Membuat Surat Masal(Mail Merge)

Pertemuan 03

Mail Merge (Surat Masal)Untuk membuat surat yang sama ke

beberapa tujuan yang berbeda dengan cepat.

Untuk membuat mail merge dibutuhkan 2 data, yaitu: Master surat dan Data

Master surat adalah bentuk surat yang akan kita buat dengan variasi tertentu.

Data adalah bagian surat yanga akan dirubah-ubah.

Data terdiri dari Field dan RecordData dapat dibuat di Ms.Excel atau di Ms.

Access

Field dan RecordField 1 Field 2 Field 3 Field 3 Field 4

Tanggal Nama Perusahaan Alamat Kota

Record1 11 Juni 2008 Trissa, SE CV. AGUNG Jl. Manding 21 Jakarta

Record2 12 nov 2008 Budiono, SE PT. GRESIK Jl. Munggur 11 Jakarta

Record3 20 Agust 2008 Niken, SH PT. SAMSU Jl. Mataram 10

Bandung

Record4 9 Maret 2008 Rafli, ST PT. PERMAI Jl. Kelapa 02 Yogya

Record5 12 Agust 2008 Fauzi, MM CV. MULIA Jl. Mlati 19 Yogya

Langkah-langkah Mail Merge

1. Buat data di Ms. Excel seperti gambar disamping 2. Simpan data tersebut pada folder yang mudah di

ingat

Lanjutan Langkah-langkah Mail Merge3. Buat format surat di Ms. Word seperti gambar disamping

Langkah langkah memergekan data dan surat1. Buka format surat yang di Ms. Word2. Klik menu millings3. Klik (select Recipients)kemudian pilih

Use Exiting List kemudian cari tempat data disimpan, kemudian klik OK

Lanjutan Langkah langkah memergekan data dan surat4. Memasukkan field tanggal pada dat kedalam

format surat dengan cara,tempatkan pointer (kursor) pada (berisi field tanggal) yaitu sebelah kanan tanggal.

5. Kemudian klik sub menu insert merge Field pilih tanggal

Lanjutan Langkah langkah memergekan data dan surat6. Lakukan perintah yang sama untuk field-field

yang lain7. Sehingga menjadi seperti dibawah ini

8. Untuk menampilkan datanya klik sub menu View Merge Data

Lanjutan Langkah langkah memergekan data dan surat

,,

Klik disini untuk berpindah ke data selanjutnyaView Merge Data =

menampilkan data (record)