PROSEDUR PEMELIHARAAN TERENCANA

MODUL 3

PERENCANAAN MAINTENANCE YANG EFEKTIF

1. PRINSIP PERENCANAAN DALAM MAINTENANCE

Perencanaan terdiri dari serangkaian kegiatan-kegiatan, mulai dari menerima suatu perintah kerja sampai laporan pekerjaan selesai. Termasuk di dalamnya persiapan sebelum memulai pekerjaan pada waktu yang berhubungan dengan pekerjaan lain.

Persiapan-persiapan meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. penerimaan perintah kerja

2. menetukan pekerjaannya

3. menentukan lingkup pekerjaan dan kegiatannya

4. tentukan uraian kerja

5. tentukan alat dan perkakas yang diperlukan

6. tentukan material dan suku cadang

7. tentukan wewenang dan tenaga kerja

8. menulis formulir-formulir yang diperlukan.

Persiapan dimulai waktu menerima perintah kerja. Informasi yang diterima dari pemberi perintah kerja sangat berharga bagi persiapan-persiapan selanjutnya, menghitung lama waktu pekerjaan dan lain-lain. Pada umumnya si pemberi perintah tidak memikirkan hal tersebut, karena itu yang menerima perintah kerja harus menanyakannya.

Perencanaan dapat didefinisikan secara sederhana dalam konteks maintenance adalah proses yang dipergunakan untuk mengembangkan suatu haluan dari tindakan yang meliputi segala kegiatan pemeliharaan, reparasi, perbaikan dan kerja konstruksi. Untuk mendapatkan perencanaan maintenance yang efektif membutuhkan adanya identifikasi sejumlah faktor yaitu:

1. Cakupan dari pekerjaan, harus jelas dan cukup terdefinisi. Permintaan untuk reparasi kebocoran uap dapat memerlukan penggantian katup, pipa, penyekat atau hanya cukup mengencangkan sambungan yang longgar. Sejauh itu memungkinkan dapat dilengkapi dengan gambar teknik atau sketsa untuk memperjelas pekerjaan.

2. Lokasi pekerjaan, harus jelas. Penomoran bangunan, departemen, kelompok mesin dan nomor mesin sendiri harus definitif, pasti serta lengkap.

3. Prioritas pekerjaan harus dibuat, agar pekerjaan dapat dijadwalkan dalam urutan yang benar.

4. Metode yang dipergunakan, harus jelas. Metode beli dan pasang tentu berbeda dengan buat dan pasang. Metode pengelasan sebagai pengganti mur-baut menuntut keahlian yang berbeda. Pemakian perkakas tangan sebagai pengganti mesin perkakas kadang bisa digunakan kadang tidak. Artinya bahwa, meskipun banyak pekerjaan sudah jelas dan memerlukan metode ketrampilan dan alat yang umum, terkadang ada juga yang melibatkan beberapa pilihan.

5. Kebutuhan Material, harus jelas jenis dan jumlahnya. Ini diperlukan agar dapat dipersiapkan.

6. Kebutuhan Peralatan kerja, harus jelas dan lengkap agar tidak bolak-balik ke tempat penyimpanan perkakas.

7. Ketrampilan yang diperlukan harus jelas untuk dapat menentukan orang yang sesuai untuk pekerjaan tersebut.

8. Kebutuhan Tenaga kerja harus jelas, untuk kepentingan kontrol biaya dan penjadwalan.

2. PERSYARATAN UNTUK PERENCANAAN YANG EFEKTIF

Agar didapat perencanaan yang efektif diperlukan beberapa syarat tertentu sebagai berikut (DALAM BENTUK SKEMA):

Gambar 3.1: Skema perencanaan pemeliharaan yang efektif

Kebutuhan pertama, perlu ada sistem order kerja yang lengkap dan mencakup semua pekerjaan. Blangko order kerja yang berlebihan perlu dihindari kecuali untuk hal yang rutin, berulang dan kerja terencana seperti pelumasan. Order kerja dapat digunakan sebagai dasar dari perencanaan awal dan untuk identifikasi biaya.

Kebutuhan kedua, perlu adanya sistem kontrol waktu (timekeeping) yang mencatat jam kerja aktual untuk setiap order kerja. Sistem kontrol waktu diupayakan cukup sederhana, yang diperlukan hanya nomor order kerja dan jam-orang aktual yang dibutuhkan untuk nomor tersebut.

Kebutuhan ketiga, perlu adanya kontrol material. Persediaan untuk maintenance dan kontrol suku cadang harus efektif jika perencanaan maintenance ingin efektif. Daftar dari item suku cadang harus ada di tempat persediaan dan daftar katalog harus juga tersedia, untuk memudahkan dalam pencarian material yang diperlukan, sehingga jika ada material/suku cadang yang harus dipesan dapat dilakukan sebelum pekerjaan dilaksanaan. Informasi/catatan mengenai jumlah, jenis, dan posisi setiap suku cadang harus selalu up-to-date untuk menghindari delay akibat kehabisan suku cadang.

Kebutuhan keempat, perlu adanya standard maintenance yang akurat dan konsisten untuk setiap pekerjaan. Teknik yang dikenal untuk menentukan waktu standard adalah studi waktu (time study). 3. PERHITUNGAN WAKTU.

Jumlah waktu kerja dalam departemen pemeliharaan digunakan untuk berbagai kegiatan seperti :

lamanya pekerjaan dengan menggunakan perkakas dan mesin

berjalan dari ujung sampai tempat pekerjaan

menerima tugas dan melaporkan

mengumpulkan perkakas dan suku cadang

berbicara dengan mandor dan operator tenteng tugasnya

persiapan sebelum dan setelah selesainya tugas

istirahat dan kebutuhan-kebutuhan karyawan.

Dengan menggunakan work sampling method maka memungkinkan menemukan harga rata-rata dari waktu yang diperlukan untuk kegiatan yang bermacam-macam tersebut. Dalam suatau departemen pemeliharaan yang syarat-syaratnya tidak terlalu tinggi, dalam rationalisasinya dapat dipakai nilai-nilai sebagai berikut:

pekerjaan sebenarnya 50 %

waktu menunggu untuk transpor 3

berbicara dengan mandor 6

jalan, mengangkut perkakas & suku cadang 20

menghitung, membaca gambar 5

kebutuhan perorangan 17

Jumlah 100 %

4. PERENCANAAN DAN PENGATURAN WAKTU

Bilamana uraian kerja dan perhitungan waktu telah dilakukan maka pekerjaan direncanakan dan waktunya diatur. Dalam hal ini perencanaan berarti memberikan pekerjaan kepada kelompok yang tepat dan dalam senggang waktu yang tepat, tergantung pada beban pekerjaan dan prioritas dari pekerjaan yang sebenarnya.

Pengaturan waktu berarti menempatkan / memberikan pekerjaan pada orang atau kelompok orang tertentu dengan menentukan waktu mulainya dan selesainya pekerjaan. Hal tersebut diatas juga berarti hubungan antara perorangan atau kelompok bila mereka mengerjakan pekerjaan yang sama.

Pada umumnya, merencanakan dan pengaturan waktu dalam kegiatan pemeliharaan mengikuti prosedur diatas, tapi perinciannya dan penunjangnya berbeda menurut kasus. Dalam organisasi yang tidak terpusat, sebagian karyawannya ditempatkan di departemen produksi agar siap jika terjadi break-down. Kelompok ini tidak boleh dibebani dengan pekerjaan lain yang tingkatannya lebih tinggi dan efektifitasnya biasanya rendah. Managernya mempertanggung-jawabkan biaya tambahan ini sebagai suatu jaminan.

Dalam suatu organisasi pemeliharaan yang terpusat, bebannya harus dipertahankan pada suatu tingkat, yang memungkinkan karyawannya dikirim ke suatu tempat dalam hal terjadi break-down.

5. PEMAKAIAN METODE CPM PADA PERENCANAAN

Untuk bisa menghitung waktu pemeliharaan/perbaikan dengan akurat dan untuk mengetahui kegiatan/aktivitas pemeliharaan yang kritis dari sebuah program pemeliharaan terencana dapat digunakan diagram jaringan (network diagram) dengan metode CPM (Critical Path Method). CPM adalah sebuah metode untuk mengoptimalkan (efektif dan efisien) sebuah jaringan kerja sehingga dihasilkan waktu dan biaya yang paling murah dan cepat. Metode ini mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang kritis dan menaruh perhatian yang lebih besar pada kegiatan tersebut. Selama kegiatan kritis tersebut dapat dimonitor dan dikendalikan dengan baik, maka waktu dan biaya yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh di bawah ini:

PEMBUATAN GUDANG SUKU CADANG

Kegiatan

waktu(hari)

A. Membuat gambar desain

2

B. Membeli Material

3

C. Menyiapkan lahan

5

D. Pembuatan Rangka (besi)

4

E. Membuat Pondasi

6

F. Mendirikan bangunan

3

Dalam bentuk jaringan kerja adalah sebagai berikut:

dari diagram tersebut dapat diketahui bahwa waktu selesainya seluruh pekerjaan adalah 16 hari. Namun apakah semua aktivitas memiliki tingkat kritis yang sama? Atau mungkin ada aktivitas yang perlu untuk diperhatikan lebih serius, karena jika aktivitas tersebut ternyata mundur dari rencana akan membuat waktu pembuatan gudang menjadi terlambat dari rencana semula. Untuk itu kita bisa gunakan metode jalur kritis untuk mengetahuinya.

Kegiatan

durasiEarliestLatestFloat

A202020*

B325694

C527270*

D4599134

E67137130*

F3131613160*

Keterangan: * jalur kritis = float sama dengan nol (0)

Jadi untuk menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan pembuatan gudang suku cadang tersebut selesai pada waktunya, maka kegiatan A, C, E dan F tidak boleh mengalami keterlambatan sedikitpun. Sementara untuk aktivitas B dan D boleh terlambat/mundur selama 4 hari (maksimum).

6. PROSEDUR PEMELIHARAAN TERENCANA

12. Perminta -

Langkah pertama ialah: Menentukan sarana apa yang akan dipelihara.

Hal ini meliputi pembuatan daftar sarana, asset perusahaan yang harus dipelihara. Setiap perusahaan harus menyimpan/memiliki daftar inventaris pabrik/asset yang dimilikinya. Menurut BS 3811: 1974 daftar infentaris pabrik ini berisi catatan berbagai barang, termasuk informasi mengenai rincian konstruksionalnya dan teknisnya. Daftar ini juga seharusnya berisi tanggal pembelian dan pemasangan termasuk biaya pembelian dan pemasangannya. Daftar ini harus dibuat dengan teliti, up-to-date, dan life. Setelah memiliki daftar inventaris yang lengkap barulah kegiatan pemeliharaan dapat direncanakan secara tepat dan akurat.

Contoh data inventaris pabrik:

JENIS MESIN: MESIN BOR RADIAL 8NO. MESIN: 5231

Instalasi:

Tgl: Sept 2002

No. Pesanan: 21

Thn. dibuat: 2001Ukuran:

Berat: 4 ton

Luas: 0.9x1.2 m2

Tinggi: 1.25 mLokasi:

Divisi Manuf.

Seksi Mesin BeratNilai Pembelian

Rp 400 jutaNilai Sekarang:

Rp 375 juta

URAIAN & REFERENSI:

Jenis ODI, Kapasitas 3 & , 8 kecepatan 2000, 1500, 750, 600, 500, 350, 100, 25.

MANUAL dan KATALOG:

Petunjuk servis pengguna

Petunjuk pemakaian bengkelRef: Arsip

GAMBAR-GAMBAR:

No. L005506, LS 2458PELAYANAN UMUM

Sumber Listrik:

AC 1 ph. 230 V, AC 3 ph. 440 V

Gas: --- Air: ---- Uap: -----

Udara: ------- Vakum: --------

PERALATAN PEMBANTU:

Pompa jenis QRA 36 kapasitas 5 gal/menit.

Daya motor 1 HP

Langkah kedua adalah: Menentukan bagaimana aset/sarana/mesin ini dipelihara.

Suatu jadwal pemeliharaan harus dibuat bagi setiap mesin atau peralatan yang telah ditentukan akan mendapat pemeliharaan pencegahan terencana. Sistem ini bisa dimulai dengan menggunakan pemeliharaan pencegahan terencana bagi beberapa mesin kunci/utama, dan setelah didapatkan pengalaman dalam pembuatan/penggunaan jadwal, lebih banyak lagi mesin yang dimasukkan dalam perencanaan sampai tercapai tingkat pemeliharaan ekonomis yang optimum.

Langkah Ketiga: Menyusun Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan adalah alat untuk mengkomunikasikan jadwal pemeliharaan yang dibuat oleh engineer kepada operator pemeliharaan. Spesifikasi ini dipersiapkan terpisah untuk masing-masing kegiatan dan frekuensi pemeriksaan. Spesifikasi ini kemudian disampaikan ke staff pemeliharaan.

Langkah Keempat: Menyusun Program Pemeliharaan Tahunan

Untuk menerapkan spesifikasi pekerjaan dan mengendalikan pengeluaran maka perlu disusun program pemeliharaan untuk semua mesin/alat yang akan dipelihara selama satu tahun.

Langkah Kelima: Menyusun Program Pemeliharaan Mingguan

Program pemeliharaan tahunan yang telah disusun harus disederhanakan/diperjelas dalam bentuk operasionalnya yaitu dengan dibuat rencana pemeliharaan mingguan. Hal ini diperlukan untuk memudahkan pelaksanaan di lapangan, memudahkan kontrol, dan memudahkan koordinasi dengan bagian produksi.

Langkah Keenam: Distribusi Rencana Mingguan Ke Staf Pemeliharaan dan Produksi

Langkah selanjutnya adalah mengirim rencana pemeliharaan mingguan kepada staff pemeliharaan agar dapat dipersiapkan petugas yang akan melaksanakannya dan ke bagian produksi untuk disesuaikan dengan schedule produksi. (Kapan mesin harus siap untuk diberhentikan, dsb)

Langkah Ketujuh: Pembuatan laporan pemeriksaan.Sebuah blangko laporan pemeriksaan perlu disertakan bersama spesifikasi pekerjaan yang harus diisi oleh pelaksana pemeleiharaan. Laporan ini kemudian dikembailkan kepada mandor pemeliharaan untuk diperiksa dan ditandatangani serta menyerahkannya kembali ke kantor perencanaan pemeliharaan. Laporan ini kemudian dipelajari dan dianalisa bersama-sama untuk mencari informasi yang berguna bagi pemeliharaan selanjutnya.

1. Daftar Sarana

(Apa yg dipelihara)

2. Jadwal Pemeliharaan (Bagaimana memeliharanya)

3. Program Pemeliharaan

(Kapan harus dilaksanakan)

4. Spesifikasi

pekerjaan

Operasi

9. MESIN / ALAT

Administrasi

Gambar 3.: Bagan prosedur pemeliharaan terencana

13. Catatan Riwayat (hasil-hasil pemeriksaan)

5. Program Pemeliharaan Mingguan

2. KONTROL WAKTU

12. Permintaan Pemeliharaan

11.

Laporan Pemeriksaan

1. SISTEM ORDER KERJA

7. Permintaan Pemeliharaan

6. Staff Produksi

8. Staff Pemeliharaan

10. Pengendalian

3. KONTROL MATERIAL

4. SISTEM PERENCANAAN & PENJADWALAN

5. STANDARD MAINTENANCE

LAPORAN

Backlog, Biaya , Kinerja.

PERBAIKAN DAN KONTROL:

Pemeliharaan pencegahan

kontrol biaya

suku cadang

persediaan

komunikasi radio

pengiriman material

rekayasa pemeliharaan

pelatihan

evaluasi

lintasan jalur kritis (CPM)

pengolahan data

dll

1

2

3

4

5

6

A

B

C

D

E

F

2

3

5

4

6

3

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Ir.Yuriadi Kusuma M.ScMANAJEMEN PEMELIHARAAN 30