manual book e-presensi pacitan...

BUKU MANUAL APLIKASI e-PRESENSI

BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH KABUPATEN PACITAN

Geomoto Media & Technology Halaman : 1

(MANUAL BOOK)

APLIKASI e-PRESENSI

Aplikasi e-Presensi adalah aplikasi sistem informasi untuk mencatat data kehadiran pegawai serta menyajikan laporan rekap pegawai pada masing-masing OPD yang ada pada lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan. Proses tersebut meliputi perekaman, pendaftaran pada mesin, sinkronasi pegawai melalui API yang tersedia, penentuan template jadwal, penentuan hari libuar dan hari cuti nasional, penentuan kategori dispensasi, serta penentuan hak akses dari masing-masing OPD yang tersedia.

Aplikasi e-Presensi ini merupakan aplikasi berbasis web yang menggunakan koneksi database MySQL dan Web Server serta API dari kitaserver. Hak akses untuk Aplikasi e-Presensi dibagi menjadi 3 hak akses yaitu:

- Administrator (Admin BKD) - Admin OPD (Admin yang ditentukan oleh masing-masing OPD) - Pegawai (PNS yang terdaftar pada Mesin e-Presensi)




Gambar 1.1

Alur Sistem e-Presensi bisa dilihat pada gambar 1.1. yang mana menjelaskan terkait alur, dimana:

Aplikasie-Presensi

PerekamansertapendaftaranPegawaikeMesinPresensi

DaftarkanPINPegawaisertapenentuanLoginPegawai

Menentukan TemplateJadwaluntukPNS

PencatatanPresensi,Kehadiran,Izin,dll

Laporan/RekapLaporan

Alur Sistem




- Proses pertama adalah proses perekaman, proses perekaman dilakukan dengan mendaftarkan sidik jari dari masing-masing pegawai serta mensinkronasikan PIN ke dalam aplikasi e-Presensi

- Menentukan template jadwal pada masing-masing pegawai, template jadwal akan melekat sepenuhnya ke pegawai dan berlaku sampai waktu yang ditentukan

- Proses bisnis e-Presensi akan berjalan sebagaimana biasanya - Proses pembuatan laporan dapat dilakukan realtime

Hak Akses untuk administrator :

- Dashboard Pada halaman dashboard, pegawai dapat melihat peta mesin yang telah terdaftar pada aplikasi, presentasi kehadiran pada masing-masing OPD pada hari tersebut, jadwal masuk – keluar, serta perhitungan jam kerja

- Presensi List presensi disajikan dalam 2 bentuk, yaitu tampilan list dan kalender

- Ijin Pegawai Ijin pegawai berfungsi untuk mengajukan ijin pegawai apabila berhalangan hadir pada hari tertentu, serta untuk dilakukan proses verifikasi oleh masing-masing admin OPD yang bertanggung jawab untuk memverifikasi

- Jadwal Pegawai o Template Jadwal

Template digunakan untuk menambah dan mengubah template jadwal yang akan digunakan oleh pegawai

o Hari Libur Pegawai Hari libur pegawai digunakan untuk mengatur hari libur baik cuti bersama pada periode tersebut

- Referensi o Pegawai




Pegawai digunakan untuk melihat list pegawai yang terdaftar sebagai PNS sah yang ada pada lingkungan Pemerintah Kabupate Pacitan

o Kategori Dispensasi Kategori dispensasi adalah referensi untuk menentukan dispensasi apa saja yang terdapat pada sistem

- Manajemen Laporan o Laporan Presensi

Laporan Presensi digunakan untuk mencetak data presensi seluruh pegawai

o Laporan Ijin Pegawai Laporan ijin pegawai digunakan untuk mencetak data ijin pegawai

- Mesin Sidik Jari Modul ini untuk melihat pegawai yang terdaftar pada tiap mesin

Hak Akses untuk Admin OPD :

- Dashboard Pada halaman dashboard, admin OPD dapat melihat jadwal masuk – keluar, serta perhitungan jam kerja



- Daftar Pegawai Daftar pegawai digunakan untuk melihat list pegawai yang terdaftar pada OPD tersebut

- Verifikasi Ijin Pegawai




Digunakan untuk melakukan Verifikasi ijin pegawai yang mengajukan izin

- Manajemen Laporan o Laporan Presensi

Laporan Presensi digunakan untuk mencetak data presensi seluruh pegawai yang terdaftar pada OPD tersebut

o Laporan Ijin Pegawai Laporan ijin pegawai digunakan untuk mencetak data ijin pegawai yang terdaftar pada OPD tersebut

Hak Akses untuk Pegawai:

- Dashboard Pada halaman dashboard, pegawai dapat melihat jadwal masuk – keluar, serta perhitungan jam kerja



Untuk membuka halaman Aplikasi e-Presensi ini pengguna dapat menjalankan melalui jendela browser (web browser), Aplikasi ini compitable dengan browser : Mozilla dan Google Chrome. Disarankan menggunakan web browser dengan update terkini. Untuk masuk ke halaman, pengguna harus masuk ke alamat dimana lokasi aplikasi terinstall, pengguna dapat mengakses aplikasi di :

presensi.pacitankab.go.id




Setelah dijalankan maka sistem akan meminta login dan password pengguna untuk masuk ke menu administrator. Setelah username dan password terisi klik tombol MASUK.

Masukkan NIP dan Password, apabila login berhasil maka pengguna akan masuk ke halaman utama (dashboard) dari Aplikasi e-Presensi, apabila gagal, sistem akan mengeluarkan pesan erros seperti di bawah ini :




1. Administrator (Admin BKD) - Dashboard




• Button minimize, untuk mengecilkan tampilan menjadi terlihat lebih luas

• Button logout, untuk keluar dari aplikasi • Profile, untuk melihat profil dari pengguna • List presensi berdasarkan OPD, untuk melihat presentasi kehadiran

pada hari tersebut • Jadwal masuk, jadwal keluar, perhitungan jam kerja, dan jumlah

penerimaan TPP




- Presensi Saya -> Presensi




- Presensi Saya -> Ijin Pegawai

- Manajemen Pegawai -> Jadwal Pegawai-> Template Jadwal




- Manajemen Pegawai -> Jadwal Pegawai -> Hari Libur

Pegawai

- Referensi -> Pegawai




- Referensi -> Kategori Dispensasi

- Manajemen Laporan -> Presensi




- Manajemen Laporan -> Ijin Pegawai

- Manajemen User -> User




- Manajemen Mesin -> Mesin Sidik Jari

2. Admin OPD (Admin yang ditentukan oleh masing-masing OPD) - Dashboard




- Manajemen Laporan -> Presensi

- Manajemen Laporan -> Ijin Pegawai




3. Pegawai (PNS yang terdaftar pada Mesin e-Presensi)

- Dashboard


manual book e-presensi pacitan...

Documents