PENGERTIAN PENCATATAN DAN PELAPORAN

Definisi Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan : 253).Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tersebut (syahlan : 256)Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut (Tiara, 2011).Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadi Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas. Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP) (Tiara, 2011)Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) adalah tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan puskesmas, meliputi keadaan fisik, tenaga sarana dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai oleh puskesmas. Seiring dengan kebutuhan data dan informasi di tingkat Puskesmas, Departemen Kesehatan RI telah melakukan kebijakan melalui Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dimana sumber utamanya adalah SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas)a. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentub. Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.

TUJUAN PENCATATAN DAN PELAPORAN

1. Tujuan UmumSistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.

2. Tujuan Khususa. Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.b. Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

MANFAAT DARI PENCATATAN DAN PELAPORAN1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan Kabu/kota2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

RUANG LINGKUP PENCATATAN DAN PELAPORANSP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu (PUSTU) dan puskesmas keliling. Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan,dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :1. Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas2. Data ketenagaan di puskesmas3. Data sasaran yang dimiliki puskesmas4. Data kegiatan pokok puskesmasa. KIAb. KBc. Usaha kesehatan gizid. Kesehatan lingkungane. Pemberantasan dan pencegahan penyakit menularf. Pengobatan termasuk penanganan darurat karena kecelakaang. Penyuluhan kesehatan masyarakath. Kesehatan sekolahi. Kesehatan olahragaj. Perawatan kesehatank. Masyarakatl. Kesehatan kerjam. Kesehatan gigi dan mulutn. Kesehatan jiwao. Kesehatan matap. Laboratorium sederhanaq. Pencatatan dan pelaporan dalam rangka SIKr. Pembinaan pengobatan traditionals. Kesehatan remajat. Dana sehat

PENGELOLAAN PENCATATANPencatatan Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :1. Rekam kesehatan keluarga (RKK)Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartukartuin dividu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas.Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.2. Kartu rawat jalan kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.3. Kartu indeks penyakit Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta4. Kartu ibu Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.5. Kartu anak Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.6. KMS balita, anak sekolah Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.7. KMS ibu hamil Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.8. KMS usia lanjut KMs usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.9. Register Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.Ada beberapa jenis register sebagai berikut :a. Nomor indeks pengunjung puskesmasb. Rawat jalanc. Register kunjungand. Register rawat inape. Register KIA dan KBf. Register kohort ibu dan balitag. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizih. Register penimbangan batitai. Register imunisasij. Register gizik. Register kapsul beryodiuml. Register anak sekolahm. Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

MEKANISME PENCATATANPencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung1. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian2. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan progam yandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Pencatatan dan Pelaporan ini menggunakan kartu register dan kartu murid.

PELAPORANSesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.Formulir Laporan dari Puskesmas ke kabupaten1. Laporan Bulanana. Data Kesakitan (LB 1)b. Data obat-obatan (LB 2)c. Data kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)2. Laporan SentinelBerikut adalah bentuk laporan sentinel.a. Laporan bulan sentinel (LB 1S)Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap kab/kota dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan kab/kota, Dinas kesehatan provinsi dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).b. Laporan bulanan sentinel (LB 2S)Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan3. Laporan TahunanLaporan tahunan meliputi :a. Data dasar puskesmas (LT-1)b. Data kepegawaian (LT-2)c. Data peralatan (LT-3)

ALUR PELAPORANLaporan dari Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I dan Kanwil Depkes Propinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP.Laporan tersebut meliputi sebagai berikut :1.Laporan Triwulan :a. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 1b. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 2c. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 32.Laporan Tahunan :a. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 1b. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 2c. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 3

MEKANISME PELAPORAN1.Tingkat Puskesmasa. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas.b. Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa.c. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP.d. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.2.Tingkat Dati IIa. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.b. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.c. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program.d. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 ( dalam bentuksoft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I, Kanwil Depkes Provinsi, dan Departemen Kesehatan.

3.Tingkat Dati Ia. Pengolahan dan pemamfaatan data SP2TP di Dati I mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II.b. Laporan dari Dinkes Dati II, diterima oleh Dinkes Dati I dan Kanwil Depkes dalam bentuk soft file diteruskan ke pelaksana untuk dikompilasi/direkapitulasi.c. Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program Dati I untuk diolah dan dimamfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.4.Tingkat PusatHasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimamfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.