FREE

PPT TEMPLATESINSERT THE TITLE

OF YOUR PRESENTATION HERE

LogoType

http://www.free-powerpoint-templates-design.com

Dr. Sigit Widiyanto

Digitalisasi dan Manajemen

Arsip Berbasis IT

Outline

01 Digitalisasi dan Manajemen Arsip

02 Fitur Sistem Manajemen Arsip

03 Tanda Tangan Elektronik (Digital Signature)

Digitalisasi dan Manajemen Arsip

Siklus Arsip

Digitalisasi Arsip Manajemen Arsip Further Analysis

Sumber: https://www.parlementaria.com/

Digitalisasi Arsip

•Proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital.

• Fungsi digitalisasi adalah efisiensi dan optimalisasi dalam hal:• Tempat penyimpanan, • Keamanan dari berbagai bentuk bencana• Meningkatkan resolusi gambar• File lebih stabil.

Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis IT

• Perangkat lunak yang dapat digunakan• Perankat lunak penyimpan dokumen elektronik seperti cloud storage (Google

Drive, Drop Box, One Drive, Amazon Cloud, dll)• Menggunakan perangkat lunak manajemen Arsip yang sudah disediakan ANRI

(SIKN dan JIKN)• Mengembangkan perangkat lunak sendiri sesuai dengan kebutuhan institusi,

namun tetap memperhatikan standard dari ANRI

• Teknologi• berbasis Web,• berbasis Mobile, atau• keduanya

Keuntungan Manajemen Arsip

Secara Elektronik

Retensi Otomatis

Disupport Oleh

Jaringan Komputer

Fasilitas Pencarian

Dokumen Arsip

Pencatatan Lokasi

Fisik Dokumen

Fasilitas Multimedia

Mudah Dalam

Mengoperasikan

Laporan Kondisi Arsip

Keamanan Data

Penggunaan metologi pengembangan

yang sesuai dengan sumber daya

Mengurangi ketergantungan

pada disainer (less reliance on artistry)

Orientasi ke masa datang

(future orientation)

Pengembangan Sistem Informasi Terstruktur

Mengurangi kerumitan masalah

(reduction of complexity)

Konsep mengarah pada sistem

yang ideal (focus on ideal)Standarisasi

(standardization)

RAD

Pentingnya Sistem Manajemen Arsip di

Era New Normal dan selanjutnya…

• Adanya pembatasan sosial dengan aturan SOP dalam penangananCovid-19 sehingga• Work From Home (WFH) masih akan diterapkan, atau

• Pembatasan Kehadiran Pegawai

• Proses bisnis dan pelayanan publik tetap harus berjalan

• Koordinasi formal (melalui media surat) dan pengarsipan dokumentetap harus dilakukan

• Pegawai institusi yang cenderung mobile

Fitur Sistem Manajemen Arsip

Fitur minimal dalam Sistem Manajemen Arsip

• Naskah Dinas✓Manajemen Surat masuk

✓Disposisi dan Penyelesaian Surat

✓Tracking Status Surat

✓Manajemen Surat keluar

✓Konsep Surat

✓Klasifikasi Surat

✓Pengesahan Surat

✓Dashboard

• Kearsipan✓Pengelolaan KKA dan JRA

✓Manajemen Arsip

✓Manajemen Peminjaman Arsip

✓Keamanan dan Akses Surat

Alur Naskah/Surat Masuk

Operator Satker Tujuan Naskah Satker Penerima Disposisi

Registrasi Surat Masuk dan

Upload Dokumen

NotifikasiSurat Masuk

Baca Surat dan Kirim Disposisi

NotifikasiDisposisi Masuk

PenyelesaianPerintah Isi Surat

Bridging Otomatiske Sistem

Pengarsipan Inaktif

• Identitas Surat•Agenda Surat•Derajat

Urgensi•Klasifikasi

Surat•dll

1 2 3

Registrasi Naskah/Surat Masuk Tracking Status Surat

View Surat Masuk Proses Disposisi Tracking Status Surat

Alur Naskah/Surat Keluar

Operator/TU Satker Terkait Satker Penandatangan Surat

Pembuatan Kop dan Konsep Surat

NotifikasiKonsep Surat

Baru

Koreksi Surat

Notifikasi Surat Harus

Ditandatangani

Pembubuhan Tanda Tangan Elektronik

Bridging ke SistemPengarsipan

Inaktif

Verifikasi SuratPenomoran Surat

Perbaikan Surat

1

2

3

Konsep Surat

Kop Surat

Tanda Tangan Elektronik

Alur

Pengelolaan

dan

Peminjaman

Arsip Inaktif

Catatan: Kode Klasifikasi Arsip (KKA), Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Satker Pemilik Dokumen Arsiparis

Bridging dari Surat Masuk/Keluar

NotifikasiPermintaanPengarsipan

Pembuatan Daftar Arsip

Pembuatan Isi ArsipPenyerahan

Dokumen Fisik

PengelolaanKKA dan JRA

Peminjam Arsip Fisik

Request ArsipCari Data Peminjaman

Input Data Peminjamandan Update Status Isi Arsip

Input Data Pengembalian

Proses Pengarsipan

Manajemen Peminjaman Arsip

JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi arsip dinamis dan statis secara nasional

memiliki tujuan mewujudkan layanan arsip dinamis dan statis.

Arsip yang telah diproses digitalisasi dapat dimasukkan ke dalam aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)

dan kemudian diakses oleh publik secara online melalui website JIKN.

Sistem Diharapkan Dapat Terkoneksi dengan

SIKN dan JIKN

E-Office

NaskahDinas

ArsipDinamis

A Web Service as Agregator

Sistem ANRI

SIKN

JIKN

Tanda Tangan Elektronik

(Digital Signature)

Sertifikat ElektronikUU 19 Tahun 2016: Pasal 1 Butir 9-12

9

11

10

12

Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda TanganElektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam TransaksiElektronik yang dikeluarkan oleh PenyelenggaraSertifikasi Elektronik.

Lembaga Sertifikasi Keandalan adalahlembaga independen yang dibentuk oleh profesional yang diakui, disahkan, dan diawasi oleh Pemerintah dengan kewenangan mengaudit dan mengeluarkan sertifikat keandalan dalam TransaksiElektronik.

Penyelenggara Sertifikasi Elektronikadalah badan hukum yang berfungsi sebagaipihak yang layak dipercaya, yang memberikandan mengaudit Sertifikat Elektronik.

Tanda Tangan Elektronik adalah tandatangan yang terdiri atas Informasi Elektronikyang dilekatkan, terasosiasi atau terkait denganInformasi Elektronik lainnya yang digunakansebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Tanda Tangan Elektronik(Digital Signature) bukan

merupakan Digitized Image of Handwritten Signature

Saat ini telah digunakan tandatangan elektronik sebagai alatuntuk memberikan otentifikasi

terhadap suatu dokumenelektronik.

Aspek-aspek Tanda Tangan Elektronik

Sumber: xegel.id

Contoh Arsitektur Sistem TTE

Sumber: Nugraha & Mahardika, 2016

Penerapan TTE Pada Sistem Pemerintahan (1)

❑ Permohonan Sertifikat Elektronik

▪ Tanda Tangan Elektronik pada dokumen elektronik dapatdilakukan jika pengguna dalam halini pejabat memiliki private key dan sertifikat elektronik.

▪ Sistem TTE menggunakan database otentikasi pada sistem elektronikinstansi pemerintah sehingga setiappengguna yang sudah terdaftardapat melakukan permohonansertifikat elektronik.

Sumber: Nugraha & Mahardika, 2016 Catatan: Certificate Signing Request (CSR)

Penerapan TTE Pada Sistem Pemerintahan (2)

❑ Persetujuan DokumenElektronik

▪ Tahap persetujuandokumen elektronikdilakukan denganmemberikan tandatangan elektronikpada dokumen oleh pejabat tertinggi yang berwenang.

Sumber: Nugraha & Mahardika, 2016

Penyelenggaraan Sertifikat Elektronik

(PSrE)

Penyelenggara Sertifikasi Elektronik

Sumber: https://tte.kominfo.go.id/

Contoh Output Tanda Tangan Elektronik

Pemanfaatan Arsip Lebih Lanjut

• Text based• Content Indexing and

Searching

• Plagiarism Checker

• Kajian Dokumen Automatis

• Image and Video Based• Temu Kenali Informasi

Natural Language Processing, Computer Vision, Deep Learning, Artificial Intelligence

Sources

Analysis

Arsip

Cloud Storage

Internet

Antiplagiarism Checker

Terimakasih