laporan praktek kerja lapangan management project - bab ii

7/31/2019 Laporan Praktek Kerja Lapangan Management Project - Bab II

1/10

BAB II

LANDASAN TEORI

III. 1 Manajemen Proyek Modern

Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang

berlangsung dalam jangka waktu yang terbatas, dengan alokasi sumber daya

tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah

digariskan dengan jelas. Tugas tersebut dapat berupa aktifitas yang berada dalam

kegiatan proyek, misalnya; membangun pabrik, membuat produk baru, atau

melakukan penelitian dan pengembangan dari suatu produk.

Sedangkan pengertian manejemen adalah Ilmu dan Seni perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian sumber daya

yang ada untuk mencapai tujuan yang ditetapkan terlebih dulu.

Berdasarkan dua pengertian diatas maka manajemen proyek dapat

didefinisikan yaitu kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan

mengendalikan sumber daya proyek atau perusahaan untuk mencapai sasaran

jangka pendek atau jangka panjang yang telah ditentukan.

Dari definisi diatas terlihat bahwa konsep manajemen proyek mengandung

hal-hal pokok sebagai berikut:

Mengunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu

merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber

daya perusahaan yang berupa manusia (tenaga kerja), dana dan material.

Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yangtelah digariskan secara spesifik. Hal ini memerlukan teknik dan

pengelolahan yang khusus, terutama aspek perencanaan dan pengendalian.

Memakai pendekatan sistem (system approach to management)

Mempunyai hirarki (arus kegiatan) horizontal di samping hirarki

vertikal.


2/10

Pada bagian sebelumnya, telah dijelaskan bahwa tiap-tiap proyek memiliki

tujuan khusus, misalnya rumah tinggal, apartemen, jembatan layang (fly over), atau

bendungan. Dapat pula berupa produk dari hasil kerja penelitian dan

pengembangan. Di dalam proses pencapaian tersebut telah ditentukan batasan yaitu

besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, dan jadwal serta mutu yang harus

dipenuhi. Ketiga batasan tersebut diatas disebut sebagai tiga kendala (triple

constraint). Ketiga kendala tersebut dijelaskan sebagai berikut:

1. Anggaran

Proyek harus diselesaikan dengan biaya-biaya yang tidak melebihi

anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah yang

besar jadwal yang bertahun-tahun, anggarannya bukan hanya ditentukan

untuk total proyek tetapi dipecah bagi komponen-komponennya, atau

perperiode tertentu (misalnya perkwartal) yang jumlahnya disesuaikan

dengan keperluan. Dengan demikian, penyelesaian bagian-bagian proyek

pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode.

2. Jadwal

Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang

telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya

tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan.

3. Mutu

Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria

yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut

berupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik

harus mampu beroperasi sesuai dengan rencana operasi pabrik yang akan

dijalankan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi, memenuhipersyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan atau

sering disebut sebagai fit for the intended use.

Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik. Artinya, jika ingin

meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka pada

umumnya harus diikuti dengan menaikan mutu, yang selanjutnya berakibat pada

naiknya biaya melebihi anggaran. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka


3/10

biasanya harus berkompromi dengan mutu atau jadwal. Dari segi teknis, ukuran

keberhasilan sebuah proyek dikaitkan dengan sejauh mana ketiga sasaran tersebut

dapat terpenuhi.

Konsep manajemen proyek modern memiliki suatu sistem yang

menggambarkan dan menjelaskan tahap-tahap perkembangan dalam kegiatan

proyek yang akan dikerjakan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yang

dominan dengan tujuan khusus atau spesifik. Sistematika dari tahap-tahap

pelaksanaan proyek menurut UNIDO (United Nation Industrial Development

Organization) terbagi atas :

A. Tahap Persiapan

Identifikasi gagasan atau analisa pendahuluan.

Pengembangan ide menjadi konsep-konsep alternatif.

Formulasi lingkungan proyek.

Evaluasi lanjutan dan kepetusan untuk investasi.

B. Tahap Implementasi

Penyiapan desain engineering terinci, jadwal induk, dan anggaran.

Pengadaan kontrak dan pembelian.

Pengerjaan pabrikasi, konstruksi, uji coba dan start-up.

Setelah proyek selesai kemudian dilanjutkan dengan operasi rutin dari instalasi

yang baru yang selesai dibangun.

II. 2 Fungsi Manajemen Proyek Dalam Pengelolahan Waktu

Manajemen Proyek merupakan suatu disiplin ilmu yang manajemen yang berfungsi

dalam pengaturan seluruh aspek yang terkait dalam kegiatan proyek mulai dari

perencanaan hingga evaluasi akhir dari proyek yang telah dikerjakan. Terdapat

berbagai macam disiplin ilmu dan profesi yang tercakup dalam kegiatan manajemen

proyek misalnya; arsitektur, manajemen, keuangan, dan lain-lain, membuat fungsi

dari sebuah manajemen proyek sangat penting untuk mencapai sasaran yang

diingikan.


4/10

Fungsi manajemen proyek klasik yang dikemukakan oleh H. Kerzer yaitu

berdasarkan fungsi dari perencanaan proyek, Mengorganisasikan, memimpin, dan

mengendalikan proyek. Sedangkan konsep dari fungsi manajemen proyek modern

yang merupakan penambahan dari fungsi manajemen proyek klasik, terdiri dari 8

fungsi yang terbagi atas; 4 fungsi dasar dan 4 fungsi intergrasi , yang dijelaskan

sebagai berikut;

A. Fungsi Dasar

Pengelolahan lingkup proyek

Pengelolahan waktu atau jadwal proyek

Pengelolahan biaya

Pengelolahan kualitas atau mutu akhir proyek

B. Fungsi Integrasi

Pengelolahan sumber daya (manusia, material, peralatan dan

perlengkapan)

Pengelolahan kontrak dan pembelian

Pengelolahan resiko

Pengelolahan komunukasi

Fungsi dasar dalam pengelolahan proyek berdasarkan waktu atau jadwal

merupakan salah satu sasaran utama dalam pelaksanan proyek. Keterlambatan akan

mengakibatkan bentuk kerugian. Misalnya, penambahan biaya, kehilangan

kesempatan produk memasuki pasar, dan lain-lain. Pengelolahan waktu meliputi

perencanaan, penyusunan, dan pengendalian jadwal. Salah satu teknik yang spesifik

untuk maksud tersebut adalah mengelola float atau slack pada jaringan kerja.

II. 3 Proses dan Sistematika Perencanaan Waktu Proyek

Sering dikatakan bahwa proses perencanaan lebih penting dari perencanaan

itu sediri, karena dalam proses perencanaan para pimpinan dan pelaksana proyek

dipaksa untuk aktif ikut berfikir dan bersuara mengenai kegiatan yang akan

dilaksanakan yang menjadi tanggung jawabnya. Pada saat itu melihat kedepan

untuk mengantisipasi persoalan yang mungkin timbul pada taraf implementasi dan


5/10

bagaimana mengatasinya. Menyusun perencanaan yang lengkap yang secara khusus

membahas dalam perencanaan waktu proyek minimal meliputi:

a. Menentukan tujuan

tujuan (goal) organisasi perusahaan dapat diartikan sebagai pedoman yang

memberikan arah gerak segala kegaitan yang hendah dilakukan.

b. Menentukan sasaran

Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai bila organisasi tersebut

ingin tercapai tujuannya. Dalam konteks tersebut, kegiatan proyek dapat

digolongkan sebagai kegiatan dengan sasaran yang telah ditentukan dalam

rangka mencapai tujuan perusahaan. Msalnya perusahaan ingin menetapkan

sasaran bahwa suatu proyek akan selesai selama 6 bulan, , maka sasaran

utama proyek berdasarkan ketepatan waktu akan berusaha menyelesaikan

proyek tersebut dalam waktu 6 bulan.

c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan

Mengkaji posisi dan stuasi awal teerhadap tujuan atau sasaran dimaksudkan

untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi organisasi pada saat

awal terhdap sasaran yang telah ada. Misalnya berapa besar sumber dana

yang tersedia, peralatan dan tenaga yang telah ada, dan lain-lain. Hanya

setelah mengetahui posisi pada saat awal terhadap jarak sasaran (time),

maka kiat dapat mulai mengindentifikasi kapan proyek ini tepatnya akan

selesai berdasarkan kondisi yang ada dan bagaimana kita dapat

mengantisipasi hambatan jika ternyata hambatan itu kelak akan

mengganggu jalannya kelancaran proyek yang akan dikerjakan.

Meskipun hal tersebut diatas merupakan hal yang sangat sulit untuk

diaplikasikan, namun antisipasi terhadap situasi di masa depan mengenaipersoalan, kesempatan maupun peluang merupakan hal yang perlu digali,

dikaji dan dipertimbangkan untuk memperoleh suatu perencanaan yang

realistis.

d. Memilih alternatif

Dalam memilih usaha meraih tujuan atau sasaran, tersedia berbagai pilihan

tindakan atau cara mencapainya. Umumnya ditempuh pilihan yang

menjanjikan cara yang paling efisien dan ekonomis dari segi biaya.


6/10

Misalnya dalam mempercepat sebuah aktifitas dalam pekerjaan proyek, jika

ingin berjalan dengan cepat maka diperlukan lembur. Maka diperlukan

analisa apakah alternatif diberlakukan jam lembur akan lebih ekonomis jika

dibandingkan dengan pekerjaan dengan jam kerja regular.

e. Menyusun rangkaian langkah mencapai tujuan

Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat

dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan. Batasan ini

maksudnya adalah alternatif-alternatif kegiatan yang diputuskan dalam

perencanaan agar kegiatan proyek dapat berjalan dengan lancar. Dari

langkah-langkah tersebut kemudian disusun menjadi sebuah urutan dan

rangkaian yang sistematis menuju sasaran dan tujuan.

II.4 Analisa Jaringan Kerja

II.4.A Langkah-langkah Membuat Analisa Jaringan Kerja

Dalam pengelolahan proyek, pihak pelaksana proyek selalu ingin mencari metode

yang dapat meningkatkan kulitas perencanaan dan pengendalian untuk menghadapi

jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek yang cendrung kian bertambah. Beberapa

metode digunakan untuk membuat perencanaan dan pengendalian waktu proyek,

misalnya bagan balok (bar chart) dan analisa jaringan kerja (network analysis).

Analisan jaringan kerja merupakan sebuah gambaran rangkaian aktifitas

pekerjaan mulai dari awal pekerjaan hingga akhir, yang digambarkan dengan saling

berkaitan antara satu aktifitas dengan aktifitas lainya. Ada beberapa langkah dalam

membuat suatu analisa jaringan kerja, yaitu mengikuti langkah sebagai berikut :1. Langkah Pertama

Mengkaji dan mengindetifikasi lingkup proyek, menguraikan dan

memecahkannya menjadi kegiatan-kegiatan atau kelompok kegiatan yang

merupakan komponen proyek.

2. Langkah Kedua


7/10

Menyusun kembali komponen-komponen tersebut pada langkah pertama,

menjadi mata rantai dengan urutan yang sesuai dengan logika

ketergantungan. Urutan ini dapat berbentuk seri atau pararel.

3. Langkah Ketiga

Memberikan perkiraaan kurun waktu bagi masing-masing kegiatan yang

dihasilkan dari penguraian lingkup proyek, seperti tersebut pada langkah

pertama. Perkiraan penyelesaian waktu proyek harus memperhatikan segala

kondisi yang akan terjadi dilapangan misalnya; ketersediaan sumber daya,

faktor alam / cuaca sekarang, kondisi ekonomi Negara dan lainnya.

4. Langkah Keempat

Mengidentifikasi jalur kritis (critical path) dan Float pada jaringan kerja.

Jalur kritis adalah jalur yang terdiri dari rangkaian kegiatan dalam lingkup

proyek yang bila terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara

keseluruhan. Kegiatan yang berada pada jalur kritis disebut kegiatan kritis.

Sedangkan float adalah tenggang waktu suatu kegiatan tertentu yang non

kritis dari proyek.

5. Langkah Kelima

Bila semua langkah-langkah diatas telah diselesaikan, dilanjutkan dengan

usaha meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumber daya,

yang meliputi; menentukan jadwal yang paling ekonomis dan

meminimalkan fluktuasi pemakaian sumber daya.

Dikarenakan tujuan dari penelitian praktek kerja lapangan ini adalah untuk

menentukan waktu penyelesaian proyek satu unit rumah tipe mawar berdasarkan

sisa pekerjaan, maka langkah kerja dalam laporan ini hanya terbatas sampai denganlangkah kerja ketiga.

II.4.B Menggambar Jaringan Kerja

Karena jaringan kerja dimaksudkan sebagai penyajian secara grafis suatu

perencanaan proyek, maka penampakan denahnya (layout) harus mencerminkan

maksud tersebut. Dalam arti yang jelas, singkat teratur dan sederhana. Karena hal


8/10

ini akan sangat membantu dalam memberikan kesan pertama yang baik, yaitu

bahwa pembuatan jaringan kerja telah memberikan perhatian penuh sampai kepada

masalah yang rinci. Berikut ini adalah hal yang sangat mendasar yang menjadi

pegangan dalam menggambarkan jaringan kerja ;

Lukiskan anah panah dengan garis penuh (tidak putus-putus) dari kiri ke

kanan, dan garis putus-putus untuk kegiatan dummy.

Dalam menggambarkan anak panah, usahakan adanya bagian yang

mendatar untuk tempat keterangan kegiatan dan kurun waktu.

Keterangan kegiatan dituliskan diatas anak panah, sedangkan kurun waktu

dibawahnya.

Hindarkan sejauh mungkin garis yang saling menyilang.

Kecuali untuk hal khusus, panjang anak panah tidak ada kaitanya dengan

lamanya kurun waktu.

Peristiwa atau kejadian dilukiskan sebagai lingkaran, dengan nomor yang

bersangkutan jika mungkin berada didalamnya.

Nomor peristiwa sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri.

Penjelasan mengenai peristiwa atau kejadian didalam lingkaran adalah

sebagai berikut ;

a. Keterangan titik peristiwa (node event)

Nomor Lingkaran

dari peristiwa atau kejadian

Saat Kejadian peristiwa

paling awal

(Earliest Event Time )

Saat Kejadian Peristiwa

Paling Akhir

(Lastest Even Time)

b. Hubungan antara kegiatan-kegiatan pada AOA (Activity On Arrow)

i jKegiatan

Kurun Waktu (D)

Peristiwa (Node / Event)

Terdahulu

Peristiwa (Node / Event)

Berikutnya


9/10

c. Hubungan antara kegiatan-kegiatan pada AON (Activity On Node)

Kegiatan A Kegaiatan BGaris

Penghubung

d. Kegiatan B dimulai setelah kegiatan A selesai

A B

e. Kegiatan B dan C dapat dimulai setelah kegiatan A selesai

A

B

C

F. kegiatan C dan D dapat mulai setelah kegiatan A dan B Selesai

A

B

C

D

g. Dummy

Dummy adalah kegiatan fiktif yang memperlihatkan adanya hubungan

ketergantungan antara dua peristiwa, misalnya kegiatan A dan B harus

selesai sebelum dimulainya kegiatan C. akan tetapi kegiatan D dapat

dilakukan setelah Kegiatan B selesai dan tidak bergantung dengan kegiatan

A, digambarkan sebagai berikut;

A C

B D

Dummy


10/10

laporan praktek kerja lapangan management project - bab ii

Documents