MEMBANGUN WEB BEM (BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA)

FAKULTAS PERTANIAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA

SEBAGAI MEDIA KOMUNIKASI

Naskah Publikasi

disusun oleh

Didik Susanto

08.11.2548

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

BUILDING A WEB BEM (STUDENT EXECUTIVE BOARD) FACULTY OF

AGRICULTURE PEMBANGUNAN NASIONAL ‘VETERAN’

YOGYAKARTA UNIVERSITY FOR MEDIA COMUNICATION

MEMBANGUN WEB BEM (BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA) FAKULTAS PERTANIAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA SEBAGAI

MEDIA KOMUNIKASI

Didik Susanto

Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKRTA

ABSTRACT

Student Executive Board of the Faculty of Agriculture, University of Development Nasioanal Yogayakarta Veterans is an organization engaged in the field of student affairs to establish a student activity through the medium of communication and information. In the process of communication and information, BEM Faperta National Development University "V" Yogyakarta is still using the conventional system, the communication and information is still done the old ways and not maximizing the use of modern technology. The student must come to campus to see information about the agenda and the latest news, while students are not always present on campus unless there is a course on that day.

The development of communication and information at this time can be a boon for

the organization BEM. It can be seen from the increase of Internet users growing factor and the cheaper internet connection at the moment. Communication and information is a vital part of a community because these systems provide the infrastructure that makes it possible to strengthen the relationship between students.

Based on these realities, born the concept of web communication and information

provider on the agenda, the latest news of an organization's Student Executive Board of the Faculty of Agriculture that aims to facilitate students in following activities - activities that exist within an organization.

Keywords : Web, Communication and Information Systems, Organizations BEM

1. Pendahuluan

Seperti yang diketahui, majunya sistem informasi saat ini memacu manusia untuk

tidak ketinggalan informasi, khususnya dunia internet yang memberikan berbagai

kemudahan bagi manusia atau instansi untuk memperoleh data baik yang bersifat ringan

maupun penting atau rahasia. Pengaksesan dapat dilakukan tanpa batasan ruang dan

waktu, sehingga menghemat waktu, biaya, dan tenaga.

Web atau www (world wide web) merupakan sebuah metode baru yang berjalan

di dunia internet yang ahir-ahir ini berkembang dengan cepat. Dengan adanya media ini

dapat menciptakan puluhan, bahkan ratusan aplikasi yang berjalan di bawah web. Telah

banyak Web Badan Eksekutif Mahasiswa yang menampilkan diri diinternet melalui web,

begitu juga dengan berbagai jenis web yang lain yang kini telah menjadi bagian yang tak

terpisahkan dari internet. Web sedemikian populer karena mudah dibuat dan

menawarkan banyak keuntungan, banyak sekali informasi yang di sediakan oleh web-

web yang ada dan dapat di akses oleh siapa saja. Bahkan saat ini banyak pula Badan

Eksekutif Mahasiswa yang menyediakan album-album foto hasil kegiatan melalui

website. Web kini telah di jadikan salah satu bagian penting untuk informasi maupun

layanan komunikasi kepada para mahasiswa dan masyarakat umum.

Persaingan dibidang komunikasi sekarang ini selalu membutuhkan informasi

yang aktual dan mudah di dapat, dengan demikian semakin terasa bahwa kebutuhan

informasi akan komunikasi sangatlah penting.

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Pertanian merupakan salah satu Fakultas

Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” yang berasal dari kota Yogyakarta yang

perlu mempublikasikan kepada mahasiswa dengan cara memberi informasi yang lengkap

dan jelas mengenai BEM Fakultas Pertanian. Media yang digunakan dalam

penyampainan informasi dan komunikasi dirasa kurang maksimal, seperti penyebaran

brosur maupun info di majalah dinding. Penyebaran informasi yang sedemikian dirasa

masih memiliki banyak kekurangan antara lain, jangkau penyebaran yang kurang luas

informasi dan komunikasi yang sangat terbatas dan proses update informasi yang

relative kurang menguntungkan baik menyangkut biaya maupun waktu. Dengan demikian

disini ditawarkan sebuah sistem penyebaran informasi dan komunikasi yang dapat

melengkapi sistem lama yaitu memanfaatkan situs web di internet sebagai media sarana

informasi dan komunikasi sekaligus promosi karena alasan tersebut maka penulis

mengambil judul “MEMBANGUN WEB BEM (BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA)

FAKULTAS PERTANIAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA SEBAGAI MEDIA

KOMUNIKASI”

2. Landasan Teori

2.1 Tinjauan Pustaka

Teknologi web berkembang dengan sangat pesat, teknologi ini telah banyak

digunakan pada bidang kehidupan manusia. Contohnya pada bidang kegiatan Badan

Exsekutif Mahasiswa, dengan teknologi ini kegiatan informasi dan komunikasi menjadi

lebih efektif karena tidak mngenal batasan ruang dan waktu, banyak sekali peneliti yang

melakukan penelitian mengunakan teknologi ini.

2.2 Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang

saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain.1

2.3 Konsep Dasar Informasi

Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen elemenya akan lebih

mudah dalam mempelajari suatu sistem dengan tujuan untuk menganalisis dan

merancang suatu sistem. Analisis dan perancangan sistem harus mengerti dulu

mengenai komponen – komponen atau elemen – elemen sistem dari elemen tersebut,

meski sudah dirancang dengan baik, sistem tetap tidak akan berguna jika komponen

elemen – elemen tidak bekerja sama.

2

Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System :

Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebutkan, informasi sebagai

data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata,

berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Mengacu pada pendapat James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya

Computer Oriented Accounting Information System, maka sistem penghasil informasi

atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut:

1 Hanif Al Fatta Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta, penerbit : andi 2007 : hal 3-5 2 Teguh Wahyono. Sistem Infomasi, Yogyakarta, Penerbit Graha Ilmu, 2004. Hal 3.

Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang

dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk

organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

2.5 Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang,

kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar

terhubung dengan lingkungan dan orang lain".[1]. Pada umumnya, komunikasi dilakukan

secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.[rujukan?] Apabila

tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat

dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu,

misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu.[rujukan?] Cara seperti

ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.3

3. Analisis Sistem

Tujuan komunikasi diantaranya yaitu:

1. Agar mahasiswa tahu kegiatan apa yang akan, maupun yang sedang

berlangsung.

2. Menyebarkan informasi kegiatan, beasiswa maupun lomba.

3. Membentuk citra baik dimata mahasiswa sesuai dengan yang diinginkan.

3.1 Analisis PIECES

Digunakan untuk mengganti sistem lama, maka diperlukan analisis yang terdiri

dari enam aspek yang biasa dikenal dengan analisis PIECES yaitu Kinerja

(Performance), Informasi (Information), Ekonomi (Economic), Pengendalian (Control),

Efisiensi (Efficiency), dan Pelayanan (Service). Analisis kelemahan ini diperlukan untuk

memetakan masalah-masalah yang ada pada sistem yang berjalan saat ini, mencari inti

pokok dari permasalahan, dan diharapkan mampu memberikan solusi yang baik bagi

organisasi.

Kinerja pada sistem lama pada dasarnya masih bersifat kurang efektif dan

membutuhkan biaya lebih, waktu kurang efisien dan informasi bagi pengguna tidak dapat

3 http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi, dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

diperoleh dengan cepat dan akurat karena adanya batasan ruang dan waktu. Oleh

karena itu perlu diadakan beberapa analisa untuk menganalisis sistem lama yaitu: 4

1. Analisis Kinerja (Performance System)

1. Saat ini Jumlah informasi yang dihasilkan oleh 100 lembar brosur atau sepanduk

tidak akan efektif untuk memberikan informasi atau agenda.

2. Dalam memberikan layanan informasi, organisasi BEM harus melakukan kerja

sama dengan percetakan dalam pembuatan media informasi yang digunakan

sehingga waktu yang dibutuhkan juga bergantung dari jasa percetakan yang di

tunjuk.

3. Saat ini pendistribusian materi kuliah ataupun pemberitahuan tugas kuliah,

terbatas hanya dari dosen pengajar maupun dari teman.

2. Analisis Informasi (Information)

1. Media informasi pada organisasi BEM masih berupa spanduk/brosur sehingga

kurang akurat, akurat dalam pengertian informasi yang di kemas dalam bentuk

brosur/spanduk memiliki kemungkinan kesalahan penulisan yang mengakibatkan

informasi yang terdapat di dalamnya tidak dapat dirubah. Mengingat sifat

informasi yang terdapat dalam media cetak yang bersifat statistik.

2. Informasi diberikan harus mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan

keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Kualitas media komunikasi bisa

menjadi tidak relevan jika disampaikan kepada pihak yang tidak membutuhkan

informasi sebagai contoh memberikan informasi kepada masyarakat atau

kelompok yang sama sekali tidak berminat terhadap organisasi BEM yang di

tawarkan. Kemudian infomasi yang dimuat dalam brosur/spanduk tidak detail

sehingga bisa terjadi salah pengertian maksud dan tujuan informasi sehingga

mengakibatkan nilai informasi menjadi tidak relevan.

3. Informasi yang dihasilkan oleh BEM akan selalu up to date dan apabila terjadi

kesalahan informasi, akan mudah diperbaiki jika menggunakan sebuah web

sebagi media komunikasi.

.

4 M. Suyanto, 2004, Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran, Andi: hal 46-50

3. Analisis Ekonomi (Economy)

1. Diperlukan biaya untuk informasi melalui brosur atau spanduk setiap menyiapkan

informasi. Apabila ada informasi yang ditambahkan/kesalahan maka harus

mencetak dan menambah pengeluaran lagi.

2. Dengan menggunakan media komunikasi yang lebih detail dan interaktif dalam

penyajian informasi dapat meningkatkan nilai tambah pada organisasi BEM

Fakultas Pertanian UPN, untuk meraih keunggulan.

4. Analisis Pengendalian (Control)

1. Informasi yang ada pada brosur dan spanduk keamananya kurang dapat di

kontrol, dan media ini mudah rusak ketika menyampaikan sebuah informasi.

5. Analisis Efisiensi (effisiency)

1. Dalam pembuatan brosur, banyaknya waktu dan tenaga yang terbuang tidak

sebanding dengan jumlah yang dihasilkan.

2. Mahasiswa banyak yang tidak tahu tentang agenda maupun informasi yang akan

di selenggarakan di kampus.

6. Analisis Pelayanan (Service)

1. Kurang optimalnya Informasi yang disampaikan lewat brosur dan spanduk yang

tidak beragam.

2. Informasi yang disampaikan hanya beberapa informasi tertentu saja. Sedangkan

organisasi BEM ini mempunyai banyak informasi yang ingin disampaikan kepada

mahasiswa dan masyarakat seperti berita seputar kegiatan – kegiatan dari BEM

maupun informasi lainya mengingat keterbatasan ruang dalam media cetak

brosur.

3. Kurang optimalnya promosi yang dilakukan sekolah guna memaksimalkan

kualitas sumberdaya manusia yang masuk.

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 DFD (Data Flow Diagram)

3.2.1.1 Konteks Diagram

Konteks diagram merupakan merupakan salah satu gambaran yang menjelaskan

suatu bentuk atau model salah satunya adalah logika model yang digambarkan dengan

diagram arus data (Data Flow Diagram). Dalam diagram konteks juga digambarkan

entitas eksternal yang merupakan perangkat pikir yang menghasilkan data yang diolah

oleh sistem maupun tujuan dari informasi yang dihasilkan oleh sistem.

Gambar 3.1 Konteks Diagram

3.2.1.2 DFD Level 0

Gambar 3.2 DFD Level 0

Keterangan gambar:

DFD diatas merupakan DFD level 0 yang menggambarkan proses yang ada pada admin,

user dan pengunjung.

3.2.1.3 DFD Level 1

Gambar 3.3 DFD Level 1

Keterangan gambar :

a. Gambar di atas merupakan gambar level 1 dari aplikasi sintem komunikasi dan

informasi

b. Digram ini menggambarkan semua proses yang terjadi pada system beserta alur

datanya.

c. Semua proses diawali dengan proses 1, yaitu proses login oleh setiap entitas.

3.2.1.4 DFD Level 2 Proses 1 Login Pengguna

Gambar 3.4 DFD Level 2 Proses 1

Keterangan gambar :

Gambar di atas merupakan gambar level 2 proses 1 yang menggambarkan aliran data

proses login pennguna.

3.3 Perancangan Database

3.3.1 Relasi Antar Tabel

Gambar 3.5 Relasi Antar Tabel

3.4 Perancangan Interface (Antarmuka)

3.4.1 Halaman Pengunjung

Gambar 3.6 Struktur Halaman Pengunjung

3.4.2 Halaman Penggguna

Gambar 3.7 Struktur Halaman Pengguna

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem yang telah dibahas, maka

untuk tahap selanjutnya yaitu implementasi Sistem. Implementasi sistem merupakan

tahap meletakkan sistem yang diusulkan atau dikembangkan supaya nantinya sistem

tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diterapkan, dengan tujuan menguji

sistem apakah sudah layak untuk diimplementasikan atau belum. Tujuan dari tahap ini

adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang

telah ditentukan. Yang termasuk dalam tahapan ini antara lain manual instalasi,

pembuatan database, pembuatan program, dan layout sistem.

4.2 Manual Program

Manaual program merupakan petunjuk bagaimana suatu program digunakan

manual program berisi tentang Manual program merupakan petunjuk bagaimana suatu

program digunakan, manual program berisi tentang file-file yang diperlukan dan juga

cara-cara pengoperasian program ini. Instalasi dan keterangan :

1. Instal program sistem operasi dalam hal ini Window7.

2. Instal program XAMPP, setelah program XAMPP terinstal baru source

program diletakkan di sub direktori d:\xampp\htdoc\bemfaperta.

3. Jalankan program start apache dan start mysql.

4. Jalankan browser kemudian ketikkan localhost/bemfaperta di address bar,

maka akan tampil halaman beranda.

4.3 Halaman Antarmuka

4.3.1 Pengunjung

4.3.1.1 Halaman Beranda

Gambar 4.1 Halaman bereanda

4.3.1.2 Halaman Hubungi Kami

Gambar 4.2 Form Hubungi Kami

4.3.1.3 Halaman Mini Chat

Gambar 4.3 Form Mini Chat

4.3.2 Admin

4.3.2.1 Halaman Login Pengguna

Gambar 4.4 Halaman Login Pengguna

4.3.2.2 Halaman Pengguna Admin

Gambar 4.5 Halaman Pengguna Level Admin

4.3.2.3 Halaman Pengguna Level User

Gambar 4.6 Halaman Pengguna Level User

4.3.2.4 Halaman Input Berita

Gambar 4.7 Halaman Input Berita

4.3.2.5 Halaman View Berita

Gambar 4.8 Halaman View Berita

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan proses perencanaan, analisis, desain, implementasi pada

website BEM Fakultas Pertanian ini, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai

berikut.

1. Proses pengembangan website BEM ini dimulai dari tahap perencanaan,

analisis, desain, implementasi. Perencanaan dibuat agar sistem yang akan

dibangun lebih terarah. Fokus pada analisis dan perancangan yaitu berupa

Data Flow Diagram (DFD) dan normalisasi. Serta analisis kebutuhan

system dan analisis kelayakan juga sangat membantu dalam mengambil

keputusan suatu sistem layak atau tidak layak untuk dikembangkan.

2. PHP, HTML, CSS dan JQuery dapat dikolaborasikan sehingga didapatkan

tampilan dan fungsi yang sederhana, menarik dan mudah, baik pada saat

digunakan dan juga proses pengembangannya.

3. Ada dua metode yang digunakan untuk menguji sistem, yaitu blackbox

testing dan whitebox testing sehingga terbebas dari kesalahan-kesalahan

yang tidak dikehendaki. Sehingga diharapkan sistem website BEM

Fakultas Pertanian ini bisa memberikan komunikasi dan informasi yang

berkualitas bagi mahasiswa, dosen ataupun pengunjung. Berdasarkan

implementasi terhadap program oleh user, memang masih perlu

pengembangan yang berkelanjutan.

5.2 Saran

1. Fungsi-fungsi yang ada dapat disesuaikan lagi dengan kebutuhan yang

lebih spesifik.

2. Pada web BEM Fakultas Pertanian ini belum ada fungsi forum khusus buat

jurusan Agreteknologi untuk dapat berkomunikasi dan sharing ilmu lebih

baik lagi, diharapkan untuk pengembangannya ke depan bisa

ditambahkan.

3. Pada web BEM Fakultas Pertanian ini belum ada fungsi atau fitur e-

learning yang mungkin lebih berguna dikemudian hari.

4. Dari segi tampilan antarmuka bisa disesuaikan agar terlihat lebih menarik.

5. Web BEM Fakultas Pertanian dapat terus dikembangkan agar lebih

menarik, up to date dan sesuai kebutuhan.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit

Andi Offset

M. Suyanto, 2004, Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran.

Yogyakarta : Andi Offset

Teguh Wahyono. 2004. Sistem Infomasi, Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu.

Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi, diakses tanggal 25 juli 2012