MANUAL BOOK

SENSUS

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

Sub Menu Sensus Aset

ii

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan

kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder

demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.

Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,

dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi

informasi dalam mewujudkan Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI

Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi

yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id/, salah

satunya adalah SENSUS. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu) SENSUS ini

dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya fungsi e-

government yang lebih baik dan fungsioanal.

Jakarta, November 2019 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah

Provinsi DKI Jakarta

Pujiono NIP. 196412301991121001

Sub Menu Sensus Aset

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................................................................... 1

DAFTAR ISI .................................................................................................................... 1

LANGKAH-LANGKAH SENSUS ASET ................................................................................ 1

PETUNJUK PENGGUNAAN SUB MENU SENSUS ASET ...................................................... 2

A. TARGET ................................................................................................................ 2

B. PEMBUATAN DAFTAR BARANG ............................................................................. 3

C. PENCACAHAN ....................................................................................................... 5

D. PRINT BARCODE .................................................................................................. 7

E. SCAN BARCODE .................................................................................................... 8

F. UPLOAD FOTO ASET ............................................................................................. 9

Sub Menu Sensus Aset

1

LANGKAH-LANGKAH SENSUS

ASET

Sub Menu Sensus Aset

2

PETUNJUK PENGGUNAAN

SUB MENU SENSUS ASET

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

Sensus Barang Milik Daerah yang selanjutnya disingkat Sensus BMD adalah pelaksanaan

pencatatan semua barang milik/dikuasai Pemerintah Daerah untuk mendapatkan data barang dan

pembuatan Buku Inventaris yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka laman http://aset.jakarta.go.id/

Kemudian pilih modul PENCATATAN → eSENSUS, seperti :

Sub Menu Sensus Aset

3

Setelah milih eSensus, maka akan seperti :

Setelah login langkah berikutnya menu eSENSUS terdiri dari menu:

A. Target

Menu target hanya sebagai acuan persentase pembagian kerja selama 1 (satu) tahun yang

sudah ditentukan oleh SKPD pada rencana kerja awal tahun, maka akan seperti :

Catatan :

Kondisi sudah di kunci secara sistem, hanya sebagai acuan saja.

Username menggunakan AS[kolok SKPD/UKPD/UPB] : 1. AS[kolok SKPD/UKPD/UPB]3 untuk Pengurus Barang

Sub Menu Sensus Aset

4

B. Pembuatan Daftar Barang

Membuat daftar barang ini adalah mementukan langkah pekerjaan-pekerjaan yang akan

dilaksanakan dan dimungkinan terselesaikan, dengan cara memberikan tanda pada KIB yang

akan di kerjakan, seperti :

Kemudian klik tombol SIMPAN, makan akan seperti :

Syarat : Data yang

ada di SIA (KIB A, B,

C, D, E) harus sama

dengan saldo akhir

rekon tahun 2017

Sub Menu Sensus Aset

5

C. Pencacah

Jika telah menentukan pekerjaan (contoh di atas KIB C) barulah bisa melakukan pencacahan

aset :

Pada menu pembuatan daftar barang dan telah ditentukan barang yang akan dikerjakan maka

pada menu pencacahan akan terlihat seperti gambar di atas :

Contoh :

1. KIB A karena tidak di pilih dalam tahap pembuatan daftar barang maka jumlah aset 0 (nol)

2. KIB C pada tahapan pembuatan daftar barang maka menampilkan jumah barang yang

akan dikerjakan.

2

1

Sub Menu Sensus Aset

6

Langkah pencacahan :

1. Cetak daftar barang yang akan di cacah dengan cara klik maka akan seperti :

Catatan : untuk mencetak semua daftar, tidak perlu memberikan tanda (ceklis)

langsung klik PDF.

Daftar barang ini sebagai lembar kontrol pada saat melakukan pencacahan.

2. Setelah pengecekan barang dengan mencatat pada lembar daftar barang, kemudian

SKPD memindahkan catatan (offline) ke dalam sistem (komputer).

Sub Menu Sensus Aset

7

Maka akan seperti :

D. Print Barcode

Langkah pertama klik UNDUH BARCODE FONT, file akan keluar dalam format .ZIP. di

extract terlebih dulu dan keluar file bernama ConnectCode39 lalu bisa di buka dan pilih

install, atau langsung klik kanan pilih install. Otomatis akan terintall sendiri (bukan

berupa aplikasi baru lagi).

Kemudian untuk print barcode, dapat dipilih:

Di ceklis nama barang yang akan di print. Bisa dicari berdasarkan kode barang atau kode

ruang.

Sub Menu Sensus Aset

8

Setelah klik akan seperti :

Namun jika diprint yang muncul adalah tampilan seperti di bawah ini, barcode masih

berupa deretan angka bukan barcode batang, berarti ConnectCode39 atau font barcode

belum terinstal.

Yang muncul cetak barcode

hanya yang statusnya ADA.

Catatan : Disarankan cetak barcode

di kertas label (yang

mengandung lem), atau

jika memang tempatnya

terkena air, pilih kertas

label yang jenis kertas

waterproof/ dilapisi plastik.

Sub Menu Sensus Aset

9

Ukuran print barcode disesuaikan dengan ukuran asetnya. Semisal alat kedokteran

karena ukurannya kecil, jika dipasangkan barcode (mungkin) akan mengurangi fungsi

barang tersebut. Maka bisa diprint dan disimpan, bisa ditempel di tempat penyimpanan

atau di dokumen barang tersebut (harus tetep ada data barcodenya).

E. Scan Barcode

Kegiatan scan barcode ini adalah untuk meregistrasikan barcode untuk barang yang telah

dicacah kemudian telah di cetak barcodenya (ditempel

sesuai dengan asetnya).

Sistem akan mengetahui bahwa barcode tersebut telah

cetak barcodenya (ditempel sesuai dengan asetnya)

jika barcode telah di scan ulang terkoneksi ke dalam

sistem, seperti langkah-lahkah sebagai berikut :

1. Klik menu Scan barcode

Setelah masuk ke scan barcode, kemudian tentukan KIB apa yang akan diregistrasikan ke

dalam sistem, seperti :

2. Klik kolom Kata Kunci

Setelah klik kata kunci, lalu barcode yang telah dicetak discan menggunakan barcode

reader atau alat lainnya yang dimungkinkan bisa membaca bacode.

Setelah barcode di scan dan teregistrasi dalam sistem akan seperti :

Barcode berisi : Angka kodebarang 11 (sebelas) digit dan kode register 6 (enam) digit

Sub Menu Sensus Aset

10

Sampai status berhasil seperti gambar di atas.

F. Upload Foto Aset

Pada tahap ini untuk melakukan upload foto, sebagai contoh untuk bangku berjumlah

100 buah, dapat menggunakan 1 foto saja yang menggambarkan kondisi barang yang

sama, tidak perlu sampai 100x menggambil gambar. Upload foto dilakukan setelah

menempel barcode pada barang tersebut. Pada hasil foto harus terlihat LETAK

penempelan barcode (tidak harus terlihat kode barcodenya, hanya letak pemasangannya).

- Lalu COPY & PASTE 1 foto tersebut sampai 100x sebanyak jumlah barang,

dan rename/ganti nama foto berdasarkan kode barcode (kode barang + 6

digit nomor register) satu per satu foto, contoh: 020304050607000001

Tanpa tanda hubung apapun (koma, strip, +, dan sebagainya)

- Perhatikan format foto yang dapat diupload (Gif, PNG, JPG). Setelah itu pilih foto-

foto tersebut dan pilih ADD TO ARCHIVE dan pilih formatnya menjadi .ZIP

Sub Menu Sensus Aset

11

- Untuk kualitas foto yang baik bisa dengan size kecil dan kualitas baik disarankan

menggunakan .PNG. karena maksimal ukuran upload ZIP adalah 2mb.

1. Lalu pilih tombol Upload (no. 1)

2. Jika berhasil maka akan ada alert biru seperti pada gambar (no.2)

3. Setelah itu klik tombol Validasi (no.3)

Maka akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini.

Jika setelah proses Validasi selesai dan di daftar muncul berita pada kolom KETERANGAN

seperti pada gambar di atas, dapat diartikan masih ada kesalahan pada foto tersebut

(tergantung isi berita yang muncul); seperti penamaan foto yang tidak sesuai dengan

kode barangnya, ukuran yang terlalu besar, atau kode barang tidak ditemukan. Maka

proses upload upload foto harus diulang kembali dengan pembaharuan.

...::: Selesai :::...