LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

PERIODE AGUSTUS 2015

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Audit mutu internal (AMI) merupakan salah satu persyaratan yang harus

dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang

dilakukan oleh institusi itu sendiri. Audit internal ini dimaksudkan untuk

meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen

mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan

sasaran mutu Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual

Mutu. Pimpinan perguruan tinggi (Ketua STIKES) hendaknya memastikan

penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk

mengakses kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu (SMM).

Proses Audit Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen

mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan

oleh STIKES ‘Aisyiyah dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Internal dengan

menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan

klausul-klausul ISO 900:2000 yang ada telah dipenuhi, karena audit internal

menilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2008 Perguruan

Tinggi.

Audit internal ini, penting dan wajib dilakukan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta

yang mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008, untuk memastikan

dilakukannya tindakan perbaikan sesuai hasil temuan audit internal yang telah

dilakukan. Tanggapan pimpinan Perguruan Tinggi terhadap hasil temuan ini

diwujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Disinilah semua

hasil temuan Audit Internal akan ditanggapi dan ditindaklanjuti.

B. TUJUAN

Audit mutu internal merupakan bagian penting dari proses penjaminan mutu

sebuah perguruan tinggi. STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta sudah melakukan audit

internal secara rutin dengan tujuan sebagai berikut :

1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu

dengan standar yang telah ditentukan yaitu borang akreditasi BAN PT dan

klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007.

2. Memeriksa kesesuaian pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan.

3. Melakukan audit agar auditee memperbaiki sistem mutu yang memenuhi

syarat-syarat dan peraturan/perundangan.

C. INSTRUMEN AUDIT

Instrumen audit yang digunakan dalam Audit Mutu Internal STIKES ‘Aisyiyah

Yogyakarta mengacu pada Standart Borang Akreditasi dari BAN PT dan

Persyaratan klausul ISO 9001 : 2008 dan IWA 2 : 2007.

D. KETIDAKSESUAIAN APABILA DITEMUKAN

1. Tidak terdapat elemen sistem

2. Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem

mutu

3. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten

4. Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada

ketidakpuasan pelanggan

5. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit

internal secara berturut turut

6. Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu

klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007 atau Borang Akreditasi BAN PT

7. Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu

prosedur organisasi

8. Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada

saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.

E. PELAKSANAAN AMI

AMI dilakukan oleh Auditor internal STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta yang

terdiri dari 19 orang auditor di bawah koordinasi Badan Penjaminan Mutu dan

Pengembangan (BPMP). AMI periode Agustus 2015 dilakukan di semua unit

yang ada di STIKES yang terdiri dari : Pimpinan, BPMP, Prodi Ilmu

Keperawatan, Prodi S1 Fisioterapi, Prodi D3 Kebidanan, Prodi D4 Bidan

Pendidik, Bagian Administrasi Akademik, Perpustakaan, Biro Sumber Daya,

Bagian Laboratorium, Perpustakaan, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian

Kemahasiswaan dan Pemberdayaan Alumni, Bagian Kajian Islam dan

Perkaderan, BP3M, Bagian Kerjasama Internasional dan Humas, Pusat

Pengembangan Bahasa dan BPTI. Audit terjadwal dilaksanakan pada tanggal

15 Agustus – 16 September 2015 dengan ruang lingkup dan jadwal terlampir.

Tema AMI Periode Agustus 2015 adalah : Audit Mutu Internal 2015 untuk

mencapai hasil terbaik akreditasi Program Studi.

F. HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

AMI dilaksanakan dengan lancar dengan hasil sebagai berikut :

Hasil temuan audit unit dalam AMI periode ini adalah sebagai berikut :

Tabel 2 Temuan hasil Audit Unit Periode Agustus Tahun 2015

Temuan audit dapat bersifat umum dan khusus. Umum berarti temuan

tersebut muncul di lebih dari satu unit, khusus berarti temuan hanya muncul

di sebuah unit saja. Berikut ini adalah temuan umum yang muncul dalam

audit periode Januari 2015 :

Tabel 3 Temuan Umum Program Studi

Dari hasil Audit di semua Prodi, pada Audit bulan Agustus Tahun 2015,

ditemukan sebanyak 23 temuan umum yang tidak sesuai dengan standar yang telah

ditentukan.

Selain temuan umum yang terdapat di Prodi, ditemukan pula temuan umum

yang terdapat di unit kerja suporting. Temuan umum pada unit kerja supporting

adalah sebagai berikut :

Tabel 4 Temuan Umum Unit Kerja (Non Prodi)

Berdasarkan hasil audit yang tercantum dalam tabel 4 Temuan umum unit

kerja non Prodi pada audit bulan Agustus 2015 ini terdapat 10 temuan.

G. ANALISA HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

Berdasarkan hasil Audit Mutu Internal periode Agustus 2015,

didapatkan bahwa jumlah temuan umum yang terdapat di Prodi lebih banyak

dibandingkan dengan temuan umum Prodi pada AMI periode sebelumnya.

Pada AMI periode ini jumlah temuan umum Prodi meningkat menjadi 23.

Temuan umum unit kerja non Prodi juga meningkat jumlahnya, pada AMI

periode Januari 2015 jumlah temuan umum unit kerja non Prodi sebanyak 10

temuan. Pada AMI periode sebelumnya terdapat 8 temuan.

Salah satu yang menjadi penyebab jumlah temuan meningkat adalah

karena pada AMI periode Agustus 2015 standar yang diukur pencapaiannya

lebih baik dari sebelumnya. Pada AMI periode Januari standar yang diukur

hanya berfokus pada standart yang berhubungan dengan pengajaran,

sedangkan pada AMI Agustus semua standar yang ada diukur pencapaiannya.

H. RENCANA TINDAK LANJUT

1. Perlu dilakukan monitoring dalam melakukan tindak lanjut temuan AMI.

2. Perlu dicarikan pemecahan masalah dalam RTM terkait dengan temuan

yang sifatnya umum tersebut.

3. Rencana tindak lanjut untuk pemecahan masalah melalui RTM adalah

sebagai berikut :