Manual Prosedur

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2012

ii

Manual Prosedur

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 0040006001

Revisi : 2

Tanggal : 26 Juli 2012

Diajukan oleh : Pembantu Dekan I

ttd

Ir. Didik Suprayogo, MSc. PhD

Dikendalikan oleh : Management Representatif

ttd Ir. Didik Suprayogo, MSc. PhD

Disetujui oleh : Dekan

ttd

Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc., PhD.

iii

KATA PENGANTAR

Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk pendidikan Sarjana S-1 yang

dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Dalam Manual Prosedur ini

dijelaskan tatacara penerapan SPMI. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMI maka

disusun Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman. Manual Prosedur ini dipergunakan untuk menetapkan, memelihara

dan membatasi system pengendalian semua dokumen

Dalam manual prosedur ini perlu adanya evaluasi untuk

kelancaran, keamanan, kenyamanan dan tertib administrasi, untuk itu

saran dan kritik dari semua pihak demi perbaikan.

Akhirnya, semoga Manual Prosedur ini dapat bermanfaat bagi

pihak yang berkepentingan.

Malang, 26 Juli 2012

Dekan,

Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD

NIP 19530328 198103 1 001

iv

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN i

KATA PENGANTAR ii

DAFTAR ISI iii

Tujuan 1

Ruang Lingkup 1

Tanggung Jawab 1

Definisi 1

Singkatan 1

Referensi 2

Garis Besar Prosedur 2

Bagan Alir 4

Lampiran

1

1. Tujuan :

1.1 Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem

pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang

berhubungan dengan sistem mutu organisasi.

1.2 Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah

dikaji dan disetujui secara memadai.

2. Ruang Lingkup :

Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada

semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua

dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu.

3. Tanggung Jawab :

Dekan dan pengurus pengendalian dan perekaman dokumen

bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen.

4. Definisi :

4.1 Spesifikasi produk adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu.

4.2 Manual Mutu (MM) adalah Pedoman

mendokumentasikan sistem mutu Organisasi GJM FP-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam

menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan

persyaratan pelanggan dan peyraturan yang berlaku 4.3 Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang

menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis GJM UB 2008-20011 dan sasaran mutu GJM UB

4.4 Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi

dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk

universitas/fakultas meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang sedangkan

untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur,

2

Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi

standar sistem mutu. 4.5 Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi

yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu

untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar

4.6 Dokumen Standar Eksternal adalah dokumen yang berkaitan dengan mutu fakultas selain

Manual Mutu, Rencana Mutu, Dokumen Mutu, Instruksi Kerja.

4.7 Dokumen Level I ialah Dokumen Kebijakan Mutu

dan Manual Mutu. 4.8 Dokumen Level II ialah Dokumen Manual

Prosedur dan Instruksi Kerja 4.9 Pengurus pengendalian dokumen ialah Pembantu

Dekan I, II dan III serta KTU

4.10 Pengurus perekaman dokumen ialah Kasubag-kasubag dan tim SIM

4.11 Arsip : Naskah-naskah yang dibuat dan diterima

oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan

pemerintahan/swasta, dan perorangan dalam

bentuk corak apapun baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan

kehidupan kebangsaan (UU No. 7 Tahun 1971

psl 1).

4.12 Jadwal : adalah kurun waktu yang ditentukan

untuk melaksanakan suatu kegiatan/pekerjaan.

4.13 Retensi Arsip : adalah kegiatan pemilahan

kembali arsip/dokumen untuk menentukan umur

arsip aktif atau inaktif, arsip statis, dinamis atau

perlu dimusnahkan.

5. Singkatan :

5.1 MM : Manual Mutu 5.2 IK : Instruksi Kerja

5.3 MP : Manual Prosedur

5.4 GJM : Gugus Jaminan Mutu

3

5.5 MR :Management Representative 5.6 SIM : Sistem Informasi Manajemen

5.7 SPMA : Sistem Penjaminan Mutu Akademik

6. Referensi : (perlu didiskusikan)

6.1 Manual Mutu Akademik GJM UB (MM.GJM-FP-UB.01)

6.2 Dokumen Mutu

7. Garis Besar Prosedur :

A. Pengendalian Dokumen

7.1 Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru

atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada

Dekan. Setelah diterapkan Koordinator bidang (kepala

sub bagian), dikaji ulang oleh PD I. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan.

7.2 PD I / PD 2 / PD 3 menerbitkan dan menggandakan dokumen sesuai dengan tujuan dokumen.

7.3 Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing

Koordinator bidang (kepala sub bagian) dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar

Perubahan Dokumen, satu lembar dokumen sebagai arsip disimpan di bagian kearsipan.

7.4 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk

mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi

stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk

memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan.

7.5 Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau

untuk disetujui oleh Kepala tata usaha FP-UB. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain,

dokumen tersebut harus dikaji oleh PD I/II/III yang relevan, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen,

untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan

4

dokumen telah selesai, PD I/II/III mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen

Terkendali.

7.6 Dokumen level I dan level II dibuat oleh PD I/II/III dan

sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Dekan.

7.7 Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu

tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau

(reviewer) sebelumnya.

7.8 Masing-masing Koordinator bidang (kepala sub bagian)

harus memberi identitas sebagai berikut:

Judul/Nama

Nomor

Tanggal penerbitan

Persetujuan yang berwenang

Status perubahan (Revisi)

7.9 Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan Nomor Status Perubahan.

7.10 Masing-masing Koordinator bidang (kepala sub bagian) harus mengendalikan data dengan cara

sebagai berikut:

Peta lokasi file dokumen (site map)

Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang.

7.11 Prosedur pengendalian perubahan harus

ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen

yang tidak digunakan lagi.

7.12 Dokumen harus diterbitkan kembali setelah

sejumlah perubahan dibuat dan data terkait

diperbarui.

7.13 Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali

Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau

dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen

Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali.

5

Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

B. Prosedur Pengendalian Rekaman

7.1 Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai

dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman.

Masing-masing Koordinator bidang (kepala sub bagian) harus menyimpan daftar distribusi

dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR.

7.2 Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Koordinator Bidang harus memberi identitas

sebagai berikut:

Judul/Nama

Nomor

Tanggal penerbitan

Persetujuan yang berwenang

Status perubahan (Revisi)

7.3 Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan Nomor Status Perubahan pada sampul atau borang

7.4 Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut:

Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang

Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada

masing-masing bidang

7.5 Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan

untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru

guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.

7.6 Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar

Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya.

Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan

salah satu anggota Dekan sesuai dengan metode pemusnahannya.

6

C. Prosedur Jadwal Retensi Arsip

7.1 Pembantu Dekan II menugaskan kepada Kepala Sub

baguan Umum untuk menyusun Daftar Retensi Arsip

(JRA).

7.2 Kepala Sub Bagian Umum mengkoordinir dan memberi

arahan kepada Tim Penyusun JRA

7.3 Tim Penyusun JRA mempersiapkan dokumen dalam

folder-folder dan Form JRA

7.4 Tim Penyusun JRA menentukan umur arsip aktif dan

inaktif serta jenis arsip dinamis atau statis, kemudian

mencatat dalam form JRA

7.5 Tim Penyusun JRA mengklarifikasi Draft JRA ke Unit-Unit

Kerja terkait, apabila ada revisi

7.6 Unit kerja terkait mngklarifikasi bahwa Draft JRA ada

revisi atau sudah benar.

7.7 Tim Penyusun JRA membuat revisi bila ada kesalahan,

dan langsung memintakan pengesahan PD II apabila

tidak ada revisi.

7

D. Bagan Alir :

a. Bagan Alir Pengendalian Dokumen

Mulai

Mengesahkan

Menerbitkan Dokumen

Menggandakan

Daftar No Dokumen

Dokumen

Dokumen

Daftar distribusi

Daftar rekaman mutu

Ke Kasubbag yg relevan

Daftar perubahan dokumen

Selesai

Mendistribusikan

Mengganti dokumen lama

dgn yang baru

Merevisi dokumen

Memveriifikasi revisi

dokumen

Mengendalikan data

Menyetujui revisi dokumen

Daftar perubahan dokumen

Daftar dokumen terkendali

Kasubbag yg relevan

Kasubbag yg relevan

Kaur yg relevan

Kasubbag yg relevan

DEKAN

PD I /2/3

Subbag Umum &

Perlengkapan

Menyerahkan revisi ke PD yang

relevan (PD I,PD II,PD III)

Daftar perubahan dokumen

Kepala tata usaha

PD I

8

8.2 Bagan Alir Pengendalian Rekaman

Mulai

Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas

Melaksanakan kegiatan

Mentabulasi data

Daftar rekaman mutu

Borang

Data terjamin

Laporan

Kepala Tata Usaha FP-UB

Laporan

Selesai

Memverifikasi data

Menganalisa data

Menyerahkan ke Dekan

Menyusun laporan dan

tinjauan manajemen

PD I,PD II,PD III yg releven

PD I,PD II,PD III yg relevan

PD I

Kasubbag yg relevan

Kasubbag yg relevan

Kasubbag yg relevan

Data terolah

9

Tabel 1 Dokumen Jaminan Mutu FP UB

No Nama Dokumen Kode Baru

Fakultas Pertanian 00400

Senat FP 0010400

Jurusan Agroekoteknologi 00401

Jurusan Agribisnis 00402

1 Visi dan Misi 0040001000

2 Rencana Strategis 0040002000

3.1 Program Kerja Dekan 0040003001

3.2 Tupoksi 0040003002

4 Pedoman Pendidikan 0040004000

5 Manual Mutu 0040005000

6 Standart Mutu (mengacu ke universitas)

0000006000

7 Manual prosedur 0040006000

7.1 Pengendalian dokumen dan rekaman 0040006001

7.2 Pengendalian produk yang tidak tersisa 0040006002

7.3 Tindakan korektif dan Pencegahan 0040006003

7.4 Kurikulum 0040006100

7.4.1 Pengembangan kurikulum 0040006101

7.4.2 Tracer study 0040006102

7.5 Sumber daya manusia 0040006200

7.5.1 Sistem Rekruitmen 0040006201

7.5.2 Pemantauan dan Pemrosesan kepangkatan

0040006202

7.5.3 Study lanjut 0040006203

7.5.4 Penganggaran penjaminan kesehatan dan keselamatan kerja

0040006204

7.6 Mahasiswa 0040006300

7.6.1 Sistem Promosi 0040006301

7.6.2 Pengenalan Kehidupan Kampus 0040006302

7.6.3 Survey kepuasan 0040006303

10

7.6.4 Pemberian Beasiswa 0040006304

7.6.5 Pengembangan soft skill mahasiswa 0040006305

7.6.6 Persiapan Wisuda dan Penggalangan Alumni

0040006306

7.7 Proses Belajar Mengajar 0040006400

7.7.1 Pelaksanaan Kuliah 0040006401

7.7.2 Pelaksanaan UTS/UAS 0040006402

7.8 Sarana - Prasarana Akademik -

7.8.1 Pemantauan Sarana dan Prasarana Kuliah

0040006501

7.8.2 Inventarisasi Peralatan 0040006502

7.8.3 Pemanfaatan prasarana umum 0040006503

7.8.4 Penganggaran pemeliharaan dan perbaikan prasarana umum

0040006504

7.8.5 Pengembangan sistem informasi lahan bangunan dan efisiensi penggunannya

0040006505

7.9 Suasana Akademik -

7.9.1 Pelaksanaan seminar ilmiah 0040006601

7.10 Penelitian Publikasi -

7.10.1 Pelaksanaan penelitian di Kebun Percobaan Jatikerto

0040006701

7.11 Pengabdian pada Masyarakat 0040006800

7.12 Manajemen Akademik 0040006900

7.12.1 Daftar Ulang 0040006901

7.12.2 Jadwal kuliah 0040006902

7.12.3 KRS 0040006903

7.12.4 KPRS 0040006904

7.12.5 KHS 0040006905

11

7.12.6 Nilai transkrip 0040006906

7.12.7 Surat Keterangan status Mahasiswa 0040006907

7.12.8 Pengajuan anggaran rutin 0040006908

7.12.9 Penurunan dan pendistribusian dana 0040006909

7.12.10 Surat keluar ke Instansi lain 0040006910

7.13 Sistem Informasi Akademik 0040006110

7.13.1 Pengembangan SIM 0040006111

8 Instruksi Kerja 0040007000

8.1 Evaluasi Diri 0040007001

8.2 Enumerator 0040007002

8.3 Teknis Rekruitmen 0040007003

8.4 Pemrosesan kepangkatan 0040007004

8.5 Pembuatan DP3 0040007005

8.6 Pengusulan beasiswa 0040007006

8.7 Pelaksanaan kuliah untuk subbag akademik

0040007007

8.8 Pelaksanaan kuliah untuk petugas layanan kelas

0040007008

8.9 Pelaksanaan kuliah untuk dosen 0040007009

8.10 Pemakaian LCD 0040007010

8.11 Pelaksanaan kuliah untuk mahasiswa 0040007011

8.12 Pelaksanaan kuliah untuk PDI 0040007012

8.13 Pengawas Ujian 0040007013

8.14 Penanganan Peserta Seminar 0040007014

8.15 Kebun Percobaan Jatikerto 0040007015

8.16 Petugas daftar ulang 0040007016

12

8.17 Petugas pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata

0040007017

8.18 Dosen Penasehat akademik 0040007018

8.19 Pembayaran gaji 0040007019

8.20 Distribusi Dana ke Jurusan 0040007020

8.21 Pemanfaatan SIM 0040007021

9 Dokumen Pendukung 0040008000

10 Borang-borang 0040009000

11 Dokumen Audit 0040010000

11.1 Manual prosedur pelaksanaan audit internal Fakultas Pertanian

0040010101

11.2 Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk Evaluation) untuk Auditor

0040010201

11.3 Jadual pelaksanaan audit internal 0040010301

11.4 Daftar auditor internal 0040010302

11.5 Surat Permohonan kesediaan menjadi auditor

0040010303

11.6 Surat Pemberitahuan proses audit 0040010304

11.7 Surat undangan pelaksanaan audit internal

0040010305

11.8 Surat Tugas tim auditor internal 0040010306

11.9 Checklist audit internal sistem penjaminan mutu

0040010307

11.10 Borang laporan audit internal 0040010308

11.11 Borang klarifikasi dan rencana tindakan koreksi

0040010309

11.12 Surat undangan klarifikasi hasil audit internal

0040010310

11.13 Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi

0040010311

11.14 Borang Kinerja Fakultas 0040010312

13

Tabel 2 Nama Dokumen/Borang :

Nomor/Kode : Revisi :

Copy Ke Penerima Tanggal Tandatangan

1 Dekan

2 PD I

3 PD II

4 PD III

5 Ketua GJM

6 Sekretaris GJM

7 Kepala Unit Kerja

8 Arsip

14

Tabel 3

Jenis Dokumen Revisi

ke-

Tangga

l

Keteran

gan

Visi dan Misi 1 19-Juli-2010

Rencana Strategis 1 19-Juli-

2010

Program Kerja Dekan 1 19-Juli-

2010

Pedoman Pendidikan 1 10-Nop-2010

Pedoman Akademik Prgram Sarjana 1

Pedoman Akademik Program Pascasarjana

1

Pedoman Akademik Non Perkuliahan 1 10-Nop-

2010

Manual Mutu Akademik

Standart Akademik 3

Kebijakan Akademik

Peraturan Akademik

Pengendalian Dokumen dan Rekaman 0 19-Juli-

2010

Pengendalian Produk yang tidak tersisa 0 19-Juli-2010

Tindakan Korektif dan Pencegahan 0 19-Juli-

2010

Pelaksanaan Aaudit Internal Fakyultas Pertanian 1

Kurikulum

Pengembangan Kurikulum 4 06-06-

2011

Tracer Study 4 06-06-

2011

Sumber daya Manusia 4 06-06-2011

Sistem Rekruitmen Dosen & Karyawan 4 06-06-

2011

Pemantauan dan Pemrosesan

Kepangkatan

4 06-06-

2011

15

Jenis Dokumen Revisi

ke-

Tangga

l

Keteran

gan

Study Lanjut Dosen 4 06-06-2011

Penganggaran Penjaminan Kesehatan

dan Keselamatan Kerja

4 06-06-

2011

Mahasiswa 4 06-06-

2011

Sistem Promosi Kepada Calon Mahasiswa

4 06-06-2011

Pengenalan Kehidupan Kampus 4 06-06-

2011

Survey Kepuasan Mahasiswa Terhadap

Perkuliahan

4 06-06-

2011

Pemberian Beasiswa 4 06-06-2011

Pengembangan Soft Skill Mahasiswa 4 06-06-

2011

Persiapan Wisuda dan Penggalangan

Alumni

4 06-06-

2011

Proses Belajar Mengajar 4 06-06-2011

Pelaksanaan Kuliah 4 06-06-

2011

Penyelenggaraan UTS dan UAS 4 06-06-

2011

Sarana-Prasarana Akademik 4 06-06-2011

Pemantauan Sarana dan Prasarana

Kuliah

4 06-06-

2011

Permintaan Pengadaan Peralatan 4 06-06-

2011

Pemanfaatan Prasarana Umum 4 06-06-2011

Penganggaran Pemeliharaan dan

Perbaikan Prasara Umum

4 06-06-

2011

Pengembangan Sistem Informasi Lahan

Bangunan dan Efisiensi Penggunaannya

4 06-06-

2011

16

Jenis Dokumen Revisi

ke-

Tangga

l

Keteran

gan

Suasana Akademik 4 06-06-2011

Pelaksanaan Seminar Ilmiah 4 06-06-

2011

Pelaksanaan Kuliah Bersama 4 06-06-

2011

Penelitian Publikasi 4 06-06-2011

Pelaksanaan Penelitian di Kebun

Percobaan Jatikerto

4 06-06-

2011

Pengabdian Pada Masyarakat 4 06-06-

2011

Sistem Penyampean Informasi Penelitian Badan Pengabdian Masyarakat dan

Kerjasama

4 06-06-2011

Usulan Penelitian 4 06-06-2011

Usulan Pengabdian Masyarakat 4 06-06-

2011

Usulan Kerjasama Penelitian 4 06-06-

2011

Manajemen Akademik 4 06-06-2011

Daftar Ulang Mahasiswa 4 06-06-

2011

Penyusunan Jadwal Perkuliahan 4 06-06-

2011

Penyusunan KRS 4 06-06-2011

Pelaksanaan Perubahan Rencana Studi

((KPRS)

4 06-06-

2011

Pemrosesan Nilai Akhir MK dan KHS 4 06-06-

2011

Pembuatan Transkrip 4 06-06-2011

Pelayanan Surat Keterangan Masih

Kuliah

4 06-06-

2011

17

Jenis Dokumen Revisi ke-

Tanggal

Keterangan

Pengajuan Anggaran Rutin 4 06-06-

2011

Penurunan dan Pendistribusian Dana 4 06-06-

2011

Pelayanan Surat ke Instansi Lain untuk Keperluan Akademik

4 06-06-2011

Sistem Informasi Akademik 4 06-06-

2011

Pengembangan SIM

Pengembangan Sistem Dosen Mengajar 0 10—03-

2012

Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Dokumen

0 10-03-2012

Pengembangan Sistem Informasi Kepegawean

0 10-03-

2012

Pengembanga Sistem Managemen Konflik

0 10-03-

2012

Pengembangan Sistem Informasi Publikasi Dosen

0 10-03-

2012

Instruksi Kerja

Evaluasi Diri 4 06-06-

2011

Enumerator Tracer Study 4 06-06-

2011

Rekruitmen Staf 4 06-06-2011

Pemantauan & Pemrosesan

Kepangkatan Staf

4 06-06-

2011

Pembuatan DP3 4 06-06-

2011

Pelayanan Usulan Beasiswa Bagi Mahasiswa

4 06-06-2011

Pengusulan Beasiswa Oleh Mahasiswa 4 06-06-

2011

Pelaksanaan Kuliah untuk Subbag Akademik

4 06-06-2011

18

Jenis Dokumen Revisi

ke-

Tangga

l

Keteran

gan

Pelaksanaan Kuliah untuk Dosen 4 06-06-2011

Pengoperasian LCD 4 06-06-

2011

Pelaksanaan Kuliah untuk Dosen 4 06-06-

2011

Pelaksanaan Kuliah untuk PD I 4 06-06-2011

Pelaksanaan Pengawas Ujian 4 06-06-

2011

Penanganan Peserta Semnar 4 06-06-

2011

Kebun Percobaan Jatikerto 4 06-06-2011

Petugas Daftar Ulang 4 06-06-

2011

Petugas Pelayanan KRS ,Kartu

Regristasi, Biodata

4 06-06-

2011

Dosen Penasehat Akademik 4 06-06-2011

Konsultasi Pengisihan KRS (Dosen PA) 4 06-06-

2011

Pembayaran Gaji 4 06-06-

2011

Distribusi Dana ke Jurusan 4 06-06-2011

Pemanfaatan SIM 4 06-06-

2011

19

Tabel 4

Jenis Dokumen Penang

gung Jawab

Alasan

Perubahan

Tanggal Tanda

Tangan

Visi dan Misi Dekan Revisi No Dokumen

19-Juli-2010

Rencana Strategis Dekan Revisi No

Dokumen

19-Juli-

2010

Program Kerja Dekan Dekan Revisi No Dokumen

19-Juli-2010

Pedoman Pendidikan Revisi No Dokumen

10-Nop-2012

Manual Mutu Akademik Dekan Revisi No

Dokumen

05-Mei

2012

Standart Akademik Revisi No Dokumen

19-Juli-2010

Kebijakan Akademik Revisi No Dokumen

19-Juli-2010

Peraturan Akademik Revisi No

Dokumen

19-Juli-

2010

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Revisi No Dokumen

19-Juli-2010

Pengendalian Produk yang tidak tersisa

Revisi No Dokumen

19-Juli-2010

Tindakan Korektif dan

Pencegahan

Revisi No

Dokumen

19-Juli-

2010

Pelaksanaan Aaudit Internal Fakyultas Pertanian Dekan

Kurikulum Revisi No Dokumen

Pengembangan

Kurikulum

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Tracer Study KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Sumber daya Manusia Revisi No Dokumen

06-06-2011

Sistem Rekruitmen

Dosen & Karyawan

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

20

Jenis Dokumen Penang

gung

Jawab

Alasan

Perubaha

n

Tanggal Tanda

Tanga

n

Pemantauan dan

Pemrosesan Kepangkatan

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Study Lanjut Dosen KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Penganggaran Penjaminan Kesehatan

dan Keselamatan Kerja

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Mahasiswa Revisi No Dokumen

06-06-2011

Sistem Promosi Kepada Calon Mahasiswa

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pengenalan Kehidupan

Kampus

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Survey Kepuasan Mahasiswa Terhadap

Perkuliahan

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pemberian Beasiswa KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pengembangan Soft Skill Mahasiswa

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Persiapan Wisuda dan

Penggalangan Alumni

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Proses Belajar Mengajar Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pelaksanaan Kuliah KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Penyelenggaraan UTS

dan UAS

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Sarana-Prasarana

Akademik

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pemantauan Sarana dan Prasarana Kuliah

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Permintaan Pengadaan

Peralatan

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pemanfaatan Prasarana

Umum

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

21

Jenis Dokumen Penanggung

Jawab

Alasan Perubaha

n

Tanggal Tanda Tanga

n

Penganggaran Pemeliharaan dan

Perbaikan Prasara Umum

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pengembangan Sistem

Informasi Lahan Bangunan dan Efisiensi

Penggunaannya

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Suasana Akademik Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pelaksanaan Seminar

Ilmiah

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pelaksanaan Kuliah

Bersama

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Penelitian Publikasi KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pelaksanaan Penelitian

di Kebun Percobaan Jatikerto

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pengabdian Pada

Masyarakat

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Sistem Penyampean

Informasi Penelitian Badan Pengabdian

Masyarakat dan

Kerjasama

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Usulan Penelitian

Usulan Pengabdian

Masyarakat

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Usulan Kerjasama Penelitian

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Manajemen Akademik KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Daftar Ulang Mahasiswa KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Penyusunan Jadwal Perkuliahan

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

22

Jenis Dokumen Penang

gung

Jawab

Alasan

Perubahan

Tangga

l

Tanda

Tanga

n

Penyusunan KRS KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pelaksanaan Perubahan Rencana Studi ((KPRS)

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pemrosesan Nilai Akhir MK dan

KHS

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pembuatan Transkrip KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pelayanan Surat Keterangan Masih Kuliah

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pengajuan Anggaran Rutin KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Penurunan dan Pendistribusian

Dana

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pelayanan Surat ke Instansi Lain untuk Keperluan

Akademik

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Sistem Informasi Akademik

Pengembangan SIM KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Instruksi Kerja KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Evaluasi Diri KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Enumerator Tracer Study KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Rekruitmen Staf KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pemantauan & Pemrosesan

Kepangkatan Staf

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pembuatan DP3 KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pelayanan Usulan Beasiswa Bagi Mahasiswa

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pengusulan Beasiswa Oleh

Mahasiswa

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

23

Jenis Dokumen Penang

gung

Jawab

Alasan

Perubahan

Tangga

l

Tanda

Tanga

n

Pelaksanaan Kuliah untuk

Subbag Akademik

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pelaksanaan Kuliah untuk Petugas Layanan Kelas

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pelaksanaan Kuliah untuk

Dosen

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pengoperasian LCD KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pelaksanaan Kuliah untuk Dosen

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Pelaksanaan Kuliah untuk PD I KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pelaksanaan Pengawas Ujian KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Penanganan Peserta Semnar KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Kebun Percobaan Jatikerto KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Petugas Daftar Ulang KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Petugas Pelayanan KRS ,Kartu Regristasi, Biodata

KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Dosen Penasehat Akademik KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Konsultasi Pengisihan KRS

(Dosen PA)

KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pembayaran Gaji KTU Revisi No Dokumen

06-06-2011

Distribusi Dana ke Jurusan KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

Pemanfaatan SIM KTU Revisi No

Dokumen

06-06-

2011

24

Tabel 5

Nama/Judul Nomor Revi

si

Filing Retensi Tan

da Tan

gan

Visi dan Misi 0040001

000

1 GJM

Rencana Strategis 0040002000

1 GJM 4 tahun

Program Kerja

Dekan

0040003

000

1 GJM 4 tahun

Pedoman

Pendidikan

0040004

000

1 Akademik 4 tahun

Manual Mutu Akademik

Akademik

Standart Akademik 3

Kebijakan Akademik

Peraturan

Akademik

Pengendalian Dokumen dan

Rekaman

0040006001

GJM

Pengendalian

Produk yang tidak

tersisa

0040006

002

GJM

Tindakan Korektif

dan Pencegahan

0040006

003

GJM

Pelaksanaan Aaudit Internal Fakyultas Pertanian

0040006004

GJM

Kurikulum 0040006

100

4 AKADEMIK

Pengembangan Kurikulum

0040006101

4 AKADEMIK

Tracer Study 0040006

102

4 AKADEMIK

Sumber daya

Manusia

0040006

200

4 kepegawai

an

25

Nama/Judul Nomor Revi

si

Filing Retensi Tan

da

Tangan

Sistem Rekruitmen Dosen & Karyawan

00400062001

4 kepegawaian

(Mengikuti

aturan

DIKTI yg

berlaku)

Pemantauan dan Pemrosesan

Kepangkatan

00400062002

4 kepegawaian

Study Lanjut Dosen 00400062003

4 kepegawaian

Penganggaran Penjaminan

Kesehatan dan

Keselamatan Kerja

00400062004

4 Keuangan

Mahasiswa 0040006

300

4 Kemahasis

waqan

Sistem Promosi Kepada Calon

Mahasiswa

0040006301

4 Kemahasiswaan

Pengenalan Kehidupan Kampus

0040006302

4 Kemahasiswaan

Survey Kepuasan

Mahasiswa Terhadap

Perkuliahan

0040006

303

4 GJM

Pemberian

Beasiswa

0040006

304

4 Kemahasis

waan

Pengembangan Soft Skill

Mahasiswa

0040006305

4 Kemahasiswaan

Persiapan Wisuda dan Penggalangan

Alumni

0040006306

4 Kemahasiswaan

Proses Belajar Mengajar

0040006400

4 Akademik

26

Nama/Judul Nomor Revisi

Filing Retensi Tanda

Tan

gan

Pelaksanaan Kuliah 0040006

401

4 Akademik

Penyelenggaraan UTS dan UAS

0040006402

4 Akademik

Sarana-Prasarana

Akademik

0040006

500

4 Umum

&Perlengkapan

Pemantauan Sarana dan

Prasarana Kuliah

0040006501

4 Umum &Perlengka

pan

Permintaan Pengadaan

Peralatan

0040006502

4 Umum &Perlengka

4pan

Pemanfaatan Prasarana Umum

0040006503

4 Umum &Perlengka

pan

Penganggaran Pemeliharaan dan

Perbaikan Prasara Umum

0040006504

4 Umum &Perlengka

pan

Pengembangan

Sistem Informasi Lahan Bangunan

dan Efisiensi Penggunaannya

0040006

505

4 Umum

&Perlengkapan

Suasana Akademik 0040006

600

4 Akademik

Pelaksanaan Seminar Ilmiah

0040006601

4 Akademik

Pelaksanaan Kuliah

Bersama

0040006

602

4 Akademik

Penelitian Publikasi 0040006

700

4 Akademik

Pelaksanaan Penelitian di Kebun

Percobaan Jatikerto

0040006701

4 Akademik

27

Nama/Judul Nomor Revisi

Filing Retensi Tanda

Tan

gan

Pengabdian Pada

Masyarakat

0040006

800

4 BPPK

Sistem Penyampean

Informasi Penelitian Badan

Pengabdian

Masyarakat dan Kerjasama

0040006801

4 BPPK

Usulan Penelitian 0040006802

4 BPPK

Usulan Pengabdian

Masyarakat

0040006

803

4 BPPK

Usulan Kerjasama Penelitian

0040006804

4 BPPK

Manajemen Akademik

0040006900

4 Akademik

Daftar Ulang

Mahasiswa

0040006

901

4 Akademik

Penyusunan Jadwal Perkuliahan

0040006902

4 Akademik

Penyusunan KRS 0040006903

4 Akademik

Pelaksanaan

Perubahan Rencana Studi

((KPRS)

0040006

904

4 Akademik

Pemrosesan Nilai Akhir MK dan KHS

0040006905

4 Akademik

Pembuatan

Transkrip

0040006

906

4 Akademik

Pelayanan Surat

Keterangan Masih

Kuliah

0040006

907

4 Akademik

Pengajuan

Anggaran Rutin

0040006

908

4 Keuangan

28

Nama/Judul Nomor Revi

si

Filing Retensi Tan

da

Tangan

Penurunan dan Pendistribusian

Dana

0040006909

4 Keuangan

Pelayanan Surat ke Instansi Lain untuk

Keperluan

Akademik

0040006910

4 Akademik

Sistem Informasi

Akademik

0040006

100

4 Akademik

Pengembangan SIM

0040006101

4 Akademik

Instruksi Kerja 0040007

000

4 Akademik

Evaluasi Diri 0040007

001

4 Akademik

Enumerator Tracer Study

0040007002

4 Akademik

Rekruitmen Staf 0040007

003

4 Kepegawai

an

Pemantauan &

Pemrosesan

Kepangkatan Staf

0040007

004

4 Kepegawai

an

Pembuatan DP3 0040007

005

4 Kepegawai

an

Pelayanan Usulan Beasiswa Bagi

Mahasiswa

0040007006

4 Kemahasiswaan

Pengusulan Beasiswa Oleh

Mahasiswa

0040007007

4 Kemahasiswaan

Pelaksanaan Kuliah

untuk Subbag

Akademik

0040007

008

4 Akademik

Pelaksanaan Kuliah

untuk Petugas

Layanan Kelas

0040007

009

4 Akademik

29

Nama/Judul Nomor Revisi

Filing Retensi Tanda

Tan

gan

Pelaksanaan Kuliah

untuk Dosen

0040007

010

4 Akademik

Pengoperasian LCD 0040007011

4 Akademik

Pelaksanaan Kuliah

untuk Dosen

0040007

012

4 Akademik

Pelaksanaan Kuliah

untuk PD I

0040007

013

4 Akademik

Pelaksanaan Pengawas Ujian

0040007014

4 Akademik

Penanganan

Peserta Semnar

0040007

015

4 Akademik

Kebun Percobaan

Jatikerto

0040007

016

4 Akademik

Petugas Daftar Ulang

0040007017

4 Akademik

Petugas Pelayanan

KRS ,Kartu Regristasi, Biodata

0040007

018

4 Akademik

Dosen Penasehat Akademik

0040007019

4 Akademik

Konsultasi

Pengisihan KRS (Dosen PA)

0040007

020

4 Akademik

Pembayaran Gaji 0040007

021

4 Akademik

Distribusi Dana ke

Jurusan

0040007

022

4 Akademik

Pemanfaatan SIM 0040007023

4 Akademik