LAPORAN AKHIR

PENELITIAN DOSEN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASRAMA

PADA YAYASAN CITRA BINA INSAN MANDIRI

PENELITI

Gerlan Apriandy Manu, ST, MKom (0824048602)

SEKOLAH TINGGI ILMU PENDIDIKAN DAN KEGURUAN

STKIP CITRA BINA NUSANTARA KUPANG

2016

ii

PRAKARTA

Laporan Penelitian ini dilaksanakan pada STKIP Citra Bina Nusantara dengan mengambil lokasi di

Kota Kupang. Pada kesempatan ini dibuat laporan hasil penelitian yang berjudul Perancangan Sistem

Informasi Manajemen Asrama Pada Yayasan Citra Bina Insan Mandiri. Penelitian ini merupakan

penelitian yang dibiayai oleh Yayasan Citra Bina Insan Mandiri tahun 2016.

Hasil dari penelitian ini dilakukan sebuah sistem berguna untuk kelancaran pelaksanaan

kegiatan pengelolaan arsip pada kegiatan ketalaksanaan tahun anggaran 2016. Pada kesempatan

ini, peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu

terwujudnya penelitian ini :

1. Yayasan Citra Bina Insan Mandiri yang telah memberikan bantuan dana kepada peneliti

untuk melaksanakan penelitian ini.

2. Bapak I Gede Arya Wiguna, selaku Ketua LP3M STKIP Citra Bina Nusantara atas

dukungan yang diberikan

3. Berbagai pihak yang telah membantu terlaksananya penelitian ini.

Penelitian ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran sangat

diharapkan dan semoga laporan ini dapat memberikan manfaat yang baik.

Kupang,3 Mei 2016

Peneliti

iii

DAFTAR ISI

PRAKARTA ...................................................................................................................................................... ii

DAFTAR ISI .................................................................................................................................................... iii

RINGKASAN .....................................................................................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................................................1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah .......................................................................................................................................1

1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................................................................2

1.4 Manfaat ........................................................................................................................................................2

1.5 Batasan Masalah .........................................................................................................................................2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................................................................3

2.1.Sistem Informasi ..........................................................................................................................................3

2.2 Basis Data ....................................................................................................................................................4

2.3 Data Flow Diagram .....................................................................................................................................4

2.4 Konsep Arsip Digital ..................................................................................................................................10

BAB III METODE PENELITIAN ..................................................................................................................12

3.1. Waktu dan Tempat Penelitian ..................................................................................................................12

3.2 Tahapan Penelitian ....................................................................................................................................12

BAB IV PEMBAHASAN ...............................................................................................................................13

4.1 Arsitektur jaringan ....................................................................................................................................13

4.2 Data Flow Diagaram (DFD) .....................................................................................................................14

4.3 Diagram Konteks .......................................................................................................................................14

4.4 Diagram Level 0 .........................................................................................................................................15

iv

4.5 Diagram Level 1 .........................................................................................................................................15

4.5 Struktur Database ......................................................................................................................................18

4.6 Implementasi Penggunaan Sistem ...........................................................................................................19

BAB V PENUTUP ...........................................................................................................................................24

5.1 Kesimpulan ................................................................................................................................................24

5.2 Saran ..........................................................................................................................................................24

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................................................25

v

RINGKASAN

Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang mengolah data

menjadi informasi yang berguna bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang serupa. Yayasan

Citra Bina Insan Mandiri (CBIM) memiliki sebuah asrama putri yang dihuni oleh mahasiswa dari STIKES

CHMK dan STKIP CBN. Kedua Sekolah Tinggi ini berada di bawah naungan Yayasan CBIM. Dengan

daya tampung asrama yang cukup besar sebanyak 200-250 orang, maka dalam pengelolaan asrama

Yayasan CBIM memerlukan manajemen asrama yang baik. Saat ini pencatatan pembayaran Uang Asrama

oleh penghuni Asrama/mahasiswa ditulis atau dicatat di sebuah buku jurnal umum oleh manajer asrama

kemudian diserahkan ke bendahara setiap Sekolah Tinggi (STIKES CHMK & STKIP CBN) pada setiap

akhir semester. Dengan pencatat yang bersifat manual seperti ini menyebabkan terdapat beberapa masalah

seperti adanya Penghuni Asrama/mahasiswa yang tidak membayar uang Asrama selama berbulan-bulan.

Juga terdapat beberapa masalah lainnya seperti tidak terdata dengan baik jumlah mahasiswa yang tinggal

di Asrama dan juga tidak terkontrol pembayaran Uang Asrama oleh Orang Tua Penghuni

Asrama/Mahasiswa. Oleh karena itu maka Yayasan CBIM memerlukan suatu Sistem Informasi

Manajemen Asrama untuk dapat membantu Yayasan dan juga manajer Asrama dalam mengelola Asrama

CBIM ini. Maka peneliti membuat rancangan desain Sistem Informasi Manajemen Asrama CBIM,

merancang basis data (database), merancang arsitektur jaringan dan juga membuat Sistem Informasi

Manajemen Asrama CBIM dengan Bahasa Pemrogram PHP yang akan dibahas dalam laporan penelitian

ini.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Sistem Informasi Manajemen, Manajemen Asrama

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS)

didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para

pengguna yang memiliki kebutuhan informasi yang serupa. Informasi yang disediakan oleh SIM

memberikan pandangan pada suatu perusahaan atau organisasi tentang apa yang terjadi di masa lalu,

apa yang sedang terjadi, dan apa yang kemungkinan akan terjadi di masa depan. Informasi yang cepat

dan akurat yang disediakan oleh SIM ini memberikan manfaat bagi manajemen suatu perusahaan atau

organisasi.

Yayasan Citra Bina Insan Mandiri (CBIM) memiliki dua Sekolah Tinggi yaitu Sekolah Tinggi

Kesehatan (STIKES CHMK) dan Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP CBN).

Yayasan CBIM ini juga memiliki Asrama yang dapat menampung 200 mahasiswa putri (mahasiswi).

Dengan daya tampung yang cukup besar ini, Yayasan memerlukan manajemen asrama yang baik. Saat

ini pencatatan pembayaran Uang Asrama oleh penghuni Asrama/mahasiswa ditulis atau dicatat di

sebuah buku jurnal umum oleh manajer asrama kemudian diserahkan ke bendahara setiap Sekolah

Tinggi (STIKES CHMK & STKIP CBN) pada setiap akhir semester. Dengan pencatat yang bersifat

manual seperti ini menyebabkan terdapat beberapa masalah seperti adanya Penghuni

Asrama/mahasiswa yang tidak membayar uang Asrama selama berbulan-bulan. Juga terdapat beberapa

masalah lainnya seperti tidak terdata dengan baik jumlah mahasiswa yang tinggal di Asrama dan juga

tidak terkontrol pembayaran Uang Asrama oleh Orang Tua Penghuni Asrama/Mahasiswa.

Oleh karena itu maka Yayasan CBIM memerlukan suatu Sistem Informasi Manajemen

Asrama untuk dapat membantu Yayasan dan juga manajer Asrama dalam mengelola Asrama CBIM

ini. Maka peneliti membuat rancangan desain Sistem Informasi Manajemen Asrama CBIM,

merancang basis data (database), merancang arsitektur jaringan dan membuat Sistem Informasi

Manajemen Asrama CBIM dengan Bahasa Pemrogram PHP yang akan dibahas dalam penelitian ini.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan dari uraian latar belakang diatas maka dapat dirumuskan masalah yaitu :

1. Bagaimana Metode Perancangan Sistem yang digunakan dalam Perancangan Sistem Informasi

2

Manajemen Asrama?

2. Bagaimana Arsitektur Sistem Sistem Informasi Manajemen Asrama?

3. Bagaiamana Diagram Alir Data / Data Flow Diagram Sistem Informasi Manajemen Asrama?

4. Bagaimana Struktur Tabel dan Relationship Diagram Sistem Informasi Manajemen Asrama?

5. Bagaimana Implementasi penggunaan Sistem Informasi Manajemen Asrama?

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui Metode Perancangan Sistem yang digunakan dalam Perancangan Sistem

Informasi Manajemen Asrama?

2. Untuk menghasilkan Arsitektur Sistem Sistem Informasi Manajemen Asrama?

3. Untuk menghasilkan Diagram Alir Data / Data Flow Diagram Sistem Informasi Manajemen

Asrama?

4. Untuk menghasilkan Struktur Tabel dan Relationship Diagram Sistem Informasi Manajemen

Asrama?

5. Untuk mengetahui Implementasi penggunaan Sistem Informasi Manajemen Asrama?

1.4 Manfaat

Manfaat dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan suatu Sistem Informasi Manajemen Asrama

yang disebut SIMA yang dapat digunakan oleh Manajer Asrama dan Pihak Yayasan.

1.5 Batasan Masalah

Batasan masalah dari penelitian ini yaitu penelitian ini menghasilkan sebuah sistem yang dibuat dan

dirancangan dengan menggunakan Bahasa Pemrograman PHP dan MySQL sebagai Databasenya. Data

yang digunakan dalam pembuatan Sistem adalah Data yang diperoleh dari Asrama Yayasan Citra Bina

Insan Mandiri. Sistem dibuatkan khusus untuk Yayasan Citra Bina Insan Mandiri sehingga alur proses

penggunaan sistem disesuaikan dengan kebutuhan dari Yayasan.

3

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi

Menurut Widya Silfianti, pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keselurihan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu

dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sedangkan definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah

elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan organisasi.

Scott (1996) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan, pengolahan, serta keluaran

seperti diperlihatkan pada Gambar 1. Menurut Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain

Sistem Informasi menjelaskan bahwa: “Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran

tertentu” (Jogiyanto. 2005).

Gambar 1. Blok Diagram Sistem

Menurut Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, mendefinisikan

informasi sebagai berikut: “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya.” (Jogiyanto. 2005). Karakteristik informasi menurut Jogiyanto dalam bukunya

yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi (Jogiyanto. 2005) adalah sebagai berikut:

a. Relevan

b. Tepat Waktu

c. Akurat

Berdasarkan pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan pengolahan data

melalui sebuah proses hingga menjadi data yang lebih berguna, yaitu relevan, tepat waktu, serta akurat.

T.Cornford dan M.Shaikh (2013) mengatakan sistem informasi menggunakan TIK (Teknologi Informasi

dan Komunikasi) diterapkan untuk memperbaiki cara organisasi beroperasi dan untuk membantu meringankan

pekerjaan. Hal tersebut dicapai dengan mengumpulkan, menyimpan, serta memproses dan berbagi data dan

informasi. Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa studi tentang sistem informasi memerlukan empat tujuan

Input Output Proses

4

yang berbeda tetapi saling berkaitan, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Teknologi digital berbasis komputer, digunakan untuk menangani informasi

b. Pengguna menjadi bagian dari sistem informasi

c. Menyelesaikan tugas-tugas yang diharapkan untuk kebutuhan dan persyaratan tertentu

d. Membangun sistem

2.2 Basis Data

Sistem basis data merupakan sistem penyusunan data yang saling terpadu, yang memiliki komponen-

komponen sebagai berikut (Jogiyanto. 2005):

a. Basis data adalah kumpulan-kumpuln berkas yang saling terkait atau berelasi untuk

menghasilkan suatu informasi.

b. Perangkat lunak adalah perangkat yang digunakan dalam suatu sistem basis data. Misalnya:

SQL, Microsoft Access, dan lain-lain.

c. Perangkat keras: merupakan perangkat keras yang digunakan dalam sistem basis data yaitu

CPU (Central Processing Unit), unit penyimpan, keyboerd, monitor, dan printer.

d. Manusia, merupakan elemen penting pada sistem basis data yang terdiri dari system engineer,

administrasi basis data, pemrogram.

2.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional

sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu

sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga

dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi

(Jogiyanto. 2005).

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-

fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi

oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya

pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep

dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah

dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

5

1. Komponen-Komponen DFD

Gambar 2.1 DFD versi Yourdan dan Versi C.Gane & T. Sarson

DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara

komponen-komponen tersebut, asal, tujuan dan penyimpangan dari data tersebut. Gambar diatas

menunjukkan simbol yang digunakan dalam DFD baik dalam versi E. Yourdan dan Versi C.Gane dan

Trish Sarson.

2. Aliran Data / Data Flow

Aliran data/arus data atau data flow di DFD diberi simbol panah. Aliran data ini mengalir

antara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (eksternal entity). Aliran data ini

menunjukkan aliran data yang dapat berupa masukan untuk proses atau simpanan data dan berupa

keluaran atau hasil dari suatu proses yang dapat berbentuk sebagai berikut :

- Formulir atau dokumen yang akan diproses

- Laporan yang dihasilkan dari suatu proses

- Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh suatu proses

- Parameter suatu proses

- Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu simpanan data/file

- Hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lainnya

6

Aliran data diberikan nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari aliran data dituliskan

dekat (diatas/ dibawah/ disamping) garis panahnya.

Gambar 2.2 Aliran Data

3. Proses

Suatu Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh komputer untuk Physical Data Flow

Diagaram. Proses juga dilakukan oleh orang atau peralatan-peralatan lain dari hasil suatu aliran data

yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan aliran data yang keluar dari proses. Suatu proses dapat

ditunjukkan dengan simbol lingkaran (Yourdan) atau dengan simbol empat persegi panjang tegak

dengan sudut-sudutnya tumpul (Gane dan Sarson)

Gambar 2.3 Simbol Proses menurut Yourdan dan Gane & Sarson

Setiap simbol proses harus diberi penjelasan yang lengkap dengan ketentuan seperti berikut

ini :

1. Identifikasi proses. Identitifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor

acuan dari proses, ditulis pada bagian atas di simbol proses.

2. Nama proses. Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari

proses harus jelas dan lengkap yang menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari suatu

proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol proses.

3. Pemroses. Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu proses dilakukan – untuk

Physical DFD, pemroses amat penting karena bisa dilakukan oleh komputer, mesin atau orang

– sedangkan untuk Logical DFD pemroses bisa diabaikan, bila disebutkan dapat juga

menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya

7

Suatu proses terjadi karena adanya aliran data yang masuk dan hasil dari proses juga berupa

aliran data yang mengalir keluar, seperti contoh berikut :

Gambar 2.4 Contoh penggambaran simbol proses beserta aliran datanya

Berikut adalah contoh penggambaran simbol proses yang SALAH :

Gambar 2.5 Contoh penggambaran simbol proses yang SALAH

Berdasarkan gambar 2.5 diatas, proses nomor 1.1 tidak menghasilkan output tetapi

mendapatkan dua input, kesalahan ini disebut sebagai Black Hole. Dan proses nomor 1.2 menghasilkan

dua output tetapi tidak pernah mendapatkan input, kesalahan ini disebut sebagai Miracle.

4. Simpanan Data/ Data Source

Simpanan data atau Data Source merupakan tempat menyimpan data yang berupa file atau

tabel di database – untuk physical DFD berupa buku besar, kotak atau agenda - ditunjukkan denga

simbol sepasang horizontal parallel (Yourdan) atau yang tertutup salah satu ujungnya (Gane dan

Sarson)

Gambar 2.6 Simbol Simpanan Data atau Data Source

8

Setiap simbol simpanan data diberi penjelasan yang lengkap dengan ketentuan sebagai

berikut :

1. Identifikasi Simpanan Data. Identifikasi ini berguna sebagai acuan alam merancang database.

2. Nama Simpanan Data menujukkan nama file atau nama tabelnya, misalnya file PIB, file

jaminan dsb.

Didalam simpanan data ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti berikut ini :

1. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang menggunakan

atau merubah data di suatu simpanan data adalah proses

Gambar 2.7 Contoh penggambaran aliran data dari proses ke simpanan data

Gambar 2.8 Contoh penggambaran aliran data ke simpanan data yang SALAH

2. Aliran data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menujukkan proses insert,

write, atau rewrite.

3. Aliran data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses

tersebut menggunakan atau membaca data yang ada di simpanan data

4. Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan data kemudian

setelah di update data disimpan kembali maka penggambarannya dapat dipilih salah satu

9

Dapat digambarkan menjadi

Gambar 2.9 Contoh penggambaran aliran data dari proses ke simpanan data

5. Kesatuan Luar/ Eksternal Entity

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (Boundary) yang memisahkan sistem dengan

lingkungan luarnya. Kesatuan luarnya (Eksternal Entity) merupakan kesatuan dilingkungan luar

sistem, yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Yang termasuk Kesatuan Luar antara lain adalah salah satu dari yang berikut ini :

- Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam suatu perusahaan tetapi diluar sistem yang

sedang dikembangkan.

- Orang atau sekelompok orang di organisasi diluar sistem yang sedang dikembangkan.

- Suatu organisasi yang berada diluar organisasi tempat sistem yang sedang

dikembangkan misalnya perusahaan, pelanggan, pemasok.

- Sistem informasi lain diluar sistem yang sedang dikembangkan

- Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu kotak atau suatu kotak dengan sisi kirinya dan

atasnya berbentuk garis tebal sebagai berikut :

Gambar 2.10 Simbol Kesatuan Luar

10

Setiap simbol kesatuan luar diberikan penjelasan yang lengkap seperti berikut :

1. Identifikasi kesatuan luar. Identifikasi ini ditempatkan diujung kiri atas dan

berupa huruf kecil

2. Nama kesatuan luar. Nama kesatuan luar menunjukkan nama dari kesatuan luar

yang termasuk salah satu daftar diatas, misalnya perusahaan, pelanggan,

manajer, aplikasi ABC dsb.

Gambar 2.11 Contoh penggambaran Kesatuan Luar

2.4 Konsep Arsip Digital

Istilah Digital jika dilihat dari Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah berhubungan dengan

angka-angka untuk sistem perhitungan tertentu. Sementara jika dikaitkan dengan istilah digitalisasi,

digitalisasi adalah “proses pemberian atau pemakaian sistem digital.” Berdasarkan arti kata dari

digital/digitalisasi, maka kaitan antara istilah digital/digitalisasi dengan arsip adalah dalam konteks

medianya. Dimana penyimpanan arsip dilakukan dalam bentuk digital, sehingga menjadi arsip

digital/disebut sebagai arsip digital.

Dengan demikian yang dimaksud arsip digital adalah data (arsip) yang dapat disimpan dan

ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka,

dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam bentuk

biner, sehingga arsip dapat pergunakan atau dimanfaatkan. Biner (binary) dalam Bahasa Inggris adalah

“kembar atau pasangan atau sepasang”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, biner artinya “terjadi

dari atau ditandai oleh dua benda atau dua bagian.”

Data-data yang dapat diolah dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan

atau data lainnya yang dapat dijadikan sebagai sebuah data dalam bentuk biner, sehingga dapat diolah

dalam program komputasi dan disimpan dalam penyimpanan data digital. Media yang dapat

menyimpan data digital memiliki bentuk yang berbeda dengan fisik arsip aslinya. Media tersebut tidak

dapat dibaca secara langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital, seperti komputer

11

atau lainnya. Media pembaca data digital yang saat ini populer antara lain: Hard Disk Drive (HDD),

kartu penyimpanan, SSD atau bentuk lainnya. Sementara media penyimpanan digital

yang sekarang umum digunakan adalah menggunakan harddisk, karena memiliki kapasitas yang

besar, harga yang relatif murah, daya tahan yang cukup baik, dan dapat dintegrasikan ke dalam sistem

server komputer (Amsyah, 2005).

12

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan selama 3 bulan pada bulan Februari 2016 s/d April 2016. Tempat

Penelitian adalah di Yayasan Citra Bina Insan Mandiri (CBIM) yang bertempat di Jln Manafe

No.17 Kelurahan Kayu Putih, Kecamatan Oebobo, Kota Kupang – NTT.

3.2 Tahapan Penelitian

Penelitian ini menggunakan Metode Total Architecture Syntesis (TAS). Dimana prinsip dari

metode TAS adalah memenuhi semua kebutuhan yang ada. Metode TAS adalah metode

perancangan sistem yang menggunakan pendekatan iteraktif dalam mengumpulkan kebutuhan

sistem, mendefiniskan proses bisnis dan mendefinisikan arsitektur dari sebuah sistem.

Dengan penggunaan Metode TAS, proses pengumpulan informasi akan kebutuhan Yayasan

CBIM tentang manajemen asrama dilakukan secara iteraktif dengan aktifitas proses bisnis

manajemen asrama yang ada. Sistem Informasi Manajemen Asrama dirancang dan dibuat sesuai

dengan kebutuhan manajemen asrama saat itu juga. Berikut adalah tahap-tahap perancangan

sistem dengan Metode Total Architecture Syntesis (TAS) :

1. Menentukan Batasan sistem

2. Menentukan Kebutuhan sistem

3. Mendesain Arsitektur Proses Bisnis

4. Mendesain Arsitektur Sistem

5. Mengevaluasi Arsitektur

13

BAB IV

PEMBAHASAN

Pada bab ini berisi hal yang diperoleh penelitii selama melakukan penelitian dan pembahasan dari

setiap hasil yang didapat.

4.1 Arsitektur jaringan

Berdasarkan analisis masalah dan kebutuhan sistem maka peneliti dapat membuat suatu desain

Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Manajemen Asrama sebagai berikut

Gambar 4.1 Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Asrama CBIM

14

4.2 Data Flow Diagaram (DFD)

Data Flow Diagram mendokumentasikan proses dalam system, digambar bertahap mulai dari

Diagram Berjenjang, Diagram Konteks, Diagram Level 0, Diagram Level 1 untuk setiap proses yang

ada. Diagram Berjenjang mengambarkan tingkatan proses dalam sistem.

Gambar 4.2 Diagaram Berjenjang

4.3 Diagram Konteks

Diagram Konteks menampilkan alir data utama dari SIM Asrama CBIM ke User atau Pengguna

Sistem.

Gambar 4.3 Diagram Konteks

15

4.4 Diagram Level 0

Gambar 4.4 Diagram Level 0

DFD Level 0 adalah turunan dari Diagram Konteks, menggambarkan detail alir data dari SIM

Asrama CBIM ke User/Pengguna Sistem dan Basis Data DFD Level 1 adalah turunan dari DFD Level

0 pada masing-masing proses. Menggambarkan detail proses dari gambaran proses sebelumnya yang

tergambar pada DFD Level 0.

4.5 Diagram Level 1

Pendaftaran Penghuni Asrama dilakukan oleh Manajer Asrama bukan oleh mahasiswa.

Mahasiswa wajib melaporkan terlebih dahulu kepada kampus bahwa mahasiswa tsb akan tinggal di

asrama. Sebagai persyaratan dari kampus, mahasiswa wajib menandatangani surat pernyataan akan

mengikuti peraturan di Asrama. Surat pernyataan ini diberikan kepada Manajer Asrama, kemudian

Manajer Asrama menambahkan data mahasiswa tersebut sebagai Penghuni Asrama.

16

Gambar 4.5 Diagram Level 1 Proses 1 Pendaftaran

Gambar 4.6 Diagram Level 1 Proses 2 Manajemen Kamar

Setelah mahasiswa telah terdata sebagai Penghuni Asrama, Manajer Asrama dapat melihat

kamar Asrama yang kosong untuk menempatkan Penghuni Asrama baru tersebut pada kamarnya.

Gedung Asrama yang masih dalam pengembangan memungkinkan Manajer Asrama untuk juga

menambahkan data kamar Asrama jika terdapat kamar baru, yang sudah siap digunakan.

17

Gambar 4.7 Diagram Level 1 Proses 4 Pencarian

Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses 5 Pelaporan

Laporan diproses oleh SIM Asrama CBIM yang dapat diakses oleh Manajer Asrama, Bendahara

Kampus, dan Pengurus Yayasan. Laporan tersebut adalah Laporan Penghuni Asrama per Kamar, Laporan

Pembayaran Uang Asrama oleh Penghuni Asrama, setiap bulan, semester dan setiap tahun.

18

4.5 Struktur Database

Berdasarkan Data Flow Diagram diatas maka dapat dirancang suatu struktur database sebagai berikut :

Tabel 1 Rincian nama tabel dan deskripsi tabel dalam basis data SIM Asrama CBIM

Struktur tabel dan relasi tabel dapat dilihat pada gambar 9 dibawah ini :

Gambar 4.9 Relasi Tabel

19

4.6 Implementasi Penggunaan Sistem

Akses ke dalam sistem oleh para pengguna sistem seperti : Manajer Asrama, Penghuni Asrama,

Yayasan dan Bendahara Kampur masing akses melalui login sistem dengan username dan password

masing-masing. Setiap jenis user memiliki hak akses yang berbeda.

Manejer Asrama memiliki beberapa hak akses sebagai berikut :

a. Dapat melihat, menambah, mengedit, dan menghapus data penghuni asrama.

b. Dapat melihat, menambah, mengedit dan menghapus data kamar asrama.

c. Dapat melihat, menambah, dan menghapus data tagihan pembayaran asrama

d. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per masing-masing penghuni asrama

e. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per bulan.

f. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per tahun.

g. Dapat melihat, menambah dan menghapus data user untuk penghuni asrama.

Bendahara memiliki beberapa hak akses sebagai berikut :

a. Dapat melihat data tagihan pembayaran asrama

b. Dapat menambah data validasi pembayaran asrama

c. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per masing-masing penghuni asrama

d. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per bulan.

e. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per tahun.

Penghuni Asrama memiliki beberapa hak akses sebagai berikut :

a. Dapat melihat data tagihan pembayaran asrama.

b. Dapat menambah data konfirmasi pembayaran asrama.

c. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama miliknya yang telah dikonfirmasi.

Pengurus Yayasan memiliki beberapa hak akses sebagai berikut :

a. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per masing-masing penghuni asrama

b. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per bulan.

c. Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per tahun.

Username dan Password untuk Manejer Asrama, Bendahara dan Yayasan dibuat oleh

administrator sistem.

Setiap data penghuni asrama dientri oleh manajer asrama. Mahasiswa yang akan menjadi calon

penghuni asrama wajib menandatangani berkas/ dokumen persetujuan, yang isinya adalah penghuni asrama

akan mengikuti aturan-aturan yang berlaku di asrama. Dan sudah melakukan pembayaran uang asrama

bulan pertama.

20

Gambar 4.10 Halaman Pendaftaran Penghuni Asrama

Gambar 4.11 Halaman Data Penghuni Asrama

21

Gambar 4.12 Halaman Manajemen Kamar Asrama

Gambar 4.13 Detail Halaman Manajemen Kamar Asrama – bagian1

Gambar 4.14 Detail Halaman Manajemen Kamar Asrama – bagian2

22

Gambar 4.15 Halaman Pembayaran Uang Asrama

Pada halaman ini menampilkan data pembayaran semua penghuni asrama, yang sudah Lunas

maupun yang Belum. Pada bagian bawah halaman terdapat tombol pencarian untuk bendahara atau manjer

asrama melakukan pencarian nama penghuni asrama yang belum melakukan pembayaran uang asrama.

Gambar 4.16 Pencarian Pembayaran Asrama

Berdasarkan Data pembayaran Uang Asrama, jika tertulis pada Kolom Lunas yaitu Belum dengan

warna merah, maka hal ini berarti Penghuni Asrama tersebut belum melakukan pembayaran. Atau

pembayaran belum dikonfirmasi. Penghuni Asrama perlu melakukan login ke sistem dan mengunggah

23

bukti pembayaran asrama yang telah dilakukan. Setiap Konfirmasi yang dilakukan oleh Penghuni Asrama

akan dikonfirmasi lagi oleh Bendahara Kampus dan mengedit Keterangan Lunas pada data pembayaran

Asrama.

Gambar 4.17 Contoh pencarian data pembayaran asrama

24

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang dilakukan maka peneliti dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai

berikut :

1. Sistem Informasi Manajemen Asrama ini menggunakan Jaringan Local Area Network untuk

akses Yayasan dan Bendahara, sedangkan Jaringan Internet untuk akses Manajer Asrama dan

Penghuni Asrama/Orang Tua.

2. Sistem Informasi Manajemen Asrama ini menggunakan Database MySQL.

3. Sistem Informasi Manajemen Asrama ini dibuat dengan menggunakan Framework Codeigniter.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat disampaikan peneliti bagi penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut :

1. Pada sistem ini bagian registrasi mahasiswa menjadi penghuni asrama, masih dilakukan oleh

manajer asrama, hal ini disesuaikan dengan SOP yang berlaku di Yayasan Citra Bina Insan

Mandiri. Namun pada pengembangan selannjutnya registrasi sebaiknya dapat dilakukan sendiri

oleh calon penghuni asrama dengan mengunggah bukti pembayaran asrama bulan pertama dan

mencentang persetujuan aturan-aturan Manajemen Asrama yang ada.

2. Pada penelitian selanjutnya dapat dilakukan integrasi pembayaran asrama dari bank ke sistem,

sehingga mengurangi proses kerja Bendahara seperti selalu mengkonfirmasi pembayaran asrama

yang telah dilakukan oleh penghuni asrama.

25

DAFTAR PUSTAKA

[1] Gaol, L, Jimmy. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta : Penerbit

PT Grasindo

[2] Hutahaean Jeperson. 2014. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Deepublish

[3] Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik

Aplikasi Bisnis. Ypgyakarta: CV Andi Offset

[4] Kadir Abdul. 2014. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit ANDI

[5] Kadir Abdul. 2002. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta : Penerbit ANDI

[6] McLeod Jr Raymond, George P. Schell. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Penerbik

Salemba Empat.