Aplikasi Pendaftaran Paket Pengadaan Barang/Jasa Online pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor dengan menggunakan PHP, Dreamweaver

MX 2004 dan MySQL

Andynni Putri Vidya Utami Jurusan Sistem Informasi, Ilmu Komputer

Universitas Gunadarma Jl. Margonda Raya, 100, Pondok Cina, Depok

E-mail: ladya_cantix@yahoo.com

ABSTRAK

Seperti kita ketahui bersama bahwa peran komputer sangat berguna di segala bidang baik formal maupun informal, terutama membantu dalam pemecahan masalah dibidang proses pengolahan data. Proses pendaftaran paket kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mencatat seleksi data para peserta lelang secara manual (tulisan tangan) yang dinilai kurang efisien dan membutuhkan waktu yang lama dimana jumlah peserta lelang yang mendaftar dalam jumlah yang besar serta seringnya terjadi ketidaktelitian pada saat pencatatan kelengkapan data para peserta lelang menghambat proses pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah. Untuk permasalahan tersebut disini kami mengetengahkan satu wacana dalam mengatasi hal tersebut, yaitu dengan membuat Aplikasi pendaftaran paket kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor yaitu dengan menggunakan PHP sebagai engine dari suatu pondasi sebagai membangun system website dan MySql sebagai media penyimpanan Data-data atau Database dan Macromedia Dreamweaver MX 2004 untuk membantu dalam pembuatan rancangan desain aplikasi. Diharapkan dengan ini dapat menjadi solusi yang tepat untuk mengatasi dalam keterlambatan dan kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang di selenggarakan. Manfaat dari Aplikasi pendaftaran paket kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor di harapkan dapat memberikan kemudahan bagi peserta lelang yang mendaftar dan panitia lelang karena aplikasi pendaftaran ini online di seluruh ruangan pada kantor Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor dapat akses di http://cibinong.bogorkab.go.id/ulp/index.php Kata Kunci : Aplikasi, Pendaftaran, ULP, PHP, DREAMWEAVER, MySQL PENDAHULUAN Latar Belakang

Perkembangan teknologi pada saat ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Kemajuan elektronik yang pesat mempengaruhi bidang teknologi

informasi, terutama penggunaan komputer yang dapat membantu seseorang dalam meringankan sebuah pekerjaan. Dalam bidang pemerintahan, komputerisasi sudah merambah hingga pada kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah di Unit Layanan Pengadaan

(ULP) Kabupaten Bogor, namun saat proses pendaftaran paket kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor berlangsung masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mencatat seleksi data para peserta lelang secara manual (tulisan tangan) yang dinilai kurang efisien dan membutuhkan waktu yang lama dimana jumlah peserta lelang yang mendaftar dalam jumlah yang besar serta seringnya terjadi ketidaktelitian pada saat pencatatan kelengkapan data para peserta lelang menghambat proses pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah.

Untuk permasalahan tersebut disini kami mengetengahkan satu wacana dalam mengatasi hal tersebut, yaitu dengan membuat Aplikasi pendaftaran paket kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor yaitu dengan menggunakan PHP sebagai engine dari suatu pondasi sebagai membangun system website dan MySql sebagai media penyimpanan Data-data atau Database dan Macromedia Dreamweaver MX 2004 untuk membantu dalam pembuatan rancangan desain aplikasi. Diharapkan dengan ini dapat menjadi solusi yang tepat untuk mengatasi dalam keterlambatan dan kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang di selenggarakan.

Batasan Masalah

Untuk lebih memfokuskan ruang lingkup yang akan di bahas dalam penulisan skripsi ini adalah “ bagaimana membuat Aplikasi Pendaftaran Paket Pengadaan Barang/Jasa Online pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor dengan menggunakan

PHP, Dreamweaver MX 2004 dan MySQL. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah Aplikasi Pendaftaran Paket Pengadaan Barang/Jasa Online pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor.. PHP, Dreamweaver MX 2004 dan MySQL. Serta bertujuan agar pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah dapat berjalan dengan cepat, membantu meringankan dalam pengolahan data perusahaan peserta lelang dalam jumlah yang sangat besar

Metode Penelitian

Kegiatan penelitian ini dilakukan dengan menggunakan 2 ( dua ) metode yaitu :

a. Metode Pengumpulan Data (Studi Pustaka)

Dokumentasi diperoleh antara lain : - Surat Edaran

Pelaksanaan Lelang melalui ULP Kab. Bogor

- SK Bupati Bogor (Rachmat Yasin) No. 6 Tahun 2009 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan

- Kepres 80 Tahun 2003 tentang pedoman pelaksana-an pengadaan barang /jasa pemerintah

- Data-Data Perusaha-an Peserta Lelang

- Jadwal Pelaksanaan Pelelangan Umum di ULP Kab. Bogor

- Hasil Lelang - Buku-buku yang

menunjang penulisan

dan pembuatan program seperti PHP, MySQL, dan Macromedia Dreamweaver MX 2004

b. Metode pendekatan Sistem

(Studi Lapangan)

1. Observasi Survey/kunjungan ke Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor

2. Wawancara Terhadap panitia pendaftaran paket pengadaan barang/jasa pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor

LANDASAN TEORI Personal Home Page (PHP)

PHP merupakan bahasa script yang digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis. PHP bersifat open source. Pengguna dapat mengubah source code dan mendistribusikannya secara bebas serta diedarkan secara gratis. PHP bersifat server side scripting yang dapat ditambahkan ke dalam HTML, sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun bersifat dinamis. Sifat serverside berarti pengerjaan script PHP akan dilakukan disebuah web server, kemudian hasilnya akan dikirimkan ke browser. Salah satu web server yang paling umum digunakan untuk PHP adalah Apache. MySQL

MySQL adalah sebuah Relation Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). MySQL merupakan turunan

salah satu konsep utama dalam database yaitu SQL (Structured Query Language) yaitu sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. MySQL merupakan database server yang cukup handal untuk memenuhi kebutuhan sebuah website portal. Sebagai database server yang memiliki konsep database modern, MySQL memiliki banyak sekali keistimewaan. Structured Query language (SQL)

SQL (Structured Query Language) adalah bahasa standar yang digunakan untuk pengoperasian model data relasional. SQL pertama dibuat oleh San Jose Reseach Laboratory IBM, aslinya disebut Sequel yang diterapkan sebagai bagian dari proyek sistem R pada awal 1970. Pada awalnya dikembangkan oleh IBM, namun kini digunakan sebagai standar industri. Dengan menggunakan SQL, proses akses server database menjadi lebih user-friendly (lebih dapat dimengerti oleh manusia karena mirip dengan bahasa Inggris standar) dibandingkan dengan misalnya menggunakan dBase atau clipper yang masih menggunakan perintah-perintah pemrograman.

SQL dapat dibedakan atas dua macam, yaitu :

1. Interaktif SQL 2. Embedded SQL

Beberapa statement SQL yang digunakan :

• Statement DDL (Data Definition Language) : Create, Drop, Alter,.

• Statement DML (Data Manipulation Language) : Insert, Update, Delete, Select.

Macromedia Dreamweaver MX 2004

Macromedia Dreamweaver MX 2004 adalah HTML editor yang professional

yang berfungsi mendesain, melakukan coding, dan mengembangkan website. Salah satu kelebihan Dreamweaver adalah ruang kerja Dreamweaver beserta tool yang tersedia dapat digunakan dengan sangat mudah dan cepat, sehingga dapat membangun suatu website dengan cepat dan tanpa harus melakukan coding. Selain itu, Dreamweaver juga mempunyai integrasi dengan produk Macromedia lainya, seperti Flash dan Fireworks. Fungsi coding Dreamweaver tidak hanya mendukung coding HTML tetapi juga CSS (Cascading Style Sheet), Javascript, ColdFusion, ASP (Active Server Pages), JSP (JavaServer Pages) dan Dreamweaver juga memungkinkan membangun website dengan server berbahasa CFML, ASP.net, ASP, JSP dan PHP. Gambar 2.1 adalah gambar Ruang Kerja Dreamweaver MX 2004

Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Pemerintah Kabupaten Bogor telah membentuk Unit Layanan Pengadaan/ULP (Procurement Unit) dalam rangka untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa dilingkungan pemerintah Kabupaten Bogor, dimana ULP tersebut terletak di Gedung Korpri Komplek Perkantoran Pemkab. Bogor. ULP merupakan gugus tugas pelayanan publik yang dipimpin oleh kepala bagian pembangunan pada sekretariat daerah selaku koordinator utama yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada bupati melalui sekretaris daerah. ULP memiliki tugas pokok yaitu untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa di Lingkungan pemerintah Kabupaten Bogor. Untuk melaksanakan tugas pokok ULP mempunyai fungsi yaitu menyusun jadwal dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan, menyiapkan dokumen pengadaan, pengumuman pengadaan barang/jasa di surat kabar nasional,

menilai kualifikasi penyedia, pengevaluasi terhadap penawaran yang masuk, membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen, serta penandatanganan pakta integritas sebelum pengadaan barang/jasa dimulai. Dengan terbentuknya unit ini maka proses pengadaan barang/jasa yang semula di masing-masing instansi maka sekarang tersentralisir. Panitia-panitia yang menangani proses pengadaan barang dan jasa dibentuk dalam Gugus Tugas Pengadaan dengan SK Bupati Bogor No. 6 Tahun 2009 yang ditetapkan pada tanggal 10 Februari 2009 oleh Bupati Bogor yaitu Rachmat Yasin yang berisikan tentang pembentukan Unit Layanan Pengadaan dengan mengacu pada Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pelaksanaan Barang/Jasa Pemerintah . Prosedur Umum Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor

Perlunya penyeleksian dalam memilih penyedia barang/jasa adalah untuk menetapkan penyedia barang/jasa yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan, dimana proses Pemilihan penyedia barang/jasa tersebut terdiri dari beberapa tahapan penyeleksian. Tahapan tersebut dimulai dari : Penerimaan surat keputusan dari dinas pendidikan kepada kantor ULP (unit layanan pengadaan) untuk melaksanakan kegiatan lelang, kemudian ULP langsung membuat pengumuman prakualifikasi sejenis undangan melalui Surat Kabar mengenai waktu pembukaan pendaftaran kegiatan lelang (mencakup rincian jenis pekerjaan,bidang/sub bidang, pagu dana, kualifikasi badan usaha,serta persyaratan dokumen berupa

menyerahkan fotocopy Ijin Usaha (IUJK) dan sertifikat badan usaha asli, yang harus dibawa oleh penyedia jasa pada saat mendaftarkan diri sebagai peserta lelang). Pada saat penyedia jasa melakukan pendaftaran sebagai peserta lelang, maka akan menerima tanda bukti pendaftaran berupa formulir pendaftaran dan undangan yang berisi berita acara penjelasan kantor (Aanwijzing) yang akan diadakan setelah penyedia jasa tersebut melakukan pendaftaran. Kemudian satu minggu setelah dilaksanakannya BAP (berita acara penjelasan) maka akan diadakan proses pemasukan dokumen penawaran, kemudian dilanjutkan dengan evaluasi dokumen penawaran, penilaian dan pembuktian kualifikasi, usulan calon pemenang, lalu penetapan calon pemenang, pengumuman pemenang, masa sanggah, penunjukan pemenang (Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa / SPBBJ), dan yang terakhir penandatanganan kontrak, seperti yang ditunjukan pada gambar 1. I

Gambar 1. Prosedur Umum

Pelelangan HASIL DAN PEMBAHASAN Rancangan Program Berikut ini adalah rancangan tampilan Aplikasi Pendaftaran Paket Pengadaan Barang/Jasa Online pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kab Bogor.

Rancangan Halaman Index

Halaman Index merupakan halaman pembuka dari aplikasi pendaftaran lelang berbasis web (Gambar 2)

Gambar 2 Rancangan Halaman

Index Image tersebut merupakan sebuah gambar image yang bertuliskan “Copyright 2009 Sekretariat e-Procurement Pemerintah Kabupaten Bogor “. Serta terdapat Link untuk menampilkan halaman selanjutnya yaitu ke halaman menu. Rancangan Halaman Menu

Halaman Menu dari aplikasi pendaftaran lelang berbasis web ini menampilkan informasi mengenai petunjuk kesalahan teknis yang dapat terjadi ketika aplikasi ini dijalankan. Pada halaman ini terdapat tiga buah fungsi Link yaitu Login Staf Pendaftaran, Login Panitia, dan Login Administrator (Gambar 3).

Gambar 3 Rancangan Halaman

Menu

Rancangan Halaman Login Staf Pendaftaran

Rancangan ini merupakan salah satu halaman yang berupa inputan dari bagian Staf Pendaftaran. Untuk bagian Panitia tidak dapat masuk ke dalam halaman ini, karena halaman Staf Pendaftaran menggunakan username dan password, sebelum masuk ke

halaman main pada halaman pendaftaran harus melakukan login terlebih dahulu dengan memasukkan username dan password. Selain itu fungsi seorang staf pendaftaran adalah untuk melakukan input terhadap semua hal yang berhubungan dengan pendaftaran peserta lelang (termasuk pembetulan data masing-masing perusahaan). Begitu pula hal yang sama pada halaman Login Panitia dan halaman Login Administrator (Gambar 4).

Gambar 4 Rancangan Halaman

Login Rancangan Halaman Main (pada bagian staf pendaftaran)

Halaman ini layaknya sebagai halaman home dari sisi bagian staf pendaftaran, dimana pada halaman main ini terdapat 4 jenis menu fungsi dalam melakukan pendaftaran bagi para peserta lelang yaitu : terdapat fungsi tambah perusahaan, kualifikasi perusahaan, registrasi paket, dan cetak fakta. Selanjutnya terdapat banyak halaman lagi untuk melengkapi form klasifikasi data bagi para peserta lelang (Gambar 5).

Gambar 5 Rancangan Halaman Main

(pada bagian staf pendaftaran) Perancangan Struktur Database

Dalam membangun struktur database digunakan PHPmyAdmin.

Untuk keperluan penyimpanan data-data pada aplikasi pendaftaran lelang berbasis web, dimana terdiri dari 15 buah tabel dari database disdik yang telah dibuat yaitu : Tabel Operator, Panitia, Administrator, Bidang, Grade, Jenis Ijin Usaha, Jenis Pengadaan, Jenis Perusahaan, Jenis Ijin Perusahaan, Kualifikasi, Paket, Pendaftaran Paket, Perusahaan, Sub Bidang, dan Pembukaan. Pembuatan Navigasi

Pada pembuatan Aplikasi Pendaftaran Paket Pengadaan Barang/Jasa Online pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kab Bogor , penulis menggunakan struktur navigasi campuran (hierarki dan non-linier), karena user bebas menelusuri program. Artinya, user (baik bagian staf pendaftaran, bagian panitia, maupun bagian administrator) dapat membuka halaman apa saja yang terdapat pada halaman menu utama sesuai dengan halaman bagiannya (Gambar 6, 7, 8).

Gambar 6. Struktur Navigasi Staf Pendaftaran

Gambar 7. Struktur Navigasi Panitia

Gambar 8. Struktur Navigasi Panitia IMPLEMENTASI SISTEM

Berdasarkan data yang diperoleh penulis dengan melakukan survey ke kantor ULP Kabupaten Bogor dan dengan mengajukan pembicaraan dengan panitia yang bertindak sebagai operator/user pada bagian input data pendaftaran pengadaan Barang/Jasa menggunakan aplikasi ini, dimata mereka dengan dibuatnya aplikasi ini sudah sangat membantu dalam memproses pendaftaran paket kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah di ULP tersebut yang pada awalnya masih dilakukan secara manual, yaitu dengan cara mencatat baik data klasifikasi perusahaan, maupun mencatat kelengkapan data peserta lelang secara manual (tulisan tangan), kini proses

kegiatan pendaftaran tersebut telah dapat terlaksana secara terkomputerisasi, dan data-data yang diperlukan didalam kegiatan proses pendaftaran dapat langsung dengan mudah disajikan dalam bentuk tabel-tabel sesuai dengan pengelompokan data mana saja yang ingin ditampilkan oleh user. Di samping itu aplikasi inipun telah membantu dalam user dalam hal penyimpanan data dengan jumlah yang sangat besar, sehingga user tidak perlu lagi merasa kesulitan ataupun kesusahan dalam menyimpan data dalam jumlah yang banyak. Serta sebagai salah satu upaya untuk meminimalkan terjadinya kesalahan dalam mengikuti proses kegiatan pendaftaran pengadaan barang/jasa pemerintah sehingga pada akhirnya dapat menghasilkan pekerjaan dengan baik. Aplikasi ini telah dilakukan uji coba untuk digunakan pada saat pembukaan pendaftaran terhadap pemilihan penyedia barang/jasa yang diadakan oleh salah satu Organisasi perangkat daerah (dalam hal ini Dinas Pendidikan) yaitu sudah berjalan selama 1 (satu bulan) sejak dibuatnya aplikasi pendaftaran paket pengadaan barang/jasa online pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor ini. Website aplikasi pendaftaran pengadaan barang/jasa ini dapat dijalankan/lihat dengan menggunakan browser seperti Mozilla Firefox atau Internet Exploler dengan alamat website adalah http://cibinong.bogorkab.go.id/ulp/index.php.

Tampilan Halaman Index

Halaman Index ini merupakan halaman yang akan muncul pada saat web pertama kali di akses. Di halaman utama ini terdapat Link yang akan menghubungkan user ke halaman menu untuk melakukan Login sesuai dengan tugas staf masing – masing bagian dalam melaksanakan proses kegiatan pengadaan barang/jasa di pemerintah kab bogor melalui ULP (Gambar 9).

Gambar 9. Tampilan Halaman Index

Gambar 10. Tampilan Halaman Menu

Kesimpulan Dengan dibuatnya aplikasi

pendaftaran lelang ini dapat membantu dalam proses proses kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor sehingga pelaksanaan kegiatan

pengadaan barang/jasa pemerintah dapat berjalan dengan cepat, dapat menghasilkan pekerjaan dengan baik, membantu meringankan dalam pemrosesan serta penyimpanan data dalam jumlah yang sangat besar, serta sebagai salah satu upaya untuk

meminimalkan terjadinya kesalahan dalam mengikuti kegiatan pendaftaran pengadaan barang/jasa pemerintah. Aplikasi ini menyediakan sekilas gambaran umum mengenai prosedure pendaftaran paket kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor, serta dilengkapi pula contoh data-data perusahaan yang melakukan proses pendaftaran hingga tercetak surat undangan dan surat penandatanganan pakta integritas untuk menghadiri proses penjelasan (Aanwidzjiijng). Kini aplikasi pendaftaran ini sudah dapat di akses di http://cibinong.bogorkab.go.id /ulp/index.php Saran

Aplikasi ini telah diterapkan di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Bogor, namun aplikasi ini belum sempurna sebab proses sistem pendaftaran ini hanya dapat diimplementasikan secara online di kantor ULP saja, tidak berlaku secara menyeluruh di berbagai daerah (karena disesuaikan dengan kebijakan pemerintah daerah setempat dengan SK Bupati Bogor No 6 Tahun 2009 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) serta menimbang Kepres 80 Tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa di pemerintahan), Selai itu, perlu dijajaki kemungkinan penyerahan berkas dokumen persyaratan pendaftaran lelang ini dalam bentuk dokumen elektronik dapat menggunakan fasilitas electronic mail di dalam pengiriman berkas persyaratannya sehingga memudahkan bagi perusahaan yang ingin mendaftar sebagai peserta lelang.

DAFTAR PUSTAKA [1] Agustinus Stephen, Mendesain

dan Mengembangkan Website

dengan Dreamweaver MX 2004, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2005.

[2] Bunafit Nugroho, PHP & mySQL

dengan Editor Dreamweaver MX, Andi Offset, Yogyakarta, 2004.

[3] David Sugianto dkk, Langkah

Demi Langkah Membangun Website Dengan PHP, Datakom Lintas Buana, Jakarta, 2005.

[4] Lukmanul Hakim dan Uus

Musalini, 150 Rahasia dan Trik menguasai PHP, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2003.

[5] M. Syafi’i, Membangun Aplikasi

Berbasis PHP dan MySQL, Andi Offset, Yogyakarta, 2004.

[6] Syukriah, Fivi, Struktur Navigasi,

www.staff.gunadarma.ac.id. [7] Keputusan Presiden Nomor 80

Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

[8] SK Bupati Bogor yang ditetapkan

pada tanggal 10 Februari 2009 oleh Bupati Bogor yaitu Rachmat Yasin.