KORESPODENSI BISNISKORESPODENSI BISNISINDAH FITRIYANI INDAH FITRIYANI

(1212013105)(1212013105)

YULIATI (1212013104)YULIATI (1212013104)

ZAHRA ZHARIFAH ZAHRA ZHARIFAH (1212013098)(1212013098)

DI SUSUN DI SUSUN OLEH :OLEH :

PENGERTIAN PENGERTIAN

• Korespondensi bisnis adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis

• Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian penting yaitu; surat keluar, surat masuk, dan penyimpanan surat (arsip)

Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail perusahaan. Surat keluar diberi nomor dan kode tertentu.

Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat, kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang menangani surat tsb.

File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat dilakukan oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di sekretariat.

DEFINSI SURATDEFINSI SURATDefinisi Surat :

Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan dapat berupa :

1. Pemberitahuan 2. Pernyataan 5. Laporan4. Permintaan atau3. Perintah

SURAT BISNISSURAT BISNISPriyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.Termasuk surat bisnis antara lain surat pesanan, surat penawaran, surat pengiriman barang, surat penagihan, surat pembayaran, dan surat aduan.

FUNGSI SURATFUNGSI SURAT1.1.Alat komunikasiAlat komunikasi

– Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan yang berkaitan dengan masalah bisnis

2.2.Alat bukti tertulisAlat bukti tertulis– Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan hukum .

3.3.Alat bukti historis Alat bukti historis – Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu.

4.4.Alat pengingatAlat pengingat– Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui hal-hal yang terlupakan.

5.5.Duta OrganisasiDuta Organisasi– Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan mentalitas, jiwa, dan kondisi

intern organisasi ybs 6.6.Sebagai PedomanSebagai Pedoman

– Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran,dapat dipakai sbg pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan

PRINSIP PENULISAN PRINSIP PENULISAN SURATSURAT

1. Correctness1. Correctness (kebenaran) (kebenaran) Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa

pesan yang sebenarnya dan tidak menimbulkan “miscommunication” . Untuk itu hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat.

2. Concisceness2. Concisceness (keringkasan) (keringkasan) Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang

sederhana dan tidak bertele-tele.3. Completeness3. Completeness (kelengkapan) (kelengkapan) Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt

mengerti isi pesan dan memberikan respon sesuai yang diharapkan pengirim.

4. Clarity4. Clarity (kejelasan) (kejelasan) Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan

penafsiran makna yang berbeda. 55. Courtesy. Courtesy (kesopanan) (kesopanan) Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan

menghormati hak-haknya.

1. KEPALA SURAT (KOP SURAT)1. KEPALA SURAT (KOP SURAT)

2. TANGGAL SURAT2. TANGGAL SURAT

3. NOMOR, LAMPIRAN DAN HAL3. NOMOR, LAMPIRAN DAN HAL

4. ALAMAT DALAM4. ALAMAT DALAM

5. SALAM PEMBUKA5. SALAM PEMBUKA

6. ISI SURAT6. ISI SURAT

7. SALAM PENUTUP7. SALAM PENUTUP

8. NAMA JABATAN8. NAMA JABATAN

9. TEMBUSAN9. TEMBUSAN

10. INISIAL10. INISIAL

• Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan kepala surat (kop surat)– Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang pertama kali

dilhat, sekaligus merupakan ciri khas perusahaan – Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor

telpon, nomor fax, alamat e-mail, kotak pos, logo, bidang usaha atau kegiatan

1. KEPALA SURAT 1. KEPALA SURAT (KOP SURAT)(KOP SURAT)

• Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat– Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus

ditulis lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikan dengan angka

– Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-kan di sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama kota.

– Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-patkan di bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.

Fungsi Tanggal surat: Sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu

surat. Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha dan

kearsipan Mempermudah penetapan waktu membalas surat Mempermudah pengingatan kembali serta

pengagendaan-nya bagi menerima surat.

2. TANGGAL SURAT2. TANGGAL SURAT

• Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun pembuatan surat. • Guna nomor surat:

– Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali

– Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu membaca isinya.

– Mempermudah penunjukan surat menyurat

• Penempatan nomor suratDalam surat berperihal ditempatkan di bagian kiri atas

kertas surat di bawah kepala suratDalam surat berjudul ditempatkan di bawah judul surat di

tengah kertas bagian atas

3. NOMOR SURAT3. NOMOR SURAT

• Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-surat yang disertai berkas lain selain lembar surat ybs.

• Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai suatu surat.

• Penyebutan informasi tentang lampiran dilakukan pada;

1. Di dalam notasi lampiran• Lampiran ditempatkan di bagian

kiri atas, di bawah nomor surat• Yang ditulis hanya jumlahnya.

2. Di dalam isi surat • Menyebutkan satu persatu setiap

dokumen yang dilampirkan, bila jumlahnya sedikit

• Menyebutkan secara umum bila lampirannya banyak.

LAMPIRAN LAMPIRAN

Perihal, merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah penerima dalam membahas isi surat dan memberikan balasan.

Penulisan kata “hal” / “Perihal” dapat dilakukan dengan;

1. Sebelum penulisan alamat yang dituju2. Setelah penulisan alamat yang dituju3. Setelh penulisan salam pembuka

PERIHALPERIHAL

Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu;Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu;1.1. Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul suratAlamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat2.2. Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas suratAlamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat

Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepatyang tepat

Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada perusahaan, atau PO Box.Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada perusahaan, atau PO Box. AtaAtauu sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama orang yang dituju b sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama orang yang dituju beergelar rgelar

akademik.akademik.

Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana tidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikan

Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain; Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr. Budi yang

terhormat, Assalamualaikum wr.wb.

4. ALAMAT TUJUAN SURAT4. ALAMAT TUJUAN SURAT

5. SALAM PEMBUKA5. SALAM PEMBUKA

Isi surat bagian terpenting dari semua bagian surat. Isi sebuah surat terdiri dari tiga alenia yaitu :

Alenia pembuka, berisi sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok suratAlenia transisi atau isi berisi pesan-pesan yang sesungguhnya ingin disampaikan oleh pengirim surat.Alenia penutup menandai uraian masalah pokok sdh selesai. Juga dapat berisi harapan atau imbauan dan ucapan terima kasih.

Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat atau sikap akrab pengirim thd penerima surat. Salam penutup yang lazim digunakan :

Hormat kami, Salam hormat, Salam takzim Wassalam

6. ISI SURAT6. ISI SURAT

6. SALAM PENUTUP6. SALAM PENUTUP

Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.

Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda tangani surat tersebut.

Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan berhak atas surat tersebut.

Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain penerima utama.Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain penerima utama.• Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan.Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan.•Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya. Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya. Contoh Contoh : Tembusan : Manajer Pemasaran: Tembusan : Manajer Pemasaran•Tembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberi Tembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberi nomor urut.nomor urut.

Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC). Tindasan tersembunyi ini Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC). Tindasan tersembunyi ini hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak yang dituju. hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak yang dituju.

8. Tanda tangan, nama jelas, dan 8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatanjabatan

9. Tembusan 9. Tembusan

Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik dan Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik dan pengonsep surat. pengonsep surat.

Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf kapital) dan Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf kapital) dan pengetik surat (huruf kecil).pengetik surat (huruf kecil).

Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo Budi Yahman, Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo Budi Yahman, maka inisialnya adalah JK/sbymaka inisialnya adalah JK/sby

10. Inisial 10. Inisial

BENTUK SURATBENTUK SURAT• Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)• Bentuk Lurus (Block Style)Bentuk Lurus (Block Style)• Bentuk Setengan Lurus (Semi Block Style)Bentuk Setengan Lurus (Semi Block Style)• Bentuk Bertekuk (intended style)Bentuk Bertekuk (intended style)• Bentuk Paragraf Menggantung (hanging paragraph style)Bentuk Paragraf Menggantung (hanging paragraph style)

FORMAT LIPATAN SURAT FORMAT LIPATAN SURAT DAN AMPLOPDAN AMPLOP

Format Lipatan• Lipatan baku (standar fold)• Lipatan setengah baku (semi standar fold)• Lipatan akordion (accordian fold)• Lipatan setengan akordion (semi accordian fold)• Lipatan tungal (single fold)• Lipatan ganda paralel (parallel double fold)• Lipatan model Perancis (French fold)• Lipatan Model Baron (Barronial Fold)

a.Berdasarkan wujudnya amplop dapat dibedakan kedalam:Amplop BiasaAmplop Berjendela

b. Berdasarkan ukurannya :Amplop ResmiAmplop KartuAmplop BisnisAmplop PanjangAmplop PendekAmplop BesarAmplop katalogAmplop mata berkaitAmplop kancing bertali.

c. Berdasarkan Penggunaannya:

Amplop KatalogAmplop mata berkaitAmplop kancing bertali