Manual ProsedurMANAJEMEN KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA

MASYARAKAT KERJASAMA

Fakultas TeknikUniversitas Brawijaya

Malang2016

Manual ProsedurMANAJEMEN KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA

MASYARAKAT KERJASAMA

Kode Dokumen : 00612 04004Revisi : 0Tanggal : 1 Februari 2016Dikaji ulang oleh : Pembantu Dekan IDiajukan dan dikendalikan oleh

: Ketua Badan Pelaksanaan & Pengabdian Kepada Masyarakat

Disetujui oleh : Dekan

ttd

Dr. I r . P i t o j o Tri J u wo no , MT NIP : 19700721 200012 1 001

1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .....................................................................................2

A.Tujuan ........................................................................3

B.Ruang Lingkup.............................................................3

C.Definisi........................................................................3

D.........................................................................Rujukan 3

E.Pihak Terkait................................................................4

F.Borang.........................................................................4

G................................................................Prosedur Kerja4

TIM PENYUSUN ...............................................................................8

2

A. TujuanMenjamin bahwa kegiatan pengabdian kepada masyarakat di

lingkungan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya kerjasama dengan pihak lain mempunyai mekanisme yang jelas dan dapat tercatat dengan baik

B. Ruang LingkupManual prosedur ini mencakup kegiatan pengabdian kepada masyarakat

yang didanai oleh penyandang dana dari lembaga/institusi yang berafiliasi ke Lembaga Penelitan dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Brawijaya (LPPM UB) atau lembaga/institusi penyandang dana lainnya.

C. Definisi1. Pengabdian kepada masyarakat adalah kegiatan bagian dari Tri

Dharma Perguruan Tinggi yang melakukan identifikasi masalah, analisis dan interpretasi terhadap objek studi yang dilakukan oleh dosen.

2. Pengabdian kepada masyarakat kerjasama adalah pengabdian kepada masyarakat yang dibiayai oleh selain DIPA FT UB dan dilakukan berdasarkan kerjasama antara Fakultas Teknik Universitas Brawijaya dengan lembaga/institusi yang berafiliasi ke LPPM UB, atau dengan lembaga/institusi lainnya atau kerjasama antara dosen FT UB dengan lembaga/institusi lain.

3. Pengabdian kepada masyarakat yang berafiliasi ke LPPM UB adalah pengelolaan pengabdian kepada masyarakat di bawah LPPM UB dengan sumber pendanaan dari lembaga/institusi lain, seperti Direktorat Pelaksanaan dan Pengabdian Kepada Masyarakat (DP2M) Dikti Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) dan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Kementerian Riset dan Teknologi (KRT).

4. Pengabdian kepada masyarakat kerjasama dengan lembaga/institusi lainnya, seperti pengabdian kepada masyarakat yang dibiayai dengan dana CSR (Corporate Social Responsibilty) atau lainnya.

5. Badan Pelaksanaan dan Pengabdian kepada Masyarakat merupakan badan/lembaga yang mengelola kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan pengabdian kepada masyarakat di Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

6. Pelaksana yang dimaksud adalah dosen/tim dosen jurusan/program studi di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya yang berstatus aktif (dosen PNS dan non PNS dan tidak sedang studi lanjut) dan memperoleh dana hibah pengabdian kepada masyarakat.

7. Reviewer adalah penelaah ahli (wakil dari dalam dan luar jurusan/program studi atau pengurus BPP) dengan keahlian yang kompeten untuk mengevaluasi draft usul/proposal dan draft laporan pengabdian kepada masyarakat.

D. Rujukan1. Manual Prosedur Manajemen Pengabdian Kepada Masyarakat

Lembaga Penelitian Universitas Brawijaya.2. Panduan Pengabdian kepada masyarakat DP2M Ditjen Dikti.

3

E. Pihak terkait 1. Pimpinan Fakultas Teknik UB (Dekan, Pembantu Dekan I, dan

Pembantu Dekan II)2. Pengurus BPP Fakultas Teknik UB (Ketua, Sekretaris, Koordinator

Bidang Pengabdian kepada masyarakat, dan Staf Administrasi)3. Staf Administrasi dan Keuangan Fakultas Teknik UB (Sekretaris

Dekan, Bagian Persuratan, dan Bagian Keuangan) 4. Ketua Jurusan/Program Studi5. Seluruh Dosen Aktif Fakultas Teknik UB6. Reviewer7. LPPM UB 8. Lembaga/institusi penyandang dana pengabdian kepada masyarakat

F. Borang 1. Borang surat pengumuman kegiatan pengabdian kepada

masyarakat kerjasama (00612 07004 01) 2. Borang surat reviewer internal kegiatan pengabdian kepada

masyarakat kerjasama (00612 07004 02)3. Borang penerimaan draft proposal pengabdian kepada masyarakat

kerjasama (00612 07004 03) 4. Borang evaluasi draft proposal pengabdian kepada masyarakat

kerjasama (00612 07004 04) 5. Borang rekapitulasi hasil evaluasi meja draft proposal pengabdian

kepada masyarakat kerjasama (00612 07004 05) 6. Borang surat hasil evaluasi draft proposal pengabdian kepada

masyarakat kerjasama (00612 07004 06) 7. Borang dokumentasi proposal pengabdian kepada masyarakat

kerjasama (00612 07004 07) 8. Borang surat pengiriman proposal pengabdian kepada masyarakat

kerjasama (00612 07004 08) 9. Borang surat pemberitahuan kotrak kegiatan pengabdian kepada

masyarakat kerjasama (00612 07004 9) 10. Borang monitoring kemajuan pengabdian kepada masyarakat

kerjasama (00612 07004 10) 11. Borang surat pengiriman laporan pengabdian kepada masyarakat

kerjasama (00612 07004 11) 12. Borang dokumentasi laporan akhir pengabdian kepada masyarakat

kerjasama (00612 07004 12) 13. Borang pengiriman laporan akhir ke ruang baca di lingkungan FT UB

(00612 07004 13)

G. Prosedur Kerja 1. BPP mengumumkan skim kegiatan pengabdian kepada masyarakat

kerjasama ke seluruh dosen aktif jurusan/program studi di lingkungan fakultas melalui surat dan email/website BPP (ppftub@ ub.ac.id & bppftub@yahoo.com / bppft.ub.ac.id ).

2. Bagi pengabdian kepada masyarakat yang tidak disediakan reviewer internal oleh LPPM UB atau lembaga/institusi penyandang dana pengabdian kepada masyarakat, maka BPP melakukan evaluasi meja (desk evaluation) dengan melibatkan reviewer internal yang ditentukan oleh BPP.

3. Dosen pengusul mengajukan draft usul/proposal pengabdian kepada masyarakat kerjasama untuk dievaluasi dan diseleksi di tingkat

4

fakultas/BPP melalui email/website BPP (ppftub@ ub.ac.id & bppftub@yahoo.com / bppft.ub.ac.id ) dengan mempertimbangkan:

a. Alokasi dana dan tema kegiatan yang telah diatur berdasarkan kebijakan/pedoman masing-masing lembaga/institusi penyandang dana pengabdian kepada masyarakat.

b. Kesesuaian dengan persyaratan pedoman penulisan yang telah ditetapkan oleh lembaga/institusi penyandang dana pengabdian kepada masyarakat.

4. Draft usul/proposal yang sudah dievaluasi dikembalikan ke pengusul untuk direvisi.

5. Dengan surat pengantar dari BPP, dosen pengusul menyampaikan usul/proposal pengabdian kepada masyarakat kerjasama yang telah direvisi ke LPPM UB atau lembaga/institusi penyandang dana pengabdian kepada masyarakat untuk diproses lanjut.

6. Dosen pengusul memberikan satu eksemplar proposal ke BPP untuk pendokumentasian dan pengarsipan.

7. BPP menginformasikan kepada masing-masing Ketua Tim Pelaksana hasil evaluasi proposal oleh LPPM UB atau lembaga/institusi penyandang dana pengabdian kepada masyarakat melalui email/website BPP (ppftub@ ub.ac.id & bppftub@yahoo.com / bppft.ub.ac.id).

8. BPP membantu proses administrasi kontrak (surat perjanjian) pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat proposal pengabdian kepada masyarakat yang telah disetujui oleh LPPM UB atau lembaga/institusi penyandang dana pengabdian kepada masyarakat.

9. Tim pelaksana melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai kontrak.

10. BPP ikut memonitoring kemajuan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat, tim pelaksana membuat laporan kemajuan.

11. Tim pelaksana melaporkan dan memberikan satu eksemplar laporan akhir pengabdian kepada masyarakat kerjasama ke BPP untuk pendokumentasian dan pengarsipan.

12. BPP mengarsip-dokumentasikan laporan hasil pengabdian kepada masyarakat kerjasama dan artikel jurnal ilmiah (bila ada), mempublikasikan melalui website BPP (bppft.ub.ac.id), serta mengirim satu eksemplar ke setiap ruang baca jurusan/program studi di lingkungan FT UB.

5

Bagan Alir Prosedur kerja

Tahap Persiapan

6

7

Tahap Pelaksanaan & Pelaporan

8

9

TIM PENYUSUN

Ketua : Dr. Eng. Denny Widhianuriyawan, ST., MT Anggota : Ir. Teguh utomo, MT

Dr. Runi Asmaranto, ST., MTIr. Bambang Poerwadi, MSSugiono, ST., MT., Ph.DSubhan Ramdlani ST., MTDeni Agus Setiyono, ST., M.EngDr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT Dr. Ir. Surjono, MTPDr. Ir. Sholeh Hadi Pramono, MS Dr. Slamet Wahyudi, ST., MTSunartiNunik Yana, S.Pi.

10