MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

Petemuan KeduaEtika Komunikasi Bisnis

Setelah Mempelajari Bab ini Mahasiswa akan dapat :

Menjelaskan Pengertian Komunikasi Bisnis Membedakan antara komunikasi Verbal dan Non Verbal Menjelaskan Bagaimana proses komunikasi terjadi Mengidentifikasi sebab-sebab munculnya kesalahpahaman

dalam komunikasi Menjelaskan bagaimana memperbaiki komunikasi Menjelaskan bagaimana meningkatkan keterampilan

berkomunikasi.

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Menurut William C Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam bukunya Business Communication Principles and Methods”. Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu system yang biasa (lazim) baik dengan symbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun prilaku atau tindakan.

Pengertian Komunikasi Bisnis adalah : Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan non verbal.

1

KOMUNIKASI VERBAL

Yng dimaksud dengan komunikasi verbal (verbal communication) “ Komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan. Bentuk komunikasi inu memiliki struktur yang teratur dan teroganisir.

Contoh Komunikasi Verbal :

Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.

Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain.

Membuat dan mengirim surat penolakan kerja Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi

tentang produk-roduk baru. Berdiskusi dalam suatu tim kerja Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja disuatu

perusahaan. Mengadakan briefing dengan staf karyawan Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer

operasional/lini bawah. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan

dihadapan tim penguji Melakukan teleconference dengan pihak lain.

2

Catatan :Penyampaian pesan-pesan bisnis dapat dilakukan melali tulisan dan lisan, sedangkan penerimaan pesan-pesan bisnis dapat dilakukan melalui bacaan dan pendengaran, Sehingga diperlukan keterampilan dalam berbicara, menulis, mendengardan membac.

KOMUNIKASI NON VERBAL

Pengertian komunikasi non verbal adalah komunikasi dalam bentuk bahasa isyarat atau bahasa tubuh baik dalam bentuk ekspresi wajah sandi, symbol-simbol, pakaian seragam, warna dan intonasi suara.Catatan :Kounikasi non verbal memiliki sifat yang kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari.

PENTINGNYA KOMUNIKASI NONVERBALPenyampaian perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran serata sifatnya efisien.

Tujuan Komunikasi Nonverbal Memberi Informasi Mengatur alur percakapan Ekspresi emosi Memberi sifat melengkapi pesan-pesan verbal Mempengaruhi orang lain Mempermudah tugas khusus

PROSES KOMUNIKASI

Tahapan Proses Komunikasi Pengirim pesan mempunyai suatu ide / gagasan Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan Pengirim menyampaikan pesan

3

Penerima menerima pesan Penerima menafsirkan pesan Penerima memberi tanggapan dan mengirim unpan balik kepada pengiri pesan.

MUNCULNYA KESALAH PAHAMAM DALAM KOMUNIKASI

1. Masalah dalam mengembangkan pesan Keraguan isi pesan Asing dengan situasi yang ada Pertentangan emosi Sulit mengepresikan ide atau gagasan

2. Masalah dalam menyampaikan pesano Masalah dalam menyampaikan pesan yang paling jelas terkait

dengan sarana fisik untuk berkomunikasi. (contah sarana dan prasarana yang digunakan dalam berkomunikasi)

3. Masalah dalam menerima pesano Adanya persaingan antara penglihatan dan suarao Kursi yang tidak nyamano Lampu kurang terango Kondisi yang mengganggu kosentrasi audiansi.

4. Masalah dalam menafsirkan pesana. Perbedaan latar belakang

Perbedaan latar belakang, pendidikan, budaya dll Perbedaan penafsiran Perbedaan reaksi emosional

b. Perbedaan penafsiran kata Perbedaan ini sering terjadi karena majemuknya latar

belakang budaya yang ada.c. Perbedaan reaksi emosional

Dalam artian isi pesan (content) Dalam artian hubugan (relationship)

4

BAGAIMANA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

Komunikasi efektif memerlukanbeberapa hal :

PersepsiKomunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.

KetepatanSecara umum audiens mempunyai suatu kerangka berfikir, agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran maka seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam keragka berfikir mereka. Apabila hal tsb diabaikan, maka yang muncul adalah miscommunications.

Kredibilitas.Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya Komunikator harus mempunyai suatu keyakinan akan inti pesan dan maksud yang akan disampaikan.

PengendalianDalam berkomnikasi audience akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan, reaksi mereka dapat membuat komunikator “tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Sebaliknya eaksi audiens tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.

KeharmonisanKomunikator yang baik tentu akan selau menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audience, sehingga sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya.

5

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hatiMemperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. (gunakan bahasa yang jelas, tidak bertele-tele, jelaskan poin-poin penting, dan tarik kesimpulan)

Minimalkan Gangguan dalam Proses KomunikasiKomunikator dapat membuat audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan.Penyampaian pesan dengan cara lisan (oral) akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan memiliki kondisi yang teratur, rapid an nyaman, ruangan yang sejuk dsb-nya.

Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim pesan dan si penerima pesan.Agar terjadinya komunikasi yang efektif yang perlu diperhatikan adalah cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Apabila komunikator menghendaki umpan balik yang cepat maka dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat, misalnya melalui tatap muka atau melalui telepon, tetapi apabila umpan balik yang cepat tidak terlalu dipentingkan, sarana tulisan (surat) dapat menjadi alternatif yang baik dalam menyampaikan pesan.

As’ad Andika

6