lineamiento para el trÁmite de situaciones …€¦ · administrativo o el señor presidente de la...
TRANSCRIPT
LINEAMIENTO PARA EL TRÁMITE
DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
BOGOTÁ D.C., ENERO DE 2019
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
1
CONTENIDO
1. OBJETIVO .......................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................... 3
3. TERMINOS Y DEFINICIONES ............................................................... 3
4. NOVEDADES LABORALES Y PRESTACIONALES .................................. 4
4.1. NOMBRAMIENTOS................................................................................ 4
4.2. RETIRO DEL SERVICIO ......................................................................... 4
4.2.1. Declaratoria de Insubsistencia (artículo 26 del Decreto 2400 de 1968).
5
4.2.2. Renuncia (artículos 2.2.11.1.2 y siguientes del Decreto 1083 de 2015,
modificado por el artículo 2.2.11.1.3 Decreto 648 de 2017). ............................ 5
4.2.3. Retiro por pensión (Artículo 2.2.11.1.4 y 2.2.11.1.6 del Decreto 648 de
2017). 5
4.2.4. Retiro por Destitución (Articulo 2.2.11.1.8 del Decreto 648 de 2017). . 5
4.2.5. Retiro por abandono de cargo (Artículo 2.2.11.1.9 del Decreto 648 de
2017). 5
4.2.6. Retiro por orden judicial (Articulo 41 Ley 909 de 2004, artículo
2.2.11.1.1 del Decreto 648 de 2017) ............................................................... 6
4.2.7. Retiro por muerte del funcionario (Articulo 41 Ley 909 de 2004,
artículo 2.2.11.1.1 del Decreto 648 de 2017). .................................................. 6
4.3. INCAPACIDADES .................................................................................. 6
4.4. TRÁMITE PARA VACACIONES ............................................................... 6
4.4.1. Vacaciones ....................................................................................... 6
4.4.2. Programación de Vacaciones ............................................................ 7
4.4.3. Solicitud de Vacaciones .................................................................... 7
4.4.4. Interrupción o aplazamiento de vacaciones ..................................... 18
4.4.5. Reanudación de Vacaciones ........................................................... 19
4.4.6. Compensación de Vacaciones en dinero ......................................... 19
4.5. LICENCIAS ......................................................................................... 19
4.5.1. Ordinaria (Art. 2.2.5.5.5 del Decreto 648 de 2017) ........................... 19
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
2
4.5.2. Licencia por Enfermedad, Maternidad o Paternidad (Art. 2.2.5.5.10 del
Decreto 648 de 2017) ................................................................................... 20
4.5.3. Licencia por Luto (artículo 1° de la Ley 1635 del 11 de junio de 2013,
artículo 2.2.5.5.15 del Decreto 648 de 2017) ................................................. 20
4.6. PERMISO REMUNERADO .................................................................... 20
4.6.1. Fundamento Legal ........................................................................... 20
4.6.2. Clases de permisos ......................................................................... 22
4.6.3. Condiciones generales del permiso ................................................. 28
4.7. INCENTIVO POR EL USO DE LA BICICLETA PARA LOS FUNCIONARIOS
PÚBLICOS ................................................................................................... 28
4.8. COMISIÓN .......................................................................................... 29
4.9. ENCARGOS (Artículo 2.2.5.5.41 del Decreto 648 de 2017) ..................... 31
4.10. HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS ............................................. 31
4.10.1. Liquidación de Horas Extras ......................................................... 32
5. MARCO LEGAL ................................................................................. 32
6. REQUISITOS TÉCNICOS.................................................................... 32
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS .............................................................. 32
8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO .................................................... 32
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
3
1. OBJETIVO
Establecer las directrices generales para el trámite de las situaciones
administrativas para los funcionarios del DAPRE establecidas por la ley.
2. ALCANCE
Estos lineamientos deben ser aplicados por todos los Servidores públicos que
hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Licencia: Separación transitoria del ejercicio del cargo, por solicitud propia, por enfermedad o por maternidad.
Comisión: Ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares distintos a la Institución o cuando por encargo realice actividades diferentes al cargo del cual es titular, podrán ser de estudio o de servicio.
Causación de Vacaciones: Ocurre cada vez que un funcionario ha cumplido un año de servicio en la Entidad.
Permiso: Autorización para desvinculación de las funciones propias del cargo hasta por tres días hábiles, previa justa causa.
Vacaciones: Autorización para el disfrute del descanso remunerado destinado a la recuperación de la fuerza laboral.
Novedad: Documento en el que se registran las situaciones administrativas que un servidor público puede solicitar durante su vinculación laboral y que pueden incidir en la asignación salarial.
Horas extras: Es el tiempo extra laborado como domingos, festivos o el reconocimiento de descansos compensatorios que son pagados de acuerdo con la normatividad vigente y sus modificatorios.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
4
Liquidación: Serie de operaciones matemáticas tendientes a obtener un resultado requerido con un fin específico.
Prestación social: Conjunto de beneficios y garantías adicionales al salario y consagradas en la ley a favor de los trabajadores con el fin de cubrir riesgos que se presenten durante la vigencia de la relación laboral.
Nómina: Es el conjunto de la liquidación de todos los funcionarios.
Procedimientos: Sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí con base en un determinado método.
4. NOVEDADES LABORALES Y PRESTACIONALES
La recepción de las novedades laborales y prestacionales se realiza de acuerdo con el cronograma de nómina definido por el Área de Talento Humano. Para realizar una adecuada liquidación del salario de los funcionarios del DAPRE, todas las novedades laborales y prestacionales se registran en el aplicativo de Gestión Humana.
4.1. NOMBRAMIENTOS
El Jefe de la dependencia identifica las vacantes a proveer de acuerdo con las
necesidades del servicio y procede a realizar la solicitud de provisión al Área de
Talento Humano, quien informa al Director del Departamento sobre la solicitud; de
acuerdo con el procedimiento P-TH-04 “Procedimiento para la Selección y
Vinculación Personal de Planta”.
4.2. RETIRO DEL SERVICIO
El retiro del servicio implica la cesación del ejercicio de funciones públicas; las
causales se encuentran definidas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004 aplicables
a los empleados de libre nombramiento y remoción y de carrera administrativa.
Teniendo en cuenta que las causales de retiro del servicio regulan situaciones
particulares diferenciadas, a continuación se especifican los documentos que
deben soportar el trámite, agrupando las causales así:
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
5
4.2.1. Declaratoria de Insubsistencia (artículo 26 del Decreto 2400 de
1968). Declaratoria de insubsistencia emitida por el Director del Departamento
Administrativo o el Señor Presidente de la Republica.
4.2.2. Renuncia (artículos 2.2.11.1.2 y siguientes del Decreto 1083 de
2015, modificado por el artículo 2.2.11.1.3 Decreto 648 de
2017).
Carta de renuncia por parte del funcionario presentada ante el Director
del Departamento Administrativo o el señor Presidente de la República, según corresponda.
4.2.3. Retiro por pensión (Artículo 2.2.11.1.4 y 2.2.11.1.6 del Decreto
648 de 2017).
a) Pensión por vejez
Acto administrativo de reconocimiento de la pensión por vejez por parte del Fondo Administrador correspondiente.
b) Pensión por invalidez
Acto administrativo de reconocimiento de la pensión por invalidez expedido por la ARL o la Administradora de Pensiones.
4.2.4. Retiro por Destitución (Articulo 2.2.11.1.8 del Decreto 648 de
2017).
Fallo disciplinario en firme emitido por la autoridad competente según el régimen disciplinario al Área de Talento Humano en donde conste expresamente la orden de retirar del servicio al funcionario.
4.2.5. Retiro por abandono de cargo (Artículo 2.2.11.1.9 del Decreto
648 de 2017).
Comunicación escrita del Jefe de la dependencia donde se presenta el caso ante el Área de Talento Humano, informando el abandono del cargo.
Nota: Recuerde que si usted no reporta oportunamente las novedades de los
funcionarios a su cargo se entenderá que no existe ninguna y en consecuencia se
procederá a dar trámite a los pagos a través de la nómina de personal.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
6
4.2.6. Retiro por orden judicial (Articulo 41 Ley 909 de 2004, artículo
2.2.11.1.1 del Decreto 648 de 2017)
Comunicación escrita del despacho judicial en donde conste expresamente la orden de retirar del servicio a un funcionario, la cual será allegada a la Secretaría Jurídica, dependencia que remitirá al Área de Talento Humano.
4.2.7. Retiro por muerte del funcionario (Articulo 41 Ley 909 de 2004,
artículo 2.2.11.1.1 del Decreto 648 de 2017).
Certificado de defunción, este será el documento que se deberá presentar
en el Área de Talento Humano para iniciar el procedimiento de desvinculación del funcionario fallecido, que podrá ser aportado por cualquiera de sus familiares de oficio o petición de la entidad, sin que se requiera de ningún otro documento para tal efecto.
Para formalizar el retiro del servicio del funcionario se deberá cumplir con lo
contemplado en el procedimiento P-TH-13 “Retiro del Servicio Personal de Planta”.
4.3. INCAPACIDADES
Las licencias por incapacidades se reconocerán y se tramitarán de conformidad
con las disposiciones establecidas en el “L-TH-05 Lineamiento para el Trámite de
Incapacidades en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República”
4.4. TRÁMITE PARA VACACIONES
4.4.1. Vacaciones
Consiste en el reconocimiento en tiempo y en dinero a que tiene derecho todo
empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración
durante un (1) año.
Conllevan como finalidad primordial procurar por medio del descanso la
recuperación física y mental del servidor público, para que éste regrese a sus
labores en la plenitud de sus capacidades y pueda contribuir eficazmente al
incremento de la productividad del correspondiente organismo o entidad.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
7
4.4.2. Programación de Vacaciones
El jefe de cada dependencia deberá programar con los funcionarios a su cargo, la
fecha en la que saldrán a disfrutar sus vacaciones causadas. Una vez concertada
la fecha del disfrute se hará la solicitud a través del aplicativo de Gestión Humana -
Self Service.
Previamente el Área de Talento Humano enviará a cada dependencia la información
relacionada con el estado de la situación administrativa de cada servidor a través
de correo electrónico, adjuntando el reporte generado por el Sistema de Gestión
Humana y el cronograma de nómina.
La programación se debe realizar atendiendo en todo caso el cronograma de
nómina establecido por la Entidad y la fecha de inicio del disfrute de las vacaciones,
se debe realizar por lo menos con un mes y medio después de su causación, con el
fin de acceder al reconocimiento y pago en los términos establecidos por la Ley.
Es importante considerar que si bien el Decreto Ley 1045 de 1978 permite la
posibilidad de acumular vacaciones hasta por dos (2) años siempre y cuando haya
una necesidad del servicio, la Directiva Presidencial No. 01 del 10 de febrero de
2016 da instrucciones en materia de austeridad y dispone como regla general que
“las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas y solo por necesidades
del servicio o retiro podrán ser compensadas en dinero”.
Es responsabilidad del Jefe de la dependencia la programación de las vacaciones
del personal a su cargo, para lo cual deberá tener en cuenta las necesidades del
servicio con el fin de garantizar la continuidad en su prestación, así como el
cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la dependencia.
Sobre este punto es importante recordar, que de acuerdo con el artículo 12 del
Decreto 1045 de 1978, si las vacaciones no son solicitadas dentro de un término
prudencial una vez se causen, el Jefe del Área de Talento Humano podrá ordenarlas
oficiosamente.
4.4.3. Solicitud de Vacaciones
Para realizar la solicitud de vacaciones, cada funcionario deberá ingresar al
aplicativo de Intranet, mediante el icono que se encuentra en el escritorio de su
equipo de cómputo. Deberá tener en cuenta que para pedir el periodo completo de
vacaciones, se debe solicitar con mes y medio de anticipación y no tener días
pendientes de vacaciones de periodos anteriores.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
8
Rol Colaborador (Funcionario)
A este rol pertenecen todos los funcionarios de la Entidad. El funcionario ingresará
al link de Gestión Humana-Self Service con su usuario y contraseña de Windows y
hará clic en el botón “Ingresar”.
Visualizará la siguiente ventana:
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
9
Una vez ingresa al aplicativo, navegue por el menú ubicado al lado izquierdo de la pantalla y dará clic en la opción “Mis Solicitudes” – Clic en “Mis Vacaciones”
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
10
En el panel derecho mostrará la siguiente pantalla:
Si usted posee días de vacaciones aplazados o interrumpidos, al dar clic en el menú
de “Mis Vacaciones” aparecerá una pantalla diferente a la anterior.
En esta pantalla se muestra una lista de los periodos aplazados o interrumpidos; y
sus días pendientes que tiene por disfrutar; pueden aparecer uno o varios registros
de acuerdo a las interrupciones o aplazamientos que se hallan dado en la relación
laboral con la Entidad.
Para realizar la solicitud de vacaciones, dará clic en el botón que aparece en
la parte superior, el sistema lo enviará a la siguiente pantalla en donde se registra
la solicitud de vacaciones.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
11
En la anterior pantalla muestra datos de manera informativa (no editables) como:
Número de identificación
Nombres / Apellidos
Nro. Contrato en el software de Talento Humano
Periodo de Causación (Secuencial de Periodo, Fecha Inicial y Fecha Final,
Días Derecho y Días Disponibles); puede ser uno o varios registros de
acuerdo a los periodos que estén para disfrutar y muestra los periodos y días
pendientes por disfrutar por aplazamiento o interrupción
En la columna de Rango de Periodos Pendientes
Antes del rango de fechas aparece una letra I- Interrupción y A – Aplazado; si no
aparece nada es un periodo normal de vacaciones.
En las siguientes casillas encontrará
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
12
Total Días Disponibles: Dato informativo o tantos días como tenga
Días Pendientes: Días Calculados por el sistema con base a los días en Tiempo.
Días en tiempo: Digitar los días que va a tomar y que puede disfrutar Ejemplos:
Si va a solicitar un periodo debe digitar 15 días Si va a solicitar dos periodos debe digitar 30 días Si va a solicitar días aplazados o interrumpidos ejemplo 4 días
más un periodo completo 15 días; puede digitar 19 días.
Días en Dinero: No aplica para la Entidad.
En las siguientes casillas se debe elegir la fecha desde, por cada campo mostrará
las opciones (año, mes, día) desplegando la respectiva flecha
Con la fecha desde el sistema calcula automáticamente la fecha hasta y la fecha de regreso a la Entidad.
En el campo de observación puede digitar algún texto de especificación de las vacaciones o lo puede dejar en blanco.
Una vez diligenciada la información requerida debe dar clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla, el sistema realiza una serie de validaciones
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
13
nombradas en prerrequisitos si alguna no cumpliera se emite un mensaje, si no genera ningún mensaje de validación el sistema muestra el registro de la siguiente manera:
Simultáneamente llegará a su buzón de correo un e-mail con los datos de la solicitud de vacaciones registrada:
La solicitud de vacaciones por parte del Funcionario ha terminado aquí. La
aprobación o rechazo de su solicitud será realizada por su jefe inmediato; tan
pronto se realice esta acción por Jefe Inmediato – Jefe de Área y Jefe del Área de
Talento Humano, le llegará a su buzón de correo un e-mail.
Rol Líder (Jefe Inmediato)
A este rol pertenecen todos los Jefes Inmediatos y Jefe del Área de Talento
Humano. Se debe ingresar a este rol para aprobar o rechazar las solicitudes de las
vacaciones de los colaboradores (funcionarios).
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
14
Para aprobar o rechazar vacaciones, el Jefe Inmediato ingresará al link de Gestión
Humana - Self Service con su usuario y contraseña de Windows y hará clic en el
botón “Ingresar”.
Visualizara la siguiente pantalla
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
15
En la esquina superior derecha encontrará los roles que posee en el Self Service,
dará clic en el botón y le mostrará la siguiente pantalla:
Es esta página encontrará un semaforo con la cantidad de solicitudes que estan pendientes por aprobar
Para ingresar a realizar la aprobación dará clic en el botón , lo enviará a la siguiente pantalla:
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
16
En el panel derecho están las solicitudes por vacaciones periodos normales y días pendientes por aplazamiento – interrupción.
1. Vacaciones periodos normales
2. Vacaciones por aplazamiento o interrupción
Nota: Se debe aprobar o rechazar primero las vacaciones aplazadas o interrupción y luego aprobar las vacaciones normales. Como se van a aprobar o rechazar las vacaciones aplazadas o interrupción dar clic
en Detalle Y envía la siguiente información:
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
17
Y según la acción a tomar dar clic en el botón respectivo
El sistema no le visualizará el registro.
Continuamos con las vacaciones normales
Dar clic en el botón y lo envía a la siguiente pantalla la cual visualiza la secuencia del flujo de vacaciones:
Para el ejemplo solo se ha realizado la solicitud por el colaborador. Para realizar la
aprobación o rechazo de vacaciones dar clic en el botón .
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
18
Dar clic en el botón
Y le envía a la siguiente pantalla quedando 0 registros para aprobar.
4.4.4. Interrupción o aplazamiento de vacaciones
El Jefe inmediato de la dependencia, puede solicitar al Área de Talento Humano la
interrupción o aplazamiento de las vacaciones del funcionario mediante
comunicación interna en el Sistema de Gestión Documental y Archivo – ESCRIBE
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
19
PRESIDENCIA, siempre que exista un motivo legal realmente justificado. Esta
solicitud se debe realizar como mínimo con tres (3) días hábiles de anticipación.
Si se encuentra disfrutando de sus vacaciones y tiene una incapacidad expedida
por la EPS, debe hacerla llegar al Área de Talento Humano para la interrupción
automática de sus vacaciones y posterior reanudación. Ver “L-TH-05 Lineamiento
para el Trámite de Incapacidades”.
4.4.5. Reanudación de Vacaciones
El funcionario que tenga el periodo de vacaciones interrumpido y quiera disfrutarlo,
debe ingresar la solicitud a través del link de Gestión Humana – Self Service, la
reanudación correspondiente a la totalidad de los días interrumpidos, para que sea
aprobado por su superior inmediato y posteriormente por el Jefe del Área de
Talento Humano. Ver 4.4.3 Solicitud de Vacaciones
4.4.6. Compensación de Vacaciones en dinero
De conformidad con lo establecido en la Directiva Presidencial 01 de 2016, las
vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas. Solo por necesidades del
servicio o retiro podrán ser compensadas en dinero.
El funcionario que haya solicitado el disfrute de las vacaciones causadas y que por
necesidades del servicio no pueda salir a disfrutarlas, tendrá derecho a que su jefe
inmediato solicite al Área de Talento Humano la compensación en dinero, con la
debida justificación en donde se indiquen las razones por las cuales se fundamenta
la solicitud. Este trámite se realizará a través de comunicación interna ESCRIBE
PRESIDENCIA.
La autorización por parte del Área de Talento Humano para la compensación de
vacaciones, estará sujeta a la disponibilidad presupuestal.
4.5. LICENCIAS
4.5.1. Ordinaria (Art. 2.2.5.5.5 del Decreto 648 de 2017)
La solicitud de licencia o su prorroga se hará a través de comunicación radicada
en el Sistema de Gestión Documental y Archivo – ESCRIBE PRESIDENCIA,
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
20
acompañada de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera, el cual se
debe hacer llegar al Área de Talento Humano.
Solicita licencia ordinaria a su jefe inmediato por 60 días al año, continuos o
discontinuos, prorrogables por 30 días más si existe justa causa a juicio de la
autoridad competente.
Durante la licencia ordinaria no podrán desempeñarse otros cargos dentro de la
administración pública. Su violación será sancionada disciplinariamente y el nuevo
nombramiento deberá ser revocado.
El tiempo de licencia ordinaria y de su prorroga no es computable para ningún
efecto como tiempo de servicio.
4.5.2. Licencia por Enfermedad, Maternidad o Paternidad (Art.
2.2.5.5.10 del Decreto 648 de 2017)
Para el trámite de la licencia por enfermedad, maternidad o paternidad, se realizará
conforme a lo establecido en el “L-TH-05 Lineamiento para el Trámite de
Incapacidades”.
4.5.3. Licencia por Luto (artículo 1° de la Ley 1635 del 11 de junio de
2013, artículo 2.2.5.5.15 del Decreto 648 de 2017)
“Conceder a los servidores públicos en caso de fallecimiento de su cónyuge,
compañero o compañera permanente o de un familiar hasta grado segundo de
consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, una licencia remunerada por
luto de cinco (5) días hábiles”.
El servidor público tendrá treinta (30) días siguientes para presentar la
documentación que la soporta.
4.6. PERMISO REMUNERADO
4.6.1. Fundamento Legal
El Decreto 1083 de 2015 en el artículo 2.2.5.10.16, compilado en el artículo 2.2.5.17
del Decreto 648 de 2017, establece: PERMISO. El empleado puede solicitar por
escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles, cuando medie justa
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
21
causa. Corresponde al nominador o a su delegado la facultad de autorizar o negar
los permisos.
Cuando la causa del permiso sea una calamidad doméstica el empleado deberá
informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al ejercicio de sus
funciones, justificar ante el nominador o su delegado el motivo que la originó con
los soportes necesarios para demostrarla, quien determinara si existió mérito
suficiente para la ausencia laboral. De no existir mérito suficiente se procederá a
descontar los salarios por el día o días no laborados.
El numeral 6 del artículo 33 de la Ley 734 de 2002 establece que es un derecho de
todo servidor público: “6. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la
ley.”
De las normas citadas, se concluye que el permiso constituye un derecho del
empleado, el cual permite que los servidores públicos se desvinculen
transitoriamente de la prestación de sus funciones para que puedan atender
situaciones de orden personal o familiar que se encuentren justificadas, con goce
de sueldo, hasta por el término anteriormente indicado.
En consecuencia, en caso de diligencias personales debidamente justificadas, los
empleados públicos pueden hacer uso del derecho a obtener permisos, los cuales
serán concedidos por el Jefe del Organismo o su delegado, quien evaluará si es
viable autorizarlo o negarlo.
Cabe señalar, que las normas no señalan qué eventos constituyen una justa causa,
ni tampoco el número de permisos que se pueden conceder a un empleado, dejando
en cabeza del Jefe del Organismo o su delegado la competencia para analizar y
decidir en cada caso lo pertinente.
Al respecto, la Dirección Jurídica del Departamento Administrativo de la Función
Pública considera que el objetivo del permiso remunerado es que el empleado
pueda separarse temporalmente de las funciones a su cargo para atender
situaciones de orden personal o familiar que se encuentren justificadas, por
consiguiente, se entiende que se pueden otorgar en el año tantos permisos
remunerados de hasta tres (3) días como sean necesarios, siempre que concurran
las dos condiciones señaladas en la norma, es decir, que haya justa causa y que el
jefe del organismo o su delegado, los autorice.
En consecuencia, se considera que en uso de esta facultad el Jefe del Organismo o
su delegado le corresponde analizar la justa causa presentada por el empleado
respectivo, para conceder o no, el permiso remunerado hasta por tres (3) días y el
trámite que debe seguir el empleado para solicitar el permiso debe encontrarse
descrito en los procesos al interior de cada entidad.
La Resolución No. 0757 de 2017 “Por la cual se delegan unas funciones”, en su
artículo 1º. señala como función del Jefe del Área de Talento Humano, entre otras,
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
22
la de autorizar o negar las solicitudes de permiso remunerado superiores a un (1)
día que eleven los funcionarios del Departamento Administrativo de Presidencia de
la República y en el artículo 2º. Delega en los Altos Consejeros Presidenciales, en el
Alto Comisionado para la Paz, en los Consejeros Presidenciales, en los Secretarios,
en los Directores, en el Director de Operaciones, en los Jefes de Oficina y en los
Jefes de Área, la función de autorizar o negar las solicitudes de permiso
remunerado que le presenten los funcionarios a su cargo, hasta por un (1) día.
4.6.2. Clases de permisos
A continuación se describen ciertas clases de permisos, sin que estos
correspondan a una enunciación taxativa para el otorgamiento de los mismos, sino
como un referente para la toma de la decisión y será responsabilidad de los
competentes aprobar o negar los permisos, analizar en cada caso si existe o no una
justa causa para su otorgamiento.
Permiso ocasional hasta por un (1) día: Corresponde al permiso concedido durante
la jornada laboral, el cual no puede superar la duración de la misma, para atender
situaciones de orden personal o familiar que sea consideradas como justas causas
por parte del superior o jefe inmediato.
Permiso para citas médicas: Corresponde al permiso concedido por su superior o
jefe inmediato para que el funcionario acuda a citas médicas, controles, exámenes,
terapias, etc.
Estos permisos se deben gestionar a través del Self Service del Sistema de Gestión
Humana, ingresando por la Intranet, como se muestra a continuación:
En la página de GESTIÓN HUMANA, haga clic en el vínculo de ir al sistema de GESTIÓN HUMANA – SELF SERVICE.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
23
En la sitio de Gestión Humana – Self Service, digite su usuario- contraseña de Windows y haga clic en el botón Ingresar.
Colaborador – Solicitud de Permisos Mis Solicitudes Al ingresar, despliegue el menú de la parte izquierda “Mis Solicitudes”, la cual al darle clic desplegará varias alternativas, para este caso específicamente utilice las de “Mis Permisos (< 1 día)” o “Mis Permisos (> 1 día)” según corresponda.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
24
Seleccione la opción “Mis Permisos (< 1 día)”, posteriormente seleccione el “Motivo del Ausentismo”, de acuerdo a las opciones que da el menú.
Posteriormente seleccione la vigencia del permiso y la fecha de inicio (Mes y Día) y por ultimo justifique el permiso en el campo de observaciones.
Finalmente de clic en el botón aprobar, en la parte superior de la pantalla.
Justifique el permiso.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
25
Permiso por calamidad doméstica de hasta tres (3) días: Corresponde al permiso
concedido por la ocurrencia de hechos graves de fuerza mayor o caso fortuito que
sobrevienen intempestivamente tales como: hospitalización o incapacidad médica
de un familiar de primer grado de consanguinidad, afinidad o civil, catástrofes
naturales: (inundación, terremoto, huracán, etc.). El superior inmediato o al que a
este designe, deberá registrar el permiso en la Intranet / Servicios en Línea para
que sea aprobada por el Jefe del Área de Talento Humano.
Permiso compensatorio: Corresponde al permiso concedido como consecuencia
de una compensación previa de las horas y/o días de duración del permiso.
Descanso Compensado: Al empleado público se le podrá otorgar descanso
compensado para semana santa y festividades de fin de año, siempre y cuando haya
compensado el tiempo laboral equivalente al tiempo del descanso, de acuerdo con
la programación que establezca cada entidad, la cual deberá garantizará la
continuidad y no afectación en la prestación del servicio (Artículo 2.2.5.5.51 del
Decreto 648 de 2017).
Permiso compensatorio por horas extras laboradas: Corresponde a los
compensatorios concedidos con ocasión de la causación de horas extras. El
superior inmediato o al que a este designe, deberá registrar el permiso
compensatorio por horas extras laboradas en la Intranet / Servicios en Línea para
que sea aprobada por el Jefe del Área de Talento Humano.
Permiso académico compensado para postgrado: Al empleado público se le podrá
otorgar el permiso académico compensado de hasta dos (2) horas diarias o hasta
cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por un (1) año, para
adelantar programas académicos de educación superior en la modalidad de
postgrado en instituciones legalmente reconocidas. El otorgamiento del permiso
estará sujeto a las necedades del servicio, a juicio del jefe del organismo. En el acto
que se confiere el permiso se deberá consagrar la forma de compensación del
tiempo que se utilice para adelantar los estudios, para lo cual se le podrá variar la
jornada laboral del servidor dentro de los límites señalados en la Ley.
Este permiso se solicitará semestralmente o cada vez que inicie su periodo
académico, mediante comunicación escrita, aportante el horario de estudios y
definiendo claramente la forma de compensación debidamente aprobado por el jefe
inmediato, radicada en el Sistema de Gestión Documental y Archivo – ESCRIBE
PRESIDENCIA, dirigida al Área de Talento Humano.
Permiso para ejercer la docencia universitaria: Al empleado público se le podrá
otorgar permiso remunerado para ejercer la docencia universitaria en hora cátedra
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
26
hasta por cinco (5) horas semanales. El otorgamiento del permiso estará sujeto a
las necesidades del servicio a juicio del jefe del organismo.
Este permiso se solicitará mediante comunicación escrita aprobada por el jefe
inmediato, radicada en el Sistema de Gestión Documental y Archivo – ESCRIBE
PRESIDENCIA, dirigida al Área de Talento Humano.
Hora de Lactancia Materna: La lactancia es el periodo concedido a la funcionaria
dentro de la jornada de trabajo para que amamante a su hijo. Tendrá dos (2)
descansos de 30 minutos cada uno, dentro de la jornada para amamantar a su hijo
durante los primeros seis (6) meses de edad. También se puede unificar estos dos
periodos y tomarlos al comienzo o al final de la jornada, siempre y cuando se
acuerde con su superior o jefe inmediato.
Para los permisos mayores a un (1) día se solicitarán a través del Self Service del
Sistema de Gestión Humana como se muestra a continuación:
Ingrese a la Self Service como se indicó anteriormente.
En “Mis Solicitudes” selección la opción “Mis Permisos (> 1 día)
Luego de clic en el botón en la parte superior de la pantalla, para empezar a registrar el permiso.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
27
Posteriormente seleccione el motivo del ausentismo, de acuerdo a las opciones del menú establecido.
Una vez seleccionado el tipo de permiso, ingrese la información correspondiente a la Fecha de Inicio del Permiso, Hora de Inicio, así como la misma información de la finalización del mismo.
Justifique el permiso.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
28
Luego justifique el motivo de la solicitud, en el espacio de “Observaciones de Permisos” u “Observaciones de la Solicitud” según corresponda. Si desea aportar algún documento como evidencia del permiso, lo puede hacer en la parte inferior de la pantalla en el espacio “Documento de Soporte”
Por último de clic en el botón en la parte superior de la pantalla para grabar la solicitud de permiso.
4.6.3. Condiciones generales del permiso
Ningún funcionario podrá ausentarse de su puesto de trabajo sin la debida
autorización, razón por la cual la Entidad no se responsabiliza por los hechos que
ocurran a funcionarios que hayan desconocido la normatividad y reglamentación
vigente en materia de permisos.
Para conceder permiso remunerado a un funcionario cuando medie justa causa, el
jefe inmediato lo debe avalar y/o conceder por la Intranet / Servicios en Línea,
teniendo en cuenta que estos permisos no afectan la liquidación del salario del
funcionario.
4.7. INCENTIVO POR EL USO DE LA BICICLETA PARA LOS
FUNCIONARIOS PÚBLICOS
Los funcionarios Púbicos recibirán medio día laboral libre remunerado por cada 30
veces que certifiquen haber llegado a trabajar en bicicleta. Lo anterior, de
conformidad con lo establecido en la Ley 1811 del 2016 “Por medio de la cual se
otorgan incentivos para promover el uso de la bicicleta en el Territorio Nacional…”.
Para acceder a este incentivo, se deben seguir los siguientes lineamientos:
a. Los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE podrán recibir medio día laboral libre remunerado, cuando se certifique que llegaron a trabajar treinta (30) veces en bicicleta.
b. Los funcionarios deberán registrar el ingreso de su bicicleta al parqueadero de la Entidad con el vigilante de turno.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
29
c. El registro del ingreso de la bicicleta al parqueadero, no excluye el control de acceso en el sistema biométrico.
d. Para hacer uso del medio día laboral libre remunerado, el funcionario debe:
Acordar con su jefe inmediato la fecha y horario de su disfrute.
El jefe inmediato debe crear esta solicitud a través del sistema de servicios compartidos, seleccionando la opción “Incentivo Uso de Bicicleta”.
La solicitud será verificada por el Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas del Área Administrativa, para confirmar que el funcionario efectivamente ingreso 30 veces en bicicleta.
Una vez verificado y confirmado el cumplimiento del requisito, se otorgará el incentivo al funcionario.
El Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social del Área de Talento Humano realizará el control al cumplimiento de este incentivo.
e. Los funcionarios beneficiados recibirán hasta ocho (8) medios días remunerados al año, de forma no consecutiva y no podrán unirse ni acumularse.
4.8. COMISIÓN
El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios,
atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o
desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión
puede otorgarse al interior del país o al exterior.
Clases de Comisión:
Comisión de servicios: Para ejercer las funciones propias de su cargo en una sede diferente a la habitual de su trabajo o atender transitoriamente actividades oficiales distintas al empleo, se conceden por 30 días, prorrogables por otros 30; comisiones al interior y exterior para cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, que se conceden mediante acto administrativo en el cual se debe expresar el término.
Este término podrá ser superior en las condiciones señaladas por el tercer
inciso del artículo 65 del decreto 1042 de 1978.
Comisión para adelantar estudios: La comisión la autorizará el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
30
delegado y el comisionado tendrá derecho a recibir únicamente los sueldos y las prestaciones sociales correspondientes, durante el término de la misma.
Solo podrán conferirse para recibir capacitación, adiestramiento o
perfeccionamiento para el ejercicio de las funciones propias del empleo de
que es titular o con fines de la entidad donde se encuentre vinculado.
Se podrá conferir comisión de estudios en el exterior al servidor público que
tenga por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad,
previo cumplimiento de los siguientes requisitos.
Convenio mediante el cual el comisionado se compromete a prestar sus
servicios a la entidad por el doble del tiempo de duración de la comisión y
Póliza de Garantía de cumplimiento por el término señalado en el aparte
anterior y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de
los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de
estudios y los sueldos que el funcionario pueda devengar durante el
transcurso de su permanencia en el exterior.
El plazo de la comisión de estudios no podrá ser mayor de doce (12) meses,
prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se
trate de obtener título académico y previa comprobación del buen
rendimiento del comisionado, debidamente acreditada con los certificados
del respectivo Centro Académico.
Cuando se trate de obtener título académico de especialización científica o
médica la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse
hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el
inciso anterior.
Comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo: Cuando un empleado de carrera con evaluación anual del desempeño sobresaliente sea nombrado en un cargo de libre nombramiento y remoción o de período, tendrá derecho a que el jefe de la entidad a la cual esté vinculado le otorgue, mediante acto administrativo motivado, la respectiva comisión para el ejercicio del empleo, con el único fin de preservarle los derechos inherentes a la carrera.
La comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción
o periodo se regirá por lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y en las demás
disposiciones que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
31
4.9. ENCARGOS (Artículo 2.2.5.5.41 del Decreto 648 de 2017)
“Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total
o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva
de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo”.
El encargo temporal, es entonces una situación administrativa de creación legal
que le permite al Estado solucionar las dificultades que puedan presentarse en los
casos de ausencia temporal o definitiva de un empleado, cuya labor es
indispensable para la atención de los servicios a su cargo.
Estos empleos podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera
o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su
desempeño.
La solicitud de encargo se debe realizar mediante comunicación escrita a través del
Sistema de Gestión Documental y Archivo – ESCRIBE PRESIDENCIA, la cual deberá
ser aprobada por el jefe inmediato y remitida al Área de Talento Humano para
efectos de iniciar el trámite.
4.10. HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS
Cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en
horas distintas de la jornada ordinaria de labor, el funcionario competente,
autorizará descanso compensatorio o pago de horas extras.
Los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
que presten sus servicios en horario distinto a la jornada ordinaria y estén dentro
del Nivel Asistencial hasta el grado 09, le serán autorizadas horas extras hasta
cincuenta (50) horas mensuales, y para los conductores se autorizará hasta un
máximo de cien (100) horas; si el funcionario llegase a superar el máximo de horas
extras, el sistema automáticamente los acumula y los pasa a compensatorios en
tiempo.
La autorización de las horas extras de un funcionario corresponde al jefe inmediato,
quien certificará el cumplimiento de las mismas según formato “F-TH-08 Control
diario de horas extras y/o recargo nocturno”, previo Vo.Bo del funcionario
competente o usuario del servicio y del coordinador (si aplica); esta información se
remitirá mensualmente al Área de Talento Humano dentro de las fechas
establecidas.
LINEAMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
Proceso
asociado
Código
Versión
Talento Humano
L-TH-02
09
32
Nota: Los servidores públicos que tengan derecho al reconocimiento y pago de
horas extras y de dominicales y festivos o el reconocimiento de descansos
compensatorios, que requieran de un (1) día de permiso, deben verificar si tiene
días compensatorios pendientes para que sean solicitados.
4.10.1. Liquidación de Horas Extras
Para la liquidación de horas extras diurnas se aplica un recargo del 25% de la
remuneración básica fijada por la Ley, y un recargo del 75% sobre la remuneración
básica para las horas extras nocturnas, teniendo en cuenta los incrementos por
antigüedad para ambos casos; para el caso de las horas extras festivas el recargo
es del 200%, al igual que para el dominical, sin embargo este último tiene el
beneficio adicional de causar un (1) día compensatorio por cada 8 horas laboradas
en domingo o festivo.
5. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma o
en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
6. REQUISITOS TÉCNICOS
Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015, Numerales 7.2 y 7.3
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Documentos y
formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el
documento.
8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Área de Talento Humano