KONSEP DASARSTRUKTUR & ORGANISASI DATA 1

Pendahuluan

Semua aplikasi komputerbutuh menyimpan danmengambil informasi.Ketika sebuah prosessedang berjalan, prosestersebut menyimpansejumlah informasi yangterbatas, dibatasi olehukuran alamat virtual.Untuk beberapa aplikasi,ukuran ini cukup, namununtuk lainnya terlalu kecil.

Pendahuluan

Masalah berikutnya adalah apabila proses tersebutberhenti maka informasinya hilang.Padahal ada beberapa informasi yang penting danharus bertahan beberapa waktu bahkan selamanya.Ada pun masalah ketiga yaitu sangatlah perluterkadang untuk lebih dari satu proses mengaksesinformasi secara bersamaan.Untuk memecahkan masalah ini, informasi tersebut harusdapat berdiri sendiri tanpa tergantung dengan sebuahproses.

Pendahuluan

Pada akhirnya, kitamemiliki masalah-masalah yang pentinguntuk dicari solusinya.Solusi dari ketigamasalah diatas adalahsesuatu yang disebutberkas/file

Pendahuluan

Berkas/file adalah sebuah koleksi informasi berkaitan yangdiberi nama dan disimpan di dalam secondary storage.Biasanya sebuah berkas merepresentasikan data. Ukurandata di komputer dari kecil ke besar untuk membentuksebuah berkas/file adalah bit, byte, field, record, dan file.Jadi, file adalah sekumpulan record, atau sedikitnyaberisi satu record.Sebagai gambaran, jika sebuah file dikatakan sebagaisebuah tabel, maka baris pada tabel dikatakan sebagairecord, dan kolomnya sebagai field. Istilah padananlainnya: character, word, attribute, colomn, bar, tuple,sentence, object, table.

Istilah – istilah dasar

EntitasSekumpulan obyek yang mempunyai karakteristik sama dan bisadibedakan dari lainnya. Obyek dapat berupa barang, orang, tempatatau suatu kejadianMisal : pegawai, mobil, nilai dsb

AtributDeskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitasMisal : entitas mobil adalah no. mobil merk mobil, warna mobil dsb

Item DataTempat penyimpanan setiap atribut dari sebuah entitas.Contoh Item data untuk nama mahasiswa, Item data untuk NPM.Item Data itu biasa disebut field, tetapi lebih tepat dipakai untukmenentukan tempat dimana item data disimpan

Istilah – istilah dasar

Item data elementerBagian yang lebih kecil dari item data

RecordKumpulan dari field yang berhubungan satu sama lain

FileKumpulan dari record yang menggambarkan himpunanentitas

Basis dataKumpulan file yang digunakan oleh program aplikasi sertamembentuk hubungan tertentu di antara record-record difile-file tersebut

Istilah – istilah dasar

Sistem berkas atau pengarsipanSuatu sistem untuk mengetahui bagaimana caramenyimpan data dari file tertentu dan organisasi fileyang digunakan.

Sistem aksesCara untuk mengambil informasi dari suatu file

Berkas dan AksesSistem penyimpanan, pengelolaan dan penyimpanandata pada alat penyimpan eksternal. Pada berkasdan akses penyimpanan data dilakukan secara fisik.

Ilustrasi File

Klasifikasi Data

Kelompok Data TetapKelompok data yang tidak mengalami perubahan, palingtidak dalam kurun waktu yang lama.Contoh : Data pribadi mahasiswa.

Kelompok Data Tak TetapKelompok data yang secara rutin mengalami perubahan.Contoh : Data rencana studi mahasiswa.

Kelompok Data Yang Bertambah Menurut WaktuKelompok data ini biasanya merupakan data akumulasidari kelompok data tetap dan data tak tetap.Contoh : Data transkrip.

Jenis File

Text fileYaitu urutan dari karakter-karakter yang diatur menjadi barisan dan mungkin halaman.Contoh : file dengan extension txt, doc, dst.

Source fileYaitu urutan dari berbagai subroutine dan fungsi yang masing-masing kemudian diatursebagai deklarasi-deklarasi diikuti oleh pernyataan-pernyataan yang dapat diexecute.Contoh: file dengan extension c, java, pas, asm, dst.

Object fileYaitu urutan dari byte-byte yang diatur menjadi blok-blok yang dapat dipahami olehpenghubung system.Contoh: file dengan extension obj, dst.

Executable file.Yaitu kumpulan dari bagian-bagian kode yang dapat dibawa ke memori dan dijalankanoleh loader.Contoh: file dengan extension exe, bat, bin

Dan lain-lain

Klasifikasi File : 1) Master File

Master File adalah file yang berisi data yang relatiftetap.Master file (berkas induk) berisi objek-objek yangharus ada di sebuah unit kerja (enterprise).

Misalkan, di sebuah perguruan tinggi, objek-objek yangharus ada seperti (1) mahasiswa, (2) dosen, (3) matakuliah, (4) biaya kuliah, (5) ruang kelas, dan sebagainya.

Objek-objek tersebut harus disimpan datanya didalam file computer, dan akan masuk ke dalamkatagori master file.

Klasifikasi File : 1) Master File

Contoh lainOrganisasi sebuah pabrik terdapat :Master File PenggajianMaster File KonsumenMaster File PegawaiMaster File Inventory

Klasifikasi File : 1) Master File

Ada 2 jenis Master File :Reference Master File

File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.Contoh :

Berkas pelanggan yang berisi field nomor rekening, nama danalamat.

Dynamic Master FileFile yang berisi record yang terus menerus berubah dalamkurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwatransaksi.Contoh :

Berkas stock barangBerkas pemesanan tempat duduk

Klasifikasi File : 2) Transaction File

Transaction file adalah berkas transaksi yang harusdisimpan di dalam media penyimpanan eksternalkomputer.Transaction file terjadi akibat adanya hubungan (relasi)antarmaster fileBisa juga di definisikan Transaction File Adalah fileyang berisi record-recod yang akan memperbaharui /meng-update record-record yang ada pada masterfile.Meng-update dapat berupa :

Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.

Hubungan Master File & Transaction File

Misalkan, di perpustakaan ada master file PEMINJAM, dan BUKU. Ketika PEMINJAM melakukanpeminjaman BUKU, maka terjadilah transaksi, dan transaksi tersebut harus dicatat, misalkan difile transaksi dengan nama PINJAM.Mengacu pada prinsip basis data, tidak boleh ada atribut yang ganda (berisi sama) di semuafile data yang ada kecuali untuk atribut kuncinya (key field), maka pada file data PINJAM, tidakboleh ada atribut nama peminjam dan buku yang dipinjam (lihat gambar 1).Ketika transaksi PINJAM terjadi, tidak satupun atribut PEMINJAM mengalami perubahan, makafile PEMINJAM adalah file berjenis reference master file. Sedangkan pada file BUKU, adaatribut yang berubah nilai datanya, yaitu atribut jumlah buku. Ketika transaksi PINJAM terjadi,jumlah buku yang ada akan berkurang karenanya. Dengan demikian, file BUKU termasuk fileberjenis dynamic master file.

PEMINJAM PINJAM BUKUM N

*NO_ANG

NAMA

ALAMAT

**NO_ANG

**KD_BUKU

TGL_PINJ

TGL_KEM

DENDA

*KD_PINJ

*KD_BUKU

JUDUL

JUMLAH

PENGARANG

TH_TERBIT

Gambar 1. Relasi antar master file yang membentuk transaction file

Hubungan Master File & Transaction File

Secara nyatanya, master file adalah file atau objek yangharus ada di suatu enterprise (unit usaha atau unitkegiatan) yang apabila tidak ada objek tersebut, makaunit usaha tersebut tidak akan berjalan sebagaimanafungsinya.Sebagai contoh, unit usaha yang kita amati adalah sebuahSEKOLAH. Pertanyaannya adalah: objek-objek apa yangharus ada di sekolah sehingga sekolah tersebut dapatberjalan sebagai mana mestinya ?.Tentu jawabannya :

1. Harus ada SISWAnya;2. Harus ada GURUnya;3. Harus ada MATA PELAJARANnya;4. Harus ada TATA-TERTIBnya;5. Harus ada UANG-SEKOLAHnya;6. dan sebagainya

Tanpa siswa, bagaimana mungkin sekolah itu dapatmenjalankan fungsinya? tanpa guru demikian juga, danseterusnya. Catatan-catatan (di dalam komputer disebutdengan data file) mengenai SISWA, GURU, dansebagainya dimasukkan ke dalam kategori master file(berkas induk).

Organisasi File

Organisasi File adalah suatu teknik atau cara yang digunakan menyatakandan menyimpan record-record dalam sebuah file.Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :

Organisasi File Sequential adalah merupakan cara yang paling dasar untukmengorganisasikan kumpulan record-record dalam sebuah berkas. Dalamorganisasi berkas sequential, pada waktu record ini dibuat, record-record direkam secara berurutan.

Contoh : Lagu yang ada dikaset.Organisasi File Relative

Suatu berkas yang mengidentifikasikan record dengan key yang diperlukan.Record tidak perlu tersortir secara fisik menurut nilai key.Organisasi berkas relatif paling sering digunakan dalam proses interaktif.Tidak perlu mengakses record secara berurutan (consecutive).Sebaiknya disimpan dalam Direct Access Storage Device (DASD) seperti magnetic disk/drum.Contoh : Lagu yang ada pada CD (Compact Disk)

Organisasi File

Indexed Sequential adalah : salah satu cara yang efektif untuk mengorganisasi kumpulan record-record yang membutuhkan akses record secara sequential maupun secara individu berdasarkan nilai key. Contoh : Mencari arti kata dalam kamus.Multi – Key adalah : Organisasi yang dapatmempunyai sebuah file yang di akses dengan banyakcara.

Contoh : Sistem perbankan yang memiliki banyak pemakai.

Organisasi File

Secara umum keempat teknik dasar tersebutberbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu :1. Direct Access

Suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpamengakses seluruh record yang ada.Contoh : Magnetic Disk.

2. Sequential AccessSuatu cara pengaksesan record, yang didahuluipengaksesan record-record di depannya.Contoh : Magnetic Tape.

Organisasi File

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam prosespemilihan organisasi file :

Karakteristik dari media penyimpanan yangdigunakanVolume dan frekuensi dari transaksi yang diprosesRespontime yang diperlukan

Organisasi File

Organisasi File

Cara memilih organisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu :

Model PenggunaannyaModel Operasi File

Organisasi File

Menurut Model penggunaannya ada 2 cara :Batch

Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

InteractiveSuatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaiturecord demi record.

Organisasi File

Menurut model OPERASI FILE ada 4 cara :1. Creation

Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyakrecord baru, kemudian record-record dimuat ke dalamfile tersebut.Membuat file dengan cara merekam record demi record.

2. UpdateUntuk menjaga agar file tetap up to date.Insert / Add, Modification, Deletion.

Organisasi File

3. RetrievalPengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkaninformasi.

Inquiry: Volume data rendah, model proses interactive.Report Generation: Volume data tinggi, model proses batch.

File Retrieval terbagi 2, yaitu :Comprehensive Retrieval: Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file.

Contoh : Display allList nama, alamat

Selective Retrieval : Mendapatkan informasi dari record-record tertentuberdasarkan persyaratan tertentu.

Contoh : List for gaji = 100000List nama, npm, for angkatan = 93

Organisasi File

4. MaintenancePerubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuanmemperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut.Restructuring: Perubahan struktur file.

Misalnya : Panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record dirubah.

Reorganization: Perubahan organisasi file dari organisasiyang satu, menjadi organisasi file yang lain.

Misalnya :Dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential.Dari direct menjadi sequential.