manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

MANAJEMEN TATA RUANG KANTOR DALAM MENINGKATKAN

EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI KANTOR

PENGADILAN AGAMA SUKOHARJO

, ,

Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Universitas Sebelas Maret, Surakarta

[email protected]

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui (1) manajemen tata ruang

kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama

Sukoharjo (2) hambatan-hambatan yang dihadapi manajemen tata ruang dalam

meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo; (3)

usaha-usaha yang dilakukan kantor Pengadilan Sukoharjo untuk mengatasi

hambatan-hambatan manajemen tata ruang dalam meningkatkan efisiensi kerja

pegawai di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo. Jenis penelitian ini adalah

deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara,

observasi, dan analisis dokumen sedangkan pengambilan subjek penelitian

menggunakan teknik purposive sampling. Teknik analisis data menggunakan

analisis interaktif dengan aktivitas yang meliputi reduksi data, penyajian data serta

penarikan kesimpulan dan verifikasi. Pengujian keabsahan data dilakukan melalui

triangulasi data dan metode. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan

bahwa: (1) dalam penerapan tata ruang di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo

masih mempunyai beberapa kekurangan, manajemen yang digunakan sudah

menggunakan fungsi-fungsi manajemen dan memperhatikan faktor cahaya, warna,

udara, dan suara dalam penataan ruangannya ; (2) Hambatan yang dihadapi dalam

manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di

kantor Pengadilan Agama Sukoharjo, seperti gedung kantor yang luas tidak

dimanfaatkan dengan optimal, kurangnya perlengkapan, peralatan, dan furniture

menghambat kinerja pegawai, (3) Usaha-usaha yang dilakukan dalam mengatasi

hambatan-hambatan manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi

kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo antara lain; menggunakan

telepon intenal untuk berkomunikasi, mengajukan pengadaan perlengkapan,

peralatan dan furniture baru.

Kata kunci: manajemen, tata ruang kantor, efisiensi kerja

mailto:[email protected]


ABSTRACT

The research purposes were determined (1) office layout management to

improve job efficiency in Sukoharjo Religious Court Office, (2) obstacles were

faced in office layout management to improve job efficiency in Sukoharjo

Religious Courts Office; (3) efforts undertaken at the Sukoharjo Religious Courts

Office in overcoming the barriers of office layout management to improve job

efficiency barriers. The research type is qualitative descriptive research. Data

collection techniques were used techniques of interview, observation, and

document analysis. The sampling technique was used purposive sampling. Data

analysis technique was used interactive analysis with activities including of data

reduction, data presentation and withdrawal of conclusions and verification. Data

validity testing was used triangulation of and methods. Based on the research

results it can be concluded that (1) in the implementation of office layout

management in Sukoharjo Religious Court Office there are still some

shortcomings such as the implementation of the layout planning principles in the

of Sukoharjo Religious Court Office, the use of management spatial Office is

well. In improving employee efficiency except office layout, the Sukoharjo

Religious Courts Office takes note of light, color, air, and sound factors so

employees feel comfortable with the existing room; (2) obstacles were faced in

office layout management to improve job efficiency in Sukoharjo Religious

Courts Office, such as a large office building and a large number of rooms are not

proportional to the number of existing employees, lack of equipment, and

furniture hampers the performance of employees; (3) efforts undertaken at the

Sukoharjo Religious Courts Office in overcoming the barriers of office layout

management to improve job efficiency barriers including of internal phone used

for communications, applying for new equipment and furniture.

Keywords: management, office layout, work efficiency

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di era modern sekarang ini, banyak bermunculan berbagai macam

organisasi baik organisasi-organisasi swasta maupun pemerintahan yang bergerak

dalam berbagai bidang kehidupan seperti bidang politik, ekonomi, sosial budaya

dan lain sebagainya. Hal ini membuktikan bahwa di zaman kehidupan yang

modern ini, manusia tidak dapat meninggalkan dan terlepas dari adanya organisasi

sebagai sarana yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya hampir

disetiap lini kehidupan, manusia tidak bisa keluar dari lingkup organisasi.

Beragamnya organisasi yang berkembang tersebut merupakan bukti nyata bahwa

semakin modernnya kehidupan manusia maka akan semakin kompleks pula

kebutuhan manusia yang harus dipenuhi. Kenyataan inilah yang mendorong

manusia untuk memasuki dan menjadi anggota suatu organisasi, dimana di dalam

organisasi inilah manusia akan bersosialisasi dengan orang lain demi mewujudkan

tujuan.


Dalam suatu organisasi diperlukan manajemen untuk mengatur proses

penyelenggaraan organisasi hingga tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.

Pada instansi pemerintah khususnya menyangkut soal pelayanan publik,

diperlukan manajemen yang efektif dan efisien dalam proses penyelenggaraan

pelayanan agar tercapainya tujuan dari pelayanan itu sendiri yakni kepuasan

masyarakat. Dikatakan efektif jika sasaran yang dicapai sudah sesuai dengan

tujuan yang terlah ditentukan, sedangkan efisien jika segala sarana dan fasilitas

kerja yang diperlukan bagi tercapainya tujuan relatif lebih kecil dibanding dengan

besarnya hasil yang dicapai.

G.R Terry dalam Hasibuan (2009 : 2) mendefinisikan manajemen sebagai

“suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,

pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai

sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia

dan sumber-sumber lainnya”. Sedangkan fungsi-fungsi manajemen meliputi

Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing), Pengarahan (actuating)

dan Pengendalian (controlling) (George R. Terry dalam Hasibuan, 2009 : 38).

Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki

sebuah perusahaan dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan

sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita

memperlihatkan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersbut dituntut

menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat

kenyamanan, keefektifan, dan keefisienan dalam bekerja. Kantor dengan tata

ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu kantor berpendapat bahwa kinerja

kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tata ruangnya. Pegawai akan

menyelesaikan tugasnya dengan baik apabila ruang atau tempat kerjanya

memberikan ketenangan, keindahan dan kesegaran bekerja sehingga tercipta suatu

proses mekanisme kerja yang efisien. Susunan ruang kantor yang memunculkan

kegairahan dalam bekerja bukan hanya sekedar rapi dan tidak berdesak-desakan,

namun juga perlu diperhatikan faktor warna dan pencahayaan yang sesuai dengan

kebutuhan ruang kerja agar terwujud penghematan ruang, tenaga, dan pikiran.

Efisiensi tersebut dilaksanakan oleh semua anggota organisasi, agar setiap

pekerjaan dapat terselesaikan dengan mudah.

Tercapainya penataan tata ruang kantor secara maksimal, maka perlu

memperhatikan asas-asas tata ruang kantor. The Liang Gie (2012: 189)

merumuskan empat asas pokok bagi tata ruang kantor. Asas tersebut yaitu :Asas

mengenai jarak terpendek; Asas mengenai rangkaian kerja; Asas mengenai

penggunaan segenap ruang; Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.

Dalam penelitian yang dilakukan oleh Niken Nurnovitasari (2011) yang

berjudul “Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha dalam Mencapai Efisiensi

Kerja Pegawai (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta

Tahun 2010)” memberi kesimpulan bahwa analisis data menunjukkan bahwa tata

ruang kantor mempunyai hubungan yang signifikan dengan efisiensi kerja

pegawai di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS. Hal ini menunjukkan bahwa

antara tata ruang kantor dan efisiensi kerja pegawai saling berkaitan. Tata ruang

kantor yang baik dan efektif akan membantu meningkatkan efisiensi kerja

pegawai.


Pengadilan Agama Sukoharjo kelas IB merupakan sebuah instansi yang

berada dibawah Mahkamah Agung. Bertugas untuk menyelenggarakan penegakan

hukum dan keadilan di tingkat pertama bagi rakyat pencari keadilan perkara

tertentu antara orang-orang yang beragama Islam di bidang perkawinan, waris,

wasiat, hibah, wakaf, zakat, infaq, shadaqah, dan ekonomi syari'ah. Kewenangan

penegakan hukum ekonomi syari'ah oleh Pengadilan Agama disebutkan dalam

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2006 tentang Perubahan

Atas Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1989 tentang Peradilan Agama.Susunan

Pengadilan Agama Sukoharjo kelas IB terdiri dari Pimpinan, Hakim Anggota,

Panitera, Sekretaris, dan Jurusita.

Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti menemukan permasalahan bahwa

penataan perabotan dan peralatan kantor di dalam masing-masing ruangan kantor

Pengadilan Agama kelas IB belum menerapkan dengan asas penataan ruang

kantor terutama asas jarak terpendek dan asas rangkaian kerja. Untuk melakukan

suatu pekerjaan misalnya pendaftaran perkara, pegawai harus bolak balik ke

ruangan dengan jarak yang jauh sehingga waktu yang digunakan juga lama. Hal

ini disebabkan karena ruangan pendaftaran dengan ruang wakil panitera selaku

pejabat yang menentukan tanggal persidangan berjarak sekitar 10 meter dan harus

melewati ruang loket, lobby, receptionist, ruang panitera, dan ruang panitera

muda. Tentu ini berlawanan dengan asas jarak terpendek dan rangkaian kerja,

dimana alur pekerjaan tidak maju lurus tetapi bolak balik dan jarak ruangan yang

jauh. Dalam setiap ruangan juga terdapat peralatan kantor yang berada tidak

semestinya dan menganggu kenyamanan pegawai contohnya di ruang kasubbag

kepegawaian, letak antara meja, komputer pegawai dan lemari arsip berjauhan.

Ada juga di ruang panitera pengganti yang menempatkan mesin fotocopy di

samping pintu masuk ruangan, padahal di ruang panitera pengganti yang luasnya

3m x 4m digunakan oleh 4 orang pegawai. Selain itu dalam proses penanganan

surat juga terdapat hambatan, yaitu pada saat Kepala Sub Bagian Kepegawaian

membuat surat tugas dan surat perjalanan dinas untuk para pegawai, setelah surat

di ketik, Kasubbag yang ruangannya di lantai II sebelah barat turun ke lantai I

bagian tengah untuk melakukan penomoran surat di Receptionist kemudian naik

ke lantai II bagian timur untuk mengkoreksikan surat tersebut kepada Sekretaris,

apabila surat disetujui maka akan diketik ulang oleh Kasubbag yang kemudian di

mintakan tanda tangan kepada Ketua Pengadilan Agama, tetapi apabila ada

kesalahan dalam surat maka setelah diketik ulang dan dibenarkan Kasubag harus

kembali lagi ke ruang Sekretaris untuk mengkoreksikan surat tersebut sampai

surat tersebut disetujui oleh Sekretaris.

Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memungkinkan pelaksanaan

pekerjaan menjadi lancar tanpa menghambur-hamburkan waktu dan tenaga. Untuk

itu penyusunan perabut kantor dan penempatan alat-alat perlengkapan, pengaturan

tempat kerja, pengaturan cahaya, udara, suhu, suara, warna harus diperhatikan.

Tata ruang yang baik akan menimbulkan efisiensi pekerjaan para pegawai dalam

pencapaian tujuan suatu organisasi.


B. Kajian Pustaka

1. Kajian Tentang Manajemen G.R Terry (Hasibuan, 2009 : 2) mendefinisikan manajemen sebagai suatu

proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,

pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta

mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber

daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan menurut Stoner dan

Freeman (Safroni, 2012: 44) manajemen adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi

dan proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk tercapainya

tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Berdasarkan pengertian-pengertian manajemen yang telah dijelaskan

diatas, maka dalam penelitian ini dapat dipahami bahwa manajemen

merupakan suatu rangkaian kegiatan mulai dari perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, pengendalian serta pengawasan dengan

memanfaatkan sumber daya manusia serta sumber-sumber daya lainnya untuk

mencapai suatu tujuan organisasi yang telah ditentukan. 2. Kajian Tentang Tata Ruang Kantor

Salah satu faktor yang dapat menciptakan efisiensi kerja pegawai adalah

penyusunan tata ruang kantor yang baik. Prajudi Atmosudirjo dalam Nuraida

(2008:1) bahwa “kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas

tempat,staf,personel, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan”.

Selain itu Moekijat dalam Sawiji (2002:5) berpendapat bahwa “kantor itu

dipandang sebagai suatu sentrum (pusat) dari kegiatan-kegiatan, tempat

penyimpanan surat-surat,arsip-arsip, dan dokumen-dokumen penting, data

dan informasi serta warkat-warkat lainnya.”

Dari beberapa pengertian di atas dapat di simpulkan bahwa kantor

merupakan suatu tempat yang digunakan anggota suatu organisasi untuk

melakukan berbagai kegiatan yang meliputi menerima, mengumpulkan,

mengolah, menyimpan dan menyalurkan berbagai surat-surat, dokumen-

dokumen dan seluruh data beserta informasi yang berkaitan dengan pekerjaan

kantor yang menunjang berbagai proses penyelesaian tugas dan tanggung

jawab yang diberikan. 3. Kajian Tentang Efisiensi Kerja

Morgensen dalam The Liang Gie (2012:173) merumuskan efisiensi kerja

sebagai “Penggunaan akal sehat secara teratur untuk menemukan cara-cara

yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan”. Sedangkan

The Liang Gie (2012:173) mengungkapkan bahwa “Efisiensi kerja adalah

perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja

itu”.

Berdasarkan pengertian efisien, kerja dan efisiensi kerja menurut para

ahli di atas, dapat diambil suatu makna bahwa efisiensi kerja adalah seluruh

aktivitas kerja yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan dengan

perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil yang dicapai.


II. METODE PENELITIAN

Penelitian ini dilakukan di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo . Adapun

Pengadilan Agama Sukoharjo ini berlokasi di Jalan Rajawali no 10

Sukoharjo 57513. Dalam pelaksanaannya penelitian ini menggunakan metode

penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif sendiri merupakan penelitian yang

bertujuan untuk menemukan berbagai pemahaman yang mendalam akan

masalah-masalah yang terjadi pada manusia dan lingkungan sosialnya.

Penelitian dilakukan dalam latar (setting) yang alamiah (naturalistic) bukan

hasil perlakukan (treatment) atau manipulasi variabel yang dilibatkan

(Gunawan, 2015:85).

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Teknik

pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, observasi, dan analisis

dokumen sedangkan pengambilan subjek penelitian menggunakan teknik

purposive sampling. Teknik analisis data menggunakan analisis interaktif

dengan aktivitas yang meliputi reduksi data, penyajian data serta penarikan

kesimpulan dan verifikasi. Pengujian keabsahan data dilakukan melalui

triangulasi data dan metode.

Adapun kerangka berpikir dari penelitian ini dapat dilihat pada gambar di

bawah ini:

Gambar 1. Kerangka Berpikir

Manajemen Tata Ruang Kantor

Efisiensi Kerja

Hambatan-hambatan manajemen tata ruang kantor dalam

meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama

Sukoharjo

Usaha-usaha yang dilakukan kantor Pengadilan Agama Sukoharjo

dalam mengatasi hambatan-hambatan manajemen tata ruang kantor

dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai

Manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja

pegawai di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo


III. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Lokasi Penelitian

Semula gedung Pengadilan Agama Sukoharjo berada di Komplek Masjid

Raya Sukoharjo Jl. Slamet Riyadi, Sukoharjo. Kemudian awal Februari 2007

dipindah ke gedung baru, terletak di Joho, Kelurahan Joho, Kecamatan Kota

Sukoharjo, tepatnya Jl.Rajawali No.10, Sukoharjo. Pengadilan Agama

Sukoharjo merupakan salah satu bagian dari Pengadilan Agama di

lingkungan Pengadilan Tinggi Agama Semarang, yang mememiliki

kompetensi absolut dan relatif, Kompetensi absolut adalah kewenangan

mutlak Pengadilan Agama Sukoharjo dalam menangani jenis perkara yang

masuk dan kompetensi ralatif adalah kewenangan pengadilan agama

sukoharjo dalam menangani perkara diwilayah kabupaten sukoharjo.

Pengadilan Agama Sukoharjo berada di wilayah daerah tingkat II Kabupaten

Sukoharjo dengan batas wilayah sebagai berikut:

i. Sebelah Barat berbatasan dengan Kabupaten Boyolali.

ii. Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Karanganyar.

iii. Sebelah Utara berbatasan dengan Kabupaten Surakarta.

iv. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kabupaten Gunung kidul,

Kabupaten Wonogiri.

B. Pembahasan

1. Manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan

efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama

Sukoharjo

Penataan ruang kantor di Pengadilan Agama Sukoharjo belum

mengikuti asas-asas tata ruang kantor yang baik. Untuk asas jarak

terpendek masih belum bisa dibilang baik, karena ukuran kantor

yang luas dan jumlah ruangan yang banyak menyulitkan pegawai

yang ada keperluan diruangan lain, misalkan untuk panitera yang

akan menyerahkan dokumen ke Hakim, beliau harus naik ke lantai

II karena ruang hakim terletak di lantai II. Apabila ada pegawai

atau masyarakat yang ingin menunaikan ibadah shalat, mereka

harus naik ke lantai II bagian belakang karena letak ruang mushola

ada dibagian belakang di lantai II. Hal ini masih belum sesuai

dengan asas jarak terpendek yang memungkinkan proses

penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-

pendeknya sedangkan yang terjadi di Pengadilan Agama

Sukoharjo justru kebalikannya, karena kantor yang luas dan

jumlah ruangan yang banyak menjadi jarak yang digunakan untuk

menyelesaikan pekerjaan menjadi lebih jauh.

Asas yang kedua adalah asas rangkaian kerja, di Pengadilan

Agama Sukoharjo asas rangkaian kerja juga masih belum sesuai,

karena menurut asas ini tata ruang kantor yang terbaik ialah yang

menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian

kerja yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang

bersangkutan. Asas pegunaan segenap ruangan di Pengadilan

Agama Sukoharjo sudah terlaksana dengan baik, karena ada


beberapa ruangan yang dihuni oleh satu orang pegawai, jadi

pegawai tersebut bisa merubah susunan tempat kerja sesuai yang

diinginkan. Lalu apabila akan ada pemindahan/pertukaran ruangan

misalkan sebelumnya ruangan Panitera di tukar dengan ruang

Sekretaris itu dilaksanakan apabila sudah ada kesepakatan dari

beberapa pegawai yang menempati dan persetujuan dari Ketua

Kantor. Untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai, kantor

Pengadilan Agama Sukoharjo memperhatikan 4 faktor dalam

penataan tata ruangnya, yaitu :

a. Cahaya

Pencahayaan di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo

menggunakan sumber cahaya kombinasi dari cahaya buatan dan

cahaya matahari. Cahaya buatan berasal dari lampu neon yang

dipasang diatap ruang dengan sistem penerangan merata

sehingga ruangan menjadi terang dan tidak terkesan remang-

remang.

b. Warna

Pewarnaan dinding ruang kantor Pengadilan Agama

Sukoharjo adalah warna cream. Warna dapat mempengaruhi

keadaan jiwa pegawai yang sedang bekerja dalam ruangan.

Warna cream tersebut dimaksudkan untuk memberikan

suasana nyaman, segar, dan teduh bagi pegawai yang

bekerja didalamnya.

c. Udara

Pengaturan udara diruangan kantor Pengadilan Agama Sukoharjo

meggunakan pengatur suhu buatan yaitu AC (Air Conditioner),

sehingga ruangan terasa sejuk dan tidak panas walaupun aktivitas

disiang hari walaupun tidak semua ruangan sudah menggunakan AC

tetapi sudah dipasangi kipas angin.

d. Suara

Suara diruangan kantor Pengadilan Agama Sukohajo cukup tenang

walaupun ada banyak suara diruang tunggu. Suara sangat berpengaruh

terhadap kelancaran suatu pekerjaan, suara yang gaduh dan rebut akan

menganggu konsentrasi dan ketenangan pegawai dalam bekerja.

Konsentrasi dan ketenangan yang terganggu akan berdampak pada

terhambatnya aktivitas, tegang dan memberikan kesan terburu-buru.

2. Hambatan-hambatan yang dihadapi manajemen tata ruang

dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan

Agama Sukoharjo

Pengaturan tata ruang kantor di Pengadilan Agama Sukoharjo terbatas

karena kantor ini merupakan bangunan yang siap pakai. Beberapa

informan mengeluhkan banyaknya ruangan dan kantor yang luas tidak

sebanding dengan jumlah pegawai yang ada. Ada beberapa ruangan

berukuran 3m x 4m yang dipakai oleh satu orang pegawai. Hal ini

menjadikan pegawai harus keluar masuk ruangan untuk melakukan suatu

pekerjaan yang berhubungan dengan bagian lain.


Selain itu dengan area kantor yang besar dan jumlah ruangan yang

banyak, menjadikan pegawai tidak terlalu akrab satu sama lain. Intensitas

bertatap muka antar pegawai disini jarang, hanya apabila ada keperluan

yang berkaitan dengan pekerjaan saja mereka bertatap muka. Letak

mushola yang ada dilantai II juga sering menjadi masalah bagi

masyarakat. Biasanya masyarakat kesulitan dalam mencari letak mushola

yang ada di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo walaupun sudah ada

papan yang menunjukkan kalau letak mushola ada dilantai II.

Di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo hanya mempunyai 1 buah

mesin fotocopy yang terletak di ruang panitera penganti. Dengan luas

ruangan 3m x 4,5m yang ditempati oleh 4 orang pegawai, mesin fotocopy

disitu menjadi menganggu. Karena diruangan tersebut sudah ada 2 buah

lemari kayu, 4 meja besar yang dilengkapi dengan sebuah computer

disetiap mejanya. Jarak antar meja diruangan tersebut sangat sempit, dan

jalan tersebut juga untuk pegawai masuk kedalam ruang kasir. Selain

kenyamanan pegawai yang tidak maksimal, di ruangan tersebut juga

kurang enak dilihat karena peralatan yang ada terlalu berlebihan, dan

seharusnya mesin fotocopy bisa dipindahkan ke ruangan lain yang masih

longgar ruangannya.

3. Usaha-usaha yang dilakukan kantor Pengadilan Agama

Sukoharjo untuk mengatasi hambatan-hambatan manajemen tata

ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di

Pengadilan Agama Sukoharjo

Dari masalah yang timbul dalam penataan ruang kantor di kantor

Pengadilan Agama Sukoharjo, maka dilakukan upaya sebagai berikut :

a. Untuk mengurangi hambatan yang muncul dengan menurunnya

efisiensi kerja karena kantor yang terlalu luas, dilakukan beberapa

cara, seperti penambahan pegawai, menggunakan telpon internal

dan mengusulkan beberapa opsi pemindahan ruangan ke

Pengadilan Tinggi Agama Semarang.

b. Untuk memecahkan hambatan karena kurangnya peralatan yang

ada di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo, beberapa pegawai

sudah berusaha dengan mengajukan pengadaan peralataan kantor

kepada Pengadilan Tinggi Agama Semarang. Dan untuk pengadaan

Air Conditioner (AC) di ruang pelayanan masih dipertimbangkan

karena banyaknya biaya yang dibutuhkan.

IV. KESIMPULAN

Berdasarkan pada pembahasan dan analisis yang telah dilakukan maka

kesimpulan yang dapat ditarik sebagai berikut :

1. Kantor Pengadilan Agama Sukoharjo belum menerapkan 4 asas tata

ruang kantor, yaitu asas jarak terpendek, asas pengunaan segenap

ruangan, asas rangkaian kerja, dan asas perubahan susunan tempat

kerja. Karena penempatan alat-alat masih jauh dari tempat duduk

pegawai, masih terdapat ruangan yang kosong, jarak antar ruangan


yang jauh dan belum tertata sesuai aliran prosedur kerja. Manajemen

tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di

kantor Pengadilan Agama Sukoharjo dimulai dari perencanaan yang

direncanakan oleh pejabat kantor atas usulan dari pegawai yang

menggunakan ruangan kemudian diajukan ke Pengadilan Tinggi

Agama Semarang selaku kantor pusat yang memberikan keputusan.

Selanjutnya ada proses pengorganisasian atau pembagian kerja yang

dilakukan oleh kasubbag IT dan perencanaan. Proses pengarahan

dilakukan langsung oleh Ketua Pengadilan Tinggi Agama Sukoharjo.

Kemudian proses pengawasan dilakukan oleh Ketua Pengadilan

Agama Sukoharjo yang nantinya akan dipertanggung jawabkan kepada

pejabat di Pengadilan Tinggi Agama Semarang. Untuk meningkatkan

efisiensi kerja pegawai, kantor Pengadilan Agama Sukoharjo dalam

penataan tata ruang kantornya memperhatikan beberapa faktor, yaitu

faktor cahaya, warna, udara, dan suara.

2. Hambatan-hambataran yang dihadapi dalam manajemen tata ruang

kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor

Pengadilan Agama Sukoharjo,

a. Gedung kantor yang luas tidak sebanding dengan jumlah pegawai

yang ada. Bangunan baru yang siap pakai ini mempunyai banyak

ruangan yang siap pakai, dan ada beberapa ruangan yang hanya

ditempati satu orang pegawai. Hal ini mengakibatkan letak ruangan

kurang mendukung pelaksanaan penyelesaian pekerjaan.

b. Kurangnya perlengkapan, peralatan dan furniture kantor juga

menghambat kinerja pegawai, seperti kurangnya lemari arsip dan

filling cabinet membuat banyak dokumen yang diletakkan dibawah

sehingga membuat kurang enak untuk dilihat. Masih ada beberapa

ruangan dilantai utama yang belum menggunakan AC (Air

conditioner) karena memang letaknya diruang terbuka, sehingga

masih menggunakan kipas angin.

3. Usaha-usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan

manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja

pegawai di Pengadilan Agama Sukoharjo,

a. Menambah beberapa pegawai honorer baru untuk mengisi

ruangan-ruangan yang tidak terpakai dan membantu pegawai

dalam melaksanakan pekerjaannya.

b. Pemasangan telpon internal untuk memudahkan pegawai dalam

berkomunikasi tanpa bertatap muka. Dengan pemasangan telpon

internal pegawai diharapkan tidak terlalu sering ke luar ruangan

untuk menyelesaikan pekerjaannya apabila berhubungan dengan

pegawai lain yang berbeda ruangan.

c. Pegawai sudah melaporkan kepada atasan untuk penambahan

beberapa peralatan baru untuk menunjang pekerjaannya, seperti

lemari arsip dan filling cabinet dan atasan juga sudah mengajukan

permohonan pengadaan peralatan baru kepada Pengadilan Tinggi

Agama Semarang selaku kantor pusat.


Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi hasil

penelitian di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo sebagai berikut :

1. Teoretis

Penelitian ini berlandaskan teori manajemen, tata ruang kantor, dan

efisiensi kerja untuk mengetahui manajemen tata ruang kantor dalam

meningkatkan efisiensi kerja pegawai kantor Pengadilan Agama

Sukoharjo. Keadaan tata ruang kantor Pengadilan Agama Sukoharjo

belum sesuai dengan teori asas-asas tata ruang kantor yaitu asas jarak

terpendek, penggunaan segenap ruangan, dan asas rangkaian kerja.

Sehingga efisiensi kerja pegawai belum maksimal.

2. Praktis

Penelitian ini memberikan gambaran secara nyata bahwa dalam

penataan ruang kantor di Pengadilan Agama Sukoharjo masih

mengalami kendala. Sehingga berdampak pada kurang maksimalnya

efisiensi kerja pegawai. Perlu usaha terhadap dampak yang

ditimbulkan, namun selama belum ada anggaran yang besar untuk

merombak ruangan-ruangan kantor maka usaha untuk menerapkan

asas-asas tata ruang kantor belum sepenuhnya dapat diterapkan.

Berdasarkan kesimpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah

dikemukakan, maka saran yang dapat diberikan peneliti sebagai berikut :

1. Kepada Kepala Kantor Pengadilan Agama Sukoharjo

a. Sebaikya mengatur ulang (re-design) tata letak ruangan agar asas

tata ruang kantor dapat terlaksana. Karena dengan terlaksananya

asas-asas tersebut akan berdampak baik pada efisiensi kerja

pegawai. Berikut saran peneliti dalam mengatur ulang tata letak

ruangan

i. Ruang kasir dipindah ke ruang Panitera

ii. Ruang Panitera pengganti dipindah ke ruang Panitera Muda

iii. Ruang Kasubbag umum dan keuangan dipindah ke ruang

Panitera pengganti

iv. Ruang Kasubbag kepegawaian dan IT dipindah ke ruang

kasir

v. Ruang perpustakaan dipindah ke ruang humas

vi. Membuat ruang/bangunan baru di parkiran depan untuk

mushola

vii. Ruang Panitera dipindah ke ruang Kasubbag kepegawaian

dan IT

viii. Ruang Panitera muda dipindah ke ruang Kasubbag umum

dan keuangan

ix. Ruang humas dipindah ke ruang kosong di lantai II

x. Menambah ruang untuk jurusita pengganti yang

sebelumnya jadi satu di ruang Kasubbag umum dan

keuangan yang letaknya di ruang mushola

xi. Ruang perpustakaan yang dahulu digabung dengan ruang

server dipisah, sehingga dilantai II bekas ruang

perpustakaan menjadi ruang server


Dengan adanya re-design ini menjadikan arus prosedur

kerja menjadi maju tanpa bolak-balik sehingga diharapkan efisiensi

kerja pegawai akan meningkat. Seperti saat pengurusan berkas

pendaftaran yang menjadi sejalan mulai dari pembayaran di kasir,

pengurusan berkas di panitera pengganti, dan penentuan tanggal

persidangan oleh wakil Panitera. Lalu ruangan yang dahulunya

kosong bisa digunakan untuk pegawai baru yang ada di kantor

Pengadilan Agama Sukoharjo, seperti ruang kosong yang ada di

lantai II bisa dimanfaatkan untuk ruang jurusita pengganti yang

dulunya satu ruangan dengan Kasubbag umum dan keuangan.

Dengan penghematan waktu, tenaga, ruang, pikiran, dan benda

akan meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan

Agama Sukoharjo. Berikut gambar denah tata ruang di kantor

Pengadilan Agama Sukoharjo sebelum dan sesudah di re-design :

Gambar 5. Sebelum re-design lantai I


Gambar 6. Sebelum re-design lantai II

Gambar 7. Sesudah re-design lantai I


Gambar 8. Sesudah re-design lantai II

b. Memilih peralatan kantor yang benar-benar diperlukan pada saat

merencanakan anggaran. Karena masih banyak pegawai yang

kekurangan lemari arsip dan filling cabinet untuk menyimpan

dokumen.

2. Kepada pegawai kantor Pengadilan Agama Sukoharjo

a. Para pegawai hendaknya selalu menjaga kebersihan dan kerapian

lingkungan kerja mereka. Dengan ruangan yang bersih, rapi dan

nyaman maka akan membuat para pegawai betah diruangan dan

gairah kerja pun meningkat.

b. Berdasarkan penelitian yang dilakukan ternyata musik memberikan

efek yang positif karena mampu meningkatkan semangat kerja para

pegawai. Oleh sebab itu, peneliti menyarankan agar para pegawai

dalam bekerja sambil mendengarkan musik yang lembut sebagai

relaksasi.

c. Pegawai harus mampu memaksimalkan upaya-upaya yang telah

diberikan dari atasan untuk meminimalisir hambatan dalam kantor.

V. DAFTAR PUSTAKA

Gunawan, Imam. 2015. Metode Penelitian Kualitatif :Teori & Praktik.

Jakarta: Bumi Aksara.


Hasibuan, H. Malayu S.P. 2009. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan

Masalah Edisi Revisi. Jakarta: Bumi Aksara.

Liang, Gie The. 2012. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Liberty.

Nurnovitasari, Niken.2011. Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha

dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Kasus di Kantor

Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakkarta Tahun 2010). Skripsi-

Tidak Dipublikasi

Safroni, Ladzi. 2012. Manajemen dan Reformasi Pelayanan Publik dalam

Konteks Birokrasi Indonesia. Yogyakarta: Aditya Media Publishing.

Sugiyono. 2006. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D.

Bandung: Alfabeta.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta: Erlangga.

manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi …

Documents