain, baik ..........

Maupun..............., antara .................dan, seperti dan misalnya, serta demikian dan sebagai berikut.

(a) baik ........... maupun (b) antara .......... dan (c) seperti dan misalnya

Ungkapan seperti merujuk kepada uraian selanjutnya, sedangkan misalnya merujuk kepada uraian sebelumnya. Dalam hal ini, kedua kata tersebut tidak dapat dipertukarkan.

Contoh:

36

Tidak baku

Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan misalnya map, kertas A 4, spidol, pensil, tinta printer.

Baku

Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan seperti map, kertas A 4, spidol, pensil, tinta printer.

demikian dan sebagai berikut

Ungkapan demikian merujuk ke uraian sebelumnya, sedangkan ungkapan sebagai berikut merujuk ke uraian selanjutnya.

(9) Ungkapan yng Bersinonim

Ungkapan-ungkapan bersinonim berikut tidak digunakan sekaligus karena pengunaan dua kata yang berarti sama merupakan penulisan mubazir. Penulis surat dinas harus menentukan salah satu di antaranya.

Contoh:

Sejak dan dari (tidak digunakan dalam satu kalimat)

Adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)

Seperti dan lain sebagainya (tidak digunakan sekaligus)

Agar dan supaya (tidak digunakan sekaligus)

(10) Kata-kata yang Bermiripan

Dalam bahasa Indonsia terdapat kata-kata bermiripan, baik dari segi bentuk maupun dari segi makna. Bahkan, dari segi makna dapat dikatakan bahwa kata-kata tersebut bersinonim. Yang termasuk kata-kata yang bermiripan, antara lain, suatu dan sesuatu, masing-masing dan tiap-tiap, jam dan pukul, serta dari dan daripada.

(a) Kata suatu dan sesuatu

37

Kata suatu dan sesuatu harus dipakai secara tepat. Kata sesuatu tidak diikuti oleh kata benda, sedangkan kata suatu harus diikuti oleh kata benda.

Tidak Baku

Jika dalam rapat nanti ada sesuatu masalah yang ingin dikemukakan, Anda diharap menyiapkan dahulu sebaik-baiknya

Baku

Jika dalam rapat nanti ada suatu masalah yang ingin dikemukakan, Anda diharap menyiapkannya dahulu sebaik-baiknya.

Jika dalam rapat nanti ada suatu yang ingin dikemukakan, Anda diharap menyiapkannya dahulu sebaik-baiknya.

(b) Masing-masing dan tiap-tiap

Kata masing-masing dan tiap-tiap tidak akan sama pemakaiannya. Kata masing-masing tidak diikuti oleh kata benda, sedangkan kata tiap-tiap harus diikutui kata benda .

(c) Jam dan pukul

Pemakaian kata jam dan pukul harus dipakai secara tepat. Kata jam menunjukkan jangka waktu, sedangkan kata pukul menunjukkan waktu.

Tidak baku

Rapat akan diadakan pada jam 8.00-10.00

Baku

Rapat akan diadakan pada pukul 8.00-10.00

Rapat akan diadakan selama 2 jam, yaitu pukul 8.00-10.00.

(d) Dari dan daripada

Penggunaan dari dan daripada dalam arti ‘milik’ tidak dibenarkan. Kata dari hanya dapat dipakai pada

38

ungkapan yang menunjukkan asal, sedangkan kata daripada hanya dapat dipakai pada ungkapan yang menunjukkan perbandingan.

Tidak Baku

Setiap warga negara berhak mengeluarkan daripada pendapatannya, berserikat dan berkumpul.

Biaya yang dikeluarkan dalam pekerjaan itu lebih besar dari jumlah yang direncanakan.

Baku

Setiap warga negara berhak mengeluarkan pendapatan, berserikat dan berkumpul.

Biaya yang dikeluarkan dalam pekerjaan itu lebih besar daripada jumlah yang direncanakan

c) Pernyataan Penutup

Disampaikan dengan maksud untuk memberikan penekanan akhir pada isi surat dengnan cara yang sopan, dan dengan harapan agar penerima surat merasa dihargai dan bersedia menanggapi isi surat dengan lebih baik.

Pernyataan penutup digunakan untuk mengakhiri surat biasanya berbunyi sebagai berikut:.

(1) Harap Ibu maklum adanya. (2) Demikianlah agar Ibu maklum. (3) Demikianlah hendaknya

Kalimat-kalimat penutup seperti itu tidak perlu lagi dituliskan karena tidak berfungsi apa-apa, tidak mengandung informasi apa-apa lagi. Apalagi jika surat sangat singkat, sedangkan kalimat pertama sudah dimulai Dengan ini kami maklumkkan bahwa …….., lalu kalimat penutupnya berbunyi lagi Harap Ibu menjadi maklum. Kalimat penutup ini menjadi mubazir karena berlebihan.

Ada surat yang diakhiri dengan kalimat, ‘Kami ucapkan banyak terima kasih atas bantuan dan perhatiannya’. Perhatian siapa? Saudara atau Anda. Seharusnya digunakan yang benar adalah:

39

Surat yang diakhiri dengan kalimat penutup, Sekianlah, harap Ibu menjadi periksa. Kalimat penutup surat menjadi periksa seyogyanya tidak digunakan, karena kata periksa dari bahasa Jawa “prikso” artinya lebih kurang sama dengan tahu atau maklum. Jadi, kata periksa yang bermakna tahu atau maklum bukanlah kata baku.

Kata-kata penutup surat yang lain ialah, Sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih atas bantuan Bapak. Kata sebelum dan sesudahnya tak perlu dipakai. Dengan kata sebelum itu seolah-olah mau memaksa orang agar mengabulkan permintaan yang diajukan itu. Pertolongan atau bantuan yang diminta itu belum diperoleh, tetapi sudah mengucapkan terima kasih. Demikian juga penggunaan kata sesudahnya seolah-olah suatu pemaksaan terhadap orang yang dimintai bantuan agar meluluskan permintaan. Bagaimana halnya bila permintaannya ditolak?

(1) Ucapkan terima kasih atas perhatian Bapak, atau Ibu. (2) Atas perhatian Saudara saya ucapkan banyak terima

kasih.

Orang yang dikirimi surat ialah Bapak, Ibu, Saudara, atau Anda (orang kedua) bukan–nya = dia (orang ketiga).

Seperti Anda ketahui dan sadari, dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya, surat, sebagai salah satu jenis karangan tertulis, hendaknya menggunakan bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat, dan penyusunan paragraf. Berikut akan dibahas satu persatu.

3) Kaki Surat

a) Pengunaan garis kewenangan. Pimpinan organisasi instansi pemerintah bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan. Jika seseorang yang bukan pimpinan instansi menandatangani surat dinas, diperlukan garis kewenangan yang menunjukkan materi surat dinas

40

tersebut mencerminkan kehendak atau kebijakan pimpinan. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.

b) Nama jabatan c) Penandatanganan

Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib, karena sebuah surat belum dapat dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya di bahan nama penanda tangan surat.

Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan dua cara

(1) Atas nama (a.n.)

Digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab yang bersangkutan. Pejabat penandatanganan surat dinas bertanggung jawab atas isi surat dinas kepada penanggung jawab, tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang memberikan kuasa.

Contoh :

a.n. Menteri Xxxxxxxxxx

Dirjen Xxxxxxxxx

Nama

(2) Untuk beliau (u.b)

Digunakan jika pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada bawahannya. Oleh sebab itu, digunakan setelah a.n.

Contoh :

a.n. Menteri Xxxxxxxxxxx

Sekretaris Jenderal

u.b Kepala Biro Xxx

41

d) Penandatanganan atas nama pejabat disusun sebagai berikut: (1) Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis

lengkap, dengan huruf kapital, didahului dengan singkatan a.n.

(2) Nama jabatan pejabatan yang menandatangi naskah dinas, dapat ditulis singkatannya, dengan huruf kapital.

(3) Ruang tanda tangan (4) Nama pejabat yang menandatangi naskah dinas

dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

Misalnya:

(Tanda tangan)

Drs. Salomon Tarigan, M.Si

NIP 27000560

Contoh yang tidak tepat:

(Tanda tangan)

IR. BRISMA RINALDI, S.H.

NIP:27000780

(5) Cap Jabatan/Instansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku

e) Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirim kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut tidak perlu dicantumkan.

42

Misalnya:

Tembusan:

Direktur Jenderal Pembangunan Daerah

Kepala Biro Organisasi

Kepala Biro Keuangan

Contoh yang tidak tepat

Tembusan:

1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah (sebagai laporan)

2. Kepada Yth.Kepala Biro Organisasi

3. Kepada Yth.Kepala Biro Keuangan

Tembusan:

1. Kepada Yth. Deputi SPIMNAS (sebagai laporan)

2. Kepada Kapus Diklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan (sebagai undangan)

3. Sdr. Soetrisno (agar dilaksanakan)

4. Arsip

f) Inisial

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga-jika terjadi kekeliruan dalam surat itu –pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya)

Misalnya:

AM/ra

43

d. Distribusi

Surat Dinas disampaikan kepada penerima.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama; 2) Penandatanganan “atas nama” (a.n.) hanya dilakukan sesuai

dengan pelimpahan wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang; Pejabat pemberi tembusan

3) Jika surat surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran disebutkan jumlah;

4) Hal, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital tanpa diakhiri tanda baca; dan

5) u.p. (untuk perhatian) digunakan apabila penyelesaiannya dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan penerima surat.

6) Penggunaan spasi dalam isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 – 2 spasi di antara dua paragraf. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antarbaris adalah dua spasi.

7) Warna tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua. Tinta berwarna merah hanya digunakan untuk penulisan tingkat keamanan surat Rahasia atau Sangat Rahasia.

8) Surat yang akan ditandatangi oleh pejabat yeng berwenang lebih dahulu diparaf oleh pengoreksi di sebelah kiri nama jabatan. Paraf dibubuhkan pada pertinggal, bukan pada surat yang dikirim.

f. Surat Dinas, lihat Contoh 3.1.

44

Contoh 3.1.

Format Surat Dinas

Keterangan:

Format surat dinas sesuai dengan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 72/KEP/M.PAN/07/2003, Tentang Pedoman Umum Tata Naskah.

NAMA INSTANSI .............................................................

Nomor : tanggal................... Lampiran : Hal :

Yth................................ ...................................... ................................

......................................(alinea pembuka) ................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

. ..........................................(alinea isi) ......................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

............................................(alinea penutup) ............................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........Nama jabatan .........

(Tanda tangan dan cap instansi)

Tembusan : 1......................... Nama Lengkap 2. ........................ 3. ........................

Inisial

Logo dan nama instansi telah dicetak

Taanggal pembuatan surat

Alamat tujuan ditulis di bagian kiri

Nama Jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital

45

2. Nota Dinas

a. Pengertian

Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau permintaan kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hasil yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

b. Pembuatan

Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat/pegawai dalam satu lingkungan instansi/satuan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

a) Kop surat ditulis di bagian tengah atas. b) Kata “Nota Dinas” ditulis di tengah. c) Nomor; d) Kepada; e) Dari; f) Hal; dan g) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun

2) Batang Tubuh

Terdiri atas kalimat pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat dan jelas.

3) Kaki

Terdiri atas nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat.

3. Memorandum

a. Pengertian

Memorandum adalah bentuk surat antarpejabat/pegawai yang bersifat mengingatkan suatu masalah dan menyampaikan saran/pendapat kedinasan.

46

b. Pembuatan

Memorandum dibuat oleh/untuk para pejabat/pegawai dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

c. Susunan

1) Kepala

a) Kop surat ditulis di bagian tengah atas; b) Kata “Memorandum” ditulis di tengah. c) Nomor jika diperlukan d) Kepada; e) Dari;

Contoh 3.2.

47

Format Nota Dinas

f) Hal; dan g) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun

2) Batang Tubuh

Terdiri atas kalimat pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat dan jelas.

NAMA INSTANSI .............................................................

NOTA DINAS NOMOR : ........ /......../2007

Kepada : ......................... Dari : .......................... Hal : ..........................

1. ....................................................................................................................................................................................... ..........................................

2. .......................................................................................... .......................................................................................... ..........................................

3. .......................................................................................... .......................................................................................... ..........................................

......................tanggal................. ..........Nama jabatan ..........

(tanda tangan) Nama Lengkap

Tembusan : 1......................... 2. ....................... 3. ........................

Nama instansi telah dicetak

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwin

Memuat petunjuk pemberitahuan, pernyataan atau permintaan, bersifat rutin, berupa catatan ringkas

Nama Jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas

48

3) Kaki

Terdiri atas nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Nota Dinas/memorandum tidak dibubuhi cap dinas; 2) Tembusan nota dinas/memorandum di lingkungan intern

instansi; 3) Penomoran nota dinas/memorandum sama dengan penomoran

surat dinas; 4) Distribusi sesuai dengan tata cara penyampaian surat dinas; 5) Penggunaan sampul nota dinas/memorandum sesuai dengan

keperluan; dan 6) Ukuran kertas nota dinas/memorandum.

Format Memorandum, lihat contoh 3.3.

4. Surat Pengantar

a. Pengertian

Surat Pengantar adalah bentuk surat yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah

b. Pembuatan

Surat Pengantar dibuat oleh pimpinan lembaga kesekretariatan atau pejabat lain yang ditunjuk.

c. Susunan

1) Kepala

a) Kop surat; b) Nomor; c) Nama jabatan/alamat yang dituju; dan d) Tulisan surat pengantar ditempatkan di tengah

2) Batang Tubuh (dalam bentuk kolom)

a) Nomor urut b) Jenis yang dikirim; c) Banyaknya naskah/barang; dan d) Keterangan.

49

3) Kaki (di sebelah kiri penerima)

a) Nama jabatan pembuat pengantar; b) Tanda tangan c) Nama dan NIP; dan d) Stempel jabatan/instansi

Contoh 3.3

Format Memorandum

NAMA INSTANSI

........................Alamat Instansi .......................

Nomor : tanggal ...........

Kepada :

...................................

...................................

...................................

SURAT PENGANTAR

NOMOR :........./........./2007

No. Naskah Dinas yang dikirim Banyaknya Keterangan

Diterima tanggal ...................................

Yang menerima

.....Nama jabatan ...................... .......Nama jabatan

..........

(Tanda tangan dan cap instansi)

Nama Lengkap Nama Lengkap

NIP ................... NIP ....................

Nama dan alamat instansi telah dicetak Tanggal pembuatn surat.

Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dalam huruf awal kapital

50

5. Surat Undangan

a. Pengertian

Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, kedinasan, pertemuan, dan sebagainya.

b. Kewenangan

Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan internal organisasi dilimpahkan pejabat yang berwenang.

Kewenangan untuk mengundang pejabat di lingkungan internal organisasi berada pada pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing-masing unit organisasi.

c. Susunan

1) Kepala

a) Kop surat ditulis di bagian tengah atas; b) Nomor jika diperlukan c) Lampiran; d) Hal; e) Kepada; dan f) Tempat, tanggal, bulan dan tahun

2) Batang Tubuh

a) Kalimat penutup; b) Kalimat pembuka; dan c) Isi undangan terdiri atas hari, tanggal, pukul, tempat, dan

acara.

3) Kaki

Terdiri atas nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat.

Formulir Surat Undangan, lihat Contoh 3.4. dan 3.5. .

51

Contoh 3.4.

Format Surat Undangan Resmi

MENTERI .......................................................................... REPUBLIK INDONESIA

MENTERI ...................................................................

Mengharap dengan hormat kedatangan

...................................................................................

Pada upacara .............................................................. hari/Tanggal : ......................................... pukul : ......................................... tempat : .......................................................................

.......................................................................

1. Pakaian : .......................... 2. RSVP : .........................

.......Nama jabatan ..........

(Tanda tangan dan cap instansi)

Nama Lengkap

Lambang Negara

52

Contoh 3.5.

Format Surat Undangan

NAMA INSTANSI

..............................................................................

Jalan ................................................................

Telepon.................................Faksimil ...........

Nomor : tanggal xxxxxxxxxx

Lampiran :

Hal : Undangan

Yth. Xxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxalinea pembuka xxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

hari/tanggal : xxxxxxxxxxxxx

waktu : xxxxxxxxxxxxx

tempat : xxxxxxxxxxxxxxxxx

acara : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(alinea penutup) xxxxxxxxxxxxxxxxx

.......Nama jabatan ......

(Tanda tangan dan cap instansi)

Nama Lengkap

Tembusan : 1 Xxxxxxxxxxxx 2. Xxxxxxxxxxxx 3. Xxxxxxxxxxxx

Nama dan alamat instansi telah dicetak

Alamat tujuan dapat ditulis di bagian kiri, apabila jumlahnya cukup banayak dapat dibuat pada daftar lampiran

Nama jabatan dan nama lengkap

53

B. Media/Sarana Surat Menyurat

Media/sarana surat-menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk konvensional (kertas)

1. Kertas Surat

a. Penggunaan Kertas

1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;

2) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;

3) Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi dicetak di atas kertas 70 gram;

4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang berukuran 297 x 210 mm (81/4 x 113/4 inci).

Di samping kertas A4 untuk kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas dengan ukuran berikut:

A3 Kuarto ganda (297 x 420)

A5 Setengah kuarto (210 x 148)

Folio (210 x 330)

Folio Ganda (420 x 330)

5) Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran a) Penggunaan jenis huruf Pica; b) Arial 11 atau 12 c) Spasi 1 atau 1,5 sesuai dengan kebutuhan

b. Warna dan Kualitas

Kertas dengan warna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi surat dinas. Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan dengan kertas karbon pada kertas doorslag/manifold/tissue. Apabila digunakan mesin ketik elektronis atau komputer akan lebih efisien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan fotokopi. Naskah dengan jangka waktu simpan sampai 10 tahun atau lebih atau bernilai guna

54

permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7.

2. Sampul Surat

Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi, diatur sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing denngan mempertimbangkan efisiensi.

a. Ukuran

Ukuran sampul yang digunakan menurut Keputusan Direktur Jenderal dan Telekomunikasi Nomor 43/DIRJEN/1987 tentang Penetapan Standar Kertas Sampul Surat dan Bentuk Sampul Srat adalah sebagaimana dimuat dalam Tabel 3.1.

Tabel 3.1. Standar Kertas Sampul Surat

Nomor Lebar (mm) Panjang (mm)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

90

100

110

114

125

105

115

120

176

229

250

270

152

160

220

162

176

227

245

270

250

324

353

400

Pada umumnya, untuk surat dinas pada kertas ukuran A4 (kuarto) atau folio dan ukuran A5 atau setengah folio digunakan sampul nomor 5 (105 mm x 227 mm). Surat dinas yang mempunyai lampiran cukup tebal, atau surat pengantar yang disertai dengnan

55

naskah dinas tebal misalnya Keputusan atau Pedoman yang berupa buku dan tidak dapat dilipat, digunakan sampul yang ukurannya sedemikian rupa, sehingga setelah dimasukkan ke dalam sampul pada setiap isinya terdapat ruang maksimal ½ inci. Untuk menentukan ukuran minimum sampul yang tepat bagi surat dinas yang cukup tebal dan tidak dapat dilipat, dapat digunakan rumus sebagai berikut:

Panjang sampul = panjang surat/naskah + ½” + tebal surat/naskah Lebar sampul = lebar surat/naskah + ¼” + tebal surat/naskah

b. Warna dan Kualitas

Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna puutih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa, sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.

c. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan

Pada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan pada bagian kanan atas sampul dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada kepala surat yaitu lambang negara/logo instansi. Nama instansi/jabatan, dan alamat instansi. Alamat tujuan ditulis sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, alinea pertama alamat tujuan dimulai pada baris di bawah bagian tengah sampul.

d. Cara Melipat dan memasukkan surat ke dalam sampul surat

Surat yang sudah diketik rapi dapat kehilangan penampilannya yang menarik jika cara melipatnya dan memasukkannya ke dalam sampul kurang cermat dan tidak hati-hati. Surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut. Sebelum kertas surat dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Cara melipat surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul surat dinas adalah:

Pertama, sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke belakang. Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan. Pada smpul yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela sampul.

Cara Melipat Surat, lihat Contoh 3.6.

56

Conoh 3.6.

Format Melipat Kertas Surat

Lembar kertas surat

C. Penanganan Surat

1. Penanganan Surat Masuk

a. Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat

...........

Pertama, sepertiga bagian bawah lembaran kertas surat Dipat ke depan ke atas

Kedua, sepertiga bagian atas lembaran keras surat dilipat ke belakang ke bawah Dipat ke depan ke atas

Pada sampul yang menggunakan jendela kerta kaca, alamat tujuan padan kepala surat harus tepat di balik jendela kaca.

Ketiga, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap kem depan.

57

masuk sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. Jika surat masuk disampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya, maka pejabat tersebut berkewajiban memberi tahu kepada pihak sekretariat atau pejabat yang diberi wewenang melaksanakan penerimaan surat tersebut.

b. Penanganan surat dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

1) Penerimaan

Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, K, B) dan tingkat kecepatan penyampaian (Kilat, Sangat Segera, Segera, Biasa). Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya.

2) Pencatatan

a) Surat masuk yang diterima dari petugas penerimaan dicatat dan ditandatangani lembar kontrol atau tanda penerimaannya. Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaiannya.

b) Catatan dilaksanakan dilaksanakan pada buku agenda menurut tingkat keamanan. Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan.

c) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yang mendapatkan kewenangan dari pimpinan instansi. Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan K dan B dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan kesekretariatan.

d) Pencatatan surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Jika surat masuk banyak, sehingga diperlukan pencatat lebih dari satu orang, pencatatan dilakukan dengan pemberian kode tertentu sehingga semua surat masuk dapat dicatat dengan cepat.

e) Pencatatan surat selalu surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

58

3) Penilaian

a) Kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulai dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktu menilai sementara apakah surat masuk termasuk yang harus diberkaskan. Penilaian sementara ini untuk memudahkan penanganan surat oleh pejabat arsip.

b) Pada tahap penilaian surat dinilai apakah akan disampaikan pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menangani. Biasanya di tiap instansi sudah diatur surat yang harus melalui pimpinan dan surat yang dapat langsung disampaikan kepada pejabat tertentu.

c) Selaian penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian pananganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah.

d) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup; dan

e) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.

4) Pengolahan

a) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuk.

b) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindak lanjutnya yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah dinas baru, misalnya berupa surat dinas, keputusan, dan instruksi; dan

c) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai dengan kebutuhan.

5) Penyimpanan

a) Selama masa pengolahan surat masuk, sudah mulai mengalami proses penyimpanan, karena surat dinas sudah disimpan itu sering diminta kembali untuk diolah. Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa, sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

b) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang pemasalahan.

c) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan.

59

Beberapa cara menghimpun surat:

(1) Seri, yaitu himpunan satu jenis surat dinas berdasarkan materi surat atau jenis naskah dinas lain yang menyertai surat dinas yang bersangkutan, misalnya Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, Surat Edaran dan sebagainya, disusun secara kronologis. Himpunan menurut seri selain dibatasi oleh kemampuan map, juga dibatasi tahun naskah dinas.

(2) Rubrik, yaitu himpunan dari satu macam masalah/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, misalnya kepegawaian, materiil, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sebagainya. Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan tahun, atau dibatasi sampai dengan masalah selesai.

(3) Dosir, yaitu himpunan satu masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir. Misalnya: File Pegawai adalah himpunan naskah dinas dari mulai lamaran sampai dengan pemberhentian, Pemberkasan naskah dinas dapat digolongkan sebagai himpunan rubrik.

d) Dilihat dari bagaimana cara menyimpan suatu surat atau himpunan penyimpanan terdiri atas beberapa cara berikut:

(1) Lateral, yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisi, misalnya penyimpanan dalam odner, kotak arsip, atau buku perpustakaan.

(2) Vertikal, yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian muka, misalnya penyimpanan surat/map pada filing cabinet.

(3) Horisontal, yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan terlihat sebelah atas, misalnya penyimpnan sementara surat/himpunan yang diletakkan di meja pejabat pada waktu surat masih dipelajari/diolah

6) Sarana penanganan surat masuk

a) Buku Agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama

60

kali dicatat pada buku agenda, yang disusun dalam kolom catatan sebagai berikut: (1) Tanggal; (2) Nomor Agenda (3) Nomor dan Tanggal surat mamsuk (4) Lampiran; (5) Alamat Pengirim; (6) Hal/isi surat; dan (7) Keterangan

Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah, misainya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk pada nomor berikutnya.

b) Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses pemberkasan naskah dinas, selain buku agenda, dapat menggunakan sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan masing masing instansi.

c) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses pemberkasan naskah, selain buku agenda juga digunakan sarana lain.

2. Penanganan Surat Keluar

a. Surat Keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Seperti penanganan surat masuk, pencatatan, pemberian nomor cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di Sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan clan pengendalian.

b. Penanganan Surat Keluar melalui tahap sebagai berikut:

1) Pengolahan a) Kegiatan pengolahan mulai dari penyiapan hingga ke

penandatangan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan sntara lain karena (1) Adanya kebijaksanaan pimpinan (2) Sebagai reaksi atas suatu aksi; dan (3) Adanya konsep baru

b) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar (1) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh

pejabat/pegawai yang memidangi, seperti

61

sekretaaris/pimoinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk;

(2) Setiap konsep yang disiapkan harus berdasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan

(3) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri terhadap isi surat dinas, sekretaris pimpinan sekretariat menetapkan Tingkat Kecepatan Penyampaian dan Tingkat Keamanan Surat.

(4) Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat dinas harus membubuhkan parafnya sebagai bukti bahwa surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Para dibubuhkan di sebelah kiri ruang tanda tangan dengan urutan sebagai berikut: (a) Konseptor disiapkan oleh pejabat staf yang

membidangi masalah (b) Sekretaris/Pimpinan sekretariat; dan (c) Pejabat lain menurut urutan jabatan dan

lingkungan koordinasi Contoh:

Paraf Bupati/Walikota

Kepala Dinas 1

Kepala Dinas 2

Kepala Dinas 3

Kepala Dinas 4

(5) Penandatanganan, pemberian cap dinas dan penomoran. Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan, dan tidak lagi mengandung kesalahan yang peprlu diperbaiki, proses selanjutnya adalah: (a) Penajuan kepada pejabat yang akan

menandatangani disertai catatan Sekretariat/Pimpinan Sekretariat;

62

(b) Penandatangannan oleh pejbat yang bersangkutan

(c) Pembubuhan cap; dan (d) Pemerian nomor

2) Pencatatan

Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat Keluar yang bentuk, susunan dan tatacara pencatatannya diatur oleh masing-masing Instansi.

3) Penggandaan a) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas

dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyak alamat yang dituju;

b) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak;

c) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi);

d) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi);

e) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya KILAT dan SANGAT SEGERA harus didahulukan;

f) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat; dan

g) Sekretaris/Pimpinan Sekretariat berkewajiban menjaga agar

h) penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh masing-masing Instansi.

4) Pengiriman a) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam

sampul; b) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya.

Biasa (B) dan Konfidensial (K) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (KILAT/SEGERA/SANGAT SEGERA/BIASA);

c) Pada sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Selanjutnya sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan;

63

d) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri; dan

e) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariat mengusahakan keselamatan pengiriman semua surat keluar khususnya yang tingkat keamanannya SR/R/K.

5) Penyimpanan a) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan

dengan ketentuan yang berlaku tentang kearsipan; b) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf

harus disimpan; dan c) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oleh ntsansi

masing-mamsing.

D. Latihan

1. Buat kelompok, tiap-tiap kelompok terdiri atas lima peserta. Tiap-tiap kelompok membuat surat dinas yang perihalnya berbeda-beda antara kelompok yang satu dan yang lain. Gunakan format sebagaimana yang diatur dalam Keputusan Menpan No. 72 tahun 2003. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Setiap kelompok mendiskusikan. Hasilnya dipresentasikan, dan kelompok lain memberikan tanggapan.

2. Tiap-tiap kelompok membuat Nota Dinas; Memorandum, Surat Pengantar, Surat Undangan. Kemudian secara bergiliran manyajikan untuk mendapat tanggapan dari kelompok lain.

E. Rangkuman

1. Bentuk naskah dinas ada beberapa macam, yaitu surat dinas, nota dinas, memorandum, surat pengantar, dan surat undangan

2. Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.

3. Susunan surat dinas terdiri atas Kepala Surat, Batang Tubuh, dan Kaki Surat.

4. Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau permintaan kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hasil yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

64

5. Memorandum adalah bentuk surat antarpejabat/pegawai yang bersifat mengingatkan suatu masalah dan penyampaikan saran/pendapat kedinasan.

6. Surat Pengantar adalah bentuk surat yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah

7. Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, kedinasan, pertemuan, dan sebagainya.

8. Media/sarana surat-menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk konvensional menggunakan kertas surat, dengan berat maksimal 70 gram dan ukuran, ukuran kertas adalah A4 yang berukuran 297 x 210 mm (81/4 x 113/4 inci).

9. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran menggunakan jenis huruf Pica; Arial 11 atau 12; Spasi 1 atau 1,5 sesuai dengan kebutuhan.

10. Warna dan Kualitas warna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi surat dinas.

11. Sampul Surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instasni. Ukuran, bentuk dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi, diatur sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing denngan mempertimbangkan efisiensi.

12. Ukuran sampul yang digunakan menurut Keputusan Direktur Jenderal dan Telekomunikasi Nomor 43/DIRJEN/1987 tentang Penetapan Standar Kertas Sampul

13. Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna puutih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa, sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.

14. Pada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan.

15. Surat yang sudah diketik rapi dapat kehilangan penampilannya yang menarik jika cara melipatnya dan memasukkannya ke dalam sampul kurang cermat dan tidak hati-hati.

65

BAB IV PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LOGO, DAN CAP DINAS

Lambang negara, logo dan cap dinas digunakan dalam tata persuratan dinas, sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh jajaran aparatur pemerintah, perlu ditentukan penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas padakertas surat dan sampul.

A. Penggunaan Lambang Negara

Ketentuan penggunaan lambang negara untuk tata naskah dinas, termasuk tata peruratan dinas dapat Anda cermati sebagai berikut:

1. Lambang negara digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi; dan

2. Lambang negara berwarna emas, digunakan pada surat jabatan Pejabat Negara.

3. Pejabat negara terdiri atas : a. Presiden dan Wakil Presiden; b. Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Permusyawaratan Rakyat; c. Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat; d. Ketua, Wakil Ketua, Ketua Muda, dan Hakim Agung pada

Mahkamah Agung, serta Ketua, Wakil Ketua< dan Hakim pada semua Badan Peradilan.

e. Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Badan Pemeriksa Keuangan; f. Menteri dan Jabatan setingkat Menteri; g. Kepala Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri yang

berkedudukan sebagai Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh; h. Gubernur dan Wakil Gubernur; i. Bupati/Walikota dan Wakil Bupati/Walikota j. Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang.

Indikator keberhasilan: setelah mempelajari Bab IV ini, peserta diharapkan dapat menggunakan lambang negara, logo, penggunaan cap dinas, menerapkan penggunaan lambang negara dan logo dalam kerja sama baik dengan luar negeri maupun dengan dalam negeri.

66

B. Penggunaan Logo

1. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas instansi pemerinah sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenal. Penggunaan logo diletakkan di sebelah kiri kop surat;

2. Setiap instansi pemerintah seyogyanya memiliki dan menggunakan logo; dan

3. Logo digunakan oleh sekretariat Lembaga Pemerintah Pusat dan Daerah, Lembaga Pemerintah Non-Departemen, Pimpinan Sekretariat Lembaga Tinggi Negara, dan lembaga negara lainnya.

C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama

1. Dalam hal dilakukan kerja sama antarpemerintah (G to G) digunakan lambang negara, yaitu Burung Garuda;

2. Dalam rangka kerja sama pemerintah (dengan pihak luar negeri; kerja sama Kota Kembar/Sister City), lambang Garuda diletakkan di atas map naskah dinas.

3. Tata letak logo perjanjian kerja sama sektoral baik antardepartemen/kabupaten/kota (di dalam negeri), logo yang dimiliki instansi masing-masing, diletakkan pada map naskah perjanjian.

D. Penggunaan Cap Dinas

1. Pengertian

Cap Dinas adalah tulisan dan atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi, digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku; dibubuhkan pada ruang tanda tangan;

2. Macam Cap Dinas

Macam Cap Dinas adalah:

a. Cap jabatan yang memuat nama jabatan penandatanganan naskah dinas.

b. Cap instansi yang memuat nama instansi

3. Ukuran dan Warna

Tinta cap dinas berwrna ungu dengan ukuran diameter sebagai berikut:

67

40

39

30

4. Wewenang Penggunaan

a. Yang berwenang menggunakan cap jabatan adalah Pejabat Negara

b. Pejabat yang berwenang menggunakan cap dinas instansi adalah Pejabat yang mendapat pelimpahan/penyerahan wewenang dari pejabat negara untuk menetapkan/menandatangani naskah dinas. Cap instansi juga digunakan dalam jajaran kesekretariatan instansi. Dalam cap instansi menggunakan logo instansi

NAMA INSTANSI

LOGO INSTANSI

MENTERI

LAMBANG NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA

LAMBANG NEGARA

NAMA PROVINSI/KAB/KOTA

68

5. Kekhususan Penggunaan

a. Setiap naskah kerja sama pemerintah (dengan luar negeri), tidak menggunakan cap.

b. Naskah kerja sama antarinstansi pemerintah (kementerian, departemen, lembaga pemerintah nondepartemen, provinsi, kabupaten dan kota) di dalam negeri, menggunakan cap jabatan masing-masing

E. Pengawasan

Pimpinan instansi lembaga unit organisasi bertanggung jawab atas pelaksanaan penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas.

F. Latihan

1. Siapa saja yang berwenang menggunakan Lambang Negara Garuda berwarna emas? Sebutkan masing-masing pejabatnya!

2. Apa manfaat instansi Anda menggunakan logo? 3. Bagaimana penggunaan lambang Garuda dalam rangka kerja sama

pemerintah (dengan pihak luar negeri; kerja sama Kota Kembar/Sister City)? Buatkan desainnya!

4. Bagaimana tata letak logo perjanjian kerja sama sektoral baik antarkabupaten/kota (di dalam negeri)? Buatkan desainnya!

5. Bagaimana penggunaan cap dinas di instansi Anda?

G. Rangkuman

1. Lambang negara, logo dan cap dinas digunakan dalam tata persuratan dinas, sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.

2. Tata naskah dinas di seluruh jajaran aparatur pemerintah, perlu keseragaman penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas baik pada kertas surat maupun pada sampul surat.

3. Lambang negara berwarna emas, digunakan pada surat jabatan Pejabat Negara.

4. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas instansi pemerinah sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenal.

5. Cap dinas mempunyai macam, ukuran, warna, dan berbagai macam penguna sesuai dengan kewenangannya.

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, E. Zaenal dan Mustakim, 1991, Bahasa yang Efektif dalam Surat Lamaran, Cetakan ke-2, Jakarta: Akademika Pressindo.

Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo.

Arifin, Zaenal dan Mustakim, 2005, Bahasa Indonesia untuk Sekretaris, Cetakan Ke-1 jakarta: Grassindo.

Bratawidjaja, Thomas Wijasa, (1982), Surat Bisnis Modern, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.

Finoza, Lamuddin, (2004), Aneka Surat dan Sekretaris Bisnis Indonesia, Jakarta: InsanMulia.

Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru.

Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc.

Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Mustakim 1994, Membina Kemampuan Berbahasa, Panduan ke Arah Kemahiran Berbahasa, Jakarta: PT Gramedia

Mustakim 2007, Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Tata Naskah Dinas:Surat Dinas, Bahan Sosialisasi Teknis Tata Naskah Dinas, Kearsipan, dan Administrasi Perkantoran Lingkup Pusat dan UPT Badan Pengembangan SDM Kelautan dan Perikanan di Hotel Golden Virgo, Jalam Teuangku Umar No. 1, Batam

Nasution, M.Dj, dkk.(1985), Bahan Penyuluhan Bahasa Indonesia Melalui Radio, Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, (1986a), Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disenmpurnakan, Jakarta: Balai Pustaka.

Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGraw-Hill Book Co.

Soetrisno, (2003) , Manajemen Perkantoran Modern, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara

The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit

Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975 Tentang Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD)

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 72/KEP/M.PAN/07/2003 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur negara Republik Indonesia, Nomor 36/M.PAN/02/2002 , tanggal 8 Februari 2002 Tentang Tatalaksana Administrasi Umum di Lingkungan Aparatur Negara.

Keputusan Direktur Jenderal dan Telekomunikasi Nomor 43?DIRJEN/1987 tentang Penetapan Standar Kertas Sampul Surat dan Bentuk Sampul

Lampiran : 1

DAFTAR EJAAN KATA DAN ISTILAH BAHASA NDONESIA

BAKU TIDAK BAKU

e

apotek

atlet

atmosfer

cenderamata

definisi

mendefinisikan

kartotek

komedi

konkret

roblem

problematik

teori

teoretis

sistem

bersistem

sistematika

sistematis

rezeki

telegram

telepon

i

hakikat

kaidah

nasihat

penasihat

i

apotik

atlit

atmosfir

cinderamata

ifinisi

mendifinisikan k

artotik

komidi

konkrit

problim

problimatik

tiori

teoritis

sistim

bersistim

sistimatika s

sistimatis

rizki, rejeki

tilgram

tilpun

e

hakekat

kaedah

nasehat

penasehat

ie i

BAKU TIDAK BAKU

hierarki karier spesies varietas e frase metode sintesis 0 khotbah berkhotbah u juang berjuang perjuangan memperjuangkan lubang berlubang melubangi ubah berubah mengubah

diubah perubahan -al formal konsepsional operasional personalia rasional

hirarki karir spesis varitas a frasa metoda sintesa u khutbah berkhutbah 0 joang berjoang perjoangan memperjoangkan lobang berlobang melobangi obah; robah; rubah berobah mengobah, merobah, merubah diobah; dirobah, dirubah perobahan -il formil konsepsionil operasionil personil rasionil

spiritual

tradisional

f

aktif

Februari

intensif

konferensi

positif

tafsiran

spirituil

tradisionil

p

aktip

Pebruari

intensip

konperensi

positip

tapsiran

BAKU TIDAK BAKU

tarif

f

filologi

fisik

foto

v

advis

dvokat

November

motif

motivasi

aktif

aktivitas

kreatif

kreativitas

produktif

produktivitas

objek

objektif

subjek

proyek

Baku

k

teknik

keteknikan teknisi

teknologi

k

arkais

arkeologi

psikis

psikologi

tarip

ph

philologi

phisik

photo

p

adpis

adpokat

Nopember

motip

motipasi

aktip

aktifitas

kreatif

kreatifitas

produktip

produktifitas

obyek

obyektif

subyek

projek

Tidak Baku

h

tehnik

ketehnikan tehnisi

tehnologi

kh

arkhais

arkheologi

psikhis

psikhologi

BAKU TIDAK BAKU

kh

akhir

akhlak

ikhlas

ikhtiar

ng

kongres

linguistik

ans

ambulans

balans

resistans

ons

eks

kompleks

teleks

tripleks

or

ekspor

ekstrover

impor

introver

paspor

isi

analisis

menganalisis

penganalisisan

hipotesis

katalisis

sintesis

h

ahir; akir

ahlak

ihlas

ihtiar

ngg

konggres

lingguistik

an

ambulan

balan

resistan

on

ek

komplek

telek

triplek

ort

eksport

ekstroverst

import

introvert

pasport

isa

analisa

menganalisa

penganalisaan hipotesa

katalisa

sintesa;

sintese

BAKU TIDAK BAKU

sya

masyarakat

syakwasangka

syukur

mensyukuri

s

insaf

sah

sahib

saraf

s

asas

asasi

z

izin

lazim

zaman

z

ijazah

sa

masarakat

sakwasangka

sukur

menyukuri

sy

insyaf

syah s

yahih

syaraf

z

azas

azasi

j

ijin

lajim

jaman

s

ijasah

kelola

mengelola

dikelola

pengelola

sila

mempersilakan

disilakan

silakanlah

wujud

berwujud

lola

melola

dilola

pelola

silah

mempersilahkan

disilahkan

silahkanlah

ujud

berujud

BAKU TIDAK BAKU

perwujudan

lembap

kelembapan

pelembap

tunjuk

mempertunjukkan

pertunjukan

duduk

mendudukan

kedudukan

pendudukan

kristal

mengkristal

pengkristalan

kelas

klasifikasi

perujudan

lembab

kelembaban

pelembab

mempertunjukan

pertunjukkan

mendudukan

kedudukkan

pendudukkan

mengristal

pengristalan

klas

kelasifikasi

produksi

memproduksi

sukses

Baku

menyukseskan

terjemah

menerjemahkan

penerjemah

penerjemahan

antar

antarinstansi

antarkelas

antarnegara

memroduksi

Tidak Baku

mensukseskan

menterjemahkan

penterjemah

penterjemahan

antar instansi

antar kelas

antar negara

BAKU TIDAK BAKU

antarpulau

antarsuku

sub

subbagian

subbidang

subjudul

imbau

mengimbau

imbauan

utang

berutang

mengutangkan

utang-piutang

Rp5.000.000,00

Rp5.000.000,00

Rp379.255,00

antar pulau

antar suku

sub bagian

sub bidang

sub judul

hhimbauhi

menghimbau

h imbauan

berhutang

menghutangkan

hutang-pihutang

Rp.5.000.000.

Rp.5.000.000,

Rp.379.255,

Sumber:

Panitia Bulan Bahasa Tahun 1984, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Lampiran : 2

No. : 405 BH4 1982 18 Januari 2007 Hal : Undangan peringatan

Maulid Nabi Muhammad SAW

Yth. Para Pegawai Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Jakarta

Dengan hormat,

Kami mengharap kehadiran Saudara bersama istri/suami pada pertemuan keluarga besar Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa yang kami adakan dalam rangka peringatan maulid Nabi Muhammad SAW

pada hari : Sabtu tanggal : 23 Januari 2007 pukul : 10.00 tempat : Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun.

Perlu kami beri tahukan pula bahwa salah satu acara pada peringatan itu adalah ceramah oleh Drs. Baihaqi A.K. dengan tema "Hikmah Maulid Nabi bagi Kehidupan dan Pembangunan

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Salam kami,

Hasan Alwi Kepala

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA 13220

KOTAK POS: 2625 TELEPON : 4896558, 4894564

No. : 10671-1/BA7/2006 31 Desember 2006

Lamp. :

:

Satu berkas

Hal

:

Seminar Pengajaran

Bahasa

Yth. Dra. Junaiyah H.M. Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Jalan Diponegoro 82 Jakarta

Dengan hormat,

Kami sampaikan kepada Saudara bahwa Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dengan bantuan Proyek Pengembangan Bahasa dan Sastra Indonesia dan Daerah, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa pada tanggal 12-17 April 2007. Dalam hubungan itu, kami dengan ini mengundang Saudara ikut serta dan menyajikan kertas kerja.

Bersama surat ini kami kirimkan kepada Saudara edaran umum mengenai seminar itu clan formulir pendaftaran peserta.

Keikutsertaan Saudara sangat kami harapkan.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Salam kami,

Hasan Alwi Kepala

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA 13220

KOTAK POS 2625, TELEPON: (021) 4896558, 4894564

No. : 4518/F8/H.5/2006 17 September 2006 Hal : Tenaga penyuluh

bahasa Indonesia

Yth. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Jalan Jenderal Gatot Subroto Kav. 41-42 Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Surat Saudara tanggal 3 September 2006 No. 1272/A9.4/ 1/2006 sudah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami dengan senang hati menugasi Drs. Farid Hadi, Staf Bidang Pengembangan untuk memberikan penyuluhan bahasa Indonesia pada Sekolah Pimpinan Tingkat Dasar Rayon Jakarta yang sedang Saudara selenggarakan.

Sesuai dengan jadwal, kegiatan itu akan diselenggarakan pada tanggal 20 September 2006, pukul 7.30-15.00, di Balai Pengembangan Kegiatan Belajar, Jalan Raya Kebon Jeruk, Jakarta Barat.

Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Wasalam, Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa u.b.

Zulkarnain Pelaksana Harian Bidang Pengembangan Tembusan: Drs. Farid Hadi FD/eb

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA 13220

KOTAK POS 2625, TELEPON: (021) 4896558, 4894564

No. : 6036/F8/H.4/2006 21 November 2006 Hal : Pengiriman buku Lamp. : Tiga

Yth. Kepala Perpustakaan Universitas Lampung Jalan Prof. Dr. Somantri Brojonegoro No. 1 Gedong Meneng Bandar Lampung

Dengan hormat,

Saudara Sutaryo, mahasiswa FKIP Universitas Lampung, meminta buku-buku kebahasaan kepada kami. Agar bukubuku tersebut dapat dimanfaatkan juga oleh mahasiswa lain di lingkungan universitas Saudara, kami mengirimkan buku tersebut kepada Perpustakaan Universitas Lampung.

Bersama surat ini kami kirimkan buku Pemtlisan Karangan Ilmiah dengan Bahasa Indonesia yang Benar karangan E. Zaenal Arifin, Bimbingan Apresiasi Sastra karangan S. Effendi, dan Analisis Bahasa karangan Samsuri.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Salam takzim,

Hasan Alwi Kepala

Tembusan: Sdr. Sutaryo Mahasiswa FKIP Program Studi Bahasa Indonesia

R/eb

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA 13220

KOTAK POS 2625, TELEPON: (021) 4896558, 4894564

This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com.The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.