MAKALAH PENGAWASAN

KELOMPOK V

KURNIAWATIM.AMIN SUHRO WARDINURANI WIDIAS TUTIM.JANUAR SURYADIMUHAMMAD HANAFIM.ZUWARDI IMANIMARJANAN HARIS

Dasar-Dasar Proses Pengawasan

Pengertian Pengawasan 

Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Pengertian pengawasan menurut beberapa ahli

• Menurut Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

• Menurut Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melalui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

• Menurut Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

Kesimpulannya, pengwasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Tipe-Tipe PengawasanDalam pengawasan terdapat beberapa 

tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)c. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tindakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.Pengawasan pendahuluan meliputi:1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.3. Pengawasan pendahuluan modal4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬metode serta prosedur-prosedur yang tepat.2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan pengarahan.

Pengawasan Feed Back (feed back control)

Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

Tahap-Tahap Proses Pengawasan

Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh manajer ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses pengawasan.

 Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a) Menetapkan Standarb) Mengukur Kinerjac) Memperbaiki Penyimpangan

a.Menetapkan StandarKarena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang 

pengawasan, maka secara logis hal ini berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.b. Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.c. Memperbaiki Penyimpangan

Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.Sedangkan menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.2. Mengukur pelaksanaan3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah    perbedaan jika ada.4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

 

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan standard perencanaan sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standar yang jelas.

Hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal. 

Kemudian setelah menetapkan standar dan mengukur kinerja maka hal yang perlu dilakukan adalah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan.

Dan yang terakhir adalah melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Pentingnya Pengawasan Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin 

komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

• Perubahan lingkungan organisasiBerbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

• Peningkatan kompleksitas organisasiSemakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahanBila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang.Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada 

bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.• Komunikasi.

Antara manajer dan bawahan harus terjalin komunikasi.Agar semua yang dilakukan bisa berjalan dengan lancar.• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

Perancangan Proses Pengawasan

Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:

1) Merumuskan hasil yang di inginkanYang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2) Menetapkan penunjuk hasilDengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:m• Pengukuran input• Hasil pada tahap awal• Gejala yang dihadapi• Kondisi perubahan yang diasumsikan

3) Menetapkan standar penunjuk dan hasilDihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balikDimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksiBerdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan 

bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.

Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.

Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.

Bidang-Bidang Pengawasan Srategik

Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :• Transaksi Keuangan1. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.2. Manajemen Kas (Cash Management)3. Pengelolaan Biaya (Cost Control)• Hubungan Manajer dan BawahanHubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.• Operasi-operasi Produktif

Alat Bantu Pengawasan Manajerial1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2) Management Information System (MIS)MIS yaitu suatu metode informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.2. Tahap desain konseptual.3. Tahap desain terperinci.4. Tahap implementasi akhirKriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi• Adanya pengujian pendahuluan• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system.Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar.• Tepat waktu dalam pemakainya.• Menekan biaya secara efektif.• System yang digunakan harus tepat dan akurat.• Dapat diterima oleh yang bersangkutan.

3) Analisa RasioRasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi 

satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.4) Penganggaran

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.

Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

Management By Exception (MBE) Pengertian Management By Exception (MBE)

MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediaakan oleh sistem informatika yang berbasis komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.

Pada Management By Exception (MBE) seorang manajer untuk dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus didukung oleh tersedianya:

Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya. Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit 

kerjanya.Standar yang dikombinasikan dengan output informasi misalnya laporan 

penjualan maka memungkinkan terjadinya Management By Exception. MBE adalah gaya atau tindakan yang dilakukan manajer apabila terjadi letidaksesuaian antara Kinerja Aktual( apa yang telah dan sedang dicapai ) dengan Standar Kinerja ( apa yang harus dicapai).

Management Information System (MIS)

Disingkat dengan MIS. Dalam bahasa Indonesia disebut dengan Sistem Informasi Manajemen. Didefenisikan sebagai kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan management di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Atau, kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.

istilah Management Information System (MIS) atau Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini banyak digunakan pada tahun 1980an hingga 1990an, yang menunjukkan sistem-sistem informasi fungsional, yaitu sistem yang diterapkan di fungsi-fungsi organisasi. 

Sistem Informasi Manajemen ini terdiri dari sistem informasi akuntasi, sistem informasi keuangan dan sistem informasi pemasaran. MIS sudah diterapkan di Amerika Serikat sejak awal tahun 1970an yang digunakan untuk memberikan infromasi kepada manajer-manajer fungsional. Istilah ini sudah kurang tepat untuk saat ini, karena sistem informasi telah berkembang melebihi kemampuan sistem informasi fungsional.

Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen – Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Karakteristik Pengawasan yang Efektif

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :•Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan.•Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system.•Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi.•Adanya pengujian pendahuluan.• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator 

dan pemakai system.Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :•Pengawasan terhadap kegiatan yang benar.•Tepat waktu dalam pemakainya.•Menekan biaya secara efektif.•System yang digunakan harus tepat dan akurat.•Dapat diterima oleh yang bersangkutan .

BYKELOMPOK V

TERIMA KASIH

Wassalam