Ringkasan Chapter 10

Project Communications Management

Project Communications Management mencakup berbagai kegiatan yang dilakukan untuk memasikan project yang dilakukan berjalan dengan beanr dan tepat waktu. Kegiatan yang dilakukan antara lain menyediakan, mengolah, menyimpan dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan untuk proyek tersebut.

Proses-proses Project Communication Management antara lain:

1. Mengidentifikasi Stakeholder2. Rencana Komunikasi3. Mendistribusikan Informasi4. Mengatur kebutuhan Stakeholder5. Melaporkan Perkembangan dan kemampuan.

Dibawah ini merupakan bagan overview dari Project Communication Management

Aktivitas komunikasi yang dilakukan memiliki banyak potensi dimensional seperti:

- Internal dan eksternal dalam project- Formal dan Informal - Vertical dan Horizontal dalam organisasi- Publikasi Resmi dan Tidak resmi- Tertulis dan Lisan- Verbal dan Non-verbal

Kemampuan komuikasi sangat umum dan diperlukan dalam manajemen umum ataupun manajemen proyek, seperti:

- Mendengarkan secara aktif dan efektif- Tanya Jawab, Bertukar ide untuk meningkatkan pemahaman- Pencerdasan untuk meningkatkan penetahuan tim- Pencari Fakta - Mengatur dan memanajemen kebutuhan- Aksi persuasive- Negosiasi untuk mencapai kesepakatan bersama - Menyelesaikan konflik dan mencegah efek buruk- Merangkum dan menguatkan serta mengidentifikasi langkah kedepan

1. Identifikasi Stakeholder Identifikasi stakeholder adalah proses mengidentifikasi semua orang yang terlibat dan merasakan dampak dalam suatu proyek atau organisasi serta mendokumentasikan informasi yang relevan mengenai keterlibatan, ketertarikan dan hasil dari project itu sendiri.

Dalam suatu project, sangat penting untuk mengidentifikasi stakeholder yang terlibat dalam project saat project baru di inisialisasi. Hal ini dilakukan agar dapat merangkul, menampung dan mengetahui kemampuan, kemauan dan kepentingan dari setiap stakeholder.

Sebuah strategy kemudian dapat dikembangkan untuk dapat mendekatkan setiap stakeholder dan menentukan timing project sehingga semua stakeholder dapat mengikuti kegiatan project dengan maksimal.

a Identifikasi Stakeholder : Input- Project Charter- Procurement document- Enterprize Environmental Factors- Organizational Process assets

b. Identifikasi stakeholder : Tools dan Teknis - Stakeholder Analysis Stakeholder analysis adalah suatu cara yang sistematis yang didesain untuk

mengumpulkan dan menganalisis informasi yang bersifat kuantitatif dan kualitatif untuk menentukan mana langkah yang paling baik untuk diimplementasikan dalam project.

- Expert JudgementUntuk memastikan identifikasi yang kompeherensif, maka seorang expert diperlukan untuk menilai identifikasi yang telah dilakukan. Expert ini bisa perseorangan yang berupa seorang konsultan maupun panel.

c. Identifikasi Stakeholder : Output

- Stakeholder Register

1. identifikasi informasi

2. Penilaian Informasi

3. Klasifikasi stakeholder

- Stakeholder management Stategy

2. Rencana Komunikasi (Plan communication)Rencana komunikasi atau rancangan (Plan communication) komunikasi adalah proses untuk menentukan kebutuhan informasi para stakeholder dan menentukan system komunikasinya. Plan communication merespon informasi dan komunikasi yang diperlukan oleh setiap stakeholder yang terlibat dalam project. Sistem komunikasi yang tidak mapan akan menyebabkan masalah dalam proses berjalanya project, misalnya keterlambatan dalam pengiriman pesan sehingga mengacaukan timing project, kebocoran informasi penting kepada orang yang salah, komunikasi yang kurang antara stakeholder yang bisa menggangu jalannya project. Sistem komunikasi yang baik dapat mengefisiensikan waktu, system komunikasi yang efektif adalah system yang menyediakan informasi yang dibutuhkan.Plan communication ini sangat berhubungan dan dipengaruhi oleh factor lingkungan.

a. Plan communication : Input- Stakeholder Register- Stakeholder Management strategy- Enterprise environmental Factors- Organizational Process Asset

b. Plan Communication : Tools and Teknis- Communication Requirement analysis

Analisis kebutuhan menentukan informasi yang dibutuhkan oleh skateholder yang terlibat.Kebutuhan ini didefinisikan dengan mengkombinasi jenis dan format informasi dan dengan analisis mengenai isi dari informasi tersebut.

Informasi yang biasanya digunakan untuk menentukan analisis kebutuhan adalah:

- Grafik organisasi- Organisasi dari project dan hubungan tanggung jawab stakeholder- Bidang Ilmu, departemen yang dimanfaatkan dalam project- Jumlah orang yang terlibat dan lokasi dari project tersebut.- Kebutuhan informasi internal- Kebutuhan eksternal- Informasi Stakeholder dari data stakeholder dan manajemen strategy mereka.

- Teknologi KomunikasiMetode yang digunakan dalam neyampaikan dan memproses informasi akan sangat mempengaruhi performa plan communication secara signifikan.Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi:- Kebutuhan informasi yang cepat- Ketersediaan teknologi- Project staffing yang dikehendaki- Lingkunagn Project

- Model komunikasiModel komunikasi menentukan prosedur dalam menerima, mengolah dan menyampaikan informasi. Komponen utamanya antara lain:- Encode menterjemahkan informasi kedalam bahasa atau isi yang sederhana

atau mudah dimengerti- Pesan dan balasan keluaran dari encode- Medium Media untuk mendistribusikan informasi- Noise hal-hal yang mengganggu proses komunikasi- Decode Menterjemahkan informasi atau mengekstrak informasi

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

- Metode KomunikasiAda beberapa metode yang digunakan dalam melakukan komunikasi antara skateholder. Dapat diklasifikasikan dengan poin-poin sebagai berikut:- Komunikasi interaktif- Push communication- Pull communication

c. Plan communication : Output- Communication management plan

Rencana manajemen komunikasi menyediakan antara lain:- Kebutuhan komunikasi stakeholder- Informasi yang harus disampaikan- Alasan untuk mendistribusikan informasi- Timing dan frekuensi distribusi informasi- Orang yang bertanggung jawab dalam distribusi informasi- Dll

- Project document updates- Project Schedule- Stakeholder register- Stakeholder management strategy

3. Distribusi InformasiDistribusi informasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyampaikan dan memastikan bahwa informasi yang disampaikan relevan dan sesuai dengan rencana. Titik berat pada kegiatan ini adalah eksekusi seperti mengimplementasikan rencana manajemen proyek dan merespon permintaan informasi yang tak terduga. Teknik distribusi yang efektif mencakup teknik sebagai berikut:- Model Pengirim-Penerima- Pemilihan Media- Gaya Penulisan- Memenuhi teknis manajemen- Teknik presentasi

a. Distribusi Informasi : Input- Project Management Plan- Performance Report- Organizational Process Asset

b. Distribusi Informasi : Tools dan Teknis- Communication Methods- Information Distribution tools

c. Distribusi Informasi : Output- Organizational Process Asset Updates

- Stekeholder Notification- Project Report- Project Presentation- Project Records- Feedback from Stakeholder- Lesson Learned documentation

4. Manage Stakeholder ExpectationsManage stakeholder expectation adalah sebuag proses komunikasi dan bekerja sama dengan para stakeholder untuk memenuhi ekspektasi mereka dan menyelesaikan permasalahan yang terjadi selama proyek berjalan.Project manager bertanggung jawab dalam manage stakeholder expectation. Mengatur Ekspektasi stakeholder akan sangat signifikan membantun memperlancar project dan mengurangi resiko project untuk gagal.

a. Manage Stakeholder expectation : Input- Stakeholder Register- Stkeholder Management Strategy- Project Management Plan- Issue Log- Change Log- Organizational Process Assets

b. Manage Stakeholder expectation : Tools dan Teknis- Communication Methods- Interpersonal Skill- Management Skill

c. Manage Stakeholder expectation : Output- Organizational Process Asset Updates- Change Request- Project Management Plan Updates- Project document Updates

- Stakeholder management strategy- Stakeholder registry- Issue Log

5. Report PerformanceReport Performance adalah proses untuk mengumpulkan dan mendistribusikan informasi, termasuk reports, progress measurement, dan forecast. Performance report harus bisa memberikan informasi yang tepat untuk setiap level audience.Format dari laporan ini bisa bervariasi, namun laporan yang terpadu meliputi:

- Analisis performance periode sebelumnya- Status resiko dan isu-isu- Goal yang telah tercapai dalam periode tertentu

- Goal yang akan dicapai nanti- Ringkasan perubahan dalam suatu periode- Informasi lain yag relevan dan berhubungan dan didiskusikan

a. Report Performance : Input- Project management Plan- Work Performance Information- Work Performance Measurements- Budget Forecast- Organizational Process Assets

b. Report Performance : Tools dan Teknis- Variance Analysis- Forecasting methods

- Time series Methods- Causal/econometric Methods- Judgmental Methods- Other metods

- Communication Methods- Reporting systems

c. Report Performance : Output- Performance Report

- Analisis performance periode sebelumnya- Status resiko dan isu-isu- Goal yang telah tercapai dalam periode tertentu- Goal yang akan dicapai nanti- Ringkasan perubahan dalam suatu periode- Informasi lain yag relevan dan berhubungan dan didiskusikan

- Oranizational Process Assets Updates- Change Request