TUGAS

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

System Application and Product in data processing Enterprise Resource Planning

( SAP ERP )

DI SUSUN OLEH :

ENCEP DEDI SUHENDAR

IWAN SUNARYA

DEDE SYAMLAWI

ARRY ISKANDAR

PUJI YUSUF

NGATINO

TEKNIK INFORMATIKA

UNIVERSITAS SURYAKANCANA CIANJUR

Jl. Pasir Gede Raya (0263) 270106-268672 Cianjur 43216

2ABSTRAK

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang

dapat mengakomodasikan kebutuhan- kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk

departemen -departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP Terdiri dari

bermacam- macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu

perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk proses distribusi. Penggunaan

ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu perusahaan menjadi satu sistem yang

terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam

berbagi data, dan lebih mudah pula dalam melakukan komunikasi.

Perangkat lunak ERP yang beredar di pasaran, tidak hanya dalam versi komersial

saja, tetapi juga sudah tersedia dalam versi open source.Penerapan ERP dalam suatu

perusahaan tidak harus dalam satu sistem yang utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya

menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai

berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan referensi modul yang sudah berhasil.

Proses bisnis yang berbeda antara satu perusahaan satu dengan perusahaan lain, memungkinan

dilakukan kustomisasi ERP dalam penerapannya.

3BAB I

Modul-modul paket ERP

Paket sistem ERP terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung

berbagai fungssi dan proses pada perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi yang terjadi

dalam perusahaan komersial, baik yang menghasilkan produk barang jasa secara umum

merupakan satu siklus kontinu mulai dari permintaan konsumen, pembuatan produk,

penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purnajual.

Sistem ERP idealnya mampu memenuhi dukungan atas proses-proses bisnis utama dan

proses pendukungan.Modul-modul pada paket sistem ERP dirancang untuk terintegrasi satu

sama lain, meskipun implementasinya disesuaikan dengan keperluan perusahaan.

Ada beberapa modul dan sub Umum pada paket ERP diantaranya

Inventory Control Engineering Production Delivery Finance Sales Marketing Customer Support Asset Management Human Resouucer Management Quality Management General Finance

I.1. Keuangan

Modul keuangan terdiri atas serangkaian submsistem yang meliputi

Financial Accounting (General Ledger, Arp/Ap, Special Ledger, Fixed Asset Accounting, Legal Consolidation

Controling (Overhead Cast Controling, Activity-Based Costing, Product Cost Accounting, Analisa profitabilitas)

Invesment Manajemen (Investment Planning, Budgeting, Controling, prediksi depresiasi, simulasi dan perhitungan)

Treasury (Cash management, Treasury Management, Market Risk Management,Fund Management)

Enterprise Controling (Executive Information Sytem, Business Planing and Budgeting, Profit Cintre Cost).

4I.2. Akuntansi Keuangan

Sistem Akuntansi yang baik adalah sitem yang dapat menyediakan kendali atas seluruh

perusahaan dan intergrasi informasi keuangan yang sangat penting bagi para pengambil

keputusan stategis.

Beberapa fitur penting pada modul akuntansi keuangan :

Laporan hingga ke transaksi awal, dari perhitungan total hingga kerincian transaksi, dari permintaan transaksi keuangan hingga eksekusi dan realisasi.

Integrasi, sentralisasi dan fleksibilitas atas pengendalian keuangan sehingga aktivitas pengendalian dapat dilakukan secara terpusat pada banyak unit usaha (pada kasus

kelompok usaha)

Kesesuaian denganm standar akuntansi internasiaonal.Subsistem akuntansi dan keuangan adlah sebagai berikut :

a. General Ledger

Dukungan seluruh aktivitas akuntansi keuangan.

Fiturnya sebagai berikut

1. Fleksibilitas penstrukturan alokasibiaya dan transaksi keuangan

2. Otomatis dan terdistribusiaplikasi

3. Kostumisasi pelaporan yang menyedikan laporan keuangan

b. Account Receivable dan Account Payable (AR/AP)

Digunakan untuk mengelola transaksi bisnis anatara perusahaan dengan mitra bisnisnya.

c. Asset Accounting

Digunakan untuk mengelola kekayaan tetap (fixed asset) dan menyedikan informasi rinci

mengenai transaksi yang berhubungan dengan aset

d. Legal Consolidation

Digunakan untuk merencanakan strategi balance sheet yang sesuai dengankebutuhan

perusahaan.

1.3. Controling

Menyediakan informasi umum yang dibutuhkan dalam proses kenndali keuangan,

dengan standar pelaporan dan analisis penelusuran atas beberapa pertanyaan umum.

Modul-modul umum yang terdapat pada subsistem controling adalah:

Overhead Cost ControllingModul Overhead Cost Controlling berfokus pada monitoring dan alokasi Overhead

(diarahkan langsung)

Cost Center AccountingMenganalisis adanya Overhead dalam organisasi, serta mampu merinci aktivitas

akuntansi

Overhead OrderMengumpulkan dan menganalisa biaya, berdasarkan ukuran individu internal.

Activity Based Costing (ABC)

5Respon atas kebutuhan untuk memonitor dan mengendalikan proses bisnis antar

departement.

Product Cost ControllingDigunakan untuk menetukan biaya yang ditimbulkan dari pembuatan sebuah produk

atau penyediaan layanan tertentu.

Cost Object ControllingDigunakan untuk membantu memonotor order di area produksi.

Profittability AnalysisSalahsatu tahap yang dilakukan dalam pengalokasian biaya, dalam hal pendapatan

ditetapkan berdasarkan biaya pada segmen pasar tertentu.

I.4. Investment Management

Ada beberapa fasilitas pada investment management adalah sebagai berikut :

- Perencanaan dan anggaraninvestasi yang dapat dibuat mulai dari tingkat tertinggi,

untuk keperluan proyek atau order tertentu.

- Perencanaan dan dan pengelolan distribusi modal

- Melakukan perencanaan dan perhitungan pengurangan nilai investasiberdasarkan

ukuran tertentu.

I.5. Treasury

Mendukung proses pengelolaan likuiditas, portofolio, dan manajemen resiko yang efesien.

Treasury terdiri atas :

Cash ManagementMengindentifikasi dan mencatat kebutuhan pengembangan anggaran keuangan.

Treasury ManagementMenyedikan fungsi untuk mengelola posisi dan perjanjian keuangan, mulai dari

proses transaksi penjualan hingga transfer data kebagian akuntansi keuangan.

Market Risk ManagementKoleksi data, pengukuran risiko, analisis dan simulasi serta perencanaan aktif

instrumen keuangan.

Fund ManagementMendukung pengelolaan proses pendanaan mulai dari anggaran hingga ke

pembayaran, termasuk memonitor [engeluaran, aktivitas, sumber daya, dan

pendapatan

1.5. Enterprise Controlling

Mendukung fungsi pengendalian atas seluruh organisasi.

Subsistem Enterprise Controlling adalah sebagai berikut :

a. Executive Information Sytem (EIS)

EIS menyedikan informasi yang diperlukan untuk mengelola organisasi.

b. Busnees Planning and Budgeting

Mendukung tim manajemen unit bisnis atauy group untuk menghitung target bisnis.

6c. Profit Center Accounting

Menganalisis keuntungan yang mungkin didapatkan oleh unit bisnis tertentu.

I.6. Penjualan dan Distribusi

Transaksi yang terjadi pada aktivitas penjualan meliputi :

- Permintaan penjualan

- Order penjualan

- Perjanjian

- Pengiriman

- Penagihan

- Dukungan purnajual

Ada Juga aktivitas pendukung yang harus dilakukan diantaranya adalah :

- Penanganan permintaan (inquiry handling)

- Penyiapan dan pembuatan penawaran (quotation)

- Manajemen kontrak (Order Management)

- Monitor transaksi penjualan

- Pemeriksaan ketersediaan

- Transfer kebutuhan ke perencanaan material (material planning/MRP)

- Penjadwalan pegiriman

- Perhitungan harga dan pajak

- Pemeriksaan harga dan Pajak

- Pemeriksaan batas Kredit

- Penagihan

Beberapa sistem penjualan dan distribusi atas submodul diantaranya adalah :

- Master data management

- Order Management

- Shipping

- Billing

- Pricing

- Sales Support

- Transportation

- Foreign Trade

7Alur Proses pada Penjualan dan Distribusi

I.6. Master Data Management

Master Data Management adalah mencatat informasi semua bahan baku yang diperlukan dan

para pemasoknya, sehingga informasinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan

untuk pembuatan laporan.

1.7. Order Management

Order Management terdiri atas :

- Sales Order Management

Mengambarkan siklus interaksi yang penting antara perusahaan dengan

konsumennya.

- Purchase Order Management

Pembuatan permintaan secara online, manajemen kontrak terpusat, penjadwalan, dan

manajemen pemasok.

Alur Aktivitas Purchase Order Management

Financial Accounting

Invoice

Billing

Delivery

Sourcing Information

Planning/sales/Shop

Schedule definitionRequsisition

Purchase Schedule

Purhase OrderRequest for

Quatation

Inquiry

SalesQuotation

Contracts

Order

Matarial Management

Shipping

Warehaouse Orders

81.7. Warehouse Management

Pengelolaan pergudangan yang efektif dengan upaya meminimasi stok dan

mengoptimalkan manajemen pergudangan.

Modul Warehouse Management meliputi modul-modul sebagai berikut :

- Inventory Planing : Prencenaan perpindahan inventory yang informasinya

diperlukan untuk membuat prediksi tren yang akurat dan konsekuensi penyesuain

pada titik reoridering, safety stok, lead-time untuk order dan service level.

- Inventory Handling : Untuk memonitor semua skenario order di pergudangan yang

meliputi penerimaan, isu, dan transfer inventory.

- Intellight location Assignment : membuat intelligent storage list, yang

memungkinkan pemeriksaan kualitas atas penyimpanan barang secara otomatis

dasn deteksi lokasitertentu.

- Inventory Reporting : Menganalisis informasi yang dihasilkan dari aktivitas

warehousing dan menggunakan umpan balik dari optimasi proses.

- Lost Control : Pelacakan dan penelusuran lot, sehingga perusahaan dapat

menelusuri semua material dasar dan barang jadi yang menggunakan material

tersebut.

- Distribution Data Collection : Mendukung proses warehouse yang bersifat paperlies

dengan menyedikan jalur komunikasi anatara sistem pengiriman dan penyimpanan,

dan peralatan warehousing seperti sistem scannr bar-code.

1.8. Shipping

Modul shipping mendukung fungsi sebagai berikut

Memonitor tanggal order dan tanggal pengirimanan yang ditetapkan Membuat dan melaksanakan pengiriman barang Merencanakan dan memonitoring aktivitas pengiriman Memonitor ketersediaan material dan pengelolaan order skala besar Penjemputan Pengemasan barang Dukungan informasi untuk perencanaan transportasi Dukungan transaksi mata uang asing Pencetakan dan pengiriman dokumen Pembaruan Data

1.9. Billing

Sistem penagihan dengan cara membuat invoice (tagihan) berdasarkan barang atau

layanan yang dijual, membuat catatan kredit dan debet berdasarkan dokumen tagihan

yang terkait.

91.10. Pricing

Princing berfungsi untuk mendefinisikan aktivitas perhitungan harga dan biaya, pricing

juga dapat menyimpan informasi mengenai harga berbagai jenis barang, informasi rinci

mengenai jumlah diskaon,.

1.11. Sales Support

Sales Support adalah untuk berkontrobusi dan mengakses informasi mengenai

konsumen, prospek penjualan, kompetitor dan produknya, serta kontak bisnis. Sistem ini

dilengkapi dengan berbagai alat bantu untuk proses promosi pada konsumen.

1.12. Transportasi

Transportasi meliputi perencanaan dan pelaksanaan transportasi baik pengiriman internal

maupun ekternal, dengan sistem ini perusahaan dapat memonitor proses transportasi

secara keseluruhan dari perencanaan hingga ke sasaranpengiriman produk atau kelokasi

pemasok.

I.13. Foregn Trade

Foregn Trade mendukung pengolahan data transaksi menggunakan sistem perdagangan

antaranegara dengan fasilistas perhitungan beberapa mata uang dan sitem pembayaran

yang melibatkan beberapa mata uang yang berbeda-beda.

I.14. Produksi

Produksi atau manufacturing adalah sistem yang menyedikan aplikasi manufaktur dalam

berbagai fungsi dan metode yang mendukung manajemen sumber daya secara

terintregrasi, mendukung dan memudahkan pertukaran informasi di seluruh perusahaan

atau dalam satu lokasi khusus pada perusahaan. Terlepas dsari itu sitem harus dapat

menyedikan berbagai fitur dan fungsi, dengan cakupan yang luas, stabilitas operasional,

dan arisitektur aplikasi yang tidak tergantung pada platform tertentu

I.15. Cost Management

Cost management merupakan modul ERP yang menyediakan informasi biaya pada

berbagai tingkatan yang dapat membantu perusahaan mengindentifikasi penentu biaya

dan mengurangi biaya produksi.

Sistem ini mendukung berbagai metode penilaian inventory, seperti LIFO, FIFO,

Moving avarege, dan lot casting.

Sistem ini juga dapat melacak penggunaan material untuk setiap job dan jika aktivitas ini

berkaitan dengan proyek maka informasi untuk setiap proyek tersebut dapat secara

otomatis diperbaharui.

I.16. Engeneering Data Management

Modul ini membantu mempercepat pengiriman data, mengurangi kesalahan dan

meningkatakan produktivitas desain dengan menyediakan keterkaitan otomatis antara

data engeneering (desain) dengan data produksi.

10

I.17. Engineering Change Control

Engineering Change Control meningkatkan kontrol atas perubahan order engineering

secara efektif dan apabila tahapan ini sudah dilalui maka sistem secara otomatis

menerapkan perubahan pada database production.

I.18. Configuration Management

Untuk mengunrangi siklus waktu order dengan mengurangi waktu review dan biasanya

menyangkut evaluasi kelayakan dan biaya yang berhubungan dengan konfigurasi

tertentu dengan cara meciptakan knowledge based yang fleksibel dimana knowledge

based ini memuat informasi mengenai pengalaman para sales dan engineering.

I.19. Serialisation / Lot Control

Sistem Lot Control adalah prealokasi angka lot, sitem ini mendukung order produksi

ditetapkan dengan jumlah lot tertentu untuk item induknya dan apabila order shop

dilepas catatan lot master akan dibuat dan alokasi ke level yang lebih tinggi. Prealokasi

manual atas lot yang sudah ditetapkan dapat dilakukan baik pada order customer

maupun order shop dan dapat dilakukan transparasi informasi baik pada perencanaan

maupun produksi sebenarnya.

BAB II

SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT (SAP) IN DATA PROCCESSING ERP

SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang

dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan

operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise

Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan

merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua

transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan

satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi.

2.1 . Fungsi-fungsi Uatama SAP ERP

1. Functional, ini berhubungan dengan fungsi si ERP, biasanya orang dengan latar

belakang keuangan (untuk modul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untuk

modul HR), ataupun orang teknik (untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluar

bidang ilmu terkait bisa menjadi functional.Functional berhubungan dengan design

business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karena proses pembelian

11

barang pada pabrik Mobil dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yang

berbeda.

2. ABAPer, dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatar

belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customi akan sistem

SAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.

3. Basis, Basis mudahnya adalah system administrator. Basis ini lah yang membuat

user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling,

set up system dan pekerjaan admin lainnya.

2.2. Sub modul Sistem SAP ERP

1. SD-Sales & Distribution

membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses

pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)

2. MM-Materials Management

membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaaninventory

3. PP-Production Planning

membantu proses perencanaan dan kontrol pada kegiatan

produksi(manufacturing)suatuperusahaan.

4. QM-Quality Management

membantu mengecek kualitas proses-proses di keseluruhan rantailogistik

5. PM-Plant Maintenance

suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis

6. HR-Human Resources Management

mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi

pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses

pembayaran gaji pegawai

7. FI-Financial Accounting

Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan

konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

8. CO-Controlling

Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element

accounting, dan analisa profitabilitas

9. AM-Asset Management

Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset

accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment

controlling

10. PS-Project System

Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project,pengerjaan dan kontrol.

12

2.3 Paket AplikasiSAP ERP

Gambar SAP ERP Solution Map

Dari Solution Map di atas terlihat berbagai fungsi yang termasuk dalam Solusi SAP

ERP. Sesungguhnya ada empat fungsi utama aplikasi yang membentuk produk ini

yaitu:

1. SAP ERP Financials, yang meliputi Financial Accounting, Financial dan

Manajemen Pelaporan, corporate governance and compliance, Manajemen Modal,

dan Corporate Performance Management. SAP ERP Financial merupakan inti dari

semua implementasi SAP secara global. Fitur dalam SAP ERP Financial ini

membantu organisasi merampingkan proses keuangan, mengoptimalkan modal kerja,

dan mengelola resiko yang dapat mempengaruhi nilai aset keuangan, membantu

proses pembayaran, dan pengaturan margin keuntungan. Juga membantu

mempercepat arus kas dan meningkatkan cara pengelolaan uang tunai untuk

memaksimalkan liquiditas dan meningkatkan hasil investasi.

2. SAP ERP Human Capital Management, meliputi proses manajemen karyawan

untuk Manajemen Sumber Daya Manusia, administrasi kepegawaian dan proses

penggajian. Berbagai fungsi pada modul ini mulai dari proses dari applicant sampai

menjadi employee, life cycle pekerjaan seperti mutasi, promosi, demosi sampai

terminasi dan pensiun. Fitur di HCM ini berkontribusi dalam hal produktivitas dan

profitabilitas sebuah organisasi dengan menjalankan biaya yang efektif dan efisien

dalam operation di HR mulai dari Hire, pengembangan dan mempertahankan talenta-

talenta terbaik di semua level. Mengelola tugas Sumber Daya Manusia dengan

memberikan informasi yang lengkap, real time yang pada akhirnya akan membantu

13

dalam mengelola karyawan secara lebih efective, meningkatkan kepuasan karyawan,

dan mengontrol semua biaya yang dikeluarkan untuk karyawan.

3. SAP ERP Operations, menggabungkan proses penyediaan produk dan services

kepada customer. Fungsi-fungsi yang didukung antara lain Procurement dan Logistic

execution, pengembangan produk, manufacturing, sales dan service.

4. SAP ERP Corporate Services, meliputi banyak fungsi corporate yang biasanya

diluar ketiga group yang di atas. Seperti Real Estate Management, Asset

Management, Manajemen produk dan Porfolio, environment, health and safety

management, dan quality management. Apakah service ini mau dibuat sentralisasi

atau desentralisasi, service corporate ini dapat dimanage di dalam SAP ERP

corporate services.

2.4 SAP NETWEAVER

SAP Business Suite adalah sekumpulan aplikasi bisnis yang menyediakan integrasi

informasi dan proses, fungsionalitas utk spesifik Industri, unlimited scalability, dan

kolaborasi yang mudah melalui internet. SAP Business Suite didasarkan pada platform

teknologi SAP yang disebut NetWeaver. SAP Business Suite menyediakan best industry

practices dengan aplikasi yang spesifik dengan industri tersebut.

Core aplication dari SAP Business Suite yaitu:

1. SAP CRM (Customer Relationship Management)

2. SAP ERP (Enterprise Resource Planning)

3. SAP PLM (Product Lifecycle Management)

4. SAP SCM (Supply Chain Management)

5. SAP SRM (Supplier Relationship Management)

14

2.5 Target Customer SAP

Pengguna SAP kebanyakan adalah perusahaan berukuran menengah ke besar, dengan 80%

merupakan pengguna SAP ERP dan 20% sisanya menggunakan solusi SAP lainnya. Untuk

pasar ERP, SAP merupakan pemimpin pasar di dunia dengan penggunaan pasar lebih dari

65%. SAP kini juga menyediakan paket solusi ERP untuk perusahaan kecil menengah, yaitu

SAP Bussiness One dan SAP All-in-one.

Di Indonesia, saat ini SAP banyak digunakan oleh beberapa perusahaan besar,dalam berbagai

bentuk kombinasi modul, fitur atau fasilitas. Perusahaan tersebut antara lain: Garuda

Indonesia, Telkom, PLN, Pertamina, Astra Internasional, Astra Honda Motor, Indofood,

Aqua Danone, Bentoel Prima, Bank Mandiri, dan lain-lain.

Keunggulan :

Tingkatan set fitur dan fungsionalitas perangkat lunak Perangkat Lunak fleksibilitas dan konfigurabilitas ekstrim Workflow dan otomatisasi proses bisnis Skalabilitas untuk mengakomodasi perusahaan pelanggan dan pemerintah terbesar di

dunia.

Kelemahan :

Perangkat Lunak kompleksitas baik dalam pelaksanaan dan pemanfaatan implementasi Biaya perangkat lunak yang tinggi, terutama ketika mengakui jasa profesional yang

tinggi dan biaya pemeliharaan

Sulit dan implementasi aplikasi perangkat lunak risiko tinggi Tingginya biaya perawatan perangkat lunak berulang dan biaya upgrade software Waktu untuk menyebarkan Akses data.

BAB III

Study Kasus Penerapan ERP di Perusahaan

PT. Java Jati Visions Raya (Java Jati)

PT. Java Jati adalah salah satu perusahaan manufaktur furniture dan desain interior Indonesia

yang berdiri pada tahun 1993. Produk-produknya dipasarkan baik untuk pasar lokal maupun

internasional, terutama pasar Amerika Serikat dan Eropa. Didukung oleh sekitar 500 pekerja,

Java Jati berkomitmen bahwa kepuasaan pelanggan adalah prioritas utama dan akan terus

15

berupaya untuk selalu memberikan nilai tambah terbaik bagi kustomer serta memberikan

layanan kustomer hingga ke tingkat maksimal. Java Jati telah mendapatkan sertifikat ISO

9001:2000 , Quality management System , CE and UL Certification. Perusahaan juga telah

menerima sejumlah penghargaan, diantaranya adalah Best Exhibit Award dari the

International Singapore Furniture Fair pada tahun 2004.

Tantangan bisnis

Sebagai perusahaan yang telah berkembang selama bertahun-tahun, hal yang penting bagi

Java Jati untuk mengimplementasikan solusi terintegrasi guna mendapatkan kontrol yang

lebih baik di seluruh proses internal dan menyediakan tingkat layanan yang maksimal kepada

kustomer.

Sistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untuk

memenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlah

masalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidak

terintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauh

yang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktu

penghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan.

Solusi

Untuk menghadapi tantangan bisnis tersebut Java Jati memilih SAP yang memberikan solusi

SAP Business One (SBO) yang memiliki kemampuan material requirements planning

(MRP), suatu fitur baru untuk mengelola perencanaan sebagai suatu elemen yang terintegrasi

secara penuh. Versi terbaru SAP Business One tersebut mampu menghapuskan kebutuhan

bisnis untuk mengelola berbagai aplikasi yang terisolasi satu dengan yang lain dengan

menyediakan software tunggal dan terintegrasi yang mampu memberikan suatu pandangan

seragam atas up-to-the minute information.

Kenapa Memilih SAP Business One

Setelah melalui perbandingan secara mendalam dengan solusi serupa yang ada dipasar, Java

Jati melihat bahwa SAP Business One memberikan nilai terbaik dari segi keuangan. Hari

Selasa (26/4/2005) perusahaan tersebut mengumumkan secara resmi penggunaan SAP

Business One, suatu solusi SAP dengan harga terjangkau dan mudah di gunakan bagi

perusahaan SMB (small and midsize businesses).

Saya berharap dengan para kustomer kata Farry Tandean MSCS MSEE, Direktur Java Jati.

Farry optimis implementasi SAP Business One akan mempercepat perusahaan untuk

mencapai tujuan, tumbuh dengan memperluas penetrasi pasar ke sejumlah negara-negara

kecil di Eropa dan memperluas penawaran produknya dalam berbagai jenis produk, dan

16

dengan SAP Business One, perusahaan merasa memiliki kekuatan untuk mewujudkan tujuan

perusahaan tersebut dengan sukses.

Evaluasi

Untuk dapat mengembangkan bisnisnya dan menghadapi tantangan yang ada, perusahaan

Java Jati telah mengadopsi suatu produk ERP yang ditawarkan oleh SAP dengan tipe paket

SAP Business One. Dimana paket Business One ini merupakan produk dari SAP untuk

perusahaan kecil dan menengah yang dapat selesai diimplementasikan dalam waktu 1

hingga 3 bulan. Perusahaan Java Jati percaya bahwa SAP Business One akan membantu

mempertajam visibilitas perusahaan dan meningkatkan daya saing perusahaan. Sehingga hal

ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan harapan mampu mempersingkat secara

signifikan waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk merespon kebutuhan kustomer,

meningkatkan layanan kustomer dan membangun hubungan jangka panjang yang

berkesinambungan.

Perusahaan ketika berusaha untuk mengimplementasikan suatu paket ERP maka pertama

yang perlu dilakukan adalah berusaha mengidentifikasikan dan merumuskan masalah serta

sasaran yang akan dicapai, dimana masalah yang terjadi pada perusahaan Java Jati adalah

sistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untuk

memenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlah

masalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidak

terintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauh

yang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktu

penghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan. Oleh karena itu

Java Jati berusaha untuk mengatasi masalah ini dengan solusi mengintegrasikan sistem

informasi yang ada dengan paket ERP. Pemilihan SAP business one sebagai solusi terbaik

didasari oleh kapabilitas vendor yakni SAP yang merupakan pemimpin pasar di seluruh

dunia dengan penguasaan pasar lebih dari 65%.

Paket SAP business one merupakan paket ERP yang ditujukan bagi perusahaan kecil

menengah, dimana hal ini sesuai dengan perusahaan Java Jati yang memiliki 500 karyawan.

Kesesuaian fungsional yang dibutuhkan perusahaan merupakan salah satu aspek penting

dalam mengevaluasi paket ERP, sistem yang akan dipilih harus sesuai dengan proses

bisnisnya, fitur MRP yang dapat mengintegrasikan antara produksi, pengadaan dan

manajemen inventory, sesuai dengan proses bisnis Java Jati yang merupakan perusahaan

manufaktur furniture, mengingat aktivitas dalam rantai pasok tidak dapat dikelola secara

sendiri-sendiri karena terdapat ketergantungan antara satu dengan lainnya dimana

penjadwalan proses produksi sangat tergantung pada penyediaan material dan perencanaan

pembelian bahan baku, sehingga keterlambatan akan menyebabkan layanan terhadap

kustomer tidak maksimal.

17

Salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah aspek perubahan yang terjadi pada

perusahaan Java Jati sebagai konsekuensi dari implementasi sistem yang baru. Perubahan

dapat terjadi meliputi perubahan aliran informasi, pengetahuan, kultur dan tugas, dimana

setiap keputusan ERP yang diambil akan menyebabkan perubahan teknik bisnis yang akan

mempengaruhi sebagian besar karyawan. Perlu diingat bahwa teknologi informasi yang

baru ini akan digunakan oleh seluruh karyawan perusahaan, sehingga perusahaan perlu

untuk memperhatikan aspek perubahan ini dengan seksama. Sosialisasi awal perlu

dilaksanakan untuk membangun awareness dari para karyawan sehingga mereka tidak

shock akan perubahan yang akan terjadi, perusahaan perlu menyediakan program-program

pelatihan baik formal maupun informal, dimana untuk pelatihan formal dapat dilakukan

dengan menjadwalkan pelatihan-pelatihan yang wa jib diikuti oleh karyawan dengan

format web based virtual training, computer based training, video course, self study books,

dan pop up help screens, serta untuk pelatihan informal dapat dilaksanakan dengan membuat

media-media informasi seperti news letter, bulletin, mailling list ataupun dapat dengan

story telling kepada sesama karyawan mengenai cara-cara penggunaan sistem informasi

yang baru serta kendala-kendala yang dihadapi oleh karyawan tersebut.

Peran aktif para pimpinan manajemen dari Perusahaan Java Jati ini juga mempunyai

dampak yang signifikan terhadap kesuksesan implementasi dari sistem ERP tersebut,

perusahaan seharusnya membuat sebuah tim yang terdiri dari orang-orang yang mempunyai

reputasi dan integritas pada bidangnya dan didukung oleh pimpinan puncak yang memiliki

akses dan pengaruh yang kuat di perusahaan sehingga dapat menjaga agar proyek

implementasi tetap berjalan pada jalurnya. Tim yang ideal sebaiknya melibatkan user,

spesialis teknologi informasi dari dalam perusahaan, orang-orang yang dapat bekerja sama

dengan berbagai grup yang berbeda, dan orang yang memahami proses bisnis dengan baik.

Jangan dilupakan kendali atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP yang

harus selalu dijaga dan diperhatikan oleh pihak internal perusahaan agar implementasi SAP

business one dapat berjalan dengan baik.

Secara umum terdapat tiga faktor kritis utama yang perlu diperhatikan baik bagi perusahaan

Java Jati maupun perusahaan lain pada umumnya, dalam mencapai keberhasilan

implementasi ERP pada sebuah perusahaan:

Dukungan manajemen Keterlibatan user Sasaran proyek yang jelas.

Pada dasarnya IT harus menghasilkan sesuatu yang strategis (cause & driver) untuk

kemajuan bisnis dari perusahaan, dimana penggunaan IT diharapkan dapat menangkap

peluang-peluang bisnis yang ada yang ada yang dapat membawa perusahaan merengkuh

18

keunggulan kompetitif. Setiap pemimpin perusahaan harus dapat menyikapi secara bijak

penggunaan IT dengan tidak terlalu mempentingkan aspek teknologi dengan mencari solusi

yang terbaru, terbaik dan termahal dengan berorientasi keuntungan jangka pendek tanpa

mengidahkan keuntungan-keuntungan jangka panjang. Perlu diingat bahwa penggunaan

teknologi yang canggih, terbaru, dan terbaik tidak akan berarti apa-apa bila tidak didukung

oleh elemen manusia (people) yang baik serta proses bisnis yang merupakan komponen

utama dari sistem informasi di perusahaan.

Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu :

1. Mengitegrasikan aktivitas perusahaan pemrosesan data di dalam ERP sistem terjadi secara

cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan

hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi

2. Memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP

terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan

performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan

3. Menyediakan informasi secara real-time dan on-line, dimungkinkan dengan terhubungnya

semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line

4. Memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP

memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk

berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan.

3.3 KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

Jika diberi pelatihan secara berkelanjutan, para personnel akan terbiasa menggunakan ERP.

Ada beberapa keuntungan yang di dapat perusahaan dengan mengimplementasikan SAP ERP

HCM ini, beberapa di antaranya adalah :

1. Mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang

terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan

personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.

2. Meningkatnya efisiensi perusahaan

3. Menghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia

4. mendukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh

5. adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik

19

SARAN

Sebelum mengeluarkan budget untuk pengimplementasian ERP ini, ada baiknya perusahaan

berpikir lagi untuk membeli software tersebut, apakah benar-benar sebanding antara hasil

yang diterima dengan yang dikeluarkan. Mungkin pengimplementasian ERP ini bisa

memakan biaya yang cukup besar maka diperlukan seorang yang jeli untuk menganalisa

dengan tepat agar pembelian software itu tidak sia-sia.

DAFTAR PUSTAKA

1. http://gustek-agustina.blogspot.com/2010/04/microsoft-dynamics-ax-oracle-erpsap-

ag.html

2. http://kikisaragih.wordpress.com/2011/03/06/sap-erp/

3. http://fajarblog88.blogspot.com/2009/09/compiere.html diunduh tanggal 10-12-

2011/09:20PM

4. Suryonugroho D.I., Implementasi ERP yang berhasil (sebuah ringkasan singkat)

http://www2.ukdw.ac.id/ukdwnet//pdf.php?id=71

5. Indrajit E., Implementasi ERP Berakibat PHK, http://www.ebizzasia.com/0215-

2004/q&a,0215.html

6. Thamura F., Compiere Smart ERP, 2005,SDA Asia Magazine

7. Hossain, Liaquat, dkk, 2002, Enterprise Resource Planning: Global Opportunities &

Challenges, Idea Group Publishing

8. Sanjaya I., mudahkah Implementasi ERP diperusahaan tradisional Indonesia?

http://indra.sanjaya.org/html/node/10

9. Kegagalan Dalam Implementasi System ERP

10. http://www.portalhr.com/majalah/edisisebelumnya/teknologi/1id535.html

11. MemilihAplikasi ERP,

http://www.swa.co.id/sekunder/konsultasi/swadigital/manajementi/details.php?

cid=4&id=82

12. Susrini N.K., - detikInet, Penerapan ERP Perlu Kemauan,

http://jkt1.detikinet.com/index.php/detik.read/tahun/2004/bulan/07/tgl/28/tiMe/

175339/i dnews/182949/idkanal/111

13. Kurniawan S.A., 2005, Meningkatkan Efisiensi & Efektifitas Proses

Bisnis dengan ERP, SDA Asia Magazine

14. Untoro U.W., Kisah ERP, http://yanuar.kutakutik.or.id/around-the-

world/kisah-erp/

15. Wallace,ThomasF.danKremzar,Michael H., 2001, ERP Making It

20

Happen : The Implementors Guide toSuccess with Enterprise Resource

Planning, John Wiley and Sons Inc

16. Hidayat W., - detikInet, Banyak ERP Gagal Karena Terlalu Rumit,

http://jkt1.detikinet.com/index.php/detik.read/tahun/2004/bulan/08/tgl/03/time/

180145/i dnews/185635/idkanal/111

17. www.IlmuKomputer.com

18. http://www.sap.com/solutions/business-suite/index.epx

19. http://www.sap.com/germany/about/investor/reports/GB2007/opportunities/platform-for-

innovation-2.html

20. http://blog.uad.ac.id/netikurniastuti/2011/05/30/134/ Diunduh Tanggal 29112011

21. lecturer.ukdw.ac.id/anton/download/.../SAP%20-%20Praktikum.pdf