materi sop bag organisasi

PELAKSANAAN SOP DALAM RANGKA MEWUJUDKAN TATAKELOLA PEMERINTAHAN YANG BAIK

BAGIAN ORGANISASI SETDA KOTA PONTIANAK2015

Dasar Hukum

1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor : 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

2. Peraturan Walikota Pontianak Nomor 20 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah Kota Pontianak

AGENDA KERJA RB

PELAKSANAAN Melaksanakan Rencana Kerja dengan:

1. Melakukan Asessment Organisasi2. Melaksanakan Road Map3. Melaksanakan Program Quick Wins4. Melakukan Anjab dan Evaluasi Jabatan5. Mengidentifikasi, Menyusun dan

Melaksanakan SOP6. Melaksanakan Manajemen Perubahan7. Melakukan Monitoring, Evaluasi dan

Pelaporan secara Berkala

AGENDA KERJA SOP DALAM RB

MENGIDENTIFIKASI, MENYUSUN DAN MELAKSANAKAN SOP

Melakukan Identifikasi Judul SOP berdasarkan Output Tugas dan Fungsi;

Menginventarisasi SOP yang ada dan yang belum ada; Melakukan penyusunan dan penyempurnaan SOP; Melakukan dokumentasi SOP; Menetapkan SOP; Melaksanakan SOP; Memonitor dan mengevaluasi implementasi SOP; Melakukan review dan revisi dokumen SOP.

Nasional

K/L

PEMDA

SKPD

serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

PENGERTIAN SOP

SOPs (STANDARD OPERATING PROCEDURES)“WRITE WHAT YOU DO, DO WHAT YOU WRITE”

(TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG TERTULIS)

1. Kemudahan dan kejelasan. 2. Efisiensi dan efektivitas. 3. Keselarasan. 4. Keterukuran. 5. Dinamis. 6. Berorientasi pada pengguna (mereka yang

dilayani). 7. Kepatuhan hukum. 8. Kepastian hukum.

PRINSIP SOPPRINSIP PENYUSUNAN SOP

1. Konsisten2. Komitmen. 3. Perbaikan berkelanjutan.4. Mengikat.5. Seluruh unsur memiliki peran

penting. 6. Terdokumentasi dengan balk.

PRINSIP PELAKSANAAN SOP

SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi pemerintahan.

RUANG LINGKUP SOP

SOP berdasarkan Sifat Kegiatan

a. SOP TeknisSOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan: 1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu

kesatuan tim kerja atau satu jabatan;2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan

atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

Contoh SOP Teknis :

perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat.

SOP berdasarkan Sifat Kegiatan

b. SOP Administratif SOP administratif adalah prosedur standar yang

bersifat umum dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

Contoh : SOP Pelayanan Pengujian Sampel Di laboratorium,SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan, SOP Penanganan Surat Masuk dan SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.

FORMAT SOP #1

1. Langkah sederhana (Simple Steps)

2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.

Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.

3. Grafik (Graphic)

4. Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.

FORMAT SOP #2

CONTOH-CONTOHSTANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BERDASARKAN FORMAT

Contoh 1 : Format Simple Step

Nomor PK-C05

Tanggal 4 Maret 2005

Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti TahunanDasar hukum:

1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan, dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa;

2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;

3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah

melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:Kepala

Contoh 2 : Format Hierarchical StepNomor PK-C05

Tanggal 4 Maret 2005

Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti TahunanDasar hukum:

1. Mengisi formulir cuti tahunan: Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan

pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang

bersangkutan;2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:

Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti

Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan, menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;

3. Pelaksanaan cuti: Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,

menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan

kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung; Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:Kepala

Isi formulir

1. Pegawai yang mengajukan cuti, mengisi formulir cuti tahunan

2. Serahkan formulir ke Bagian Kepegawaian

3. Bagian Kepegawaian meneliti ketersediaan cuti bagi pegawai yang meng-ajukan dan menyerahkan kepada yang bersangkutan

4. Pegawai menandatangani formulir dan menyerahkan kepada atasan langsung

Persetujuan

1. Pegawai mengajukan kepada atasan langsung

2. Atasan langsung menandatangani dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti

3. Pejabat yang berwenang memberikan cuti menandatangani pengajuan dan menyampaikan kembali kepada atasan langsung pegawai yang bersangkutan

4. Atasan langsung menyampaikan kepada yang bersangkutan

1. Pegawai yang mengajukan cuti menyampaikan formulir kepada Bagian Kepegawaian, copy untuk unit kerjanya dan copy untuk yang bersangkutan

2. Pegawai yang mengajukan cuti wajib melaporkan kemajuan pekerjaannya sebelum cuti.

3. Pelaksanaan cuti oleh yang bersangkutan

Cuti

Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti Tahunan

Nomor : PK-C05Tanggal : 4 Maret 2005

Contoh 3 : Format Graphic

Contoh 4 : Format Graphic (Annotated Picture)

SOP Pegadaian Barang Jaminan

Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir

Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah

dengan penjelasan seperlunya

Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi

dengan fotocopy KTP

Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta

disposisi Manajer Cabang.Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah

Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan

menunjukkan SBKKasir memberikan uang pinjaman

sesuai dengan nominal yang tercantum

Nasabah pulang dengan tersenyum

Contoh 5 : Format (Linear) Flowchart Mulai

PengisianFormulir Cuti

1 Pegawai yang mengajukan cuti mengisi formulir2 Menyerahkan formulir terisi kepada Bagian kepegawaian

PenelitianSisa Cuti Tahunan

1 Bagian Kepegawaian meneliti sisa cuti yang bersangkutan2 .Menyetujui atau mengkoreksi lama cuti yang diambil

Pengajuan kepada atasan langsung

Pegawai mengajukan kepada atasan langsung

1 Atasan langsung memberi persetujuan atau menunda cuti 2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-

ma disampaikan ke pejabat yg berwenang memberikan cuti

1 Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberi persetuju-an atau menunda cuti

2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-ma disampaikan ke atasan langs. utk diserahkan ke ybs.

PersetujuanAtasan lsg

Setuju

Tidak

Tidak

Cuti ditunda

PersetujuanPjb berwenang

Pegawai Cuti

Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan sebelum cuti

Pegawai membuat laporan pekerjaan

Pegawai melaksanakan cuti

Selesai

Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti Tahunan

Nomor : PK-C05Tanggal : 4 Maret 2005

Contoh 6 : Format (Branching) Flowchart

NO AKTIVITAS GUBERNUR SEKDA KEPALABAPEDA

KEPALA SKPD

KETUA DPRD

1. Menyampaikan pengarahan kepada seluruh SKPD tentang kewajiban daerah untuk menyusun RPJP, RPJM, RKPD, KU-APBD dan kewajiban SKPD untuk menyusun RPJP SKPD serta Renja SKPD

2. Mengeluarkan SK penugasan kepada Bapeda untuk bertindak sebagai unit kerja yang bertanggungjawab mengumpulkan bahan, menyiapkan dan merumuskan konsep rencangan RPJP dengan tembusan kepada seluruh SKPD

3. Menyampaikan surat pemberitahuan kepada seluruh SKPD di Provinsi Kepri untuk menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan dalam penyusunan RPJP ke Bapeda

4. Menyampaikan bahan yang diperlukan kepada bapeda paling lambat 20 hari kerja setelah surat pemberitahuan dari Bapeda tersebut diterima

Diagram Alur : Mekanisme Penyusunan Dokumen RPJP (1)


KEPALA SKPD

KETUA DPRD

5. Merumuskan konsep awal rancangan RPJP (dalam waktu 90 hari) berdasarkan bahan-bahan yang sudah diterima dari SKPD

6. Melakukan sosialisasi dan konsultasi dengan stakeholders tentang konsep awal RPJP untuk menjaring aspirasi masyarakat stakeholders sehingga diperoleh saran tanggapan

7. Menyempurnakan konsep awal RPJP sesuai dengan saran dan tanggapan yang telah diperoleh dari hasil sosialisasi dan konsultasi

8. Menyelenggarakan Musrenbang penyusunan RPJP dengan bahan utamanya adalah konsep rancangan RPJP

9. Membahas Konsep Rancangan RPJP yang telah disempurnakan oleh Bapeda, dibahas kembali dengan Kepala SKPD dan Para Kabag, dengan keluarannya adalah Rancangan RPJP, selanjutnya disampaikan kepada Gubernur



KEPALA SKPD

KETUA DPRD

10. Mengajukan Rancangan RPJP yang dtelah disetujui Gubernur melalui Sekda diajukan kepada Pimpinan DPRD guna diagendakan dan dibahas dalam sidang-sidang Dewan.

11. Menyerahkan Nota Pengantar Kepala Daerah yang disiapkan oleh bagian Hukum

12. Memperbanyak Rancangan RPJP tersebut dalam jumlah yang diperlukan

13. Membahas Rancangan RPJP di DPRD, Kepala Bapeda mewakili Gubernur dan wajib menyampaikan laporan perkembangan pembahasan rancangan RPJP tersebut secara berkala kepada Gubernur

14. Melakukan pembahasan jika terdapat masalah yang bersifat prinsipil dan arah pembahasannya akan mengubah isi serta arah Rancangan RPJP, Kepala Bapeda yang mewakili Gubernur harus melaporkannya kepada Gubernur dengan disertai pemecahannya yang diperlukan, guna memperoleh keputusan

tak ada masalahada masalah



KEPALA SKPD

KETUA DPRD

15. Menyampaikan Rancangan RPJP yang sudah disetujui DPRD ditetapkan menjadi Perda


Format SOP Reformasi Birokrasi (1)

Nomor SOP

Kedeputian I, II, III

Tanggal Pembuatan 15 Februari 2009

Tanggal Revisi (Ditinjau kembali) 15 Juli 2010

Tanggal Efektif 15 Juli 2009

Disahkan oleh Deputi I, II, III LAN

Pusat Kajian/Litbang di Lingkungan LAN Nama SOP Penyusunan Kontrak Kinerja Pegawai

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana Memiliki kewenangan untuk membuat dan menyetujui Kontrak KinerjaSK Kepala LAN No. 4/2008 tentang Pelaksanaan Program dan Kegiatan di Lingkungan Lembaga Administrasi Negara

Memiliki kemampuan untuk menyearahkan antara Kontrak Kinerja Pegawai dengan Tujuan Organisasi

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan

SOP Pengusulan dan Pengembangan Pegawai Renstra, Renja dan TOR RKA/KL, Formulir Kontrak Kinerja

SOP Notulensi Rapat SK Kepala LAN mengenai Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Administrasi NegaraSOP Pengeluaran Disposisi/Penugasan

SOP Pencarian Data dan Informasi

SOP Penyiapan Ruang Rapat

SOP Penyiapan Konsumsi

SOP Pembuatan Undangan Rapat

SOP Pemesanan Ruang Rapat

SOP Pemesanan Konsumsi Rapat

SOP Penandatangan Kontrak

SOP Arsip

Peringatan Pencatatan dan pendataan

Kontrak akan dijadikan dasar untuk pemberian penghargaan dan sanksi, apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP maka pemberian reward dan sanksi tidak dapat berjalan dengan lancar

Buku kontrak kinerja

Format SOP Reformasi Birokrasi (2)Prosedur

No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku KeteranganKapus Peneliti Kabagmin Deputi Staf Kelengkapan Waktu Output

1

mengundang Peneliti, Kabagmin, dan Staf untuk Rapat Pembahasan Kontrak Kinerja Pegawai dalam rangka pelaksanaan tugas yang dimiliki

Surat Undangan Rapat, Renja dan

TOR RKA/KL3 jam

Diterimanya surat dan Kesediaan menghadiri rapat

Rapat ini merupakan rapat internal, bisa dgn surat undangan resmi ataupun dgn lisan.

2melaksanakan rapat pembahasan Kontrak Kinerja Pegawai Renja dan TOR

RKA/KL 2 jam Notulensi Hasil Rapat SOP Notulensi Rapat

3

menugaskan Peneliti untuk menyiapkan Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai berdasarkan hasil rapat

Notulensi Rapat & Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai

30 menitDisposisi/

Penugasan Kapus kepada peneliti

SOP Pengeluaran Disposisi/Penugasan

4melengkapi Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai dan dikonsultasikan kepada Kapus Data dan Informasi 2 hari Dokumen Kontrak

Kinerja Pegawai SOP Pencarian Data

dan Informasi

5

mengkoreksi dan memutuskan Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai dan meminta Kabagmin untuk mempersiapkan rapat pendalaman Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai

Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai 1 hari

Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai

yang Disempurnakan

SOP Pengeluaran Disposisi/Penugasan

6

mempersiapkan rapat pendalaman Kontrak Kinerja Pegawai dan melaporkan kepada Kapus

Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai 1 jam

Undangan, Ruang Rapat dan Konsumsi

SOP Penyiapan Ruang Rapat, SOP penyiapan

Konsumsi

7

menyampaikan Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai kepada Deputi untuk di mintakan persetujuan Dokumen Kontrak

Kinerja Pegawai 30 menit Undangan, Ruang rapat dan Konsumsi

SOP Pembuatan Undangan rapat, SOP

Pemesanan Ruang Rapat, SOP

Pemesanan Konsumsi rapat

8

memberikan persetujuan dan memerintahkan untuk melakukan penandatanganan kotrak kinerja pegawai kepada seluruh pegawai di lingkungan kedeputian II

Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai 30 menit Disposisi/Surat

Persetujuan

SOP Pengeluaran Disposisi/Surat

Persetujuan

9

mengundang Deputi II, Peneliti, Kabagmin dan Staf untuk menandatangani Kontrak Kinerja Pegawai

Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai 30 menit Surat Undangan SOP Penandatanganan

Kontrak Kinerja

10

melakukan penandatanganan KKPDokumen Kontrak

Kinerja Pegawai Net 30 menit Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai

11mendokumentasikan KKP

Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai 5 menit

Dokumentasi Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai

SOP Arsip

Tidak

Ya

Tidak

Ya

PENERAPAN SIMBOL DALAM SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

SIMBOL SOP dalam FLOWCHART

Melambangkan mulai dan akhir suatu prosedur

Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur

Terminator

Process

Decision

Arrow

Off-page connector

Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak

Melambangkan arah prosedur

Melambangkan koneksi perpindahan halaman

Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts

Melambangkan dimulai atau diakhirinya sebuah prosedur

Mulai

Selesai

Penyusunan SOP #1

SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 1)

Simbol Pertama (buka-tutup); Melambangkan mulainya kegiatan

(pemicu/start) dan akhir kegiatan (penutup/finish);

Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu dan untuk penutup arah panah harus dari atas simbol kapsul;

Prinsip yang digunakan adalah kegiatan mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan.

(Terminator)

PENERAPAN SIMBOL KAPSUL Diikuti simbol dari

sebelah kanan Diikuti simbol

dari bawah Diikuti simbol dari

sebelah kiri

Tidak Ada

Tidak Ada

Melanjutkan simbol dari sebelah kanan

Melanjutkan simbol dari bawah

Melanjutkan simbol dari sebelah kiri

SIMBOL KOTAK (SIMBOL 2)

Simbol Utama (yang diutamakan) Melambangkan kegiatan eksekusi (proses) Penulisan anak panah yang menyertai

harus sesuai kaidah Prinsip yang digunakan adalah satu

aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat, diskusi.

(Process)

Tetapkan format yang akan digunakan FlowchartsMelambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana

Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana dan selanjutnya akan diproses oleh pelaksana yang lain yang berada disebelah kanan pelaksana ini

Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana dan selanjutnya akan diproses oleh pelaksana yang lain yang berada disebelah kiri pelaksana ini

Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana dan selanjutnya akan diproses oleh pelaksana yang sama

Melambangkan proses yang akan dilakukan kembali oleh pelaksana

Penyusunan SOP # 2

Penerapan SIMBOL KOTAK Diikuti simbol dari

sebelah kanan Diikuti simbol dari

bawah Diikuti simbol dari

sebelah kiri

SIMBOL BELAH KETUPAT (SIMBOL 3)

Simbol Ketiga; Melambangkan kegiatan pengambilan

keputusan (adanya alternatif: ya-tidak, lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.);

Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol kotak;

Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses).

(Decision)

PENERAPAN SIMBOL BELAH KETUPAT Diikuti simbol dari

sebelah kanan Diikuti simbol

dari bawah Diikuti simbol dari

sebelah kiri

Melambangkan pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh pelaksana. Ya dan Tidak

Y

Y

Y

T

T

T

Penyusunan SOP #3

SIMBOL SEGI LIMA (SIMBOL 4)

Simbol Keempat (penghubung); Melambangkan penghubung flowcharts yang

terputus karena ganti halaman; Penulisan simbol didahului dengan anak

panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk panah balikan;

Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu anak panah menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila menghubungkan lebih dari satu anak panah maka diberikan nomor.

(Off-page connector)

Melambangkan koneksi Perpindahan halaman

Halaman 1

Halaman 2

Penyusunan SOP #4

PENERAPAN SIMBOL SEGI LIMA Menghubungkan simbol

ke sebelah kanan Menghubungkan

simbol ke bawah Menghubungkan simbol

ke sebelah kiri

1 1 21 1 2

22

22

11

halaman 1

halaman 2

halaman 1

halaman 2

halaman 1

halaman 2

halaman 1

halaman 2

SIMBOL ANAK PANAH (SIMBOL 5)

Simbol Kelima (Arah Proses); Melambangkan arah proses kegiatan dari satu

simbol ke simbol selanjutnya; Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah

yang berlaku pada simbol yang dihubungkan; Prinsip yang digunakan: Pertama, arah anak

panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang tergantung pada kondisi yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda anak panah tidak boleh bersilangan seandainya terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda “Ω = omega”

(Arrow)

PENERAPAN SIMBOL PANAH (1) Menghubungkan simbol

ke sebelah kanan Menghubungkan

simbol ke bawah Menghubungkan

simbol ke sebelah kiri

Penerapan SIMBOL PANAH (2) Menghubungkan dua

simbol ke sebelah kanan Menghubungkan tiga

simbol ke bawah Menghubungkan dua

simbol ke sebelah kiri

Panah balikan ke simbol di sebelah kanan

Panah balikan ke simbol di atas

Panah balikan ke simbol di sebelah kiri

Bersilangan

LANGKAH PRAKTIS PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

LANGKAH PRAKTIS PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP

berdasarkan tugas dan fungsi Identifikasi out-put Identifikasi aspek out-put; Identifikasi judul SOP-AP.

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi Penyusunan Dokumen Dasar SOP-AP

(Flowcharts, Mutu Baku dan Keterangan) Pengisian Identitas SOP-AP.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #1

1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsiNo. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul

1. Membantu penyiapan Kebijakan SOTK

Menyiapkan kebijakan SOTK

Menyusun RancanganPeraturan mengenai SOTK

Rancangan Peraturan mengenai SOTK

Penyusunan Penyusunan Ranc. Peraturan mengenai SOTK

Penelaahan Penelaahan Ranc. Peraturan mengenai SOTK

Penyampaian Penyampaian Ranc. Peraturan mengenai SOTK

Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn meningkatkan cakupan SOP Judul SOP Final

Out-put Final Aspek Judul SOP FinalPeraturan mengenai SOTK Penyusunan Penyusunan Peraturan mengenai SOTK

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #22. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi

Tentukan Kegiatan Awal (diawali dari penanggung jawab kegiatan);

Tentukan Kegiatan Utama (proses utama); Tentukan Kegiatan Akhir (kegiatan pencatatan dan

pendataan); Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan

Kegiatan Akhir dalam suatu “cerita” dengan S+P+O+K

Hitung jumlah aktor kegiatan; Buat Flowcharts; Isi Mutu Baku; Isi Keterangan; Isi Identitas SOP AP.


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (1) Tentukan Kegiatan Awal (Kabag memerintahkan Kasubag

untuk mengadakan rapat persiapan) Tentukan Kegiatan Utama (Tim Kerja menyusun Konsep

Kebijakan SOTK); Tentukan Kegiatan Akhir (Staf mendokumentasikan

Rancangan Kebijakan SOTK); Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan Kegiatan

Akhir dalam sebuah “cerita” berurutan awal - akhir;1. Kabag memerintahkan Kasubag untuk mengadakan rapat persiapan 2. Tim Kerja menyusun Konsep Peraturan mengenai SOTK 3. Staf mendokumentasikan Rancangan Peraturan mengenai SOTK.


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (2) Identifikasi Kegiatan Penyusunan Peraturan mengenai

SOTK (1)1) Kabag memerintahkan Kasubag untuk mengadakan

rapat persiapan;2) Kasubag mengundang Kabag, Kasubag, Staf untuk

rapat;3) Kabag, Kasubag, dan Staf mengadakan rapat;4) Kasubag menindaklanjuti hasil rapat dengan

membentuk Tim Kerja;5) Tim Kerja mengadakan rapat konsolidasi dan

persiapan pelaksanaan kegiatan;6) Tim Kerja melakukan pengumpulan data;


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (3) Identifikasi Kegiatan Penyusunan Kebijakan SOTK (2)

7) Tim Kerja menyusun Konsep Peraturan mengenai SOTK dan menyerahkan kepada Kasubag;

8) Kasubag memeriksa Konsep Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada Kabag. Jika tidak setuju dikembalikan ke Tim Kerja untuk diperbaiki;

9) Kabag memeriksa Draft Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada Sekda. Jika tidak setuju dikembalikan ke Kasubag untuk diperbaiki;

10) Sekda memeriksa Rancangan Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada Kabag. Jika tidak setuju dikembalikan ke Kabag untuk diperbaiki;


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (4) Identifikasi Kegiatan Penyusunan Peraturan mengenai

SOTK (4)11) Kabag mendisposisi Rancangan Peraturan mengenai

SOTK ke Kasubag;12) Kasubag menindaklanjuti disposisi Rancangan

Peraturan mengenai SOTK;13) Staf mendokumentasikan Rancangan Peraturan

mengenai SOTK.


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5) Buat Flowchart

No. Aktivitas Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda1. Memerintahkan Kasubag utk

mengadakan RapatX

2. Mengundang Kabag, Kasubag, dan Staf utk Rapat

X

3. Mengadakan Rapat X X X

4. Menindaklanjuti hasil rapat dengan membentuk Tim Kerja

X

5. Mengadakan Rapat Konsolidasi

X

6. Dst…..


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5) Buat Flowchart dengan menggunakan simbol

No. AktivitasPelaksana (Aktor)

Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda

1. Memerintahkan Kasubag utk mengadakan Rapat


3. Mengadakan Rapat



LANJUTAN



6. Melakukan pengumpulan data

7. Menyusun Konsep Peraturan mengenai SOTK dan menyerahkan ke Kasubag

8. Memeriksa Konsep Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan ke Kabag. Jika tidak diserahkan ke Tim Kerja utk diperbaiki.

9. Memeriksa Draft Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan ke Sekda. Jika tidak diserahkan ke Kasubag utk diperbaiki.

Ya

Tidak

Ya

Tidak

LANJUTAN



10. Memeriksa Rancangan Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan mendisposisikan ke Kabag. Jika tidak diserahkan ke Kabag utk diperbaiki.

11. Mendisposisi Rancangan Peraturan mengenai SOTK ke Kasubag

12. Menindaklanjuti disposisi Rancangan Peraturan mengenai SOTK

13. mendokumentasikan Rancangan Peraturan mengenai SOTK.

TidakYa


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (6) Isi Mutu Baku

1) Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan (umumnya berisi dokumen): formulir, lembar disposisi, data, laporan keuangan;

2) Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan;

3) Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat, Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep Pedoman.

Isi KeteranganKolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai hal-hal yang perlu diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, SOP yang terkait, Biaya yang diperlukan, Persyaratan.


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5) Isi Mutu Baku dan Keterangan (Contoh)

No. AktivitasAktor Mutu Baku Keterangan

Kelengkapan Waktu Output

1. Memerintahkan Kasubag utk mengadakan Rapat

Nota Dinas, Agenda Kerja

1 hari Tanda Terima, Nota Dinas


Surat Undangan 1 hari Tanda Terima, Surat Undangan

SOP Pengundang-an Rapat

3. Mengadakan Rapat Bahan Rapat, Daftar Hadir

2 jam Notulensi Rapat

SOP penyel. Rapat


Notulensi Rapat, Surat Pemb. Tim Kerja

1 hari Tim Kerja Tim terdiri dari: Kabag, Kasubag, Staf


Bahan Rapat 2 jam Notulensi Rapat

SOP Penyel. Rapat


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (7) Isi Identitas

Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah:1. Nama Unit tempat SOP diberlakukan,2. Nomor SOP,3. Tanggal Pembuatan SOP,4. Tanggal Revisi SOP,5. Tanggal efektif berlakunya SOP,6. Disahan oleh,7. Judul SOP,8. Dasar hukum SOP,9. Keterkaitan dengan SOP lain,10.Peringatan yang diperlukan,11. Kualifikasi pelaksana SOP,12.Peralatan /Perlengkapan yang diperlukan untuk

melaksanakan SOP,13.Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.


2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5) Isi Identitas (Contoh) - 1

Nomor: 001/OT.255/A.2/11/2010Tanggal Pembuatan: 11 November 2010

Tanggal Revisi: 11 November 2011

Tanggal Efektif: 20 November 2010

Disahkan oleh: Sekretaris Daerah,

PEMERINTAH DAERAH Drs. Ibrahim Putra, M.Si.

KABUPATEN PESISIR TEPI NIP. 19700615-199603-1-991

Sekretariat Daerah Judul SOP : Penyusunan Rancangan Peraturan mengenai SOTK

STEMPEL

LOGO

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #132. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)

Isi Identitas (Contoh) - 2

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang … 1. Memahami Peraturan Perundang-undangan

2. PP No. 41 Tahun 2007 tentang … mengenai Organisasi Perangkat Daerah

3. Permendagri No. … 2. Memahami Kebijakan Daerah mengenai SOTK

4. Perda No. …

5. PerBup No. …

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan1. SOP Pengundangan Rapat 1. Pedoman Penyusunan SOTK

2. SOP Penyelenggaraan Rapat 2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya

3. SOP …. 3. Hasil Telaahan mengenai SOTK

Peringatan Pendataan dan PencatatanPenyusunan SOTK selambat-lambatnya tanggal ….. Jika terlambat maka ….

Buku Kendali Dokumen Keorganisasian

TERIMA KASIHSEMOGA BERMANFAAT

PENDOKUMENTASIANSTANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

BAGIAN ORGANISASI

PENDOKUMENTASIAN SOP ISI DOKUMEN SOP K/L/PEMDA HALAMAN JUDUL CONTOH HALAMAN JUDUL KEPUTUSAN PIMPINAN K/L/PEMDA DAFTAR ISI DOKUMEN SOP PENJELASAN SINGKAT SOP DOKUMEN SOP UNSUR IDENTITAS DOKUMEN SOP UNSUR PROSEDUR DOKUMEN SOP

ISI DOKUMEN SOP K/L/PEMDA1. HALAMAN JUDUL2. SURAT KEPUTUSAN PIMPINAN

K/L/PEMDA3. DAFTAR ISI DOKUMEN SOP4. PENJELASAN SINGKAT

PENGGUNAAN5. DOKUMEN STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR

HALAMAN JUDUL

UNSUR YANG HARUS ADA1. Judul Dokumen SOP2. Instansi/Satuan Kerja3. Tahun Pembuatan 4. Informasi lain yang diperlukan

OPERASIONALISASI1. Logo/lambang dari Kementrian/Lembaga/Pemda2. Judul Dokumen SOP3. Tahun Pembuatan 4. Alamat Instansi

Contoh operasionalisasi

Standar Operasional Prosedur

KEPUTUSAN PIMPINAN K/L/PEMDAKarena Dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas dan tanggungjawab tertentu), maka dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Oleh sebab itu maka Dokumen SOP wajib ditetapkan dalam bentuk keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/ Pemda mengenai SOP.

DAFTAR ISI DOKUMEN SOP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP terkait.

Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, maka kemungkinan besar dokumen SOP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi)

PENJELASAN SINGKAT SOP

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan cara membaca dan menggunakan dokumen tersebut.

Penjelasan singkat mencakup:

1. Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi;

2. Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat;

3. Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.

DOKUMEN SOP

Isi Dokumen mencakup Unsur:

1. Identitas SOP, memuat data yang menjadi label identitas dan ketentuan pokok mengenai SOP;

2. Prosedur SOP, memuat flowchart, mutu baku dan keterangan sebagai penjelasan singkat terhadap SOP.

UNSUR IDENTITAS DOKUMEN SOP

1. Label Identitas SOP Nama Satuan Kerja/Unit Kerja Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Pengesahan oleh Pejabat yang berwenang

2. Ketentuan Pokok Dasar Hukum Keterkaitan Peringatan Kualifikasi Personil Peralatan dan Perlengkapan Pendataan dan Pencatatan

UNSUR PROSEDUR DOKUMEN SOP

1. Flowcharts Aktivitas Aktor Simbol Mutu Baku

2. KeteranganPenjelasan singkat mengenai flowcharts (diagram alir) yang dapat berupa penjelasan detail mengenai: Aktivitas/kegiatan, SOP yang terkait; Aktor, unsur tim; Persyaratan/kelengkapan, waktu, dan output.

TERIMA KASIHSEMOGA BERMANFAAT

PENETAPANSTANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

BAGIAN ORGANISASI

TAHAP PENETAPAN SOP AP#11. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri dan/atau UPT

menyusun Rancangan Dokumen SOP AP dan menyampaikannya kepada Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri Pembinanya untuk diintegrasikan menjadi Rancangan SOP AP Unit Kerja Mandiri Pembinanya secara berjenjang;

2. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri Pembina menyampaikan Rancangan Dokumen SOP AP yang merupakan integrasikan dari Rancangan Dokumen SOP AP Unit Kerja Mandiri dan/atau UPT secara berjenjang disampaikan kepada Tim Kerja Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah untuk diintegrasikan menjadi Rancangan dokumen SOP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;

TAHAP PENETAPAN SOP AP#23. Tim Kerja Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga/

Pemerintah Daerah mengajukan Rancangan Dokumen SOP AP Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah untuk ditetapkan;

4. Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah menetapkan Dokumen SOP AP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dengan Peraturan Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah;

5. Pimpinan Unit Kerja Mandiri menetapkan SOP AP yang berlaku di Lingkungannya masing-masing berdasarkan Dokumen SOP AP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang bersangkutan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

TERIMA KASIH DAN SELAMAT MENCOBA

materi sop bag organisasi

Documents