laporan pembangunan e-office · pengguna klik tombol tampilkan ( ) untuk menampilkan detail program...

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PENGADUAN PELAYANAN & INFORMASI HASIL PENELITIAN (SIGAP SIHATI) | 1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................................ 1

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................................................................ 2

1. FRONTEND ................................................................................................................................................................... 4

1.1. LOGIN .......................................................................................................................................................................... 4

1.2. DAFTAR AKUN ............................................................................................................................................................. 5

1.3. PENGATURAN PENGGUNA ........................................................................................................................................... 8

1.4. LOGOUT ..................................................................................................................................................................... 10

1.5. PENCARIAN INFORMASI LAYANAN .............................................................................................................................. 11

1.6. SEMUA TIKET ............................................................................................................................................................. 12

1.7. PENGETAHUAN .......................................................................................................................................................... 15

1.7.1. Permintaan Data / Informasi .................................................................................................... 16

1.7.2. Program Magang ................................................................................................................... 17

1.7.3. Umum ................................................................................................................................... 18

1.8. BUAT PENGADUAN ..................................................................................................................................................... 20

1.8.1. Pengguna Membuat Tiket Pengaduan ...................................................................................... 20

1.8.2. Login Admin ........................................................................................................................... 23

1.8.3. Admin Assign Tiket Ke Petugas ............................................................................................... 24

1.8.4. Login Petugas ........................................................................................................................ 28

1.8.5. Petugas Menindaklanjuti Pengaduan ....................................................................................... 29

1.9. PERMINTAAN LAYANAN .............................................................................................................................................. 33

1.9.1. Pengguna Membuat Permintaan Layanan ................................................................................ 33


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Halaman Utama Aplikasi ....................................................................................................................... 4

Gambar 2. Form Login .......................................................................................................................................... 4


Gambar 4. Form Register ...................................................................................................................................... 5


Gambar 6. Email Aktivasi Akun .............................................................................................................................. 6

Gambar 7. Link Aktivasi Akun ................................................................................................................................ 7


Gambar 9. Halaman Utama Aplikasi ....................................................................................................................... 8

Gambar 10. Halaman Utama Aplikasi ..................................................................................................................... 8

Gambar 11. Form Pengaturan Pengguna ................................................................................................................ 9

Gambar 12. Halaman Utama Aplikasi ..................................................................................................................... 9

Gambar 13. Halaman Utama Aplikasi ................................................................................................................... 10


Gambar 15. Pencarian Informasi Layanan ............................................................................................................ 11

Gambar 16. Daftar Informasi Layanan .................................................................................................................. 11

Gambar 17. Form Detail Informasi ........................................................................................................................ 12

Gambar 18. Pemilihan Menu Semua Tiket ............................................................................................................ 12

Gambar 19. Form Daftar Semua Tiket .................................................................................................................. 13

Gambar 20. Form Detail Tiket .............................................................................................................................. 13

Gambar 21. Pemilihan Menu Pengetahuan ........................................................................................................... 15

Gambar 22. Daftar Pengetahuan .......................................................................................................................... 15

Gambar 23. Pemilihan Kategori Permintaan Data / Informasi .................................................................................. 16

Gambar 24. Daftar Permintaan Data / Informasi .................................................................................................... 16

Gambar 25. Form Detail Permintaan Data / Informasi ............................................................................................ 17

Gambar 26. Pemilihan Kategori Program Magang ................................................................................................. 17

Gambar 27. Daftar Program Magang .................................................................................................................... 17

Gambar 28. Form Detail Program Magang ............................................................................................................ 18

Gambar 29. Pemilihan Kategori Umum ................................................................................................................. 18

Gambar 30. Daftar Artikel Umum ......................................................................................................................... 19

Gambar 31. Form Detail Artikel Umum ................................................................................................................. 19


Gambar 33. Form Buat Tiket Pengaduan .............................................................................................................. 20

Gambar 34. Form Buat Tiket Pengaduan .............................................................................................................. 21

Gambar 35. Informasi Tiket Berhasil Dibuat .......................................................................................................... 21

Gambar 36. Notifikasi Email “Tiket Berhasil Dibuat” ............................................................................................... 22

Gambar 37. Detail Notifikasi Email ....................................................................................................................... 22

Gambar 38. Form Login ...................................................................................................................................... 23

Gambar 39. Tampilan Dashboard Admin .............................................................................................................. 23

Gambar 40. Daftar Semua Tiket ........................................................................................................................... 24

Gambar 41. Daftar Semua Tiket ........................................................................................................................... 24

Gambar 42. Form Detail Tiket Pengaduan ............................................................................................................ 25

Gambar 43. Form Pop-Up Assign ke Petugas ....................................................................................................... 25


Gambar 44. Notifikasi Assign Tiket Berhasil .......................................................................................................... 25

Gambar 45. Form Balas Tiket .............................................................................................................................. 26

Gambar 46. Form Notifikasi Balasan Berhasil Terposting ....................................................................................... 26

Gambar 47. Notifikasi Email Balasan dari Admin ................................................................................................... 27

Gambar 48. Detail Balasan Pengaduan dari Admin ................................................................................................ 27

Gambar 49. Form Login ...................................................................................................................................... 28

Gambar 50. Tampilan Dashboard Petugas ............................................................................................................ 28

Gambar 51. Tampilan Dashboard Petugas ............................................................................................................ 29

Gambar 52. Detail Pengaduan ............................................................................................................................. 29

Gambar 53. Form Balas Tiket .............................................................................................................................. 30


Gambar 55. Merubah Status Pengaduan .............................................................................................................. 31


Gambar 57. Notifikasi Email Balasan dari Petugas ................................................................................................ 32

Gambar 58. Detail Pengaduan ............................................................................................................................. 32


Gambar 60. Form Buat Tiket Permintaan Layanan ................................................................................................ 33

Gambar 61. Form Buat Tiket Permintaan Layanan ................................................................................................ 34

Gambar 62. Informasi Tiket Berhasil Dibuat .......................................................................................................... 34

Gambar 63. Notifikasi Email “Tiket Berhasil Dibuat” ............................................................................................... 35

Gambar 64. Detail Notifikasi Email ....................................................................................................................... 35


1. FRONTEND

1.1. Login

Untuk memulai menggunakan fasilitas Sistem Informasi Pengaduan Pelayanan & Informasi Hasil Penelitian (Sigap

Sihati) pengguna ketikkan alamat / link aplikasi pada browser, kemudian akan tampil halaman utama aplikasi

seperti gambar dibawah ini :

Gambar 1. Halaman Utama Aplikasi

Pengguna klik tombol Login ( ) maka akan tampil Form Login seperti gambar di bawah ini :

Gambar 2. Form Login

Masukkan username dan password dengan benar kemudian klik tombol Login

Apabila pengguna belum memiliki Akun, maka bisa melakukan pendaftaran akun terlebih dahulu


1.2. Daftar Akun

Pengguna dapat melakukan pendaftaran akun terlebih dahulu apabila belum memiliki akun. Pada Form Login,

pengguna klik tombol Daftar ( ) seperti gambar dibawah ini :


Maka akan tampil Form Register / Daftar Pengguna seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4. Form Register

Pengguna melakukan pengisian data (Alamat Email, Nama Pengguna, Kata Sandi / Password Pengguna,

Nama Depan dan Nama Belakang Pengguna)

Kemudian klik tombol Daftar ( ) untuk melakukan registrasi pengguna

Apabila pengguna berhasil terdaftar maka akan tampil notifikasi “Anda telah berhasil mendaftarkan akun, Cek

email untuk melakukan aktivasi akun” seperti gambar di bawah ini :



Pengguna akan menerima email aktivasi akun seperti gambar di bawah ini :

Gambar 6. Email Aktivasi Akun


Pengguna klik link seperti gambar di bawah ini untuk melakukan aktivasi akun :

Gambar 7. Link Aktivasi Akun

Apabila aktivasi akun berhasil dilakukan, maka akan tampil Notifikasi Aktivasi berhasil seperti gambar di bawah

ini dan pengguna sudah bisa melakukan login

Dan tampilan akan otomatis ke Form Login seperti gambar di bawah ini :




Maka akan tampil halaman utama aplikasi seperti gambar dibawah ini :


1.3. Pengaturan Pengguna

Untuk melakukan pengaturan pengguna, klik pada Nama Pengguna kemudian klik Pengaturan ( )

seperti gambar dibawah ini :



Maka akan tampil Form Pengaturan Pengguna seperti gambar di bawah ini :

Gambar 11. Form Pengaturan Pengguna

Pengguna melakukan perubahan data Pengguna sesuai kebutuhan

Kemudian klik tombol Update Pengaturan ( ) untuk menyimpan perubahan data

pengguna

Perubahan data pengguna akan tersimpan pada database dan akan tampil Informasi Pengaturan Anda Telah

di Update seperti gambar di bawah ini :



1.4. Logout

Untuk keluar dari Sistem Informasi Pengaduan Pelayanan & Informasi Hasil Penelitian (Sigap Sihati), klik Nama

Pengguna kemudian klik tombol Logout seperti gambar dibawah ini :


Apabila proses logout berhasil, maka pengguna akan keluar dari aplikasi seperti gambar di bawah ini :


Pengguna klik tombol Login ( ) untuk kembali login ke Aplikasi Sigap Sihati


1.5. Pencarian Informasi Layanan

Untuk melakukan pencarian informasi layanan, pengguna ketikkan kata kunci dari informasi layanan yang akan

dicari kemudian klik tombol Cari ( ) seperti gambar di bawah ini :

Gambar 15. Pencarian Informasi Layanan

Maka akan tampil Informasi Layanan sesuai kata kunci pencarian seperti gambar di bawah ini :

Gambar 16. Daftar Informasi Layanan

Pengguna klik tombol Tampilkan ( ) untuk menampilkan Detail Informasi

Maka akan tampil Detail Informasi seperti gambar di bawah ini :


Gambar 17. Form Detail Informasi

Klik tombol Ya apabila artikel / informasi bermanfaat untuk pengguna

Klik tombol Tidak apabila artikel / informasi tidak bermanfaat untuk pengguna

1.6. Semua Tiket

Semua Tiket adalah menu yang disediakan untuk menampilkan Daftar Tiket Saya (data pengaduan yang dibuat

oleh pengguna) . Untuk mengakses menu klik pada sistem menu Semua Tiket ( ) seperti gambar di bawah ini :

Gambar 18. Pemilihan Menu Semua Tiket

Maka akan tampil Daftar Tiket Saya seperti gambar di bawah ini :


Gambar 19. Form Daftar Semua Tiket

Pengguna klik tombol Tampilkan ( ) untuk menampilkan Detail Tiket, maka akan tampil Detail Tiket

seperti gambar di bawah ini :

Gambar 20. Form Detail Tiket

Pengguna dapat memberikan rating / penilaian terhadap tiket tersebut

Apabila tiket telah ditutup / status tiket : closed maka pengguna tidak dapat membalas tiket tersebut


1.7. Pengetahuan

Pengetahuan adalah menu yang disediakan untuk menampilkan artikel pengetahuan. Untuk mengakses menu ini

klik pada sistem menu Pengetahuan ( ) seperti gambar di bawah ini :

Gambar 21. Pemilihan Menu Pengetahuan

Maka akan tampil Daftar Pengetahuan seperti gambar di bawah ini :

Gambar 22. Daftar Pengetahuan

Pada Daftar Pengetahuan terdapat 3 kategori, yaitu Permintaan Data / Informasi, Program Magang, dan

Umum


1.7.1. Permintaan Data / Informasi

Permintaan Data / Informasi adalah menu yang disediakan untuk menampilkan artikel dengan kategori

Permintaan Data / Informasi . Untuk mengakses menu ini pilih pada Daftar Pengetahuan Permintaan Data

/ Informasi seperti gambar di bawah ini :

Gambar 23. Pemilihan Kategori Permintaan Data / Informasi

Maka akan tampil Daftar Permintaan Data / Informasi seperti gambar di bawah ini :

Gambar 24. Daftar Permintaan Data / Informasi

Pengguna klik tombol Tampilkan ( ) untuk menampilkan Detail Permintaan Data / Informasi, maka

akan tampil Form Detail Permintaan Data / Informasi seperti gambar di bawah ini :


Gambar 25. Form Detail Permintaan Data / Informasi

1.7.2. Program Magang

Program Magang adalah menu yang disediakan untuk menampilkan artikel dengan kategori Program Magang.

Untuk mengakses menu ini pilih pada Daftar Pengetahuan Program Magang seperti gambar di bawah ini :

Gambar 26. Pemilihan Kategori Program Magang

Maka akan tampil Daftar Program Magang seperti gambar di bawah ini :

Gambar 27. Daftar Program Magang


Pengguna klik tombol Tampilkan ( ) untuk menampilkan Detail Program Magang, maka akan

tampil Form Detail Program Magang seperti gambar di bawah ini :

Gambar 28. Form Detail Program Magang

1.7.3. Umum

Umum adalah menu yang disediakan untuk menampilkan artikel dengan kategori Umum. Untuk mengakses

menu ini pilih pada Daftar Pengetahuan Umum seperti gambar di bawah ini :

Gambar 29. Pemilihan Kategori Umum

Maka akan tampil Daftar Artikel Umum seperti gambar di bawah ini :


Gambar 30. Daftar Artikel Umum

Pengguna klik tombol Tampilkan ( ) untuk menampilkan Detail Artikel Umum, maka akan tampil

Form Detail Artikel Umum seperti gambar di bawah ini :

Gambar 31. Form Detail Artikel Umum


1.8. Buat Pengaduan

1.8.1. Pengguna Membuat Tiket Pengaduan

Buat Pengaduan adalah menu yang disediakan untuk pengguna mengajukan / membuat pengaduan. Untuk

mengakses menu ini pilih pada sistem menu Buat Pengaduan ( ) seperti gambar di bawah ini :


Maka akan tampil Form Buat Tiket Pengaduan seperti gambar di bawah ini :

Gambar 33. Form Buat Tiket Pengaduan

Pengguna melakukan pengisian Judul Tiket

Pada kolom Jenis Tiket akan otomatis terisi : Pengaduan

Pengguna melakukan pemilihan Kategori Tiket : klik tombol Panah Kebawah ( ) maka akan tampil Daftar

Kategori Tiket Pengaduan seperti gambar di atas


Gambar 34. Form Buat Tiket Pengaduan

Pengguna melakukan pengisian isi pengaduan

Pengguna klik tombol Choose File ( ) kemudian pilih file yang akan dilampirkan

Pengguna klik tombol Tambahkan File Lainnya ( ) untuk menambahkan file

lampiran

Setelah selesai melakukan pengisian Tiket baru, klik tombol Buat Tiket ( ) untuk menyimpan tiket

baru

Tiket baru akan tersimpan dan terkirim ke Admin Tiket Pengaduan untuk ditindak lanjuti

Maka akan tampil “Informasi Tiket Berhasil Dibuat” dan Detail Tiket seperti gambar di bawah ini :

Gambar 35. Informasi Tiket Berhasil Dibuat


Apabila Tiket berhasil dibuat, pengguna akan menerima notifikasi email seperti gambar di bawah ini :

Gambar 36. Notifikasi Email “Tiket Berhasil Dibuat”

Klik email untuk menampilkan Detail Notifikasi Email, maka akan tampil Detail Notifikasi Email seperti gambar

di bawah ini :

Gambar 37. Detail Notifikasi Email

Admin Tiket Pengaduan akan menindak lanjuti tiket yang sudah diajukan oleh Pengguna

Admin akan melakukan assign tiket kepada Petugas


1.8.2. Login Admin

Admin melakukan assign tiket yang sudah dibuat oleh pengguna ke Petugas.

Assign tiket dilakukan apabila pada kategori, petugas belum ditetapkan.

Apabila pada kategori petugas sudah ditetapkan, maka dapat di tindaklanjuti langsung oleh petugas

yang bersangkutan.

Admin login terlebih dahulu seperti gambar dibawah ini :



Apabila proses login berhasil, maka akan tampil Form Dashboard Sistem Informasi Pengaduan Pelayanan &

Informasi Hasil Penelitian (Sigap Sihati) untuk admin (tampilan backend) seperti gambar di bawah ini :

Gambar 39. Tampilan Dashboard Admin


1.8.3. Admin Assign Tiket Ke Petugas

Untuk melakukan Assign Tiket, admin pilih pada sistem menu Tiket Semua Tiket maka akan tampil Daftar

Semua Tiket seperti gambar di bawah ini :

Gambar 40. Daftar Semua Tiket

Pada Daftar Semua Tiket klik tombol Tampilkan ( ) pada Tiket yang akan di assign seperti gambar di

bawah ini :

Gambar 41. Daftar Semua Tiket


Maka akan tampil Form Detail Tiket Pengaduan seperti gambar di bawah ini :

Gambar 42. Form Detail Tiket Pengaduan

Klik tombol Assign untuk mengirimkan tiket ke petugas, kemudian akan tampil Form Pop-Up Assign ke

Petugas seperti gambar di bawah ini :

Gambar 43. Form Pop-Up Assign ke Petugas

Klik tombol Tutup ( ) untuk membatalkan proses assign tiket ke Petugas

Klik tombol Assign ke Petugas ( ) untuk melanjutkan proses assign tiket ke Petugas

Apabila Assign Tiket berhasil, maka akan tampil Notifikasi “Pengguna ditugaskan ke tiket” seperti gambar di

bawah ini :

Gambar 44. Notifikasi Assign Tiket Berhasil


Pengaduan akan di proses oleh Petugas

Admin dapat membalas pengaduan yang dibuat oleh pengguna, ketikkan balasan pengaduan pada kolom

Balas Tiket seperti gambar di bawah ini :

Gambar 45. Form Balas Tiket

Admin klik tombol Choose File ( ) apabila akan menambahkan Lampiran File

Tombol Tambahkan File Lainnya ( ) untuk menambahkan lampiran

Admin klik tombol Balas ( ) untuk mengirim balasan tiket

Maka akan tampil Notifikasi “Balasan Anda Telah diPosting” seperti gambar di bawah ini :

Gambar 46. Form Notifikasi Balasan Berhasil Terposting


Pengguna / Pembuat Tiket Pengaduan akan menerima notifikasi email yang berisi balasan dari Admin Tiket


Gambar 47. Notifikasi Email Balasan dari Admin

Pengguna klik Email dari Admin untuk menampilkan Detail Balasan Pengaduan dari Admin, maka akan tampil

Detai Balasan Admin seperti gambar di bawah ini :

Gambar 48. Detail Balasan Pengaduan dari Admin


1.8.4. Login Petugas

Petugas memproses / menindaklanjuti Tiket Pengaduan

Petugas melakukan login terlebih dahulu seperti gambar dibawah ini :



Apabila proses login berhasil, maka akan tampil Form Dashboard Sistem Informasi Pengaduan Pelayanan &

Informasi Hasil Penelitian (Sigap Sihati) untuk petugas seperti gambar di bawah ini :

Gambar 50. Tampilan Dashboard Petugas


1.8.5. Petugas Menindaklanjuti Pengaduan

Petugas akan menerima pengaduan dari pembuat tiket untuk diproses / ditindaklanjuti, pada halaman Dashboard,

klik tombol Pemberitahuan ( ) untuk menampilkan Pengaduan baru yang akan ditindaklanjuti seperti gambar di

bawah ini :

Gambar 51. Tampilan Dashboard Petugas

Atau, petugas pilih pada sistem menu Tiket Semua Tiket maka akan tampil Daftar Pengaduan, kemudian

pilih data Pengaduan yang akan ditampilkan, maka akan tampil Daftar Detail Pengaduan seperti gambar di

bawah ini :

Gambar 52. Detail Pengaduan


Apabila Petugas sudah selesai memproses pengaduan, maka petugas dapat membalas pesan dan

mengubah status tiket menjadi closed

Petugas ketikkan balasan pengaduan pada kolom Balas Tiket seperti gambar di bawah ini :

Gambar 53. Form Balas Tiket

Petugas klik tombol Choose File ( ) apabila akan menambahkan Lampiran File

Tombol Tambahkan File Lainnya ( ) untuk menambahkan lampiran

Petugas klik tombol Balas ( ) untuk mengirim balasan tiket

Maka akan tampil Notifikasi “Balasan Anda Telah diPosting” seperti gambar di bawah ini :



Petugas menutup pengaduan / merubah status pengaduan menjadi “closed”, klikt tombol In Progress,

kemudian pilih Closed, seperti gambar di bawah ini :

Gambar 55. Merubah Status Pengaduan

Status Pengaduan akan berubah menjadi Closed seperti gambar di bawah ini :


Pengguna / Pembuat Tiket Pengaduan akan menerima notifikasi email yang berisi balasan dari Petugas



Gambar 57. Notifikasi Email Balasan dari Petugas

Pada User Pembuat Pengaduan akan tampil balasan tiket dari Admin dan Petugas, dan status Pengaduan

akan berubah menjadi Closed seperti gambar di bawah ini :

Gambar 58. Detail Pengaduan

Pengaduan dengan status Close tidak dapat dibalas kembali


1.9. Permintaan Layanan

1.9.1. Pengguna Membuat Permintaan Layanan

Permintaan Layanan adalah menu yang disediakan untuk pengguna mengajukan permintaan layanan. Untuk

mengakses menu ini pilih pada sistem menu Permintaan Layanan ( ) seperti gambar di bawah ini :


Maka akan tampil Form Buat Tiket Permintaan Layanan seperti gambar di bawah ini :

Gambar 60. Form Buat Tiket Permintaan Layanan

Pengguna melakukan pengisian Judul Tiket

Pada kolom Jenis Tiket akan otomatis terisi : Permintaan Layanan

Pengguna melakukan pemilihan Kategori Tiket : klik tombol Panah Kebawah ( ) maka akan tampil Daftar

Kategori Tiket Pengaduan seperti gambar di atas


Gambar 61. Form Buat Tiket Permintaan Layanan

Pengguna melakukan pengisian permintaan layanan

Pengguna klik tombol Choose File ( ) kemudian pilih file yang akan dilampirkan

Pengguna klik tombol Tambahkan File Lainnya ( ) untuk menambahkan file

lampiran

Setelah selesai melakukan pengisian Tiket baru, klik tombol Buat Tiket ( ) untuk menyimpan tiket

baru

Tiket baru akan tersimpan dan terkirim ke Admin Tiket untuk ditindak lanjuti

Maka akan tampil “Informasi Tiket Berhasil Dibuat” dan Detail Tiket seperti gambar di bawah ini :

Gambar 62. Informasi Tiket Berhasil Dibuat


Apabila Tiket berhasil dibuat, pengguna akan menerima notifikasi email seperti gambar di bawah ini :

Gambar 63. Notifikasi Email “Tiket Berhasil Dibuat”

Klik email untuk menampilkan Detail Notifikasi Email, maka akan tampil Detail Notifikasi Email seperti gambar

di bawah ini :

Gambar 64. Detail Notifikasi Email

Admin Tiket Permintaan Layanan akan menindak lanjuti tiket yang sudah diajukan oleh Pengguna

Admin akan melakukan assign tiket kepada Petugas

laporan pembangunan e-office · pengguna klik tombol tampilkan ( ) untuk menampilkan detail program...

Documents