lembar identifikasikomunikasi.ub.ac.id/.../2017/11/06-sop-koleksi-jurusan.docx · web viewstaf...
TRANSCRIPT
Standard Operating ProcedureKOLEKSI JURUSAN
Program Studi S-1Jurusan Ilmu Komunikasi
Universitas BrawijayaMalang2017
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYAUN10/11.2/HK.01.02.a/PP.11.019 November 2017
Koleksi Jurusan9
Halaman 6 dari 36 SOP
KOLEKSI JURUSAN
ProsesPenanggungjawab
TanggalNama Jabatan Tandatanga
n
1. Perumusan Sinta Swastikawara, S.I.Kom., M.I.Kom
Ketua Unit Jaminan Mutu
2. Pemeriksaan Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si
Sekretaris Jurusan
3. Persetujuan Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si
Manajer Representative
4. Penetapan Dr. Antoni Ketua Jurusan
5. Pengendalian Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si
Manajer Representative
Hal. i
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI---------------------------------------------------------------------------------------------------------- i
DAFTAR ISI------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii
A. Tujuan-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait----------------------------------------------------------------------1
C. Standar Mutu yang Terkait------------------------------------------------------------------------------------------1
D. Istilah dan Definisi---------------------------------------------------------------------------------------------------------1
E. Urutan Prosedur-------------------------------------------------------------------------------------------------------------1
F. Bagan Alir------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2
G. Referensi--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4
H. Lampiran--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5
Hal. ii
A.TujuanMenjamin proses penggunaan dan peminjaman buku dan jurnal koleksi
perpusatakaan Jurusan Ilmu Komunikasi sehingga dapat bermanfaat bagi civitas akademika Jurusan Ilmu Komunikasi, untuk melengkapi koleksi perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait1. Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi2. Staf Administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi3. Dosen4. Mahasiswa
C.Standar Mutu yang TerkaitProgram Studi S1 Ilmu Komunikasi dalam mengelola koleksi jurusan
berpedoman pada Standar Mutu Akademik Universitas Brawijaya.
D.Istilah dan DefinisiPenggunaan dan Peminjaman Koleksi Jurusan yang dimaksud adalah buku-buku dan jurnal yang dimiliki oleh Jurusan Ilmu Komunikasi yang digunakan oleh dosen sebagai referensi penunjang kegiatan PBM.
Koleksi jurusan juga berupa ebook yang terdokumentasikan dalam komputer jurusan, yang hanya dapat diakses oleh dosen ataupun asdos. Bila mahasiswa memerlukan ebook tersebut dapat meminta di copy kan oleh asdos, dengan persetujuan dosen pengampu atau dosen pembimbing skripsi.
Referensi-referensi tersebut juga dapat digunakan oleh mahasiswa namun sementara ini hanya dapat dibaca di ruangan atau menggandakan melalui staf administrasi Jurusan.
E.Urutan Prosedur1. Staf administrasi jurusan mendata ketersediaan koleksi perspustakaan
jurusan.2. Staf administrasi jurusan menerima dan mengarsip dokumen (buku,
jurnal, pkn, dan skripsi) yang baru diterima.3. Staf administrasi jurusan mengatur penempatan buku berdasarkan nomor
panggil buku.4. Koordinator Laboratorium dan Staf administrasi jurusan membuat tata
tertib penggunaan koleksi perpustakaan jurusan.5. Staf administrasi jurusan menerima dan mengarsip dokumen (buku,
jurnal, pkn, dan skripsi) yang baru diterima.
6. Staf administrasi melayani mahasiswa dan dosen yang meminjam dan mengembalikan koleksi perpustakaan.
7. Dosen dan mahasiswa menggunakan koleksi perpustakaan dengan syarat mematuhi tata tertib yang telah dibuat.
F. Bagan Alir<pelaku
prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan>
Staf Administrasi Jurusan
Staf Administras
i Jurusan
Staf Administras
i Jurusan
Koordinator Laboratorium dan staf
Mulai
Mendata ketersediaan koleksi perspustakaan jurusan. (durasi 1 minggu).
Terpetakan koleksi perpustakaan jurusan
Menerima dan mengarsip dokumen (buku, jurnal, pkn, dan skripsi) yang baru diterima(durasi 6 Bulan)
Dokumentasi data koleksi perpustakaan jurusan yang masuk
Mengatur penempatan buku berdasarkan nomor panggil buku. (durasi 3 hari)
Dokumentasi koleksi jurusan, sehingga memudahkan staf / pembaca dalam mencari koleksi jurusan.
Membuat tata tertib penggunaan koleksi perpustakaan jurusan. (durasi 1 minggu)
Pedoman dalam penggunaan dan peminjaman koleksi perpustakaan jurusan
Staf Administras
i Jurusan
Mahasiswa dan Dosen
G.Referensi1. Manual Mutu Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Brawijaya2. Buku Pedoman Pendidikan FISIP Universitas Brawijaya Malang tahun 2011.
Melayani mahasiswa dan dosen yang meminjam dan mengembalikan koleksi perpustakaan
Pelayanan peminjaman koleksi perpustakaan jurusan
Penggunaan koleksi perpustakaan dengan syarat mematuhi tata tertib yang telah dibuat (durasi 1 Bulan)
Mahasiswa dan Dosen memanfaatkan fasilitas yang diberikan jurusan berupa koleksi perpustakaan jurusan
Selesai
H. Lampiran 1. Instruksi Kerja Peminjam Koleksi Jurusan
INSTRUKSI KERJA
Peminjam Koleksi Jurusan
Kode Dokumen
01102 08006-ii
JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
INSTRUKSI KERJA
Peminjaman Koleksi Jurusan
Jurusan Ilmu Komunikasi
Kode Dokumen : 01102 08006 - ii
Revisi : 1
Tanggal : 1 September 2014
Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan
Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si.
Disetujui oleh : Ketua Jurusan
Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si
KATA PENGANTAR
Dokumen Instruksi Kerja Jurusan Ilmu Komunikasi memberikan penjelasan yang lebih mendetail dari Manual Prosedur yang telah disusun mengenai pengelolaan peminjaman koleksi Jurusan. Diharapkan dengan Instruksi Kerja ini, akan didapatkan kejelasan mengenai deskripsi tugas Ketua Jurusan, petugas administrasi jurusan pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur pelaksanaan proses belajar mengajar di Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya, khususnya dalam bidang peminjaman koleksi jurusan.
Dokumen Instruksi Kerja ini merupakan revisi yang kelima, dimana dalam revisi ini yang diperbaharui adalah perubahan program studi menjadi jurusan dan Fakultas Ilmu Sosial menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, serta penggantian tim penyusun. Secara isi, prosedur instruksi kerja tidak mengalami perubahan signifikan. Harapan kami, dokumen ini bisa memberikan informasi yang jelas kepada pihak-pihak yang berkepentingan di Jurusan, Fakultas maupun Universitas.
Malang, 1 September 2014
Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi,
Dr. Bambang Dwi Prasetyo, S.Sos., M.Si.
NIP 197204282009121001
TIM UNIT JAMINAN MUTU
JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
DAFTAR ISI
Kata Pengantar...........................................................................1
Tim Penyusun.............................................................................2
Daftar Isi....................................................................................3
Instruksi Kerja............................................................................4
Diagram Alir...............................................................................8
Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP UB
Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si
Manajer RepresentativeDyan Rahmiati, M.Si
Ketua UJMFitri H. Oktaviani,
M.CommunSekretaris UJM
Widya P., M.Communication
Anggota UJM :Sinta S, M.I.Kom Bayu Indra P, MAM. Fikri. AR, MA
Dwi Setyo Handoko, S.Sos
Winnie Qaidah, S. Ikom
Anggota Unsur Mahasiswa :
- Bhadrika Grahita Nandiwardhana
(Ketua HIMANIKA)- Dwi Kurniawati
Pratiwi (Sekretaris HIMANIKA)
FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Instruksi Kerja
Peminjam Koleksi Jurusan
NO. DOKUMEN
01102 08006-ii
NO. REVISI
1
HALAMAN
4
UNIT JAMINAN MUTU
TANGGAL
TERBIT
1 Sept 2014
DITETAPKAN OLEH
KETUA JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si.
1 Tujuan Penjelasan tentang prosedur peminjaman koleksi referensi, jurnal dan bahan-bahan bacaan lainnya di lingkungan Jurusan Ilmu Komunikasi agar proses penggunaannya diketahui oleh pihak-pihak yang terkait dan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
2 Referensi Buku Pedoman Pendidikan FISIP Universitas Brawijaya Malang Tahun akademik 2014/2015
3 Dokumen Tata tertib penggunaan koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi Kartu pengajuan peminjaman koleksi Buku daftar peminjaman koleksi
4 Pihak yang terkait Ketua Jurusan Petugas administrasi koleksi jurusan Dosen Mahasiswa
5 Prosedur A. Layanan SirkulasiPara peminjam diharapkan mematuhi tata tertib penggunaan koleksi yang telah ditentukan oleh staf administrasi jurusan.
B. Layanan Peminjaman Koleksi1. Mengisi daftar hadir pengguna koleksi Jurusan Ilmu
Komunikasi.2. Menulis daftar koleksi yang akan dipinjam atau diminta.3. Menyerahkan daftar koleksi yang dibutuhkan oleh
pengguna layanan kepada staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.
4. Menyerahkan kartu tanda mahasiswa sebagai jaminan peminjaman koleksi.
5. Menerima koleksi yang akan dipinjam atau diminta staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.
C. Layanan Pengembalian Koleksi1. Menyerahkan koleksi yang dikembalikan kepada staf
administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.2. Menunggu pemeriksaan kondisi koleksi yang dipinjam oleh
staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.3. Menerima kembali Kartu Tanda Mahasiswa
D. Layanan Perpanjangan Peminjaman Koleksi1. Menyerahkan koleksi yang akan diperpanjang kepada staf
administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.2. Menunggu pemeriksaan kondisi koleksi yang dipinjam oleh
staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.3. Menerima perpanjangan peminjaman selama 7 hari.4. Menerima koleksi yang telah diperpanjang staf administrasi
Jurusan Ilmu Komunikasi.E. Penjatuhan Denda.
1. Menyerahkan koleksi yang dikembalikan kepada staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.
2. Menunggu pemeriksaan kondisi koleksi yang dipinjam oleh staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.
3. Membayar denda sesuai dengan yang keterlambatan yang ada.
4. Menerima tanda bukti pembayaran denda dari staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi
F. Penggantian Koleksi yang hilang.1. Melaporkan koleksi yang hilang kepada staf administrasi
Jurusan Ilmu Komunikasi.2. Meminta informasi identitas koleksi yang hilang sesuai
dengan buku catatan sirkulasi.3. Mencari koleksi yang hilang sesuai dengan buku catatan
sirkulasi.4. Menyerahkan koleksi pengganti kepada staf administrasi
Jurusan Ilmu Komunikasi.5. Melakukan penomoran koleksi sesuai dengan koleksi yang
diganti.Menerima kartu tanda mahasiswa setelah mengganti koleksi yang hilang.
LAMPIRAN 2. Instruksi Kerja Petugas Peminjaman Koleksi Jurusan
INSTRUKSI KERJA
Peminjam Koleksi Jurusan
Kode Dokumen
01102 08006-ii
JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
INSTRUKSI KERJA
Peminjaman Koleksi Jurusan
Jurusan Ilmu Komunikasi
Kode Dokumen : 01102 08006 - i
Revisi : 1
Tanggal : 1 September 2014
Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan
Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si.
Disetujui oleh : Ketua Jurusan
Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si
KATA PENGANTAR
Dokumen Instruksi Kerja Jurusan Ilmu Komunikasi memberikan penjelasan yang lebih mendetail dari Manual Prosedur yang telah disusun mengenai pengelolaan peminjaman koleksi Jurusan. Diharapkan dengan Instruksi Kerja ini, akan didapatkan kejelasan mengenai deskripsi tugas Ketua Jurusan, petugas administrasi jurusan pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur pelaksanaan proses belajar mengajar di Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya, khususnya dalam bidang peminjaman koleksi jurusan.
Dokumen Instruksi Kerja ini merupakan revisi yang ketujuh, dimana dalam revisi ini yang diperbaharui adalah perubahan program studi menjadi jurusan dan Fakultas Ilmu Sosial menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, serta penggantian tim penyusun. Secara isi, prosedur instruksi kerja tidak mengalami perubahan signifikan. Harapan kami, dokumen ini bisa memberikan informasi yang jelas kepada pihak-pihak yang berkepentingan di Jurusan, Fakultas maupun Universitas.
Malang, 1 September 2014
Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi,
Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si.
NIP. 197204282009121001
Hal. 1
TIM UNIT JAMINAN MUTU
JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
DAFTAR ISI
Hal. 2
Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP UB
Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si
Manajer RepresentativeDyan Rahmiati, M.Si
Ketua UJMFitri H. Oktaviani,
M.CommunSekretaris UJM
Widya P., M.Communication
Anggota UJM :Sinta S, M.I.Kom Bayu Indra P, MAM. Fikri. AR, MA
Dwi Setyo Handoko, S.Sos
Winnie Qaidah, S. Ikom
Anggota Unsur Mahasiswa :
- Bhadrika Grahita Nandiwardhana
(Ketua HIMANIKA)- Dwi Kurniawati
Pratiwi (Sekretaris HIMANIKA)
Kata Pengantar...........................................................................1
Tim Penyusun.............................................................................2
Daftar Isi....................................................................................3
Manual Prosedur.........................................................................4
Diagram Alir..............................................................................18
FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN
Instruksi Kerja
Peminjaman Koleksi Jurusan
NO. DOKUMEN NO. HALAMAN
Hal. 3
ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
01102 08006
REVISI
7
4
UNIT JAMINAN MUTU
TANGGAL
TERBIT
1 Sept 2014
DITETAPKAN OLEH
KETUA JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si.
1 Tujuan Penjelasan tentang prosedur peminjaman koleksi referensi, jurnal dan bahan-bahan bacaan lainnya di lingkungan Jurusan Ilmu Komunikasi agar proses penggunaannya diketahui oleh pihak-pihak yang terkait dan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
2 Referensi Buku Pedoman Pendidikan FISIP Universitas Brawijaya Malang Tahun akademik 2014/2015
3 Dokumen Tata tertib penggunaan koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi Kartu pengajuan peminjaman koleksi Buku daftar peminjaman koleksi
4 Pihak yang terkait Ketua Jurusan Petugas administrasi koleksi jurusan Dosen Mahasiswa
5 Prosedur G. Layanan Sirkulasi1. Membuat tata tertib penggunaan layanan koleksi
Jurusan Ilmu Komunikasi.2. Menyiapkan buku catatan sirkulasi koleksi Jurusan Ilmu
Komunikasi.3. Melayani peminjaman dan perpanjangan peminjaman
koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi.4. Membuat laporan sirkulasi koleksi yang dipinjam
secara berkala.5. Melakukan penagihan dan menerima pembayaran
denda buku.6. Membuat laporan pembayaran denda peminjaman
koleksi secara berkala.7. Melakukan penagihan terhadap koleksi yang terlambat
dikembalikan.
Hal. 4
H. Layanan Peminjaman Koleksi1. Terima daftar koleksi yang akan dipinjam atau diminta.2. Mencari daftar koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna
layanan.3. Meminta mahasiswa menyerahkan kartu tanda
mahasiswa sebagai jaminan peminjaman koleksi.4. Menuliskan koleksi yang akan dipinjam atau diminta
pada buku sirkulasi.5. Menyerahkan koleksi yang akan dipinjam atau diminta
oleh pengguna layanan.I. Layanan Pengembalian Koleksi
1. Terima koleksi yang dikembalikan.2. Memeriksa kesesuaian koleksi yang dikembalikan
dengan buku catatan sirkulasi.3. Menulis pengembalian koleksi pada buku catatan
sirkulasi.4. Mengembalikan Kartu Tanda Mahasiswa yang
meminjam koleksi.5. Menempatkan kembali koleksi yang dipinjam pada
tempat yang semula.J. Layanan Perpanjangan Peminjaman Koleksi
1. Memeriksa kesesuaian koleksi yang akan diperpanjang dengan buku catatan sirkulasi.
2. Menambahkan jangka peminjaman selama 7 hari dari tanggal pengembalian yang telah ditentukan.
3. Menulis perpanjangan peminjaman koleksi pada buku catatan sirkulasi.
4. Menyerahkan koleksi yang telah diperpanjang kepada pengguna layanan.
K. Penjatuhan Denda.1. Terima koleksi yang dikembalikan oleh pengguna
layanan.2. Memeriksa kesesuaian koleksi yang akan dikembalikan
dengan buku catatan sirkulasi.3. Hitung dan beritahu jumlah denda yang harus dibayar
pengguna layanan atas keterlambatan pengembalian koleksi.
4. Catat denda yang dibayarkan oleh pengguna layanan.5. Laporkan jumlah denda yang ada secara berkala
kepada pengelola Jurusan Ilmu Komunikasi.L. Penggantian Koleksi yang hilang.
1. Memeriksa kesesuaian koleksi yang hilang dengan buku catatan sirkulasi.
2. Menyarankan pengguna layanan untuk mengganti koleksi dengan koleksi yang sama.
3. Memeriksa kesesuaian koleksi pengganti dengan buku catatan sirkulasi.
4. Menerima koleksi pengganti dari pengguna layanan.5. Melakukan penomoran koleksi sesuai dengan koleksi
yang diganti.6. Mengembalikan Kartu Tanda Mahasiswa yang telah
mengganti koleksi yang hilang.M. Stock Opname Koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi.
1. Menyiapkan buku catatan sirkulasi dan buku inventaris koleksi.
2. Menyiapkan lokasi tempat stock opname koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi
3. Memeriksa keadaan koleksi.4. Memperbaiki koleksi yang dianggap rusak.5. Mengganti koleksi yang tidak layak digunakan.6. Mengembalikan koleksi ke tempatnya setelah
melakukan stock opname.
Hal. 5
7. Mencatat hasil stock opname pada buku inventaris koleksi.
Hal. 6