manual prosedur manajemen asetfik.trunojoyo.ac.id/wp-content/uploads/2019/03/mp... · i pengantar...

i

MANUAL PROSEDUR

MANAJEMEN ASET

UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

2013

i

Pengantar

Sistem dan prosedur manajemen aset perguruan tinggi menjadi hal krusial yang harus

disusun oleh perguruan tinggi sebagai pedoman pelaksanaan pengelolaan asset universitas.

Sistem dan prosedur ini juga dapat menunjukkan aliran informasi dan dokumen sebagai

output antar aparat yang terlibat dalam pengelolaan aset perguruan tinggi. Sehingga masing-

masing pihak yang terlibat dalam pengelolaan aset mengetahui tugas pokok dan fungsi serta

mengetahui darimana informasi harus didapat dalam rangka menghasilkan output yang harus

dihasilkan sesuai tugas pokok dan fungsinya tersebut.

Tujuan penetapan SOP Manajemen Aset adalah untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan

aset di Universitas Trunojoyo, dan menata ulang pengelolaan aset yang sekarang dilakukan di

Universitas Trunojoyo.

SOP Manajemen Aset ini merupakan acuan bagi semua pihak yang terkait dengan

Manajemen Aset baik di tingkat jurusan, fakultas maupun universitas.

Bangkalan, 03 Juni 2013

Rektor

Prof. DR. Ir. Ariffin., MS.

i

DAFTAR ISI

Pengantar ............................................................................................ i

DAFTAR ISI ........................................................................................ i

PERENCANAAN KEBUTUHAN BARANG ........................................................... 5

1.1. Prosedur Kerja .................................................................................. 5

1.2. Diagram Alur.................................................................................... 7

1.3. Dokumen Penyerta .............................................................................. 8

PENGANGGARAN DAN PENGADAAN BARANG ................................................. 10

2.1. Prosedur Kerja ................................................................................. 10

2.2. Diagram Alur................................................................................... 14

2.3. Dokumen Penyerta ............................................................................. 14

PENCAIRAN BELANJA BARANG DAN JASA ...................................................... 16

3.1. Prosedur Kerja ................................................................................. 16

3.2. Diagram Alur................................................................................... 17


PENYALURAN DAN PENYIMPANAN ............................................................... 19

4.1. Prosedur Kerja ................................................................................. 19

4.2. Diagram Alur................................................................................... 22

PENDATAAN BARANG PERSEDIAAN .............................................................. 25

5.1. Prosedur Kerja ................................................................................. 25

5.2. Diagram Alur................................................................................... 28

PEMELIHARAAN BMN ................................................................................ 31

6.1. Prosedur Kerja ................................................................................. 31

6.2. Diagram Alur................................................................................... 33

MUTASI BMN........................................................................................... 36

7.1. Prosedur Kerja ................................................................................. 36

7.2. Diagram Alur................................................................................... 39

PENGGUNAAN RUANG ............................................................................... 42

8.1. Prosedur Kerja ................................................................................. 42

8.2. Diagram Alur................................................................................... 44


PENGGUNAAN BMN .................................................................................. 46

9.1. Prosedur Kerja ................................................................................. 46

9.2. Diagram Alur................................................................................... 49


PENGHAPUSAN BMN ................................................................................. 52

10.1. Prosedur Kerja ................................................................................ 52

10.2. Diagram Alur ................................................................................. 57

PENGKODEAN BMN .................................................................................. 60

11.1. Prosedur Kerja ................................................................................ 60

11.2. Diagram Alur ................................................................................. 63

PERBAIKAN GEDUNG, RUANG, JARINGAN AIR LISTRIK ...................................... 66

12.1. Prosedur Kerja ................................................................................ 66

12.2. Diagram Alur ................................................................................. 69

PENGUBAHAN TATA RUANG DAN BANGUNAN ................................................ 72

ii

13.1. Prosedur Kerja ................................................................................ 72

13.2. Diagram Alur ................................................................................. 75

EVALUASI BMN ....................................................................................... 78

14.1. Prosedur Kerja ................................................................................ 78

14.2. Diagram Alur ................................................................................. 80

PENILAIAN KEMBALI BMN(REVALUASI) ........................................................ 83

15.1. Prosedur Kerja ................................................................................ 83

15.2. Diagram Alur ................................................................................. 84

15.3. Dokumen Penyerta ........................................................................... 85

PENINGKATAN NILAI BMN.......................................................................... 87

16.1. Prosedur Kerja ................................................................................ 87

16.2. Diagram Alur ................................................................................. 89


GANTI RUGI BMN ..................................................................................... 92

17.1. Prosedur Kerja ................................................................................ 92

17.2. Diagram Alur ................................................................................. 94


SEWA KENDARAAN .................................................................................. 97

18.1. Prosedur Kerja ................................................................................ 97

18.2. Diagram Alur ............................................................................... 100

18.3. Dokumen Penyerta ......................................................................... 101

SEWA GEDUNG ...................................................................................... 103

19.1. Prosedur Kerja .............................................................................. 103

19.2. Diagram Alur ............................................................................... 106

19.3. Dokumen Penyerta ......................................................................... 107

1

Pengkodean BMNPenganggaran dan

pengadaan barang

Pencairan dana

belanja barang dan

jasa

Penyaluran dan

Penyimpanan

Pendataan barang

persediaan

Penggunaan BMN

Pemeliharaan BMN

Penggunaan ruang

Perbaikan gedung,

ruang, jaringan air

dan listrik

Pengubahan tata

ruang & bangunanGanti rugi BMNEvaluasi BMNMutasi BMN

Penghapusan BMN

Sewa kendaraan

Sewa gedung

Perencanaan

kebutuhan barangSIKLUS

PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA

Peningkatan nilai

BMN

Penilaian kembali

BMN (Revaluasi)

2

Keterangan Simbol

No Simbol Keterangan

1.

Start alur

2.

Percabangan alur

3.

proses

Proses

4.

Disetujui?

Persetujuan untuk alur proses

5. Nota penolakan

Dokumen input dari sebuah proses

6. 6.2

Reference ke halaman lain / proses lain

7. I.

SK DIPA Definitif

Dokumen input sebuah proses yang dihasilkan dari domain sistem lain

8. 4.6

Pengolahan

bahan pustaka

Proses yang dilakukan di domain sistem lain

9. O.

Daftar ruang

dan jadwal

Dokumen Output sebuah proses yang digunakan domain sistem lain

10.

Finish alur

MANUAL PROSEDUR

PERENCANAAN KEBUTUHAN BARANG

Kode Dokumen : MP BARANG-UTM.79

Revisi : 0

Tanggal : 3 Juni 2013

Diajukan oleh : BAUK

Disetujui oleh : Pembantu Rektor II

Dikendalikan

oleh

: Pusat Jaminan Mutu

PERENCANAAN KEBUTUHAN BARANG

1.1. Prosedur Kerja

No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran

Waktu Dokumen Akses Keterangan

1 Menginventarisir kebutuhan Awal Maret UPT/Fakultas/Bagian Perlengkapan & RT

5 hari catatan kecil kebutuhan

barang

UPT/Fakultas/Bagian Perlengkapan & RT

aktivitas ini dilakukan dalam range waktu yang bersamaan

2 Mensurvei HPS Awal Maret UPT/Fakultas/Bagian

Perlengkapan & RT

5 hari daftar HPS

barang inventaris

-

3 Menyusun nilai barang Awal Maret Bagian Perlengkapan &

RT

5 hari Daftar revisi

nilai terkini barang

Bagian Perlengkapan

& RT

4 Menyusun usulan barang Maret UPT/Fakultas/Bagian

Perlengkapan & RT

5 hari Daftar

Kebutuhan

Barang

UPT/Fakultas/Bagian

Perlengkapan & RT

unit diberikan kewenangan

untuk menentukan spesifikasi

barang yang dibutuhkan

5 Memonitor usulan barang April Bagian Perlengkapan &

RT

- None Bagian Perlengkapan

& RT

Memonitor usulan barang

yang disubmit unit

6 Membuat nota penolakan April - Juli Bagian Perlengkapan &

RT

1 hari Nota Penolakan - Nota penolakan dibuat jika

usulan yang diajukan unit

pengguna barang tidak sesuai

dengan anggaran yang tersedian dan atau

spesifikasinya tidak sesuai

dengan hasil kajian tim ; nota penolakan dikirimkan ke unit

7 Menerima info penolakan April - Juli UPT/Fakultas/Bagian

Perlengkapan & RT

- Copy Nota

Penolakan

-



8 Merekap usulan barang April - Juli Bagian Perlengkapan &

RT

3 hari None Bagian Perlengkapan

& RT

rekap usulan barang

dilakukan tim pengadaan sesuai dengan klasifikasi

jenis barang yang dibutuhkan

semua unit pengguna barang ; setelah hasil rekapan final,

maka proses selanjutnya di

lakukan di tahun realisasi

1.2. Diagram Alur

Alur Perencanaan Kebutuhan Barang (6.1)

6.1 Perencanaan Kebutuhan Barang

Pe

rsia

pa

nP

en

gu

su

lan

Durasi waktuBagian Perlengkapan & RTUPT/Fakultas/Bagian Perlengkapan & RT

1.

Menginventarisir

kebutuhan

2.

Mensurvey HPS

3.

Menyusun nilai

barang

4.

Menyusun usulan

barang

5.

Memonitor usulan

barang

8.

Merekap usulan

barang

7.

Menerima info

penolakan

Disetujui?

6.

Membuat nota

penolakan

Nota penolakan

tidak

ya

6.2

Nota penolakan

5 hari 2

5 hari3

5 hari4

6 1 hari

8 3 hari

5 hari 1

1.3. Dokumen Penyerta

Nota Penolakan (D.6.1.1)

MANUAL PROSEDUR

PENGANGGARAN DAN PENGADAAN BARANG

Kode Dokumen : MP BARANG-UTM.80

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENGANGGARAN DAN PENGADAAN BARANG

2.1. Prosedur Kerja



1 Menyusun jenis pengadaan awal tahun, januari

UPT/Fak/Bagian Perlengkapan

5 hari catatan kecil kebutuhan

barang

UPT/Fak/Bagian Perlengkapan

Menyusun jenis pengadaan adalah pengelompokan

kebutuhan sesuai dengan jenis

pengadaan Contoh :(sarana

perkuliahan dan saran gedung)

2 Mencocokan pagu

anggaran

April - Juli Bagian Perlengkapan |

Tim pemeriksa | Tim Teknis

1 hari kebutuhan Unit

pengguna barang ; SK

DIPA Definitif

Bagian Perlengkapan |

Tim pemeriksa | Tim Teknis

pencocokan dilakukan

officially oleh tim pengadaan, namun biasanya bersama

dengan unit pengguna barang

mengingat pencocokan sudah

melibatkan pagu yang tersedia

3 Merevisi anggaran April - Juli Bagian Perlengkapan | Tim pemeriksa | Tim

Teknis

5 hari None Bagian Perlengkapan | Tim pemeriksa | Tim

Teknis

revisi dilakukan jika tidak cocok dengan pagu anggaran

yang tersedia ;

4a Mengkonsultasikan

kebutuhan barang

April - Juli Unit Pengguna Barang 1 hari None - unit pengguna barang

berkonsultasi dengan panitia

pengadaan terkait kebutuhan barang yang diinginkan

4b Pembentukan panitia April - Juli ULP (Unit Layanan

Pengadaan)

5 hari None - tim pengadaan membentuk

panitian adhock untuk pengadaan sejumlah kebutuhan

barang yang diinginkan unit

pengguna barang

5 Penunjukkan langsung di tahun

pelaksanaan

ULP (Unit Layanan

Pengadaan)

35 hari None - dilakukan panitia ketika nilai

kontrak dibawah 100juta

6 Pemilihan langsung di tahun

pelaksanaan

ULP (Unit Layanan

Pengadaan)


kontrak 100juta - 200juta

7 Tender di tahun

pelaksanaan

ULP (Unit Layanan

Pengadaan)


kontrak diatas 200juta

8 Pengadaan barang di tahun

pelaksanaan

Vendor / Pihak ke-3 - Kontrak -

9a,b Penerimaan barang di tahun pelaksanaan

UPT/Fak/Bagian Perlengkapan ; Bagian

Perlengkapan | Tim

pemeriksa | Tim Teknis

2 hari BA serah terima barang

- Unit pengguna barang menerima barang bersama

dengan panitia tim pemeriksa ;

Tim pemeriksa memproses lebih lanjut di prosedur

penyaluran dan penyimpanan ;

unit pengguna barang

memproses lebih lanjut dengan melakukan pengkodean barang

yang diserahterimakan

10 Menyelesaikan kekurangan

/ ketidaksesuaian

di tahun

pelaksanaan

Vendor / Pihak ke-3 10 hari - penyelesaian kekurangan

dilakukan ketika dinyatakan tidak sesuai oleh tim

pemeriksa

11 Mengajukan tagihan di tahun

pelaksanaan

Vendor / Pihak ke-3 7 hari BA serah

terima

pekerjaan; Kontrak ;

Kuitansi ;

Invoice

- pengajuan pencairan dilakukan

dengan mekanisme LS ke

KPPN melalui bendahara pengeluaran kampus dan

diproses lebih lanjut di

prosedur pencairan dana

belanja barang dan jasa

2.2. Diagram Alur

Alur Penganggaran dan Pengadaan Barang (6.2)

6.2 Penganggaran dan Pengadaan Barang

Pe

ng

an

gg

ara

nP

en

ga

da

an

Durasi WaktuULP (Unit Layanan Pengadaan) Vendor / Pihak ke-3

BA

UPT/Fak/Bagian

Perlengkapan

6.12

Bagian Perlengkapan | Tim Pemeriksa | Tim

Teknis

6.1

tidak

ya

3.

Merevisi

penganggaran

Sesuai?

4b.

Pembentukan

panitia

2.

Mencocokan pagu

anggaran

1.

Menyusun jenis

pengadaan

Kontrak

<100 Juta?

5.

Penunjukkan

langsung

100 - 200

Juta?

6.

Pemilihan

langsung

>200 Juta?7.

Tender

ya

tidak

ya

tidak

ya

4a.

Mengkonsultasikan

kebutuhan barang

8.

Pengadaan

barang

Sesuai?

9b.

Penerimaan

barang

ya

10.

Menyelesaikan

kekurangan

(ketidaksesuaian)

tidak

9a.

Penerimaan

barang

6.4

6.6

I.

SK DIPA Definitif

11.

Mengajukan

tagihan

I.

Kebutuhan UPB

6.11

5.4

Pembayaran

dengan LS

6.3

6.16

BABA

Kontrak

Kuitansi

Invoice

6.13

5 hari 1

5 hari 3

1 hari 2

1 hari 4a

5 hari 4b

35 hari 5

35 hari 6

35 hari 7

2 hari 9

7 hari 11

10 hari 10


SK DIPA Definitif (D.6.2.1)

Kebutuhan Unit Pengguna Barang (D.6.2.2)

Berita Acara (D.6.2.3)

Kontrak (D.6.2.4)

Kuitansi (D.6.2.5)

MANUAL PROSEDUR

PENCAIRAN BELANJA BARANG DAN JASA

Kode Dokumen : MP BARANGJASA-UTM.81

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENCAIRAN BELANJA BARANG DAN JASA

3.1. Prosedur Kerja



1 Mengajukan SPM di tahun pelaksanaan Bagian Keuangan 1 hari Invoice ; kuitansi ;

BA ; SPM ;

Dokumen Pencairan

Bagian keuangan Bagian keuangan mengajukan

SPM ke KPPN berdasarkan

invoice yang disampaikan rekanan dengan menggunakan

aplikasi SPM (dari KemenKeu)

2 Membuat SP2D di tahun pelaksanaan KPPN 1 hari SP2D KPPN KPPN membuat SP2D sesuai

dengan permintaan SPM

3 Memproses SP2D di tahun pelaksanaan KPPN 2 hari None KPPN KPPN memproses pencairan

langsung ke rekening rekanan

4 Menerima SP2D ditahun pelaksanaan Bagian Keuangan 1 hari None Bagian keuangan Bagian keuangan menerima

SP2D dari KPPN sebagai bukti pencairan kepada pihak

rekanan

5 Menerima Pencairan Dana

di tahun pelaksanaan Vendor / Pihak ke-3 1 hari Copy lembar SP2D Vendor / Pihak ke-3

vendor menerima copy lembar SP2D sebagai bukti pencairan

atas tagihan yang dilayangkan

3.2. Diagram Alur

Alur Pencairan Dana Belanja Barang dan Jasa (6.3)

6.3 Pencairan Dana Belanja Barang dan Jasa

Bagian Keuangan

Pe

nca

ira

n b

ela

nja

ba

ran

g d

an

ja

sa

Durasi waktuKPPN Vendor/Pihak ke-3

6.2

1.

Mengajukan SPM

5.

Menerima

pencairan dana

4.

Menerima SP2D

2.

Membuat SP2D

3.

Memproses

pencairan

SPM

BA

Kontrak

Doc pencairan

Copy SP2D Copy SP2D

SP2D

Invoice

Kuitansi

1 hari 1

1 hari 2

2 hari 3

1 hari 4

1 hari 5


Invoice (D.6.3.1)

Kuitansi (D.6.2.5)

SPM-Surat Perintah Membayar (D.6.3.2)


Kontrak (D.6.2.4)

Dokumen Pencairan (D.6.3.3)

SP2D-Surat Perintah Pencairan Dana (D.6.3.4)

MANUAL PROSEDUR

PENYALURAN DAN PENYIMPANAN

Kode Dokumen : MP DISTRIBUSI-UTM.82

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENYALURAN DAN PENYIMPANAN

4.1. Prosedur Kerja



1 Memilah barang untuk

disalurkan

setelah proses pengadaan

barang di tahun

pelaksanaan

Tim pengadaan 1 hari None Tim pengadaan Tim pengadaan memilah barang

sesuai dengan kebutuhan unit untuk

didistribusikan

2 Cek kebutuhan barang di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Tim pengadaan 1 hari None Tim pengadaan Pengecekan ditujukan untuk

memastikan kesesuaian barang

yang diadakan dengan kebutuhan

yang diperlukan unit

3 Menyerahkan barang di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Tim pengadaan 1 hari BA ; Spesifikasi ;

Kontrak

Tim pengadaan Jika barang yang dicek sesuai

barang diserahkan kepada unit

pengguna barang

4 Menerima barang di tahun pelaksanaan (Januari-Desember)

Bagian perlengkapan pusat

1 hari BA ; Spesifikasi ; Kontrak

Bagian perlangkapan pusat

Jika barang yang diserahterimakan berupa buku, maka akan diproses di

prosedur untuk domain kepustakaan

4.6

5 Cek kelengkapan entri

SIMAKBMN

di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Bagian

perlengkapan pusat

1 hari BA ; Spesifikasi ;

Kontrak

Bagian perlangkapan

pusat


melakukan cek fisik kelengkapan

barang / jasa yang diserahterimakan

sebagai persiapan sebelum dimasukkan kedalam sistem



6 Entri ke SIMAKBMN di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Bagian

perlengkapan pusat

1 hari BA ; Spesifikasi ;

Kontrak

Bagian perlangkapan

pusat

dalam proses entri ke SIMAKBMN,

bagian perlengkapan pusat juga

harus mencatatkan nomer dokumen SPM dan SP2D terkait dengan

pengadaan barang yang ada ;

setelah di entri, proses labelisasi dan pengkodean barang dilakukan

oleh unit di prosedur 6.11

7 Terima barang di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Unit pengguna

barang

1 hari Copy BA ; Copy

Spesifikasi ;

Copy Kontrak

Unit pengguna

barang

Unit pengguna barang menerima

barang sesuai dengan copy kontrak,

BA dan spesifikasi yang diberikan dari bagian perlengkapan pusat ;

yang sebelumnya sudah dilakukan

labelisasi bersama



8 Menempatkan barang di

lokasi


(Januari-Desember)

Unit pengguna

barang

5 hari None Unit pengguna

barang

Jika barang yang diserahterimakan

berupa barang persediaan, maka

akan ditindaklanjuti di prosedur 6.5 ; tapi jika bukan maka akan

ditempatkan di lokasi yang sudah

disiapkan; setelah barang ditempatkan di lokasi, proses

selanjutnya memasuki tahapan

pemeliharaan BMN (prosedur 6.6)

22

4.2. Diagram Alur

Alur Penyaluran dan Penyimpanan(6.4)

6.4 Penyaluran dan Penyimpanan

Pe

nya

lura

nP

en

yim

pa

na

n

Durasi waktuBagian Perlengkapan Pusat

Kontrak

Tim PengadaanUnit Pengguna Barang

1.

Memilah barang

untuk disalurkan

2.

Cek kebutuhan

barang

Sesuai?

3.

Menyerahkan

barang

4.

Menerima barang

6.

Entri ke

SIMAKBMN

7.

Terima barang

ya

tidak

bukan

Barang

persediaan?

8.

Menempatkan

lokasi barang

6.5

ya

bukan

6.2

6.6

I.

SPM

I.

SP2D

6.11

Lengkap?

ya

tidak

Kontrak

BA

Spesifikasi Barang

Buku?

ya

4.6

Pengolahan

bahan pustaka

BA

5.

Cek kelengkapan

entry SIMAKBMN

Spesifikasi

Barang

Copy

Spesifikasi

Barang

Copy BA

Copy

Kontrak

1 hari 1

1 hari 2

1 hari 3

1 hari 4

1 hari 5

1 hari 6

1 hari 7

5 hari 8

23


SPM-Surat Perintah Membayar (D.6.3.2)


Kontrak (D.6.2.4)

SP2D-Surat Perintah Pencairan Dana (D.6.3.4)

Spesifikasi BMN-Barang Milik Negara (D.6.4.1)

24

MANUAL PROSEDUR

PENDATAAN BARANG PERSEDIAAN

Kode Dokumen : MP PERSEDIAAN-UTM.83

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENDATAAN BARANG PERSEDIAAN

5.1. Prosedur Kerja



1 Menerima dan menyimpan ke

gudang

di tahun pelaksanaan (Januari-Desember)

Bagian gudang unit pengguna barang

1 hari None Tim pengadaan Tim pengadaan memilah barang sesuai dengan kebutuhan unit

untuk didistribusikan

2 Enrtri aplikasi

PERSEDIAAN


(Januari-Desember)

Bagian gudang unit

pengguna barang

1 hari Kuitansi ;

Kontrak

Bagian gudang unit

pengguna barang

Setelah dokumen sumber

lengkap (kontrak(D.6.2.4), kuitansi(D.6.2.5)) dan layak

untuk didatakan , bagian

gudang mengentri kedalam aplikasi persediaan.

3 StockOpname

persediaan


(Januari-Desember)

Bagian gudang unit

pengguna barang

1 hari None Bagian gudang unit

pengguna barang

Di aktivitas harian, bagian

gudang dalam periode tertentu melakukan stok opname pada

barang persediaan yang ada

didalam gudang. Sehingga bisa teridentifikasi apakah perlu

pengadaan barang persediaan

baru atau tidak, jika diperlukan

maka proses pengadaan –

Penganggaran dan

Pengadaan Barang (6.2).

4 Membutuhkan barang persediaan


Unit pengguna barang

1 hari None Unit pengguna barang

Unit pengguna barang membutuhkan barang

persediaan untuk menjalankan

aktivitas kegiatan harian,



5 Cek ketersediaan di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Unit pengguna

barang


barang


melakukan pengecekan ketersediaan barang persediaan

yang ada di gudang, jika

tersedia unit pengguna barang meminta sejumlah barang

kepada bagian gudang.

6 Meminta barang

persediaan


(Januari-Desember)

Unit pengguna

barang


barang

Unit merequest sejumlah

barang persediaan yang ada di

gudang kepada bagian gudang sesuai dengan kebutuhan

barang yang diinginkan

7 Melayani permintaan di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Bagian gudang unit

pengguna barang

1 hari None Bagian gudang unit

pengguna barang

Bagian gudang melayani

permintaan barang persediaan dari unit pengguna barang ; dan

dilakukan cek ketersediaan

barang di gudang

8 Order pengadaan / pembelian



1 hari Ketika barang tidak tesedia di dalam gudang, maka unit

pengguna barang melakukan

order untuk pengadaan atau

pembelian barang persediaan.

9 Pengadaan barang di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Vendor / Pihak ke-

3

10 hari Kontrak ; BA ;

Kuitansi ;

Dokumen Pencairan

Vendor / Pihak ke-

3

Vendor atau pihak ke-3

merespon kebutuhan pengadaan

barang dan mengadakan sejumlah barang persediaan

sesuai dengan kebutuhan yang

tertera didalam kontrak



10 Menyelesaikan

kekurangan (ketidaksesuaian)


(Januari-Desember)

Vendor / Pihak ke-

3

10 hari None Vendor / Pihak ke-

3

Jika barang sudah diadakan dan

tidak sesuai, maka pihak ke-3 diminta untuk menyelesaikan

kekurangan dan

ketidaksesuaian yang terjadi

11 Penggunaan barang

persediaan


(Januari-Desember)

Unit pengguna

barang

- None Unit pengguna

barang

Dan jika barang yang diadakan

pihak ke-3 sudah sesuai, unit

pengguna barang menggunakan

barang persediaan sesuai dengan kebutuhan. Dan pihak

ke-3 mengajukan pencairan

dana (menyertakan : Berita

Acara(D.6.2.3),

Kuitansi(D.6.2.5),

Kontrak(D.6.2.4) dan Dokumen Pencairan(D.6.3.3))

5.2. Diagram Alur

Alur Pendataan Barang Persediaan (6.5)

6.5 Pendataan Barang Persediaan

Pe

ng

ad

aa

n m

an

diri

Durasi waktuVendor/Pihak ke-3Unit Pengguna BarangBagian Gudang Unit Pengguna Barang

6.4

1.

Menerima,

menyimpan ke

gudang

3.

StockOpname

Persediaan

4.

Membutuhkan

barang persediaan

Perlu

pengadaan?

6.2

5.

Cek ketersediaan

ya

tidak

Tersedia?

6.

Meminta barang

persediaan

yatidak

8.

Order

pengadaan /

pembelian

10.

Menyelesaikan

kekurangan

(ketidaksesuaian)

9.

Pengadaan

barang

Sesuai?

11.

Penggunaan

barang persediaan

ya

tidak

2.

Entry aplikasi

PERSEDIAAN

Kuitansi

Kontrak

7.

Melayani

permintaan

barang persedian

BA

Kontrak

Kuitansi

BA

Kontrak

Kuitansi

6.3

Doc

PencairanDoc

Pencairan

Kontrak

1 hari 1

1 hari 2

1 hari 3

1 hari 4

1 hari 5

1 hari 6

1 hari 7

1 hari 8

10 hari 9

10 hari 10



Kontrak (D.6.2.4)

Kuitansi (D.6.2.5)

Doc. Pencairan (D.6.3.3)

MANUAL PROSEDUR

PEMELIHARAAN BMN

Kode Dokumen : MP BMN-UTM.84

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PEMELIHARAAN BMN

6.1. Prosedur Kerja



1 Pengajuan pemeliharaan BMN

Setiap kali dibutuhkan

UPT/Fakultas/Bagian Perlengkapan

1 hari None UPT/Fakultas/Bagian Perlengkapan

Pengajuan pemeliharaan dapat dilakukan upb kapan saja

2 Cek ketersediaan

anggaran

setelah ada

permintaan

pemeliharaan BMN

Bagian keuangan 1 hari SK Dipa

Definitif

(dalam POK)

Bagian Keuangan POK(Petunjuk Operasional

Kegiatan) dijadikan

referensi/acuan bagian keuangan untuk melakukan

pengecekan ketersediaan dana

untuk pemeliharaan BMN

3 Menolak pengajuan setelah pengecekan

POK

Bagian keuangan 1 jam None Bagian Keuangan Penolakan pengajuan ketika

tidak tersedianya anggaran

untuk pemeliharaan

4 Mensurvey dan

membuat RAB

setelah pengecekan

POK

UPT/Fakultas/Bagian

Perlengkapan

5 hari RAB UPT/Fakultas/Bagian

Perlengkapan

RAB=Rincian Anggaran

Belanja ; RAB dibuat sebagai acuan kontrak dengan

rekanan/pihak ke-3 ; jika

nominal nya tidak bisa melalui

penunjukkan langsung, maka merujuk ke prosedur

pengadaan ; dalam proses ini

UPB berwenang sampai melakukan survey dan

menentukan vendor



5 Menunjuk

vendor/mitra

setelah penentuan

melalui proses pengadaan atau

penunjukkan

UPT/Fakultas/Bagian

Perlengkapan

3 hari None UPT/Fakultas/Bagian

Perlengkapan

penunjukkan vendor didahului

dengan RFP (Request for Proposal) dari beberapa vendor

terpilih ; penunjukkan vendor

oleh PPK sesuai dengan hasil kajian Unit Pengguna Barang

6 Melaksanakan

pekerjaan

setelah terjadi

kontrak dengan

rekanan

Vendor/Pihak ke-3 Tergantung

jenis dan

bentuk

pekerjaan

Kontrak dan

BA(Berita

Acara)

pekerjaan

- penentuan durasi eksekusi

pelaksanaan pekerjaan sesuai

dengan kontrak yang terjadi

7 Cek hasil pekerjaan setelah pekerjaan dinyatakan selesai

pihak rekanan

UPT/Fakultas/Bagian Perlengkapan

1 hari None UPT/Fakultas/Bagian Perlengkapan

jika pekerjaan dinyatakan selesai, pengecekan dilakukan

pengelola barang pada BMN

yang diperbaiki, atau dimaintenance

8 Menyelesaikan

kekurangan

setelah dinyatakan

tidak lolos

pengecekan pengguna barang

Vendor/Pihak ke-3 10 hari None - durasi penyelesaian sesuai

dengan scope kekurangan yang

masih harus dilakukan rekanan dan kesepakatan dengan unit

pengguna barang

6.2. Diagram Alur

Alur Pemeliharaan BMN (6.6)

6.6 Pemeliharaan BMN

Pe

ng

aju

an

pe

me

liha

raa

nP

ela

ksa

na

an

Pe

me

liha

raa

n

Durasi waktuVendor / Pihak ke-3Bagian Keuangan | Biro

KeuanganUPT/Fakultas/Bagian Perlengkapan

6.4

1.

Pengajuan

pemeliharaan

BMN

2.

Cek ketersediaan

anggaran

Tersedia?

4.

Mensurvey dan

membuat RAB

6.2

ya

ya

tidak

6.

Melaksanakan

pekerjaan

BA

Kontrak

Terima? tidak

ya

7.

Cek hasil

pekerjaan

Pengadaan?

5.

Menunjuk vendor /

mitra

tidak

3.

Menolak

pengajuan

8.

Menyelesaikan

kekurangan

(ketidaksesuaian)

RAB

5.4

Pembayaran

dengan LS

I.

SK DIPA Definitif

6.3

1 hari 2

1 hari 1

1 jam3

5 hari 4

3 hari 5

6Tergantung

jenis & bentuk

pekerjaan

1 hari 7

10 hari 8

* Total anggaran yang direncanakan unit sudah diprediksi diawal kesepakatan untuk adanya pemeliharaan. Dan dana langsung diberikan e unit



RAB-Rencana Anggaran Biaya (D.6.6.1)


Kontrak (D.6.2.4)

MANUAL PROSEDUR

MUTASI BMN


Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


MUTASI BMN

7.1. Prosedur Kerja



1 Menyusun rencana mutasi


Unit Pengguna Barang

1 hari None Unit Pengguna Barang

Unit pengguna barang menyusun rencana mutasi

BMN yang dirasa sudah tidak

digunakan

2 Mengajukan usulan

mutasi


(Januari-Desember)

Unit Pengguna

Barang

1 hari BA ; Tanda

Terima Mutasi

Unit Pengguna

Barang

Rencana mutasi yang

disusun, diusulkan kepada bagian perlengkapan pusat

dengan menyertakan BA

Mutasi(D.6.7.1) dan Tanda

Terima Mutasi(D.6.7.2)

3 Mendata usulan

mutasi


(Januari-Desember)

Bagian perlengkapan 1 hari None Bagian

perlengkapan


mendata usulan mutasi dari unit pengguna

barang(fakultas, UPT dan

lembaga) dan mengidentifikasi unit

penerima



4 Membuat usulan

mutasi


(Januari-Desember)

Bagian Perlengkapan 1 hari None Bagian

Perlengkapan

Jika tersedia, bagian

perlengkapan membuat usulan mutasi kepada Rektor

II atas rekap beberapa usulan

mutasi BMN yang tidak ada unit penerimanya. Jika tidak

tersedia unit penerima,

bagian perlengkapan mengajukan persetujuan

untuk proses Penghapusasn

BMN(D6.10)

5 Membuat nota

penolakan


(Januari-Desember)

Pembantu Rektor II 1 hari Nota penolakan Bagian

perlengkapan

Jika pengajuan oleh bagian

perlengkapan tidak disetujui Rektor II, maka akan

dibuatkan Nota

Penolakan(D.6.1.1), dan jika

disetujui maka akan dikeluarkan Nota

Persetujuan(D.6.7.3).

6 Mengkoordinasikan

proses mutasi BMN


(Januari-Desember)


perlengkapan


akan mengkoordinasikan proses mutasi BMN dengan

unit terkait (penerima dan

pemberi)



7 Mutasi barang di SI

Aset


(Januari-Desember)

Bagian Perlengkapan 1 jam None Bagian

Perlengkapan


akan mendatakan proses mutasi dan memfinalisasi

cetak Berita Acara serta

Tanda Terima dengan menggunakan SI Aset

8 Mutasi barang di

SIMAKBMN


(Januari-Desember)

Bagian Perlengkapan 1 jam None Bagian

Perlengkapan


(operator SIMAKBMN khususnya) mendatakan

proses mutasi barang

kedalam aplikasi SIMAKBMN.

7.2. Diagram Alur

Alur Mutasi BMN (6.7)

6.7 Mutasi Barang Milik Negara

Pe

rsia

pa

n m

uta

si

Mu

tasi

Up

da

te d

ata

Durasi waktuPembantu Rektor IIBagian PerlengkapanUnit Pengguna Barang

1.

Menyusun

rencana mutasi

Tersedia unit

penerima?

2.

Mengajukan

usulan mutasi

3.

Mendata usulan

mutasi

4.

Membuat usulan

mutasi

6.

Mengkoordinasikan

proses mutasi BMN

7.

Mutasi barang di

SI Aset

Disetujui?

ya

tidak

ya

tidak

6.10

5.

Membuat nota

penolakan

8.

Mutasi barang di

SIMAKBMN

Nota penolakan

Nota persetujuanNota persetujuan

Nota penolakan

Nota persetujuan

Nota penolakan

BA Mutasi

Tanda Terima

Mutasi

1 hari 1

1 hari 2

1 hari 3

1 hari 4

1 hari 5

1 hari 6

1 jam 7

1 jam8


BA Mutasi (D.6.7.1)

Tanda Terima Mutasi (D.6.7.2)


Nota Persetujuan (D.6.7.3)

MANUAL PROSEDUR

PENGGUNAAN RUANG

Kode Dokumen : MP RUANG-UTM.86

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENGGUNAAN RUANG

8.1. Prosedur Kerja



1 Menyusun usulan penggunaan ruang

kuliah dan non kuliah


Unit Pengguna Barang/Lembaga/UPT /

Fakultas

1 hari None Unit Pengguna Barang/Lembaga/UPT

Unit pengguna barang non fakulttas menyusun usulan

penggunaan barang untuk

keperluan non kuliah

2 Entri Penggunaan

Ruang (SI Aset)


(Januari-Desember)

Bagian perlengkapan 1 hari None Bagian perlengkapan Bagian perlengkapan pusat

mendata penggunaan ruang dengan menggunakan SI Aset

3 Mengatur dan

menyusun jadwal


(Januari-Desember)

Bagian perlengkapan 3 hari None Bagian perlengkapan Bagian perlengkapan pusat

mengatur dan menyusun

jadwal, jika ruang tidak

tersedia, maka lakukan pengaturan ulang, jika ruang

tersedia dan tidak layak

digunakan, maka lakukan

Proses Perbaikan Gedung,

Ruang, Jaringan air dan

listrik (D6.12)



4 Penggunaan ruang di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Bagian perlengkapan - Daftar ruang

dan jadwal ; Daftar ruang

yang tersedia

Unit Pengguna

Barang/Lembaga/UPT / Fakultas

Dan jika tersedia dan layak

digunakan, unit pengguna barang non fakultas akan

menggunakan ruang sesuai

Daftar Ruang dan Jadwal(D.6.8.1) dan untuk

unit pengguna barang

fakultas akan menggunakan barang untuk keperluan

perkuliahan sesuai Daftar

Ruang yang Tersedia

(D.6.8.2)

5 Pengawasan ruang di tahun pelaksanaan

(Januari-Desember)

Bagian perlengkapan - None Bagian perlengkapan Bagian perlengkapan pusat

melakukan pengawasan terhadap penggunaan ruang

6 Evaluasi penggunaan ruang


Bagian perlengkapan - None Unit Pengguna Barang/Lembaga/UPT

/ Fakultas ; Bagian

perlengkapan

Selama penggunaan ruang oleh unit pengguna fakultas

dan non fakultas bagian

perlengkapan dan untuk pengguna melakukan

evaluasi

8.2. Diagram Alur

Alur Penggunaan Ruang (6.8)

6.8 Penggunaan Ruang

Pe

rsia

pa

nP

en

gg

un

aa

nP

en

ga

wa

sa

n d

an

eva

lua

si

Durasi waktuFakultas Bagian PerlengkapanUnit Pengguna Barang/

Lembaga/UPT

1a.

Menyusun usulan

penggunaan

ruang non kuliah

2.

Entri Penggunaan

Ruang (SI Aset)

1b.

Menyusun usulan

penggunaan

ruang kuliah

3.

Mengatur dan

menyusun jadwal

Tersedia ruang? tidak

Layak

digunakan?

ya

tidak

4b.

Penggunaan

ruang

4a.

Penggunaan

ruang

5.

Pengawasan

ruang

6c.

Evaluasi

penggunaan

ruang

6b.

Evaluasi

penggunaan

ruang kuliah

6a.

Evaluasi

penggunaan

ruang non kuliah

O.

Daftar ruang

yang tersedia

O.

Daftar ruang

dan jadwal

ya

6.12

6.12

1 hari 1b

1 hari 1a

1 hari 2

3 hari 3

Sesuai dengan

keperluan unit4

5 Selama

penggunaan

6 Selama

penggunaan


Daftar Ruang dan Jadwal(D.6.8.1)

Daftar Ruang yang Tersedia (D.6.8.2)

MANUAL PROSEDUR

PENGGUNAAN BMN


Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


46

PENGGUNAAN BMN

9.1. Prosedur Kerja



1 Mengusulkan penggunaan

BMN

ketika BMN siap

digunakan

Pegawai ; Unit pembantu

pengguna barang

(fakultas,upt,lembaga)

1 hari Nota usulan Pegawai ; Unit

pembantu pengguna

barang (fakultas,upt,lembaga)

Pegawai mengajukan usulan

penggunaan BMN kepada Unit

Pembantu Pengguna Barang di unit fakultas, UPT atau

lembaga ; Unit kerja

mengajukan usulan penggunaan BMN kepada Unit

Pembantu Pengguna Barang di

unit fakultas, UPT atau lembaga

2 Memeriksa kelayakan

januari - desember Unit pembantu pengguna

barang


1 hari Nota

pemberitahuan

Unit pembantu

pengguna barang


Unit Pembantu Pengguna

Barang memeriksa kelayakan

BMN yang di request oleh

pegawai atau unit kerja ; Jika tidak layak maka Unit

Pembantu Pengguna Barang

membuat Nota Pemberitahuan (D.6.9.1) atas ketidaklayakan

BMN yang direquest



3 Membuat berita acara

peminjaman

januari - desember Unit pembantu pengguna

barang


1 hari BA

peminjaman

Unit pembantu

pengguna barang


Jika BMN dinyatakan layak

untuk digunakan, maka Unit

Pembantu Pengguna Barang membuat Berita Acara

Peminjaman(D.6.9.2). Dan

bagian perlengkapan pusat mendapatkan copy Berita

Acara Peminjaman (D.6.9.2)

4 Serah terima peminjaman januari - desember Unit pembantu pengguna barang


1 hari BA peminjaman

Pegawai ; Unit kerja Unit pembantu pengguna barang melakukan serah terima

peminjaman BMN dengan unit

kerja atau pegawai yang

merequest penggunaan BMN

5 Menggunakan BMN januari - desember Pegawai ; Unit kerja sesuai

dengan BA peminjaman

None Pegawai ; Unit kerja Pegawai dan unit kerja

menggunakan BMN sesuai dengan yang direquest

6 Mengembalikan BMN januari - desember Pegawai ; Unit kerja 1 hari None Pegawai ; Unit kerja Setelah masa

penggunaan(sesuai dengan

kesepakatan) berakhir, maka pegawai dan unit kerja

mengembalikan BMN yang di

pinjam



7 Memeriksa kondisi BMN januari - desember Unit pembantu pengguna

barang


1 hari None Unit pembantu

pengguna barang


Unit pembantu pengguna

barang memeriksa kondisi

BMN yang dikembalikan dan jika tidak diterima maka akan

diproses Ganti Rugi

BMN(6.17)

8 Memperbaiki kondisi BMN

januari - desember Pegawai ; Unit kerja 10 hari None Pegawai ; Unit kerja Setelah itu pegawai dan unit kerja memperbaiki kondisi

BMN sampai dengan

pemeriksaan kondisi

dinyatakan diterima

9 Update penanggungjawab BMN (SI Aset)

januari - desember Unit pembantu pengguna barang


1 jam None Unit pembantu pengguna barang


Setelah diterima, unit pembantu pengguna barang mengupdate

penanggungjawab BMN di SI

Aset

9.2. Diagram Alur

Alur Penggunaan BMN (6.9)

6.9 Penggunaan BMNP

en

gu

su

lan

Se

rah

te

rim

aP

en

gg

un

aa

nP

en

ge

mb

alia

nU

pd

ate

BM

N

Durasi waktuBagian

Perlengkapan

Unit Pembantu Pengguna Barang (Fakultas/UPT/lembaga)

Pegawai

1.

Mengusulkan

penggunaan

barang

2.

Memeriksa

kelayakan

Layak?

3.

Membuat berita

acara peminjaman

ya

4b.

Serah terima

peminjaman

4a.

Serah terima

peminjaman

5.

Menggunakan

BMN

6.

Mengembalikan

BMN

Diterima?

7.

Memeriksa kondisi

BMN

8.

Memperbaiki

kondisi BMN

tidak

9.

Update

Penanggungjawab

BMN (SI Aset)

ya

Nota

pemberitahuan

Nota

pemberitahuan

BA peminjaman BA peminjaman

6.17tidak

Nota usulan

Disetujui?

ya

tidak

1 hari 1

1 hari 2

1 hari 3

1 hari 4

5Sesuai dengan

BA Peminjaman

1 hari 6

1 hari 7

10 hari 8

1 jam9


Nota Pemberitahuan (D.6.9.1)

Berita Acara Peminjaman (D.6.9.2)

Nota Usulan (D.6.9.3)

MANUAL PROSEDUR

PENGHAPUSAN BMN


Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENGHAPUSAN BMN

10.1. Prosedur Kerja



1 Menyusun rencana

penghapusan

Setiap kali dibutuhkan Unit pembantu pengguna

barang


1 hari None Unit pembantu

pengguna barang



menyusun rencana

penghapusan

2 Mengajukan usulan

penghapusan

Setiap kali dibutuhkan Unit pembantu pengguna

barang


1 hari Surat usulan Unit pembantu

pengguna barang


Kemudian unit pengguna

barang mengajukan usulan

penghapusan dan merelease

Surat Usulan (D.6.10.1)

3 Mendata usulan

penghapusan

Setiap kali dibutuhkan Ka BAUK 1 hari Surat usulan ; BA

usulan

Bagian perlengkapan Bagian perlengkapan mendata

usulan penghapusan BMN,

kemudian mengeluarkan BA

Usulan (D.6.10.2)



4 Mengajukan

persetujuan

Setiap kali dibutuhkan Rektor 1 hari SK Penghapusan

; Nota Penolakan

Bagian perlengkapan Setelah berita acara dibuat,

bagian perlengkapan pusat

mengajukan persetujuan atas usulan penghapusan BMN

kepada Rektor. Pengajukan

juga dapat bersumber dari Proses Mutasi BMN (D6.7) ;

Jika disetujui, rektor

mengeluarkan SK

Penghapusan(D.6.10.3) dan

mengajukannya ke KPKNL

5 Menentukan tindak lanjut usulan

Setiap kali dibutuhkan KPKNL ?? BA lelang dan pemusnahan

KPKNL KPKNL akan membuat tindak lanjut atas usulan rektor

terhadap BMN yang diajukan,

apakah akan dihapus atau

dilelang. Penentuan tidak lanjut ini ditandai dengan

dikeluarkannya BA Lelang

dan Pemusnahan(D.6.10.4), yang akan menjadi dokumen

sumber untuk mengupdate data

SIMAKBMN



6 Menilai BMN yang

akan dihapus

Periode Januari-

Desember setiap tahun

KPKNL ?? Nilai taksiran

BMN

KPKNL Jika BMN dilelang

KPKNL(Kantor Pelayanan

Kekayaan Negara dan Lelang) akan menilai BMN yang di

usulkan rektor untuk dinilai

taksirannya dan dikeluarkan dokumen Nilai Taksiran

BMN(D.6.10.5)

7 Memusnahkan BMN Periode Januari-Desember setiap tahun

KPKNL 1 hari - KPKNL Jika di hapus, maka KPKNL akan memusnahkan BMN

sesuai dengan kewenangannya

8 Menunjuk tim lelang Setelah didapat BA

lelang

Rektor 1 hari SK tim lelang

internal

Rektor Rektor akan menindaklanjuti

penilaian KPKNL dengan menunjuk dan membentuk tim

pelelangan, dengan mengacu

pada Nilai Taksiran

BMN(D.6.10.5) ; SK tim lelang dibentuk untuk penyelenggaran

lelang BMN bersama dengan

KPKNL



9 Melakukan

pelelangan BMN

Setelah dibentuk tim

lelang

Bagian perlengkapan 1 hari Daftar BMN

hasil lelang ;

SSBP(Surat Setor Bukan Pajak)

Bagian perlengkapan Setelah dibentuk tim

pelelangan, maka bagian

perlengkapan akan melakukan pelelangan BMN sesuai dengan

petunjuk dan arahan tim

pelelangan yang dibentuk Rektor;Pelaksanaan lelang

dilakukan di lokasi yang

disepakati KPKNL dan kampus

; dan pendapatan hasil lelang dicatat kedalam SSBP (Surat

Setor Bukan Pajak) ; disinilah

peran panitia lelang yang dibentuk BAUK ; Dari kegiatan

ini dihasilkan daftar BMN yang

dilelang, dan rupiah yang

dihasilkan langsung di Setor ke

Kas Negara(5.9)

10 Update BMN di SIM Aset

Setelah didapat BA lelang pemusnahan

Bagian perlengkapan 1 jam BA lelang dan pemusnahan

Bagian perlengkapan Bersumber dokumen BA Lelang dan

Pemusnahan(D.6.10.4),

updating dilakukan oleh bagian

perlengkapan pada aplikasi SI Aset



11 Update SIMAKBMN Setelah didapat BA

lelang pemusnahan

Bagian perlengkapan 1 jam BA lelang dan

pemusnahan

Bagian perlengkapan Bersumber dokumen BA

Lelang dan

Pemusnahan(D.6.10.4), updating dilakukan oleh bagian

perlengkapan pada aplikasi

SIMAKBMN

12 Pemberitahuan penolakan

Setelah adanya pengajuan persetujuan

Rektor 1 jam Nota Penolakan - Rektor bersumber dari dokumen BA Penolakan, akan

memberitahukan kepada bagian

perlengkapan perihal pengajuan

usulan penghapusan

13 Menerima info

penolakan

Setelah BA penolakan

dikirimkan

Bagian perlengkapan 1 jam - - Bagian perlengkapan menerima

info penolakan dari Rektor tentang usulan penghapusan

BMN untuk diteruskan ke Unit

Pembantu Pengguna Barang

14 Merevisi usulan

penolakan

Setelah menerima info

penolakan

Unit pembantu pengguna

barang


2 hari - - Unit Pembantu Pengguna

Barang merevisi usulan

penghapusan BMN untuk

diajukan kembali berdasarkan BA Penolakan yang didapat

dari Bagian Perlengkapan pusat

10.2. Diagram Alur

Alur Penghapusan BMN (6.10)

6.10 Penghapusan BMN

Pe

rsia

pa

n

Pe

laksa

na

an

pe

lela

ng

an

Up

da

te B

MN

Durasi waktuKPKNLRektorBagian PerlengkapanUnit pembantu pengguna


1.

Menyusun

rencana

penghapusan

2.

Mengajukan

usulan

penghapusan

3.

Mendata usulan

penghapusan

Lelang/Hapus?

5.

Menentukan

tindak lanjut

usulan

hapus

lelang13.

Menerima info

penolakan

14.

Merevisi usulan

penghapusan

9.

Melakukan

pelelangan BMN

6.7

6.

Menilai BMN yang

akan dihapus

4.

Mengajukan

persetujuan

Disetujui? ya

tidak

Nilai taksiran BMN

8.

Menunjuk tim

pelelangan

5.9

Setor ke Kas

Negara

7.

Memusnahkan

BMN12.

Pemberitahuan

penolakan

BA lelang dan

pemusnahan

11.

Update

SIMAKBMN

10.

Update BMN

di SI Aset

Nota penolakan

SK penghapusanBA usulan

Surat usulan

Daftar BMN hasil

lelang

SK Tim Lelang

Internal

* BA : yang menyatakan BMN mana yang di musnahkan dan mana yang di lelang

* SSBP : surat setoran bukan pajak

1 hari 1

1 hari 2

1 hari 3

1 hari 4

1 hari 8

1 hari 7

1 hari 9

1 jam 10

1 jam 11

1 jam 12

1 jam 13

2 hari 14


Surat Usulan (D.6.10.1)

BA Usulan (D.6.10.2)

SK Penghapusan(D.6.10.3)

BA Lelang dan Pemusnahan(D.6.10.4)

Nilai Taksiran BMN(D.6.10.5)

MANUAL PROSEDUR

PENGKODEAN BMN


Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENGKODEAN BMN




1 Cek penanggungjawab

kodefikasi


(januari - desember)


perlengkapan

Dari proses Penyaluran dan

Penyimpanan (D6.4), bagian

perlengkapan melakukan pengecekan penanggung

jawab kodefikasi

2 Memastikan lokasi barang

di tahun pelaksanaan (januari - desember)

Bagian perlengkapan 1 hari Kodefikasi gedung ;

kodefikasi

ruang

Bagian perlengkapan

Jika penanggungjawabnya pusat, maka bagian

perlengkapan akan

memastikan lokasi BMN di

sertai Kodefikasi Gedung

(D.6.11.1) dan Kodefikasi

Ruang (D.6.11.2)

3 Memastikan kesiapan

barang



Bagian perlengkapan 1 hari Kodefikasi

barang

Bagian

perlengkapan

Setelah memastikan lokasi

BMN, selanjutnya bagian perlengkapan akan

memastikan kesiapan BMN

dan Kodefikasi Barang

(D.6.11.3). Jika belum siap

dikodekan, maka dipastikan

kembali lokasi BMN(Barang Milik Negara) dan

memastikan kesiapan

BMNnya terlebih dahulu

4 Mencetak kodefikasi (SI

Aset)



Bagian perlengkapan 1 jam None Bagian

perlengkapan

Jika BMN siap untuk

dikodekan, bagian

perlengkapan akan mencetak kodefikasi BMN

menggunakan SI Aset

5 Menempelkan kode di tahun pelaksanaan


Bagian perlengkapan 1 jam None Bagian

perlengkapan

Setelah label siap untuk

ditempelkan, kodefikasi BMN yang sudah dicetak,

dilekatkan pada BMN yang

bersesuaian

6 Melakukan perbaikan

kodefikasi



Bagian perlengkapan 1 hari - Bagian

perlengkapan

Bagian perlengkapan akan

melakukan kodefikasi ulang

terhadap kode yang telah di

tempelkan. Apabila pengkodean tidak sesuai

maka akan dilakukan

perbaikan dan cetak ulang kode, jika sudah sesuai maka

pengkodean BMN oleh

penanggung jawab pusat telah

selesai

7 Memastikan lokasi

barang



Unit pembantu

pengguna barang (fakultas,upt,lembaga)

1 hari Kodefikasi

gedung ; kodefikasi

ruang

Unit pembantu

pengguna barang (fakultas,upt,lem

baga)

Dari proses Penganggaran

dan Pengadaan Barang (D6.2), unit pengguna barang

memastikan lokasi barang

beserta Kodefikasi Gedung

(D.6.11.1) dan Kodefikasi

Ruang (D.6.11.2)

8 Memastikan kesiapan

barang



Unit pembantu

pengguna barang


1 hari Kodefikasi

barang

Unit pembantu

pengguna barang


Setelah memastikan lokasi

BMN(Barang Milik Negara),

selanjutnya Unit Pengguna Barang akan memastikan

kesiapan barang dan

Kodefikasi Barang

(D.6.11.3). Jika belum siap dikodekan, maka dipastikan

kembali kesiapan lokasi dan

BMN yang bersangkutan

9 Mencetak kodefikasi (SI

Aset)



Unit pembantu


1 jam - Unit pembantu

pengguna barang (fakultas,upt,lem

baga)

Jika BMN siap untuk

dikodekan, Unit Pengguna Barang akan mencetak

kodefikasi BMN dengan SI

Aset

10 Menempelkan kode di tahun pelaksanaan (januari - desember)

Unit pembantu pengguna barang


1 jam - Unit pembantu pengguna barang

(fakultas,upt,lem

baga)

Setelah label siap untuk ditempelkan, kodefikasi

BMN yang sudah dicetak,

dilekatkan pada BMN yang bersesuaian

11 Melakukan perbaikan

kodefikasi



Unit pembantu

pengguna barang


1 hari - Unit pembantu

pengguna barang


Unit Pengguna Barang akan

melakukan kodefikasi ulang

terhadap kode yang telah di tempelkan. Apabila

pengkodean belum sesuai

maka akan dilakukan perbaikan dan cetak ulang

kode, dan jika sudah sesuai

maka pengkodean BMN telah

selesai

11.2. Diagram Alur

Alur Pengkodean BMN (6.11)

6.11 Pengkodean BMN

Pe

rsia

pa

nP

ela

ksa

na

an

Pe

me

liha

raa

n

Durasi waktuBagian PerlengkapanUnit pembantu pengguna barang


6.4

Siap

dikodefikasi?

Kodefikasi gedung

Kodefikasi ruang

Kodefikasi barang3.

Memastikan

kesiapan barang

4.

Mencetak

kodefikasi

(SI Aset)

2.

Memastikan lokasi

barang

5.

Menempelkan

kode

Unit/Pusat?

1.

Cek

penanggungjawab

kodefikasi

pusat

yaya

10.

Menempelkan

kode

9.

Mencetak

kodefikasi

(SI Aset)

8.

Memastikan

kesiapan barang

Siap

dikodefikasi?

7.

Memastikan lokasi

barang

unit

11.

Melakukan

perbaikan

kodefikasi

tidak tidak

Perlu

kodefikasi

ulang?

Perlu

kodefikasi

ulang?

6.

Melakukan

perbaikan

kodefikasi

ya

tidak

ya

tidak

6.2

1 hari 1

1 hari 2

1 hari 3

1 jam 4

1 jam 5

1 hari 6

1 hari 7

1 hari 8

1 jam 9

1 jam 10

1 hari 11


Kodefikasi Gedung (D.6.11.1)

Kodefikasi Ruang (D.6.11.2)

Kodefikasi Barang (D.6.11.3)

MANUAL PROSEDUR

PERBAIKAN GEDUNG, RUANG, JARINGAN AIR

LISTRIK

Kode Dokumen : MP PRASARANA-UTM.90

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


66

PERBAIKAN GEDUNG, RUANG, JARINGAN AIR LISTRIK




1 Mengusulkan perbaikan di tahun pelaksanaan (januari - desember)

Bagian perlengkapan

1 hari SK DIPA Definitif ; Nota penolakan

Bagian perlengkapan

Dari proses Penggunaan

Uang (D6.8), bagian

perlengkapan mengusulkan

perbaikan, misal : Perbaikan

Gedung, Ruang, Jaringan Air, Listrik. Dengan bersumber

dari dokumen SK DIPA

Definitif (D.6.2.1), jika sesuai maka Ka BAUK akan

menyetujui dan memberikan

Instruksi Perbaikan (D.6.12.1), tetapi Jika usulan

bagian perlengkapan ditolak,

maka Ka BAUK membuat

Nota Penolakan(D6.1.1) untuk diberikan kepada unit

pengusul

2 Persiapan di tahun pelaksanaan (januari - desember)

Bagian perlengkapan

1 hari Instruksi perbaikan Bagian perlengkapan

Setelah mendapatkan

Instruksi Perbaikan

(D.6.12.1), dari Ka BAUK,

bagian perlengkapan

melakukan persiapan eksekusi perbaikan

(menghubungi rekanan dan

berkoordinasi)



3 Indentifikasi perbaikan di tahun pelaksanaan


Bagian

perlengkapan

1 hari None Bagian

perlengkapan

Kemudian bagian

perlengkapan melakukan identifikasi perbaikan.

Sehingga bisa teridentifikasi

apakah perlu pengadaan barang baru atau tidak, jika

diperlukan maka berlanjut ke

proses Penganggaran dan

Pengadaan Barang (D6.2)

4 Memperbaiki dengan

maintener



Bagian

perlengkapan

1 hari None Bagian

perlengkapan

Bagian Perlengkapan

melakukan perbaikan dan

maintenance untuk

perlengkapan yang masih bisa diperbaiki

5 Menginformasikan hasil

pekerjaan



Bagian

perlengkapan

1 hari Laporan hasil

pekerjaan

Bagian

perlengkapan

Setelah adanya perbaikan

atau pengadaan barang baru, kemudian bagian

perlengkapan

menginformasikan hasil

pekerjaannya (Laporan

Hasil Pekerjaan (D.6.12.2))

kepada Ka BAUK

6 Update data

SIMAKBMN



Bagian

perlengkapan

1 hari None Bagian

perlengkapan

Updating dilakukan oleh

bagian perlengkapan pada aplikasi SIMAKBMN.

Kemudian berlanjut ke

Proses Penggunaan Ruang

(D6.8)



6 Update data SI Aset di tahun pelaksanaan


Bagian

perlengkapan

1 jam None Bagian

perlengkapan

Updating dilakukan oleh

bagian perlengkapan pada aplikasi SI Aset. Kemudian

berlanjut ke Proses

Penggunaan Ruang (D6.8)

12.2. Diagram Alur

Alur Perbaikan Gedung, Ruang, Jaringan Air Listrik (6.12)

6.12 Perbaikan gedung, ruang, jaringan air, listrik

Pe

ng

usu

lan

Pe

laksa

na

an

U

pd

ate

BM

N

Durasi waktuUnit pembantu pengguna barang

(fakultas,upt,lembaga)Ka BAUKBagian Perlengkapan

6.8

6.8

ya

ya

tidak

tidak

Pengadaan?

2.

Persiapan

1.

Mengusulkan

perbaikan

4.

Memperbaiki dgn

maintener

Disetujui?

6.2

5.

Menginformasikan

hasil pekerjaan

3.

Identifikasi

perbaikan

Nota penolakanNota penolakanNota penolakan

Instruksi

perbaikan

I.

SK DIPA Definitif

6b.

Update data SI

Aset

6a.

Update data

SIMAKBMN

Laporan hasil

pekerjaan

* Prosedur ini berlaku untuk perbaikan yang didanai dari sumber terpusat

1 hari 1

1 hari 2

1 hari 3

1 hari 4

1 hari 5

1 jam 6




Instruksi Perbaikan (D.6.12.1)

Laporan Hasil Pekerjaan (D.6.12.2)

MANUAL PROSEDUR

PENGUBAHAN TATA RUANG DAN BANGUNAN

Kode Dokumen : MP RUANG-UTM.91

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENGUBAHAN TATA RUANG DAN BANGUNAN




1 Mengajukan usulan di tahun perencanaan

(Januari - Juli)



1 hari Sketsa rancang bangun



Unit Pengguna Barang/Lembaga/UPT dan

Fakultas mengusulkan

renovasi ruang atau bangunan

kepada bagian perlengkapan disertai Sketsa Rancang

Bangun (D.6.13.1) ; fakultas

berkepentingan terhadap ruang kuliah, unit pengguna

barang/upt/lembaga

berkepentingan terhadap ruang

dan bangunan non perkuliahan



2 Mengusulkan

renovasi

di tahun

perencanaan (Januari - Juli)

Bagian perlengkapan 1 hari Nota penolakan

; Instruksi pelaksanaan ;

SK DIPA

Definitif

Ka BAUK Kemudian bagian

perlengkapan mengusulkan renovasi kepada Ka BAUK.

Dengan bersumber dari

dokumen SK DIPA Definitif

(D.6.2.1), jika sesuai maka Ka

BAUK akan menyetujui dan

memberikan Instruksi

Pelaksanaan (D.6.13.2), tetapi

Jika usulan unit ditolak, maka

Ka BAUK akan membuat

Nota Penolakan(D.6.1.1) untuk diberikan kepada unit

pengusul

3 Identifikasi

kebutuhan renovasi

di tahun

perencanaan

(Januari - Juli)

Bagian perlengkapan 2 hari Instruksi

pelaksanaan

Bagian perlengkapan Setelah mendapatkan

Instruksi Pelaksanaan

(D.6.13.2) dari Ka BAUK, bagian perlengkapan

melakukan persiapan berupa

identifikasi kebutuhan renovasi

4 Eksekusi renovasi di tahun

pelaksanaan


Bagian perlengkapan Disesuaika

n dengan

kompleksitas

pekerjaan

Kebutuhan

bahan ; Sketsa

rancang bangun

Bagian perlengkapan Dengan berpedoman pada

Kebutuhan bahan (D.6.13.3)

dan Sketsa Rancang Bangun (D.6.13.1), kemudian bagian

perlengkapan melakukan

eksekusi renovasi melalui

proses Penganggaran dan

Pengadaan Barang (D.6.2)



5 Menginformasikan

ruang/bangunan siap digunakan

di tahun

pelaksanaan (januari -

desember)

Bagian perlengkapan 1 hari None Bagian perlengkapan Setelah eksekusi renovasi

selesai dilakukan, bagian perlengkapan

menginformasikan bahwa

ruang / bangunan telah siap digunakan

6 Serah terima di tahun


desember)

Unit pembantu


1 hari Berita acara - Kemudian bagian

perlengkapan memberikan BA

Serah Terima (D.6.13.4) kepada Unit Pengguna

barang/lembaga/UPT dan Fakultas

7 Update BMN di SI

Aset

di tahun


desember)

Bagian perlengkapan 1 jam Berita acara Bagian perlengkapan Kemudian bagian

perlengkapan mengupdate Gedung Ruang di SI Aset

13.2. Diagram Alur

Alur Pengubahan Tata Ruang dan Bangunan (6.13)

6.13 Pengubahan Tata Ruang dan Bangunan

Pe

rsia

pa

nP

ela

ksa

na

an

Se

rah

te

rim

a d

an

up

ad

ate

BM

N

Durasi waktuKa BAUKBagian PerlengkapanUnit pembantu pengguna barang


1.

Mengajukan

usulan

2.

Mengusulkan

renovasi

Disetujui?

Nota penolakan

Instruksi

pelaksanaan

Sketsa rancang

bangun

5.

Menginformasikan

ruang/bangunan

siap digunakan

4.

Eksekusi

renovasi

3.

Identifikasi

kebutuhan

renovasi

Kebutuhan bahan

6.

Serah Terima

tidak

ya

I.

SK DIPA Definitif

Sketsa rancang

bangun

7.

Update Gedung

Ruang di SI Aset

BA Serah

terima

6.2

1 hari 1

1 hari 2

2 hari 3

Disesuaikan

dengan

kompleksitas

pekerjaan

4

1 hari 5

1 hari 6

1 jam 7


Sketsa Rancang Bangun (D.6.13.1)



Instruksi Pelaksanaan (D.6.13.2)

Kebutuhan bahan (D.6.13.3)

BA Serah Terima (D.6.13.4)

MANUAL PROSEDUR

EVALUASI BMN


Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


EVALUASI BMN




1 Menyiapkan bahan

evaluasi

di awal tahun (januari

- februari)

BAUK ; Unit pembantu

pengguna barang


3 hari Buku inventaris ;

buku induk

inventaris ; usulan

penghapusan

- BAUK dan

Fakultas/Lembaga/UPT

menyiapkan bahan evaluasi,

berupa: Buku Inventaris

(D.6.14.1), Buku Induk

Inventaris (D.6.14.2) dan

Usulan Penghapusan (D.6.10.2)

2 Membuat jadwal evaluasi

di awal tahun (januari - februari)

BAUK 1 hari - - BAUK membuat jadwal evaluasi

3 Rapat sosialisasi jadwal di awal tahun

(februari)

BAUK 1 hari - - Kemudian BAUK

mensosialisasikan jadwal rapat

pleno kepada Fakultas/Lembaga/UPT dan

Rekror II

4 Merevisi jadwal di awal tahun

(februari)

BAUK 1 hari - - Apabila jadwal belum disepakati,

maka dilakukan revisi jadwal

5 Pelaksanaan evaluasi di awal tahun

(februari)

BAUK 1 hari - - Setelah jadwal disepakati maka

Evaluasi/Pleno dilaksanakan



6 Membuat laporan

evaluasi

akhir februari Pembantu Rektor II 1 hari Laporan evaluasi - Setelah pelaksanaan

Evaluasi/Pleno selesai, kemudian

BAUK melaporkan hasilnya kepada Rektor berupa Laporan

Evaluasi (D.6.14.4)

14.2. Diagram Alur

Alur Evaluasi BMN (6.14)

6.14 Evaluasi BMN

Pe

rsia

pa

nP

ela

ksa

na

an

P

ela

po

ran

Durasi waktuUnit pembantu pengguna barang

(fakultas,upt,lembaga)Pembantu Rektor IIBAUK

1a.

Menyiapkan

bahan evaluasi

Buku Inventaris

Buku Induk

Inventaris

2.

Membuat jadwal

evaluasi

3.

Rapat sosialisasi

jadwal

Disepakati?

1b.

Menyiapkan

bahan evaluasi

Disepakati?

5.

Pelaksanaan

Evaluasi / Pleno

Usulan

Penghapusan

6.

Membuat laporan

evaluasi

4.

Merevisi jadwal

tidak tidak

ya

Laporan evaluasi Laporan evaluasiLaporan evaluasi

ya

5.

Pelaksanaan

Evaluasi / Pleno

5.

Pelaksanaan

Evaluasi / Pleno

* Evaluasi untuk perencanaan kebutuhan aset

Buku Inventaris

Usulan

Penghapusan

Buku Induk

Inventaris

3 hari 1

1 hari 2

1 hari 3

1 hari 4

1 hari 5

1 hari 6


Buku Inventaris (D.6.14.1)

Buku Induk Inventaris (D.6.14.2)

Usulan Penghapusan (D.6.10.2)

Laporan Evaluasi (D.6.14.4)

MANUAL PROSEDUR

PENILAIAN KEMBALI BMN(REVALUASI)


Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENILAIAN KEMBALI BMN(REVALUASI)




1 Menyiapkan data BMN tahun evaluasi


Bagian perlengkapan 1 hari Buku inventaris ;

buku induk

inventaris

Bagian

perlengkapan

Bagian Perlengkapan

menyiapkan data asset yang

akan dinilai, seperti : Buku

Inventaris (D.6.14.1) dan

Buku Induk Inventaris

(D.6.14.2)

2 Menilai data BMN tahun evaluasi


DJKN (KPKNL) ?? Buku inventaris ;

buku induk inventaris

DJKN (KPKNL) Kemudian DJKN(KPKNL)

menilai data BMN

3 Melaporkan hasil

penilaian

tahun evaluasi


DJKN (KPKNL) ?? Laporan penilaian

BMN (Revaluasi)

DJKN (KPKNL) Setelah penilaian data BMN

selesai, kemudian DJKN(KPKNL) melaporkan

hasil penilaiannya berupa

Laporan Penilaian BMN

(Revaluasi) (D.6.15.1)

4 Update BMN di SI Aset tahun evaluasi


Bagian perlengkapan 1 hari - Bagian

perlengkapan

Kemudian Update BMN

dilakukan oleh bagian

perlengkapan pada SI Aset

5 Update SIMAKBMN tahun evaluasi (januari - desember)

Bagian perlengkapan 1 hari - Bagian perlengkapan

Kemudian Update BMN dilakukan oleh bagian

perlengkapan pada

SIMAKBMN

15.2. Diagram Alur

Alur Penilaian kembali BMN(Revaluasi) (6.15)

6.15 Penilaian kembali BMN(Revaluasi)

Pe

rsia

pa

n

Pe

nila

ian

Pe

laksa

na

an

Durasi waktuDJKN(KPKNL)Bagian Perlengkapan

1.

Menyiapkan data

BMN

Buku Inventaris

Buku Induk

Inventaris

2.

Menilai data BMN

3.

Melaporkan hasil

penilaian

Laporan penilaian

BMN (Revaluasi)

4.

Update BMN di SI

Aset

5.

Update

SIMAKBMN

* Tidak hanya menilai dokumen, tapi juga langsung Melihat dan survey secara fisik

* Penilaian dilakukan pada periode tertentu Laporan penilaian BMN

1 hari 1

1 hari 5

1 hari 4


Buku Inventaris (D.6.14.1)

Buku Induk Inventaris (D.6.14.2)

Laporan Penilaian BMN (Revaluasi) (D.6.15.1)

MANUAL PROSEDUR

PENINGKATAN NILAI BMN

Kode Dokumen : MP -UTM.94

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


PENINGKATAN NILAI BMN




1 Mengusulkan perbaikan/perbaikan

kapitalisasi

tahun evaluasi (januari -

desember)



1 hari None - Fakultas/Lembaga/UPT mengusulkan

perbaikan/perbaikan Kapitalisasi

kepada bagian perlengkapan

2 Mengajukan usulan tahun evaluasi

(januari -

desember)

Bagian perlengkapan 1 hari SK DIPA

Definitif ;

Instruksi pelaksanaan ;

Nota

Penolakan

- Kemudian bagian perlengkapan

menyampaikan usulan perbaikan

tersebut kepada Ka BAUK. Dengan bersumber dari dokumen

SK DIPA Definitif (D.6.2.1),

jika usulan sesuai maka Ka BAUK akan menyetujui dan

memberikan Instruksi

Pelaksanaan (D.6.13.2) tetapi Jika usulan unit ditolak, maka Ka

BAUK akan membuat Nota

Penolakan(D.6.1.1) untuk

diberikan kepada unit pengusul

3 Identifikasi kebutuhan tahun evaluasi (januari -

desember)

Bagian perlengkapan 1 hari Instruksi pelaksanaan

- Setelah mendapatkan Instruksi

Pelaksanaan (D.6.13.2) dari Ka

BAUK, bagian perlengkapan

melakukan identifikasi

kebutuhan



4 Eksekusi kapitalisasi tahun evaluasi


Bagian perlengkapan Disesuaikan

dengan lingkup

pekerjaan

kapitalisasi

Spesifikasi ;

dokumen pendukung


melaksanakan eksekusi perbaikan/perbaikan kapitalisasi

sesuai dengan Spesifikasi

(D.6.16.1) dan Dokumen

Pendukung (D.6.16.2).

Kemudian berlanjut dimanual

prosedur Penganggaran dan

Pengadaan Barang (D.6.2)

5 Menginformasikan hasil kapitalisasi

tahun evaluasi (januari -

desember)

Bagian perlengkapan 1 hari - - Setelah eksekusi perbaikan/perbaikan kapitalisasi

selesai, bagian perlengkapan

menginformasikan hasil

perbaikannya

6 Serah terima tahun evaluasi (januari -

desember)



1 jam BA Serah Terima

- Kemudian bagian perlengkapan memberikan BA Serah terima

(D.6.13.4) kepada Fakultas /

Lembaga / UPT

7a Update SIMAKBMN tahun evaluasi (januari -

desember)

Bagian perlengkapan 1 jam - Bagian perlengkapan

Dan Update BMN dilakukan oleh bagian perlengkapan pada

aplikasi SIMAKBMN

7b Update BMN di SI

Aset

tahun evaluasi

(januari -

desember)

Bagian perlengkapan 1 jam - Bagian

perlengkapan

Dan Update BMN dilakukan oleh

bagian perlengkapan pada

aplikasi SI Aset

16.2. Diagram Alur

Alur Peningkatan Nilai BMN (6.16)

6.16 Peningkatan Nilai BMN

Pe

rsia

pa

nP

ela

ksa

na

an

S

era

h te

rim

a d

an

up

da

te B

MN

Durasi waktuBagian Perlengkapan

6.16

Ka BAUKUnit pembantu pengguna


tidak

ya

7b.

Update BMN di SI

Aset

2.

Mengajukan

usulan

Instruksi

pelaksanaan

5.

Menginformasikan

hasil kapitalisasi

6.

Serah Terima

I.

SK DIPA Definitif

Disetujui?

4.

Eksekusi

kapitalisasi

6.2

Spesifikasi

Dokumen

pendukung

Nota penolakan

BA Serah

terima

3.

Identifikasi

kebutuhan

1.

Mengusulkan

perbaikan/perbaikan

kapitalisasi

7a.

Update

SIMAKBMN

Peningkatan nilai BMN bisa 2 kejadian :

1. renovasi yang bisa menambah nilai (barang) ada unsur inovasi

Perbaikan Kapitalisasi : untuk barang(>300rb)

Renovasi : untuk gedung dan bangunan

2.rehab, mengalokasikan dana untuk mengembalikan bentuk asal aset (contoh pengecatan) untuk bangunan

Perbaikan : misal alat dan mesin

Menggunakan mekanisme pengusulan untuk dilakukan Perbaikan kapitalisasi dari unit, dan disetujui di perlengkapan tidak melibatkan KPKNL

*Alur sama seperti pengubahan tata ruang dan bangunan

1 hari 1

1 hari 2

1 hari 3

Disesuaikan dengan lingkup

pekerjaan kapitalisasi

4

1 hari 5

1 jam6

1 jam 7




Instruksi Pelaksanaan (D.6.13.2)

Spesifikasi (D.6.16.1)

Dokumen Pendukung (D.6.16.2)

BA Serah Terima(D.6.13.4)

MANUAL PROSEDUR

GANTI RUGI BMN


Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


GANTI RUGI BMN




1 Menggunakan BMN tahun penggunaan (januari -

desember)


(fakultas,upt,lembaga) /

Pihak ke-3

Disesuaikan dengan

perjanjian

- Unit pembantu pengguna barang


/ Pihak ke-3

UPT/Lembaga/Fakultas/Pihak III menggunakan BMN

2 Mengembalikan

BMN yang disewa/dipinjam

tahun penggunaan


Unit pembantu

pengguna barang (fakultas,upt,lembaga) /

Pihak ke-3

1 hari - Unit pembantu


/ Pihak ke-3

Kemudian

UPT/Lembaga/Fakultas/Pihak III mengembalikan BMN

yang disewa/dipinjam dari

bagian perlengkapan

3 Cek kondisi BMN tahun penggunaan

(januari -

desember)

Bagian perlengkapan 1 hari - Bagian perlengkapan Setelah BMN dikembalikan

oleh

UPT/Lembaga/Fakultas/Pihak

III, bagian perlengkapan melakukan pengecekan

kondisi BMN. Jika

kondisinya Tidak ada kerusakan maka BMN

diterima, tetapi jika Ya ada

kerusakan, apakah akan ada ganti rugi atau tidak, jika ada

ganti rugi maka berlanjut di

manual prosedur

Penggunaan BMN (6.9)



4 Menghitung nilai

ganti rugi

tahun penggunaan


Bagian perlengkapan 1 hari - Bagian perlengkapan Apabila ada ganti rugi, maka

Bagian perlengkapan akan menghitung nilai ganti

ruginya. Dari kegiatan ini

dihasilkan daftar BMN

yang dilelang, dan rupiah

yang dihasilkan langsung di

setorkan

5 Setor ke kas negara tahun penggunaan


Bagian perlengkapan 1 hari - Bagian perlengkapan Kemudian ganti rugi di

serahkan melalui BAUK untuk diSetorkan ke Kas

Negara(5.9)

94

17.2. Diagram Alur

Alur Ganti Rugi BMN (6.17)

6.17 Ganti Rugi BMN

Pe

laksa

na

an

Pe

ng

em

ba

lian

Pe

rhitu

ng

an

ga

nti r

ug

i

Durasi waktuBagian Perlengkapan BAUK


(fakultas,upt,lembaga) / Pihak

ke-3

1.

Menggunakan

BMN

2.

Mengembalikan

BMN yang disewa/

dipinjam

Diterima?

3.

Cek kondisi BMN

Ganti rugi?

5.9

Setor ke Kas

Negara

4.

Menghitung nilai

ganti rugi

ya

ya

tidak

6.9

1 hari 2

1 hari 4

1 Penggunaan

disesuaikan

dengan perjanjian

1 hari 3


Tidak ada

MANUAL PROSEDUR

SEWA KENDARAAN

Kode Dokumen : MP KENDARAAN-UTM.96

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


SEWA KENDARAAN




1 Mengajukan

Peminjaman

Kendaraan

tahun penggunaan

(januari -

desember)

Unit pembantu

pengguna barang

(fakultas,upt,lembaga) / Pihak ke-3 / UKM

1 jam - - UPT/UKM/Mahasiswa/Lembaga

mengajukan peminjaman

kendaraan kepada bagian perlengkapan

2 Memberikan Form

Rekomendasi

tahun penggunaan

(januari -

desember)

Bagian perlengkapan 1 jam Form

rekomendasi ;

tanda terima

- Bagian perlengkapan memberikan

Form Rekomendasi Kendaraan

(D.6.18.1) dan Tanda Terima

(D.6.18.2)

3 Mengisi form rekomendasi

tahun penggunaan (januari -

desember)



/ Pihak ke-3 / UKM

1 jam None - Setelah mendapat form kemudian UPT/UKM/Mahasiswa/Lembaga

mengisi form rekomendasi

4 Menyerahkan form

rekomendasi

tahun penggunaan

(januari -

desember)

Unit pembantu

pengguna barang


1 jam None - Dan menyerahkan kembali form

rekomendasi tersebut ke bagian

perlengkapan

5 Entri ke SI Aset tahun penggunaan

(januari -

desember)


rekomendasi ;

tanda terima

Bagian

perlengkapan

Apabila form rekomendasi Ya

disetujui, maka bagian

perlengkapan akan mendata

penyewa dalam SI Aset



6 Menyampaikan

Penolakan

tahun penggunaan


Bagian perlengkapan 1 jam - - Namun jika Tidak disetujui maka

bagian perlengkapan akan menyampaikan penolakan

7 Penyewa

menggunakan

kendaraan

tahun penggunaan

(januari -

desember)

Unit pembantu

pengguna barang


Sesuai

dengan

perjanjian

- - Setelah penyewa disetujui dan

didata dalam SI Aset, bagian

perlengkapan akan menyerahkan kendaraan dan penyewa boleh

menggunakan kendaraan sewa

tersebut

8 Penyewa

mengembalikan kendaraan

tahun penggunaan


Unit pembantu


/ Pihak ke-3 / UKM

1 jam - - Setelah penggunaan kendaraan

selesai, Penyewa (UPT/UKM/Mahasiswa/Lembaga)

kemudian mengembalikan

kendaraan kepada bagian perlengkapan

9 Cek kondisi

kendaraan

tahun penggunaan



perlengkapan

Bagian perlengkapan melakukan

cek kondisi kendaraan beserta

Form Rekomendasi (D.6.18.1) dan Tanda Terima (D.6.18.2).

Apabila sesuai maka Ya diterima

10 Membuat Laporan tahun penggunaan



perlengkapan

Dan bagian perlengkapan

membuat Laporan Sewa Aset

Kendaraan (D.6.18.3) kepada

BAUK



11 Memperbaiki kondisi

kendaraan

tahun penggunaan


Unit pembantu


/ Pihak ke-3 / UKM

5 hari - - Jika kondisi kendaraan Tidak

sesuai, maka bagian perlengkapan akan menolak dan penyewa harus

memperbaiki dahulu kondisi

kendaraan tersebut

12 Setor ke kas

bendahara penerimaan

tahun penggunaan



perlengkapan

Setelah menyerahkan form

rekomendasi dan di setujui oleh bagian perlengkapan, penyewa

dapat menyetorkan uang sewanya

melalui bagian perlengkapan untuk di sampaikan ke kas


13 Menerima biaya sewa tahun penggunaan

(januari -

desember)

BAUK 1 jam Kuitansi BAUK Kemudian BAUK menerima biaya

sewa dan mengeluarkan kuitansi

tanda terima

18.2. Diagram Alur

Alur Sewa Kendaraan (6.18)

6.18 Sewa Kendaraan

Pe

ng

aju

an

se

wa

Pe

laksa

na

an

P

en

ge

mb

alia

n

Durasi waktuBAUKBagian PerlengkapanUnit pembantu pengguna barang


1.

Mengajukan

Peminjaman

Kendaraan

6.

Menyampaikan

Penolakan

9.

Cek kondisi

kendaraan

7.

Penyewa

menggunakan

kendaraan

Laporan sewa

aset

Form

Rekomendasi

2.

Memberikan Form

Rekomendasi

3.

Mengisi form

rekomendasi

4.

Menyerahkan form

rekomendasi

5.

Entri ke SI Aset

Disetujui?

tidak

Tanda terima

8.

Penyewa

mengembalikan

kendaraanForm

Rekomendasi

Tanda terima

Diterima?

ya

12.

Setor ke kas

bendahara

penerimaan

13.

Menerima biaya

sewa

11.

Memperbaiki

kondisi kendaraan

tidak

ya

10.

Membuat Laporan

1 jam1

1 jam2

1 jam3

1 jam4

1 jam12

1 jam6

5Sesuai dengan

perjanjian

1 jam13

1 jam8

1 jam9

1 jam10

5 hari11

Kuitansi


Form Rekomendasi (D.6.18.1)

Tanda Terima (D.6.18.2)

Laporan Sewa Aset Kendaraan (D.6.18.3)

Kuitansi Tanda Terima (D.6.18.4)

MANUAL PROSEDUR

SEWA GEDUNG

Kode Dokumen : MP GEDUNG-UTM.97

Revisi : 0




Dikendalikan

oleh


SEWA GEDUNG




1 Mengajukan Peminjaman

Gedung

tahun penggunaan (januari - desember)



Pihak ke-3

1 jam - - UPT/UKM/Mahasiswa/Lembaga/Pihak III mengajukan peminjaman gedung


2 Memberikan Form

Rekomendasi

tahun penggunaan



rekomendasi ; tanda terima

- Bagian perlengkapan memberikan

Form Rekomendasi Gedung(D.6.19.1) dan Tanda

Terima (D.6.18.2) ; copy form

rekomendasi dan tanda terima diberikan kepada pengelola gedung

3 Mengisi form rekomendasi




Pihak ke-3

1 jam Form rekomendasi ;

tanda terima

- Setelah mendapat form kemudian UPT/UKM/Mahasiswa/Lembaga/Piha

k III mengisi form rekomendasi

4 Menyerahkan form rekomendasi




Pihak ke-3

1 jam - - Kemudian menyerahkan kembali form rekomendasi tersebut ke bagian

perlengkapan

5 Entri penyewaan dI SI Aset


Bagian perlengkapan 1 jam - Bagian perlengkap

an

Apabila form rekomendasi Ya disetujui, maka bagian perlengkapan

akan mendata penyewa dalam SI Aset

6 Menyampaikan

Penolakan

tahun penggunaan


Bagian perlengkapan 1 jam - - Tetapi jika Tidak disetujui maka

bagian perlengkapan akan

menyampaikan penolakan



7 Penyewa

menggunakan gedung

tahun penggunaan


Unit pembantu


Pihak ke-3

Disesuaika

n dengan perjanjian

sewa

- - Setelah penyewa disetujui dan didata

dalam SI Aset, bagian perlengkapan akan mempersilahkan dan penyewa

boleh menggunakan gedung tersebut

8 Penyewa

melakukan serah terima

tahun penggunaan


Unit pembantu


Pihak ke-3

1 jam - - Setelah penggunaan gedung selesai,

penyewa (UPT/UKM/Mahasiswa/Lembaga/Pih

ak III) melakukan serah terima gedung


9 Cek kondisi gedung tahun penggunaan



rekomendasi ;

tanda terima


melakukan cek kondisi gedung beserta

Form Rekomendasi Gedung (D.6.19.1) dan Tanda Terima

(D.6.18.2). Apabila sesuai maka Ya

diterima

10 Membuat laporan tahun penggunaan


Bagian perlengkapan 1 jam Laporan sewa

gedung / ruang

- Dan bagian perlengkapan membuat

Laporan Sewa Gedung (D.6.19.2) kepada BAUK

11 Memperbaiki

kondisi gedung

tahun penggunaan


Unit pembantu


Pihak ke-3

Disesuaika

n dengan tingkat

kerusakan

- - Jika kondisi gedung Tidak sesuai,

maka bagian perlengkapan akan menolak dan penyewa harus

memperbaiki dahulu kondisi gedung

tersebut



12 Setor ke kas


tahun penggunaan


Bagian perlengkapan 1 jam - - Setelah menyerahkan form

rekomendasi dan di setujui oleh bagian perlengkapan, penyewa dapat

menyetorkan uang sewanya melalui

bagian perlengkapan untuk di sampaikan ke kas bendahara

penerimaan

13 Menerima biaya

sewa

tahun penggunaan


BAUK 1 jam - - Kemudian BAUK menerima biaya

sewa

14 Mempersiapkan gedung penyewaan


Pengelola gedung 3 jam - - Dan pengelola gedung mempersiapkan gedung penyewaan

19.2. Diagram Alur

Alur Sewa Gedung (6.19)

6.19 Sewa Gedung

Pe

ng

aju

an

Se

wa

Pe

laksa

na

an

Pe

ng

em

ba

lian

Durasi waktuPengelola GedungBAUKBagian PerlengkapanUnit pembantu pengguna barang

(fakultas,upt,lembaga) / Pihak ke-3

tidak

ya

2.

Memberikan Form

Rekomendasi

Form

Rekomendasi

4.

Menyerahkan form

rekomendasi

Tanda terima

1.

Mengajukan

Peminjaman

Gedung

6.

Menyampaikan

Penolakan

5.

Entri penyewaan

dI SI Aset

12.

Setor ke kas

bendahara

penerimaan

Disetujui?

13.

Menerima biaya

sewa

3.

Mengisi form

rekomendasi

14.

Mempersiapkan

gedung

penyewaan

Form

Rekomendasi

tidak

ya

9.

Cek kondisi

gedung

7.

Penyewa

menggunakan

gedung

Diterima?

11.

Memperbaiki

kondisi gedung

Laporan sewa

gedung

Form

Peminjaman

10.

Membuat Laporan

8.

Penyewa

melakukan serah

terima

Tanda terima

9.

Cek kondisi

gedung

Tanda terima

Form Peminjaman

1 jam1

1 jam2

1 jam3

1 jam4

1 jam6

1 jam5

7 Disesuaikan

dengan perjanjian

sewa

1 jam8

2 jam9

1 jam10

11 Disesuaikan

dengan tingkat

kerusakan

1 jam12

1 jam13

3 jam14


Form Rekomendasi Gedung (D.6.19.1)

Tanda Terima (D.6.18.2)

Laporan Sewa Gedung (D.6.19.2)

Form Peminjaman (D.6.19.3)

manual prosedur manajemen asetfik.trunojoyo.ac.id/wp-content/uploads/2019/03/mp... · i pengantar...

Documents