Inilah 2 metode praktis pencatatan persediaan barang yang akan

membantu mengawasi barang-barang dalam gudang Anda

By Wadiyo*

Ada 2 metode pencacatan persediaan barang yang dapat digunakan untuk

melakukan pencatatan persediaan barang, yaitu :

#1. Metode fisik

Penggunaan metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih ada

pada tanggal penyusunan laporan keuangan.

Perhitungan persediaan (stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa

jumlah barang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya

(HPP).

Dengan menggunakan metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam

buku-buku. Setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian.

Karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan

(HPP) juga tidak dapat diketahui sewaktu-waktu.

Harga pokok penjualan baru dapat dihitung apabila persediaan akhir sudah

dihitung.

Perhitungan harga pokok penjualan (HPP) dilakukan dengan cara sebagai berikut :

Persediaan barang awal xxx

Pembelian xxx

____ (+)

Tersedia untuk dijual xxx

Persediaan barang akhir xxx

____ (-)

Harga pokok penjualan xxx

Ada masalah yang akan timbul jika digunakan metode fisik, yaitu jika diinginkan

menyusun menyusun laporan keuangan jangka pendek ( interim ) misalnya bulanan,

yaitu keharusan mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang.

Bila barang yang dimiliki jenis dan jumlahnya banyak, maka perhitungan fisik akan

memakan waktu yang cukup lama dan akibatnya laporan keuangan juga akan

terlambat.

Tidak diikutinya mutasi persediaan dalam buku menjadikan metode ini sangat

sederhana baik pada saat pencatatan pembelian maupun pada waktu melakukan

pencatatan penjualan.

Berdasarkan pengalaman saya, keterlambatan dalam penyusunan laporan keuangan

sebenarnya bisa diatasi dengan cara melakukan penghitungan fisik persediaan

barang secara bertahap.

Bagaimana caranya?

Cara yang pernah saya lakukan adalah sebagai berikut :

1. Meminta bantuan dari karyawan di bagian gudang untuk mengatur letak dan

susunan persediaan barang dengan rapi, sehingga akan mempercepat dan

memudahkan perhitungan serta pengecekan fisik barang.

2. Membagi tugas penghitungan fisik persediaan barang kepada beberapa orang.

Bila jenis dan jumlah barang yang akan dihitung banyak, jumlah personalnya

juga diperbanyak.

3. Melakukan penghitungan dan pengecekan fisik persediaan barang secara

bertahap. Tahap pertama diawali menjelang tanggal akhir periode dan

diakhiri paling lambat awal bulan.

Cara ini akan meningkatkan akurasi dalam perhitungan karena tidak dibatasi

dengan tenggang waktu yang sempit.

Selain itu petugas penghitungan tidak merasa tertekan dan stres. Dan yang

lebih penting lagi adalah penyusunan laporan keuangan bisa selesai tepat

waktu.

Lalu ada yang bertanya :

“ Bila dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 3 hari, apakah akurasi

perhitungannya bisa dipercaya?”

“Bukankah selama 3 hari itu sudah terjadi transaksi pengeluaran dan

pemasukan barang?”

“Ataukah selama 3 hari itu seluruh aktivitas keluar masuk barang

dihentikan?”

Akurasi perhitungan persediaan barang bisa diciptakan dengan cara

menghitung semua barang yang keluar dan masuk selama 3 hari itu. Datanya

dari mana? Ambillah dari faktur pembelian dan penjualan.

Selisih antara barang yang masuk dan keluar itulah nati yang ditambahkan

atau dikurangan dari posisi awal saat kita melakukan penghitungan fisik

persediaan barang.

Jadi tidak perlu menghentikan aktivitas keluar masuk barang di

gudang.

#2. Metode perpetual (buku)

Bila menggunakan metode buku (perpetual) setiap jenis persediaan dibuatkan

rekening sendiri-sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan.

Rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang

dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan ini terdiri

dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian, penjualan dan

saldo persediaan.

Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening

persediaan sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan

melihat kolom saldo dalam rekening persediaan.

Masing-masing kolom dirinci lagi untuk kuantitas dan harga perolehannya.

Penggunaan metode buku (perpetual) akan memudahkan penyusunan neraca dan

laporan laba rugi jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan

fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir.

Walaupun neraca dan laporan laba rugi dapat segera disusun tanpa mengadakan

perhitungan fisik atas barang. Namun lebih baiknya minimal tiap setahun sekali

perlu diadakan pengecekan apakah jumlah barang dalam gudang sesuai dengan

jumlah dalam rekening persediaan.

Pengecekan ini dilakukan dengan cara membandingkan hasil perhitungan fisik

dengan jumlah dalam rekening persediaan.

Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan saldo

rekening persediaan, dapat diadakan penelitian terhadap sebab-sebab terjadinya

perbedaan itu.

Apakah selisih itu normal dalam dalam arti susut atau rusak, ataukah tidak normal,

yaitu diselewengkan atau hilang karena pencurian.

Selisih yang terjadi akan dicatat dalam rekening Selisih Persediaan dan

rekening lawannya adalah rekening Persediaan Barang.

Selisih persediaan xxx

Persediaan Barang xxx

Bila jumlah dalam gudang lebih kecil dibanding dengan saldo rekening persediaan

maka rekening persediaan dikurangi dan sebaliknya bila jumlah barang di gudang

lebih besar dibanding dengan saldo rekening maka rekening persediaan ditambah.

Dengan demikian rekening harga pokok penjualan (HPP) hanya menunjukkan

harga pokok barang-barang yang dijual.

Selisih persediaan tidak termasuk dalam harga pokok penjualan (HPP) tetapi dicatat

sendiri.

Sedangkan dalam metode fisik karena harga pokok penjualan dihitung dengan

metode selisih persediaan maka kekurangan / kelebihan persediaan akan tercampur

dalam harga pokok penjualan (HPP).

Bagaimana perbandingan antara metode perpetual (buku) dengan metode fisik?

Bila dibandingkan dengan metode fisik, maka metode perpetual (buku) ini

merupakan cara yang lebih baik untuk mencatat persediaan yaitu dapat membantu

memudahkan penyusunan neraca dan laporan laba rugi, selain itu dapat

digunakan untuk mengawasi barang-barang dalam gudang.

Tentang Penulis:

Praktisi finance & Accounting di berbagai industri seperti baja,

IT Consultant, konstruksi dan distribusi selama lebih dari 14

tahun.

Pengelola blog http://manajemenkeuangan.net/

Blog Referensi Terlengkap Manajemen Keuangan + Akuntansi.

***