INSTRUKSI KERJA

PEMBUATAN DAN PENGARSIPAN DAFTAR PRESENSI

LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2016

INSTRUKSI KERJA

PEMBUATAN DAN PENGARSIPAN DAFTAR PRESENSI

LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen : 00607 47001Revisi : Ke-4Tanggal : 1 Juni 2016Diajukan oleh : Kepala Laboratorium

Rahmi Yuniarti ST., MT.Dikendalikan oleh : Manager Representative

Arif Rahman, ST., MT.Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Industri FT UB

Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D.

DAFTAR PUSTAKA

Daftar Isi .................................................................................................................................i

I. Tujuan..............................................................................................................................1

II. Ruang Lingkup ................................................................................................................1

III. Definisi ............................................................................................................................1

IV. Rujukan............................................................................................................................1

V. Pihak Terkait....................................................................................................................1

VI. Instruksi Kerja Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi..........................................2

VII. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi................................................6

VII.1 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Internal .................7

VII.2 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Eksternal...............8

I. TUJUAN

Tujuan instruksi kerja pembuatan daftar presensi Laboratorium Simulasi dan Aplikasi

Industri adalah sebagai acuan bagi pihak Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri dalam

melakukan pendataan kegiatan yang diadakan oleh Laboratorium Simulasi dan Aplikasi

Industri.

II. RUANG LINGKUP

Instruksi kerja ini mencakup kegiatan pembuatan daftar presensi di laboratorium yang

dilakukan oleh Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri, Jurusan Teknik Industri, Fakultas

Teknik, Universitas Brawijaya. Daftar presensi meliputi kegiatan yang melibatkan pihak-pihak

Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri, serta civitas akademika di Jurusan Teknik

Industri, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya.

III. DEFINISI

Daftar Presensi merupakan segala rekaman kehadiran setiap kegiatan yang diadakan oleh

Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

IV. RUJUKAN

1. Manual Mutu Jurusan Teknik Industri.

2. Buku Pedoman Pendidikan Fakultas Teknik.

3. Dokumen Organisasi dan Manajemen Laboratorium.

4. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen

V. PIHAK TERKAIT

1. Kepala Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

2. Asisten Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

3. Divisi Administrasi Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

4. Koordinator Praktikum Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

5. Divisi Research and Development Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

6. Dosen dan mahasiswa Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya

VI. INSTRUKSI KERJA PEMBUATAN DAN PENGARSIPAN DAFTAR PRESENSI

Pada bab berikut, akan dijelaskan tentang intruksi kerja pembuatan daftar presensi

kegiatan internal maupun eksternal yang dilakukan oleh Laboratorium Simulasi dan Aplikasi

Industri.

1. Kegiatan Internal Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

Kegiatan internal meliputi praktikum simulasi, yang terdiri dari Introduction

Praktikum, Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3), Praktikum Susulan (Modul 1, 2 dan 3),

Sharing ketua kelompok, dan Pengambilan Surat Puas Praktikum.

1.1 Instruksi Kerja Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Praktikan

Kegiatan Praktikum yang melibatkan praktikan antara lain adalah Introduction

Praktikum, Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3), Praktikum Susulan (Modul 1, 2 dan 3),

Sharing ketua kelompok, dan Pengambilan Surat Puas Praktikum. Dalam melakukan

pembuatan daftar presensi, Admin bekerjasama dengan Koordinator Praktikum dalam

kegiatan introduction praktikum, Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3), Praktikum

Susulan (Modul 1, 2 dan 3) dan Pengambilan Surat Puas Praktikum. Selain itu, Admin

juga bekerjasama dengan Komite Kedisplinan dalam pembuatan daftar presensi Sharing

Ketua Kelompok.

Instruksi Kerja Pembuatan Daftar Presensi Praktikan adalah sebagai berikut.

a. Untuk kegiatan Introduction Praktikum, Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3), dan

Pengambilan Surat Puas Praktikum, Admin bekerja sama dengan Koordinator

Praktikum dalam melakukan pendataan praktikan simulasi yang terdaftar pada periode

tertentu. Untuk kegiatan Praktikum Susulan (Modul 1, 2 dan 3), Admin juga bekerja

sama dengan Koordinator Praktikum dalam melakukan pendataan praktikan yang

belum mengikuti Praktikum terjadwal, untuk membuat daftar presensi Kegiatan

Praktikum Susulan.

b. Untuk kegiatan Sharing Ketua Kelompok, Admin berkoordinasi dengan Komite

Kedisplinan untuk mengetahui waktu kegiatan Sharing.

c. Untuk Kegiatan Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3) dan Pengambilan Surat Puas

Praktikum, format daftar presensi adalah sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama kelompok, nama praktikan dan tanda

tangan. Kolom nama kelompok dan nama praktikan diisikan data praktikan yang

diperoleh dari Koordinator Praktikum.

d. Untuk Kegiatan Praktikum Susulan (Modul 1, 2 dan 3), format daftar presensi adalah

sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama kelompok, nama praktikan dan tanda

tangan. Kolom nama kelompok dan nama praktikan diisikan data praktikan yang

belum mengikuti praktikum terjadwal yang diperoleh dari Koordinator Praktikum.

e. Untuk Kegiatan Sharing Ketua Kelompok, format daftar presensi adalah sebagai

berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama kelompok, nama Ketua Kelompok

atau perwakilan kelompok. Kolom dikosongi karena nantinya akan diisi langsung

oleh perwakilan kelompok yang mengikuti kegiatan.

f. Mencetak daftar presensi dan bertanggung jawab atas pengisian presensi sebelum

kegiatan berlangsung.

g. Daftar presensi yang terisi tanda tangan, discan dan soft file disimpan dalam komputer

server. Daftar presensi berupa hard copy, disimpan dalam map Arsip Daftar Presensi.

1.2 Instruksi Kerja Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Ka.Lab dan Asisten

Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

Kegiatan Praktikum yang melibatkan Ka.Lab dan Asisten antara lain adalah

Introduction Praktikum, sedangkan kegiatan yang melibatkan Asisten LSAI saja adalah

kegiatan Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3), Praktikum Susulan (Modul 1, 2 dan 3),

Sharing Ketua Kelompok, dan Pengambilan Surat Puas Praktikum.

Instruksi Kerja pembuatan daftar presensi Ka.Lab dan Asisten LSAI adalah sebagai

berikut.

a. Untuk kegiatan Introduction Praktikum, format daftar presensi adalah sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama (Ka.Lab dan Asisten), jabatan, tanda

tangan dan keterangan.

b. Untuk kegiatan Praktikum Simulasi dan Praktikum Susulan (Modul 1, 2 dan 3), format

daftar presensi adalah sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama Asisten, jobdesc, tanda tangan dan

keterangan.

c. Untuk kegiatan Sharing Ketua Kelompok dan Pengambilan Surat Puas, format daftar

presensi adalah sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama Asisten, tanda tangan dan keterangan.

d. Mencetak daftar presensi dan bertanggung jawab atas pengisian presensi setelah

kegiatan berlangsung.

e. Daftar presensi yang terisi tanda tangan, discan dan soft file disimpan dalam komputer

server. Daftar presensi berupa hard copy, disimpan dalam map Arsip Daftar Presensi.

2. Kegiatan Eksternal Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

Kegiatan eksternal meliputi kegiatan Sharing Session dan External Training dengan

divisi Research and Development sebagai penanggung jawab.

2.1 Instruksi Kerja Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Peserta Sharing

Session

a. Pembuatan daftar presensi peserta Sharing Session dibagi menjadi tiga daftar, daftar

presensi yang pertama ditujukan untuk dosen Teknik Industri Universitas Brawijaya

yang diundang dalam acara sharing session, yang kedua ditujukan untuk peserta

sharing session yang merupakan mahasiswa, dan yang ketiga ditujukan untuk Ka.Lab

dan Asisten Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

b. Dalam pembuatan daftar presensi untuk dosen Teknik Industri Universitas Brawijaya,

Admin berkoordinasi dengan anggota Divisi Research and Development untuk

menuliskan nama dosen yang telah diundang, di kolom Nama. Sehingga, format Daftar

Presensi untuk dosen adalah sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama Dosen dan tanda tangan. Kolom nama

Dosen telah diisi dengan nama dosen yang telah diundang oleh pihak Research and

Development.

c. Dalam pembuatan daftar presensi untuk mahasiswa, format daftar presensi adalah

sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama dan tanda tangan. Kolom nama

dikosongi karena akan diisi secara manual oleh mahasiswa yang mengikuti kegiatan

Sharing Session.

d. Dalam pembuatan daftar presensi untuk Ka.Lab dan Asisten Laboratorium Simulasi

dan Aplikasi Industri, format daftar presensi adalah sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama (Ka.Lab dan Asisten), jabatan, tanda

tangan dan keterangan.

e. Mencetak daftar presensi dan bertanggung jawab atas pengisian presensi sebelum

kegiatan berlangsung.

d. Daftar presensi yang terisi tanda tangan, discan dan soft file disimpan dalam komputer

server. Daftar presensi berupa hard copy, disimpan dalam map Arsip Daftar Presensi.

2.2 Instruksi Kerja Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Peserta Kegiatan

External Training

Peserta kegiatan External Training adalah mahasiswa yang tidak menjabat sebagai

asisten Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

Instruksi Kerja pembuatan dan pengarsipan daftar presensi Kegiatan External

Training adalah sebagai berikut.

a. Admin berkoordinasi dengan Divisi Research and Development untuk mengetahui

nama peserta yang terdaftar.

b. Membuat Daftar Presensi dengan format sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama peserta terdaftar, dan tanda tangan.

c. Mencetak daftar presensi dan bertanggung jawab atas pengisian presensi sebelum

kegiatan berlangsung.

d. Daftar presensi yang terisi tanda tangan, discan dan soft file disimpan dalam komputer

server. Daftar presensi berupa hard copy, disimpan dalam map Arsip Daftar Presensi.

2.3 Instruksi Kerja Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Panitia Kegiatan

External Training

Panitia Kegiatan External Training, adalah Asisten Laboratorium Simulasi dan

Aplikasi Industri yang memiliki job description sesuai dengan kebutuhan terhadap

kegiatan yang diselenggarakan.

Instruksi Kerja pembuatan dan pengarsipan Daftar Presensi Panitia Kegiatan External

Training adalah sebagai berikut.

a. Membuat Daftar Presensi dengan format sebagai berikut.

1. Pada daftar presensi terdapat Kop Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

2. Judul daftar presensi adalah nama kegiatan, serta hari dan tanggal kegiatan

dilaksanakan.

3. Memasukkan kolom yang berisi nomor, nama Asisten LSAI, jobdesc, tanda tangan

dan keterangan.

b. Mencetak daftar presensi dan bertanggung jawab atas pengisian daftar presensi setelah

kegiatan berlangsung.

c. Daftar presensi yang terisi tanda tangan, discan dan soft file disimpan dalam komputer

server. Daftar presensi berupa hard copy, disimpan dalam map Arsip Daftar Presensi.

VII. FLOWCHART PEMBUATAN DAN PENGARSIPAN DAFTAR PRESENSI

Berdasarkan instruksi kerja yang diklasifikasikan menjadi dua, yaitu kegiatan internal dan

eksternal, berikut akan dijelaskan diagram alir pembuatan dan pengarsipan daftar presensi

untuk kegiatan internal dan kegiatan eksternal.

VII.1 FLOWCHART PEMBUATAN DAN PENGARSIPAN DAFTAR PRESENSI

KEGIATAN INTERNAL

Dalam bab ini, flowchart pembuatan dan pengarsipan daftar presensi akan

diklasifikasikan sebagai berikut.

1. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi untuk Praktikan

1.1 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Introduction,

Kegiatan Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3) dan Kegiatan Pengambilan Surat

Puas Praktikum Simulasi.

Gambar 1. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Introduction, Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3), dan Pengambilan Surat Puas Praktikum Simulasi

1.2 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Praktikum

Susulan (Modul 1, 2 dan 3)

Gambar 2. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Praktikum Susulan

1.3 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Sharing Ketua

Kelompok

Gambar 3. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Sharing Ketua Kelompok

2. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi untuk Ka.Lab dan

Asisten Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

2.1 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Introduction,

Kegiatan Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3), dan Kegiatan Praktikum

Susulan.

Gambar 4. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Introduction, Kegiatan Praktikum Simulasi (Modul 1, 2 dan 3), dan Kegiatan Praktikum Susulan

2.2 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Sharing Ketua

Kelompok.

Gambar 5. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Kegiatan Sharing Ketua Kelompok

VII.2 FLOWCHART PEMBUATAN DAN PENGARSIPAN DAFTAR PRESENSI

KEGIATAN EKSTERNAL

Dalam bab ini, flowchart pembuatan dan pengarsipan daftar presensi akan

diklasifikasikan sebagai berikut.

1. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Peserta Kegiatan

Eksternal

1.1 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Dosen pada

Sharing Session

Gambar 6. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Dosen pada Sharing Session

1.2 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Peserta Sharing

Session

Gambar 7. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Peserta Sharing Session

1.3 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Peserta External

Training

Gambar 8. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Peserta External Training

2. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Panitia Kegiatan

Eksternal

2.1 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Asisten dan

Kepala LSAI pada Sharing Session

Gambar 9. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar PresensiAsisten dan Kepala LSAI pada Sharing Session

2.2 Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar Presensi Panitia External

Training

Gambar 10. Flowchart Pembuatan dan Pengarsipan Daftar PresensiPanitia External Training