makalah sistem manajemen arsip elektronik -putri nirmalasari (1401259)

7/25/2019 Makalah Sistem Manajemen Arsip Elektronik -Putri Nirmalasari (1401259)

1/20

SISTEM MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

MAKALAH

Disusun untuk memperbaiki nilai dan memenuhi salah satu tugas

mata kuliah Manajemen Kearsipan

oleh:

Putri Nirmalasari (140125!

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

2016


2/20

KATA PENGANTAR

"iada kata #ang patut kita u$apkan selain %lhamdulillah& atas segala nikmat dan

hida#ah #ang tak henti'hentin#a %llah )" berikan kepada pen#usun& puji s#ukur han#a

bagi %llah )" #ang telah menganugerahkan sedikit ilmu'N*% kepada ummat manusia+

ala,at dan salam semoga terlimpahkan kepada Nabi besar Muhammad %) #ang telah

memba,a sedikit ilmu %llah dan memberi $ontoh bagaimana mengamalkan ilmu itu& #ang

telah menghamparkan permadani #ang indah dan menggulung tikar'tikar kebatilan& kemudian

semoga terlimpahkan pula keselamatan bagi keluarga dan sahabat Nabi+

Dalam pen#usunan makalah ini& pen#usun pastin#a menemui ban#ak hambatan dan

kesulitan+ Namun& berkat semangat dan bantuan serta dukungan dari semua pihak& hambatan

dan kesulitan itu bisa teratasi+ Pen#usunan makalah ini sebagai tugas indi-idu untuk

memenuhi salah satu tugas pada mata kuliah .Manajemen Kearsipan/+ Pen#usun

men#ampaikan ban#ak terima kasih kepada semua pihak #ang telah membantu dalam proses

pen#usunan dan pen#elesaian makalah ini+

Pen#usun men#adari bah,a makalah ini masih jauh dari kesempurnaan& karenamanusia biasa itu tidak luput dari khila dan tempatn#a salah+ Maka dari itu pen#usun

mengharapkan kritik dan saran #ang bersiat membangun demi kesempurnaan makalah ini

kedepann#a+

andung& uni 2013

Pen#usun

Pengelolaan Arsip Elektronik 2


3/20

DAFTAR ISI

K%"% PN6%N"%7+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++2

D%8"%7 99++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

% 9 PND%;


4/20

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belaa!"

Perkembangan teknologi #ang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempun#ai

dampak positi terhadap kelan$aran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan

berbagai kegiatann#a& tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak

khususn#a di bidang kearsipan #ang perlu segera diantisipasi+ Perkembangan di bidang

kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi #ang

se$ara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip #ang $enderung selalu berubah+

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar&

teknologi akan terus bergerak maju dengan produk'produk #ang selalu up to date dengan

perubahan generasi dari ,aktu ke ,aktu+ Maka dampak perubahan itu sedemikan besar&

sehingga produk'produk out of date tak sinkron produk terbaru& karena setiap produk baru

dipastikan memiliki spesiikasi #ang lain+

eiring dengan kemajuan teknologi& dunia kearsipan #ang selama ini han#a berkutat

pada kertas'kertas lusuh dan berbau men#engat+ Kini juga tak ketinggalan telah

memanaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah& mengakses dan pen#ebaran serta

pelestarian arsip+ %rsip'arsip kuno #ang memiliki nilai guna inormasi sejarah dan

mengandung keunikan #ang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui

media elektronik+ Dengan memungkinkan pengaksesan #ang lebih luas& diharapkan arsip

merupakan barang bukti #ang sekaligus mampu berbi$ara tentang akta dan peristi,a sejarah

dan mampu memberikan arti dan manaat dalam kehidupan manusia+ ehingga arsip'arsip

#ang dulun#a han#a dapat dilihat dan diba$a pada pusat'pusat arsip& kini dapat diakses se$ara

online& dan bahkan la#anann#a telah mengarah pada sistem la#anan otomasi+

Dengan meluasn#a penggunaan elektronik untuk merekam inormasi dalam bentuk

media magneti$ digital?opti$ dan dapat diba$a atau ditemukan inormasin#a dengan melalui

mesin $omputer& seperti misaln#a pengakuan keabsahan dalam perspekti hukum pembuktian

dan pengaturan untuk mengakses inormasi #ang berasal dari arsip+ Dalam hal ini

diperlukann#a sistem manajemen untuk arsip elektronik untuk menunjang pekerjaan

kearsipan+



5/20

Aleh karena itu& bagi kita #ang mempun#ai tanggung ja,ab dalam pengelolaan arsip

elektronik perlu mengkaji prioritas'prioritas implementasi arsip elektronik& ini disesuaikan

dengan perkembangan jaman& perkembangan teknologi& perkembangan dan kebutuhan

organisasi terutama dalam menghadapi tuntuta untuk memberikan la#anan prima kepada

mas#arakat& manaat #ang diterima& dan keterseidiaan dana+ Dengan Pengkajian #ang matang

dan teren$ana& diharapkan akan dapat mengembangkan program arsip elektronik sesuai

dengan tahapan kebuthan organisasi+

1.2 R#$#%a! Ma%ala&

%dapun rumusan masalah& #aitu+

1+ %pa pengertian dan konsep arsip elektronikB

2+ agaimana Proses Pen$iptaan arsip elektronikB

+ agaimana pengelolaan arsip elektronikB

4+ %pa saja kelebihan dan kelemahan dari arsip elektronikB

5+ %pa pengertian istem Manajemen Dokumen? %rsip lektronikB

3+ %pa saja Karakteristik istem Manajemen Dokumen? %rsip lektronikB

@+ agaimana Proses istem Manajemen Dokumen? %rsip lektronikB

1.' T#(#a!%dapun tujuan dari makalah ini& #aitu:

1+ Mendeskripsikan pengertian dan konsep dari arsip elektronik+

2+ Menjelaskan proses pen$iptaan arsip elektronik+

+ Menjelaskan pengelolaan arsip elektronik

4+ Memberitahukan kelemahan dan kelebihan+

5+ Menjelaskan mengenai konsep dari istem Manajemen %rsip elektronik



6/20

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pe!"ert)a! *a! K+!%e, Ar%), Eletr+!)

%hli kearsipan dari belahan benua ropa& Patri$ia + )alla$e& o %nn =ee dan DeCter

7+ $humbert& dalam bukuRecords Management:Integrateg Information System& 12 telah

membuat satu deinisi tentang ile elektronik+ .Electronic file generally consist of any

collection of information.that is recorded in a code that can be stored by computer and stored

on some medium for retrieval viewing and use+/ %pabila diterjemahkan& ile elektronik pada

umumn#a terbagi dalam beberapa kumpulan inormasi #ang direkam dalam kode #ang

dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali

dan dipergunakan+/that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on

some medium for retrieval viewing and use.! %pabila diterjemahkan& ile elektronik pada

umumn#a terbagi dalam beberapa kumpulan inormasi #ang direkam dalam kode #ang dapat

disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan+

edangkan menurut %ustralian %r$hi-es dalam buku Managing Electronic Records&

arsip elektronik adalah arsip #ang di$ipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi& aktiitas&

dan ungsi lembaga atau indi-idu #ang ditranser dan diolah di dalam dan di antara sistem

komputer+ %7M% tandards Program: "lossary of Records Management #erms$1>4&

mendeinisikan arsip elektronik sebagai %Machine&Readable Record' (oded information

which to be understood$ must betranslated by a computer!$ (%rsip terba$akan mesin:

9normasi dalam bentuk kode #ang untuk memahamin#a harus diterjemahkan terlebih dahulu

dengan komputer!+ 9nternational oun$il on %r$hi-es (9%! E (ommittee on Electronic

Records$ "uide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (onsultation

Drat!& 13+ Mendeinisikan arsip elektronik sebagai .an ele$troni$ re$ord is a re$ord that is

suitable or manipulation& transmission or pro$essing b# a digital $omputer/& ( arsip

elektronik adalah arsip #ang bisa dimanipulasi& ditransmisikan atau diproses dengan

menggunakan komputer digital+!

Kemudian& Dokumen lektronik adalah setiap inormasi elektronik #ang dibuat&

diteruskan& dikirimkan& diterima& atau disimpan dalam bentuk analog& digital&

elektromagnetik& optikal& atau sejenisn#a& #ang dapat dilihat& ditampilkan& dan?atau didengarmelalui komputer atau sistem elektronik& termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan& suara&



7/20

gambar& peta& ran$angan& oto& elektronik data inter$hange (D9!& surat elektronik (electronic

mail!& telegram& teleks& tele$op# atau sejenisn#a& huru& tanda& angka& kode akses& simbol atau

perorasi #ang telah diolah #ang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang #ang

mampu memahami+ Menurut undang'


8/20

+ %dan#a proses penilaian arsip elektronik+

4+ Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik

dapat tersedia& dapat diakses dan dimengerti+

2.2 Pr+%e% Pe!-),taa! Ar%),

Pen$iptaan arsip dapat dilakukan dengan dua $ara #aitu dengan pen$iptaan se$ara

elektronik atau otomatis dan pen$iptaan dengan transormasi digital+

1+ Pen$iptaan se$ara elektronik adalah men$iptakan arsip elektronik dengan menggunakan

peralatan elektronik seperti kamera digital& perekam suara& perekam -ideo&dan

khususn#a adalah komputer+

2+ Pen$iptaan dengan transormasi digital sering disebut dengan proses digitalisasi dimana

pengertian digitalisasi se$ara umum adalah proses pen$iptaan arsip elektronik dari arsip

kon-ensional #ang bertujuan untuk melindungi arsip kon-ensional itu sendiri+ Proses

digitalisasi memerlukan tahapan'tahapan dimana setiap tahapan terdapat aturan'aturan

#ang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik #ang dihasilkan+

Digitalisasi memerlukan peralatan #ang handal dan ruang simpan #ang besar+ )aktu

terbesar dan konsentrasi tinggi #ang digunakan dalam digitalisasi adalah pada tahapan

pembuatan datar arsip elekt#ronik karena kesalahan dalam penulisan data arsip

elektronik tersebut kehilangan keotentikann#a+ Digitalisasi adalah proses merubah arsip

kon-ensional menjadi arsip elektronik+ Proses pen$iptaan arsip kon-ensional ke arsipelektronik melalui beberapa tahapan berikut

1!+ "ahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : )aktu&+

Kegunaan& 9normasi dan pen#elamatan+ Pemilihan berdasarkan ,aktu berarti arsip

dipilih berdasarkan pada ,aktu pengeloaan arsip+ Pemilihan berdasarkan kegunaan&

berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip& sering digunakan

apa tidak+ Pemilihan berdasarkan inormasi berarti pemilihan arsip dengan

mempertimbangkan isi kandungan inormasi arsip+ Dan pemilihan berdasar

pen#elamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi isik arsip& semakain

buruk kondisi isik arsip& semakin $epat untuk diselamatkan+

2!+ "ahap Pemindaian

Pengelolaan Arsip Elektronik >


9/20

%rsip setelah dipilih kemudian tahap berikutn#a dilakukan pemindaian arsip& pada

prinsipn#a pemindaian arsip han#a dapat dilakukan satu kali saja& sehingga proses

pemindaian dilakukan dengat $ermat& tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk

mendapatkan master arsip elektronik+

!+ "ahap Pen#esuaian

Nama ile dari hasil proses pemindaian biasan#a berupa nama deault pemberian

mesin #aitu tergantung mesin pemindai #ang digunakan+ alah satu nama #ang umum

adalah .s$anCCCCC/ dengan .CCCCC/ adalah nomor urut pemindaian+ Nama ile

tersebut tidak men$erminkan isi dari arsip+ ehingga perlu dilakukan pen#esuaian

nama ile dengan mengikuti jenis arsip& ond arsip& nomor urut datar& nomor urutarsip dan nomor urut lembar arsip+

4!+ "ahap pendataran

etelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslin#a& maka baru dilakukan

pendataran atau pembuatan datar+ Dalam datar #ang dibuat di$antumkan inormasi

tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan datar pertelaan arsip (DP%!+

9normasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik #ang

dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan& karena salah satu $iri arsip

#ang baik adalah asli dan autentik ter$apai+

5! "ahap pembuatan berita a$ara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita a$ara proses digitalisasi dari arsip

kon-ensional kedalam arsip elektronik+ Dalam tahap ini men$antumkan

penanggungja,ab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat #ang ber,enang& jenis

perangkat keras #ang digunakan detail dan jenis komputer #ang digunakan+

2.' Pe!"el+laa! Ar%), Eletr+!)

agaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti

atau sesuai dengan norma'norma atau kaidah kearsipan #aitu :

1! Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan

program di-ersikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer+

Pengelolaan Arsip Elektronik


10/20

2! Men#usun dan menata alokasi sumber da#a untuk implementasi sistem pengelolaan

arsip elektronik+

! Men#usun Detail nginering Design (DD! untuk empat modul arsip elekronik oleh

arsiparis dan programer komputer+

4! Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kela#akan atau

kemampuan sumber da#a organisasi& seperti penerapan empat modul arsip elektronik

se$ara modular+ erdasarkan keempat hal diatas& se$ara garis besar operasional

sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :

a+ Melakukan input data& s$anning dan re$ognation terhadap surat

men#urat pada mail pro$essing $entre& dengan menggunakan modul e'letter+

b+ Melakukan -eriikasi& -alidasi& autentiikasi terhadap ile'ile (arsip akti!

pada iling pro$essing $entre& dengan menggunakan modul e'ile+

$+ Melakukan kendali berkas terhadap re$ords (arsip inakti! padare$ords pro$essing $entre& dengan menggunakan e're$ords+

b+ Melakukan integrasi& migrasi terhadap group arsip (arsip statis! pada data

pro$essing $entre menggunakan modul e'ar$hi-es+ pola operasionalisasi

sistem pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan+ Demikian gambaran

bagaimana+

2.'.1 Pe!)$,a!a! Ar%), Eletr+!)

Proses pen#impanan data se$ara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkanpada aplikasi dan jenis inormasi+ uatu ile data bisa terdiri dari satu re$ord atau lebih+

Pen#impana ile diatur dalam direktori #ang di$iptakan dan diolah oleh sistem operasi+

Direktori dapat mempun#ai ungsi sebagai datar isi untuk media #ang bersangkutan+

istem pen#impanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media

pen#impanan& antara lain+

a!+ Media Magnetik (magnetic Media!

b!+ Disk Magnetik (magnetic disk!

$!+ Pita magnetik (magnetic tape!

d!+ Kaset (cassette!

e!+ Media optik ( )ptical Media!



11/20

Media pen#impanan #ang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk opti$ #ang

memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor'sektor& sehingga dapat

dipergunakan untuk aplikasi #ang berbeda+ erarti dalam satu media pen#impanan berbagai

me$am inormasi dapat diproses sesuai dengan sistem aplikasin#a+ Pemberian label nama

ile dalam arsip $ukup penting didalam pen#impanan arsip elektronik+ 8ormat label nama

pada direktori atau nama ile dan media pen#impanan sebaikn#a diberikan se$ara standar&

jelas dan lengkap& hal ini penting sebagai tanda identitas dari media pen#impanan seperti

floppy disk& hard disk dan sebagain#a+ Pemberian nama label #ang bersiat eksternal maupun

internal se$ara standar& terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali

inormasi+ "uide indeks #ang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem

pengindekan+

%dapun pen#impanan arsip elektronik dilakukan dengan tiga $ara #aitu:

1+ )nline?terkoneksi maksudn#a adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak

membutuhkan interaksi manusia+ *aitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan

maka pengguna dapat langsung mengambiln#a tanpa perlu adan#a bantuan dari pihak

lain+media #ang $o$ok untuk untuk digunakan sebagai tempat pen#impanan arsip elektronik

se$ara online adalah harddisk lokal komputer+ ;arddisk jaringan adalah tempat simpan

dengan bentuk eksternal #ang dilengkapi dengan koneksi jaringan dan selalu terhubung

dalam jaringan+

2+ )ffline?terputus merupakan tempat simpan arsip elektronik #ang harus membutuhkan

interaksi manusia& #aitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna

tidak dapat langsung mengambiln#a& tetapi memerlukan adan#a bantuan dari pihak lain

karena diperlukan adan#a registrasi dan administrasi lainn#a& misaln#a surat iGin dari pemilik

arsip+ Media #ang $o$ok untuk digunakan sebagai tempat pen#impanan arsip elektronik

se$ara oline adalah ompark Disk (D!& Digital Fersatile Disk (DFD!+

+ *earline?semi terkoneksi maksudn#a adalah tempat simpan arsip elektronik masih sedikitmembutuhkan interaksi manusia& #aitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan

maka pengguna tidak dapat langsung mengambiln#a tetapi harus mengambil media simpan

tersebut sendiri atau perlu sedikit bantuan dari pihak lain namun tidak diperlukan adan#a

registrasi maupun administrasi atau bisa langsung diambil+ Media #ang $o$ok untuk

digunakan adalah harddisk eksternal+ ;arddisk eksternal seperti harddisk jaringan #aitu

tempat simpan dengan bentuk eksternal namun tidak dilengkapi dengan koneksi jaringan

sehingga tidak terhubungdalam jaringan+



12/20

2.'.2 Pe$el)&araa! Ar%), Eletr+!)

9normasi #ang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah&

dimodiikasi& dihapus& baik se$ara sengaja atau tidak sengaja #ang dilakukan oleh manusia

ataui dirusak oleh suatu sebab seperti -irus #ang merusak ile+ Disamping itu usia atau da#a

tahan isik baik magnetik maupun opti$ memiliki keterbatasan+ "erutama apabila semakin

sering digunakan oleh ban#ak pengguna+ 9normasi arsip elektronik dapat dilihat dan diba$a

dengan mudah oleh ban#ak pengguna bila mereka mengetahui nama ilen#a+ Dalam suatu

database& komputer bisa diakses untuk melihat ile #ang ada+ ahkan mungkin pula merubah

atau menghapus ile+

%gar inormasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak #ang tidak bertanggung

ja,ab& perlu kiran#a diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini& kegiatan pengamanan

inormasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:

1+Men$iptakan prosedur standar dalam pengoperasian #ang menjamin keamanan

terhadap kemungkinan penggunaa inormasi #ang tidak sah oleh pihak'pihak #ang

tidak berhak+

2+Melakukan pemeliharaan perangkat keras(hard,are!& dan melakukan pen#esuaian

teknologi se$ara berkala+

+Melakukan pemeliharaan perangkat lunak(sot,are!& dan melakukan pen#esuaian

berkala+

Pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar isik arsip tidak rusak+ Karena jika isik arsip

rusak biasan #a data #ang berada di dalam isik arsip elektronik pun ikut rusak pula+ erikut

$ara pemeliharaan isik arsip elektronik tersebut:

1+Penggunaan perangkat keras(komputer&laptop&hardisk& lashdisk!& dengan baik

sesuai prosedur+

2+Menggunakansot,are asli (bukan bajakan!

+Memba$k up data se$ara berkala4+Men#impan arsip elektronik di tempat #ang terlindung dari medan magnet& debu&

panas #ang berlebihan& dan air+

5+Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada& rata rata antara 11'22 dan

kelembapan antara 45'35H 7;+

2.'.' Pe!e$#a! Ke$/al) Ar%), Eletr+!)

Dalam penemuan arsip kembali terdapat 2 aspek pengertian, yaitu:



13/20

a. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional. Artinya bahwa penemuan,

flash disk dan memory card. Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip

yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :

Menanyakan jenis arsip yang disimpan kembali arsip dilakukan melalui kemampuanmanusia tanpa menggunakan tenaga mesin

b+ Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional artinya bahwa

penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan lokasi

dengan menggunakan sarana elektronik ( computer ). Fisik arsip diambil dengan cara

manual, jika hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang terpilih.

Cara penyimpanannya misalnya melalui optical, apabila ada pihak lain yang

meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-

langkah sebagai berikut :

A. Menanyakan jenis arsip yang disimpan

B. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks

C. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip

D. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya

dengan Bon Pinjam arsip.

2. Kele/)&a! *a! Kele$a&a! Ar%), Eletr+!)

Dalam pen#impanan arsip se$ara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan

serta eisiensi& bila dibandingkan dengan sistem pen#impanan arsip se$ara kon-ensional+

%dapun keuntungan dari pen#impanan arsip elektronik adalah

a+ epat ditemukan dan memungkinkan pemanaatan arsip atau dokumen tanpa

meninggalkan meja kerja+

b+ Pengindeksan #ang leksibel dan mudah dimodiikasi berdasarkan prosedur #ang

telah dikembangkan akan menghemat tenaga& ,aktu dan bia#a+

$+ Pen$arian se$ara ull'teCt& dengan men$ari ile berdasarkan kata kun$i maupun nama

dan menemukann#a dalam bentuk ull teCt dokumen+

d+ Ke$il kemungkinan ile akan hilang& hal ini karena kita han#a akan melihat di la#ar

monitor atau men$etakn#a tanpa dapat mengubahn#a+ Kita dapat men$arin#a

bedasarkan kata atau nama ile jika tanpa sengaja dipindahkan+ "entun#a ada prosedur

unutk memba$kup ke dalam media lain& misaln#a D atau eCternal hard disk+

e+ Menghemat tempat& dengan kemampuan 1 D'7) berkapasitas @00 M akan

mampu men#impan dokumen dalam bentuk teks seban#ak I @000 lembar (1 lembar



14/20

setera dengan 100 K dalam ormat PD8! atau I@00 oto (1 oto setara dengan 1 Mb

dalam ormat P6!+

+ Mengarsip se$ara digital& sehingga risiko rusakn#a dokumen kertas atau buram karena

usia dapat diminimalisir karena tersimpan se$ara digital+ uga berisiko akan

berpindahn#a dokumen ke older #ang tidak semestin#a tau bahkan hilang sekalipun

akan aman karena disimpan se$ara digital+

g+ erbagi arsip se$ara mudah& kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien

akan mudah dilakukan memalui internet+

h+ Meningkatkan keamanan& karena mekanise kontrol se$ara jelas di$antumkanpada

buku pedoman pengarsipan se$ara elektronis& maka orang #ang tidak mempun#ai

otorisasi relati sulit untuk mengaksesn#a+

i+ Mudah dalam melakukan re$o-er# data& dengan memba$k'up data ke dalam media

pen#imapanan #ang $ompatible+ andingkan dengan men're$o-er# dokumen kertas

#ang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pen$urian& pemba$k'upan

akan sulit dilakukan lagi+

elain kelebihan& berikut ini ada beberapa kelemahan pen#impanan arsip elektronik+

a+ %dan#a peluang untuk memanipulasi ile (men$iptakan& men#impan& memodiikasi&

atau menghapus! dalam segala $ara+

b+ Kesulitan untuk berbagai ile karena ormat ile maupun ketersedian jaringan maupun

akses untuk berbagi ile dengan #ang lain+

$+ Kemungkinan rusakn#a ile setiap saat tanpa adan#a indikasi terlebih dahulu&

misaln#a ser-er terserang oleh -irus atau terhapusn#a data se$ara permanen kerena

tidak sengaja+

Problema =egalitas %rsip lektronik

Kendala'kendala tentang legalitas %rsip elektronik adalah karena terbatasn#a Peraturan

Pemerintah dalam hal pemahaman #akni :

a+ Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk %rsip'arsip elektronik #ang

pada proses a,al pen$iptaann#a menggunakan $omputer+

b+ Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen %rsip #ang ada danter$ipta di lingkungan+

2. S)%te$ Ma!a(e$e! D+#$e!Ar%), Eletr+!)

2..1 Pe!"ert)a!

istem Manajemen Dokumen lektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan

dokumen ;ard$op# (kertas& mi$roilm& dll! #ang sudah dialih'mediakan ke dalam ormat

digital maupun ot$op# berupa ile tipe do$& ppt& Cls+& gp& d,g+& a-i& mk-& dll #ang sudah di

upload ke dalam sot,are DM tertentu+ Dokumen #ang sudah di upload tersebut kemudiandapat diakses& di$ari& ditampilkan& maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui



15/20

sistem manajemen dokumen elektronik ini+ Dengan menggunakan metode pen$arian terpadu

#ang sesuai dengan jenis dokumen& pengguna dapat se$ara mudah menampilkan dokumen

#ang dituju ,alaupun se$ara isik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain+

Penerapan istem Manajemen Dokumen lektronik ini& diharapkan dapat :

1+ "er$iptan#a pengelolaan dokumen #ang lebih baik+

2+ %dan#a pen#impanan salinan isik dokumen ke dalam media elektronik+

+ Menjaga keamanan dari inormasi #ang terkandung dalam dokumen dari baha#a

#ang tidak diinginkan seperti kebakaran& banjir& kehilangan dokumen dan lain

sebagain#a+

4+ ebagai sarana untuk memper$epat proses pen$arian dokumen #ang dilakukan se$ara

elektronik+

5+ Memper$epat penemuan isik dokumen dengan menentukan ? memasukan inormasi

lokasi pen#impanan dokumen Jdapat dikembangkan dengan menggunakan bar$ode+

3+ Dokumen isik akan terjaga kelestariann#a karena penggunaann#a semakin jarang

digunakan+

@+ istem selanjutn#a dapat dikembangkan dengan pemanaatan dan pengelolaan

dokumen dengan akses melalui 9nternet serta dapat menjadi manajemen peminjaman

arsip+

2..2 Ta&a,a! Ker(a

Pembangunan dan pengembangan sistem pela#anan dokumen dengan menggunakan

sistem manajemen dokumen elektronik se$ara terpadu& dapat dimulai dengan men#iapkan

beberapa perangkat keras& jaringan koneksi lokal dan memahami $ara pengelolaan manual

dokumen isik #ang selama ini dilakukan+


16/20

+ Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila belum

tersedia+

2..' Karater)%t)

%da beberapa arakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut :

Capture

apture merupakan hal penting bagi $atatan?kertas dan dokumen elektronik untuk

pengarsipan& retrie-al dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen+ Do$ument

imaging dan platorm management men#ediakan dasar s$anning& bat$h proses dan

import dokumen elektronik+ Kemajuan #ang utama dalam teknologi s$an membuat

dokumen dikon-ersi se$ara $epat& murah dan gampang+ Proses s$an #ang baik akan

meletakkan kertas?mi$roilm menjadi ile ke komputer dengan mudah+

Storage

istem pen#impanan dokumen #ang dapat dilakukan dalam jangka ,aktu panjang dan

relati aman serta pen#impanan dokumen #ang mengakomodasi perubahan dokumen&

-olume #ang bertambah dan memper$epat teknologi+

Index

istem indeC #ang men$iptakan suatu sistem pengarsipan se$ara terorganisir #ang

dapat ditampilkan kembali se$ara eisien dan mudah+ uatu sistem indeC #ang baikakan membuat prosedur #ang berjalan dan lebih eekti+

Retrieval

istem perolehan kembali menggunakan inormasi dokumen #g men$akup teks& indeC

dan gambar ke dalam sistem+ uatu sistem perolehan kembali #ang baik akan

membuat pen$arian dokumen dengan $epat dan mudah+

Access

uatu sistem akses #ang baik akan membuat hak akses se$ara personal apakah berada

dikantor atau dapat melalui internet serta lesibiltas untuk mengendalikan akses

sistem+

2.. Pr+%e% Ker(a

Proses Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantin#a dilakukan sendiri oleh

pihak #ang terkait+ Prosesn#a adalah sebagai berikut:

1+ dokumen di's$an satu per satu sesuai dengan s$anner #g digunakan eedba$k atau

auto eeder atau menggunakan ;#brid s$anner untuk media mi$roilm+



17/20

2+ 9ndeC dapat dipakai asilitas A7 #ang ada $ontoh: No+ indeC ield & Nama $ustomer&

no rekening dll+ Dapat pula digunakan se$ara manual dengan menggunakan template

indeC

+ Proses selanjutn#a adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam sot,are DM E

#ang sesuai dengan aturan 8older maupun ub 8oldern#a+

4+


18/20

BAB III

PENUTUP

'.1 Ke%)$,#la!

%rsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip& dan

konsekuensi logisn#a bagi bidang kearsipan adalah mengupa#akan arsip elektronik ini agar

dapat diaplikasikan& diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip #ang sudah eksis

lebih lama #aitu arsip kertas+ Dalam rangka upa#a seperti #ang dikemukakan diatas&

perlu dibangun konsepsi dan pemahaman #ang kuat tentang arsip elektronik& bahkan %rsip

Nasional 7epublik 9ndonesia (%N79! selaku pembina kearsipan nasional& segera

membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan

pemahamann#a berlandaskan satu regulasi #ang jelas+ Dilihat dari peluang arsip elektronik

untuk masa #ang akan datang& penulis berke#akinan bah,a arsip elektronik ini #ang akan

menjadi primadona& unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip& dan image #ang selama ini

tidak baik terhadap arsip& diharapkan akan berubah menjadi baik+ %rsip elektronik merupakan

inormasi #ang terkandung dalam ile dan media elektronik& #ang dibuat& diterima& atau

dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan men#impann#a sebagai bukti kegiatan+

%rsip elektronik merupakan arsip'arsip #ang disimpan dan diolah di dalam suatuormat& dimana han#a $omputer #ang dapat memprosesn#a+ Dibandingkan dengan %rsip

kon-ensional (kertas!& arsip elektronik memiliki beberapa keuntungan diataran#a:

a+ Proses penemuan dan pen#ajian inormasi #ang $epat dan lengkap+

b+ %kses dan penggunaan inormasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user!

dalam ,aktu #ang bersamaan+

$+ Pen#impanan inormasi lebih terpusat+

d+ Memiliki keakuratan dalam pen#impanan #ang tinggi+

Kelemahan %rsip lektronik

a+ %dan#a peluang untuk memanipulasi ile (men$iptakan& men#impan&

memodiikasi& atau menghapus! dalam segala $ara+

b+ Kesulitan untuk berbagai ile karena ormat ile maupun ketersedian jaringan

maupun akses untuk berbagi ile dengan #ang lain+

$+ Kemungkinan rusakn#a ile setiap saat tanpa adan#a indikasi terlebih dahulu&

misaln#a ser-er terserang oleh -irus atau terhapusn#a data se$ara permanen

kerena tidak sengaja+

Pengelolaan Arsip Elektronik 1>


19/20

istem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar pen#impanan

dokumen disimpan dalam media D'7& DFD serta media #ang lainn#a& sangat baik untuk

mengatur dokumen dalam jumlah besar& dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks&

pen#impanan& pen$arian& penampilan di la#ar& men$etak dan mengirimkan melalui email

bahkan memiliki ,orklo, untuk semua dokumenn#a+ istem Manajemen Dokumen

lektronik memudahkan dalam pengarsipan& pen$arian& dan pendistribusian dokumen+ elain

dapat menghemat tempat pen#impanan dokumen& dalam pen$arian dokumen akan jauh lebih

akurat dan lebih $epat sehingga memudahkan pengguna dalam men$ari dokumen sehingga

dapat meningkatkan pela#anan lebih eekti dan eisien+



20/20

DAFTAR PUSTAKA

Martono& oedi+ (10!+ Sistem +earsipan Praktis' Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip+

akarta: Pustaka inar ;arapan+

Muhammad 7os#id udiman (200!+,asar Pengelolaan Arsip Elektronik+

*og#akarta :adan Perpustakaan dan %rsip Daerah+

Monika Nur =asti#ani (200>!Mana-emen Arsip Elektronik.

,,,+ba$aanonline+$om?manajemen'arsip'elektronik'monika'nur'lasti#ani$diunduh pada

tanggal / 0uni /12

7ead'mith& 2002& record management$outh')estern "homson =earning :

makalah sistem manajemen arsip elektronik -putri nirmalasari (1401259)

Documents