PENDAHULUAN

A. Alat- Alat Analisis Dalam Manajemen

Salah satu tugas utama manajemen di organisasi apa pun, termasuk sekolah adalah

memutuskan/ mengambil keputusan. Proses memutuskan biasanya diawali dengan proses

melakukan pilihan dari berbagai alternatif yang tersedia. Pengambilan keputusan yang

salah tentu dapat berdampak luas pada sekolah, apalagi jika keputusan yang salah tersebut

dilakukan oleh kepala sekolah, maka dampaknya bisa berkaitan dengan keseluruhan proses

yang ada di sekolah tersebut. Jika kesalahan tersebut tidak segera diketahui, maka

kesalahan tersebut dapat berlangsung lama, dan akan menurunkan kinerja sekolah.

( Muhaimin, 2011).

Itulah sebabnya para pengambil keputusan di sekolah membutuhkan berbagai data

sebagai pijakan dalam mengambil keputusan. Berbagai data tersebut tersebut kemudian

dilakukan analisis untuk menghasilkan berbagai informasi yang akan digunakan dalam

mengambil keputusan. Sering kali data saja belum cukup mampu memberikan gambaran

yang tepat terhadap satu peristiwa/ fenomena, sehingga dibutuhkan alat analisis untuk

mengubah data tersebut menjadi informasi yang dapat digunakan dengan mudah sebagai

panduan dalam mengambil keputusan. Mungkin saja sekolah telah memiliki data tentang

kebutuhan dan harapan dari berbagi stakeholder . Namun, jika data tersebut dalam jumlah

besar, tentu belum mampu memberikan gambaran kepada pengambil keputusan, sehingga

perlu dilakukan analisis, sehingga penentuan stakeholder potensial dapat dilakukan.

Dengan diketahuinya stakeholder potensial, maka kebutuhan dan harapan stakeholder juga

dapat dilakukan, demikian pula dengan proses penentuan visi, misi dan proses- proses

manajemen berikutnya (LAN 2008).

Dalam berbagai literatur beragam alat analisis yang dapat digunakan dalam

menganalisis manajemen seperti tertera dalam tabel berikut:

N

O

RAGAM ALAT

ANALISIS

KEGUNAAN

1 SWOT Analisis keadaaan lingkungan internal & eksternal

2 Force field analysis Analisis merencanakan perubahan

3 Brainstorming Teknik menggali ide, kreatifitas menyelesaikan

masalah

N

O

RAGAM ALAT

ANALISIS

KEGUNAAN

4 Diagram pohon masalah Model untuk merinci masalah dan sebab akibat

5 Diagram fishbone Model untuk merinci dan sebab akibat.

6 Model causal map Model untuk pemetaan sebab akibat.

7 Model matriks Model untuk penyusunan fakta dan data.

8 Check sheet Lembar periksa keadaan atau faktor/ masalah.

9 Stratifikasi Pengelompokan ke dalam berbagai kriteria.

10 Model skala nilai Model dalam menilai, membobot satu Faktor

11 Matriks USG Matriks dalam memilih prioritas masalah.

12 Diagram pareto Model penyajian dan pemilihan fakta dan data.

13 Model problem priority Model pemilihan prioritas masalah

14 Teknik komparasi Teknik membandingkan atau evaluasi /menilai

15 Cost benefit Model ratio antara biaya dan keuntungan/ manfaat

16 Bench marking Teknik yang digunakan untuk mencari proses terbaik

dalam layanan sesuai harapan stakeholder.

Tabel 1 Alat Analisis Manajemen ( Sumber : LAN, 2008)

Alat analisis tersebut di atas tidak ada yang cocok untuk semua kegiatan analisis.

Penggunaan alat analisis itu lebih bersifat komplementer atau saling melengkapi. Untuk itu

penggunaan alat analisis disesuaikan dengan tujuan analisis dan kerangka analisisnya.

PEMBAHASAN

Berbagai alat analisis yang penting dalam menghasilkan informasi untuk proses

pengambilan keputusan akan disajikan pada bahasan berikut:

A. Bench marking

Merupakan satu tekhnik analisis yang secara luas digunakan untuk mencari suatu

proses terbaik dalam menghasilkan suatu layanan/ produk yang sesuai dengan kebutuhan

dan harapan stakeholder dengan cara melihat produk/ layanan lain. Misalnya sebuah

sekolah A menginginkan untuk dapat meningkatkan pelaksanaan pendidikan yang ada di

sekolahnya. Sekolah tersebut kemudian mengidentifikasi sekolah lain (sekolah B) yang

memiliki pelaksanaan pendidikan yang dianggap baik. Sekolah yang dianggap baik

tersebut kemudian dijadikan patokan dalam mengembangkan pelaksanaan pendidikan di

sekolah A. Jika sekolah A tersebut telah mampu menyamai dengan sekolah B dalam

pelaksanaan pendidikan, maka sekolah A perlu melakukan benchmarking lagi pada

sekolah lain yang memiliki pelaksanaan pendidikan yang lebih baik. Demikian seterusnya

sampai sekolah A menjadi sekolah terbaik (Muhaimin, 2011).

Pelaksanaan benchmarking menurut Muhaimin, 2011 dilakukan melalui tahap-

tahap berikut:

a) Tahap 1 Tinjauan Ulang: pada tahap ini dilakukan

I. Identifikasi proses dan produk yang perlu dikembangkan di sekolah.

II. Mengidentifikasi sekolah atau institusi lain yang melakukan praktik terbaik

sesuai dengan proses yang akan dikembangkan oleh sekolah.

III. Kemudian, laksanakanlah proses pengambilan data. Proses ini dapat

dilakukan dengan menggunakan kunjungan lapangan dengan menggunakan

instrument tertentu

b) Tahap 2 Analisis: dari data yang sudah terkumpul, kemudian lakukan identifikasi

terhadap:

I. Faktor- faktor penting yang memberikan kontribusi terhadap pencapaian

produk terbaik

II. Tingkat kesesuaian produk yang dilakukan di sekolah atau institusi yang

memiliki produk terbaik tersebut dengan karakteristik sekolah yang akan

mengadopsi produk tersebut

III. Lakukanlah identifikasi resiko yang timbul dari proses pengadopsian yang

akan dilakukan oleh sekolah.

c) Tahap 3 Perencanaan: pada tahap ini ditentukan:

I. Hal- hal yang dapat dicapai lembaga dari proses pengadopsian yang telah

dilakukan

II. Tahapan- tahapan yang akan dilakukan dalam mencapai berbagai hal

tersebut.

d) Tahap 4 Implementasi: pada tahap ini dilakukan langkah- langkah

I. Impelementasikan kegiatan- kegiatan yang telah direncanakan, utamanya

kegiatan- kegiatan yang penting.

II. Lakukan monitoring dan evaluasi terhadap berbagai kegiatan yang

dilakukan dalam rangka pengadopsian.

III. Lakukanlah proses tinjauan manajemen terhadap hasil monitoring dan

evaluasi yang telah dilakukan

IV. Carilah cara- cara pengembangan berkelanjutan yang sesuai dengan

sekolah.

B. Brain storming

Teknik brain storming digunakan untuk menyimpulkan sejumlah pendapat dalam

satu tim pada kerangka pikir yang sama. Brain storming merupakan teknik yang sangat

membantu dalam mencari solusi terhadap suatu masalah yang membutuhkan kreativitas

tinggi dalam penyelesaiannya. Dengan teknik ini akan dihasilkan berbagai kemungkinan

proses solusi yang bisa dilakukan atau ide- ide yang dapat dievaluasi, di-ranking dan

diprioritaskan untuk dilaksanakan. Teknik ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi

masalah, mencari solusi terbaik atau mencari strategi implementasi yang terbaik

(Muhaimin, 2011).

Brain storming akan sangat baik jika dilakukan pada kelompok dengan 5-10

anggota. Proses pelaksanaan brain storming perlu difasilitasi, namun dalam

pelaksanaannya tidak diperlukan pemimpin, sehingga semua orang yang duduk dalam

pelaksanaan brain storming dalam posisi yang sama. Jika ada pemimpin dikhawatirkan

kebebasan berpendapat tidak dapat dilakukan, sehingga ide- ide kraetif tidak muncul dalam

proses brain storming tersebut. Pelaksanaan brain storming dapat dilaksanakan antara 10 –

20 menit. Jika terlalu lama dikhawatirkan akan terjebak dalam berbagai perdebatan yang

mungkin tidak diperlukan (Muhaimin, 2011)

Proses pelaksanaan brain storming tersebut dapat dilaksanakan mengikuti tahap-

tahap berikut:

a) Tahap 1:

Tuliskan berbagai masalah yang dihadapi oleh sekolah di media yang dapat dibaca

oleh semua orang yang terlibat proses brain storming tersebut. Atau tuliskan

berbagai langkah solusi atau berbagai strategi implementasi terbaik.

Masing- masing anggota kelompok yang mengikuti brain storming harus

menuliskan ide terbaiknya

Jika anggota kelompok merasa ragu- ragu dengan suasana yang ada, maka

fasilitator harus mampu mendorong dan menjamin seluruh anggota tim

untuk mengeluarkan ide terbaiknya. Walaupun ide tersebut bertentangan

dengan mainstream yang ada. Aturan yang penting untuk diterapkan pada

acara brain storming ini adalah :

o Tidak ada kritik atau pembenaran terhadap suatu ide dari anggota

kelompok

o Tidak ada evaluasi

o Tidak ada diskusi

o Tidak ada pengambilan keputusan

o Semua ide adalah valid

o Setiap orang menggali ide yang berbeda.

b) Tahap 2:

Fasilitator memberikan kesempatan kepada seluruh anggota untuk mengecek

bahwa berbagai rekaman yang telah dituliskan pada Papan tulis tadi dipahami

secara tepat sebagaimana yang dimaksud pencetus ide.

c) Tahap 3:

Ide-ide yang telah dicatat tersebut kemudian dilakukan tinjauan ulang

Keseluruhan ide tersebut dievaluasi dengan mendasarkan pada kriteria-kriteria yang

telah disepakati bersama. Kriteria-kriteria tersebut dapat

meliputi;biaya,ketersediaan SDM, kebutuhan pelatihan,feasibility, konsistensi

dengan strategi atau kriteria-kriteria yang lain.Khusus penentuan kriteria ini juga

dapat dilakukan melalui teknik brain storming tersendiri.

d) Tahap 4:

Hasil dari brain storming ini merupakan ide-ide potensial yang dapat digunakan

sebagai langkah perbaikan, atau sebagai dasar dalam diskusi-diskusi selanjutnya

untuk menghasilkan kualitas produk/layanan terbaik (Muhaimin, 2011).

C. Diagram Tulang Ikan

Menurut Asmoko, 2013 diagram fishbone merupakan suatu alat visual untuk

mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan secara grafik menggambarkan secara detail semua

penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Menurut Scarvada (2004) dalam

Asmoko (2013), konsep dasar dari diagram fishbone adalah permasalahan mendasar

diletakkan pada bagian kanan dari diagram atau pada bagian kepala dari kerangka tulang

ikannya. Penyebab permasalahan digambarkan pada sirip dan durinya. Kategori penyebab

permasalahan yang sering digunakan sebagai start awal meliputi materials (bahan baku),

machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya manusia),

methods (metode), Mother Nature/environment (lingkungan), dan measurement

(pengukuran). Keenam penyebab munculnya masalah ini sering disingkat dengan 6M.

Penyebab lain dari masalah selain 6M tersebut dapat dipilih jika diperlukan. Untuk

mencari penyebab dari permasalahan, baik yang berasal dari 6M seperti dijelaskan di atas

maupun penyebab yang mungkin lainnya dapat digunakan teknik brainstorming (Pande

&Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004 dalam Asmoko, 2013).  

Diagram fishbone ini umumnya digunakan pada tahap mengidentifikasi

permasalahan dan menentukan penyebab dari munculnya permasalahan tersebut. Selain

digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan penyebabnya, diagram

fishbone ini juga dapat digunakan pada proses perubahan. Scarvada (2004) menyatakan

Diagram fishbone ini dapat diperluas menjadi diagram sebab dan akibat (cause and effect

diagram). Perluasan (extension) terhadap Diagram Fishbone dapat dilakukan dengan

teknik menanyakan “Mengapa sampai lima kali (five whys)” (Pande & Holpp, 2001 dalam

Scarvada, 2004 dalam Asmoko, 2013).

Contoh analisis yang menggunakan diagram tulang ikan dapat digambarkan

sebagaimana gambar berikut:

Pada gambar diatas,masalah yang ingin dipecahkan adalah kualitas lulusan dari

sekolah/madrasah yang tidak kompetitif.Masalah tersebut dituliskan pada ujung garis

sebagai “kepala ikan”.Dari proses brain storming ,kemudian diketahui berbagai penyebab

yang menimbulkan ketidakkompetitifan lulusan tersebut karena disebabkan oleh

lingkungan , sumberdaya ,kebijakan SDM, dan metode.Berbagai penyebab tersebut

dituliskan pada “tulang ikan”.Penjelasan yang lebih perinci dai masing-masing penyebab

tersebut kenudian dikemukakan pada masing-masing tulang ikan.

Dengan diketahuinya berbagai penyebab tersebut, sekolah/ madrasah akan dapat

memilih prioritas yang akan dipecahkan terlebih dahulu dan kemudian menentukan sasaran

dan program-program yang akan dilakukan,termasuk sumber daya yang dibutuhkan bisa

mewujudkan lulusan yang kompetitif.

D. FIVE “hows”,Five “Whys”

Menurut Muhaimin, 2011 dua teknik ini adalah sama, namun digunakan untuk

keperluan berbeda. Teknik Five “Hows” digunakan untuk mencari solusi dari suatu

masalah, sedangkan Five “Whys” digunakan untuk mengetahui penyebab suatu masalah.

Contoh 1:

Suasana akademik yang jelek

Why? 1

Mengapa para guru tidak memiliki kemandirian dalam pengembangan keilmuan?

Gambar: Diagram Fish Bone (Sumber Muhaimin, 2011)

Why? 2

Mengapa pendanaan yang dilakukan tidak berfokus pada kegiatan akademik?

Why? 3

Mengapa siswa tidak sering terlibat pada kegiatan akademik?

Why? 4

Mengapa minat baca siswa baca rendah?

Why? 5

Mengapa pusat-pusat studi siswa dan guru belum ada?

Contoh 2:

Mengembangkan suasana akademik di masing-masing kelas

How? 1

Bagaimana membuat para guru memiliki kemandirian dalam pengembangan

keilmuan?

How? 2

Bagaimana membuat fokus pendanaan pada kegiatan akademik?

How? 3

Bagaimana mengarahkan siswa untuk terlibat lebih banyak pada kegiatan akademik?

How? 4

Bagaimana meningkatkan minat baca siswa?

How? 5

Bagaimana membuat pusat-pusat studi keilmuan bagi dosen dan siswa?

E. Forcefield Analysis

Analisis ini sangat bermanfaat untuk digunakan dalam membantu memahami

masalah-masalah dalam pencapaian saasaran perubahan melalui pemanfaatan faktor

pendorong dan faktor penghambat pada situasi yang ada. Dengan dipahaminya situasi yang

ada,maka kekuatan yang dimiliki bisa dikembangkan dan kelemahan yang ada bisa

direduksi. Tahapan-tahapan Forcefield Analysis menurut Muhaimin (2011) dapat

dilakukan sebagai berikut.

a) Tahap 1

Fasilitator menyetujui topik yang diajukan oleh kelompok untuk dianalisis (penentuan

topik dapat dilakukan dengan menggunakan teknik brain storming)

b) Tahap 2

Masing-masing anggota tim menganalisis lembar forcefield analysis yang diberikan.

c) Tahap 3

Fasilitator mengidentifikasi,membuat prioritas dan merekam pendapat

kelompok.Persepsi tentang faktor kekuatan dapat dilihat dari kolom daya dorong

d) Tahap 4

Tim menyetujui faktor daya dorong yang akan menjadi prioritas untuk dikembangkan

yang akan menjadi sasaran khusus dalam implementasi.

ContohPenerapan Penilaian Guru oleh Siswa

Daya Dorong Daya Penolak

Dukungan manajemen yang baik. Guru merasa tidak sepantasnya siswa menilai gurunya.

Hasil penilaian digunakan untuk pengembangan karier.

Sebagian besar guru tidak peduli dengan pengembangan karier.

Peningkatan mutu pembelajaran. Guru merasa proses pembelajaran yang dilakukan selama ini sudah baik.

Iklim pelaksanaan penilaian dosen oleh mahasiswa yang kondusif

Hubungan guru dengan manajemen sekolah tidak begitu harmonis

Peta analisis tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Daya Dorong Daya Penolak

Kekuatan yang menopang ide-ide peningkatan mutu.

Kekuatan yang menghambat ide-ide peningkatan kualitas.

Perubahan yang diajukan dan langkah-langkah yang ditawarkan.

Perubahan yang dihambat dan faktor-faktoryang dinetralisasi.

F. Measurement Chart

Metode ini dapat memberikan grafik yang mewakili tren dari suatu keadaan. Dapat

juga memberikan gambaran terhadap praktik yang sesuai (non-conformance), pandangan

umum tentang sesuatu, dan mengukur perubahan pada kurun waktu tertentu.Tahap ini

diawali dengan mengidentifikasi berbagai hal dalam lingkup tertentu dengan menggunakan

angket. Hasil jawaban angket digunakan untuk menggambar grafik. (Muhaimin, 2011)

G. Analisis Pareto

Menurut Muhaimin, 2011, teknik ini digunakan untuk menentukan elemen- elemen

vital dalam suatu masalah. Pendekatan ini ditemukan oleh ekonom Italia pareto yang

terkenal dengan pendekatan 80/20 hipotesis, yaitu pendekatan yang menjelaskan bahwa

80% masalah disebabkan oleh 20% proses. Analisis pareto ini digunakan untuk

mengidentifikasi penyebab utama dari suatu masalah.

1. Tahap 1

Rumuskan permasalahan yang akan dianalisis, jenis data yang diperlukan,

bagaimana mengumpulkannya. Misalnya manajemen hendak mengetahui kepuasan

stake holder terhadap layanan lembaga, maka perlu ditentukan hal- hal sebagai

berikut; 1) permasalahan: kepuasan pelanggan terhadap layanan lembaga, 2) data

yang diperlukan: pendapat mahasiswa, orang tua, dosen, staf administrasi,

3)pengumpulan data: wawancara, angket atau pertemuan- pertemuan.

2. Tahap 2

Data yang sudah masuk dilakukan penyusunan atau tabulasi, kemudian

gambarkanlah pada diagram dimulai pada data yang paling besar sampai yang

paling kecil.

3. Tahap 3

Mendasarkan pada diagram pareto yang telah digambar tersebut kemudian dapat

diketahui masalah- masalah utama yang harus dipecahkan (Muhaimin,2011).

Gambar contoh Diagram Pareto (Sumber: Muhaimin, 2011)

Gambar contoh Measurement Chart (Sumber: Muhaimin, 2011)

SIMPULAN

1. Bench Marking merupakan satu tekhnik analisis yang secara luas digunakan untuk

mencari suatu proses terbaik dalam menghasilkan suatu layanan/ produk yang

sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder dengan cara melihat produk/

layanan lain.

2. Teknik brain storming digunakan untuk menyimpulkan sejumlah pendapat dalam

satu tim pada kerangka pikir yang sama.

3. Diagram fishbone merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan

secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan

suatu permasalahan.

4. Teknik Five “Hows” digunakan untuk mencari solusi dari suatu masalah,

sedangkan Five “Whys” digunakan untuk mengetahui penyebab suatu masalah.

5. Force Field Analysis sangat bermanfaat untuk digunakan dalam membantu

memahami masalah-masalah dalam pencapaian saasaran perubahan melalui

pemanfaatan faktor pendorong dan faktor penghambat pada situasi yang ada.

6. Measurement Chart memberikan grafik yang mewakili tren dari suatu keadaan.

7. Analisis Pareto digunakan untuk menentukan elemen- elemen vital dalam suatu

masalah.

8. Alat analisis tidak ada yang cocok untuk semua kegiatan analisis.

9. Penggunaan alat analisis lebih bersifat komplementer atau saling melengkapi.

10. Penggunaan alat analisis disesuaikan dengan tujuan analisis dan kerangka

analisisnya.

REFERENSI

Asmoko, Hindri. 2013. Tekhnik Ilustrasi Masalah Fish Bone- Diagrams. www.bppk.depkeu.go.id diakses pada tanggal 1 April 2014.

LAN, 2008. Tekhnik- Tekhnik Analisis Manajemen Modul Diklatpim Tingkat III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Muhaimin, et.al. 2011. Manajemen Pendidikan Aplikasinya Dalam Penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah. Jakarta: Kencana.

ALAT- ALAT ANALISIS DALAM MANAJEMEN

MakalahDisusun untuk memenuhi tugas mata kuliah

Manajemen Strategi Pendidikanyang dibimbing oleh Dr. Sri Hartiningsih

Oleh:Muchamad Arif NIM 201310240211033

PROGRAM PASCASARJANAMAGISTER KEBIJAKAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG2014