perancangan sistem pengelolaan persediaan barang …
TRANSCRIPT
Jurnal Riset dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI) Vol 02 No 02 Tahun 2021 e-ISSN : 2715-8756
235
PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN PERSEDIAAN
BARANG PADA PT PRIMA INDOSTAR LUBRITAMA
Reza Pahlevi1, Achmad Birowo2, Sri Rezeki3
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer,
Universitas Indraprasta PGRI
Jalan Raya Tengah No 80, Kelurahan Gedong, Pasar Rebo, Jakarta Timur
[email protected], [email protected] , [email protected]
Abstrak
Sistem pengelolaan data persediaan barang merupakan suatu sistem untuk melakukan proses pengelolaan
data persediaan barang pada suatu tempat. Sistem seperti ini umumnya sudah banyak sekali digunakan pada
perusahaan dalam mengelola data persediaan barang yang ada pada perusiahaan. Sebagaimana pada PT.
Prima Indostar Lubritama saat ini belum dapat dilakukan pengontrolan ketersediaan barang dengan baik.
Metode penelitian yang digunakan deskriptif kualitatif yaitu dengan pengamatan langsung ke tempat
penelitian, melakukan wawancara, analisa kebutuhan, melakukan perancangan lalu mendokumentasikan hasil
penelitian serta data yang dibutuhkan. Dari hasil analisa kebutuhan diperlukan solusi untuk menyelesaikan
masalah berikut yaitu proses pencarian dan pengolahan data persediaan barang pada gudang saat ini masih
memakan waktu yang cukup lama dan kadang terjadi kesalahan, kerusakan, atau kehilangan data barang yang
ada di gudang. Oleh karena itu peneliti akan membangun suatu sistem yang dapat melakukan penyimpanan
dan pengelolaan data persediaan barang berbasis komputer dengan sistem multi user, sehingga tujuan dari
penelitian ini adalah untuk meningkatkan kinerja kerja karyawan dalam pengontrolan ketersediaan barang di
perusahaan. Hasil penelitian ini adalah dibangunnya sistem terkomputerisasi yang dapat membantu semua
kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan data barang masuk dan keluar, pengelolaan reject barang,
permohonan pembelian barang, dan laporan tidak lagi dilakukan secara manual.
Kata Kunci: Perancangan, Sistem Pengelolaan persediaan barang, Java, MYSQL
Abstract
Inventory data management system is a system for managing inventory data in one place. Systems like this
have generally been used a lot in companies in managing inventory data in the company. As at PT. Prima
Indostar Lubritama is currently unable to control the availability of goods properly. The research method
used is descriptive qualitative, namely by direct observation to the research site, conducting interviews,
analyzing needs, designing and documenting the results of the research and the required data. From the
results of the needs analysis, a solution is needed to solve the following problems, namely the process of
searching and processing inventory data at the warehouse currently still takes a long time and sometimes
errors, damage, or loss of data on goods in the warehouse. Therefore, researchers will build a system that
can store and manage inventory data based on a computer with a multi-user system, so that the purpose of
this study is to improve employee work performance in controlling the availability of goods in the company.
The result of this research is the construction of a computerized system that can help all activities related to
data management of incoming and outgoing goods, managing reject goods, requesting purchases of goods,
and reports that are no longer done manually.
Keywords: Design, Inventory management system, Java, MYSQL
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi saat ini kian pesat berkembang, segala kebutuhan pada
masyarakat selalu berhubungan dengan kemajuan teknologi saat ini, begitu pula dalam kegiatan
bisnis yang bergerak dalam bidang perdagangan ataupun penjualan, setiap kegiatan bisnis pada
perusahaan tersebut diharuskan memiliki penyimpanan dan pengelolaan data persediaan barang
yang sangat baik, tepat dan cepat. Sehingga dapat memberikan keuntungan dalam setiap aspek
seperti waktu dan biaya pada proses kerja yang dilakukan. Stok barang merupakan barang-barang
yang sesuai dengan bisnis yang dijalankan dan tersimpan pada gudang perusahaan (William J &
Chuon, 2014).
Jurnal Riset dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI) Vol 02 No 02 Tahun 2021 e-ISSN : 2715-8756
236
Gudang merupakan salah satu bagian terpenting dalam persediaan barang yang ada di perusahaan
dan memiliki fungsi dalam penyimpanan berbagai barang penting ataupun barang berharga seperti
barang-barang ataupun produk yang akan dipasarkan ke konsumen. PT. Prima Indostar Lubritama
merupakan perusahaan distributor yang bergerak di bidang perdagangan atau penjualan oli dengan
merek dagang Castrol, dengan berkembang pesatnya penjualan saat ini dan permintaan barang dari
para konsumen, maka perusahaan wajib menyiapkan banyak pasokan barang penjualan yang
nantinya akan disimpan pada bagian gudang untuk dijual ke konsumen, hal ini yang menuntut
perusahaan untuk menyediakan sebuah gudang yang aman, serta memiliki pengelolaan data pada
sistem yang telah terkomputerisasi dan mampu melakukan penyimpanan dan pengelolaan data stok
barang dengan tepat dan cepat.
Dalam pembangunan sistem yang dilakukan, dibutuhkan suatu perancangan. Karena perancangan
merupakan sebuah tahapan dalam melakukan analisa sistem yang menggambarkan sistem sebelum
dilakukan proses pengkodean yang terdapat didalam sistem (Jogiyanto, 2013). Sistem sendiri
merupakan sekumpulan elemen yang memiliki hubungan serta saling berinteraksi menjadi suatu
kesatuan demi menjalankan sebuah proses untuk tercapainya suatu tujuan yang telah ditentukan
(Sutarman, 2012), lalu dalam melakukan suatu pengelolaan perlu dibutuhkan beberapa rangkaian
kegiatan seperti pengawasan dan perencanaan demi mewujudkan efektifitas dan efisiensi suatu
pencapaian tujuan, sehingga tidak hanya melakukan pelaksanaan kegiatan saja (Adisasmita, 2011).
Oleh karena itu persoalan yang saat ini terjadi pada PT. Prima Indostar Lubritama ialah tidak
adanya sistem pengelolaan persediaan barang yang telah terkomputerasi dan terintegrasi pada
database sehingga sistem yang digunakan saat ini masih menggunakan sistem manual. Sehingga
seringkali terjadinya kesalahan pada proses pekerjaan karyawan pada bagian gudang yang
menyebabkan kerugian atas selisih dan hilangnya beberapa barang yang ada di gudang. Sistem
penyimpanan merupakan sistem yang memudahkan pengguna dalam melakukan pencarian suatu
berkas dengan sangat cepat ketika berkas tersebut sangat diperlukan oleh pengguna, sehingga
memberikan kemudahan dalam proses pencarian berkas (Agus & Teguh, 2015). Oleh sebab itu PT
Prima Indostar Lubritama membutuhkan suatu sistem pengelolaan persediaan barang yang baik,
terkomputerisasi, terintegrasi database, dan dapat memberikan peningkatan kinerja kerja serta
kemudahan pada bagian gudang PT Prima Indostar Lubritama.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun sebuah sistem pengelolaan persediaan barang
yang dapat memudahkan proses pendataan barang masuk, barang keluar, data barang rusak,
permohonan pembelian barang dan membantu kinerja kerja para karyawan dalam mengatasi
berbagai kelemahan dan kekurangan pada sistem manual sebelumnya, serta meningkatkan efisiensi
waktu terhadap pekerjaan saat ini.
PENELITIAN RELEVAN
Penelitian oleh (Rahmawati, 2017) dengan judul Sistem Informasi Inventory Stok Barang pada CV.
Artha Palembang. Hasil penelitian tersebut adalah Memaksimalkan kinerja perusahaan dalam
mengelola stok barang dan mempermudah proses pendataan barang masuk dan keluar yang sudah
terkomputerisasi dalam setiap prosesnya. Penelitian yang dilakukan sebelumnya memiliki
hubungan dengan penelitian saat ini dalam proses perancangan sistem yang akan dibangun,
perbedaan dari penelitian saat ini adalah sistem yang akan dibangun memiliki pengelolaan data
persediaan barang yang dapat menentukan ketersediaan barang tersebut dalam kondisi baik atau
buruk.
Penelitian oleh (Cahyani, 2017) dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat
Masuk dan Surat keluar di Dinas Pembinaan Hukum Angkatan Laut. Hasil penelitian tersebut
adalah meningkatkan produktifitas dan efisiensi kerja pada bagian pengelolaan surat masuk dan
surat keluar sehingga membantu mereka dalam melakukan setiap tugas dan memberikan
kemudahan dalam pekerjaan. Penelitian sebelumnya memiliki persamaan sistem dalam proses
pengelolaan data saat masuk dan keluar, namun perbedaan yang dari penelitian ini adalah objek
Jurnal Riset dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI) Vol 02 No 02 Tahun 2021 e-ISSN : 2715-8756
237
dari data yang akan dikelola, untuk objek data yang dikelola dari penelitian ini adalah sebuah
produk oli.
METODE PENELITIAN
Menurut para ahli dalam setiap pemrosesan atas kebutuhan dalam pembuatan perencanaan hingga
pelaksanaan penelitian dapat disebut dengan desain penelitian (Nazir, 2014). Metode penelitian
yang digunakan oleh peneliti adalah Research and Development (R&D) dan Metode Software
Development Life Cycle (SDLC). Metode-metode ini merupakan metode penelitian yang seringkali
digunakan untuk menghasilkan sebuah produk serta membangun, memelihara, dan mengganti suatu
sistem. Pengumpulan data, gejala permasalahan, validasi rancangan, revisi rancangan, pengujian
produk, hingga produksi massal merupakan tahapan dalam penggunaan metode Research and
Development (R&D) untuk penelitian dan pengembangan produk yang akan dibangun (Sugiyono,
2017). Metode penelitian lainnya yang digunakan oleh peneliti adalah Metode Software
Development Life Cycle (SDLC) yaitu proses pengembangan, pembuatan, dan pergantian suatu
model sistem serta metodologi untuk membangun dan mengembangkan suatu sistem baru (Rhodes,
2012). SDLC memiliki beberapa tahapan yaitu analisa kebutuhan, perancangan, implementasi,
pengujian, dan terakhir Deployment and Maintance (Sahil et al., 2017). Pengumpulan data
merupakan bagian dari tahapan analisa kebutuhan. Metoda pengumpulan data yang dilakukan oleh
peneliti pada PT Prima Indostar Lubritama untuk mendapatkan fakta dilapangan serta data-data
yang dibutuhkan dengan melakukan pengamatan langsung, wawancara tatap muka, bersama
narasumber, membaca serta membuat catatan dari berbagai sumber penelitian yang berkaitan
dengan penelitian dan pengambilan data melalui dokumen tertulis ataupun elektronik untuk
dijadikan suatu informasi dalam memberikan dukungan demi membangun hasil dari penelitian ini.
Proses pengkodean di tahapan implementasi serta testing sebagai tahapan pengujian sistem
sebelum diluncurkan, Deployment program sebagai tahapan akhir dalam pengembangan untuk
melakukan pengujian yang dilakukan oleh user untuk menguji fungsionalitas sistem secara
keseluruhan, dan evaluasi atas pengujian sebelumnya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Permasalahan
Berdasarkan hasil penelitian masalah sebelumnya, maka peneliti memberikan analisa permasalahan
dari sistem penyimpanan dan pengelolaan data persediaan barang, diantaranya :
1. Sistem penyimpanan dan pengelolaan data persediaan barang masih belum terkomputerisasi dan
belum menggunakan sistem database sehingga proses penyimpanan dan pengelolaan data
menjadi kurang efektif.
2. Proses pencarian data barang, transaksi barang, dan barang rusak pada gudang saat ini belum
terintegrasi dengan baik sehingga menyebabkan lambatnya pekerjaan bagian gudang dalam
pencarian dan pengelolaan data.
3. Adanya duplikasi data karena pengelolaan data yang kurang terstruktur.
Analisa Kebutuhan
Berdasarkan analisa masalah dan evaluasi sistem yang saat ini berjalan, maka solusi
permasalahan di atas dengan merancang dan mengembangkan sistem yang terkomputerisasi dan
terintegrasi ke dalam sistem database yang dapat memudahkan dalam setiap proses penyimpanan
dan pengelolaan data persediaan barang di PT. Prima Indostar Lubritama.
Sistem diharapkan minimal memiliki fungsi dan fitur sebagai berikut :
a. Permohonan Pembelian barang dan Pendataan Barang Masuk
b. Pendataan barang reject
c. Pendataan barang keluar
d. Pencarian barang
e. Pembuatan Laporan barang masuk, keluar, reject dan permohonan pembelian barang
Jurnal Riset dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI) Vol 02 No 02 Tahun 2021 e-ISSN : 2715-8756
238
f. Pembuatan level akses berbeda antara kepala gudang dan staf gudang
Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
Berikut dibawah ini adalah gambaran diagram konteks sistem yang diusulkan pada Sistem
Pengelolaan Persediaan Barang pada PT. Prima Indostar Lubritama secara keseluruhan.
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
Pada gambar diatas memperlihat keseluruhan dari proses sistem pengelolaan persediaan barang
yang dimulai dari permintaan barang oleh marketing sampai dengan pembuatan laporan oleh
bagian gudang, terdapat proses data barang saat masuk ataupun keluar, serta proses permohonan
permintaan dan pembelian barang.
Diagram Nol Sistem yang Diusulkan
Gambar 2. Diagram Nol Sistem yang Diusulkan
Jurnal Riset dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI) Vol 02 No 02 Tahun 2021 e-ISSN : 2715-8756
239
Pada gambar sebelumnya menjelaskan proses sistem secara menyeluruh sesuai dengan fungsi
utama yang ditangani dari setiap entitas dan melakukan proses yang telah ada.
Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 3. Entity Diagram Relationship (ERD)
Pada gambar ERD diatas menjelaskan bahwa setiap pemrosesan transaksi mengambil data barang
melalui master products yang memiliki data ketersediaan barang.
Tampilan Layar
Berikut tahapan implementasi dan pengujian pada sistem yang telah dirancang dan dibangun
dengan menggunakan Bahasa pemrograman JAVA dan sistem database MYSQL.
Gambar 4. Tampilan Menu Login
Jurnal Riset dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI) Vol 02 No 02 Tahun 2021 e-ISSN : 2715-8756
240
Tampilan menu login dari sistem yang di rancang dari penelitian ini untuk melakukan validasi
akses sebelum masuk ke dalam menu utama. Menu login akan mengecek level akses pengguna
dalam penggunaan fitur-fitur yang ada disistem, sehingga tidak semua pengguna bisa menggunakan
fitur yang ada.
Gambar 5. Tampilan Menu Utama
Tampilan menu utama dari sistem yang telah dirancang dari penelitian ini untuk memilih menu
sesuai kegiatan proses pekerjaan yang dibutuhkan. Dengan tampilan yang user friendly, peneliti
merancang sistem agar lebih mudah digunakan tanpa menghilangkan fungsi utama dari sistem yang
di rancang. Adapun beberapa sub menu yang ada didalam menu utama, yaitu menu produk, menu
penyimpanan, menu transaksi, menu reject produk, menu pembelian, menu pengaturan, menu
laporan, menu data pegawai.
Gambar 6. Tampilan Menu Tambah Data Barang
Menu tambah data barang berfungsi untuk melakukan proses penginputan data barang yang ada
didalam gudang.
Jurnal Riset dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI) Vol 02 No 02 Tahun 2021 e-ISSN : 2715-8756
241
Gambar 7. Tampilan Menu Transaksi Barang
Pada tampilan menu transaksi diatas, terdapat beberapa pilihan untuk menentukan transaksi yang
akan dilakukan, pilihan tersebut adalah transaksi masuk dan transaksi keluar.
Gambar 8. Tampilan Menu Reject Barang
Tampilan menu reject barang pada gambar sebelumnya berfungsi untuk melakukan proses
pendataan barang rusak dan tidak dapat diterima oleh bagian gudang.
Gambar 9. Tampilan Menu Permohonan Pembelian Barang
Jurnal Riset dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI) Vol 02 No 02 Tahun 2021 e-ISSN : 2715-8756
242
Tampilan menu permohonan pembelian barang berfungsi untuk melakukan proses permohonan
pembelian barang ke bagian accounting dan purchasing.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan peneliti selama melakukan perancangan sistem
pengelolaan persediaan barang pada PT. Prima Indostar Lubritama, maka dapat diambil beberapa
kesimpulan bahwa sistem ini membantu bagian gudang dalam melakukan proses kerja yang
berhubungan dengan penyimpanan data barang masuk, barang keluar, barang reject, dan membantu
mengurangi terjadinya kesalahan dalam proses pencarian data persediaan barang, data barang serta
dalam pembuatan laporan untuk manajemen, dengan adanya implementasi level akses pengguna
sistem ini memiliki manfaat dalam meningkatkan keamanan data sistem pengelolaan persediaan
barang pada PT. Prima Indostar Lubritama.
DAFTAR PUSTAKA Adisasmita, R. (2011). Manajemen Pemerintahan Daerah. Graha Ilmu.
Agus, & Teguh. (2015). Manajemen Kearsipan Modern. Gava Media.
Cahyani, D. H. (2017). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat keluar di Dinas Pembinaan
Hukum Angkatan Laut. Universitas Indraprasta PGRI.
Jogiyanto, H. . (2013). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisni.
CV Andi Offset.
Nazir, M. (2014). Metode Penelitian. Ghalia Indonesia.
Rahmawati. (2017). Sistem Informasi Inventory Stok Barang pada CV. Artha Palembang. Universitas Islam Negeri
Raden Fatah Palembang.
Rhodes, D. L. (2012). The Systems Development Life Cycle (SDLC) as a Standard : Beyond the Documentation. SAS
Global Forum 2012: Planning and Support, 194–2012, 1–5.
http://support.sas.com/resources/papers/proceedings12/194-2012.pdf
Sahil, B., Ankur, S., & Rani, U. (2017). A detailed study of Software Development Life Cycle (SDLC) Models. Bulletin
de La Societe de Pathologie Exotique (1990), 91(1), 13–16. https://doi.org/10.18535/ijecs/v6i7.32
Sugiyono. (2017). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Alfabeta.
Sutarman. (2012). Pengantar Teknologi Informasi. Bumi Askara.
William J, S., & Chuon, S. C. (2014). Manajemen Operasi : Perspektif Asia (Edisi 9). Salemba Empat.