manajemen proyek agribisnis

Oleh

PENGENDALIAN PROYEK

Pertemuan ke XIII

MANAJEMEN PROYEK AGRIBISNIS

Tim Pengajar Mata Kuliah

Jurusan Agribisnis Fakultas PertanianUniversitas Halu OleoKendari 2015

Kesepakatan :• Final terbuka• Nilainya : A & B.

POKOK BAHASAN

Pemantauan Proyek Evaluasi PelaksanaanProyek

Pemantauan dan EvaluasiProyek

PENGANTAR

Proyek

Ketika menjalankan adminitrasi suatu proyek dengan pendekatan manajemen berartI harus dipertimbangkan pula keberadaan fungsi pemantauan dan evaluasi sebagai salah satu komponen pokok di dalam manajemen pembangunan

Tujuan P&E

Melaksanakan Pemantauan dan evaluasi bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh (proses) pembangunan telah dilaksanakan dan hasil-hasilnya dapat dinikamati

PenerapanP&E

Penerapan pemantauan dan evaluasi akan memberikan masukan bagi pengambil keputusan untuk menyusun langkah-langkah baru yang inovatif bagi pelaksanaan pembangunan selanjutnya

PEMANTAUAN PROYEK

DEFINISi

Pemantauan merupakan kegiatan pengumpulan data indikator spesifik secara sistematik dan berkelanjutan guna memberikan indikasi kemajuan terhadap tujuan dan capaian atas hasil yang terjadiPemantauan merupakan kegiatan mengamati/ meninjau kembali mempelajari secara terus menerus atau berkala dan kegiatan mengawasi, yang dilakukan oleh pengelola proyek di setiap tingkatan pelaksanaan kegiatan, untuk memastikan bahwa pengadaan dan penggunaan input, jadwal kerja, hasil yg ditargetkan dan tindakan lainnya yang diperlukan berjalan sesuai rencanaPemantauan adalah pengumpulan data secara berkala dan tepat waktu untuk menentukan apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Pemantauan merupakan proses yang berjalan terus menerus selama siklus proyek, dari pelatihan dan sosialisasi, hingga perencanaan, pelaksanaan, dan pemeliharaan.

PEMANTAUAN PROYEK

Tujuan Pemantauan

1. mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana

2. mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi

3. melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.

4. mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,

5. menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan

PEMANTAUAN PROYEKManfaat Pemantauan

Bagi pihak Penanggung Jawab Proyek (pemilik) :

1. Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi.

2. Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja

3. Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan

4. Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya.

5. Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya.

Bagi pihak Pengelola Proyek, yaitu :

1. Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat

2. Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik.

3. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek

PEMANTAUAN PROYEK

Tipe dan Jenis Pemantauan

1. Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup : tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemen dsb. yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek.

2. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, dalam hal ini adalah semua tahapan proses yang terdapat dilangkah-langkah metode pengembangan sistem yang dipergunakan.

3. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup hasil dari proses yang terutama berkaitan dengan kuantitas (jumlah) dari setiap tahapan yang ada di metode pengembangan sistem yang dipilih.

EVALUASI PROYEK

DEFINISi

Evaluasi adalah menilai secara berkala apa yang telah dihasilkan, untuk mengetahui apakah proyek berhasil mencapai tujuan-tujuan utamanyaEvaluasi melakukan asesmen atas tujuan, desain proyek, implementasi, dan hasil. Evaluasi secara enyeluruh akan dilakukan guna memahami dampak sebab-akibat program terhadap hasil yang diharapkan, serta untuk menilai efektifitas biaya.Aktivitas yang sistematis dan kontinyu untuk menilai konseptualisasi, desain, implementasi, dan manfaat kebijakan/program

EVALUASI PROYEK

1. Memperlihatkan keberhasilan atau kegagalan proyek

2. Menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukan perubahan-perubahan

3. Menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapat ditingkatkan.

4. Memberikan informasi untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan.

5. Membantu untuk dapat melihat konteks dengan lebih luas serta implikasinya terhadap kinerja pengembangan sistem yang dilakukan.

Pentingnya Evaluasi

EVALUASI PROYEK

1. Untuk mendapatkan informasi dan menarik pelajaran dari pengalaman mengenai pengelolaan proyek, keluaran, manfaat, dan dampak dari proyek pengembangan sistem yang baru selesai dilaksanakan, maupun yang sudah berfungsi

2. Sebagai umpan balik bagi pengambilan keputusan dalam rangka perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian proyek selanjutnya

Tujuan Evaluasi

EVALUASI PROYEK

1. Evaluasi awal kegiatan, yaitu penilaian terhadap kesiapan proyek atau mendeteksi kelayakan proyek.

2. Evaluasi formatif, yaitu penilaian terhadap hasil-hasil yang telah dicapai selama proses kegiatan proyek dilaksanakan. Waktu pelaksanaan dilaksanakan secara rutin setiap selesai satu tahapan dari metode pengembangan sistem yang digunakan.

3. Evaluasi sumatif, yaitu penilaian hasil-hasil yang telah dicapai secara keseluruhan dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan. Waktu pelaksanaan pada saat akhir proyek sesuai dengan jangka waktu proyek dilaksanakan. Untuk proyek yang memiliki jangka waktu enam bulan, maka evaluasi sumatif dilaksanakan menjelang akhir bulan keenam. Untuk evaluasi yang menilai dampak proyek, dapat dilaksanakan setelah proyek berakhir dan diperhitungkan dampaknya sudah terlihat nyata.

Jenis Evaluasi

PEMANTAUAN DAN EVALUASIModel Sistem Pemantauan dan Evaluasi

KONDISI AWAL (PRE-

EXISTING CONDITIONS)

KOMPONEN PROYEK

MASUKAN

AKTIVITAS

KELU-ARAN(OUT-PUTS)

MAN-FAAT (OUT-

COMES)

DAMPAK

(IMPACTS)+/-

FAKTOR EKSTERNAL

FAKTOR INTERNAL

UMPAN BALIK

PEMANTAUAN DAN EVALUASI

P dan E

Merupakan sebuah proses yang berkesinambungan meliputi pengumpulan data, proses dan pemilihan informasi mengenai implementasi proyek, progres yang dicapai pada proyek tersebut sampai kepada dampak dan efek dari adanya proyek tersebut (Ojha, 1998)

Perbedaan Perbedaan mendasar antara pemantauan dan evaluasi terletak pada substansi kegiatan.

Pemantauan Evaluasi• Kegiatan di dalam internal

proyek yang menilai beberapa variabel dari suatu proyek yaitu • Apakah sumberdaya

proyek (uang, bahan, staf) dipergunakan sesuai dengan anggaran dan jadwal yang disetujui)

• Apakah keluaran (output) yang diharapkan dihasilkan dalam cara yang tepat waktu dan cost effective

• Apakah proyek sedang berjalan secara efisien

• Kegiatan-kegiatan pasca proyek (ex post) yang menilai :

• Seberapa jauh proyek yang dilaksnakan membawa dampak (impact) atau hasil (outcome)

• Keefektifan biaya (cost-effectiveness) proyek yang dilaksanakan dibandingkan dengan alternatif/pilihan lain yang mungkin

• Pemantauan kinerja berkaitan dengan masukan dan keluaran

• Pemantauan proses sistem delivery proyek

• Evaluasi dampak pengaruh proyek terhadap target populasi

• Analisis keefektifan biaya perbandingan biaya dengan alternatif lain

Perbedaan Pemantauan dan Evaluasi



StandarP dan E

Prinsip-prinsip kegiatan monitoring dan evaluasi (panduan ANSSP Volume 6 pemantauan dan evaluasi :1. Berdasarkan pada standar yang

diketahui bersama standar, acuan indikator keberhasilan/kegagalan, kesalahan/ketepatan diketahui bersama

2. Terbuka diketahui banyak orang3. Adil pemberlakuan standar, acuan

indikator keberhasilan/kegagalan, kesalahan/ketepatan secara adil

4. Berorientasi solusi 5. Partisipatif melibatkan banyak

pihak6. Berjenjang dilakukan sesuai

tingkatan dan kedudukan


ElemenP dan E

1. Memiliki tujuan yang jelas yangditunjukkan dengan adanya indikator yangjelas pula

2. Disusun oleh indikator-indikator yangmeliputi input, proses, output dan impact.

3. Memiliki teknik pengumpulan data danmanajemen data yang mampu dijelaskandan dijustifikasi

4. Bertujuan untuk mengatur sisteminstitusional dan pembangunan kapasitas

5. Memasukkan monitoring dan evaluasi kedalam manajemen proyek (Ojha, 1998)


ProsesP dan E

(Ojha, 1998), proses monitoring dan evaluasi pada dasarnya membutuhkan tiga pertanyaan dasar dalam merancang sistem monitoring dan evaluasi yang baik dan mampu terimplementasikan 1. What, yakni apa yang akan dimonitor

dandievaluasi

2. How, yakni metode dan instrumen yangakan digunakan dalam mengumpulkaninsformasi dan membangun indikator

3. Who, yakni pihak yang akan melakukankegiatan monitoring dan evaluasi, baikintu internal maupun eksternal, institusiyang akan dilibatkan, dan sebagainya

PEMANTAUAN DAN EVALUASIModel Sistem Pemantauan dan Evaluasi

KONDISI AWAL (PRE-

EXISTING CONDITIONS)

KOMPONEN PROYEK

MASUKAN

AKTIVITAS

KELU-ARAN(OUT-PUTS)

MAN-FAAT (OUT-

COMES)

DAMPAK

(IMPACTS)+/-

FAKTOR EKSTERNAL

FAKTOR INTERNAL

UMPAN BALIK

Terima Kasih

manajemen proyek agribisnis

Education