Manajemen Proyek Sistem Informasi : http://m-zulkifli.blogspot.com

11

Contoh Struktur Laporan Hasil Studi Kelayakan.1. JudulPada halaman judul, tuliskan Nama Perusahaan klien, Nama Proyek (jika belum ada nama, harapditentukan sekarang), Versi saat ini dan Tanggal.

2. Detail publikasiTerbagi atas dua bagian, yakni:

a. Versi dokumenDaftar riwayat perubahan dokumen.

b. OtorisasiMenandakan bahwa dokumen ini resmi dan dapat dipertanggungjawabkan oleh pihakpembuatnya.

3. Ringkasan eksekutifTuliskan secara ringkas latar belakang dan hasil studi kelayakan. Sampaikan hanya hal-hal utama saja,dan tidak perlu detail.

4. PendahuluanTuliskan satu atau dua paragraf singkat mengenai tujuan dan isi dari dokumen ini.

a. Tujuan studi kelayakanPenjelasan mengenai studi kelayakan ini.

b. Audiens yang ditujuDaftarkan audiens yang dituju, yaitu manajer unit, manajemen senior, pimpinan proyek danmanajer IT.

c. Tinjauan sistem (System Overview)Penjelasan singkat mengenai sistem berjalan yang akan terpengaruh oleh karena adanyaproyek ini.

d. Ringkasan faktor pengaruh studi kelayakanTuliskan penjelasan ringkas tentang faktor-faktor yang memengaruhi hasil studi kelayakan,seperti kebijakan-kebijakan bisnis, batasan ruang lingkup ataupun teknologi yang ada.

e. Dokumen referensiDaftarkan dokumen sumber yang berhubungan dengan studi kelayakan proyek ini, sepertipanduan SOP, peraturan perusahaan, dan sebagainya.

5. Latar belakangPada bagian ini berikan penjelasan mengenai latar belakang dilakukannya studi kelayakan.

Tuliskan dua atau tiga paragraf mengenai karakteristik tujuan bisnis, tetapi tidak perlu penjelasandetail mengenai pelaksanaan untuk mencapai tujuan bisnis tersebut.

a. Tinjauan masalahPenjelasan mengenai masalah yang melatarbelakangi dan kemungkinan solusi yangdidapatkan dari proyek dalam studi kelayakan ini.

b. Pengaruhnya pada organisasi/ perusahaanPenjelasan mengenai pengaruh masalah ini pada organisasi/perusahaan

Manajemen Proyek Sistem Informasi : http://m-zulkifli.blogspot.com

22

c. Pengaruhnya pada Unit Bisnis .Penjelasan lebih detail, mengenai pengaruh pada operasional unit bisnis.

d. Pengaruhnya pada aplikasi yang berjalanJika ada software aplikasi yang telah digunakan, beri penjelasan juga seberapa banyakmasalah ini memengaruhi aplikasi yang digunakan, atau mungkin aplikasi ini adalah salahsatu sumber permasalahan yang ada.

e. Pengaruhnya pada infrastrukturPenjelasan mengenai pengaruh masalah ini pada infrastruktur, seperti aplikasi enterprise,jaringan maupun bandwidth akses jaringan dan internet.

6. Solusi yang diajukanPenjelasan secara singkat mengenai solusi yang diajukan untuk mengatasi masalah-masalah yangtelah dijelaskan sebelumnya.

a. Deskripsi SolusiBerikan penjelasan mengenai konsep dari solusi yang diajukan, bisa berupa diagram, untukmemberikan gambaran solusinya dan mitigasi dari dampak yang mungkin terjadi. Bagian inijuga bisa berisi rencana kontigensi (darurat) disertai langkah-langkah yang harus dilakukanuntuk mengambil solusi alternatif.

b. Peningkatan yang diharapkanBerikan penjelasan bagaimana dengan adanya solusi ini maka akan memberikan peningkatanterhadap sistem yang ada sesuai dengan identifikasi masalah (dalam penjelasan latarbelakang) serta sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.

c. Pengaruh soIusiBagian ini serta sub-bagiannya memberikan penjelasan tentang pengaruh solusi dankemungkinan adanya masalah potensial oleh karena adanya solusi tersebut.1) Pengaruh pada organisasi

Penjelasan mengenai training, job description, penambahan dan perubahan staf,perubahan keahlian yang dibutuhkan dan keberlanjutan bisnis oleh karena pengaruh darisolusi tersebut.

2) Pengaruh pada unit bisnisPenjelasan mengenai perubahan pada prosedur operasional, struktur pelaporan,kebijakan-kebijakan dan sebagainya, karena solusi tersebut.

3) Pengaruh pada infrastrukturPenjelasan mengenai pengaruh solusi terhadap keamanan jaringan dan data, perlunyapeningkatan kapasitas (upgrade) hardware dan peralatan penunjang lainnya, atauperlunya modifikasi fasilitas yang ada.

4) Pengaruh pada aplikasi yang berjalanPenjelasan mengenai pengaruh solusi pada perubahan metodologi, upgrade danmodifikasi software, atau perlunya tambahan keterampilan pada staf

d. Alasan pendukung untuk solusi yang diajukanBerikan penjelasan detail untuk mendukung solusi yang ditawarkan dan hasil studi kelayakan,bisa dengan mengacu pada bagian analisis biaya-manfaat, atau isu seperti standardisasi,hubungan dengan vendor, ataupun best practice.

Manajemen Proyek Sistem Informasi : http://m-zulkifli.blogspot.com

33

7. Perbandingan terhadap solusi altematifBerikan gambaran solusi altematif yang dapat dipertimbangkan, dan berikan perbandingan sertapenjelasan mengapa solusi yang diajukan yang dipilih. Bisa juga diberikan penjelasan detail mengenaiperbedaan utama, masalah yang mungkin ada dan manfaat masing-masing solusi. Jikamemungkinkan, gunakan matrix untuk menjelaskan perbandingan.

8. Analisis biaya-manfaat (Cost-Benefit Analysis)Gunakan analisis biaya manfaat untuk solusi yang ditawarkan dan bila perlu tunjukkan juga analisissolusi alternatif, sehingga bisa menjadi data pendukung untuk penjelasan mengenai perbandinganpada bagian sebelumnya.