Soko Prasetyo

KANTOR

•Ruang/kamar kerja

•Markas

•Biro

•Instansi,badan,jawatan,pers.

Office (Inggris) :

•Kewajiban tugas,duty, task, function

•Jabatan( tanure of official position)

•Markas/ gedung ( Quarter )

•Jasa layanan (kind help, Service )

•Tugas pekerjaan ( duties )

Kantoor (Belanda):

TEMPAT/RUANG (statis)

PROSES (dinamis) SARANA (fungsional)

PENGERTIAN KANTOR1.Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan

2. Proses penyelenggaraan kegiatan

3. Secara fungsional sbg tempat berkumpulnya pejabat dan staf melakukan kegiatan yang sifatnya administratif

Kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan,digerakkan semua sumber daya yang terlibat, perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-baiknya

Tataruang perkantoran adalah penentuan mengenai

kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan

secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu

susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap

perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang

layak.

Keuntungan-keuntungan dari tataruang kantor yang baik :

1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.

2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi para

pegawai.

3) Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan

perusahaan.

4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.

5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

6) Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan

dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Manfaat Layout Kantor yang Efektif

Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif

Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai

Memberikan kesan yang positif terhadap perusahaan

Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada

Meningkatkan produktivitas kerja pegawai

Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depam dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel

13.1 TAHAPAN PERENCANAAN

Quible (2001), mengungkapkan beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan :

1. Tugas pegawai

2. Arus kerja

3. Bagan organisasi

4. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang

5. Jaringan komunikasi

6. Departemen dalam organisasi

7. Kantor publik dan privat

8. Kebutuhan ruang

9. Pertimbangan keamanan

10. Pembiayaan ruang perkantoran

Prinsip layout yang efektif

menurut Gie (2000), antara lain :

• Asas mengenai jarak terpendek, yang memungkinkan penyelesaian

pekerjaan administrasi dengan menempuh jarak yang seminimal

mungkin.

• Asas mengenai rangkaian kerja, dengan menempatkan pegawai dan

peralatan kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan

penyelesaian pekerjaan yang dimaksud.

• Asas mengenai penggunaan seluruh ruang, dengan tidak

membiarkan adanya ruang yang tidak termanfaatkan, baik yang

horizontal maupun vertical.

• Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja, dengan

memungkinkan perubahan semudah mungkin.

Area Khusus

Beberapa area khusus yang harus diperhatikandalam merencanakan layout perkantoran :

1. Reception area

2. Ruang konfrensi

3. Ruang komputer

4. Ruang persuratan

5. Ruang penggandaan

6. Area pusat penyimpanan

Peralatan dan Furniture Perkantoran

Layout kantor tidak luput dari keberadaan peralatan maupun furniture yang

akan digunakan oleh organisasi. Meskipun layout sangat bagus, namun

apabila peralatan yang dimiliki atau terpasang terlalu usang, maka tujuan

penataan layout tidak akan tercapai. Begitu pula apabila furniture yang

digunakan kurang sesuai dengan konsep layout yang dipakai.

Quible (2001) mengklasifikasikan 3 faktor yang harus diperhatikan dalam

memilih peralatan kantor, yaitu pertimbangan peralatan, penjual dan

perawatan.

Selanjutnya akan dibahas pertimbangan yang pertama karena hal itu

berkaitan langsung dengan layout kantor.

1) Tujuan penggunaan peralatan. 7) Fitur keamanan.

2) Menentukan peralatan yang sesuai. 8) Fleksibilitas peralatan.

3) Tingkat kegunaan peralatan. 9) Kemudahan penggunaan

peralatan.

4) Spesifikasi peralatan. 10) Kecepatan operasi

peralatan.

5) Biaya peralatan. 11) Masukan dari operator

peralatan.

6) Proses operasional peralatan. 12) Standardisasi peralatan.

Faktor kedua yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan layout adalah furniture

kantor.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Anjum, Paul dan Ashcroft (2005) yang

melibatkan 3.000 pegawai kantor di Inggris dan Skotlandia, pegawai yang tidak puas

akan penataan furniture di kantornya relatif banyak dan dilaporkan sebagai berikut :

1) Kursi. Pada tahun 1980-an, keergonomisan kursi kantor menjadi perhatian

utama para desainer furniture kantor dengan pilihan yang kurang

bervariasi.

2) Meja kerja. Saat ini pemilihan meja kantor hendaknya mempertimbangkan

kemudahan pengaturan kabel komputer, telepon dan peralatan kantor

lainnya, sehingga kesan ruang kerja lebih bersih dan nyaman.

3) Filing kabinet. Dari observasi yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan

pegawai saat ini menyukai lemari yang multifungsi, dalam arti dapat

menyimpan arsip manual maupun elektronis secara bersamaan dengan

bentuk yang cukup dinamis.

4) Lemari penyimpanan. Sebagian besar dokumen manual mempunyai

ukuran yang tidak sama, ada yang menggunakan ukuran folio, A4, A3,

bahkan beberapa map mempunyai ketebalan yang tidak seragam dan

membuat pegawai kesulitan dalam menyimpannya. Untuk itu, sebaiknya

organisasi melakukan standarisasi form yang digunakan, sehingga pegawai

lebih mudah dalam mengelola dokumen terutama dokumen manual.

KANTOR MODERNKAMUS BESAR BAHASA INDONESIA :Modern = terbaru, mutakhir, sikap dan cara berpikir serta

bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

Hubungannya dgn perkantoran :

• Punya bangunan dan tata ruang yg baik• Perlengkapan ,alat/perabot yg tepat• Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin,akuntabel• Bekerja analitis,sistematis, rational, terbuka dan demokratis• Memiliki sikap ,cara berpikir,bertindak sesuai perk. jaman• Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif,efisien,produktif• Mendasarkan atas sistem informasi ( information based organz.)• Computer based ?

Desain Kantor Masa Depan

Menurut Steelcase (2000), ada 2 karakteristik pekerjaan yang akan

mempengaruhi layout sebuah kantor, yaitu :

1) Otonomi, mengacu pada seberapa banyak pegawai bebas dalam

memutuskan di mana dan kapan akan bekerja.

2) Interaksi, dalam penyelesaian pekerjaan diperlukan hubungan

dengan pegawai yang lain.

Selain itu hasil penelitian yang dilakukan oleh Tanaka (2002), diperoleh hasil

berikut :

1) Pegawai yang mempunyai level interaksi dan otonomi yang tinggi

akan melakukan banyak macam pekerjaan. Umumnya, pekerjaan

yang berhubungan dengan komputer dan interaksi dengan kolega

akan terjadi pada saat yang sama.

2) Pegawai yang mempunyai pekerjaan berlevel interaksi rendah

namun mempunyai otonomi yang tinggi membutuhkan tempat

kerja yang bisa mendukung konsentrasi yang tinggi.