Hal. 1

Daftar Isi Login MASTER TRANSAKSI Sales Order Penjualan Retur Penjualan History Harga Pembayaran Produksi Opname Stock Tombol Menu Mencari Nama Memorized Item Setting Harga Jual SUMMARY Serial Number Index Langganan Sales Summary LAPORAN UTILITY Setup Password Setup Sistem Zap Data Lain-lain Import Data dari IS Windows Hasil Import Transfer Data Update Data Transfer Nota Pemindahan Create Perusahaan Baru Tgl. Awal & Akhir Transaksi ADMIN POS Master Best Buy Transaksi POS Down Payment Cash Drawer Laporan POS Setup Sistem Dua Monitor COST CONTROL 3 5 11 12 15 24 26 27 29 30 35 37 39 40 46 51 52 55 57 62 62 69 83 84 84 85 87 89 90 91 95 96 98 99 100 101 107 108 111 112 124 128

Hal. 2

Login Program ISX mempunyai security yang lengkap, pada saat login, program akan mengetahui otoritas user dan secara otomatis menampilkan menu-menu yang disediakan khusus untuk user tsb. Untuk setting otoritas dan menu, bisa dilakukan di Utility -> Setup Password. Login default adalah: User ID: bos, Password: boss Anda juga dapat gunakan keypad. mis: User ID: 89, Password: 56, maka klik 89 56

Hal. 3

Anda dapat mengakses menu dari toolbar ataupun icon pada layar.

Hal. 4

MASTER

Anda dapat mengisikan pada menu Master:

Master Golongan Master Lokasi Master Wilayah Satuan Merek Kurs Stock Supplier Langganan Salesman

= Pengolongan stock = Lokasi stock = Wilayah Supplier / Langganan = Satuan (mis. Pcs, Lusin, Kotak) = Merek = Jenis mata uang dan kurs. = Data Stock dan saldo awal = Data Supplier dan saldo awal = Data Langganan dan saldo awal = Data Salesman

Hal. 5

Master Golongan Contoh pengisian Master Golongan

Master Lokasi Contoh pengisian Master Lokasi

Master Wilayah Contoh pengisian Master Wilayah

Hal. 6

Master Satuan Contoh pengisian Master Satuan

Master Merek Contoh pengisian Master Merek (Master Merek ini adalah optional, boleh dipakai atau tidak dipakai)

Master Kurs Contoh pengisian Master Kurs Kurs Pajak adalah kurs yang digunakan pada Faktur Pajak

Hal. 7

Master Stock Barang-barang didaftarkan di Master Stock Harga Pokok: Harga Pokok dihitung otomatis oleh program.

PPN, Bebas, Tidak Kena PPN: Item dapat dikelompokkan atas Kena PPN, Bebas PPN atau Tidak Kena PPN. Pada transaksi, program akan mengenakan PPN untuk item yang Kena PPN saja. Jasa: Suspended: Gambar: Item Jasa tidak akan tampil di Laporan Saldo Stock. Item yang sudah discontinue, tidak digunakan di transaksi dan tidak muncul di laporan. Gambar item. Pada faktur, klik tombol Kamera, otomatis akan tampil gambar tsb.

Copy Memo ke Penjualan/SO: Memo ini akan dicopykan ke Memo di Penjualan/SO Markup Untuk markup akan dijelaskan pada bab lain

Anda dapat mengisi item dengan berbagai jenis satuan. Satu item dapat terdiri atas beberapa kelompok Harga Jual, yaitu: Harga Grosir, Harga Retail, Harga $, Harga #3, #4, #5 (mis. harga kios, daerah, kanvas) Anda bisa set langganan tertentu akan otomatis dapat kelompok harga tertentu.

Hal. 8

Saldo Awal Anda dapat mengisi Saldo Awal stock di Saldo Awal. Master Supplier Penjelasannya lihat di Master Langganan Master Langganan Data Langganan dan Saldo awal piutang diisikan di sini. Anda bisa mengisi Jenis Harga yang berlaku untuk setiap langganan. Pada Master Stock terdapat 5 jenis harga jual, yaitu: Harga #1 (Grosir), Harga #2 (Retail), Harga #3, #4, #5. (mis. Harga kios, daerah, kanvas, dsb.) Anda dapat menentukan pelanggan termasuk kelompok harga yang mana, pada saat penjualan otomatis akan muncul jenis harga jual tsb. Disc % otomatis akan muncul di SO. Disc % dan Jatuh Tempo otomatis akan muncul di Faktur Penjualan. Piutang langganan bisa berupa beberapa jenis mata uang. Untuk memilih mata uang, gunakan F2.

Hal. 9

Master Salesman Data Salesman diisikan disini.

Hal. 10

TRANSAKSI

Anda mengisi transaksi sehari-hari di bagian Transaksi. Penjelasan Purchase Order, Pembelian, Retur Pembelian, Pelunasan Hutang, harap lihat di Sales Order, Penjualan, Retur Penjualan, Pembayaran Piutang, karena penjelasannya sama.

Hal. 11

Sales Order Sales Order (SO) adalah nota pesanan dari Langganan. SO ini adalah optional, karena ada toko yang membeli barang langsung tanpa melalui pesanan.

Pada nota bisa diisikan disc% maupun disc nominal. Disc disini adalah disc bertingkat. Contoh: Item dengan harga Rp. 100.000, disc 10% + 5% artinya: Rp. 100.000 disc 10% = Rp. 900.000, disc 5% lagi = Rp. Rp. 855.000,Anda dapat memberikan disc yang berlaku untuk semua item (disc nota) atau berbeda-beda untuk setiap item (disc item). Contoh: Disc nota

Hal. 12

Contoh: disc item

Pada bagian bawah nota akan tampil:

Jumlah jenis barang Jumlah qty Jumlah harga

Program akan tampilan No.Nota Terakhir.

Barang-barang yang telah dikirim (lihat: Faktur Penjualan), akan tampil di kolom Kirim. Bila pesanan telah dikirim, maka SO ini tidak bisa diubah / dihapus. Nota tsb. akan dikunci, akan muncul tombol Lock warna biru. Bila Faktur Penjualan ybs. dibatalkan, maka nota tsb. akan bebas kembali untuk diubah / dihapus.

Anda dapat mencetak nota SO ini dengan tombol Cetak

Hal. 13

Catatan: Bila nota tsb. belum dikirim semua tapi mau dianggap selesai, maka Anda dapat check Tutup Nota Ini.

Program didesain untuk resolusi monitor 1152 x 864, namun bila Anda menggunakan resolusi di bawah itu, misalnya 1024 x 768, Anda tetap dapat mengisi nota dengan lancar. Program akan otomatis munculkan tombol Add di atas sehingga Anda tidak perlu mengeser ke unjung nota untuk mendapatkan nota tsb.

Hal. 14

Penjualan Contoh Faktur Penjualan.

Anda dapat memilih Nama Langganan dari Daftar (F2)

Hal. 15

Atau isi langsung Kode Langganan ybs.

Bila ini adalah pengiriman untuk SO, isikan no.nota SO ybs. dan klik tombol centeng. Program akan otomatis mengisi item SO tsb. Anda bisa mengubah Qty barang yang dikirim, misalnya Anda hanya mengirim sebagian pesanan. Jumlah yang telah dikirim tsb. akan tampil di Nota SO, kolom Kirim

Untuk Penjualan Kontan, Anda tinggal centeng kotak Kontan

Bila piutang langganan melampaui Plafon Kredit, maka program akan berikan peringatan Over Limit.

Hal. 16

Anda dapat menambah catatan Serial Number

atau Memo

Hal. 17

Anda dapat mengecek saldo stock item dengan klik tombol Cari Stock Caranya: klik Kode Stock ybs kemudian klik tombol Cari Stock

Anda dapat melihat gambar item. Caranya: klik Kode Stock ybs kemudian klik tombol Kamera

Hal. 18

Program akan mencatat siapa yang membuka/edit/cetak faktur tsb.

Hal. 19

Pada Penjualan, ada kalkulator simple, bila Anda ingin menghitung uang kembalian

Anda dapat mencetak: Faktur Pajak, Surat Jalan, Faktur Penjualan dengan klik tombol Cetak. Bila Anda geserkan mouse ke tombol ybs, akan muncul tips tombol tsb.

Hal. 20

Contoh Print-out Form:

Catatan:

Hal. 21

Program akan selalu menampilkan stock sekarang. Bila Anda tidak ingin tampilkan informasi tsb., Anda dapat setting di Setup Sistem Informasi stock tsb. tidak tampil, bila fakturnya adalah faktur lama (tgl. faktur bukan tgl. hari ini). atau faktur tsb. sudah dikunci. Contoh Faktur dikunci: Anda tidak ingin operator mengubah/menghapus faktur yang sudah ada. Dengan demikian faktur yang telah direkam tidak dapat diubah/dihapus lagi. Fasilitas ini dapat disetting di Setup Sistem Faktur tsb. sudah ada pembayaran, sehingga tidak boleh diubah/dihapus lagi. Bila pembayarannya dibatalkan, maka faktur tsb. bisa diubah/dihapus kembali.

Pada Master Stock, Anda bisa mengisikan memo barang ybs.

Hal. 22

Bila Anda ingin memo tsb. langsung dicopy ke Memo Penjualan / SO, Anda tinggal centeng pilihan: Copy Memo ke Penjualan/SO

Contoh Print Out dengan Memo (1 Form)

Hal. 23

Retur Penjualan

Hal. 24

Contoh Retur Penjualan

Pada Retur Penjualan, kemungkinan:

Langganan retur barang, dan minta dikembalikan uangnya. Contoh: Langganan retur barang senilai Rp. 800.000, dan Anda mengembalikan uang Rp. 800.000 Langganan retur barang, sedangkan Langganan ini masih mempunyai piutang. Daripada mengembalikan uang tunai, lebih baik memotong faktur yang belum lunas. Contoh: Langganan retur barang senilai Rp. 800.000, nilai tsb. digunakan untuk memotong faktur No. 500002. Dengan demikian faktur No. 500002 tsb. akan dipotong sebesar Rp. 800.000. Barang yang diretur tsb. tidak harus sama dengan item yang di faktur penjualan, karena kenyataannya di lapangan tidak praktis untuk mencari kembali nota lama tsb., bisa karena notanya sudah lunas, atau ada lima nota dengan barang tsb., sehingga tidak tahu mau pilih nota yang mana. Dengan demikian tujuan utama adalah untuk memotong nilai faktur.

Bila ini adalah untuk retur terhadap faktur lama, maka pilih faktur-faktur yang belum lunas. Hal. 25

Program akan catat di: Nota ini Retur ke _____________

Bila ada kesalahan, Anda ingin membatalkan, maka klik tombol Batal kemudian Save

History Harga

Hal. 26

Pada Faktur Pembelian, Penjualan, Retur Beli, Retur Jual ada tambahan tombol History Harga. Dengan History ini Anda dapat mengetahui berapa harga item A yang pernah dijual kepada langganan B.

Pada Setup Sistem, Anda dapat memilih tanggal dimulainya History Harga. Misalnya Anda ingin tampilkan history mulai dari dua tahun yang lalu. Anda tidak ingin tampil history yang terlalu lama karena mungkin sudah tidak relevan. Bila daftarnya terlalu panjang, maka program akan tampilkan 20 harga terakhir.

Pembayaran Piutang

Hal. 27

Contoh Pembayaran

Cara melakukan pembayaran adalah sbb: Sesudah mengisi Langganan, klik tombol Update Program akan otomatis mengisi sendiri faktur-faktur yang belum lunas

Hal. 28

Bila Anda tidak ingin repot mengetik nilai yang harus dibayar, maka cukup klik tombol Bayar Penuh, program otomatis akan mengisi sendiri nilainya.

Pada Faktur Penjualan, akan otomatis tercatat sebagai telah dibayar, dan Anda dapat tampilkan informasi pembayarannya.

Hal. 29

Cetak Kwitansi Untuk mencetak kwitansi Penerimaan Penerimaan barang, ini akan menambah stock Pemakaian Pemakaian barang, ini akan mengurangi stock Pemindahan Memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi lain Produksi Contoh pengisian Produksi. Program akan mengurangi stock Bahan Baku dan menambah stock Barang Jadi. Klik tombol Hitung, program otomatis akan menghitung Harga Pokok barang jadi tsb. (khusus untuk produksi banyak bahan baku menjadi satu barang jadi)

Hal. 30

Opname Stock

Opname Stock ada dua macam, yaitu: Opname langsung Opname Selektif Isi Hasil Opname Anda melakukan opname dan langsung input ke program. Item-item yang ingin diopname dicatat dulu, sesudah opname, bisa langsung berjualan, hasil opname bisa diisi kemudian.

Opname langsung Opname Selektif

Hal. 31

Opname Langsung Contoh Opname Langsung:

Opname Selektif Pada Opname Selektif, sesudah opname, Anda dapat langsung memulai transaksi, tidak perlu menunggu selesainya pengisian hasil opname. Pada Opname Langsung: Opname stock -> Isi hasil opname -> memulai transaksi Pada Opname Selektif: Opname stock -> memulai transaksi -> isi hasil opname kemudian.

Hal. 32

Prosesnya adalah sbb: Create dulu daftar barang yang akan diopname.

Dalam menyusun daftar barang, Anda dapat memilih dari Nama Barang, Golongan atau Rak, Anda dapat memilih cara yang sama ber-ulang2. Anda harus klik tombol Update (tanda Kilat) agar pilihan tsb. diisikan ke dalam daftar. Contoh: Anda memilih Nama Barang dari: Axxxxx s/d Cxxxxx dilanjutkan dari: Gxxxxx s/d Kxxxxx Anda juga dapat memilih dari Golongan tertentu, misalnya: Stationary atau dari Rak ________ s/d ________

Pada saat Rekam, program akan mengurut daftar sesuai Kode Stock untuk memudahkan pencarian.

Hal. 33

Anda dapat mencetak worksheet untuk daftar isian hasil opname.

Anda dapat mengisi hasil opname ini belakangan, walaupun sesudah ada pembelian / penjualan. Program akan secara otomatis menyesuaikan selisih stocknya. Bila sudah selesai isi semua Hasil Opname, klik tombol Posting. Anda dapat mengisi Hasil Opname tsb. dalam beberapa tahap, sepanjang belum Posting, maka belum dihitung. Bila sudah Posting, maka Hasil Opname dianggap sudah selesai, dan daftar tsb. akan dikunci dan tidak bisa diubah lagi.

Hal. 34

Catatan: Pilihan lain opname adalah menggunakan mesin handheld PDT, fasilitas ini ada di:

Hal. 35

Tombol Menu Pada Master File, program akan memulai dengan Cari. Pada Transaksi, program akan memulai dengan Isi. Untuk mencari nota sebelumnya, maka klik tombol Cancel atau , kemudian Find

Untuk Exit klik tombol Cancel atau kemudian Exit.

Untuk tombol-tombol program, bisa menggunakan hot-key. Misalnya Ctrl+N untuk nota baru, Ctrl+Ins untuk item baru.

Hal. 36

Anda dapat menaruh form di background. Sebagai contoh: Anda membuka Master Golongan, kemudian klik belakang (background), maka Master Golongan ini akan disimpan di background. Form tsb. bisa dicari kembali di menu Window

Anda dapat mencetak layar (printscreen) dengan tombol Potret

Anda dapat Logout tanpa Exit dari program, di File -> Logout, dan kemudian Login kembali. Bila Anda menggunakan versi LAN, cara ini tidak dianjurkan karena akan dianggap sebagai satu user.

Hal. 37

Mencari Nama Pada Nota, Anda dapat mencari Nama Barang atau Nama Supplier / Langganan dari nama depan, tengah atau belakang. Kolom biru untuk Nama Barang Kolom hijau untuk Nama Supplier / Langganan

Mis. Nama Langganan: ASIA akan tampil: ASIA JAYA BENUA ASIA SERBA ASIA MAKMUR Mis. Nama Barang: Kopi akan tampil: Biji Kopi Arabika Biji Kopi Robusta Kopi Instan Kopi Luwak Permen Kopiko Contoh:

Bila Anda ingin tampil informasi yang lebih detail, maka Anda bisa setting di Setup Sistem: Tampil Informasi Harga pada Cari Nama Barang

Hal. 38

maka pada Pembelian, tampilannya akan menjadi:

dan pada Penjualan, tampilannya akan menjadi:

Hal. 39

Memorized Item Untuk item-item yang sering transaksi, daripada mengisi berulang-ulang, lebih mudah kalau diingat (memorized). Pada saat membuka faktur baru, Anda tinggal memanggil memorized tsb. Memorized ini juga digunakan sebagai formula / resep, contoh: Parcel birthday 2 Kotak coklat 1 Kotak biscuit 1 Kotak permen Yummy 1 boneka Pada setiap jual, Anda bisa cantumkan berapa set parcel:

Pada saat jual, Anda tinggal sebutkan saja qty-nya. Misalnya: 3 set, maka semua item2 tsb. akan dikalikan 3x Ada kemungkinan harga-harga item ybs telah berubah. Untuk itu Anda bisa menklik tombol Update untuk update ke harga jual terbaru.

Hal. 40

Setting Harga Jual Pada Master Stock, Anda dapat menentukan 6 jenis harga, yaitu: Harga Grosir Harga Retail Harga $ Harga #1 (mis. Harga kios) Harga #2 (mis. Harga daerah) Harga #3 (mis. Harga kanvas)

Pada Master Langganan, Anda dapat menentukan Jenis Harga yang diberlakukan pada langganan tsb.

Hal. 41

Pada saat Penjualan, program otomatis akan menampilkan harga jual yang sesuai dengan kriteria Langganan tsb. Bila Harga acuan adalah dalam USD, maka setiap perubahan kurs, Anda tinggal klik satu tombol untuk menghitung ulang harga dalam Rp. Untuk item yang tidak mempunyai harga USD (hanya Rp. saja), program tidak akan mengubah harga tsb. Fasilitas ini ada di Setup Sistem -> Misc

Anda dapat menentukan Harga Jual dari Markup Harga Beli. Anda dapat menentukan % Markup yang berbeda-beda untuk setiap Golongan.

Hal. 42

Agar harganya tidak pecahan, Anda dapat memilih Pembulatan Contoh: Bulat: Ke-10an: Ke-100an: Bulat: Ke-10an: Ke-100an: Markup Harga Bila Anda mempunyai item yang sangat banyak, akan cukup repot menentukan harga jual setiap barang. Anda dapat memanfaatkan fasilitas Markup Harga. Anda dapat lakukan markup per setiap barang, artinya setiap barang akan mempunyai markup yang berbeda-beda. Anda dapat juga lakukan markup secara global, artinya satu markup untuk semua barang, atau kombinasi, yaitu Anda lakukan markup secara global, kemudian untuk beberapa barang tertentu baru markup tersendiri. Contoh: Anda mempunyai 5.000 barang, Anda markup semuanya 10%, kemudian untuk 20 barang tertentu, Anda ubah nilai markup-nya tersendiri, misalnya 7.5% atau 12.5% Markup per barang Pada Master Stock, Anda dapat isikan nilai Markup untuk setiap jenis harga. Klik tombol Update (Kilat), program otomatis akan hitung masing-masing harga jual sesuai Markup tsb. 15,555.50 menjadi 15,556.00 15,555.50 menjadi 15,560.00 15,555.50 menjadi 15,600.00 15,444.40 menjadi 15,444.00 15,444.40 menjadi 15,440.00 15,444.40 menjadi 15,400.00

Hal. 43

Untuk mudahnya, Anda tidak perlu isi nilai markup tsb. satu per satu barang. Anda dapat isikan default markup di Setup Sistem.

Kemudian pada Master Stock, untuk barang yang cocok, Anda klik tombol Update, otomatis nilai markup tsb. akan dicopy.

Update secara global Bila Anda mempunyai ribuan item, Anda jelas tidak ingin repot-repot melakukan copy ini pada setiap barang, untuk itu Anda dapat lakukan secara global, yaitu: Pada Setup Sistem, klik tombol Update. Program akan copykan langsung ke semua item di Master Stock.

Biasanya nilai Markup adalah sama untuk sebagian besar item, untuk item yang berbeda, Anda tinggal mengubahnya di Master Stock.

Hal. 44

Sesudah semua nilai Markup terisi, bila Anda tidak ingin repot-repot hitung setiap barang di Master Stock, maka Anda dapat lakukan perhitungan sekaligus untuk semua barang, yaitu di Setup Sistem. Proses ini akan melakukan perhitungan markup ke semua barang, sesuai dengan nilai markup yang tercatat di masing-masing item.

Laporan Markup Anda dapat mencetak laporan Markup di Daftar Harga

Hal. 45

Contoh laporannya:

Selain itu Anda juga dapat mencetak Daftar Perubahan Harga, sehingga memudahkan Anda untuk mencetak label harga yang baru.

Hal. 46

SUMMARY

Search Cari Stock dari Nama Barang. Nama Barang bisa dicari dari nama depan, tengah atau belakang. Tersedia tiga pilihan Cari Stock: Harga Beli, Harga Grosir, Harga Retail, karena mungkin Anda tidak ingin operator mengetahui Harga Beli, dengan demikian Anda sembunyikan menu tsb. dan hanya berikan menu Cari Stock dengan Harga Grosir. Cek Harga Sering karyawan mendapat telepon dari pelanggan menanyakan harga. Untuk itu tersedia fasilitas Cek Harga. Tersedia: Cek Harga = Menampilkan harga saja Cek Harga & Stock = Menampilkan harga dan stock. Dengan demikian bila Anda tidak ingin operator mengetahui stock, Anda dapat memberikan menu Cek Harga saja. Bila user mempunyai otoritas A, maka program akan tampilkan Harga Beli dan Supplier. Untuk user dengan otoritas di bawahnya, Cek Harga ini tidak menampilkan Harga Beli dan Supplier, karena informasi tsb. tidak untuk semua orang. Cara menyembunyikan menu bisa dilihat di Otoritas Menu.

Hal. 47

Summary Saldo Stock Data Stock dapat ditampilkan dalam bentuk Detail maupun Summary

Anda bisa menampilkan: Semua Tahun Ini Bulan Ini Minggu Ini Hari Ini = Semua transaksi = Transaksi tahun ini saja = Transaksi bulan ini saja = Transaksi minggu ini saja = Transaksi hari ini saja

Hal. 48

Summary:

Pada Summary ini juga tersedia fasilitas untuk mencari item dari:

Dengan demikian Anda dapat men-scan kode barcode item (Kode Stock), atau mencari dari Nama Barang (nama depan, tengah atau belakang), atau scan Serial Number (Sn), program langsung tampilkan informasi item tsb.

Summary Hutang Supplier lihat: Summary Piutang Langganan

Hal. 49

Summary Piutang Langganan Data Langganan dapat ditampilkan dalam bentuk Detail maupun Summary

Anda bisa menampilkan: Semua Tahun Ini Bulan Ini Minggu Ini Hari Ini Semua Lunas Belum Lunas = Semua transaksi = Transaksi tahun ini saja = Transaksi bulan ini saja = Transaksi minggu ini saja = Transaksi hari ini saja = Semua transaksi = Hanya transaksi yang sudah lunas = Hanya transaksi yang belum lunas

Hal. 50

Summary:

Hal. 51

Serial Number Anda cukup isikan Sn, program otomatis mencari history item ybs., mis. Kapan beli dan jual.

Anda dapat isikan catatan pada Kartu Garansi

Hal. 52

Index Supplier lihat: Index Langganan Index Langganan

Hal. 53

Bila Anda klik (E)mily, program akan tampilkan semua transaksi langganan tsb. dalam bulan ini.

Hal. 54

Bila Anda klik No.Faktur, program akan tampilkan isi faktur ybs.

Untuk kembali ke Index, klik INDEX

Hal. 55

Sales Summary

Anda bisa memilih Semua atau per Langganan, dan tahun penjualan.

Hal. 56

Contoh laporan:

Hal. 57

LAPORAN

Hal. 58

Pilihan pada Laporan: Anda mempunyai banyak pilihan untuk mendapatkan laporan yang diinginkan.

Anda dapat memilih dari pilihan, misalnya:

Contoh: Nama Barang: dari Axxxxxxxxx s/d Cxxxxxxxxxx Lokasi: dari Blok M s/d Gajah Mada Plaza

Hal. 59

Bila Anda ingin satu lokasi saja, maka bisa memilih lokasi yang sama. Contoh: Lokasi: dari Blok M s/d Blok M Bila Anda tidak memilih, maka berarti semua. Bila Anda hanya memilih satu saja. Contoh: Lokasi: dari Blok M s/d _______ Maka pilihan tsb. akan diabaikan. Bila Anda ingin mengosongkan semua pilihan, maka cara yang paling cepat adalah klik tombol Hapus [X] Anda juga dapat memilih laporan tsb. di sort sesuai Nama Barang, atau Lokasi Barang. Setiap perubahan pilihan, Anda harus klik tombol Refresh. Tanpa Refresh, maka yang akan tampil adalah laporan pilihan sebelumnya. Anda dapat menambahkan catatan kaki pada laporan. Anda dapat mencetak hanya halaman tertentu saja dengan memilih: Pilih Halaman. Preview = melihat pada layar Print = cetak ke printer Anda dapat mengexport laporan ke format: Word, PDF, HTML, dbf, TXT maupun Excel.

Hal. 60

Bila Anda telah mencetak satu laporan, kemudian Anda ingin mencetak laporan yang sama tapi dengan urutan kolom yang berbeda, maka Anda cukup klik Refresh. Program akan tanya apakah Anda ingin Hitung Ulang. Untuk pilihan tsb. Anda tidak perlu Hitung Ulang, sehingga laporan tsb. bisa ditampilkan seketika.

Catatan: Untuk pilihan warna biru, Anda dapat mengganti-ganti pilihan tsb. tanpa perlu Hitung Ulang. Anda tetap harus klik tombol Refresh.

Hal. 61

Contoh laporan lain:

Hal. 62

UTILITY

Setup Password User Anda dapat men-create User ID dan Password untuk user Anda. Identitas: Nomor: hanya untuk informasi saja. User ID: harus digunakan pada saat login. Akses Menu: Anda dapat setting akses (otoritas) berdasarkan Group ataupun Individual. Bila Anda mempunyai sedikit karyawan, akan lebih mudah langsung setting otoritas untuk masing-masing karyawan tsb. secara indivudual: menu mana yang boleh diakses, mana yang tidak boleh. Namun bila Anda memiliki banyak karyawan, lebih mudah Anda kelompokkan ke Group masingmasing, mis: Admin, Marketing, Teknisi, Pembelian, dsb. sehingga karyawan ybs. bisa dikelompokkan ke group tsb. Login: Status: menyatakan user ybs. sedang login saat ini Multiple: ID ini boleh login di beberapa komputer sekaligus. misalnya user X bisa login di komputer A dan komputer B pada saat bersamaan. Bila tidak Multiple, berarti user tsb. harus Exit dulu sebelum bisa login di komputer lain.

Hal. 63

Nama: Awal, Tengah, Akhir: cukup jelas Password: Sementara: Password sementara Pada saat user tsb. login untuk pertama kalinya, program akan meminta user tsb. mengganti password. Ubah Terakhir: cukup jelas Ganti setiap __ Hari Bila password tsb. mempunyai expire date. Bila password tsb. tidak bisa expire, isikan 0 Otoritas: A s/d G A merupakan otoritas tertinggi. Ada beberapa menu yang hanya bisa diakses oleh otoritas A. al: Zap Data, Import Data, Daftar Password User dapat men-create user baru dengan otoritas yang sama atau di bawahnya. Contoh: Otoritas B dapat men-create User ID dengan otoritas B atau di bawahnya, dst. Otoritas B tidak bisa create / edit / hapus user otoritas A. Dengan demikian Anda dapat memberikan otoritas kepada karyawan sesuai dengan tingkatan masing-masing. mis. Anda memberikan otoritas C pada manager. Manager tsb. tidak bisa men-akses password Anda. Bila manager tsb. sudah tidak bekerja, Anda dapat menghapus user tsb.

Hal. 64

Daftar Password Administrator: hanya Administrator yang dapat akses ke menu ini. Bila Anda adalah owner, pastikan Anda memiliki hak Administrator, agar bisa akses ke menu security ini.

Setup Password Password Baru Warning dalam __ hari Bila password tsb. bisa expire, maka __ hari sebelum expire, program akan memberikan peringatan. Kata Ganti Password ? Bila Anda ingin menganti password pada saat login, Anda tinggal tambahkan karakter ini dibelakang password. contoh: Password: 5678 Bila Anda isikan 5678? Program akan meminta ganti password baru. Password No ID Bila dipilih, maka User ID tidak boleh sama dengan Password Misalnya Anda memilih User ID: 678, Password: 678, tidak akan diijinkan. Panjang Min password = ___ karakter Panjang Max password = ___ karakter Cukup jelas

Hal. 65

Simpan ex-Password: Program akan menyimpan ex-Password, sehingga tidak bisa digunakan lagi. mis. User ini dulu pernah menggunakan password: lisa077, sekarang ingin menggunakan password tsb. lagi, akan ditolak. Anda dapat setting agar program mengingat seberapa banyak ex-password. Case-Sensitive User ID Case-Sensitive Password Anda dapat memilih apakah User ID dan Password tsb. case-sensitive (bisa bedakan huruf besar / kecil) atau tidak.

Otoritas Menu Anda dapat menentukan user-user tertentu boleh akses ke menu tertentu saja. Menu yang tidak boleh diakses tidak akan muncul pada layar. mis. Anda create satu Group baru untuk MKT (Marketing)

Hal. 66

Anda bisa memilih menu-menu mana yang tidak dapat diakses Marketing, dengan memilih Tidak (X)

Untuk mudahnya, Anda dapat mencetak Daftar Menu di Laporan, kemudian tentukan otoritasnya.

Hal. 67

Pada saat user Marketing login, menu yang tampil adalah sbb:

Hal. 68

Sebagai perbandingan, ini adalah tampilan lengkap

Catatan: icon Security (Otoritas Menu) pada layar akan selalu ada. Ini untuk antisipasi bila ada kekeliruan setting sehingga Owner tidak bisa akses lagi ke menu. Icon Security tsb. hanya bisa diakses oleh user dengan otoritas tertinggi (A). Menu ini harus selalu ada pada setting otoritas apapun: File -> Index / Pack Data, Edit dan View

Hal. 69

Setup Sistem Profile

Gambar Background Anda dapat memasang gambar pada layar program, misalnya gambar produk, logo, atau gambar favourite Anda.

Hal. 70

Hal. 71

Pajak Bila Anda mengenakan pajak, maka dapat set default pada faktur:

Faktor Satuan Pada Master Stock, faktor satuan adalah: 9999.999 Misalnya: 1 Box = 1000 Pcs 1 Kotak = 12.25 Kg Pada saat cetak ke Laporan, Anda dapat menentukan sendiri format yang diinginkan. Misalnya, Anda tidak menggunakan pecahan, maka Anda bisa memilih nilai bulat.

Backup Anda dapat mengatur agar program akan backup otomatis setiap Exit. Program akan otomatis berikan tanggal pada nama file seperti isbackup11-07-2011.sql, sehingga Anda bisa jalankan backup setiap hari tanpa overwrite file backup sebelumnya.

Tanggal Laporan Untuk laporan, Anda dapat memilih periode tanggal.

Bila Anda pilih mulai dari Awal Bulan, maka pada Laporan otomatis akan tampil: dari Tgl. s/d , contoh: dari Tgl. 01-07-2011 s/d 08-07-2011 Bila Anda pilih mulai dari Hari Ini, maka pada Laporan otomatis akan tampil: dari Tgl. s/d , contoh: dari Tgl. 08-07-2011 s/d 08-07-2011 Tujuan setting ini adalah untuk mempermudah, sehingga Anda tidak perlu memilih tanggal lagi. Anda tetap dapat mengubah tanggal ybs.

Hal. 72

No.Faktur otomatis Pada saat buka nota, program otomatis akan menyediakan no.nota berikutnya. Pada multi-user, dimana banyak operator membuka nota pada saat bersamaan, program menyediakan dua pilihan: no.nota otomatis Lokal atau Global.

Misalnya ada dua operator membuka nota order, maka pada: No.Nota Lokal: masing-masing operator jalan dengan no.urut masing-masing. Operator A: no.nota 50001, 50002, 50003 dst Operator B: no.nota 60001, 60002, 60003 dst No.Nota Global: semua operator jalan dengan no.urut yang sama, tergantung pada saat rekam. Operator A: 50001, B: 50002, A: 50003, B: 50004 dst. Bila ada dua operator yang merekam pada saat bersamaan, program akan otomatis maju ke nomor berikutnya, sehingga tidak ada nomor nota yang sama. Catatan: Fitur No.Nota otomatis ini terdapat pada semua jenis nota (PO, SO, Penjualan, Pembayaran, Pemindahan, dst), kecuali nota Pembelian. Karena No.Notanya adalah dari Supplier. Pada single-user, pilihan Lokal dan Global tidak ada bedanya. Kontrol pada Faktur Penjualan Pada saat isi Faktur Penjualan, Anda bisa setting operator tidak bisa mengubah harga jual, tidak bisa menjual bila stock tidak cukup atau di bawah harga beli, tidak bisa mencetak faktur bila Over Limit, hanya bisa mencetak faktur 1x saja. Bila Anda sebagai pemilik dan juga pengguna satu-satunya, mungkin Anda tidak ingin adanya pembatasan-pembatasan seperti itu. Untuk itu Anda bisa mengatur di Otoritas, user mana yang terkena atau tidak terkena pembatasan. Kontrol pada Semua Transaksi Anda dapat setting informasi yang ingin ditampilkan pada fasilitas Cari Nama Barang, atau informasi stock pada saat isi nota, atau mengunci nota. Bila Anda sebagai pemilik dan juga pengguna satu-satunya, mungkin Anda tidak ingin adanya pembatasan-pembatasan seperti itu. Untuk itu Anda bisa mengatur di Otoritas, user mana yang terkena atau tidak terkena pembatasan.

Hal. 73

Contoh tampilan informasi pada Cari Nama Barang Tanpa Harga:

Dengan Harga Pada Pembelian

Pada Penjualan

Hal. 74

Contoh tampilan informasi Stock pada saat isi nota. Anda dapat hilangkan informasi tsb. dengan setting di Setup Sistem

Tidak bisa ubah/hapus nota bila sudah rekam (mengunci nota) Anda tidak ingin operator mengubah/menghapus nota-nota yang sudah ada. Untuk itu Anda dapat gunakan fasilitas kunci faktur. Tidak Bisa Ubah/Hapus Nota bila sudah Rekam Nota tsb. akan ditandai dengan tombol Kunci

History Harga Pada Setup Sistem, Anda dapat memilih tanggal dimulainya History Harga. Misalnya Anda ingin tampilkan history mulai dari dua tahun yang lalu. Anda tidak ingin tampil history yang terlalu lama karena mungkin sudah tidak relevan. Bila daftarnya terlalu panjang, maka program akan tampilkan 20 harga terakhir.

Hal. 75

Update Harga Beli Anda bisa memilih update harga pembelian ke Master Stock:

Dengan demikian, Harga Beli di Master Stock selalu merupakan harga beli terakhir. Pada markup, program akan markup dari Harga Beli, dengan demikian pastikan Harga Beli yang Anda inginkan. Nota Anda dapat mengubah bentuk print-out nota yang diinginkan. Misalnya: Anda ingin mencetak faktur form atau 1 form. Anda bisa mengubah tampilan nota, dengan klik tombol Edit Bila Anda ingin mengembalikan tampilan nota ke semula (default), cukup klik tombol Batal.

Untuk cetak form, printer harus dapat menggunakan continuous form, seperti printer dot-matrix. Printer yang mencetak secara lembaran seperti: laserprinter, inkjet, tidak dapat mencetak form.

Hal. 76

Bila Anda memilih cetak form, pastikan: Default printer adalah dot-matrix printer Klik tombol Create Form Untuk multi-user, setiap client harus lakukan hal yang sama. Contoh: Edit Faktur Pajak Anda dapat mengeser posisi cetak, atau mengubah isi tampilan. Harap ingat tulisan harus di dalam tanda kutip, seperti Jakarta

Hal. 77

Contoh: Edit Price Tags Untuk Price Tags, Anda dapat mengatur ukuran label dan kolom

Hal. 78

Contoh Price Tags

Anda juga dapat mengubah tampilan laporan lain. File laporan ada di folder REPORTS Nama laporan bisa dilihat di atas toolbar.

Hal. 79

Anda dapat langsung mencetak nota tanpa Preview.

Dengan preview, program akan tampilkan form Output. Tanpa preview, program akan langsung mencetak nota tanpa memunculkan form Output. Catatan: Bila Anda mencetak nota ke printer, akan lebih cepat bila pilih cetak program langsung mencetak nota ybs. Untuk itu pilihlah Tanpa Preview. Namun bila Anda ingin nota dalam bentuk file (mis. PDF), maka pilihlah Dengan Preview.

Hal. 80

Setting Harga Anda mempunyai banyak fasilitas untuk setting Harga Jual. Dengan demikian walaupun Anda mempunyai 100.000 item, Anda tetap mudah mengontrol Harga Jual. Ada banyak pilihan, misalnya Anda menggunakan US$ dan Rp., maka setiap perubahan kurs, Anda dengan mudah dapat meng-update harga jual tsb. Untuk informasi lebih lanjut harap lihat kembali bab Setting Harga Jual.

Hal. 81

Misc

Edit Nama, huruf pertama menjadi huruf besar Untuk nama toko, nama barang, Anda disarankan tidak menggunakan semuanya huruf besar, karena pada cetak laporan, akan memakan tempat. Contoh: Lebih baik: SEJAHTERA JAYA Sejahtera Jaya

Mengubah ke semua item di Master Stock: PPN, Bebas PPN, Tidak Kena PPN Cara cepat untuk mengubah settingan PPN di Master Stock, sehingga Anda tidak perlu lakukan satu per satu. Mengubah ke semua item di Master Stock (POS): Open Price, Tidak Open Price Cara cepat untuk mengubah settingan Open Price di Master Stock, sehingga Anda tidak perlu lakukan satu per satu. Open Price ini digunakan di POS. Open Price = harga bebas, Kasir bisa isikan sendiri harga jual. Menghapus Item transaksi dengan Qty=0 Pada nota, bila ada item dengan qty=0, maka item-item tsb. akan dihilangkan.

Hal. 82

Kolom Null diisi sebagai kolom kosong Kolom yang tidak ada isinya (Null) akan diubah menjadi kolom kosong. Proses ini disediakan untuk yang upgrade dari versi lama, proses ini umumnya tidak perlu dijalankan karena sudah otomatis dijalankan pada saat import data. Proses ini bisa dijalankan tapna efek yang merugikan. Menu ini hanya sebagai tambahan fasilitas saja. Update Faktor Satuan pada Nota mis. Sebelumnya 1 Box = 9 Pcs, dikoreksi menjadi 1 Box = 10 Pcs. Proses ini akan mengubah semua nota lama menjadi 1 Box = 10 Pcs. Jalankan Proses ini hanya bila memang ada kesalahan pengisian Faktor satuan. Peringatan: Proses ini akan mengubah perhitungan stock. Suspended Item yang tidak pernah ada transaksi. Item-item yang tidak pernah transaksi, statusnya diubah menjadi Suspended. Jangan jalankan proses ini pada awal pemakaian program, karena semua item tsb. memang belum ada transaksi. Peringatan: Item yang Suspended tidak bisa digunakan di dalam transaksi, harus diaktifkan kembali di Master Stock. Aktifkan semua item suspended Proses ini akan aktifkan semua item yang disuspended Bila ada kesalahan sehingga semua item telah disuspended, maka Anda dapat jalankan proses ini untuk mengaktifkan semua item secara cepat.

Hal. 83

Backup Data Untuk Backup Data Hasil backup adalah sama seperti Backup Otomatis Restore Data Untuk Restore Data Catatan: Menu ini hanya muncul bila Anda login dengan otoritas tertinggi (A) Zap Data Zap Data untuk menghapus data. Hapus Semua Data = menghapus seluruh data Hapus Transaksi = menghapus data transaksi, data master (Kode Stock, Supplier, Langganan) tetap ada Create Sample Data, Sample Faktur = program akan mengisi sample data, misalnya Anda ingin mencoba program tapi tidak ingin repot mengisi sample data.

Untuk perlindungan Anda, Anda harus memasukkan password. Password: sayayakin Catatan: Menu ini hanya muncul bila Anda login dengan otoritas tertinggi (A)

Hal. 84

Lain-lain

Import Data dari IS Windows Bila Anda menggunakan IS Windows dan ingin migrasi data master ke ISX ini, jalankan Import Data Pilih paket IS Windows yang akan diimport Bila sebelumnya sudah ada data sample, maka data harus dikosongkan terlebih dahulu. Sesudah selesai import, program akan otomatis Exit, sebagai bagian dari proses. Ikuti prosedur ini: [1] Zap Data [2] Import [3] Exit (otomatis) Sebelum import, program akan validasi data, sebagai contoh: pada IS Windows, Master Golongan, Wilayah, Lokasi, karena menggunakan Kode maka Nama boleh sama, namun pada IS MySQL, tidak menggunakan Kode, sehingga Nama tidak boleh sama. Bila ada yang sama, program akan meminta direvisi terlebih dahulu sebelum melanjutkan import. Contoh: Master Wilayah Wilayah JAKPUS JAKBAR JAKTIM Lokasi M-BM M-TAM Keterangan JAKARTA JAKARTA JAKARTA Keterangan MATAHARI MATAHARI

Master Lokasi

Hal. 85

Program akan tampilkan kode yang double agar dikoreksi terlebih dahulu sebelum diimport.

Hasil Import Harap mengecek ulang hasil import, untuk memastikan semua data master telah diimport. Pada contoh ini terlihat: data asli Langganan = 23, yang diimport = 21 data asli Supplier = 13, yang diimport = 12

Hal. 86

Disini terlihat Kode SSJ tidak bisa diimport karena ada tanda kutip. Sedangkan Kode B\H\I otomatis dikoreksi menjadi BHI Kode yang tidak berhasil diimport harus dikoreksi dan lakukan import ulang.

Hal. 87

Transfer Data Anda dapat mentransfer data antar cabang.

Tersedia pilihan Kirim Master File dan Kirim Transaksi. Ini karena Anda hanya perlu kirim Master File sekali saja, sedangkan Kirim Transaksi dilakukan setiap waktu. Pengisian Master File sebaiknya dilakukan di satu tempat saja, dan kemudian didistribusikan ke cabangcabang. Bila antara dua cabang saling mengisi kode sendiri, maka masing-masing cabang harus saling mengirim Master File ke cabang lainnya, bila tidak, maka kode cabang ybs. tidak akan dikenal oleh cabang yang lain.

Hal. 88

Untuk kirim transaksi, Anda dapat memilih:

Kirim dari tgl. ______ s/d _________ Transaksi yang belum ditransfer Program akan menandai bila nota tsb. sudah dikirim. Dengan demikian Anda tidak perlu mengingat kapan Anda kirim terakhir kalinya, karena program otomatis hanya kirim nota yang belum pernah dikirim

Transfer Semua Transaksi Program akan kirim semua transaksi yang ada.

Anda dapat memilih hanya kirim jenis transaksi tertentu saja, atau SEMUA, akan mengirim semua jenis transaksi.

Hal. 89

Update Data Anda dapat update data Master saja, atau Transaksi saja. Klik tombol Import, kemudian Update.

Hal. 90

Transfer Nota Pemindahan Terima Sebagai Pembelian Ini digunakan untuk kantor pusat cabang. misalnya Kantor Pusat mengirimkan barang2 ke cabang. Agar cabang tidak perlu input ulang, maka Kantor Pusat dapat mengirimkan nota Pemindahkan tsb. dalam bentuk file. Di cabang file tsb. bisa langsung diupdate ke program.

Kirim ke PDT Terima Opname PDT PDT (Portable Data Terminal) adalah mesin kecil seperti PDA atau handphone, dapat men-scan barcode dan menyimpan data. Umumnya digunakan untuk opname stock. Prosesnya sbb: Program mengirimkan Kode dan Nama Barang ke PDT. Karyawan membawa PDT ini ke lapangan / gudang untuk opname stock. Karyawan akan scan barang ybs. dan mengisi qty. Setelah selesai, hasil opname tsb. langsung ditransfer ke Opname Stock, tanpa perlu diinput lagi. Dengan demikian proses Opname Stock menjadi lebih mudah dan cepat.

Hal. 91

Create Perusahaan Baru Bila Anda menggunakan program ini untuk beberapa perusahaan, maka jalankan proses ini untuk create database masing-masing perusahaan. Program akan create dari data yang ada sekarang. Dengan demikian bila Itemnya sama, Anda dapat melengkapi Master Stocknya terlebih dahulu baru menjalankan proses ini. Bila Anda menginginkan database yang kosong, maka sesudah create dan memilih database, jalankan Zap Data untuk mengosongkan data. Catatan: Nama database tidak boleh mengandung simbol seperti @#$%^& dsb, dan harus diawali dengan huruf. Password: sayayakin

Untuk memilih database yang digunakan, Anda harus pilih di MySQL ODBC. Klik Start -> Control Panel -> Administrative Tools -> Data Sources (ODBC)

Hal. 92

Pilih System DSN, eisdata dan klik Configure

Disini Anda dapat memilih database perusahaan yang ingin dijalankan. Catatan: eisdata adalah database default. Jangan memilih information_schema, ini adalah database untuk sistem MySQL. Anda harus Exit dari program terlebih dahulu sebelum mengganti database.

Hal. 93

Daftar Perusahaan Anda dapat cek daftar perusahaan yang tersedia. Perusahaan yang sedang digunakan akan ditandai dengan *

Catatan: Untuk multi-user, setiap komputer dapat memilih database-nya sendiri. Mis. Komputer A menjalankan SumberJaya, komputer B menjalankan SejahteraJaya. Untuk memudahkan membedakan satu perusahaan dengan lainnya, Anda diharapkan untuk memasang gambar background yang berbeda-beda. Setiap perusahaan bisa mempunyai Setup Sistem masing-masing. Contoh:

Hal. 94

Contoh tampilan perusahaan yang berbeda:

Hal. 95

Upgrate Database Upgrade database akan dilakukan secara otomatis. Menu ini hanya sebagai tambahan fasilitas saja. Perbaikan Data Data rusak adalah kasus yang sangat langka di MySQL. Pada banyak kasus, cukup jalankan proses ini untuk perbaiki index file, index file adalah satu file kecil yang terpisah. Tgl.Awal & Akhir Transaksi Menu ini akan menampilkan nota yang pertama dan terakhir. Ini untuk memudahkan Anda melacak bila operator mengisi nota dengan tanggal yang salah.

IP Address Menu ini hanya sebagai tambahan fasilitas saja.

Hal. 96

ADMIN

User Language, Language Manager String Translations adalah fasilitas yang disediakan bila Anda ingin mengubah program ini ke bahasa lain. Terjemahannya diisi di Translation. Contoh: Perusahaan Anda mempunyai karyawan orang asing, yang hanya menguasai bahasa Jerman. Anda bisa setting sehingga begitu karyawan tsb. login program otomatis tampil dalam bahasa Jerman.

Hal. 97

Tip Manager Anda bisa isikan tips yang ingin Anda sampaikan ke karyawan Anda. Pada saat login, tips ini akan muncul. User bisa menon-aktifkan tips ini dengan uncheck kotak Show tips at startup

Hapus Kode Stock yang double Ini untuk menghapus Kode Stock yang double. Kode Stock yang double ini berasal dari Transfer / Update Data versi lama. Proses ini hanya dilakukan bila belum ada transaksi Menu ini hanya sebagai tambahan fasilitas saja. Hapus Data Kapasitas database MySQL adalah sangat besar, bisa menampung data transaksi sampai puluhan tahun. Namun apakah Anda ingin menyimpan data sebanyak itu? Karena alasan tertentu Anda mungkin ingin batasi datanya sampai 10 tahun saja. Untuk itu tersedia fasilitas Hapus Data. Catatan: Program hanya akan menghapus faktur2 yang sudah lunas. Untuk faktur yang belum lunas, walaupun termasuk dalam pilihan tanggal, tetap tidak dihapus. Transaksi yang dapat dihapus minimal harus tahun yang lalu. Menu ini hanya tampil bila user mempunyai otoritas tertinggi. Laporan Error Daftar error Laporan User Daftar user Catatan: Menu ini hanya muncul bila Anda login dengan otoritas tertinggi (A) Laporan Password Daftar Password Catatan: Menu ini hanya muncul bila Anda login dengan otoritas tertinggi (A)

Hal. 98

POS Bagian ini khusus untuk aplikasi POS

Hal. 99

MASTER Master Stock Pada penjualan POS, harga jual adalah tetap (tidak bisa diubah). Untuk item yang bisa ubah harga, pilih Open Price. Open Price = harga bebas, Kasir bisa isikan sendiri harga jual. Bahan Baku = Untuk pemakaian Cost Control (Bakery, Fast Food)

Hal. 100

Best Buy Best Buy adalah discount khusus untuk periode tertentu. Anda bisa tentukan disc untuk setiap item, misalnya: bila beli dalam Box mendapat disc, bila beli dalam Pcs tidak mendapat disc. Anda bisa isikan disc yang berbeda untuk setiap paket, atau untuk mudahnya, Anda bisa mengisi disc di header, klik tombol Update, program otomatis akan isikan best buy tsb. pada semua satuan, kemudian Anda baru edit disc. tsb. Anda bisa berikan disc% ataupun Disc Rp., atau kedua-duanya. Pada saat penjualan, otomatis akan muncul disc tsb.

Hal. 101

TRANSAKSI POS Anda dapat memilih dua jenis tampilan, yaitu POS Keyboard ataupun POS Touch Screen POS Keyboard:

Hal. 102

POS Touch Screen:

Anda bisa menyusun tampilan Touch Screen di Setup Touch Screen (Utility). Ada 13 group item (kotak merah), masing2 group dapat diisi dengan 18 item (kotak biru). Dengan demikian jumlah item adalah 13 x 18 = 234 item.

Hal. 103

POS Touch Screen biasanya digunakan untuk item yang tidak terlalu banyak seperti bakery, fastfood, restoran. Anda dapat menggunakan ke dua jenis POS tsb. Misalnya pada supermarket, ada bagian bakery, maka pada supermarket, kasir menggunakan POS Keyboard (menggunakan scanner barcode), sedangkan pada bagian bakery, kasir menggunakan POS Touch Screen.

Pada menu utama, ada icon POS.

Bila Anda menggunakan POS Touch Screen, Anda tentu ingin icon tsb. Menampilkan POS Touch Screen, untuk itu Anda dapat setting di Setup Sistem

Hal. 104

Untuk POS Touch Screen, ada pilihan tipe Retail atau FastFood

Pada POS Fast Food, Anda dapat mengisikan informasi: Dine In = tamu makan di restoran Take Out = tamu bawa pulang Delivery = antar Compliment = gratis, misalnya owner mentraktir tamu. Waste = makanannya harus dibuang karena tidak terjual habis (pada saat tutup toko). Untuk Compliment dan Waste otomatis harganya akan nol. Pax = jumlah tamu No Tax = pada aturan Pemda tertentu, bila tamu Take Out, tidak dikenakan pajak PB1.

Hal. 105

POS Touch Screen dapat dijalankan sepenuhnya tanpa keyboard atau mouse. Bila ingin mengubah Qty, cukup tap item ybs, akan muncul pop-up windows. Harga bisa diubah bila ini adalah item Open Price. Disc bisa diisi bila pada Setup Sistem, memperbolehkan Disc Item.

Untuk mengisi angka, program akan tampilkan keypad

Hal. 106

Contoh Struk Member (mendapatkan point)

Contoh Struk bukan Member (tidak mendapatkan point)

Hal. 107

Down Payment Pada saat pembayaran, bila ini adalah DP, maka akan muncul pilihan: Kirim Barang. Bila tidak dicheck, maka dianggap barangnya belum dikirim, dengan demikian belum memotong stock.

Pada Laporan POS Detail, akan ada catatan barang2 tsb. belum dikirim:

Catatan: Bila nota tsb. dibayar, program akan otomatis anggap barangnya sudah dikirim, sehingga memotong stock.

Hal. 108

Cash Drawer Kas Awal Pada awal hari, biasanya Kasir diberikan uang recehan untuk uang kembalian.

Anda dapat mencetak bukti terima Kas Awal.

Hal. 109

Pengambilan Bila uang Cash Drawer sudah cukup banyak, Anda dapat mengambil sebagian uang tsb. melalui Pengambilan.

Anda dapat mencetak bukti Pengambilan.

Hal. 110

Anda juga dapat mencetak cash drawer lengkap :

Pembayaran Piutang Untuk pembayaran struk yang belum lunas.

Hal. 111

LAPORAN Laporan POS meliputi Laporan Penjualan per Jam, Barang paling Laris, Laba Penjualan.

Hal. 112

UTILITY Setup Sistem POS Setiap user mempunyai kebutuhan yang berbeda, untuk itu tersedia Setup Sistem, di mana Anda bisa mengubah setting program sesuai dengan kebutuhan Anda.

POS Touch Screen: Retail / FastFood Untuk POS Touch Screen, ada pilihan tipe Retail atau FastFood Icon Menu: Keyboard / Touch Screen Pada menu utama, ada icon POS.

Anda bisa setting Icon menu ini sebagai POS Keyboard atau POS Touch Screen Lokasi POS: Lokasi Dapur: Program akan memotong stock pada lokasi ini Program akan memotong stock bahan baku pada lokasi ini (untuk Cost Control)

Hal. 113

Max Qty:

Max qty yang diijinkan. Karena kasir harus kerja dengan cepat, ada kemungkinan kasir silap misalnya dengan mengisikan kode barcode pada kolom Qty, sehingga qty menjadi besar sekali. Max Qty ini akan mengontrol nilai max yang diijinkan. Mis. Anda tentukan max = 100 karena tidak mungkin ada pelanggan yang beli satu item sampai 100 pcs. Bila kasir mengisi 5120202 maka program akan menolak sehingga menghindari terjadinya human error.

Max Cash Drawer: Max uang di cash drawer. Untuk mengingatkan ke Kasir agar setor bila uang cash drawer sudah terlalu banyak. Bila uang di cash drawer telah melebihi max, akan muncul pesan: Harap setor uang Cash Drawer Kosongkan bila Anda tidak ingin mengontrol cash drawer. Pajak: PPN. Setiap item bisa dikategorikan: Kena PPN, Bebas PPN, Tidak Kena PPN. Program akan menghitung PPN untuk item yang Kena PPN saja.

Extra Charge untuk Credit Card: Bila Anda mengenakan extra charge untuk pembayaran dengan Credit Card. Program otomatis akan menghitung total nilai yang harus dibayar. Disc per Item: Kasir bisa isikan disc untuk item

Ada Total Disc: Kasir bisa isikan total disc Ada Ongkos Kirim / Service: Bila Anda menyediakan jasa antar, dan mengenakan ongkos kirim / service. Boleh Qty=0 atau Negatip (Otoritas D,E,F,G): Kasir bisa isikan Qty=0 atau Negatip Catatan: Untuk Retur disarankan menggunakan POS Retur. Isi Qty Manual: Pada penjualan, program otomatis mengisi qty=1, dan melanjutkan pada item berikutnya. Ini untuk memudahkan pekerjaan Kasir. Terutama bila Kasir menggunakan scanner. Kasir tetap bisa mengedit Qty. Namun bila Kasir lebih sering menjual dalam jumlah banyak, pilih Isi Qty Manual, sehingga cursor akan berhenti di kolom Qty dan Kasir mempunyai kesempatan untuk mengisi qty. Desimal Qty : buku, Anda bisa memilih berapa desimal qty, misalnya supermarket Anda menjual buah atau sayuran, maka Anda mungkin ingin qty 3 desimal, sedangkan bila ini adalah toko mungkin Anda tidak menginginkan desimal (desimal = 0) Harap sesuaikan print-out struk dengan pilihan desimal tsb. Sistem Pembayaran : Anda bisa menentukan jenis pembayaran yang diterima. Mis: Anda tidak menerima Down Payment, Piutang. Dengan demikian pada saat pembayaran, Kasir tidak akan bisa memilih pilihan tsb.

Hal. 114

Voucher lebih bayar dianggap hangus: Mis. Pelanggan membeli barang dengan harga Rp. 9.500, dan membayar dengan voucher Rp. 10.000, tidak ada pengembalian uang untuk sisa voucher tsb., Miniprinter: 58mm / 80mm / 76.5mm: Anda bisa memilih tipe miniprinter yang digunakan. Miniprinter 58mm: contoh: Posiflex PP-5200, TM-T88 58mm Miniprinter 80mm: contoh: TM-T88 80mm Miniprinter 76.5mm: contoh: TM-U220 Program otomatis akan menyesuaikan lebar cetak sesuai dengan miniprinter yang dipilih. Header: Footer: Pesan ini akan tercetak pada header struk Pesan ini akan tercetak pada footer struk.

Tampilan Struk: Anda bisa setting tampilan struk yang diinginkan. mis. Anda ingin mencetak satu baris saja. atau cetak dua baris agar lebih detail. Anda bisa memilih apakah ada disc, harga satuan, dsb. Tersediakan 6 contoh tampilan, namun Anda bisa membuat tampilan tersendiri. Klik tombol [Hasil] untuk melihat contoh tampilan yang dipilih. Naikkan ___ baris untuk struk baru: Tergantung model miniprinter yang digunakan. Anda bisa naikkan berapa baris agar bisa memotong kertas struk. Cetak No.Struk: Bila Anda ingin mencetak No.Struk, dan memulai dari nomor tertentu. Bila Anda ingin pada struk tercetak dengan format pajak, Anda dapat mengisi kepala seri dan jumlah digit untuk nomor urutnya (8 digit).

Anda juga dapat mencetak dengan format lain:

Hal. 115

Cetak Tgl. dan Jam pada struk: Bila Anda ingin mencetak tgl. dan jam pada struk Cetak Kode Stock: Bila Anda ingin mencetak Kode Stock pada struk Potong Kertas Struk: Bila miniprinter dilengkapi dengan cutter. Password untuk Hapus Item: __________ Jika diisi, maka bila Kasir mau membatalkan item, harus mengisi password.

Password untuk Disc / Open Price / Compliment / Waste: __________ Jika diisi, maka bila Kasir memberikan disc% atau disc Rp., atau mengubah Harga (hanya item Open Price yang bisa diubah harganya), harus mengisi password. Untuk Fast Food : Compliment = gratis, misalnya owner mentraktir tamu Waste = barang yang tidak terjual habis harus dibuang, misalnya makanan. Jika Anda ingin kontrol agar kasir tidak sembarang memberikan Compliment atau Waste, Anda bisa proteksi dengan password. Agar Supervisor tidak perlu bolak-balik mengisi password setiap kali, maka kasir dapat isi selesai semua item terlebih dahulu baru memanggil Supervisor. Program akan tandai item yang ada disc atau ubah harga dengan warna merah, sehingga Supervisor mudah mengecek.

Hal. 116

Hal. 117

Peripheral POS Perangkat POS yang digunakan:

Cetak: Struk / Nota / Nota: Anda bisa memilih mencetak struk, nota atau nota Selalu mencetak / Cetak bila diminta / Tidak mencetak: Anda dapat memilih otomatis mencetak struk, atau hanya mencetak bila diminta, atau Tidak mencetak sama sekali. Boleh cetak ulang : Kasir boleh mencetak ulang struk yang sama. Cetak Logo : Pole Display: Mencetak logo perusahaan pada struk. Untuk mencetak logo harus menggunakan thermal miniprinter thermal. Memilih model Pole Display.

Tampilan bila tidak ada transaksi: Tampilan yang diinginkan pada Pole Display bila sedang idle. Cash Drawer: Memilih model Cash Drawer.

Hal. 118

Tombol POS:

Anda bisa men-non-aktif-kan tombol-tombol yang tidak digunakan. F4 = Pembayaran F5 = Cetak Ulang F6 = Simpan mis. Kasir sudah mengisi item belanjaan, ternyata pelanggan tsb. teringat ada item yang ketinggalan, dan balik mencari item tsb. Agar Kasir bisa layani pelanggan berikutnya, maka transaksi tsb. bisa disimpan dulu dan dipanggil kembali kemudian. F7 = Panggil Memanggil kembali transaksi yang disimpan F3 = Copy mis. Pelanggan membeli 5 bungkus Indomie, maka Kasir tinggal tekan F3 untuk copy item tsb. Catatan: Kasir juga bisa mengubah Qty menjadi 5 F8 = Barcode Timbangan Bila Anda menggunakan barcode timbangan, nesin timbangan tsb. akan mencetak barcode, Kasir tinggal scan barcode tsb. dan program akan isi sendiri item, qty dan harga. Format barcode timbangan yang digunakan adalah: 2xxxxxyyyyyyz 2 = menandakan ini adalah kode barcode timbangan xxxxx = Kode Stock yyyyyy = Total harga z = parity check, otomatis dicetak oleh mesin Umumnya digunakan di toko buah, sayuran. Stock (Alt+S) Mencari nama barang dengan nama depan, tengah atau belakang Member (Alt+M) Mencari nama Member dengan nama depan, tengah atau belakang F10 Exit

Hal. 119

F11

Memulai transaksi baru

Validasi (Alt+V) Untuk validasi bahwa barang ini telah dibayar. mis. Pelanggan membeli ballpoint yang mahal. Biasanya barang mahal ditaruh di dalam lemari kaca dan dijaga oleh SPG. SPG akan membuka nota, sehingga pelanggan dapat membayar di kasir. Kasir akan mencetak validasi pada nota tsb., agar pelanggan bisa mengambil barang. Batal Untuk membatalkan transaksi.

Catatan: Kasir tidak bisa Exit (F10) atau memulai transaksi baru (F11) bila masih ada item yang belum dibayar. Untuk itu Kasir harus batalkan dulu item yang ada. Anda bisa proteksi dengan password, sehingga bila Kasir ingin membatalkan item, harus mempunyai password Supervisor.

Password untuk Exit Scan Harga _____ Pada program tersedia fasilitas untuk scan harga

Scan Harga ini dapat digunakan oleh pelanggan untuk mengecek harga item ybs. Pelanggan tinggal tempatkan barcode pada scanner Scan harga ini juga tersedia dalam satu file tersendiri yaitu CEK.EXE CEK.EXE ini adalah bebas license, bebas copy. Anda dapat menempatkan terminal kecil yang dilengkapi dengan barcode scanner di supermarket Anda, dengan menjalankan program CEK.EXE. sehingga pelanggan Anda dapat mengecek harganya sendiri. Program CEK.EXE:

Hal. 120

Tampilan pada scan harga.

Contoh tampilan

Untuk Exit dari layar tsb., tekan password +++ (default) Anda dapat mengubah sendiri passwordnya di Setup SIstem: Password untuk Exit Scan Harga ____

Hal. 121

POS Point Bila Anda memberikan point pada pelanggan. Nilai point yang diperoleh akan tercetak di struk dan disimpan ke account pelanggan. Point hanya diberikan untuk pelanggan yang terdaftar sebagai anggota. Bila Anda tidak memberikan point, maka cukup isikan Rp. 0, sistem ini akan non-aktif.

Pada saat penjualan, program otomatis akan hitung point dan tercetak di struk: Point struk ini Jumlah Point = _______ = _______

Pada Master Langganan, akan tampil Jumlah Point

Hal. 122

Pengambilan Point dapat dilakukan di Transaksi -> Pengambilan Point Laporan yang berkaitan: Laporan Point = menampilkan daftar langganan dengan point Kartu Point = perincian pengumpulan / pengambilan point

Hal. 123

Fast Food Untuk POS Touch Screen, ada fasilitas Cut Off Date. Bakery, Fast Food, Minimarket yang buka sampai malam, misalnya sampai jam 1:00 malam, namun ingin semua penjualannya tetap dicatat sebagai penjualan hari ybs dan bukan esok hari. Untuk itu Anda dapat memilih: Cut Off Date pada Setup Sistem (Utility) Bila Anda aktifkan pilihan ini, maka program tidak akan mengikuti tanggal komputer tapi tanggal Cut Off Date. Ini berarti Anda harus mengubah tanggal tsb. secara manual setiap hari.

Pada Transaksi, ada menu khusus untuk mengubah tanggal, sehingga Anda tidak perlu ke Setup Sistem untuk mengubah tanggal. Catatan: Menu ini akan muncul bila Anda memilih fasilitas Cut Off Date. Menu ini muncul sesudah Anda login kembali.

Pada saat Kasir menjalankan POS, akan muncul pesan tanggal hari ini:

Hal. 124

Dua Monitor POSX dapat menggunakan dua monitor, yaitu satu monitor untuk kasir, satu monitor untuk konsumen. Anda juga dapat menampilkan iklan2 Anda.

Cara install dua monitor pada komputer Komputer harus mempunyai video card dengan VGA dan DVI port. Untuk DVI Anda memerlukan kabel DVI-VGA.

Hal. 125

Jalankan Display Properties (Start -> Control Panel -> Display)

Pada monitor 2, pilih: Extend my Windows desktop onto this monitor Catatan: harus menggunakan resolusi standard yaitu 1024 x 768

Hal. 126

Hal. 127

Tampilan pada monitor kasir

Tampilan pada monitor konsumen

Hal. 128

COST CONTROL Cost Control ini untuk menghitung pemakaian bahan baku. Biasanya digunakan untuk fast food, restoran. Anda dapat mengisikan resep2 menu, secara berkala Anda dapat menghitung bahan baku yang terpakai. Cost Control ini disediakan sebagai satu modul tersendiri.

Hal. 129

Hal. 130