Media Internal dalam efektifitas tugas PR

Pendahuluan

Public Relations merupakan salah satu fungsi manajemen yang bertugas

melaksanakan kegiatan komunikasi. Baik dalam bentuk komunikasi lisan maupun tulisan,

yang bertujuan untuk menjalin long-term relationship dengan stakeholder

perusahaan/organisasi. Komunikasi yang dimaksud adalah komunikasi dalam ruang lingkup

manajemen perusahaan (internal stakeholder), serta komunikasi dari organisasi ke khalayak

(eksternal stakeholder), dimana tujuan komunikasi tersebut adalah untuk membangun citra

perusahaan, memperoleh pemahaman publik, dan menjalin kerjasama. Fungsi Public

Relations dalam Manajemen Perusahaan (Rachmat Kriyantono: 2008) adalah sebagai berikut:

Menciptakan Pemahaman (mutual understanding) antara Perusahaan dengan Publiknya.

Tujuan kegiatan Public Relations pertama kali adalah berupaya menciptakan saling

pengertian antara perusahaan dengan publiknya. Melalui kegiatan komunikasi diharapkan

terjadi kondisi kecukupan informasi (well-informed) antara perusahaan dengan publiknya.

Kecukupan informasi ini merupakan dasar untuk mencegah kesalahan persepsi.

Kesalahpahaman akibat salah persepsi atau kekurangan informasi merupakan kesalahan

mendasar dalam kegiatan komunikasi (primary-breakdown of communication).

Ketercukupan informasi akan terwujud bila Public Relations menyediakan saluran

komunikasi yang terbuka (open communication) dan memungkinkan terjadinya komunikasi

dua arah (two way reciprocal). Saluran informasi yang tersedia harus memungkinkan

terjadinya proses memberi dan menerima informasi secara berimbang antara kedua pihak

(mutual understanding).

Pengertian Media Internal

Media internal adalah suatu sarana penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan

publik internal perusahaan, dan biasanya bersifat non komersial. Penerima maupun pengirim

informasi adalah orang dalam atau orang dalam atau public internal, terdiri atas pimpinan,

angota, pegawai, maupun unit-unit kerja yang ada di dalam perusahaan tersebut. Sering juga

beberapa perusahaan menggunakan mdia ini seperti menyambung lidah anara karyawan

dengan karyawan maupun karyawan dengan pimpinan. Informasi yang diberikan juga dapat

terkontrol menjaga isu-isu yang berkembang dikalangan pekerja. Membangun kedekatan

dengan membentuk satu persepsi itulah yang dapat dimanfaatkan oleh media internal

perusahaan.

IN HOUSE JOURNAL (Jurnal Internal)

In house journal adalah jurnal internal yang diterbitkan oleh suatu lembaga, biasanya

memuat informasi mengenai segala sesuatu yang terjadi di dalam lembaga dan khusus

diperuntukkan anggota lembaga tersebut.

Ada beberapa sebab yang menjadikan jurnal internal penting keberadaannya, yaitu:

• Untuk mencapai khalayak tertentu dalam rangka mencapai tujuan-tujuan humas, adakalanya

penggunaan media massa pers, radio, televisi tidak sesuai, apalagi jika khalayak tersebut

hanya terdiri dari beberapa kelompok kecil saja. Contoh dari khalayak seperti itu adalah para

staf atau anggota organisasi sendiri yang mungkin hanya dapat dijangkau melalui jurnal

internal.

• Karenanya kita membutuhkan suatu wahana komunikasi internal yang dapat menjangkau

khalayak tadi.

Fungsi Jurnal Internal adalah :

• Sebagai media hubungan komunikasi internal dalam upaya pencapaian pesan-pesan

perusahaan kepada pemilik(shareholder) dan khalayak terkait(stakeholder), mengenai

aktivitas perusahaan dan manfaat produk dan jasa.

• Sebagai ajang komunikasi antar karyawan.

• Sebagai media bagi staf untuk tulis menulis.

• Sebagai nilai tambah bagi PR untuk menerbitkan house journal yang bermutu.

• terbit berkala dan teratur, penampilan profesional, layout dan isi yang ditata apik,

covermenarik.

Berikut adalah beberapa jenis jurnal internal :

1. Newsletter

Sebaran dalam bentuk lembaran yang membuat berita untuk kalangan terbatas.

Biasanya, jumlah halaman sedikit, sekitar 2-8 halaman dan berukuran A4. Sebagian besar

isinya adalah tulisan-tulisan singkat mengenai work plan perusahaan, hasil yang telah

dicapai, bisa ditulis dengan teknik feature ataupun sesuai dengan gaya penulisan PR yang

bersangkutan, dengan atau tanpa gambar. Percetakannya menggunakan teknik lithografi atau

dapat diproduksi menggunakan mesin fotokopi kantor.

2. Surat

Sarana dan bukti komunikasi yang sifatnya tertulis.

3.Sisipan & lampiran

sesuatu yang di sisipkan atau pun dilampirkan dalam in house journal sebagai

informasi tambahan.

4. Internal magazine

Jurnal internal dengan format majalah dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar

isinya adalah tulisan fitur dan ilustrasi yang bersangkutan dengan perusahaan. Adapun isi dari

majalah internal adalah :

- Masthead

- Daftar isi majalah

- Kolom pembuka

- Mempunyai sampul muka dan belakang

- Editorial / tajuk rencana

- Majalah perusahaan diperpolehkan memasang iklan, tetapi dibatasi sekitar 10% dari jumlah

halaman seluruhnya.

- Menggunakan bahasa Indonesia-Jurnalistik yang benar

5. Company profile

Profil/ riwayat sebuah perusahaan, yang lebih banyak menampilkan aspek historis

perusahaan, susunan komisaris, jajaran direksi, sistem/struktur organisasi dan manajemen,

jumlah kantor cabang yang sudah ada, jenis produk atau jasa yang dikelola, hingga nilai-

nilai filosofis perusahaan yang menjadi acuannya dan dikemas dalam bentuk suatu format

majalah yang mewah dan menarik. Dan hanya diterbitkan satu kali dalam satu periode. Edisi

berikutnya akan berisi perubahan susunan personel Komisaris atau Direksi, serta

perkembangan produk barang dan jasa yang baru pada perusahaan bersangkutan. Atau pun

bisa disajikan dalam format presentasi lainnya, seperti power point dan sejenisnya.

Daftar isi Company Profile, biasanya berisi sebagai berikut :

- Introduksi

- Kata pengantar atau sambutan dari dewan komisaris/ direktur utama

- Sejarah, strukutr organisasi perusahaan

- Produk barang atau jasa yang ditampilkan

- Kinerja dan manajemen perusahaan

- Nilai aset dan kekayaan perusahaan

- Pengembangan perusahaan, bisnis, dan sumber daya manusia

- Prospek dan tantangan yang dihadapi perusahaan pada saat sekarang dan di masa-masa

mendatang dengan menggunakan analisis SWOT

- Daftar kantor cabang, Alamat, Telepon, dan lainnya.

PRINTED MATERIALS

1. Brosur

Adalah bahan informasi tertulis mengenai suatu masalah yang disusun secara

bersistem atau cetakan yang hanya terdiri atas beberapa halaman dan dilipat tanpa dijilid atau

selebaran cetakan yang berisi keterangan singkat tetapi lengkap tentang perusahaan atau

organisasi

brosur adalah terbitan tidak berkala yang tidak dijilid keras, lengkap (dalam satu kali

terbitan), memiliki paling sedikit 5 halaman tetapi tidak lebih dari 48 halaman, di luar

perhitungan sampul.Informasi dalam brosur ditulis dalam bahasa yang ringkas, dan

dimaksudkan mudah dipahami dalam waktu singkat. Brosur juga didesain agar menarik

perhatian, dan dicetak di atas kertas yang baik dalam usaha membangun citra yang baik

terhadap layanan atau produk tersebut.

2.Leaflet

Dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai Selebaran, yaitu lembaran kertas berukuran

kecil mengandung pesan tercetak untuk disebarkan kepada umum sebagai informasi

mengenai suatu hal atau peristiwa.

3. Booklet

Buklet sering memiliki sampul, halaman judul, dijilid (bisa dengan kawat sadel atau

pun jahitan seperti majalah, dan ditutup dengan kertas yang sama yang digunakan untuk

halaman dalam), dan memiliki jumlah halaman lebih banyak dari brosur. Bentuknya sering

terlihat seperti buku berukuran kecil. Berbeda dengan brosur atau pamflet, buklet bukan

merupakan sarana beriklan secara langsung. Sejumlah produk konsumen seperti barang

elektronik, sering menyertakan buklet berisi spesifikasi produk atau penjelasan cara

penggunaan. Buklet yang menyertai barang elektronik kadang-kadang memiliki jumlah

halaman yang banyak dan tidak untuk habis dibaca dalam satu kali kesempatan.

4. Poster

Media pengumuman untuk memberitahukan sesuatu atau untuk mempromosikan

produk perdagangan, yang dipasang ditempat terbuka, berbentuk lembaran kertas atau karton,

papan kayu atau logam tipis.

5. Flyers

Memiliki karakteristik yang sama dengan leaflet, hanya saja ukurannya lebih kecil

dari leaflet. Biasanya, flyers juga digantung.

6. Folder

Karakteristik :

• Bentuk : mirip map

• Terdiri dari: surat, brosur, leaflet, kartu nama, dan sebagainya.

Folder dapat berfungsi sebagai tempat penyimpan berkas informasi atau promosi.

Jadi, kalo dilihat dari ukurannya,,

Poster berukuran paling besar, dan hanya selembar, tanpa dilipat.

sama halnya dengan pamflet, leaflet, dan flyers yang hanya selembar, tanpa di lipat.

ukuran : Pamflet > Leaflet > Flyers.

FACE TO FACE

1. Lobbying

Suatu upaya pendekatan yang dilakukan oleh satu pihak yang memiliki kepentingan

tertentu untuk memperoleh dukungan dari pihak lain yang dianggap memiliki pengaruh atau

wewenang dalam upaya pencapaian tujuan yang ingin dicapai. Lobbying merupakan awal

dari sebuah negosiasi.

• Ada 3 jenis lobby, yaitu :

- Lobby tradisional : menggunakan pelobi untuk mendekati pengambil keputusan

- Lobby akar rumput : menggunakan masyarakat untuk mendekati pengambil keputusan

- Lobby Political Action Committee : komite yang dibentuk perusahaan-perusahaan besar

agar wakilnya dapat duduk di perlemen atau pemerintah.

2. Negosiasi

1) Proses tawar menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna

mencapai kesepakatan antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok

atau organisasi) yang lain;

2) Penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak-pihak yang

bersangkutan

3. Pidato

Ucapan yang disusun secara baik dan ditujukan kepada sejumlah orang yang hadir di

suatu tempat atau ditujukan kepada umum melalui media massa radio atau televisi. Pidato

dilakukan untuk berorasi, untuk menyatakan pendapatnya, atau memberikan gambaran

tentang suatu hal. Pidato biasanya dibawakan oleh seorang yang memberikan orasi-orasi, dan

pernyataan tentang suatu hal/peristiwa yang penting dan patut diperbincangkan. Pidato

biasanya digunakan oleh seorang pemimpin untuk memimpin dan berorasi di depan banyak

anak buahnya atau khalayak ramai.

4. Rapat & Telekonferensi

- Rapat : Pertemuan antara sejumlah orang yang mempunyai kepentingan yang sama.

- Telekonferensi : suatu perundingan jarak jauh yang dilakukan dengan menggunakan

perangkat televisi, baik dalam taraf nasional maupun internasional. Setiap peserta yang

berada di kota ataupun Negara masing-masing dilengkapi mikrofon, kamera, dan pesawat

penerima serta pemancar televisi, sehingga di satu pihak dapat berbicara kepada para peserta,

dilain pihak dapat melihat dan mendengarkan suara para peserta tersebut yang berada di

tempat lain.

Kharakteristik

• Dilakukan secara langsung secara tatap muka

• Terjadi antara 2 orang atau lebih

• Terjadi feedback atau respon dari komunikan

• Dapat juga terjadi komunikasi satu arah (pidato)

• Lebih terjalin hubungan yang akrab antara komunikator dan komunikan

Terminologi tatap muka (face-toface) mengandung makna bahwa setiap anggota kelompok

harus dapat melihat dan mendengar anggota lainnya dan juga harus dapat mengatur umpan

balik secara verbal maupun nonverbal dari setiap anggotanya Dengan demikian, makna tatap

muka tersebut berkait erat dengan adanya interaksi di antara semua anggota kelompok.

Jumlah partisipan dalam komunikasi kelompok berkisar antara 3 sampai 20 orang.

Pertimbangannya, jika jumlah partisipan melebihi 20 orang, kurang memungkinkan

berlangsungnya suatu interaksi di mana setiap anggota kelompok mampu melihat dan

mendengar anggota lainnya.

Peranan Komunikasi Face to Face

Komunikasi pada umumnya diartikan sebagai hubungan atau kegiatan-kegiatan yang

kaitannya dengan masalah hubungan atau diartikna pula sebagai saling tukar menukar

pendapat. Komunikasi dapat juga diartikan hubungan kontak antara manusia baik individu

maupun kelompok.

Dalam garis besarnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah penyampaian informasi

dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. Apabila dirumuskan, pada dasarnya

komunikasi adalah pemberian dan penerimaan informasi berupa pengetahuan dan pengertian

dengan maksud untuk mengubah partisipasi agar hal-hal yang diberitahukan itu menjdi milik

bersama. Jadi dengan singkat dapat dikatakan bahwa arti penting komunikasi adalah sebagai

sarana atau alat untuk menciptakan jalinan pengertian yang sama dan serasi serta

menimbulkan dasar tindakan serta dasar terbentuknya kerja sama.

• Peranan komunikasi dapat diformulasikan sebagai alat untuk menciptakan kesamaan

pengertian dan sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi pesan (komunikator).

MEDIA SARANA

1.Logo

Huruf tunggal atau gabungan huruf atau gambar yang dilukis secara khusus, yang

mengandung makna tertentu sebagai lambang dari perusahaan, lembaga, badan, atau

organisasi lainnya.

2.Brand name

Merk atau nama yang mewakili sebuah perusahaan sebagai penanda atau pengenal (identitas)

suatu perusahaan, yang telah diakui dan dilindungi secara hukum atas kepemilikannya.

3.Colour Standard

Warna yang menjadi identitas perusahaan secara nonverbal, yang juga dilindungi

kepemilikannya.

4.Uniform

Seragam perusahaan yang dikenakan oleh para public internalnya. Seragam tersebut

dikenakan sebagai pengenal dan pembeda dengan perusahaan lainnya dan juga dijadikan

sebagai symbol kebersamaan.

5.Corporate Culture

Budaya dalam perusahaan yang mampu mencitrakan filosofi, kebiasaan, dan arah perusahaan

yang bersangkutan. budaya ini tercermin dari aturan-aturan dalam persahaan tersebut.

MEDIA ELEKTRONIK

1.Internet

dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas yang menghubungkan pemakai komputer satu

komputer dengan komputer lainnya dan dapat berhubungan dengan komputer dari suatu

Negara ke Negara di seluruh dunia ,dimana didalamnya terdapat berbagai aneka ragam

informasi Fasilitas layanan internet Browsing atau surfing Yaitu kegiatan “berselancar” di

internet.

2. E-Mail

E-mail adalah surat melalui media elektronik. Sebenarnya email merupakan singkatan dari

“Electronic mail”. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks

maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di

jaringan internet.

3.E-Bussiness

E-Business merupakan kegiatan berbisnis di Internet yang tidak saja meliputi pembelian,

penjualan dan jasa, tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan

bisnis (baik individual maupun instansi). Fungsi E- Bussiness yaitu untuk mensupport bagian

dari marketing, produksi, accounting, finance, dan human resource management. Proses

transaksi online memegang peranan yang sangat penting pada e-business

4.E-publications

Kegiatan mentebarluaskan informasi kepada khalayak dengan menggunakan media internet.

5.E-Commerce

semua bentuk transaksi komersial yang menyangkut organisasi dan individu yang didasarkan

pada pemrosesan dan transmisi data yang didigitalisasikan, termasuk suara, teks dan gambar.

idefinisikan sebagai proses pembelian dan penjualan produk, jasa dan informasi yang

dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan jaringan komputer.

Kesimpulan

Banyaknya media yang dapat digunakan PR sebagai wadah komunikasi. Namun semua

media tersebut hanya pilihan untuk efektifitasnya. Ada kekuranan maupun kelebiahan dari

masing-masing media. Target komunikan yang jelaslah penentu dari media yang digunakan.

Penggunaan media sesuai dengan kebutuhannya stakeholders terkait. Disinalah tugas PR

dalam pemanfaatan yang tepat menjadi lebih mengefektifkan tugas PR. Mengerti beberapa

media ini menjadi suatu keharusan bagi seorang praktisi PR nantinya.

Referensi:

Ruslan, Rosady. 2008. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Jakarta:

Rajawali Pers.

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Jakarta : Erlangga

Sebuah artikel yang diambil dalam sebuah website mengenai humas. Artikel ini

dimaksudkan agar dapat menambah wawasan mengenai ke humasan.

SAMARINDA -- Pejabat Pranata Kehumasan Diskominfo Kaltim, Agus Eko Santoso

memberikan , pembekalan advokasi pembuatan opini dan media massa bagi 30 orang tenaga

penyuluh kesehatan masyarakat Puskesmas dari 14 kabupaten/kota se-Kaltim.

Pembekalannya dilakukan di Aula UPTD Bapelkes Kaltim, Samarinda, akhir pekan tadi.

Agus Eko memaparkan secara gamblang fungsi divisi yang membidangi kehumasan dalam

suatu organisasi. Menurut dia, divisi kehumasan memiliki andil besar terhadap baik buruknya

citra organisasi bersangkutan."Humas bisa disebut sebagai mata dan telinga organisasi. Harus

mengetahui persis berbagai hal tentang instansinya, termasuk informasi dari luar," ujarnya.

Selain itu, menurut dia, humas berperan sebagai juru bicara pimpinan. Harus

mengetahui siapa publiknya agar informasi yang disampaikan bisa diterima publik. "Intinya

harus bisa ngomong. Humas idealnya menjadi tangan kanan pimpinan," katanya.

Hanya saja, kecenderungan humas di berbagai instansi pemerintahan masih masuk

bagian umum, sehingga pejabat yang membidangi bagian umum juga menjadi humas. Ini

yang membuat kinerjanya belum dapat dirasakan guna menjaga citra postif organisasi.

Di bagian lain, ia menekankan humas harus menjalin kemitraan dengan media massa,

termasuk mengetahui kiat-kiatnya. Seorang humas harus mengetahui beberapa hal yang

terkait media massa, yakni readers (pembaca), quantity (eksemplar,tiras/oplah), frequency

(waktu terbit atau edisi), policy (kebijakan redaksi), title (nama house journal).

"Ini agar kita bisa memilah penggunaan media dalam penyebarluasan informasi

maupun pencitraan agar lebih efektif dan efisien. Jadi, kalau informasi yang bersifat

kebijakan daerah cukup menggunakan media lokal, tidak perlu media yang tirasnya besar

apalagi media nasional," ujarnya seraya memberi pemahaman tentang fungsi wartawan yang

menyebarluaskan informasi sesuai UU Pers maupun Kode Etik Jurnalistik.

Wartawan, menurut dia, tidak boleh serta merta memberitakan informasi yang

didapat, kecuali harus konfirmasi kebenarannya kepada narasumber bersangkutan. Jika

terjadi kekeliruan, media wajib menyediakan halaman khusus untuk klarifikasi bagi pihak

yang dirugikan.

"Jika informasinya tidak sesuai kenyataan, media wajib menyediakan halaman untuk

menjawab isu tersebut. Yang jelas, ada prinsip yang harus dipatuhi media, terutama tiga

fungsi media, yakni informasi, pendidikan, dan hiburan," tandasnya. (arf-dil/diskominfo)

Tugas Produksi Media PR

PENTINGNYA SEBUAH MEDIA

DALAM LEMBAGA

Nama : Thauffeils ArrafNPM : 2009140047