materi 11 analisis sistem

1 of 138

M

Sistem Informasi Akuntansi FE-UII @Kris, 2009

ATERI 11

Pengembangan Sistem dan Analisis Sistem

2 of 138Sistem Informasi Akuntansi FE-UII @Kris, 2009

INTRODUCTION

• Jika terjadi perubahan lingkungan, teknologi, dan kompetisi, maka SI juga harus berubah.

• Perubahan SI ini bisa berupa perubahan (revisi) kecil atau perubahan menyeluruh.

• Sangat jarang terjadi SI lama dibuang dan diganti dengan sistem yang sama sekali baru.


INTRODUCTION

Alasan-alasan perubahan SI:• Untuk merespon perubahan kebutuhan pemakai dan bisnis• Untuk memperoleh keuntungan dari merespon perubahan

teknologi• Untuk mengakomodasi perbaikan proses bisnis • Untuk memperoleh competitive advantage dan/atau penurunan

kos.• Untuk menaikkan produktivitas• Untuk mengakomodasi pertumbuhan• Untuk mengakomodasi downsizing atau mendistribusikan

pembuatan keputusan • Untuk mengganti sistem yang sudah tua dan tidak stabil


INTRODUCTION

Fakta yang harus disadari:• Pengembangan software yang berkualitas dan error-free merupakan

pekerjaan yang sulit, mahal, dan makan waktu. • Pengalaman: kegiatan tersebut cenderung menghasilkan software

yang less than expected dan mengkonsumsi lebih banyak uang dan waktu. .

• Sebuah survei yang dilakukan oleh KPMG: 35% dari proyek pengembangan SI tergolong runaway—hopelessly incomplete and over budget.– Penyebab: Penghematan pada systems development processes.

• Penghilangan beberapa tahap dalam pengembangan sistem menyebabkan bencana ketika developer membuat sistem yang well-structured namun gagal memenuhi kebutuhan pengguna atau menyelesaikan persoalan bisnis.


SYSTEMS DEVELOPMENT LIFE CYCLE

• Tahap-tahap dalam SDLC:– Analisis sistem– Perancangan Konsep– Perancangan Fisik– Implementasi dan Konversi– Pengoperasian dan Pemeliharaan


Analisis Sistem Lakukan investigasi awal

Lakukan survei sistem Lakukan studi kelayakan Tentukan kebutuhan dan syarat

Informasi Susun persyaratan sistem

Operasi dan Pemeliharaan Perancangan Konsep Penggunaan sistem Modifikasi sistem Lakukan pemeliharaan rutin Susun usulan perbaikan sistem

Evaluasi alternatif rancangan Susun spesifikasi rancangan Susun persyaratan rancangan

konsep

Implementasi dan Konversi Perancangan Fisik Susun rencana implementasi dan

Konversi Pasang hardware dan software Latih Karyawan Uji sistem Susun dokumentasi Konversi ke sistem baru Kaji ulang paska implementasi Susun laporan implementasi

Studi kelayakan: Kelayakan ekonomi Kelayakan teknis Kelayakan hukum Kelayakan jadual Kelayakan operasional

Perancangan output Perancangan database Perancangan input Perancangan program Penyusunan prosedur Perancangan kendali Susun sistem lengkap



• Analisis sistem mencakup langkah-langkah sebagai berikut:

• Investigasi Awal Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan

untuk membeli atau mengembangkan sebuah sistem baru.



• Analisis sistem mencakup langkah-langkah sebagai berikut:– Investigasi Awal – Survei sistem

Survei sistem yang ada sekarang untuk menentukan lingkup pekerjaan yang akan dilakukan dan mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan sistem.



• Analisis sistem mencakup langkah-langkah sebagai berikut:– Investigasi Awal – Survei sistem– Studi kelayakan

Studi mendalam tentang sistem yang diusulkan untuk menentukan kelayakannya.



• Analisis sistem mencakup langkah-langkah sebagai berikut:– Investigasi Awal – Survei sistem– Studi kelayakan– Menentukan kebutuhan informasi dan persyaratan

sistem.

Mencari dan mendokumentasi informasi apa yang dibutuhkan oleh para pengguna dan manajemen.

Merupakan aspek terpenting dari analisis sistem.



• Analisis sistem mencakup langkah-langkah sebagai berikut:– Investigasi Awal – Survei sistem– Studi kelayakan– Menentukan kebutuhan informasi dan persyaratan

sistem. – Menyusun laporan yang berisi persyaratan sistem

baru Berisi informasi hasil analisis. Disampaikan ke steering committee .



• Pada tahap perancangan konsep, perusahaan menentukan cara untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.

• Tugasnya mencakup:– Identifikasi dan evaluasi alternatif rancangan Kemungkinannya;

Membeli software Membuat sendiri Outsourcing




• Tugasnya mencakup:– Identifikasi dan evaluasi alternatif rancangan– Menyusun spesifikasi rancangan

Menuliskan rincian apa saja yang ingin dicapai oleh sistem dan sistem tersebut akan dikendalikan dan disusun.




• Tugasnya mencakup:– Identifikasi dan evaluasi alternatif rancangan– Menyusun spesifikasi rancangan– Menyusun laporan hasil perancangan konsep

Hasilnya berupa cetak biru (blue print) rancangan sistem dan laporan ini diserahkan ke steering committee.



• Pada tahap ini, rancangan konsep (yang masih bersifat umum dan berorientasi pengguna) diterjemahkan ke dalam spesifikasi rinci yang dapat digunakan oleh programer untuk membuat program komputer.

• Tugasnya mencakup:– Perancangan output, database, dan input– Pembuatan program komputer– Pembuatan procedur– Perancangan pengendalian– Pembuatan laporan sistem lengkap

• Diserahkan ke steering committee



• Mencakup kegiatan:– Penyusunan rencana implementasi dan konversi

• Diperlukan karena kompleksitas dan pentingnya tahap ini

– Meng-instal hardware dan software baru– Melatih karyawan

• Karyawan baru mungkin perlu diangkap dan dilatih atau karyawan lama direlokasi.

– Pengujian sistem dan lakukan modifikasi seperlunya.– Melengkapi dokumentasi.– Mengkonversi dari sistem lama ke sistem baru.– Menyusun laporan implementasi.

• Dikirim ke steering committee.



• Jika sistem sudah terpasang dan berjalan, maka akan diteruskan ke penggunaan dan monitoring

• Tugasnya mencakup:– Memastikan jalannya sistem dan melakukan reviu

pasca implementasi.– Menjalankan sistem.– Secara periodik mereviu dan memodifikasi sistem.– Melakukan pemeliharaan berkelanjutan.– Menyusun laporan.



• Jika dibutuhkan modifikasi yang besar maka SDLC akan dimulai lagi.

• Selain melaksanakan 5 tahap tersebut, ada tiga aktivitas yang harus dilaksanakan di seluruh tahapan SDLC, yaitu:– Perencanaan– Pengelolaan reaksi karyawan atas perubahan– Peniliaian kelayakan terus-menerus


THE PLAYERS

Pihak-pihak yang terlibat dalam SDLC: Manajemen puncak Akuntan Steering committee Tim pengembang sistem Analis sistem Pemrogram Pihak lainnya


THE PLAYERS



THE PLAYERS

• Peran manajemen puncak dalam pengembangan sistem adalah:– Memberikan dukungan dan motivasi dan merupakan

sebuah sinyal bahwa keterlibatan pengguna merupakan hal yang penting.

– Membantu mengaitkan sistem dengan strategi perusahaan

– Menetapkan tujuan dan sasaran sistem.– Mereviu kinerja departemen SI – Menetapkan kebijakan pemilihan kebijakan dan

struktur organisasi proyek.– Berpartisipasi dalam pembuatan keputusan penting

yang menyangkut SI.


THE PLAYERS

• Manajemen pengguna perlu:– Menentukan persyaratan informasi untuk

departemen masing-masing– Membantu analis sistem dengan mengestimasi kos-

manfaat proyek.– Menugaskan staf kunci untuk pengembangan sistem.– Mengalokasikan dana.


THE PLAYERS



THE PLAYERS

• Peran akuntan penting dalam pengembangan sistem, mencakup:– Sebagai pengguna SIA, akuntan harus menentukan

kebutuhan informasi dan persyaratan sistem dan mengkomunikasikannya ke pengembang sistem.

– Sebagai anggota tim atau anggota, akuntan membantu manajemen dalam proses penyusunan sistem.

– Akuntan juga aktif dalam:• Perancangan sistem pengendalian, pemantauan, dan

pengujian SPI.• Menjamin sistem mudah diaudit.


THE PLAYERS



THE PLAYERS

• Steering committee adalah komite jenjang eksekutif yang bertugas merencanakan dan mengawasi fungsi SI.– Anggotanya antara lain:

• Controller• Manajer SI• Para manajer departemen pengguna

– Menetapkan kebijakan untuk menata SIA dan menjamin asdanya partisipasi, pengarahan, dan pengendalian manajemen puncak.

– Berupaya untuk mencapai goal congruence dan mengurangi goal conflict.


THE PLAYERS



THE PLAYERS

• Anggota tim terdiri dari spesialis, para manajer, akuntan, auditor, dan wakil dari para pengguna

• Tugasnya:– Membuat perencanaan proyek.– Memonitor untuk menjamin penyelesaian tepat waktu dan

cost-effective – Menjamin dipertimbangkannya elemen manusia – Mengkomunikasikan status proyek kepada manajemen puncak

dan steering committee.– Mengkomunikasikan dan mengbungi pengguna untuk:

• Mendiskusikan ide-ide baru• Mendiskusikan kemajuan pekerjaan• Mengeliminasi kejutan

– Pendekatan tim akan menghasilkan sistem yang lebih efektif dan better user acceptance.


THE PLAYERS



THE PLAYERS

• Analis sistem mempelajari sistem sekarang, merancang sistem baru, dan membuat spesifikasi yang digunakan oleh programer.– Analis berhubungan dengan personil teknis

dan pengguna untuk menjembatani gap diantara keduanya.

– Analis menjamin bahwa sistem baru akan memenuhi kebutuhan pengguna.


THE PLAYERS



THE PLAYERS

• Tugas programer adalah menulis program dengan menggunakan spec yang telah dibuat oleh analis sistem.

• Programer juga memodifikasi dan memelihara program yang telah ada


THE PLAYERS



THE PLAYERS

• Mencakup:– Pelanggan – Pemasok – Auditor– Lembaga pemerintah

• Kebutuhan mereka juga harus dipenuhi dalam pengembangan sistem.


PLANNING SYSTEMS DEVELOPMENT

• Pada seluruh tahapan dalam SDLC dibutuhkan beberapa aktivitas tambahan.

• Salah satu aktivitas tersebut adalah planning.• Perusahaan harus memiliki rencana sbb:

– Rencana jangka panjang– Rencana untuk setiap proyek pengembangan sistem– Rencana untuk setiap tahap dalam proyek

pengembangan sistem



Perencanaan Penyusunan Sistem• Perencanaan dimaksudkan agar dapat dihasilkan sebuah

sistem yang operasional, terintegrasi dengan sistem lain yang sudah ada, dan disusun dengan biaya yang tidak mahal.

• Tujuan pokok perencanaan adalah untuk menjamin:– Konsistensi. – Efisiensi. – Pemangkasan biaya. – Kemudahan beradaptasi dengan lingkungan.



Jika sistem tidak direncanakan dengan baik, maka perusahaan terpaksa harus mengulangi tahap-tahap sebelumnya dan membetulkan kesalahan dan cacat rancangan

Pengulangan ini mahal dan menyebabkan penundaan, frustrasi dan menurunkan moral

Lihat gambar di slide berikut.


Persyaratan sistem Cetak biru Rancangan Konsep Perubahan skop atau persyaratan Rancangan Lengkap Cetak biru rancangan yang salah atau tidak lengkap Sistem operasional Kesalahan yang tidak memungkinkan pene- rapan diselesaikan Implementasi

tidak sempurna

Analisis

Perancangan Konsep

Perancangan Fisik

Implementasi dan konversi

Operasi dan Pemeliharaan



Dua jenis rencana pengembangan sistem yang dibutuhkan:- Rencana individu proyek yang dibuat oleh tim

proyek.- Rencana induk yang dibuat oleh steering

committee.





committee.



• Rencana individu proyek berisi:– Analisis cost-benefit.– Persyaratan pengembangan dan penggunaan

sistem, mencakup:• SDM• Hardware• Software• Sumberdaya keuangan





committee.



• Rencana induk merinci:– Isi sistem– Cara pengembangan– Siapa yang mengembangkan– Cara memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan– Lokasi penggunaan SIA

• RI juga menjelaskan:– Status proyek dalam proses– Prioritas sistem yang dikembangkan dan kriterianya– Tabel waktu pengembangan



• Project yang memiliki prioritas tertinggi adalah yang pertama harus dikembangkan.– Keputusan ini dibuat oleh top management.

• Rentang waktu perencanaan:– 3-tahunan– Dengan pembaruan minimum 2-3 kali/tahun— pada

beberapa perusahaan bisa lebih.

• CIO harus menentukan:– Seberapa cepat teknologi digunakan secara luas– Kapan perusahaan akan mengadopsinya– Peluang bisnis apa yang diperoleh dengan

mengadopsi teknologi tersebut.



• Teknik Perencanaan– Program Evaluation and Review

Technique (PERT)

– Gantt Charts




Technique (PERT)

– Gantt Charts



• Diagram PERT menghendaki bahwa dalam sebuah proyek harus diidentifikasi aktivitas yang terlibat dan mana aktivitas pendahulu mana aktivitas pengikut.

• Aktivitas tersebut digunakan untuk menggambar diagram PERT, yang terdiri atas sebuah jejaring:– Panah—menggambarkan aktivitas yang

membutuhkan waktu dan sumberdaya.– Node—menggambarkan penyelesaian dan mulainya

aktivitas.



• Jalur kritis (critical path) dalam sebuah diagram PERT adalah jalur yang paling lama.

• Jika sebuah aktivitas pada jalur kritis ditunda, seluruh proyek juga tertunda

• Resource dapat dipindah ke jalur kritis untuk mengurangi delay.


DesignBirdhouse

(2)(Bill)

Buy Wood& Nails

(1)(Bill)

BuyPaint

(1)(Sara)

BuildBase

(2)(Bill)

BuildRoof(1)

(Bill)

NailTogether

(2)(Bill)

Paint &Decorate

(3)(Sara)

Sell(2)

(Sara)

• CONTOH BAGAN PERT– Setiap blok berisi kegiatan dan estimasi waktu (best

time, worst time, dan average time)– Juga menunjukkan personil yang bertanggung jawab




Technique (PERT)

– Gantt Charts



• Gantt chart adalah bagan balok yang menunjukkan aktivitas di sebelah kiri dan waktu melintang di atasnya.

• Untuk setiap aktivitas, sebuah bar taksiran waktu digambarkan.

• Jika sebuah aktivitas selesai, balok tersebut diisi dengan warna tertentu (misalnya merah).

• Gantt chart memudahkan mengamati dan memahami status terkini sebuah proyek.

• Namun, bagan ini tidak menunjukkan hubungan antar aktivitas seperti pada PERT.


CONTOH GANTT CHART

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Design birdhouseBuy wood & nailsBuy paintBuild roofBuild baseNail togetherPaint & decorateSell

Period

Selesai

Sedang diuji

Dalam pengembangan

Milestone


FEASIBILITY ANALYSIS

• Selama tahap analisis, sebuah studi kelayakan (feasibility study atau business case) dibuat dan di-update selama tahap-tahap berikutnya dalam SDLC.

• Derajat feasibility study tergantung pada ukuran dan sifat sistem.

• Tim studi kelayakan beranggotakan:– Manajemen– Akuntan yang memiliki skill dalam bidang

pengendalian intern dan auditing– Personil sistem– Para pengguna



• Feasibility study dan update-nya tersebut digunakan oleh steering committee sebagai masukan untuk memutuskan apakah:– Akan menghentikan proyek – Tetap melanjutkan proyek– Melanjutkan jika persoalan yang muncul telah

diselesaikan.



• 5 aspek yang dipertimbangkan dalam feasibility study:– Technical feasibility

• Apakah tersedia teknologi untuk melaksanakan?– Operational feasibility

• Apakah kita memiliki karyawan yang mampu melaksanakan dan apakah sistem tersebut akan dipakai?

– Legal feasibility• Apakah sistem tersebut sesuai peraturan dan hukum yang

berlaku?– Scheduling feasibility

• Dapatkah sistem selesai tepat waktu?– Economic feasibility

• Apakah manfaat sistem lebih besar dibanding kosnya?



• Kalkulasi Economic Feasibility Costs and Benefits– Kelayakan ekonomi adalah yang paling penting dan

merupakan aspek yang paling sering dianalisis.– Pengujian ini membutuhkan investigasi hati-hati

tentang manfaat dan kos. – Model penganggaran modal (capital budgeting):

• NPV• IRR• Payback



• Benefit mencakup:– Penghematan kos– Peningkatan customer service, produktivitas,

decision making, atau pemrosesan data.– Pengendalian manajemen yang lebih baik.– Kenaikan job satisfaction dan moral karyawan



• Kos mencakup:– Kos peralatan– Kos software– Kos SDM– Kos penyiapan tempat– Kos Instalasi dan konversi– Suplais– Overhead– Beban keuangan


BEHAVIORAL ASPECTS OF CHANGE

• Best system sekalipun akan gagal tanpa dukungan dari karyawan.

• Mengapa?– Karyawan cenderung untuk melihat sebuah

perubahan sebagai hal yang baik jika mereka meyakini perubahan tersebut akan berpengaruh secara positif dan vice versa.



• Untuk meminimumkan perilaku menolak sistem baru, pengembang sistem perlu memahami mengapa resistensi terjadi:– Karakteristik dan latar belakang personal

• Karyawan akan mudah menerima perubahan jika mereka:– Muda;

– Berpendidikan tinggi; atau

– Nyaman dengan teknologi



• Untuk meminimumkan perilaku menolak, maka pengembang sistem perlu memahami mengapa resistensi terjadi:– Karakteristik dan latar belakang personal – Cara mengenalkan perubahan

• Bervariasi tergantung bidang tanggung jawab setiap karyawan.



• Untuk meminimumkan perilaku menolak, maka pengembang sistem perlu memahami mengapa resistensi terjadi:– Karakteristik dan latar belakang personal – Cara mengenalkan perubahan – Pengalaman dengan perubahan

sebelumnya • Pengalaman buruk akan diingat selamanya.

• Pengalaman baik belum tentu



• Untuk meminimumkan perilaku menolak, maka pengembang sistem perlu memahami mengapa resistensi terjadi:– Karakteristik dan latar belakang personal – Cara mengenalkan perubahan – Pengalaman dengan perubahan sebelumnya– Dukungan top manajemen



• Untuk meminimumkan perilaku menolak, maka pengembang sistem perlu memahami mengapa resistensi terjadi:– Karakteristik dan latar belakang personal – Cara mengenalkan perubahan – Pengalaman dengan perubahan sebelumnya– Dukungan top manajemen– Komunikasi



• Untuk meminimumkan perilaku menolak, maka pengembang sistem perlu memahami mengapa resistensi terjadi:– Karakteristik dan latar belakang personal – Cara mengenalkan perubahan – Pengalaman dengan perubahan sebelumnya– Dukungan top manajemen– Komunikasi– Bias dan resistensi alami untuk berubah



• Untuk meminimumkan perilaku menolak, maka pengembang sistem perlu memahami mengapa resistensi terjadi:– Karakteristik dan latar belakang personal – Cara mengenalkan perubahan – Pengalaman dengan perubahan sebelumnya– Dukungan top manajemen– Komunikasi– Bias dan resistensi alami untuk berubah– Takut

• Termasuk:– Tidak tahu– Gagal– Teknologi– Kehilangan respek dan

status– Kehilangan jabatan



• Jenis-jenis reaksi:• Agresi (penyerangan)

• Upaya sengaja untuk merusak, menggagalkan sistem, dan lain-lain.



• Jenis-jenis reaksi:• Agresi (penyerangan)• Penolakan• Menyalahkan sistem baru jika ada hal-hal yang tidak

menyenangkan.



• Jenis-jenis reaksi:• Agresi (penyerangan)• Penolakan • Penghindaran (avoidance)

• “If I don’t use this thing, maybe it will go away!”



• Reaksi tersebut dapat diperbaiki dengan melakukan hal-hal sebagai berikut:– Memenuhi kebutuhan pengguna dalam hal

format, isi, dan volume output sistem.– Jaga saluran komunikasi tetap terbuka.

Manajer dan pengguna harus diberi informasi tentang:

• Jenis perubahan• Alasan • Manfaat • Siapa yang harus dihubungi kalau ada pertanyaan



– Jaga atmosfir keterbukaan dan safe • Jika karyawan bersikap memusuhi, jangan layani

– Peroleh dukungan penuh dari manajemen– Hilangkan ketakutan

• Sebisa mungkin, berikan jaminan kepada para karyawan bahwa mereka tidak akan kehilangan jabatan atau pekerjaan jika sistem baru diterapkan

• Jika karyawan diberhentikan, berikan imbalan yang memadai atau pindahkan ke tempat yang sepadan.



– Perbanyak keterlibatan pengguna.• Pengguna yang berpartisipasi cenderung lebih

mudah menerima perubahan sistem baru

– Berikan feedback yang jujur.• Jelaskan mana saja usulan yang diterima mana

yang tidak, lalu jelaskan alasannya.

– Pastikan para pengguna memahami sistem • Jangan underestimate terhadap kebutuhan

training.


SYSTEMS ANALYSIS

• Jika perusahaan memerlukan revisi sistem atau sistem baru, harus dibuat permintaan tertulis untuk pengembangan sistem. Permintaan tersebut berisi:– Persoalan sistem sekarang– Alasan dilakukannya perubahan– Tujuan dan sasaran sistem baru– Taksiran manfaat dan pengorbanan


SYSTEMS ANALYSIS

• Tim penyusun sistem akan melaksanakan analisis sistem dengan langkah-langkah sebagai berikut:– Investigasi Awal – Survei sistem– Studi kelayakan– Menentukan kebutuhan informasi dan

persyaratan sistem. – Menyusun laporan yang berisi persyaratan

sistem baru


SYSTEMS ANALYSIS



sistem baru


SYSTEMS ANALYSIS

• Investigasi ini dilakukan untuk:– Memperoleh gambaran yang jelas tentang

persoalan atau kebutuhan.– Menentukan keberlanjutan proyek dan

estimasi kos dan manfaat


SYSTEMS ANALYSIS



estimasi kos dan manfaat – Mengevaluasi skop dan sifat SIA baru

• Sistem baru akan bermanfaat jika problem adalah hasil dari:– Ketiadaan informasi– Tidak dapat diaksesnya data– Ketidak efisienan pengolahan data

• SIA baru tidak akan menjawab persoalan berikut:– Seorang manager yang memiliki terlalu banyak bawahan– Seorang manajer yang tidak memiliki keterampilan manajerial


SYSTEMS ANALYSIS



estimasi kos dan manfaat – Mengevaluasi skop dan sifat SIA baru– Merekomendasi apakah pekerjaan akan

diteruskan atau tidak.

• Either:– Initiate the project as proposed.

– Modify it.

– Abandon it.


SYSTEMS ANALYSIS

• Jika proyek disetujui:– Buat proposal untuk melakukan analisis

sistem – Proyek ditetapkan sebagai sebuah prioritas

dan ditambahkan ke rencana induk organisasi.

– Tim penyusun memulai survei SIA yang ada – Proposal akan dimodifikasi jika tambahan

informasi diperoleh.


SYSTEMS ANALYSIS



sistem baru


SYSTEMS ANALYSIS

• Survei sistem mencakup studi mendalam sistem yang ada sekarang. Pekerjaan ini bisa memakan waktu beberapa minggu atau beberapa bulan. Tujuannya adalah:– Memperoleh pemahaman menyeluruh tentang

• Aktivitas, kebijakan, dan prosedur perusahaan • Arus data dan informasi • Kekuatan dan kelemahan SIA• Hardware, software, dan personil yang tersedia

– Melakukan perhitungan pendahuluan tentang kebutuhan pemrosesan sekarang dan masa mendatang , dan menentukan derajat dan sifat perubahan yang dibutuhkan

– Membuat hubungan kerja dengan para pengguna dan membangun dukungan dari para pengguna.

– Mengumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, melaksanakan studi kelayakan, dan membuat rekomendasi bagi manajemen


SYSTEMS ANALYSIS

• Data dapat diperoleh dari:– Para karyawan– Dokumentasi seperti bagan organisasi an

buku pedoman prosedur.– Sumber eksternal, seperti:

• Konsultan • Pelanggan • Pemasok • Asosiasi industri• Lembaga pemerintah


SYSTEMS ANALYSIS

• Metoda pengumpulan data– Interview (wawancara)– Kuesioner – Observasi (pengamatan)– Dokumentasi sistem


SYSTEMS ANALYSIS



SYSTEMS ANALYSIS

• Keuntungan:– Dapat menjawab pertanyaan mengapa– Pewawancara dapat menindaklanjuti jawaban– Pertanyaan dapat diperjelas– Terjalin hubungan positif dengan nara sumber– Diperoleh dukungan untuk sistem baru

• Kerugian:– Makan waktu– Mahal– Subyektif dan bisa menghasilkan Informasi yang tidak

akurat


SYSTEMS ANALYSIS

• Pedoman:– Buat appointment terlebih dahulu.– Jelaskan tujuan wawancara jauh hari– Tunjukkan waktu yang dibutuhkan.– Datang tepat waktu– Familiar dengan tanggung jawab nara sumber – Tulis dulu pertanyaan yang akan disampaikan– Berikan kemudahan kepada nara sumber dan biarkan nara

sumber memberikan penjelasannya (jangan dipotong) – Berikan perhatian pada isyarat-isyarat nonverbal.– Buat catatan ringkas dan elaborasi segera setelah wawancara

selesai– Mintalah ijin untuk merekam bagian-bagian yang dianggap

penting.


SYSTEMS ANALYSIS



SYSTEMS ANALYSIS

• Kuesioner dapat digunakan jika:– Jumlah informasi yang dikumpulkan sedikit

dan mudah didefinisikan – Informasi diperoleh dari banyak orang yang

berada di lokasi jauh– Informasi yang terkumpul digunakan untuk

memverifikasi data dari sumber lain (sebagai pembanding)


SYSTEMS ANALYSIS

• Keuntungan kuesioner:– Tanpa identifikasi– Tidak makan waktu– Murah – Responden memiliki waktu yang lebih banyak untuk

menjawab pertanyaan .• Kerugian kuesioner:

– Jawaban atau pertanyaan kurang mendalam– Respon tidak dapat ditindaklanjuti– Pertanyaan tidak dapat diperjelas – Tidak terjalin hubungan personal dengan nara

sumber


SYSTEMS ANALYSIS



SYSTEMS ANALYSIS

• Keuntungan observasi:– Dapat menyaksikan cara kerja sistem secara – nyata– Pemahaman terhadap sistem lebih baik .

• Kerugian observasi:– Karyawan yang diamati mengubah

perilakunya – Makan waktu – Sulit diinterpretasikan– Mahal


SYSTEMS ANALYSIS

• Pedoman observasi:– Identifikasi apa yang akan diobservasi dan

estimasi waktu yang diperlukan.– Minta ijin untuk melakukan observasi– Jelaskan apa yang akan dilakukan dan

alasannya. – Jangan membuat value judgments.– Buat catatan dan dokumentasikan hal-hal

yang menarik ASAP.


SYSTEMS ANALYSIS



SYSTEMS ANALYSIS

• Keuntungan dokumentasi sistem:– Menguraikan bagaimana sistem seharusnya berjalan– Bentuk tertulis memudahkan review dan analisis

• Kerugian dokumentasi sistem:– Makan waktu– Seringkali tidak tersedia

• Pedoman:– Ingat, bahwa sistem tidak selalu berjalan sesuai dengan yang

tercantum dalam dokumentasi – Jika dokumentasi tidak tersedia, akan bermanfaat jika

membuatnya.


SYSTEMS ANALYSIS

• Jika data sudah dikumpulkan, dokumentasikan temuan-temuan dan model sistem yang digunakan sekarang. – Dokumentasi terdiri atas:

• Duplikat kuesioner• Catatan interviu• Memo


SYSTEMS ANALYSIS

• Bentuk lain dokumentasi adalah model sistem:– Physical models menggambarkan bagaimana

sebuah sistem berfungsi dengan menguraikan:• Arus dokumen• Proses komputer yang dilaksanakan dan orang yang

melaksanakan.• Peralatan yang digunakan.• Berbagai elemen fisik lainnya.

– Logical models menggambarkan apa yang sedang dikerjakan tidak peduli bagaimana cara melaksanakannya


SYSTEMS ANALYSIS

• Jika dokumentasi selesai, analisis sistem yang digunakan sekarang:– Evaluasi kekuatan dan kelemahan SIA untuk

membangun ide bagi perancangan dan strukturisasi SIA baru.

• Coba pertahankan kekuatan.• Koreksi kelemahan.

– Kadang-kadang diperlukan perubahan revolusioner, dan bukan tindakan evolusioner.

• Disebut re-engineering.


SYSTEMS ANALYSIS

• Pada akhir tahap ini, susun laporan hasil survei:– Buat outline dan dokumentasikan data yang

sudah dikumpulkan.– Berikan rekomendasi dari hasil survei sistem.


SYSTEMS ANALYSIS



sistem baru


SYSTEMS ANALYSIS

• Setelah survei sistem, lakukan analisis kelayakan secara menyeluruh.

• Analisis ini di-update secara reguler ketika proyek diteruskan dan cost dan benefit menjadi jelas.


SYSTEMS ANALYSIS



sistem baru


SYSTEMS ANALYSIS

Jika proyek sudah jelas kelayakannya, perusahaan kemudian mengidentifikasi kebutuhan informasi para pengguna SIA dan mendokumentasi proses sistem yang mencakup::- Proses

• Menguraikan apa yang dilakukan dan oleh siapa.


SYSTEMS ANALYSIS

Jika proyek sudah jelas kelayakannya, perusahaan kemudian mengidentifikasi kebutuhan informasi para pengguna SIA dan mendokumentasi proses sistem yang mencakup::- Proses- Elemen Data

• Menguraikan nama, ukuran, format, sumber, dan perlunya elemen data.


SYSTEMS ANALYSIS

Jika proyek sudah jelas kelayakannya, perusahaan kemudian mengidentifikasi kebutuhan informasi para pengguna SIA dan mendokumentasi proses sistem yang mencakup::- Proses- Elemen Data - Struktur Data

• Struktur pendahuluan menunjukkan bagaimana elemen data akan diorganisasi ke dalam record logis.


SYSTEMS ANALYSIS

Jika proyek sudah jelas kelayakannya, perusahaan kemudian mengidentifikasi kebutuhan informasi para pengguna SIA dan mendokumentasi proses sistem yang mencakup::- Proses- Elemen Data - Struktur Data- Output

• Layout output sistem dan uraian tentang tujuan, frekuensi, dan distribusi.


SYSTEMS ANALYSIS

Jika proyek sudah jelas kelayakannya, perusahaan kemudian mengidentifikasi kebutuhan informasi para pengguna SIA dan mendokumentasi proses sistem yang mencakup::- Proses- Elemen Data - Struktur Data- Output- Input

• Duplikat input sistem dan deskripsi isi, sumber, dan penanggung jawab.


SYSTEMS ANALYSIS

Jika proyek sudah jelas kelayakannya, perusahaan kemudian mengidentifikasi kebutuhan informasi para pengguna SIA dan mendokumentasi proses sistem yang mencakup::- Proses- Elemen Data - Struktur Data- Output - Input- Kendala

• deskripsi deadline, jadual, persyaratan keamanan, keterbatasan staf, dan persyaratan legal


SYSTEMS ANALYSIS

Jika proyek sudah jelas kelayakannya, perusahaan kemudian mengidentifikasi kebutuhan informasi para pengguna SIA dan mendokumentasi proses sistem yang mencakup::- Proses- Elemen Data - Struktur Data- Output - Input- Kendala- Pengendalian

• Pengendalian yang dibutuhkan untuk menjamin akurasi dan daya andal.


SYSTEMS ANALYSIS

Jika proyek sudah jelas kelayakannya, perusahaan kemudian mengidentifikasi kebutuhan informasi para pengguna SIA dan mendokumentasi proses sistem yang mencakup::- Proses- Elemen Data - Struktur Data- Output - Input- Kendala- Pengendalian - Reorganisasi

• Perubahan staf, fungsi tugas, dll yang dianggap perlu.


SYSTEMS ANALYSIS

• Tujuan dan Kendala Sistem – Sebagian besar entitas menggunakan

systems approach untuk menentukan kebutuhan informasi dan persyaratan sistem .

– Persoalan dan alternatif pemecahan persoalan dipandang dari sudut pandang organisasi secara keseluruhan – sebagai kebalikan dari sebuah departemen tunggal


SYSTEMS ANALYSIS

• Tujuan sistem harus diidentifikasi, sehingga analis dan pengguna dapat memfokuskan pada elemen-elemen yang peling penting bagi keberhasilan SIA, yang mencakup:- Usefulness

• Mampu membantu para pengguna membuat keputusan


SYSTEMS ANALYSIS

• Tujuan sistem harus diidentifikasi, sehingga analis dan pengguna dapat memfokuskan pada elemen-elemen yang peling penting bagi keberhasilan SIA, yang mencakup: - Usefulness- Economy

• Benefit > cost.


SYSTEMS ANALYSIS

• Tujuan sistem harus diidentifikasi, sehingga analis dan pengguna dapat memfokuskan pada elemen-elemen yang peling penting bagi keberhasilan SIA, yang mencakup: - Usefulness- Economy- Reliability

• Data diproses secara akurat dan dapat diandalkan.


SYSTEMS ANALYSIS

• Tujuan sistem harus diidentifikasi, sehingga analis dan pengguna dapat memfokuskan pada elemen-elemen yang peling penting bagi keberhasilan SIA, yang mencakup: - Usefulness- Economy- Reliability- Availability

• Saudara dapat mengaksesnya ketika membutuhkannya.


SYSTEMS ANALYSIS

• Tujuan sistem harus diidentifikasi, sehingga analis dan pengguna dapat memfokuskan pada elemen-elemen yang peling penting bagi keberhasilan SIA, yang mencakup: - Usefulness- Economy- Reliability- Availability- Timeliness

• Informasi yang lebih penting dihasilkan lebih dahulu.


SYSTEMS ANALYSIS

• Tujuan sistem harus diidentifikasi, sehingga analis dan pengguna dapat memfokuskan pada elemen-elemen yang peling penting bagi keberhasilan SIA, yang mencakup: - Usefulness- Economy- Reliability- Availability- Timeliness- Customer service

• Efisien dan santun.


SYSTEMS ANALYSIS


- Capacity• Dapat menangani periode

puncak


SYSTEMS ANALYSIS


- Capacity- Ease of use


SYSTEMS ANALYSIS


- Capacity- Ease of use- Flexibility

• Dapat mengakomodasi perubahan.


SYSTEMS ANALYSIS


- Capacity- Ease of use- Flexibility- Tractability

• Mudah dipahami.• Memudahkan problem solving dan

pengembangan di masa yad.


SYSTEMS ANALYSIS


- Capacity- Ease of use- Flexibility- Tractability- Auditability


SYSTEMS ANALYSIS


- Capacity- Ease of use- Flexibility- Tractability- Auditability- Security • Tersedia hanya untuk

authorized users.


SYSTEMS ANALYSIS

• Sering ada trade-offs antar tujuan.• Kendala organisasi tidak memungkinkan

membuat seluruh bagian SIA secara simultan.– Saudara dapat membaginya ke dalam modul-modul

yang dianalisis, dikembangkan, dan di-install secara independen.

– Ketika perubahan dilakukan, hanya modul yang terpengaruh saja yang diubah.

– Modul-modul harus diintegrasikan secara tepat ke dalam workable system.


SYSTEMS ANALYSIS

• Keberhasilan sering tergantung pada kemampuan tim untuk mengatasi kendala organisasi, yang mencakup:– Peraturan dari lembaga-lembaga pemerintah.– Kebijakan dan pedoman manajerial– Ketidak cukupan staf yang qualified – kapabilitas dan sikap para pengguna.– Ketersediaan teknologi.– Keterbatasan sumberdaya keuangan.


SYSTEMS ANALYSIS

• Strategi untuk penentuan persyaratan SIA:– Bertanya kepada pengguna apa yang

mereka butuhkan

• Merupakan strategi yang paling simpel dan cepat.• Namun banyak orang tidak menyadari atau memahami

apa yang sebenarnya mereka butuhkan • Kadang-kadang lebih baik menanyakan keputusan apa

yang mereka buat dan proses apa saja yang terlibat.


SYSTEMS ANALYSIS

• Strategi untuk penentuan persyaratan SIA:– Bertanya kepada pengguna apa yang mereka

butuhkan– Menganalisis sistem sekarang

Sistem intern dan ekstern harus dianalisis untuk menghindari pengulangan masalah


SYSTEMS ANALYSIS


butuhkan– Menganalisis sistem sekarang– Menguji penggunaan sistem sekarang

• Modul tertentu:– Mungkin tidak digunakan sebagaimana mestinya

– Mungkin bertambah oleh pekerjaan manual

– Mungkin dihindari penggunaannya

• Membantu menentukan apakah sistemhanya perlu sekedar dimodifikasi saja dan tidak perlu diganti


SYSTEMS ANALYSIS


butuhkan– Menganalisis sistem sekarang– Menguji penggunaan sistem sekarang– Membuat sebuah prototype


SYSTEMS ANALYSIS

• Dokumentasi dan Persetujuan User Requirements:– Persyaratan rinci untuk SIA baru harus dibuat

dan didokumentasikan.• Bagaimana memproduksi fitur yang diinginkan

selama tahap perancangan dalam SDLC. • Daftar persyaratan harus didukung oleh contoh

input dan output sehingga mempermudah mengkonsepnya.


SYSTEMS ANALYSIS

• Jika persyaratan pengguna telah ditentukan dan didokumentasikan, tim penyusun: – Bertemu dengan para pemakai.– Menjelaskan persyaratan.– Memperoleh persetujuan dan kesepakatan.

• Jika kesepakatan tercapai, manajemen pengguna harus menandatangai persyaratan ini.


SYSTEMS ANALYSIS



sistem baru


SYSTEMS ANALYSIS

Laporan analisis sistem.– Meringkas dan mendokumentasikan sistem.– Berfungsi sebagai penyimpan data – Outline:

• Tujuan dan Sasaran Sistem Yang Diusulkan • Persoalan-persoalan Sistem dan Peluang-peluang• Lingkup Proyek• Hubungan antara Proyek dengan Rencana Sistem Informasi Stratejik

Keseluruhan• Pengoperasian Sistem Sekarang• Kebutuhan Para Pemakai• Analisis Kelayakan• Kendala Sistem• Rekomendasi untuk Sistem Baru


SYSTEMS ANALYSIS

• Keputusan go-no-go dibuat sebanyak 3 kali selama analisis sistem:– Saat investigasi awal untuk menentukan

apakah akan berlanjut ke survei sistem atau tidak

– Pada akhir studi kelayakan untuk menentukan apakah akan melanjutkan ke tahap persyaratan informasi atau tidak

– Pada akhir tahap analisis untuk menentukan apakah akan diteruskan ke perancangan konsep atau tidak


SYSTEMS ANALYSIS

• Jika analisis sistsm telah selesai, proyek dapat diteruskan ke:– Perancangan Konsep– Perancangan Fisik– Implementasi dan Konversi– Pengoperasian dan Pemeliharaan

materi 11 analisis sistem

Documents