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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 12

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL PARA GENERAR

NÓMINA VIÁTICOS





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Contenido

1. GENERALIDADES ............................................................................... 3

1.1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 3

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL .......................................................................................... 3

1.3. ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................................ 3

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG................................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ..................... 4

2.1. Tabla de Comandos ...................................................................................................... 4

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ............................................................................. 4

3. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA VIÁTICOS ............................... 6

3.1. Seleccionar Tipo de Nómina ...................................................................................... 6

3.2. Asignar Calendario de Nómina ................................................................................. 6

3.3. Ingreso de Concepto Viáticos .................................................................................... 8

3.4. Liquidar Nómina Viáticos .......................................................................................... 9

3.5. Acumular la Nómina .................................................................................................. 11





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1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia

necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades

realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la nómina de Viáticos,

donde encontramos:

a. Ingreso de novedades para generar la nómina de viáticos.

b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del programa

ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al sistema y

optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles soluciones para el

mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL

El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación y pago de viáticos a algunos

empleados de su organización.

1.3. ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos de la nómina para pago de viáticos y detectar las

actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la

base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir un

determinado orden el cual esta instaurado en este manual de Usuario.





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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1. Tabla de Comandos

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.





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Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al

pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación





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3. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA VIÁTICOS

3.1. Seleccionar Tipo de Nómina

Se utiliza el mismo tipo de nómina que se utiliza para la nómina de Honorarios

3.2. Asignar Calendario de Nómina

Luego se abre un nuevo calendario por la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO-

Nómina- Calendario Nómina





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Se ingresan los siguientes datos:

Descripción: Se ingresa un nombre relacionado, mes y año a liquidar

Estado: verificar que se encuentre solamente abierto este calendario

Año: año actual

Número Periodo: Corresponde al número del mes a liquidar

Orden del periodo: Se genera a partir del número 0

Periodo: Se ingresa mes, año a liquidar sin espacios o carácter

Fecha inicia: Se digita el primer día del mes

Fecha Fin: Se digita fecha final del mes

Agrupador: se utiliza el agrupador VIA

Novedades: Todas las opciones en No

Procesos: liquidado. En No

Se guarda con F10





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3.3. Ingreso de Concepto Viáticos

Luego se ingresa al menú principal a la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO-

Nómina- Novedades -Valor /porcentaje/cantidad

Se ubica el cursor en Concepto y se pulsa F7 y se ingresa 241 luego se pulsa F8, se desmarca

Consulta y se marca la opción Valor, luego se ubica el cursor en la columna Empleado y se

pulsa F7 se digita el código del empleado y se pulsa F8 para cargar los datos de ese empleado

en la columna Valor se digita el gasto y en la columna Cantidad en número de días se pulsa

F10 para Guardar.





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3.4. Liquidar Nómina Viáticos

Para liquidar se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-liquidación

Prestaciones- Liquidación Viáticos y otros conceptos

Se Ingresa CLV en el campo agrupador, tabulador hasta llegar al botón Liquidar

Se revisa que toda información este correcta si no lo esta se corrige y se genera la liquidación

definitiva, en forma liquidación se selecciona la opción Definitiva y en el agrupador se

ingresa CLV, se avanza con tabulador hasta el botón Liquidar.





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Se verifica que el calendario de nómina que la opción Liquidado cambie de “No” a Sí.





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3.5. Acumular la Nómina

Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO – Nómina – Acumular

Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a acumular y

se pulsa en el botón Acumular





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Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK

Por último se verifica que la nómina este acumulada.

Se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina

Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, se encuentre

seleccionada la opción Si

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