Langkah-Langkah Praktis Melakukan Pekerjaan Di Perpustakaan1

Oleh : Laksmi

Departemen Ilmu Perpustakaan dan InformasiFakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia

1. Pendahuluan

Mengelola perpustakaan merupakan satu jenis pekerjaan yang memiliki langkah-

langkah yang pasti dan sistematis. Prinsip dalam mengelola koleksi adalah bahwa

perpustakaan dapat menyediakan bahan pustaka atau informasi yang memang benar-

benar dibutuhkan oleh masyarakat. Ketepatan bahan pustaka dalam memenuhi kebutuhan

tersebut akan membantu kehidupan masyarakat dalam memecahkan masalah,

pengambilan keputusan, atau studi mereka.

Langkah-langkah dalam melakukan pekerjaan di perpustakaan sebaiknya dibuat

secara tertulis dalam bentuk manual atau buku pedoman. Manual tertulis perlu dimiliki

sebab dapat memperlancar pekerjaan; mengurangi keterlambatan; meningkatkan

pengawasan; menghemat tenaga, waktu dan biaya; meningkatkan koordinasi antar

bagian; mempermudah dalam pelatihan tenaga baru. Seluruh manfaat tersebut

menjadikan setiap orang bekerja secara efisien dan efektif. Ketika terjadi kesalahan,

misalnya sebuah bahan pustaka hilang, kita dapat menelusur langkah-langkah yang telah

dilakukan sebelumnya. Penyebabnya bisa saja karena pekerja, setelah menginventarisasi,

tidak mengikuti langkah yang seharusnya, sehingga ia meletakkan pustaka tersebut di rak

lain, atau meminjamkannya kepada pemustaka, atau alasan lain. Karena ia harus

menelusuri kembali keberadaan buku tersebut, pekerjaannya mengolah koleksi menjadi

terhambat, dan bisa jadi mengacaukan pekerjaan teman lainnya. Hal tersebut tidak akan

terjadi, bila perpustakaan memiliki aturan-aturan dan langkah-langkah dalam setiap

kegiatan pengolahan. Dengan demikian, perpustakaan apapun jenisnya, seperti

1 Dipresentasikan pada Pelatihan Perpustakaan untuk Taman Bacaan Masyarakat, PT. Asuransi ASTRA; di FIB UI, Depok, 6 – 9 Agustus 2009.

perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan pendidikan, atau taman bacaan

masyarakat (TBM), perlu memiliki pedoman.

Langkah-langkah dalam suatu pekerjaan, dalam konteks ini khususnya mengolah

bahan pustaka tersebut, dilandasi oleh seperangkat aturan dan kebijakan yang disebut

sebagai Standar Prosedur Operasional atau standard operational procedures (SOP). SOP

tidak hanya mengatur para pekerja, tetapi juga kebijakan dan standarisasi dalam sarana

dan prasarana, baju seragam, cara melayani pemustaka, hingga cara berpikir. SOP tidak

sama antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lain, karena disesuaikan dengan

kebutuhan dan kepentingan masing-masing. Prosedur tersebut dibuat sederhana, dan

tidak berbelit-belit. SOP satu pekerjaan akan bertalian dengan SOP pekerjaan lain.

2 Pekerjaan di Perpustakaan

Pada intinya, pekerjaan terdiri dari tiga bagian utama, yaitu dimulai dari

mengumpulkan atau mengadakan koleksi, kemudian mengolah, dan melayankan kepada

pemustaka. Dalam setiap bagian, pembahasan merujuk pada kebijakan dan tata cara

kegiatan dilakukan.

2.1 Pengadaan

Dalam pengadaan koleksi, kegiatan dimulai dari seleksi bahan pustaka,

pemesanan atau pembelian langsung dan penerimaan koleksi. Sebelum semua kegiatan

ini dilakukan, perpustakaan perlu mengadakan survei tentang kekuatan koleksi dan survei

mengenai kebutuhan pengguna perpustakaan. Kepala perpustakaan adalah penanggung

jawab kegiatan seleksi bahan pustaka.

2.1.1 Dasar-dasar Pengadaan

Agar tujuan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan pemustaka dapat

terpenuhi, serta untuk menghindari pemborosan dana, waktu dan tenaga, seleksi bahan

pustaka perlu dilakukan oleh sebuah tim khusus, yang terdiri dari petugas perpustakaan,

kepala desa, dan wakil berbagai lapisan masyarakat yang mempunyai wawasan luas. Tim

seleksi mempunyai tugas dan kewajiban untuk menilai, memilih dan memberi masukan

2

mengenai pustaka yang akan menjadi koleksi pustaka atau yang akan dikeluarkan atau

disiangi dari koleksi perpustakaan.

Pemilihan bahan pustaka dilakukan melalui sarana khusus, seperti katalog

penerbit, bibliografi subjek khusus, resensi buku, CD-ROM, internet atau masukan dari

pemustaka. Untuk mencocokkan data bibliografi atau verifikasi, dapat digunakan katalog

penerbit terbaru, atau bibliografi nasional maupun internasional. Bentuk bahan pustaka

itu sendiri berbentuk tercetak dan tidak tercetak. Bahan tercetak dapat berupa buku

(monograf), buku untuk memperkaya wawasan dan buku rujukan (referensi), dan bahan

bukan buku, seperti terbitan berkala (jurnal/majalah, surat kabar), peta, brosur/pamflet,

dan sebagainya. Bahan tidak tercetak yang umumnya, seperti koleksi CD (compact disc),

video, bentuk mikro, perlu dikoleksi.

Pengadaan koleksi diperoleh dari pembelian, tukar menukar, hadiah, titipan atau

menerbitkan sendiri.

1. Pembelian Pembelian bahan pustaka dilakukan berdasarkan hasil seleksi yang telah dilakukan oleh Tim seleksi. Cara pembelian adalah melalui penerbit, toko buku langsung, pemesanan melalui agen, atau pemesanan secara tetap (standing order). Untuk terbitan berkala dipertimbangkan harga langganannya. Apabila harga langganannya terlalu mahal dan tidak ada jurnal alternatifnya, sedangkan peminatnya banyak, maka jurnal tersebut wajib dilanggan.

2. Tukar menukar Cara pengadaan ini dilakukan dengan cara aktif menghubungi lembaga lain, untuk menukarkan bahan pustaka yang tidak dijadikan koleksi dengan bahan pustaka dari lembaga yang dihubungi. Bahan pustaka tersebut harus sesuai dengan kebutuhan masyarakat setempat.

3. Hadiah Perpustakaan dapat menambah koleksi melalui penerimaan hadiah dari lembaga lain atau perorangan, dengan syarat bahwa sebaiknya hadiah disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka. Hadiah yang tidak sesuai dapat digunakan sebagai bahan pertukaran koleksi atau disumbangkan bagi yang memerlukan. Baik hadiah yang berasal dari pemberian maupun dari permintaan perpustakaan sendiri, pengelola sebaiknya mengirimkan ucapan terimakasih.

3

4. Titipan Biasanya, koleksi yang dititipkan di perpustakaan adalah milik orang-orang yang tidak tahu lagi, tidak menginginkan lagi menyimpan koleksinya atau memang ingin agar masyarakat dapat mengakses koleksinya dengan lebih mudah. Umumnya, mereka adalah orang-orang yang pernah dekat pada lembaga terkait, sehingga menaruh kepercayaan untuk menyimpankan buku-bukunya.

5. Menerbitkan sendiri

Perpustakaan atau bahkan lembaga induk dapat menerbitkan buku, misalnya buku berisi informasi tentang organisasi, tentang produk atau jasa yang dihasilkan, dan lain sebagainya.

2.1.2 Tata kerja pengadaan

Pekerjaan rutin dalam kegiatan pengadaan koleksi dimulai dari penyeleksian,

pemesanan, penerimaan, hingga inventarisasi.

a) Seleksi

Menyeleksi daftar pustaka dari berbagai sumber dan sarana pemilihan, katalog

penerbit, toko buku, tinjauan buku, rekan kerja di lingkungan internal, masyarakat

umum yang menjadi pelanggan, internet, dan sebagainya.

- Menyeleksi buku yang berasal dari hadiah atau tukar-menukar. Jika subjek tidak

sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi, sebaiknya buku dihibahkan

kepada perpustakaan TBM lain.

- Mengecek daftar tersebut apakah koleksi sudah dimiliki perpustakaan, sekaligus

mengecek bibliografi atau verikasi dan disesuaikan dengan dana yang tersedia.

Pengecekan dilakukan pada daftar desidarata, katalog, daftar pesan dan daftar

bibliografi.

b) Pemesanan

- Jika membeli melalui agen, ketik daftar pesanan 2 rangkap (satu di dalam

jajaran katalog, satu sebagai daftar desiderata, dan satu untuk dikirim ke agen).

- Jika membeli melalui toko buku online, umumnya catatan hasil pesanan yang

dilengkapi dengan harga buku dan biaya pengiriman akan dikonfirmasi oleh

toko buku yang bersangkutan. Sistem pembayaran melalui kartu kredit.

4

c) Penerimaan

- Setelah buku datang, periksa faktur (invoice) dengan daftar pesanan. Jika cocok,

keluarkan kartu pesan dan sisipkan ke dalam buku. Jika tidak cocok karena

tidak pesan atau karena buku cacat, kembalikan buku ke agen untuk ditukar.

- Menyusun kartu pesan ke dalam jajaran daftar ‘buku dalam proses’.

d) Inventarisasi

- Menginventarisasi buku ke dalam buku induk. Buku induk berisi informasi

tentang nomor induk (nomor ditulis juga pada buku), tanggal pencatatan, data

buku yaitu nama penulis, judul buku, edisi dan tahun terbit, penerbit, harga

buku jika hasil pembelian dan sumber buku jika hasil hadiah atau tukar

menukar, dan keterangan.

- Bubuhi cap perpustakaan dan cap registrasi.

2.2 Pengolahan

Setelah bahan pustaka diterima dari bagian pengadaan, bahan pustaka mulai

diolah. Kegiatan ini perlu dilakukan secara cermat, sebab berkaitan dengan data

bibliografi, nomor panggil, penyusunan buku di rak, dan penyusunan kartu katalog di

lemari katalog. Pengolahan yang baik akan memudahkan sistem temu kembali (retrieval

system) dokumen secara cepat dan tepat.

2.2.1 Dasar-dasar Pengolahan

Dalam pembuatan katalog deskriptif yaitu kegiatan mencantumkan semua

informasi mengenai buku, mulai dari judul buku, penulis, penerbitan, edisi, sampai

deskripsi fisik digunakan AACR2. Kegiatan pengindeksan subjek adalah penentuan tajuk

untuk setiap koleksi, sementara itu penulisan tajuk entri adalah kegiatan yang penting

karena menentukan kemudahan akses pada suatu dokumen, di sini digunakan DDC.

Tahap terakhir pengolahan adalah memasukkan dan mencetak data dalam kartu katalog,

serta mencetak daftar pengerakan (shelflist) untuk kepentingan stock opname. Pada

pokoknya, pedoman yang digunakan adalah: Anglo-American Rules 2nd ed. (AACR2)

untuk membuat deskripsi bibliografi, atau Peraturan Katalogisasi Indonesia, edisi 4

5

(Perpustakaan Nasional, 1994); Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan, edisi 4

(Perpustakaan Nasional,1994) untuk menentukan tajuk subjek pustaka; Dewey Decimal

Classification (DDC) 21st ed. untuk menentukan nomor panggil pustaka; Dasar-dasar

analisis untuk pengindeksan subjek dokumen. Disadur dari karya A.G. Brown “An

Introduction to subject indexing section 2: subject analysis” (London, 1982).

2.2.2 Tata Kerja Pengolahan

Tata kerja rutin pengolahan dimulai dari pengatalogan deskriptif dan

pengatalogan subjek, pemberian perlengkapan fisik buku, hingga penyusunannya di rak.

a) Menerima bahan pustaka dari Bagian Pengadaan, yang disertai lembar kerja dan

daftar pengiriman.

b) Mengkatalog

- Catat data buku ke dalam lembar kerja. Keterangan yang perlu dicatat adalah

keterangan seperti yang dicatat dalam buku induk, ditambah deskripsi fisik buku

dan catatan eksemplar. Sisipkan lembar kerja pada buku.

- Membuat deskripsi bibliografi (gunakan AACR2), menentukan tajuk subjek

(gunakan Daftar Tajuk Subjek), pemberian notasi kelas (gunakan DDC).

- Setelah lembar kerja dicek, masukkan data ke dalam komputer dan cetak kartu

katalog.

- Keluarkan kartu pesan dari jajaran ‘buku dalam proses’, sisipkan ke dalam

buku.

c) Melengkapi fisik buku

- Lengkapi buku dengan perlengkapan fisik, yaitu sampul plastik jika perlu dan

label nomor panggil.

- Untuk keperluan layanan sirkulasi, lengkapi buku dengan kartu dan kantong

buku, serta lembaran atau slip tanggal kembali.

d) Menyusun buku di rak

- Susun buku di rak berdasarkan nomor klasifikasi (kegiatan ini disebut shelving).

Ada dua cara menyusun koleksi, yaitu penempatan relatif (berdasarkan nomor

kelas/subjek) dan penempatan tetap (berdasarkan nomor urutan pada rak).

Susunan bisa terpisah-pisah berdasarkan ukuran buku, dan kegunaan buku

6

(misalnya buku rujukan, buku biasa, dll). Untuk koleksi audiovisual sebaiknya

disimpan dalam ruangan ber-AC.

- Susun kartu katalog di laci katalog berdasarkan jajaran entri judul buku

berabjad, pengarang berabjad, subjek berabjad dan nomor klasifikasi.

Kemudian, susun kartu shelflist, yaitu katalog khusus untuk digunakan dalam

stock opname.

2.2.3 Prosedur Pengolahan Majalah dan Surat Kabar

Perbedaannya dengan pengolahan buku, majalah dan surat kabar tidak perlu

mengalami proses pengkatalogan dan perlengkapan fisik seperti pada buku atau pustaka

lain.

- Kirim pesanan berlangganan pada agen sesuai kebijakan perpustakaan, dapat

berlangganan beberapa bulan, setahun atau bahkan lebih. Jika waktu langganan

selesai, dapat diperpanjang.

- Jika majalah dan surat kabar datang, periksa fisik dan alamat tujuan. Jika cocok,

catat pada lembaran kardeks, jika tidak, kembalikan/klaim ke agen. Kardeks berisi

keterangan tentang judul majalah/surat kabar, alamat penerbit, frekuensi terbit,

volume serta nomor dan catatan tentang penerimaan selama satu tahun.

- Bubuhi cap perpustakaan dan cap tanggal penerimaan.

- Jika ada nomor yang belum diterima, kirim surat tagihan pada agen.

- Susun majalah dan surat kabar pada rak display berdasarkan alfabetis judul

majalah atau surat kabar.

- Simpan edisi lama dalam box bersama edisi sebelumnya yang diletakkan di rak

yang berbeda. Biasanya,majalah yang dianggap penting dijilid dalam jumlah edisi

tertentu

2.3 Layanan

Sistem layanan dibedakan dua jenis, yaitu layanan terbuka dan layanan tertutup.

Layanan terbuka mempersilakan pemustaka memilih sendiri pustaka yang diminati dari

rak buku atau pustaka lainnya, sedangkan layanan tertutup tidak mengizinkan pemustaka

langsung ke rak.

7

2.3.1 Dasar-dasar Layanan Pemustaka

Layanan merupakan tugas penting, karena bagian inilah yang memegang peranan

dalam menyampaikan informasi kepada pemustaka. Pemustaka adalah seluruh

masyarakat, tidak membedakan usia, jenis kelamin, pendidikan, status, warna kulit, dan

sebagainya. Oleh karena itu petugas perlu memahami masyarakat di sekitarnya.

Salah satu unsur penting dalam layanan adalah petugas. Ia diberi wewenang untuk

melayani pemustaka sehingga diharapkan memiliki persyaratan sebagai berikut,

sebagaimana tercantum pula dalam kode etik pustakawan:

a. Sikap ramah dan sabar

b. Pengetahuan yang luas terutama yang relevan dengan organisasi tempat bekerja,

seperti visi dan misi organisasi, dan kegiatan setiap bagian di dalamnya. Petugas

juga perlu mengikuti setiap pertemuan yang berkaitan dengan kegiatan organisasi,

berdiskusi dengan karyawan lainnya serta mengikuti perkembangan profesi

bidang perpustakaan dan informasi.

c. Keterampilan dan keahlian dalam menggunakan bahan-bahan yang tersedia,

termasuk mengakses bahan elektronik.

d. Ketelitian

2.3.2 Jenis Layanan Pemustaka

Jenis layanan di perpustakaan khusus disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka.

Karena jenis pemustaka di TBM berbeda-beda, kebutuhan informasinya juga berbeda,

sehingga petugas perpustakaan dapat dengan lebih mudah memenuhi kebutuhan

pemustaka. Layanan yang disebutkan di sini, adalah layanan minimal atau layanan dasar

perpustakaan, jenis layanan lainnya sangat tergantung pada organisasi masing-masing:

a) Ruang baca. Suasana yang tenang dan nyaman perlu diupayakan agar pemustaka

dapat membaca dengan tenang.

b) Sirkulasi. Layanan yang menyangkut peminjaman dan pengembalian buku/bahan

pustaka.

c) Layanan rujukan, menyediakan buku-buku rujukan (referens) seperti kamus,

ensiklopedi, direktori, buku tahunan, sumber ilmu bumi, sumber riwayat hidup,

8

bibliografi, indeks dan abstrak, dan melayani menjawab pertanyaan yang

diajukan.

d) Pendidikan Pengguna. Perpustakaan perlu dan wajib memberikan layanan

orientasi dan pendidikan pemustaka kepada staf baru, agar mampu memanfaatkan

perpustakaan guna mendukung kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan

mereka. Kegiatan diadakan secara rutin bergantung kepada masa penerimaan

pegawai baru, mencakup kegiatan dan layanan di perpustakaan, bagaimana

menggunakan katalog perpustakaan/OPAC, susunan pustaka di rak, dan peraturan

perpustakaan yang harus ditaati.

2.3.3 Tata kerja layanan

Jenis layanan yang mendasar adalah layanan sirkulasi, yaitu peminjaman dan

pengembalian bahan pustaka.

a. Peminjaman

Prosedur ini umumnya dilakukan di berbagai jenis perpustakaan. Berikut adalah langkah

awal hingga akhir yang dilakukan oleh pustakawan:

- Memeriksa kartu anggota pemustaka

- Mencatat pustaka yang akan dipinjam di catatan pustakawan

- Membubuhkan catatan tanggal buku harus dikembalikan di kartu peminjaman dan

lembar peminjaman

- Menyimpan kartu peminjaman di rak kartu

b. Pengembalian

- Memeriksa pustaka yang dikembalikan, robek, atau rusak

- Memeriksa apakah tanggal kembali tidak over due. Jika ya, pustakawan mengenakan

denda. Jika pemustaka menghilangkan koleksi, pustakawan meminta penggantian.

- Mencatat transaksi

3. Pengembangan koleksi

Pengembangan koleksi merupakan salah satu aspek penting dalam perpustakaan,

sebab seiring pesatnya kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, penerbitan buku

semakin meningkat dan kemudahan membeli buku secara online pun semakin mudah,

9

otomatis membuat pengadaan koleksi di perpustakaan berkemungkinan semakin mudah

pula.

3.1 Evaluasi

Pengembangan koleksi perlu dilakukan secara periodik dengan melakukan

evaluasi. Dari hasil evaluasi, petugas perpustakaan dapat mengetahui keadaan nyata

koleksi perpustakaan, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Hasil tersebut juga

digunakan sebagai alat kontrol dari kebijakan pengembangan koleksi, dan menentukan

kebijakan perawatan koleksi perpustakaan. Tujuan lain adalah untuk menghemat tempat

dan memberi tempat untuk koleksi yang lebih mutakhir dan menjadikan koleksi pustaka

lebih akurat, relevan, dan lebih menarik.

Evaluasi dapat dilakukan dengan inventarisasi (stock opname), yaitu memeriksa

bahan pustaka yang masih tercatat sesuai dengan katalog perpustakaan atau shelflist,

mencatat apakah masih ada di rak, dipinjam, atau hilang. Kegiatan ini dilakukan untuk

mengetahui keadaan koleksi ditinjau dari jumlah, pemanfaatan koleksi, serta kondisi fisik

pustaka. Kegiatan ini dapat dilakukan setahun atau dua tahun sekali, dengan

mengerahkan seluruh staf perpustakaan.

Karena kegiatan pengembangan selalu memanfaatkan hasil penelitian, dengan

demikian hal-hal yang perlu diteliti adalah:

a. Survei pemustaka. Survei yang dilakukan adalah penelitian tentang kebutuhan

dan kepuasan pemustaka terhadap perpustakaan.

b. Stock opname. Survei dilakukan untuk mengetahui kekuatan koleksi yang

dimiliki, mulai dari mutu, harga dan tingkat keterpakaiannya, dan bagaimana

cara menginformasikannya.

c. Penelitian perkembangan teknologi informasi. Survei dilakukan untuk

mengetahui kemajuan teknologi, mulai dari spesifikasi, harga, kualitas hingga

pemeliharaannya, agar perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi yang

praktis dan sesuai dengan kebutuhan.

d. Penjajagan kerjasama dan jaringan dengan lembaga-lembaga yang terkait

dengan lembaga induk. Hendaknya selalu disadari bahwa tidak ada satu pun

10

perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan semua orang dengan hanya

mengandalkan koleksi sendiri. Lembaga yang dimaksud adalah lembaga

pemerintahan, lembaga LSM, penerbit dan toko buku, universitas, atau

perpustakaan-perpustakaan lain seperti Perpustakaan Nasional.

e. Penelitian kinerja staf perpustakaan. Seluruh staf di bagian mana pun, tidak

hanya pengelola perpustakaan, sebaiknya diteliti tingkat kinerjanya. Dengan

demikian, setelah mereka mengetahui tingkat prestasi masing-masing, mereka

dapat diarahkan untuk pengembangan selanjutnya. Staf yang memiliki

kemauan untuk maju dan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baik

adalah aset perusahaan yang sangat berharga.

3.2 Pemeliharaan koleksi

Kegiatan yang sering terlupakan adalah pemeliharaan koleksi (tentu saja tidak

semua). Hal ini bisa dimaklumi sebab pekerjaan ini memang memerlukan waktu, tenaga ,

dan biaya yang besar. Kondisi alam di Indonesia kurang mendukung kelestarian bahan

pustaka, sebab kelembaban yang tinggi dan udara kering, memungkinkan pertumbuhan

jamur dan hewan-hewan kecil perusak. Oleh karena itu, pekerjaan tersebut tidak rutin

dilakukan, hanya pada waktu-waktu tertentu, jadi seringkali terlupakan. Kegiatan

pemeliharaan koleksi meliputi:

a. Reproduksi: Koleksi yang tergolong langka (koleksi yang sulit atau jarang

ditemukan; koleksi yang berharga mahal; koleksi yang sering digunakan)

sebaiknya dilestarikan dengan memproduksi ulang, dengan cara memfotokopi;

atau membuatnya dalam bentuk mikro.

b. Penyiangan (weeding): Kegiatan ini merupakan proses berkesinambungan dan

dilakukan secara teratur untuk mengeluarkan pustaka dari jajaran koleksi. Kriteria

penyiangan antara lain: 1) Nilai atau kandungan informasinya sudah tidak sesuai

dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang mutakhir; 2) Pustaka yang isinya

sudah tidak lengkap, sudah dalam keadaan rusak berat dan tidak mungkin

diperbaiki kembali; 3) Sudah ada edisi baru yang lebih lengkap dan mutakhir

11

informasinya; 4) Sudah tidak pernah dipinjam lebih dari lima tahun dan

jumlahnya terlalu banyak; 5) Pustaka yang disensor.

c. Penjilidan: Penjilidan ulang dilakukan terhadap koleksi yang sampulnya rusak; koleksi

yang terlalu tipis; koleksi yang jilidannya lepas; atau sekumpulan majalah lepas.

d. Laminasi: Pustaka yang mempunyai sampul yang rapuh dan mudah koyak, atau

sampul kain yang mudah dihinggapi hewan-hewan kecil seperti rayap, sebaiknya

diberi pelindung plastik. Sebelumnya dapat dilakukan penyemprotan dengan

bahan kimia (coating).

Selain melakukan tindakan pemeliharaan, perpustakaan perlu mengetahui faktor-

faktor perusak pustaka, sehingga dapat mengambil tindakan pencegahan dan jika

terlanjur terjadi, mudah mengatasinya. Faktor tersebut adalah:

1. faktor fisik: perlakuan kurang tepat oleh manusia, debu dan kotoran dan cahaya

matahari yang langsung mengenai pustaka, bencana alam (banjir, kebakaran).

2. faktor kimiawi atau iklim: kelembaban udara tinggi, suhu udara yang fluktuatif,

reaksi kimia yang terjadikarena proses oksidasi dan hidrolisa materi pustaka, dan

pencemaran udara.

3. faktor hayati: jamur (cendawan), serangga (kecoak dan ngengat), dan hewan

pengerat terutama tikus. Untuk mengatasi ini, bisa dilakukan fumigasi, yaitu

mengasapi bahan pustaka agar jamur tidak tumbuh, binatang dan renik perusak

lainnya mati.

Tindakan pencegahan yang minimum dapat dilakukan adalah mengatur suhu

ruangan. Suhu ruangan yang ideal untuk mencegah kerusakan bahan pustaka adalah 20ºC

– 24ºC, dengan kelembaban 45% - 60% RH (relatif humidity). Untuk memperoleh suhu

ini diperlukan air conditioning (AC) pada ruang perpustakaan. Selain itu perlu dipasang

thermohygrometer untuk mengukur kelembaban udara. Untuk menjaga kestabilan suhu

ruangan, pemasangan AC sebaiknya selama 24 jam. Turun naiknya suhu udara akan

mempengaruhi turun naiknya kelembaban ruangan, dan hal ini akan mempercepat

kerusakan bahan pustaka.

12

Untuk menjaga keamanan dan mencegah kehilangan dan kerusakan bahan

pustaka diperlukan locker, meja pendaftaran pengunjung yang diawasi atau dijaga oleh

seorang staf perpustakaan (secara bergiliran), cermin kontrol untuk mengawasi tingkah

laku dan kegiatan pemustaka di perpustakaan atau pintu turnstyle untuk mengatur arus

keluar masuk pemustaka di perpustakaan.

~ o0o ~

Daftar Pustaka

Clayton, Peter and G.E. Gorman. (2001). Managing information resources in libraries: collection management in theory and practice. London: Library Association Publishing.

Sedijoprapto, Endang I. 2001. Perpustakaan khusus: keberadaannya dalam dalam institusi serta dasar-dasar pengelolaannya. Jakarta: CV. Maju Bersama.

Stueart, Robert D. dan Barbara B. Moran. 2002. Library and information center management. Sixth edition. Westport, Connecticut: Libraries Unlimited.

Sutarno, NS. 2004. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktik. Jakarta: Samitra Media Utama.

13

Contoh 1.LEMBAR KERJA PENGATALOGAN BUKU

NOMOR INDUK:……………….

No. Klas : ………………………………………………………………….……………………………..Judul : ………………………………………………………………….……………………………..

..………………………………………………………………….…………………………….. ……………………………..…………………………………………………………………..Pengarang/Penganggung Jawab : ………………………………………………………………….……………………………..Edisi / cetakan : ………………………………………………………………….……………………………..Imprint : ………………………………………………………………….……………………………..Tempat Penerbitan : ………………………………………………………………….……………………………..Penerbit : ………………………………………………………………….……………………………..Tahun Terbit : ………………………………………………………………….……………………………..Deskripsi Fisik : ………………………………………………………………….……………………………..Jilid / Volume : ………………………………………………………………….……………………………..Jumlah Halaman : ………………………………………………………………….……………………………..Ukuran (Tinggi x lebar) : ………………………………………………………………….……………………………..Keterangan Fisik Lainnya : ………………………………………………………………….……………………………..Judul Seri : ………………………………………………………………….……………………………..Judul Asli : ………………………………………………………………….……………………………..

..………………………………………………………………….……………………………..

..………………………………………………………………….……………………………..

Catatan Bibliografi : ………………………………………………………………….……………………………..ISBN ` : ………..……………………………………………………….……………………………..Entri Utama Orang : ………………………………………………………………….……………………………..Entri Utama Badan Koperrasi : ………………………………………………………………….……………………………..

.………………………………………………………………….……………………………..

14

Entri Utama Pertemuan : ………………………………………………………………….……………………………..

..………………………………………………………………….……………………………..

Entri Tambahan : 1………………………………………………………………………………………………..

2………………………………………………………………………………………………..

3………………………………………………………………………………………………..

Subjek : 1. ……………………………………………………………………………………………..

2. ……………………………………………………………………………………………

Lain-Lain : ………………………………………………………………….……………………………..Jumlah Eksemplar : ………………………………………………………………….……………………………..Harga : ………………………………………………………………….…………………………….. Sumber : ………………………………………………………………….……………………………..

Jakarta,………………200..

(………………………………..) Pengatalog

15

Contoh 2. Lembar Inventarisasi

Formulir Penerimaan Majalah (Kardeks)

Logo Nama Majalah : …………………………………………………………………………….Frekuensi : …………………………………………………………………………….Data Penerbit : ……………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………….ISSN : …………………………………………………………………………….

Formulir Penerimaan Surat Kabar (Kardeks)

Logo

Nama surat kabar : …………………………………………………….., Tahun : ………………Data penerbit : …………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………….…

BLN/TGLJanuariFebruariMaretAprilMeiJuniJuliAgustusSeptemberOktoberNovemberDesember

16

Contoh 3. Alur Pengadaan Buku/Majalah dan Surat Kabar

17

Mulai

Usulan & seleksi dengan alat bantu

Periksa katalog / kardeks

Ada ?

tidak

Dicatat dalam daftar

Setuju ?

Pembelian / Berlangganan

Selesai

tidak

ya

Selesaiya

Tangguhkan Simpan / desiderata

Contoh 4. Tampilan pembelian buku di internet

18

Contoh 5. Alur Kerja Pengolahan Buku/Majalah dan Surat Kabar

19

Membuat deskripsi

ya

tidak

tidak

ya

Selesai

Mulai

Membuat nomor panggil dan subjek

Cek?

Perbaikan

Setuju?

Berlangganan /Pembelian

Simpan dokumenke desiderata

Selesai

Tangguhkan pembelian

Contoh 6. Alur Kerja Peminjaman dan Pemesanan Buku

20

Lihat katalog Lihat koleksiDi rak

Cari buku di rak

Ada?

Buku diambil

Serahkan ke petugas

Entri data ke komputer

Beri cap tanggal kembali

Formulir peminjaman di tandatangani oleh peminjam

Ada?

Tanya kepetugas

Dipinjam?

Beritahupeminjam

Pesan?

Masukkan data pesanan ke komputer

Catat untuk pemeriksaan

Buku diserahkan

Tidak

Ya

Mulai

Selesai

Selesai

Kartu Buku Dijajarkan

Contoh 7. Perlengkapan fisik buku

Lembar peminjaman

Judul buku: …………………Penulis: ……………………..Nomor panggil: ……………..

Harus kembali tanggal Nama peminjam

Kartu peminjaman

658.8 Penulis 3331/99Har JudulP

No.: …………..Nama: ………..Alamat: ………Berlaku Ss/d tgl. …HARUS KEMBALI PEMINJAM

21

22