1

PENDAHULUAN

1. DESKRIPSI SINGKAT

Dalam sebagian hidup Anda, Anda menjadi anggota satu atau beberapa

organisasi. Salah satunya adalah organisasi di mana Anda bekerja saat ini.

Elemen yang sangat mendasar dalam organisasi adalah sasaran yang

merupakan tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi.

Kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan dalam organisasi ada dua jenis yakni

kegiatan pokok, yakni yang secara langsung berhubungan dengan tujuan dan

kegiatan penunjang yakni kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani,

memudahkan, dan memperlancar tugas pokok. Kegiatan penunjang disebut

dengan pekerjaan perkantoran Dalam bahasa Inggris sering disebut office work

atau paperwork.

Saat ini Anda sudah diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil, dan

telah melaksanakan pekerjaan kantor. Tetapi apakah Anda menyadari bahwa

pekerjaan yang Anda lakukan di kantor sangat penting karena berkaitan dengan

data/informasi sehingga perlu dikelola dengan baik agar tujuan organisasi dapat

tercapai secara efisien dan efektif, dan bagaimana dampaknya apabila suatu

organisasi pengolahan data/informasi tidak dikelola dengan baik. Seiring dengan

berkembangnya kemajuan jaman dan teknologi terutama teknologi informasi,

maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern, oleh karena itu dalam diklat

ini Anda diberikan mata pelajaran pengetahuan manajemen perkantoran modern.

Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan

pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang

melaksanakannya agar mencapai tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor

terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-

menulis. Dalam modul ini Anda akan mempelajari bagaimana merencanakan,

melaksanakan dan mengendalikan pekerjaan tulis-menulis yang berkaitan

dengan penanganan surat dan pekerjaan bukan tulis-menulis antara lain

pelayanan telepon dan penerimaan tamu dan tata cara pengarsipan surat.

2

Bahan ajar ini terdiri dari tujuh Kegiatan Belajar, yaitu:

a. Administrasi, manajemen dan organisasi;

b. Penanganan Surat;

c. Pelayanan Telepon;

d. Penerimaan Tamu Kantor;

e. Tata Cara Mengarsip;

f. Peranan Teknologi Informasi bagi Pekerjaan Kantor.

g. Tata Cara Menyelenggarakan Rapat

2. Prasyarat Kompetensi

Dalam modul Manajemen Perkantoran Modern ini, terdapat pengetahuan

yang harus Anda ketahui sehari-hari, oleh karena itu Anda perlu membaca

peraturan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi antara lain tata

persuratan, kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan, karena Anda telah

menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil Kementerian Keuangan. Pekerjaan Anda

dalam organisasi tidak lepas dari administrasi yang perlu dikelola dengan baik.

Modul ini untuk lebih memperluas wawasan Anda dalam bidang manajemen

perkantoran yang saat ini berlangsung di Kementerian Keuangan.

3. Standar Kompetensi

Setelah megikuti proses pembelajaran ini peserta diharapkan mampu

memahami manajemen perkantoran modern, dan dapat menerapkannya di unit

kerjanya.

4. Standar Kompetensi Dasar

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta prajabatan Golongan II

diharapkan mampu :

a Menjelaskan pengertian Administrasi, manajemen, dan organisasi kantor,

pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor, manajemen

perkantoran, dan manajemen perkantoran modern;

b Memahami cara penanganan surat ;

3

c Memahami cara pelayanan telepon

d Memahami cara penerimaan tamu;

e Memahami tatacara mengarsip ;

f Menjelaskan peranan teknologi informasi perkantoran.

g Menjelaskan tata cara menyelenggarakan rapat

Pada setiap Kegiatan Belajar, membahas materi pembelajaran secara rinci

satu persatu. Anda dapat mempelajari Kegiatan Belajar tersebut secara

berurutan, atau dapat mempelajarinya secara acak sesuai materi yang Anda

perlukan untuk dipelajari.

5. Relevansi Modul

Pengetahuan perkantoran dapat diaplikasikan pada kegiatan pekerjaan

kantor pada masing-masing unit tempat Anda bekerja, mulai dari penanganan

surat sampai mengarsipkan dan pekerjaan kantor bukan tulis menulis lainnya

misalnya pelayanan telepon dan penerimaan tamu serta penyelenggaraan rapat.

4

Kegiatan Belajar 1

ADMINISTRASI, MANAJEMEN DAN

ORGANISASI

Indikator

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat :

a. menjelaskan pengertian administrasi dan manajemen ;

b. menjelaskan organisasi, kantor, pekerjaan kantor, manajemen perkantoran ;

c. menjelaskan lingkup pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor;

d. menjelaskan manajemen perkantoran modern dan ciri-cirinya.

1. Uraian dan Contoh

A. Pengertian-Pengertian

1. Administrasi Dan Manajemen

Dalam pemakaian sehari-hari, kata administrasi sering diartikan dalam

dua macam pengertian yaitu dalam arti luas dan dalam arti sempit. Menurut

The Liang Gie, administrasi dalam arti luas diterjemahkan sebagai

keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan dalam suatu kerja sama untuk

mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama. Perumusan demikian

didasarkan kepada kenyataan bahwa pada setiap instansi/kantor selalu ada

dua jenis pekerjaan yaitu pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Dalam

arti sempit, administrasi dirumuskan sebagai pencatatan keterangan-

keterangan secara tertulis. Keterangan-keterangan tersebut selain dapat

digunakan untuk keperluan sehari-hari, tapi dapat juga digunakan untuk

keterangan di masa yang akan datang. Administrasi dalam arti sempit sering

disebut tata usaha.

Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan

menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

5

Namun kadang-kadang istilah administrasi dengan manajemen sering tidak

dibedakan, karena merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan.

2. Organisasi

Secara umum administrasi memusatkan perhatian kepada organisasi

baik organisasi pemerintah, personil, keuangan, dan lain-lain. Dalam

kehidupan sehari-hari Anda tidak lepas dari organisasi. Mengapa organisasi

diperlukan? Organisasi diperlukan karena kita tidak dapat mengerjakan

gagasan, ide tanpa bantuan orang lain. Organisasi dirasakan mutlak karena

merupakan wadah atau kerangka kerja sama antarmanusia untuk mencapai

tujuan. Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai sekelompok

orang yang bersatu-padu, bekerja secara formal berdasarkan tata tertib

tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama.

Dengan rumusan tersebut dapat dilihat unsur-unsur organisasi adalah :

kelompok orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal, dan susunan

hierarkhi.

3. Kantor

Dalam pergaulan sehari-hari apabila kita mendengar percakapan

seseorang yang menggunakan kata kantor, seakan-akan kita sudah

memahami benar arti kantor yang diucapkannya, dan seakan-akan hanya

ada satu pengertian mengenai kata kantor. Akan tetapi bila kita perhatikan

dengan cermat, kata kantor mempunyai beberapa arti, tergantung kepada

kalimat yang diucapkan oleh sipembicara. Untuk lebih jelasnya kita

perhatikan kalimat-kalimat berikut yang semuanya menggunakan kata

kantor. Pemuda A mengatakan : Kantor itu tidak baik, masa lamaran sudah

disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab. Bapak B

mengatakan : Memang tidak mudah untuk bertemu dengan dia, kita harus

minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, ia orang kantor.

Bapak C berkata kepada anaknya: Kantormu bagus, berdinding kaca, tingkat

20 dan memakai tangga berjalan.

6

Seorang sekretaris D berkata kepada tamu : Sebaiknya Bapak datang

lagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala PUSDIKLAT sedang tidak

ada di kantor. Seorang pegawai E dari suatu perusahaan swasta berkata

kepada temannya: Agar kamu dapat mengetahui apakah usulan cuti kamu

disetujui atau tidak, tanyakan saja kepada temanmu atau langsung ke kantor

Sekretariat . Seorang pegawai F setelah ditanya oleh teman sekerjanya

menjawab : Saya tugas ke New York bersama Bapak Dawam selama dua

minggu, dibiayai kantor .

Bila kita renungkan, kata kantor seperti tersebut pada kalimat-kalimat di

atas mempunyai arti yang tidak sama. Yang dimaksudkan kantor oleh

pembicara A adalah kegiatan atau pelayanan yaitu pelayanannya tidak baik

karena surat sudah disampaikan sebulan yang lalu tapi tidak dijawab sampai

saat ini. Kantor yang dimaksud pembicara B adalah jabatan, jadi yang

dimaksud orang kantor adalah seorang pejabat. Lain halnya yang

dimaksudkan oleh pembicara C, kantor yang dimaksudkannya adalah

gedung tempat anaknya bekerja. Yang dimaksudkan oleh sekretaris D,

kantor adalah ruangan kerja Kepala PUSDIKLAT, karena itu ia menyarankan

kepada tamu agar datang lagi sekitar pukul 3 siang yang mungkin menurut

jadwal acara yang ia ketahui pada sekitar pukul 3 tersebut Kepala

PUSDIKLAT akan ada di ruangan kerjanya. Berbeda dengan yang

dimaksudkan sekretaris D, kantor yang dimaksudkan pegawai E adalah salah

satu unit kerja di perusahaan di mana ia bekerja; jadi yang dimaksudkannya

adalah bagian Sekretariat. Kantor yang dimaksudkan pegawai F, bukan

bagian Sekretariat, tapi instansi atau perusahaan di mana ia dan Pak Dawam

bekerja.

Dari contoh-contoh di atas, kita sudah dapat mengetahui enam macam

pengertian kantor yaitu jasa/pelayanan, jabatan, gedung tempat bekerja,

ruang kerja, unit kerja/bagian/biro, dan instansi atau badan usaha. Oleh

karena itu agar kita dapat mengerti benar apa yang dimaksudkan kantor oleh

seorang pembicara, kita harus memahaminya dalam kaitan apa kata kantor

itu digunakan oleh pembicara dalam kalimatnya.

7

Perbedaan-perbedaan seperti di atas, bukanlah hal yang baru, karena

para ahli di bidang administrasi perkantoranpun dalam perumusan yang

dibuatnya mempunyai pendapat yang tidak selalu sama mengenai pengertian

kantor.

Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor

adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan

administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau mesin. Pekerjaan

administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai keterangan yang

penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W.

Howard & Edward Masonbrink mengemukakan : Kantor adalah tempat

diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses menangani

informasi tersebut, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,

menyimpan sampai menyalurkan.

Pengertian kantor yang dimaksudkan dalam modul ini adalah

pengertian yang lebih mirip dengan yang dikemukan Glenn W. Howard dan

Edward Masonbrink yaitu tempat penyelengaraan kegiatan menangani

informasi dan proses penanganan informasi tersebut.

4. Pekerjaan Kantor

Setelah mengetahui pengertian kantor, untuk lebih memperluas

wawasan kita perlu mengetahui pengertian pekerjaan kantor. Seperti halnya

pengertian kantor, perumusan pengertian pekerjaan kantor dapat merujuk

kepada rumusan yang dikemukakan oleh para ahli.

William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson, mengemukakan

pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan

usaha yang bersangkutan, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya

guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat itu

mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan badan usaha itu

sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat menyurat,

surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar-daftar harta benda,

rencana-rencana dan jadwal-jadwal, laporan-laporan dan oleh segala macam

nota yang tertulis dan tercetak.

8

George R. Terry mengemukakan, pekerjaan kantor meliputi

penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis

dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan

cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari

pimpinan.

Walaupun kedua pendapat di atas tidak memberikan pengertian yang

persis sama, tetapi ada unsur kesamaannya yaitu bahwa pekerjaan kantor

adalah segala kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan

informasi/keterangan-keterangan baik informasi itu berupa lisan atau

sudah berbentuk warkat-warkat. Secara definitif yang dimaksud dengan

keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang

diperoleh melalui pembacaan atau pengamatan, dan yang dimaksud

warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu

hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluan membantu ingatan. Yang

dimaksud dengan keterangan dan warkat dalam rumusan di atas, adalah

semua keterangan dan informasi dari instansi yang bersangkutan, demikian

juga warkat yang dimaksud adalah catatan tertulis atau bergambar atau

rekaman yang bertalian dengan kegiatan instansi tersebut.

Pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan, dilihat dari

kegiatannya dapat dibedakan dua macam, yakni pekerjaan yang tulis-menulis

misalnya penanganan surat masuk, penanganan surat keluar

(korespondensi), penghitungan dan pembuatan laporan, sedangkan

pekerjaan yang bukan tulis-menulis terdiri dari pengiriman surat,

penggandaan surat dinas, penyimpanan surat, pelayanan telepon,

penerimaan tamu, penataan ruang kantor, penataan lingkungan kantor.

5. Manajemen Perkantoran

Dari pengertian di atas maka kegiatan perkantoran perlu direncanakan,

diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau

dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar

organisasi dapat mencapai tujuannya. Menurut George Terry, Manajemen

Perkantoran adalah Controlling and organizing of office work, and actuating

those performing is so as to achieve the predetermined objective. It deals

9

with the life cycle of business information and retention if of permanent value,

of destruction if obsolete (Manajemen Perkantoran adalah perencanaan,

pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta

menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan

yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran

hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui

pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap

atau pemusnahannya kalau usang). Menurut The Liang Gie Manajemen

Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan

(mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),

mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai

menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Dengan demikian maka

pengertian manajemen perkantoran, yakni penyelenggaraan semua kegiatan

yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.

B. LINGKUP PEKERJAAN DALAM SUATU ORGANISASI/INSTANSI

Secara garis besar, pekerjaan di suatu instansi ada dua jenis

pekerjaan/tugas yakni:

1. Tugas pokok disebut juga kegiatan substantif/operatif, yakni kegiatan-

kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena

berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok masing-

masing instansi berbeda satu dengan lainnya. Misalnya pekerjaan pokok

Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah melakukan sebagian tugas

Kementerian Keuangan di bidang pemungutan pajak negara dalam bentuk

bea dan cukai serta pungutan lainnya, berdasarkan kebijaksanaan yang

ditetapkan oleh Menteri Keuangan, akan berbeda dengan pekerjaan pokok

unit lain di lingkungan Kementerian Keuangan. Dengan demikian maka tugas

pokok tidak lain adalah pekerjaan yang menurut surat keputusan mengenai

tugas pokok, fungsi harus dilaksanakan.

2. Tugas Penunjang adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu,

melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Biasanya pekerjaan

administratif, misalnya penanganan pegawai, keuangan, perlengkapan.

Tugas Penunjang disebut juga pekerjaan perkantoran. Pekerjaan Penunjang

atau perkantoran di setiap unit sama.

10

11

PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan kantor dapat diorganisir dengan menggunakan salah satu asas

dari tiga asas yang biasa digunakan, baik oleh instansi-instansi Pemerintah

maupun instansi swasta. Ketiga asas tersebut yaitu asas sentralisasi, asas

desentralisasi, dan asas campuran.

1. Asas Sentralisasi

Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan kantor ditangani oleh

unit tersendiri dalam instansi yang bersangkutan. Unit-unit lainnya hanya

difokuskan kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok instansi.

Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan

pekerjaan kantor, diantaranya adalah :

a. Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan;

b. Pengawasan mudah dilakukan;

c. Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat;

d. Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih

merata;

e. Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes.

Walaupun asas ini mempunyai beberapa kebaikan, tetapi di sisi lain

mengandung beberapa kelemahan yang mendasar. Oleh karena itu dalam

hal pemilihan asas yang akan digunakan, kelemahan-kelemahan tersebut

perlu mendapat pertimbangan yang seksama agar tidak menimbulkan

kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan pekerjaan. Kelemahan-kelemahan

dimaksud antara lain adalah :

a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu

yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran di mana

diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibat dari

keadaan ini maka penyelesaian pekerjaan akan mengalami kelambatan.

b. Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan

khusus unit lainnya yang justru merupakan kebutuhan yang

memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila hal ini

12

terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan

mengalami hambatan.

c. Karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan yang

secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan unit

lain, kadang-kadang terjadi hal yang sebaliknya yaitu yang seharusnya

unit ini melayani unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani.

Kegiatan perkantoran di lingkungan Kementerian Keuangan yang

disentralisasikan misalnya kegiatan penerimaan surat masuk, penerimaan

tamu, penataan lingkungan kantor, walaupun ada pula unit yang

menggunakan asas desentralisasi untuk kegiatan tersebut.

2. Asas Desentralisasi

Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas ini yaitu setiap

unit organisasi dalam instansi diberikan kewenangan untuk mengelola

pekerjaan kantornya masing-masing. Misalnya setiap Direktorat mempunyai

Subbag Tata Usaha sendiri-sendiri yang mempunyai tugas mengurus

kebutuhan peralatan kantor, alat tulis-menulis, pengetikan, penggandaan,

dan sebagainya.

Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu :

a. Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokok bagi instansi yang

mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat.

b. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang

bersangkutan.

c. Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi

pada asas sentralisasi, dapat dihindarkan.

Seperti halnya asas sentralisasi, asas desentralisasipun mempunyai

beberapa kelemahan, antara lain adalah :

a. Memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan kantor

yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi yang

bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin

fotokopi lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaannya kapasitas

mesin fotokopi tersebut tidak digunakan secara penuh;

13

b. Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan

kantor;

c. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan

pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor. Banyaknya jenjang birokrasi

juga akan menambah sulitnya pengawasan.

Kegiatan perkantoran yang didesentralisasikan misalnya penanganan

surat keluar mulai dari mengonsep surat sampai surat tersebut siap

dikirimkan dan penyusunan laporan, namun ada pula di unit organisasi yang

pekerjaan tersebut disentralisasikan karena organisasi tersebut masih belum

luas.

3. Asas Campuran

Karena adanya kelemahan-kelemahan seperti disebutkan di atas, maka

dalam beberapa instansi dilaksanakan asas campuran yang merupakan

perpaduan kedua asas di atas. Untuk pekerjaan-pekerjaan kantor yang

sifatnya memerlukan pengawasan secara kontinyu dan mengandung banyak

kerawanan, dilakukan dengan menggunakan asas sentralisasi, sedangkan

pekerjaan kantor yang sifatnya umum dilakukan dengan menggunakan asas

desentralisasi, hal ini biasanya dilakukan oleh organisasi yang belum luas.

Kegiatan perkantoran yang menggunakan asas campuran, misalnya :

a. Pelayanan telepon, untuk pelayanan telepon keluar instansi (ekstern)

dipusatkan, sedangkan untuk pelayanan telepon di dalam unit organisasi

menggunakan pesawat intern.

b. Pengarsipan, untuk pengelolaan arsip yang sudah tidak aktif dipusatkan

di unit pengelolaan arsip, sedangkan untuk pengelolaan arsip yang aktif

dikelola oleh masing-masing unit di dalam organisasi tersebut.

Seperti disebutkan di atas, dalam menerapkan asas pengorganisasian

pekerjaan kantor setiap instansi harus mempertimbangkannya sebaik-

baiknya dengan memperhatikan semua kebaikan-kebaikan dan kelemahan-

kelemahan yang ada pada ketiga asas. Seberapa jauh salah satu asas akan

dijadikan pedoman dengan tanpa mengabaikan kebaikan-kebaikan asas

yang lain, hal ini tergantung kepada tujuan, luas pekerjaan, taraf

perkembangan, dan tingkat kebutuhan suatu instansi. Pada instansi yang

14

sudah berkembang biasanya lebih tepat digunakan asas campuran. Walapun

demikian akhirnya penentuan asas yang akan dipakai secara logis harus

berpedoman kepada prinsip bahwa asas itu secara teknis dapat dilaksanakan

dan secara ekonomis dapat dipertanggungjawabkan.

C. MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Sebagaimana Anda telah ketahui, bahwa manajemen perkantoran adalah

rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun),

mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan

(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Sesuatu hal ini adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan kantor sesuai

dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang berkembang, maka

harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi tersebut. Istilah moden

dalam kamus besar bahasa Indonesia adalah terbaru, mutakhir, terkini,

sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman. Dengan

demikian maka pengertian manajemen perkantoran modern yakni

penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan

kantor yang modern.

Sebagaimana diuraikan bahwa kantor merupakan tempat penyelengaraan

kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. Istilah

modern yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan data/informasi

yang modern, antara lainnya dicirikan dengan :

1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai

yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir

sesuai dengan tuntutan zaman.

Tentunya untuk Kantor Kementrian Keuangan diperlukan pegawai yang

selalu berusaha keras untuk selalu mencapai hasil kerja yang lebih baik

walaupun pimpinan tidak ada ditempat kerja dan mempunyai integritas yang

tinggi, sehingga pekerjaan kantor dapat terlaksana dengan baik dan benar

2. Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap

pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus

dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab,

15

bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang

pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.

Untuk Kementrian Keuangan telah ada sistem operasi prosedur (SOP), yang

diharapkan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan, bahkan saat ini

telah ada SOP unggulan, sehingga diharapkan masyarakan dapat dilayani

dengan baik.

3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan

perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam

pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized).

4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif,

efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.

Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran

harus menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut harus

fungsi (outcome), dimana saat ini Kementrian Keuangan telah melaksanakan

anggaran berbasis kinerja.

Terlihat dari ciri kantor modern, maka Kementrian Keuangan saat ini

telah menuju perkantoran yang modern, hal yang terpenting dalam

pengelolaan kantor yang modern adalah sumber daya manusia / pegawai

yang melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor. Oleh karena itu pegawai

Kementrian Keuangan untuk mengelola pekerjaan kantor, agar dapat

melaksanakan tugas denga baik.

Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem

komputer, akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi dalam

hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, dan kemutakhiran. Dengan demikian

dengan semakin modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang

dapat diakses, sehingga semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain,

namun pekerjaan kantor yang menggunakan teknologi modern perlu

mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat mengacaukan kegiatan

pengelolaan informasi. Misalnya pada saat pemilu tanggal 5 April 2004, adanya

virus yang mengacaukan sistem informasi pemilu, sehingga lambang-lambang

partai berubah. Oleh karena itu perlu diperhitungkan kemungkinan gangguan

terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan atau kesalahan salah satu alat

dapat mengganggu keseluruhan sistem, dan akan mengganggu seluruh

pekerjaan kantor.

16

2. LATIHAN

Jawablah pertanyaan di bawah ini.

1. Sebutkan perbedaan antara administrasi dalam arti sempit dan arti luas

menurut The Liang Gie ?

2. Jelaskan arti kata kantor menurut Saudara ?

3. Jelaskan pengertian pekerjaan kantor menurut George R. Terry ?

4. Jelaskan pengertian manajemen perkantoran ?

5. Jelaska pengertian manajemen perkantoran modern ?

17

3. RANGKUMAN

Administrasi mempunyai beberapa arti, dalam arti luas administrasi

diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih,

menurut cara-cara tertentu untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai tata usaha yakni

rangkaian kegiatan mengirim dan menyampaikan keterangan-keterangan yang

diperlukan dalam usaha kerja sama. Dengan demikian maka Tata Usaha

merupakan unsur administrasi, oleh karena itu pekerjaan kantor merupakan

bagian dari administrasi. Administrasi selalu ada dalam organisasi. Organisasi

adalah sekelompok orang-orang yang bersatu-padu bekerja secara formal

berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui

bersama.

Pengertian kantor berbeda-beda tergantung dalam ucapan pembicaraan

antara lain dapat berarti jasa/pelayanan, jabatan, gedung, tempat bekerja,

ruangan kerja, unit kerja/bagian atau instansi. Pengertian kantor dalam modul ini

adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses

penanganan informasi.

Pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang ada kaitannya dengan

penanganan informasi/keterangan yang bertalian dengan tugas-tugas organisasi

yang bersangkutan. Pekerjaan kantor terdiri dari pekerjaan tulis-menulis dan

bukan tulis-menulis. Untuk mengorganisasikan pekerjaan kantor ada 3 asas,

yakni sentralisasi, desentralisasi, dan campuran.

Kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi

dan proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern yang berkenaan

dengan tempat dan proses penanganan data/informasi yang modern, yang

antara lainnya dicirikan dengan adanya :

1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai

yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir

sesuai dengan tuntutan zaman;

2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap

pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus

dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab,

18

bagaimana alur pekerjaannya, dan apakah yang harus dihasilkan oleh

pegawai.

3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan

perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam

pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized).

4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif,

efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.

4. TES FORMATIF

Pilihan satu jawaban yang benar dalam pertanyaan di bawah ini:

1. Pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis atau tata usaha

merupakan pengertian dari ...

a. administrasi dalam arti sempit

b. administrasi dalam arti luas

c. pekerjaan kantor

d. kantor

2. Di bawah ini adalah unsur-unsur organisasi, kecuali...

a. sekelompok orang

b. kerja sama

c. tujuan

d. administrasi

3. Kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi, oleh

karena itu berhubungan langsung dengan tujuan organisasi disebut...

a. tugas pokok

b. tugas penunjang

c. organisasi

d. pekerjaan kantor

4. Segala kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan

informasi/keterangan-keterangan baik informasi itu berupa lisan atau sudah

berbentuk warkat-warkat.

a. tugas pokok

b. kantor

c. organisasi

19

d. pekerjaan kantor

5. Pekerjaan kantor terdiri dari...

a. pekerjaan pokok dan penunjang

b. pekerjaan subtantif dan operatif

c. pekerjaan manajerial dan kepemimpinan

d. pekerjaan tulis menulis dan bukan tulis menulis

6. Setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa

yang dibuat untuk keperluan membantu ingatan disebut ...

a. catatan

b. memo

c. warkat

d. nota dinas

7. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang

bersamaan, merupakan kelemahan dari pengorganisasian pekerjaan kantor

yang menggunakan asas ...

a. sentralisasi

b. desentralisasi

c. campuran

d. manfaat

8. Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor,

merupakan apabila unit akan menerapkan pengorganisasian pekerjaan

kantor berdasarkan asas...

a. sentralisasi

b. desentralisasi

c. campuran

d. manfaat

9. Asas pengorganisasian pekerjaan kantor yang akan digunakan, haruslah

mempertimbangkan hal berikut, kecuali ...

a. tingkat kebutuhan organisasi

b. taraf perkembangan organisasi

c. kebutuhan pegawai

d. luas organisasi

10. Rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur,

menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan

20

mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib

sesuatu hal adalah pengertian dari

a. manajemen

b. manajemen perkantoran

c. manajemen perkantoran modern

d. pekerjaan kantor

5. STUDI TIPS

Untuk lebih mudah memahami konsep pekerjaan kantor, perhatikan

pelaksanaan pekerjaan kantor di unit Anda dan bandingkan dengan teori yang

telah Anda pelajari di modul. Perhatikan unsur-unsur kantor yang modern dan

bandingkan dengan kantor Anda

21

Kegiatan Belajar 2

PENANGANAN SURAT

Indikator

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat :

a. menjelaskan pengertian, fungsi dan arus surat ;

b. menjelaskan cara pengelolaan surat masuk ;

c. menjelaskan cara pengelolaan surat keluat

d. menjelaskan langkah-langkah membuat surat ;

e. menjelaskan macam, bentuk, bahasa, gaya bahasa dan syarat-syarat

surat yang baik ;

f. menjelaskan wewenang penandatanganan surat ;

g. menjelaskan pejabat pengganti ;

h. menjelaskan cap dinas

i. menjelaskan media/sarana surat

j. membuat surat dan nota dinas

1. URAIAN DAN CONTOH

Dalam hal penanganan surat, sering timbul pertanyaan yang sangat

mendasar, mengapa penanganan surat perlu mendapat perhatian dalam arti

cara-cara penanganan surat harus dipelajari, padahal pekerjaan itu hanya

merupakan pekerjaan mudah, yaitu menerima surat, membuka sampul surat, dan

mengeluarkan surat dari sampulnya. Pertanyaan demikian biasanya timbul

karena yang bersangkutan belum mengalami, memahami, dan menghayati

pekerjaan kantor dari suatu instansi misalnya instansi Pemerintah.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi.

Sepintas lalu memang pekerjaan penanganan surat sepertinya mudah dan

sederhana. Akan tetapi bila direnungkan lebih mendalam, persoalannya tidak

semudah itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja pengurusan surat-surat

22

dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa lembaran-lembaran kertas saja,

tetapi yang perlu diperhatikan juga adalah masalah-masalah yang terkandung di

dalam surat. Suatu surat yang ditujukan kepada suatu instansi Pemerintah

misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang bertalian dengan tugas instansi

tersebut. Tugas instansi yang bersangkutan tidak lain merupakan sebagian dari

tugas-tugas Pemerintah. Oleh karena itu mengurus sepucuk surat yang ditujukan

kepada suatu instansi bukan hanya mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya

mengurus sebagian tugas-tugas Pemerintahan. Dalam kaitan ini pengurusan

surat yang baik, selain akan membawa nama baik instansi dimaksud, tetapi juga

akan menyangkut nama baik Pemerintah. Sebaliknya bila pengurusan surat itu

tidak baik, bukan saja mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap instansi itu,

tapi lebih jauh dapat mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap Pemerintah.

Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan mengakibatkan pihak lain

enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya tidak berlebihan bila ada

yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak baik akan menghambat

tercapainya tugas-tugas instansi.

Dengan penjelasan singkat ini, maka pertanyaan yang lugu tetapi sangat

mendasar seperti tersebut di atas, telah terjawab. Dalam kaitan ini pula maka

penanganan surat perlu mendapat perhatian yang sewajarnya, baik dari

pimpinan maupun dari semua pegawai dalam suatu instansi.

Mengingat bahwa surat merupakan alat komunikasi, maka bila diteliti lebih

mendalam, bagi suatu instansi surat mempunyai fungsi :

1. Sebagai wakil dari pengirim surat (wakil instansi);

2. Sebagai bahan pembukti;

3. Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu

masalah;

4. Sebagai alat pengukur kegiatan instansi;

5. Sebagai sarana memperpendek jarak.

Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke dalam penanganan

surat adalah serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan surat/dokumen

berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan dimaksud dimulai dari pencatatan surat

masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar, pengiriman surat

sampai penyimpanan surat. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa awal

23

proses penanganan informasi dalam suatu unit organisasi adalah penanganan

surat.

Dalam suatu instansi yang kecil penanganan surat dapat dilakukan dengan

proses yang lebih sederhana, dan dapat dilakukan dengan jumlah tenaga

pelaksana yang lebih sedikit. Akan tetapi bagi suatu instansi yang besar, seperti

instansi-instansi pemerintah, cara demikian tidak dapat dilakukan karena akan

mengakibatkan terlantarnya pekerjaan yang ada, dan akibat lebih jauh akan

mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi. Pada instansi yang

besar penanganan surat-surat masuk ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin

oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang ditugaskan untuk

itu dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Nama unit demikian, di

masing-masing instansi tidak sama, ada yang menamakannya Bagian Ekspedisi,

Bagian Arsip, Bagian Tata Usaha, Bagian Umum, Bagian Penerimaan Surat

atau nama lainnya. Demikian juga penanganan surat-surat keluar, di instansi-

instansi besar ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh seorang kepala,

didukung oleh sejumlah tenaga dan dilengkapi oleh sarana yang diperlukan.

Seperti halnya dalam hal penerimaan surat, nama unit yang menangani

pengiriman surat berbeda di suatu instansi dari instansi lain; ada yang

menamakan Bagian Ekspedisi, Bagian Pengiriman, dan sebagainya. Dengan

pertimbangan-pertimbangan untuk adanya keseragaman dalam penanganan dan

pertimbangan praktis lainnya, penyimpanan surat-surat atau arsip juga, terutama

arsip pasif, ditangani oleh unit tersendiri.

Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan untuk menyiapkan

surat jawaban atas surat-surat masuk, ditangani oleh masing-masing unit yang

menangani masalah-masalah yang tertera dalam masing-masing surat masuk.

Untuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat, dalam uraian

ini akan dijelaskan tentang penanganan surat dalam suatu instansi, mulai surat

itu diterima oleh unit penerima surat (dalam hal ini kita sebut Bagian Penerimaan

Surat), sampai surat itu dijawab oleh instansi yang bersangkutan.

Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu surat-surat

masuk ialah surat-surat (termasuk dokumen-dokumen lainnya) yang dikirim oleh

instansi lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu surat-surat yang

dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain.

24

A. PENGOLAHAN SURAT MASUK

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk

memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk

sebaiknya dipusatkan di unit tata usaha, atau langsung dikirim kepada sekretariat

pimpinan atau diambil sendiri dari kotak pos.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya

surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan

Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu

kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu

ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel,

giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan

menurut surat kilat, surat segera, sangat segera, dan biasa.

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat biasa, surat

rahasia, surat sangat rahasia.

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram,

surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu

memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui

ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat

yang penyampaiannya harus didahulukan.

25

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya

dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka

dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Langkah

pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka

dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas

meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan

tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul,

kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat.

Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan

gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang

tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian

dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan

tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah

bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara

elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan

dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat

yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut

dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-

masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam

sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu

terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut

ke sampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah

bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat

26

dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa

semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul

dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka.

Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di

bagian bawah, kemudian ambillah surat dari dalam sampul. Pastikan

bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai

ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca

dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak,

apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada

pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada

lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih

dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat

dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus

dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler.

Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang

menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada

lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya

dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa

lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu

lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu

dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat

dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing

surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda

27

KOLOM-KOLOM BUKU AGENDA

Tgl. Peneri-maan Surat Masuk

Nomor Urut

Agenda

Tgl. & nomor Kode surat

masuk

Lampiran

Alamat

Pengirim

Hal

Isi

Disposisi

Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah

pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku

agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor

terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.

Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan

dan penyimpanan.

Instansi yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola Baru, sarana

pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali (KK); untuk surat

biasa pada Lembar Pengantar (LP); surat rahasia juga dicatat pada LP.

Dalam kartu kendali akan tercatat kapan suatu surat diproses, berapa lama,

siapa yang memproses.

Contoh Kartu Kendali seperti terlihat di bawah ini :

KARTU KENDALI SURAT KELUAR

Keluar : B/R KODE :

Nomor Surat : INDEKS :

Tanggal Surat :

Hal :

Lampiran :

Dari :

Kepada :

Konseptor

Proses

Pengolah

Transfer File Paraf/ Tanggal KETERANGAN

1. 0

2. 0

3. 0

4. 0

28

6. Pembagian surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali

seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang

dituju oleh surat-surat tersebut.

Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan

surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat,

disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan.

Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku

pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima

surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

Di lingkungan Kementerian Keuangan surat masuk ada yang melalui

Bagian Penerimaan Surat misalnya Biro Umum, Bagian Umum, Subbagian

Tata Usaha dan ada yang langsung ditujukan ke tempat Pimpinan misalnya

langsung kepada Kepala Kantor, misalnya pejabat eselon I atau eselon II

Kementerian tidak melalui Bagian Penerimaan Surat.

Berikut ini tata cara penanganan surat yang dilakukan oleh Sekretaris

pimpinan atau petugas/sekretaris pejabat, maka langkah-langkah yang

perlu dilakukan oleh sekretaris pimpinan atau petugas di unit-unit terkait,

terutama mengenai pembukaan surat rahasia, pembacaan, pencatatan,

dan penyampaian, mengingat pemilahan, pembukaan surat-surat biasa

dan pengeluaran surat telah dilakukan oleh Bagian Penerimaan surat.

Namun apabila surat langsung disampaikan kepada Pimpinan/Pejabat

dalam kantor tersebut harus mengadakan pemilahan dan pembukaan dan

pengeluaran surat dari sampulnya dilakukan oleh Sekretaris

Pimpinan/Pejabat dengan cara-cara seperti tersebut di atas.

a. Pembukaan sampul Surat Rahasia

Sesuai dengan kualifikasinya, surat-surat rahasia tidak dibuka

oleh petugas penerimaan surat, tetapi langsung diteruskan kepada

pimpinan atau unit yang dituju. Pimpinan atau pejabat di unit-unit

organisasi harus menunjuk orang yang diberi tugas untuk membuka

surat rahasia, dan penunjukkannya itu harus dikaitkan dengan rahasia

29

jabatan. Maksudnya tidak lain agar kerahasiaan surat-surat itu tetap

terjamin. Yang ditunjuk misalnya sekretaris pimpinan atau petugas lain.

Sampul-sampul surat rahasia untuk pimpinan dibuka oleh

sekretaris pimpinan, kemudian dikelompokkan tersendiri dan dijaga

agar tidak tercampur dengan surat-surat lainnya dan tidak terbaca oleh

yang tidak berhak.

Demikian juga surat rahasia yang disampaikan langsung kepada

pejabat unit organisasi, oleh petugas atau sekretaris pejabat yang

bersangkutan dibuka dengan memperhatikan kerahasiaan surat

tersebut.

Cara pembukaan sampul surat rahasia pada prinsipnya sama

dengan cara-cara pembukaan sampul-sampul surat lainnya.

b. Pembacaan surat

Setelah surat-surat diterima dari petugas Bagian Penerimaan

Surat, selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diadakan pembacaan

(termasuk surat-surat rahasia yang baru dibuka), Pembacaan surat

oleh sekretaris pimpinan, terutama untuk mengecek sekali lagi apakah

lampiran surat-surat yang telah disebutkan dalam surat asli tidak

terlepas. Di samping itu untuk mengecek apakah tidak ada lembar surat

yang terlepas. Perlu diketahui juga oleh sekretaris pimpinan, apakah

surat tersebut bersifat segera atau tidak. Apabila surat itu bersifat

segera, maka ia harus menempelkan/ membubuhkan tanda Segera.

Selanjutnya ia harus menempelkan lembar disposisi yaitu lembar yang

dibuat secara khusus di mana pimpinan dapat menuliskan petunjuk-

petunjuk atau pengarahan-pengarahan mengenai penyelesaian

masalah yang tercantum dalam surat.

30

Contoh lembar disposisi adalah seperti di bawah ini :

KOP SURAT

LEMBAR DISPOSISI

PERHATIAN : Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang tergabung dalam berkas ini

Tanggal Penerimaan

Surat : No. KK : B/R A/T

No./Tgl. Surat :

Dari :

Hal :

Lampiran :

Sifat Kilat Sangat Segera Segera Biasa

DISPOSISI KEPADA

PETUNJUK

Setuju

Tolak

Teliti & Pendapat

Untuk diketahui

Untuk perhatian

Edarkan

Jawab

selesaikan

Perbaiki

Bicarakan dgn. Saya

Ingatkan

Simpan

Sesuai Catatan

Perbanyak.kali

asli kepada

CATATAN

Tgl. Penyelesaian : Diajukan kembali tgl :

Penerima : Penerima :

DISPOSISI KARO/KAPUS :

Kepada : Bag/Bid 1 , 2 , 3 , 4 , 5

Petunjuk :

DISPOSISI KABAG/ KABID :

Kepada : Subbag/Subbid 1 , 2 , 3 , 4 , 5

Petunjuk :

Tgl. Penyelesaian : Tgl. Penyelesaian :

Penerima : Penerima :

31

c. Pencatatan surat

Setelah diadakan pembacaan seperti tersebut di atas, selanjutnya

surat-surat tersebut harus dicatat dalam buku agenda intern. Seperti

halnya pada Bagian Penerimaan Surat, surat-surat rahasia harus

dicatat dalam agenda tersendiri.

d. Penyampaian surat

Setelah surat-surat itu diolah seperti di atas, selanjutnya

disampaikan kepada pimpinan untuk memperoleh disposisi, Setelah

pimpinan memberikan disposisi maka Petugas/Sekretaris Pimpinan

menyampaikan kepada pejabat yang terkait dengan menggunakan

buku ekspedisi untuk diproses lebih lanjut.

Apabila ada surat-surat yang langsung ditujukan secara pribadi,

surat itu langsung disampaikan kepada yang bersangkutan.

Penyampaian surat pribadi semacam ini harus memakai buku ekspedisi

atau lembar pengantar.

B. PENGOLAHAN SURAT KELUAR

Pengolahan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut :

1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis

Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi

pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas

suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang

menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam

rangka pelaksanaan tugas pokok.

Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan

kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat

teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat.

Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan,

harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar

pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi

32

(tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler

file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf)

pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari

sekretaris pimpinan telah diterima. Berdasarkan disposisi dari pimpinan,

pejabat teknis mengambil langkah-langkah mengumpulkan bahan-bahan

untuk menyusun konsep surat jawaban. Langkah pertama yaitu

menginventarisir masalah yang ada kaitannya dengan hal yang tersebut

dalam surat. Setelah semua bahan/data terkumpul, kemudian diadakan

pembahasan dalam kaitannya dengan maksud surat. Setelah itu baru

disusun konsep surat jawaban. Apabila pejabat teknis tidak ingin menulis

sendiri konsep surat, karena ia ingin berkonsentrasi pada masalah yang

akan dituangkan dalam surat, maka hal ini dapat ditempuh melalui proses

pendiktean yaitu ia mendiktekan dan stafnya diminta untuk menulis pada

kertas konsep. Namun saat ini kegiatan pendiktean sangat jarang

dilakukan, dengan meningkatnya kemampuan SDM di lingkungan

Kementerian Keuangan. Setelah konsep itu selesai, kemudian diserahkan

kepada juru tik untuk diadakan pengetikan. Oleh juru tik, konsep surat itu

ditik pada lembar konsep verbal, yaitu lembar yang dibuat khusus untuk

membuat konsep surat.

Contoh konsep verbal, seperti tertera di sebelah ini :

(Nama Instansi) DITERIMA OLEH REDAKTUR : DITERIMA OLEH BAGIAN KETIK. DISELESAIKAN OLEH : TANGGAL : JAM : DIPERIKSA OLEH : DIKETIK OLEH : DITERIMA OLEH BAG. ARSIP : DIBACA OLEH : TGL. : JAM : DIPERIKSA OLEH : DIKIRIM PADA TGL : KEMUKAKAN LAGI PADA TGL :

HAL :

NO. AGENDA PRB : KODE UNIT ORG : KONSEPTOR :

NO. : JAKARTA, ...................... 20... NOTA : TERLEBIH DAHULU : KEPADA YTH. DITETAPKAN : ............................................... DI .......................... JUMLAH LAMPIRAN : PENJELASAN : KODE PENUNJUK :

33

Kertas konsep verbal terdiri dari kertas halaman ganda (double folio)

yang dilipat dua, yang bagian depannya tertulis seperti contoh di atas dan

bagian belakangnya kosong. Konsep surat harus ditik (memakai mesin tik

biasa atau memakai komputer) di bagian belakang lembar konsep verbal.

Setelah konsep surat itu selesai ditik, selanjutnya disampaikan

kepada pejabat teknis yang menjadi konseptor untuk memperoleh koreksi.

Bila semua ketikan sudah dinyatakan benar dan ia sudah setuju, maka

pejabat teknis membubuhkan parafnya pada konsep surat. Selanjutnya

konsep surat yang telah diperiksa itu diserahkan lagi kepada juru tik

(melalui sekretaris) untuk ditik pada lembar surat asli. Konsep ini

merupakan konsep resmi dari surat dan dapat dijadikan bukti otentik bila

diperlukan.

Karena beberapa alasan teknis, dalam praktek biasanya konsep

pembuatan surat tidak dibuat pada lembar konsep verbalnya, akan tetapi

dibuat di lembar kertas lain, yang merupakan konsep yang hampir jadi dan

dilekatkan kepada konsep verbal (direkatkan atau memakai stapler).

Surat yang telah ditik net, selanjutnya dimasukkan ke dalam konsep

verbal, dan diteliti dan diparaf oleh pegawai yang mengetik dan setelah itu

pada bagian Nota diisi dan ditandatangani oleh pejabat teknis

sebagaisalah satu fungsi pemeriksaan dokumen, kemudian surat itu

disampaikan kepada pimpinan untuk ditetapkan dan ditandatangani.

Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus

membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan

dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan

mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan

konseptor).

Net surat surat perlu diparaf oleh pejabat satu tingkat di bawah

pimpinan/ pejabat yang akan menandatangani surat (atasan konseptor) dan

apabila pimpinan setuju net surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan.

Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas

yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi

(stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses

pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk

34

diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang

dituju.

2. Pengiriman Surat

Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya

disentralisir yaitu dilakukan oleh unit tersendiri. Nama unit ini berbeda-beda

di Instansi yang satu dibanding dengan instansi lainnya; ada yang

menamakannya Bagian Pengiriman Surat, Bagian Ekspedisi, Bagian

Umum, Subbagian Tata Usaha atau nama lain. Dalam uraian ini Bagian

tersebut kita namakan Bagian Ekspedisi. Unit itu dipimpin oleh seorang

pejabat dan dilengkapi dengan sejumlah tenaga termasuk juru kirim surat

(caraka) dan dilengkapi dengan sarana yang memadai.

Sebelum surat itu dikirim, oleh petugas di Bagian Ekspedisi, surat-

surat diadakan pengecekan kembali dan diadakan langkah-langkah

sebagai berikut :

a. Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor,

tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah

lengkap.

b. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat.

c. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu

ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila dianggap

perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain misalnya segera,

sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan sebagainya.

d. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan

ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap

dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian, dan

cap keamanan. Selanjutnya sampul dimasukkan ke dalam sampul ke

dua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan.

Dalam surat yang tingkat keamanannya SR atau R, di lingkungan

Kementerian Keuangan umumnya untuk menjaga kerahasiaan

disampaikan langsung kepada pejabat yang dituju oleh pejabat yang

bersangkutan tanpa menggunakan kurir.

35

e. Perlu diperhatikan bahwa di lingkungan Kementerian Keuangan semua

arsip surat keluar harus disimpan sesuai dengan ketentuan mengenai

kearsipan.

Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan

pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui

pengantar surat (caraka) atau melalui pos.

Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi, surat juga dapat

dikirim melalui faksimile, teleks, radiogram, surat kawat, dan sejenisnya.

Surat-surat yang dikirim dengan cara demikian, tidak memerlukan sampul

surat. Surat-surat yang bersifat rahasia, sebaiknya tidak dikirim melalui cara

ini.

3. Asas-asas Tata Persuratan

Surat dinas harus disiapkan dengan memperhatikan beberapa asas,

agar surat itu memenuhi syarat, yaitu :

a. Asas Dayaguna dan Hasilguna

Penyelenggaraan tata persuratan perlu dilakukan secara

berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang

atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam

penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

b. Asas Pembakuan

Di atas sudah dijelaskan bahwa surat dinas harus memenuhi

persyaratan baik bentuknya, penandatanganannya, penomorannya, dan

sebagainya. Dalam kaitan ini, ketentuan mengenai tata cara dan bentuk

persuratan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang

bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam pelaksanaan

pembuatan surat. Penggarisan akan dapat dicapai, demikian juga akan

membawa manfaat yaitu efisiensi dan efektivitas kerja.

36

c. Asas Pertanggungjawaban

Asas ini didasarkan kepada pemikiran bahwa surat dinas

merupakan wakil organisasi/instansi pembuatan surat yang

memberikan informasi kepada pihak lain tentang pendapat atau

peraturan atau keputusan yang bertalian dengan materi yang tertera di

dalam surat. Oleh karena itu surat harus dapat dipertanggungjawabkan

baik dari segi isinya, formatnya maupun prosedur pembuatannya,

kearsipan, kewenangan, dan keabsahannya.

Isi surat harus dapat dipertanggungjawabkan, artinya isinya harus

sesuai dengan materi yang sebenarnya dan sesuai dengan peraturan

yang berlaku. Demikian juga format dan prosedur pembuatannya,

kearsipan, kewenangan, dan keabsahan harus sesuai dengan tata cara

yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan.

d. Asas Keterkaitan

Tata persuratan dalam suatu instansi berkaitan dengan

administrasi perkantoran pada umumnya. Dengan demikian semua

kegiatan tata persuratan harus merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dari tatalaksana perkantoran lainnya, misalnya tatalaksana

kearsipan. Dalam kaitan ini setiap kali dibuat surat harus diperhatikan

bahwa surat itu harus ada arsipnya.

e. Asas Kecepatan dan Ketepatan

Pembuatan surat tidak lain merupakan salah satu pelaksanaan

tugas dan fungsi dari suatu organisasi atau suatu instansi. Oleh karena

itu untuk menunjang kelancaran tugas tersebut pembuatan surat harus

dilaksanakan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat

dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan

penyampaian, dan distribusi.

f. Asas Keamanan

Isi surat dinas harus aman, artinya isi surat tersebut tidak boleh

dibaca oleh orang lain yang tidak berhak. Dalam kaitan ini, para

petugas yang menangani surat dinas tidak diperkenankan

37

memberitahukan isi surat tersebut kepada siapapun yang tidak berhak.

Dalam peraturan kedinasan hal ini biasa disebut rahasia jabatan.

C. BEBERAPA HAL YANG PERLU DIKETAHUI MENGENAI SURAT

Di atas telah diuraikan tentang penanganan surat, yaitu mulai penanganan

surat masuk, pengolahan surat oleh pejabat teknis sampai surat jawaban itu siap

dikirim. Oleh karena surat merupakan salah satu sarana berkomunikasi, baik

komunikasi intern maupun komunikasi ekstern, maka beberapa hal yang

bertalian dengan surat perlu diketahui dengan baik, karena dengan dimilikinya

pengetahuan demikian akan menambah kemahiran kita dalam membuat surat.

Surat yang dimaksudkan di sini adalah surat-surat dinas. Beberapa hal yang

perlu diketahui adalah : langkah-langkah yang diperlukan dalam menyusun

surat, macam-macam surat, bahasa surat, bentuk-bentuk surat, bagian-bagian

surat, dan syarat-syarat isi surat yang baik.

1. Langkah-langkah dalam Menyusun Surat

Sebagai sarana komunikasi, dengan sendirinya surat harus disusun

dengan baik. Untuk tujuan itu, maka dalam hal membuat surat perlu

ditempuh langkah-langkah penting yaitu :

a. Tentukan tujuan pembuatan surat;

b. Inventarisir semua masalah yang akan dikemukakan dalam surat;

c. Susunlah masalah-masalah itu secara sistematis.

Setelah langkah-langkah di atas dilakukan, selanjutnya dimulai

menguraikan masalah-masalah tersebut di atas dalam bentuk surat atau

konsep surat.

Dalam penyusunan naskah/konsep surat dinas harus merupakan

kebulatan pikiran yang jelas, padat, meyakinkan, dan disusun secara

sistematis.

38

2. Macam-macam Surat

Untuk menambah wawasan tentang persuratan, perlu juga diketahui

jenis-jenis surat yang biasa ditemukan dalam praktek surat-menyurat.

Jenis-jenis surat dapat dibedakan :

a. Menurut Jangkauannya

Menurut jangkauannya, surat dapat dibedakan :

1) Surat intern, yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-

unit di lingkungan instansi, atau surat yang dikirim oleh

unit/pejabat yang satu kepada unit/pejabat lainnya dalam

instansi yang sama.

2) Surat ekstern, yaitu surat yang dikirim oleh suatu instansi

kepada instansi lain (baik surat dari pimpinan instansi, maupun

surat dari pejabat lainnya).

b. Menurut Prosedur Pengurusannya

Menurut prosedur pengurusannya, surat terdiri dari :

1) Surat Masuk, yaitu surat yang diterima dari instansi lain.

2) Surat Keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

c. Menurut Urgensi Pengirimannya

Dilihat dari urgensi pengirimannya, surat terdiri dari :

1) Surat Sangat Segera/Kilat, yaitu surat yang harus diselesaikan/

dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu

24 jam.

2) Surat Segera, yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/

disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.

3) Surat Biasa, yaitu surat dinas harus diselesaikan/ dikirim/

disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian

pengiriman, sesuai jadwal perjalanan caraka/kurir dengan batas

waktu 5 hari, atau disebut pula asas FIFO yaitu menurut

urutan-urutan diterimanya surat itu di bagian pengiriman surat

(Bagian Ekspedisi).

39

d. Menurut Keamanan Isinya

Menurut keamanan isinya, surat terdiri dari :

1) Surat sangat rahasia (biasa diberi kode SR), yaitu surat yang

tingkat keamanan isinya tertinggi, sangat erat hubungannya

dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan

secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan

membahayakan keamanan dan keselamatan negara, misalnya

pemprosesan surat kenaikan harga BBM.

2) Surat rahasia (biasa diberi kode R), yaitu surat yang isinya

harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila

isi surat itu dibocorkan secara tidak sah, maka akan dapat

menurunkan martabat dan kewibawaan negara, dapat

mengakibatkan kerugian besar bagi negara, misalnya surat

mutasi pegawai/pejabat.

3) Surat terbatas/konfidensial (biasa diberi kode K), yaitu surat

yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat

tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan

secara tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan

pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak

diinginkan.

4) Surat biasa, (biasa diberi kode B), yaitu surat yang isinya tidak

termasuk dalam butir a, b, c, namun tidak berarti surat tersebut

dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

e. Menurut Jumlah Penerimanya

Dilihat dari segi jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan :

1) Surat biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang

pejabat atau suatu organisasi).

2) Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa

orang/ pejabat/instansi.

3) Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada

sekelompok masyarakat.

40

f. Menurut Tujuannya

Menurut tujuannya, surat terdiri dari :

1) Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi

yang perlu diketahui oleh orang banyak.

2) Surat perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak

seorang (misalnya seorang atasan) kepada pihak lain (misalnya

seorang bawahannya) untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan/

tugas tertentu.

3) Surat peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari

seseorang (misalnya dari seorang atasan) kepada orang lain

(misalnya seorang bawahannya), karena yang bersangkutan

melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.

4) Surat permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang

lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk

keperluan sipembuat surat.

5) Surat panggilan, yaitu surat dari seseorang (misalnya seorang

atasan) kepada orang lain (misalnya seorang bawahannya),

agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui

sipengirim surat.

6) Surat susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang

telah dikirim terdahulu.

7) Surat keputusan, yaitu surat yang memuat sesuatu

kebijaksanaan. Surat semacam ini bisanya dikeluarkan oleh

pimpinan.

8) Surat perjanjian, yaitu surat yang bersisi kesepakatan antara

pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan

sesuatu pekerjaan.

9) Surat izin, yaitu surat keterangan yang diberikan kepada

seseorang untuk memperoleh suatu hak atau fasilitas atau

dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya

untuk suatu periode tertentu.

10) Surat laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang

disampaikan oleh bawahan kepada atasan.

41

g. Menurut Wujudnya

Menurut wujudnya, surat antara lain terdiri dari :

1) Kartu pos;

2) Warkat pos;

3) Surat bersampul;

4) Nota;

5) Memorandum;

6) Telegram;

7) Teleks;

8) Surat pengantar.

3. Bentuk Surat

Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal yaitu :

a. Bentuk Resmi,

b. Bentuk Full Block,

c. Bentuk Indent,

d. Bentuk Modified Block,

e. Bentuk Semi Block,

f. Bentuk Simplified, dan

g. Bentuk Hanging Paragraph.

Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam

praktek surat- menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi

sampai dengan Bentuk Semi Block, sedangkan dua bentuk terakhir yaitu

Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging Paragraph jarang kita temukan.

Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan

atas keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian,

maka dengan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman

Umum Tata Naskah Dinas, telah ditetapkan bahwa bentuk setengah

lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat

keluar bagi instansi-instansi Pemerintah.

Bentuk Semi Block secara teknis mempunyai beberapa kebaikan

dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama ini.

42

Mengingat bentuknya lurus, maka akan lebih memudahkan bagi juru tik

dalam pembuatan surat tersebut, terlebih-lebih bila ditik dengan komputer.

Hal ini akan sangat dirasakan apabila surat yang perlu ditik itu banyak.

Dengan demikian akan menghemat waktu penyelesaian surat.

Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang bentuk-bentuk surat,

di sebelah ini diberikan skema mengenai masing-masing bentuk yang ada

dalam praktek.

BENTUK SURAT RESMI BENTUK FULL BLOCK

__________ _________ ________ _____ ______ _____ ______ _____ ______ ______ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _________ _____ _____

__________ _________ ________ ______ ______ ______ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _______ _______

43

BENTUK INDENT BENTUK MODIFIED

BLOCK

_________ ________ _______ ______ ______ ______ ______ ______ ______ _______________________ ________________________ ________________________ _______________________ ________________________ ________________________ ________ _______

__________ _________ ________ _____ _____ _____ _____ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _______

4. Bagian-bagian Surat

Setelah kita lihat bentuk-bentuk surat, apabila kita amati lebih

seksama mulai dari bagian paling atas sampai bagian paling bawah, maka

akan tampak bagian-bagian yang ada pada surat. Bagian-bagian dimaksud

adalah :

a. Kop Surat

Bagian ini biasa disebut juga Heading atau Letterhead atau Kop

surat, dan mempunyai fungsi :

1) Sebagai alat pengenal atau identitas instansi;

2) Sebagai alat pemberian informasi.

3) untuk kantor tertentu kop surat dapat digunakan sebagai iklan.

44

b. Tanggal Surat

Bagian ini menunjukkan kapan surat itu dibuat/ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang, dan mempunyai fungsi :

1) Sebagai referensi;

2) Sebagai alat pemberi informasi.

c. Nomor Surat.

Nomor surat menunjukkan urutan dari surat, dan mempunyai

fungsi :

1) Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing;

2) Sebagai pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian

dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu;

3) Menunjukkan unit asal surat;

4) Sebagai referensi.

d. Lampiran Surat

Lampiran surat menunjukkan tentang surat lain atau dokumen lain

yang harus disertakan kepada surat asli.

e. Hal

Hal surat menunjukkan mengenai intisari surat secara

keseluruhan, dan di samping itu mempunyai fungsi lain ialah :

1) Sebagai referensi;

2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing.

f. Alamat Dalam

Yang dimaksud alamat dalam yaitu bagian surat yang

menunjukkan kepada siapa surat itu ditujukan. Bagian ini juga

mempunyai fungsi :

1) Sebagai petunjuk bagi petugas filing;

2) Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.

g. Salam Pembuka

Bagian ini menunjukkan bahwa pembicaraan akan dimulai. Bagian

ini tidak digunakan dalam surat dinas.

h. Isi Surat

Pada bagian ini diuraikan hal-hal yang ingin disampaikan penulis

surat kepada pihak yang dituju.

45

i. Salam Penutup

Bagian ini menunjukan bahwa pembicaraan telah selesai. Seperti

halnya salam pembukaan, salam penutup tidak digunakan dalam surat

dinas.

j. Penutup Surat

Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor

induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada bagian

ini diterakan juga cap jabatan. Bagian ini juga mempunyai fungsi :

1) Sebagai identitas penanggung jawab;

2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing.

k. Tembusan

Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap

perlu mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan

dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan

seperlunya.

l. I n i s i a l

Yang dimaksud initial yaitu kode nama (singkatan nama) pembuat

konsep dan pengetikan, dan digunakan untuk mempermudah

pemeriksaan kembali apabila diperlukan. Inisial biasanya ditempatkan

dikelompok bagian penutup surat yaitu di sebelah kiri atau sebelah

kanan nama jabatan.

Uraian bagian-bagian surat seperti di atas adalah uraian dengan cara

yang lebih rinci, karena ada juga yang menggunakan uraian yang lebih

singkat (cara personifikasi) yaitu bagian-bagian surat hanya dikelompokkan

ke dalam tiga macam ialah Kepala Surat yang terdiri dari kop surat, tanggal

surat, nomor, sifat, lampiran, hal, dan alamat yang dituju. Tubuh Surat

terdiri dari paragraf pembuka, paragraf isi dan paragraf penutup, dan Kaki

Surat yang terdiri dari nama pejabat, tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap

dinas, tembusan. Apabila kita membuat surat, kop surat hanya pada

halaman pertama.

46

5. Bahasa Surat

Agar yang terkandung dalam pikiran pembuat surat dapat dimengerti

oleh penerima surat (lebih-lebih untuk surat dinas), maka bahasa surat

harus mendapat perhatian penulis surat. Untuk tujuan itu pembuat surat

harus menggunakan bahasa praktis yaitu :

a. Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan

ia mampu menggunakan kata-kata itu;

b. Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum, dan bukan

kata-kata daerah/asing. Ejaan yang digunakan didalam surat dinas

adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) yang

ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975.

Dalam penulisan surat perlu juga diperhatikan bahwa tidak perlu

menggunakan gaya bahasa yang berlebihan. Penggunaan gaya bahasa

dalam penulisan suatu surat dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu :

a. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat;

b. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya

surat instruksi, surat pemberitahuan, surat permohonan, dan lain-lain.

6. Syarat-Syarat Isi Surat yang Baik

Surat dinas adalah segala tulisan yang memenuhi persyaratan

tertentu dan dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang pada suatu instansi

Pemerintah dalam rangka melaksanakan tugas dan/atau kegiatan dalam

bidangnya masing-masing.

Surat dinas yang ditulis oleh seorang pejabat tidak dapat dilepaskan

kaitannya dengan nama baik instansi yang diwakilinya, oleh karena itu

dalam tata penulisannya harus memenuhi beberapa persyaratan, antara

lain:

a. Jelas

Yang dimaksud di sini yaitu bahwa dalam surat tidak ada kata-kata

terselubung atau kata-kata kiasan mengenai apa yang hendak

dikatakan;

47

b. Tepat

Artinya setiap yang dikemukakan adalah fakta-fakta yang benar

dan dilukiskan dengan kata-kata yang jelas, tidak berbelit-belit;

c. Tuntas

Yang dimaksud tuntas yaitu penyampaian permasalahan harus

lengkap dan selesai seluruhnya;

d. Sopan

Karena surat adalah penyampaian informasi kepada pihak lain,

maka isi surat harus sopan, artinya penyajian kata-kata, bentuk, dan

bahasa surat dipilih sehingga menimbulkan kesan bahwa penulis

adalah orang yang beradab dan menghormati penerima surat;

e. Singkat dan sederhana

Artinya tidak berliku-liku dengan menggunakan ungkapan-ungkapan

yang tidak perlu sehingga mengaburkan permasalahannya dan tidak

boleh menggunakan peribahasa;

f. Lancar

Yang dimaksud di sini yaitu cara mengemukakan persoalan

secara wajar dan dihayati seolah-olah sedang berbicara langsung

dengan penerima surat dalam semangat persahabatan dan saling

menghormati;

g. Baku

Dalam surat dinas harus mengikuti aturan baku yang berlaku

sesuai dengan tujuan pembuatan dilihat dari sudut formal maupun

segi penggunaan bahasanya.

h. Penuh pertimbangan

Dalam menulis surat, pengutaraan jalan pikiran harus

dipertimbangkan sematang-matangnya sehingga dapat

menimbulkan kepercayaan dan kebaikan.

D. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT

Pada dasarnya semua wewenang dan tanggung jawab dari suatu

organisasi/instansi ada di tangan pimpinan tertinggi dari instansi tersebut.

Pimpinan tidak boleh mengalihkan tanggung jawab umum organisasi kepada

48

orang lain. Yang mungkin dilakukannya adalah hanya memindahkan sebagian

beban tugasnya kepada orang lain (bawahannya).

Di lingkungan Kementerian Keuangan wewenang dan tanggung jawab

tertinggi sesuai yang digariskan dalam UUD 1945 pasal 17 ayat 3, ada di tangan

Menteri Keuangan. Wewenang itu secara fungsional selanjutnya dilimpahkan

kepada para pembantunya sampai paling rendah eselon II.

Berdasarkan kepada prinsip umum di atas, maka pada hakekatnya setiap

surat keluar menjadi tanggung jawab dan harus ditandatangani oleh pimpinan

tertinggi instansi dimaksud (di lingkungan Kementerian Keuangan harus

ditandatangani oleh Menteri Keuangan). Akan tetapi dalam prakteknya

perlaksanaan tugas, terutama bagi organisasi/instansi besar (seperti halnya

Kementerian Keuangan), hal ini tidak mungkin dilakukan karena jumlah

pekerjaan yang begitu besar.

Untuk menjamin kelancaran tugas instansi, maka dimungkinkan adanya

pelimpahan wewenang penandatanganan surat, yaitu penyerahan sebagian dari

kekuasaan pimpinan kepada bawahannya, agar bawahan tersebut dapat

membantu dalam penandatanganan surat.

Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas di

lingkungan Kementerian Keuangan sebagai berikut :

1. Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Kepala/Ketua Badan dapat

memperoleh pelimpahan wewenangan penandatanganan surat-menyurat

tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai bidang masing-masing ;

2. Pimpinan unit eselon II yaitu Kepala Biro, Sekretaris Direktorat Jenderal/

Inspektorat Jenderal/Badan, Direktur, Kepala Pusat, Kepala Kanwil dapat

memperoleh kewenangan penandatangan surat-menyurat tentang

pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing-masing.

3. Pimpinan unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena

tugasnya otonom dapat memperoleh pelimpahan kewenangan

penandatanganan surat-menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi

sesuai dengan bidang masing-masing.

Tindakan bawahan dengan menggunakan kekuasaan atas dasar

pelimpahan wewenang biasa dinamakan bertindak atas kuasa. Pelimpahan

dalam hal penandatanganan surat ada dua macam yaitu atas nama (a.n.), dan

untuk beliau (u.b.).

49

1. Atas nama (a.n.)

Penggunaan sebutan atas nama, dipakai apabila pimpinan

melimpahkan wewenangnya kepada bawahannya untuk menandatangani

surat. Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :

Pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis;

Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan

tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;

Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat tetap ada di

tangan pimpinan yang melimpahkan wewenang;

Rentang jangkauan pelimpahan paling banyak hanya dua tahap

dihitung dari pelimpahan jenjang pertama;

Penggunaan atas nama (a.n) dapat dilihat pada contoh di bawah ini :

a.n Menteri Keuangan a.n. Sekretaris Jenderal Sekretaris Jenderal Kepala Biro........ Nama pejabat Nama Pejabat NIP ........... NIP ...........

2. Untuk beliau (u.b.)

Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang

itu melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat di bawahnya.

Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :

Pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan sampai dua tingkat

struktur di bawah pejabat pemberi wewenang yang pertama;

Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya;

Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku

jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili;

Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

Penggunaan untuk beliau (u.b.), dapat dilihat seperti contoh berikut ini

:

50

a.n. Menteri Keuangan Direktur Jenderal Pajak u.b Direktur ...... Nama pejabat NIP ..

E. PENUNJUKAN PEJABAT PENGGANTI

Untuk menjaga kelancaran tugas dan kelangsungan tanggung jawab

dalam menyelenggarakan pemerintahan di lingkungan Kementerian Keuangan,

apabila terjadi kekosongan jabatan dalam hal pejabat yang bersangkutan karena

sesuatu hal berhalangan dan tidak dapat melaksanakan tugasnya, dilakukan

penunjukan pejabat pengganti dengan memperhatikan kedekatan dan

kesesuaian tugas/fungsi antara jabatan pejabat pengganti dengan jabatan

kosong yang akan dirangkapnya.

1. Keadaan berhalangan dibedakan sebagai berikut :

a. Berhalangan Sementara, artinya jabatan masih terisi akan tetapi karena

sesuatu hal tidak dapat melaksanakan tugas jabatannya, misalnya

berhalangan karena cuti tahunan, tugas keluar negeri, dan sebagainya.

b. Berhalangan Tetap, artinya jabatannya tidak terisi dan menimbulkan

lowongan jabatan, misalnya karena pejabat pensiun, meninggal dunia,

tugas ke luar negeri lebih dari 6 bulan, dan sebagainya.

2. Penggantian pejabat dapat dilakukan sebagai berikut :

a. Dirangkap oleh pejabat atasannya;

b. Ditunjuk pengganti dari pejabat yang setingkat;

c. Ditunjuk pengganti dari pejabat bawahannya.

3. Peng