MANUAL BOOK

E-RKBMD

BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

i

i

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk

meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh

masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik

kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah

diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik

pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good

Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelolaan Aset Daerah (BPAD)

Provinsi DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset

Yang Terintegrasi yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id,

salah satunya adalah e-RKBMD. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem e-RKBMD

ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya

fungsi e-government yang lebih baik dan fungsional.

Jakarta, Oktober 2019

Kepala Badan Pengelolaan Aset Daerah

Provinsi DKI Jakarta

Pujiono NIP. 196412301991121001

ii

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... I

DAFTAR ISI......................................................................................................................... II

PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E-RKBMD ............................................................. 1

A. AKTIVASI RKBMD ......................................................................................................... 4

B. DASHBOARD .................................................................................................................. 5

C. SETUP ............................................................................................................................ 6

1. MENU BIDANG .............................................................................................................. 8

2. MENU SUB BIDANG ........................................................................................................ 9

3. PROGRAM KEGIATAN .................................................................................................... 11

4. PELAKSANA KEGIATAN ................................................................................................... 13

D. REFERENSI .................................................................................................................. 14

1. MENU KEPALA SKPD .................................................................................................... 14

2. DAFTAR BARANG ......................................................................................................... 15

3. DAFTAR TEMPLATE ....................................................................................................... 17

E. RKBMD PENGADAAN ................................................................................................... 18

1. STAF SKPD/UKPD ...................................................................................................... 18

2. KEPALA UKPD (PROSES TELAAH USULAN PENGADAAN BARANG) ............................................... 29

3. SEKRETARIS SKPD (PROSES TELAAH KE-2) ........................................................................ 32

4. KEPALA SKPD (PROSES VALIDASI PENGAJUAN) ................................................................... 36

5. BPAD (TAHAPAN POSTING) ........................................................................................... 38

F. RKBMD PEMELIHARAAN ............................................................................................. 44

1. STAF SKPD/UKPD ...................................................................................................... 44

2. PROSES TELAAH (KEPALA UKPD/SEKRETARIS SKPD) ............................................................ 51

3. PROSES VALIDASI USULAN (KEPALA SKPD) ........................................................................ 55

4. DOWNLOAD DAN UPLOAD DOKUMEN LAMPIRAN RKBMD (STAF SKPD) ...................................... 57

iii

iii

1

1

PETUNJUK PENGGUNAAN

SUB SISTEM E-RKBMD

BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH

e-RKBMD merupakan sistem informasi elektronik yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah(RKBMD) secara online guna mempermudah

dalam pengajuan usulan RKBMD. RKBMD merupakan dokumen perencanaan kebutuhan BMD (Barang Milik Daerah) untuk periode yang akan datang. Perencanan kebutuhan BMD sendiri

adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan BMD untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang. Perencanaan kebutuhan BMD meliputi:

- Perencanaan Pengadaan BMD

- Perencanaan Pemeliharaan BMD

- Perencanaan Pemanfaatan BMD

- Perencanaan Penghapusan BMD

Pihak yang terkait dalam proses penyusunan RKBMD yaitu:

- Pengurus Barang(SKPD/UKPD)

- Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang

- Pengguna Barang(SKPD/UKPD)

- Pengelola Barang

- Pejabat Penatausahaan Barang

- Pengurus Barang Pengelola

Terdapat beberapa ketentuan dalam penyusunan RKBMD, yaitu:

1) RKBMD merupakan pengajuan kebutuhan barang dan/atau pemeliharaan yang dilakukan

oleh Pengguna Barang.

2) RKBMD Pengadaan diusulkan terhadap BMD yang telah terdaftar dalam standar barang,

standar kebutuhan dan standar harga (atau e-komponen).

3) RKBMD Pemeliharaan tidak dapat diusulkan terhadap BMD yang:

- Rusak berat;

- Sedang dalam status penggunaan sementara;

- Sedang dalam status untuk dioperasikan oleh pihak lain;

- dan/atau sedang menjadi objek pemanfaatan.

2

2

Sistem e-RKBMD dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/ pilih Perencanaan –

Pilih eRKBMD. Berikut adalah tampilan awal dari website:

Pilih submenu PERENCANAAN lalu Pilih eRKBMD

3

3

Selanjutnya akan muncul tampilan untuk melakukan Login kedalam sistem eRKBMD seperti pada gambar dibawah ini:

Pada form login masukan Username dan Password lalu klik tombol LOGIN. Berikut adalah list

username yang akan digunakan pada manual book ini:

Staff SKPD/UKPD

Username: RK[Kolok]3

Sekretaris SKPD

Username: RK[Kolok]2

Kepala SKPD/UKPD

Username: RK[Kolok]1

Pengurus Barang

Username: RK[Kolok]3

Pejabat Penatausahaan

Pengguna Barang (P3B)

Username: RK[Kolok]1

4

4

A. AKTIVASI RKBMD

Tahap pertama yang harus dilakukan untuk memulai RKBMD adalah Aktivasi RKBMD oleh Akun

Kepala SKPD/UKPD. Pilih apakah SKPD/UKPD memiliki pengajuan RKBMD atau tidak. Jika memilih

Tidak Memiliki Pengajuan Usulan RKBMD, maka SKPD/UKPD tidak bisa melanjutkan

pengajuan usulan RKBMD, apabila memilih Memiliki Pengajuan Usulan RKBMD maka

SKPD/UKPD bisa melanjutkan untuk melakukan usulan RKBMD.

Untuk User Staf dan User Sekretariat yang belum diaktivasi Usulan RKBMD nya oleh Kepala

SKPD/UKPD, maka akan muncul notifikasi Untuk memulai, silahkan melakukan Aktivasi

RKBMD Terlebih Dahulu Dengan Menggunakan Akun Kepala PD/UPD.

5

5

B. DASHBOARD

Setiap user akan mempunyai menu Dashboard yang merupakan tampilan awal saat user Login

ke dalam sistem. Dashboard ini berfungsi untuk menampilkan seluruh rekapitulasi SKPD/UKPD,

jumlah usulan barang yang diajukan dan jumlah nilai dari usulan tersebut.

6

6

C. SETUP

Untuk setiap user yang melakukan login pertama kali akan muncul tampilan setup Profile.

Semua menu akan terkunci dan tidak akan memunculkan tampilan lain sebelum user

melakukan pengisian Data Profile dengan benar.

Field yang harus diisikan yaitu Nama Pemegang user, NIP, NRK, Telepon, email, Password baru

(untuk merubah password default), konfirmasi password baru, dan password lama. Klik

Simpan untuk menyimpan perubahan data dan mengaktifkan sub menu SETUP.

7

7

Setiap user akan mempunyai menu Setup yang berguna untuk melakukan pendataan bidang,

subbidang, program Kegiatan, pelaksana kegiatan. Untuk menu Program Kegiatan hanya

dapat diakses dan dilakukan penginputan oleh Sekertariat SKPD.

8

8

1. Menu Bidang – digunakan untuk mendaftarkan dan melihat bidang-bidang yang ada

pada SKPD/UKPD sekaligus dengan nama pejabatnya. Penginputan nama bidang dapat

dilakukan oleh Staf UKPD/SKPD.

Klik tombol ‘TAMBAH’ untuk menambahkan

bidang baru

Isikan kolom : Nama Bidang, Nama Pejabat, NIP dan NRK lalu klik

tombol ‘SIMPAN’

Berikut adalah tampilan dari menu setup Bidang

Tombol untuk merubah data

Tombol untuk menghapus data

9

9

2. Menu Sub Bidang - digunakan untuk mendaftarkan dan melihat Subbidang apa saja

yang ada pada SKPD/UKPD sekaligus dengan nama pejabatnya. Penginputan nama Sub

bidang dapat dilakukan oleh Staf UKPD/SKPD.

Berikut adalah tampilan dari menu setup Sub Bidang

Pilih Bidang dari drop down list bidang yang telah didaftarkan – Lalu klik tombol tambah untuk menambahkan subbidang baru

10

10

Isikan kolom : Nama Sub Bidang, Nama Pejabat, NIP, NRK, jumlah pegawai PNS dan Non PNS pada subbidang tersebut –

Lalu klik tombol ‘Simpan’

11

11

3. Program Kegiatan – untuk melakukan penambahan program kegiatan berdasarkan

urusan, bidang urusan, program, dan kegiatan yang berkaitan dengan tugas SKPD/UKPD.

Penambahan program kegiatan ini hanya dapat ditentukan oleh Sekretaris SKPD.

Checklist semua / beberapa sub kegiatan lalu Klik ‘Submit’ untuk menambahkan sub

kegiatan ke dalam SKPD/UKPD

Isi kolom Urusan, Bidang Urusan, Program, dan Kegiatan berurutan dengan cara memilih nilai yang sudah disediakan

pada Drop down list secara berurutan

Setelah semua telah terpilih, maka akan ditampilkan sub kegiatan dan Nomenklatur

sub kegiatan yang sesuai untuk dipilih

12

12

Sub kegiatan yang berhasil ditambahkan akan muncul di

bagian list Program Kegiatan SKPD

Sub kegiatan dapat dihapus dari Lis program dan kegiatan dengan cara melakukan checklist lalu klik Hapus

13

13

4. Pelaksana Kegiatan – Untuk melakukan pemetaan sub kegiatan yang telah ditentukan

oleh Sekretaris SKPD ke subbidang pada SKPD/UKPD sebagai unit pelaksananya.

Pada kolom pelaksana kegiatan, jika kosong maka belum ditentukan

subbidang pelaksananya. Jika sudah terisi maka sudah dimapping

ke Sub bidang pelaksananya

Klik tombol Edit untuk melakukan mapping Pelaksana kegiatan atau

melakukan perubahan dan Tombol Hapus untuk menghapus

14

14

D. REFERENSI

1. Menu Kepala SKPD – digunakan untuk melihat nama kepala SKPD.

Pada tampilah Setup Pelaksana kegiatan, Pilih kolom Pelaksana dan

Pilih sub bidang yang akan di-SET menjadi pelaksana Sub Kegiatan

Lalu klik SIMPAN

15

15

2. Daftar Barang – Sebagai referensi untuk staf SKPD/UKPD untuk mencari dan melihat

komponen yang ingin diajukan terdaftar atau tidak didalam sistem sebelum melakukan

penginputan pengajuan barang.

Pada kolom Kelompok, Jenis, objek, Rincian objek, dan Sub rincian objek

pilih nilai yang ada pada drop down list Maka akan muncul list rincian objek sesuai dengan kategori yang dipiliih

16

16

Klik tombol Action untuk mengeluarkan List barang yang ada pada Sub rincian objek yang dipilih

17

17

3. Daftar Template – Digunakan untuk menentukan dan membatasi barang apa saja yang

dapat diajukan oleh suatu SKPD/UKPD. Pada menu ini SKPD dan UKPD dapat melihat

barang apa saja yang dapat diajukan pada sistem e-RKBMD. Daftar template ini ditentukan

oleh BAPPEDA.

18

18

E. RKBMD PENGADAAN

1. Staf SKPD/UKPD (Usulan Pengadaan)

Staf SKPD/UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD dan melakukan penambahan

usulan barang dengan cara pilih menu RKBMD PENGADAAN – pilih Usulan Pengadaan

Pada tampilan Daftar sub kegiatan akan menampilkan list sub kegiatan yang sudah

pernah diajukan beserta rinciannya, atau dapat mengajukan pengajuan dengan sub

kegiatan yang baru.

• Lokasi : Menunjukan lokasi SKPD/UKPD yang sedang Login

• Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukan jumlah dari sub kegiatan yang telah diajukan

• Jumlah Barang: Menunjukkan jumlah barang yang telah di list untuk diajukan

• Belum diproses : Menunjukkan jumlah barang yang masih dalam bentuk Draft (belum

diajukan)

• Action : Digunakan untuk membuka halaman Daftar sub kegiatan beserta Detail

pengajuan barang per sub kegiatan

Klik tombol BUKA untuk membuka tampilan daftar

Sub Kegiatan

19

19

Klik tombol Pengajuan untuk membuka tampilan pengajuan Usulan barang dan membuat list pengajuan usulan barang

baru

Klik tombol Monitoring Sub Kegiatan untuk membuka halaman monitoring

dan melihat status pengajuan dari barang-barang yang ada pada sub

kegiatan tersebut

Klik tombol Edit untuk melakukan perubahan pada data sub kegiatan

Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan data sub Kegiatan pada list

Daftar Sub Kegiatan

Klik tombol Hapus untuk menghapus program kegiatan dari list

20

20

Berikut ini adalah Tampilan dari penambahan/Pengeditan Data Sub Kegiatan pada halaman

Daftar sub kegiatan Jika tombol dan di klik:

Berikutnya adalah melakukan penambahan usulan barang baru pada Sub Kegiatan dengan

menekan tombol Pengajuan :

Pada bagian awal akan ditampilkan Informasi Default (tidak dapat diubah) terkait tahun

pengadaan, Lokasi pengadaan, Sub Kegiatan, dan Pelaksana kegiatannya.

- Tahun dan Lokasi Default dan tidak dapat diubah - Pilih Sub Kegiatan yang tersedia pada Drop Down List - Isikan field Keterangan jika terdapat keterangan

tambahan yang ingin dimasukkan **Setiap Sub kegiatan hanya dapat ditambahkan 1x

21

21

Pada bagian selanjutnya merupakan tampilan untuk melakukan pemilihan barang

(komponen) yang ingin diajukan dengan cara mengisikan setiap kolom yang ada dengan

nilai yang ada pada Drop Down List secara berurutan dari atas kebawah, karena datanya

saling berkaitan satu sama lain. Staf SKPD/UKPD harus melakukan pemilihan apakah

komponen yang diajukan tersebut akan diperuntukan untuk digunakan oleh

SKPD/UKPD-nya sendiri atau diserahkan kepada masyarakat. Hal ini berguna untuk

menentukan barang yang diajukan akan tercatat sebagai Aset atau tidak.

22

22

Klik Tombol Cari untuk menampilkan List komponen yang sesuai dengan data yang dipilih

Atau jika user tidak mengetahui kategori-kategori komponen yang ingin diajukan

maka dapat mengklik tombol “Custom Search”

Maka bagian Kategori Komponen seluruh fieldnya akan auto fill dengan kategori dari barang

yang dipilih dan barang tersebut akan ada di kolom Daftar Barang.

Isikan KEYWORD dari barang yang ingin diajukan lalu Klik Cari

Maka akan muncul List barang yang sesuai dengan Keyword tersebut

Pilih barang yang ingin diajukan dengan klik tombol open

23

23

Jika terdapat barang yang sejenis pada SKPD/UKPD tersebut, akan ditampilkan jumlah

beserta status barang tersebut (Baik, Idle, Rusak Ringan, Rusak Berat), SBSK, serta jumlah

pegawai di Sub bidang pada bagian Data Existing sebagai informasi tambahan dalam

penentuan pengajuan barang dan juga untuk proses Telaah di tahapan selanjutnya.

Setelah tombol ‘Cari’ Di klik maka akan muncul list barang yang sesuai seperti gambar

dibawah ini. Checklist pada barang yang ingin diajukan, dan klik tombol ‘Submit’ untuk

menambahkan barang tersebut di list pengajuan barang.

24

24

Jika barang sudah di Submit, maka akan muncul pada List di bagian Daftar Barang. Jika

barang yang di submit belum muncul klik tombol Refresh

Field Status: menunjukkan tahapan proses yang sedang berjalan

Jika barang belum diajukan maka Pada kolom Jumlah dapat dilakukan perubahan nilai

25

25

Checklist pada barang yang ingin di proses dan klik tombol untuk menghapus

barang dari List (Barang dapat dihapus dari list selama barang tersebut belum diajukan)

Atau klik tombol untuk menyimpan perubahan barang.

Setelah tombol selesai di klik maka akan muncul tampilan ‘Summary Usulan Pengadaan’

yang akan menampilkan summary barang dan statusnya (Sudah diajukan atau belum

diajukan). Klik tombol untuk mengajukan barang ke tahpan selanjtnya.

Maka Status barang akan terupdate menjadu ‘Sudah diajukan’

Jika pengajuan barang telah berhasil dilakukan, Staf UKPD dapat melakukan monitoring

Pengajuan barang dengan cara menekan tombol ‘Monitoring Sub Kegiatan’ pada menu

RKBMD Pengadaan – Usulan Barang – Pilih Monitoring

Klik pada Jumlah barang berkotak ungu untuk melihat detai barang

yang diusulkan

Klik pada Kotak ungu pada Kolom Jumlah BB (Barang Baik) untuk

melihat data barang existing

26

26

Pada bagian awal ditampilkan informasi Default seperti Tahun, Lokasi dan Sub Kegiatan

yang dipilih. Lalu dilanjutkan dengan List Barang yang diajukan pada sub kegiatan tersbut:

Klik tombol Buka pada kolom Action untuk melihat status monitoring pengajuan barang yang

ingin dilihat, maka akan muncul informasi detail barang diikuti oleh status tahapan

pengajuan usulan barang dan keterangannya, seperti pada gambar di bawah ini:

27

27

**Notes:

• SKPD/UKPD tidak diperbolehkan untuk mengajukan usulan pengadaan barang yang sama untuk Sub

Kegiatan yang sama. Barang yang telah berhasil diajukan pada sub kegiatan yang sama akan otomatis

hilang dari list agar tidak diajukan lagi.

• Kuantitas barang yang ingin diajukan dapat dirubah selama barang tersebut masih dalam bentuk Draft

(Belum dikirim/diajukan ke tahap selanjutnya)

• Jika terdapat kesalahan penginputan detail/jumlah barang, namun usulan tersebut sudah diajukan maka

staff yang mengajukan harus membuat surat permohonan ke pihak yang melakukan telaah terhadap

usulan Pengadaan barang tersebut (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD/BPAD)

• Untuk UKPD, pengajuan usulan pengadaan dilakukan oleh Staf UKPD lalu di telaah terlebih dahulu oleh

Kepala UKPD - Telaah Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di Telaah kembali oleh BPAD

• untuk SKPD, Pengajuan usulan pangadaan barang dilakukan oleh Sekretaris Dinas – Approval oleh

Kepala SKPD – Telaah oleh BPAD

28

28

Di level SKPD (Staf – Sekretaris – Kepala SKPD) pada menu RKBMD Pengadaan –

Usulan Pengadaan terdapat tampilan Status Workflow yang berfungsi untuk

menunjukan tahapan apa saja yang akan dilalui dari awal hingga akhir Pengajuan BMD

beserta status jumlah usulan barang yang masuk, jumlah usulan barang pada tahapan

tertentu, dan Output dari usulan barang tersebut

Jumlah barang yang telah selesai di proses Statusnya

sudah Posting/Cancel

Jumlah input barang yang telah

diajukan SKPD/UKPD

Workflow untuk UKPD

Workflow untuk SKPD

Disetiap tahapan akan ditampilkan jumlah barang yang ada di tahapan

tersbut dan belum di proses

29

29

2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)

Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD terlebih dahulu dan akan muncul

tampilan awal Dashboard. Untuk melakukan Telaah pada pengajuan usulan barang Staf UKPD,

klik RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan, maka akan muncul tampilan seperti di

bawah ini:

- Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukkan jumlah dari sub kegiatan yang mengajukan usulan

pengadaan barang

- Jumlah barang: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan oleh Staf UKPD

- Belum di proses: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan namun belum

dilakukan Telaah/Verfikasi oleh Kepala UKPD

Untuk memulai Telaah Klik tombol Action Untuk Kepala SKPD/UKPD tidak dapat

melakukan penambahan usulan baru dan hanya bertugas untuk melakukan Verifikasi

telaah pengajuan pengadaan dari Staf UKPD.

Klik tombol ‘Review’ untuk membuka halaman telaah. Dan tombol ‘Monitoring’

untuk melakukan monitoring (seperti pada Penjelasan sebelumnya)

30

30

Pilih Barang yang masih memiliki Nilai > 0 pada kolom ‘Belum Diproses’ lalu klik tombol

Maka akan muncul halaman ‘Daftar Sub – Sub Rincian Objek’ :

Pilih barang yang masih memiliki Nilai >0 pada kolom ‘Belum Diproses’ dan klik tombol

Barang untuk me-Load list barang, seperti pada gambar di bawah ini:

31

31

Jika ingin melakukan Telaah barang dengan cara terpisah maka klik Tombol Telaah

yang tersedia maka akan muncul Pop Up Telaah seperti gambar berikut:

Jika Telaah sudah selesai dilakukan maka akan ada keterangan tambahan di kolom Status.

Checklist pada barang lalu klik Kirim Telaah untuk melanjutkan proses ke tahap selanjutnya.

32

32

3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)

Sekretaris SKPD melakukan Login kedalam sistem eRKBMD untuk melaksanakan tugas dan

tanggungjawabnya untuk melakukan proses Telaah ke-2 dalam pengajuan pengadaan BMD

yang diajukan oleh staf SKPD/UKPD. Sama seperti proses Telaah sebelumnya, pilih menu

RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan

- Pada List Daftar Pengajuan di Level Sekretaris SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi

yang ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.

- Untuk melakukan proses Telaah, klik tombol action pada lokasi yang memiliki

Nilai di kolom Belum Diproses > 0

33

33

Sama seperti Kepala UKPD, Sekretaris SKPD tidak dapat mengajukan usulan

pengadaan baru, karena tugasnya hanya untuk melakukan Telaah ke-2 (Jika pengajuan berasal dari UKPD) atau Telaah ke-1 (Jika pengajuan berasal dari Staf SKPD)

Klik tombol Review pada sub kegiatan yang pada kolom Belum Diproses > 0

maka akan muncul tampilan Daftar Sub – Sub Rincian objek seperti pada gambar berikut:

34

34

Klik tombol barang pada Sub rincian objek yang masih memiliki nilai > 0 pada kolom

Belum Diproses. Sama seperti proses Telaah pada Kepala UKPD, Telaah dapat dilakukan dengan cara Batch ataupun satu per satu

Klik tombol Telaah untuk Melakukan Telaah khusus pada

barang yang dipilih

Checklist barang dan Pilih keputusan Telaah yang tersedia di Drop Down List

lalu klik Simpan Telaah untuk melakukan Telaah

35

35

Jika Sekretaris Dinas Telah selesai melakukan Telaah klik tombol Simpan untuk menyimpan

hasil Telaah, Maka pada kolom status akan terdapat keterangan tambahan hasil Telaah (Setuju/Tidak Setuju). Untuk melanjutkan Pengajuan usulan barang ke Tahapan selanjutnya

Klik tombol Kirim Telaah.

Setelah tombol Kirim Telaah di klik, maka pada kolom Status akan menunjukakn proses

selanjutnya yaitu menjadi Pengajuan KA. SKPD seperti pada gambar berikut ini:

36

36

4. Kepala SKPD (Proses Validasi Pengajuan)

Proses selanjutnya adalah masuk ke proses telaah ke-3 yang akan dilakukan oleh Kepala

SKPD. Kepala SKPD tidak dapat mengajukan usulan pengadaan baru.

Seperti proses telaah sebelumnya pilih menu pilih menu RKBMD PENGADAAN – Pilih

Usulan Pengadaan

- Pada List Daftar Pengajuan di Level Kepala SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi yang

ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.

- Untuk melakukan proses Validasi, klik tombol action pada lokasi yang memiliki

Nilai di kolom Belum Diproses > 0

37

37

Klik tombol untuk membuka halaman Daftar Sub – sub rincian objek pada

kolom Belum Diproses > 0

Klik tombol barang untuk meload Daftar workflow barang pada bagian bawah untuk melakukan

validasi oleh Kepala SKPD

38

38

Checklist pada barang yang ingin di ajukan lalu klik tombol “Kirim Pengajuan” untuk

meneruskan proses ke tahapan selanjutnya yaitu verifikasi/telaah Staf BPAD dan Validasi

oleh kepala BPAD.

5. BPAD (Tahapan Posting)

Jika kepala SKPD sudah melakukan tugasnya, maka statusnya berubah menjadi Menunggu

Verifikasi/Telaah PIC RKBMD (Staf BPAD). SKPD/UKPD menunggu Telaah dari Staf BPAD dan

perubahan statusnya dapat dilihat pada kolom status dan akan berubah jika pihak BPAD

sudah melakukan proses dan tugasnya.

39

39

Jika sudah dilakukan verifikasi oleh PIC RKBMD maka akan muncul status baru pada kolom

status yaitu menunggu pengajuan dari Kepala PIC RKBMD. Kepala PIC RKBMD akan

meneruskan pengajuan usulan pengadaan barang yang telah di Telaah oleh para PIC

RKBMD kepada Kepala Badan BPAD dengan melakukan Checklist pada barang dan Klik

“Kirim Pengajuan”.

Maka Statusnya akan berubah menjadi “Mengetahui KA.BPAD”:

40

40

Kepala BPAD akan melihat pengajuan barang yang masuk untuk diketahui dan mengirimkan

pengajuan dengan cara meng-Klik tombol “Ajukan”. Jika pengajuan telah di terima dan di

Ajukan oleh Kepala BPAD maka statusnya akan berubah menjadi “POSTING” Seperti pada

gambar di bawah ini:

Jika seluruh barang yang diusulkan oleh SKPD dan UKPD dibawahnya telah memiliki status

“POSTING” atau “Batal” (dapat dilihat dari Status Workflow, Jumlah Usulan = Jumlah

Selesai).

maka pada level SKPD dapat melakukan download Surat Pernyataan pada menu RKBMD

Pengadaan – Usulan Pengadaan – Dibagian paling bawah (yang terdiri dari Surat Usulan,

Surat Pernyataan dan Lampiran) yang telah disediakan dengan Klik tombol Download Surat

Pernyataan.

41

41

Surat-surat tersebut harus di Print dan ditandatangani lalu di scan utuk diupload

kembali kedalam sistem, agar Usulan barang-barang yang telah diajukan dapat di posting

ke daftar RKBMD.

Untuk melakukan Posting Surat Lampiran yaitu dengan Klik tombol Upload Surat

Pernyataan maka akan muncul Pop up untuk melakukan Attach Surat-surat lampiran, Klik

Browse pada tiap attachment dan Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.

42

42

Setiap dokumen yang telah diupload akan diverifikasi terlebih dahulu oleh PIC RKBMD dan

selanjutnya jika telah disetujui maka usulan tersebut akan di posting ke dalam daftar

RKBMD.

Jika SKPD telah melakukan upload Surat pernyataan dengan Status “Menunggu Validasi”

Atau “Selesai” maka Daftar pengajuan usulan barang tidak dapat diubah kembali

atau ditambahkan usulan barang baru.

Jika Surat Pernyataan Tidak Disetujui oleh PIC RKBMD maka Statusnya akan berubah

menjadi “DRAFT” dan dapat melakukan penambahan usulan barang baru dan diwajibkan

untuk melakukan Download Surat Pernyataan baru dan melakukan Upload Revisi

Surat Pernyataan.

Klik untuk melakukan download Surat Pernyataan baru jika ada perubahan data usulan barang

Upload revisi surat pernyataan jika terdapat perubahan

43

43

Jika Surat pernyataan telah di Setujui, maka statusnya akan berubah menjadi “Selesai” dan

Pada menu Daftar RKBMD dapat dilihat daftar usulan Pengadaan barang yang telah di

posting sesuai dengan yang di input SKPD/UKPD

44

44

F. RKBMD PEMELIHARAAN

1. Staf SKPD/UKPD (Usulan Pemeliharaan)

Staf SKPD/UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD Pemeliharaan dan melakukan

penambahan usulan barang dengan cara pilih menu RKBMD PEMELIHARAAN – pilih

Usulan Pemeliharaan

Pada tampilan Daftar sub kegiatan akan menampilkan list sub kegiatan yang sudah

pernah diajukan beserta rinciannya, atau dapat mengajukan pengajuan dengan sub

kegiatan yang baru.

Klik tombol BUKA untuk membuka tampilan daftar

Sub Kegiatan

45

45

• Lokasi : Menunjukan informasi nama dan kode lokasi SKPD/UKPD

• Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukan jumlah dari sub kegiatan yang telah diajukan

• Jumlah Barang: Menunjukkan jumlah barang yang telah di list untuk diajukan

• Belum diproses : Menunjukkan jumlah barang yang masih dalam bentuk Draft (belum

diajukan)

• Action : Digunakan untuk membuka halaman Daftar sub kegiatan beserta Detail

pengajuan barang per sub kegiatan

Klik tombol Pengajuan untuk membuka tampilan pengajuan Usulan

pemeliharaan dan membuat list pengajuan usulan pemeliharaan baru

Klik tombol Monitoring Sub Kegiatan untuk membuka halaman monitoring

dan melihat status pengajuan dari barang-barang yang ada pada sub

kegiatan tersebut

Klik tombol Edit untuk melakukan perubahan pada data sub kegiatan

Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan data sub Kegiatan pada list

Daftar Sub Kegiatan

Klik tombol Hapus untuk menghapus program kegiatan dari list

46

46

Berikut ini adalah Tampilan dari penambahan/Pengeditan Data Sub Kegiatan pada halaman

Daftar sub kegiatan Jika tombol dan di klik:

Berikutnya adalah melakukan penambahan usulan pemeliharaan baru pada Sub Kegiatan

dengan menekan tombol .

Pada tahap pertama, SKPD/UKPD diharuskan memilih barang yang terdaftar pada KIB untuk

diusulkan pemeliharaannya. Pilih KIB, kemudian input nama barang di kolom Barang untuk

mencari barang secara spesifik, atau kosongkan untuk menampikan barang secara

keseluruhan. Kemudian klik .

- Tahun dan Lokasi Default dan tidak dapat diubah - Pilih Sub Kegiatan yang tersedia pada Drop Down List - Isikan field Keterangan jika terdapat keterangan

tambahan yang ingin dimasukkan **Setiap Sub kegiatan hanya dapat ditambahkan 1x

47

47

Pilih barang yang akan diusulkan untuk dipeliharan, kemudian klik .

Jika seluruh barang yang ingin diusulkan untuk dipelihara sudah masuk kedalam tabel

Daftar barang yang akan diajukan dalam RKBMD Pemeliharaan, klik . Jika

ingin menghapus barang dari daftar yang ingin dipelihara, pilih barang kemudan klik

.

48

48

Tahap kedua, SKPD/UKPD memasukan komponen pemeliharaan kedalam barang yang akan

dipelihara.

Ada 2 tahapan dalam pemilihan komponen pemeliharaan, pertama pilih komponen

pemeliharaan, kedua pilih jenis kapitalisasi.

Klik tombol Pilih komponen untuk memilih komponen

pemeliharaan

49

49

Saat memilih komponen pemeliharaan, terdapat 2 jenis pencarian, yaitu pencarian per

kategori untuk menampilkan komponen berdasarkan Kode Barang, dan pencarian

custom untuk menampilkan komponen sesuai dengan kata yang diinput dalam kolom

pencarian.

Setelah melakukan pencarian, pilih salah satu komponen yang ingin digunakan untuk barang

yang akan dipelihara.

Selanjutnya adalah memilih jenis kapitalisasi dari komponen pemeliharaan yang dipilih.

Kemudian klik

50

50

Jika sudah disimpan, maka komponen pemeliharaan yang dipilih akan muncul didalam kolom

Komponen Pemeliharaan. untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya, klik .

Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang akan diusulkan.

apabila sudah benar, maka pilih barang yang akan diusulkan untuk kemudian dikirim kepada

akun penelaah untuk di telaah dengan mengklik tombol .

51

51

**Notes:

• Untuk UKPD, pengajuan usulan pemeliharaan dilakukan oleh Staf UKPD lalu di telaah terlebih dahulu

oleh Kepala UKPD - Telaah Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di Telaah kembali

oleh BPAD

• untuk SKPD, Pengajuan usulan pemeliharaan dilakukan oleh Sekretaris Dinas – Approval oleh Kepala

SKPD – Telaah oleh BPAD

2. Proses Telaah (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD)

Saat log in menggunakan akun penelaah (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD), klik tanda

notifikasi yang berada di pojok kanan atas untuk menelaah usulan pemeliharaan yang

diajukan.

Angka pada icon lonceng (notifikasi) menandakan jumlah usulan pemeliharaan yang perlu ditelaah.

Setelah tombil notifikasi di klik, maka akan muncul nama kegiatan serta nama SKPD/UKPD yang

perlu ditelaah usulan pemeliharaannya.

Klik tombol notifikasi untuk melakukan telaah terhadap

usulan pemeliharaan

52

52

Untuk menelaah usulan Pemeliharaan, dapat dilakukan dengan 2 cara. Cara pertama,

penelaah terhadap keseluruhan barang yang diusulkan dengan cara memilih barang mana

saja yang akan ditelaah, kemudian pilih hasil penelaahan apakah disetujui, tidak disetujui

atau dikembalikan untuk diperbaiki pada dibagian bawah. Kemudian klik simpan

telaah .

53

53

Cara kedua, penelaahan usulan barang pemeliharaan satu persatu dengan cara menekan

tombol telaah pengajuan pada kolom Action yang ada di sisi kanan barang yang ingin

ditelaah.

Pilih Hasil Penelaahan, kemudian klik .

54

54

Setelah semua barang yang diusulkan telah di telaah, klik untuk melanjutkan.

Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang telah ditelaah.

apabila sudah benar, maka pilih barang yang telah di telaah untuk kemudian di kirim ke fase

selanjutnya dengan menekan tombol .

55

55

3. Proses Validasi Usulan (Kepala SKPD)

Usulan yang telah ditelaah oleh Sekretaris SKPD, harus divalidasi terlebih dahulu oleh

Kepala SKPD sebelum nantinya akan di telaah kembali oleh PIC RKBMD. Saat log in

menggunakan akun Kepala SKPD, klik tanda notifikasi yang berada di pojok kanan atas

untuk melakukan validasi usulan pemeliharaan yang telah ditelaah.

Setelah tombil notifikasi di klik, maka akan muncul nama kegiatan serta nama SKPD/UKPD

yang perlu validasi usulan pemeliharaannya.

Klik tombol notifikasi untuk melakukan validasi terhadap

usulan pemeliharaan

56

56

Untuk melakukan validasi, pilih barang yang akan di validasi kemudian klik .

Kemudian klik untuk melanjutkan ke halaman review, sebelum nantinya dikirim ke akun PIC RKBMD untuk ditelaah.

Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang akan telah divalidasi.

apabila sudah benar, maka pilih barang yang telah di validasi untuk kemudian di kirim ke

fase selanjutnya dengan menekan tombol .

57

57

Jika sudah divalidasi, selanjutnya tinggal menunggu hasil telaah oleh PIC RKBMD dan

validasi oleh Kepala BPAD. Jika sudah di validasi oleh Kepala BPAD selanjutnya staf SKPD

melakukan Download dan Upload dokumen lampiran RKBMD yang harus

ditandatangani oleh Kepala SKPD.

4. Download dan Upload Dokumen Lampiran RKBMD (Staf SKPD)

Untuk melakukan upload dan download lampiran RKBMD, masuk ke menu RKBMD

PEMELIHARAAN dan kemudian pilih sub menu Berita Acara Pengajuan. Klik

untuk mendownload lampiran RKBMD, dan klik

untuk mengupload file lampiran RKBMD yang telah di tandatangani

oleh kepala SKPD.

Terdapat 3 jenis file Lampiran yang perlu di upload yaitu, Surat Usulan, Surat Pernyataan

dan Lampiran. Masing-masing file wajib ditandatangani oleh kepala SKPD selaku

penanggungjawab atas segala usulan yang diusulkan oleh SKPD serta UKPD yang berada

dibawahnya.

58

58

Upload dokumen lampiran sesuai dengan jenis dokumenya masing-masing, mulai dari

Surat Usulan, Surat Pernyataan dan Lampiran. Kemudian klik .

Selanjutnya klik untuk mengirim file lampiran yang kemudian akan ditelaah oleh PIC RKBMD.

59

59

Setelah mengirim dokumen lampiran RKBMD. Tahap selanjutnya adalah menunggu hasil

telaah dokumen lampiran oleh PIC RKBMD. Apabila dokumen telah disetujui oleh PIC RKBMD, maka usulan RKBMD SKPD/UKPD dianggap selesai dan SKPD beserta UKPD yang

berada dibawahnya sudah tidak bisa lagi melakukan pengajuan usulan RKBMD.

...::: Selesai :::...