LINGKUNGAN BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 

Untuk memahami SIA, kita harus mengetahui bahwa sistem informasi itu sendiri merupakan salah satu komponen yang ada dalam organisasi yang berfungsi untuk mencapai tujuan. Kita harus mendiskusikan perusahaan sebagai suatu sistem bisnis dan melihat bagaimana pengaruhnya terhadap SIA perusahaan.

 

1 PERUSAHAAN BISNIS SEBAGAI SUATU SISTEM

Sebagai suatu sistem perusahaan bisnis menunjukkan beberapa karakteristik sistem , yaitu :

1. Objectives : sasaran-sasaran atau kekuatan pemotivasian yang dimiliki perusahaan2. Environment : keadaan di sekeliling perusahaan, seperti customer, suppliers, pesaing,

pemerintah dan pasar3. Constraints : keterbatasan internal dan eksternal yang menentukan bentuk dan kemampuan

suatu sistem. Contohnya wilayah pemasaran yang dipunyai oleh suatu perusahaan pada wilayah tertentu saja dimana perusahaan tidak mencakup wilayah pemasaran di seluruh provinsi

4. Input-Process-Output : Input adalah sumber yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan operasi dan menghasilkan output. Proses meliputi semua prosedur yang mengubah input menjadi output. Sedangkan output adalah informasi atau hasil yang berwujud

5. Feedback : Output yang dipakai lagi sebagai input untuk meningkatkan tingkat pengendalian6. Controls : alat pengaturan untuk mencapai tujuan yang diharapkan7. Subsystems : setiap sistem mempunyai subsistem yang saling terkait. Subsistem memiliki

semua karakteristik sistem yang berinteraksi satu sama lain melalui penghubung atau batas bersama (shared boundaries) yang dinamakan interface.

Setiap sistem mempunyai subsistem yang saling berkait dan mendukung. Selain memiliki subsistem-subsistem yang saling berkaitan, suatu sistem merupakan bagian integral dari sistem yang lebih besar. Hubungan antara subsistem dengan sistem membentuk suatu rerangka (framework) yang disebut sistem hirarki.

1. Puncak sistem hirarki adalah industri dan lingkungan eksternal perusahaan.2. Tingkat kedua adalah perusahaan. Perusahaan membuat beberapa subsistem, yaitu struktur

organisasi, sistem informasi dan sistem operasional.3. Tingkat hirarki berikutnya adalah sistem informasi yang dapat digambarkan sebagai suatu

kelompok yang berkaitan dengan beberapa subsistem seperti sistem informasi produksi, sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran.

 

2 HUBUNGAN ORGANISASI DENGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 

Organisasi adalah kumpulan unit kerja atau pengambilan keputusan untuk mewujudkan tujuan. Sebagai sistem, setiap organisasi menerima masukan-masukan dan mengubah menjadi keluaran-keluaran dalam bentuk produk atau jasa. Misalnya suatu universitas menerima masukan-masukan berupa waktu yang dimiliki tenaga pengajar dan para mahasiswa, dan mengubah masukan-masuka ini menjadi beragam keluaran untuk tujuan pengembangan pendidikan dan ilmu pengatahuan.

Struktur organisasi adalah penggambaran cara-cara yang digunakan oleh manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan suatu kegiatan perusahaan. Bagan organisasi merupakan diagram yang menggambarkan suatu struktur organisasi yang mengandung kotak yang menunjukkan pusat-pusat pertanggungjawaban seorang manajer dan garis yang berhubungan dengan pusat-pusat pertanggungjawaban. Dari sudut pandang sistem informasi, adanya struktur organisasi membantu masayarakat menjelaskan aliran informasi dalam organisasi.

Struktur organisasi mempengaruhi SIA. Beberapa hubungan yang harus dipahami oleh seorang pembuat sistem adalah :

1. Struktur organisasi menggambarkan arus informasi yang penting yang dihasilkan oleh SIA. Arus vertikal ini menunjukkan informasi yang diperlukan oleh manajer untuk menjalankan tugasnya

2. Struktur organisasi menentukan arus horizontal data transaksi yang harus ditangani oleh personel SIA

 

Pemakai informasi akuntansi dapat dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu ekstern dan intern. Pemakai ekstern mencakup pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan, pemasok, pesaing, serikat pekerja, dan masyarakat secara keseluruhan. Pemakai ekstern menerima dan tergantung pada beragam keluaran dari SIA suatu organisasi. Sebagian keluaran ini bersifat rutin. Misalnya transaksi hutang dagang pemasok membutuhkan keluaran seperti pesanan pembelian dan cek dari SIA organisasi yang bersangkutan. Pelanggan menerima tagihan dan kemudian melakukan pembayaran yang diproses dalam SIA. Karyawan menerima pembayaran gaji dan data yang berhubungan. Pemegang saham menerima cek deviden dan informasi rutin mengenai transaksi saham.

Pemakai intern terutama para manajer, kebutuhannya bervariasi tergantung pada tingkatannya di dalam organisasi atau terhadap fungsi yang mereka jalankan. Gambar berikut adalah skema mengenai tingkat kepentingan manajerial yang berbeda terhadap informasi. Diagram tersebut menekankan bahwa terdapat kebutuhan dan permintaan informasi yang berbeda pada tingkat-tingkat manajemen dalam organisasi. SIA mengikhtisarkan dan menyaring data yang tersedia bagi para pengambilan keputusan. Dengan memproses data, SIA mempengaruhi keputusan-keputusan organisasi.

Tabel berikut menyajikan karakteristik informasi yang relevan terhadap manajer-manajer tingkat bawah, menengah, dan atas dalam organisasi. Manajer tingkat atas umumnya berkepentingan terhadap perencanaan dan pengendalian strategi jangka panjang. Laporan-laporan akuntansi kepada manajemen tingkat atas berisi ikhtisar dan garis besar masalah seperti total penjualan kuartalan berdasarkan lini produk atau divisi. Manajer tingkat menengah membutuhkan yang lebih rinci, sperti penjualan harian atau mingguan berdasarkan lini produk karena lingkup pengendalian mereka lebih sempit. Manajer tingkat bawah umumnya menerima informasi yang relevan pada subunit tertentu, seperti total penjualan departemennya. Karyawan di tingkat yang lebih rendah, seperti klerk, memproses data transaksi penjualan dan penggajian yang demikian secara konstan akan berhubungan dengan data rinciannya.

Sistem operasional suatu perusahaan adalah kumpulan aktivitas utama perusahaan. Setiap aktivitas utama menambah nilai output perusahaan. Aktivitas ini membentuk suatu rantai melalui sumber-sumber yang diubah menjadi output akhir perusahaan. Proses yang kolektif ini disebut value chain. Contohnya adalah perusahaan manufaktur. Empat proses utamanya yaitu memperoleh bahan baku, menghasilkan barang jadi, menyimpan barang jadi, dan pengiriman barang jadi. Keempat proses ini menunjukkan rantai dari supplier ke pelanggan. Proses yang saling berhubungan ini dapat dibagi lagi menjadi subsistem. Misalnya sistem perolehan bahan baku dapat menjadi pemesanan bahan banku, penerimaan bahan baku, dan penyimpanan bahan baku.

Sejumlah aktivitas perusahaan mendukung aktivitas utama. Aktivitas pendukung ini dibentuk oleh fungsi organisasi, termasuk keuangan, akuntansi, personalia, promosi dan staf departemen produksi. Melalui bantuan teknologi informasi baik aktivitas utama maupun aktivitas pendukung dapat dijalankan lebih efisien dan tepat waktu.

SIA mempunyai dua hubungan yang dekat dengan sistem operasi, yaitu :

1. SIA memonitor dan mencatat berbagai aktivitas2. SIA merupakan tindakan pemicu dalam sistem operasi, contohnya SIA membentuk order

pembelian yang menyebabkan bahan baku dapat dikirim oleh suplier 

Kejadian-kejadian bisnis, disebut juga transaksi, adalah langkah-langkah aktivitas keuangan dan fisik dalam perusahaan. Contohnya order barang, menerima barang, menyimpan barang, membayar barang tersebut.

Untuk memudahkan analisis kejadian bisnis suatu perusahaan dapat dikelompokkan menjadi rangkaian proses yang disebut siklus transaksi atau siklus pemrosesan transaksi. Contoh siklus transaksi pada suatu perusahaan adalah urutan kegiatannya dimulai dari pemesanan barang dan berakhir pada pembayaran barang. Berikut ini siklus transaksi yang ada pada SIA :

1. Siklus Pelaporan Keuangan dan Buku Besar (General Ledger and Financial Reporting Cycle). Pusat dari siklus ini adalah buku besar dan laporan keuangan.

2. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle). Siklus ini meliputi tiga kegiatan bisnis atau transaksi : menawarkan, terjadi transaksi, dan pengiriman (penjualan) dan penerimaan uang kas.

3. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle). Siklus ini meliputi dua kejadian bisnis atau transaksi yaitu pembelian dan pengeluaran kas.

4. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia (Resources Management Cycle). Siklus ini terdiri dari semua aktivitas yang berkaitan dengan sumber fisik perusahaan, meliputi kejadian bisnis sebagai berikut :

A. memperoleh dana dari semua sumber (termasuk pemilik), menginvestasikan dana dan mengeluarkan dana

B. memperoleh, mempertahankan dan menentukan fasilitas-fasilitas (aktiva tetap)C. memperoleh, menyimpan dan menjual persediaan barang daganganD. memperoleh, mempertahankan dan membayar pegawai (seperti karyawan, manajer,

konsulan dll)5. Siklus Transaksi Lainnya. Siklus lain jika perusahaan manufaktur adalah siklus produksi atau

siklus konversi. Seringkali proses akuntansi dibagi menjadi 2 yakni :A. Siklus akuntansi keuangan. Siklus ini memperoleh dan mencatat transaksi akuntansi

dalam jurnal dan buku besar. Output utamanya adalah laporan keuangan.B. Siklus akuntansi manajemen. Siklus ini mengumpulkan dan memproses data menjadi

informasi untuk mendukung pembuatan keputusan manajerial. 

LATIHAN SOAL (TUGAS)1. Jelaskan perusahaan sebagai suatu sistem, komponen apa saja yang membentuknya2. Apa yang dimaksud constraint dan bedakan dengan interface, jelaskan3. Jelaskan sub sistem utama dari perusahaan4. Apa perbedaan siklus antara perusahaan manufaktur dengan perusahaan jasa5. Apa yang dimaksud dengan sistem operasional, jelaskan